100+.

ACTA DE VALIDACiN

HOQl.p''t-4t~1

Simn

DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

GESTIN PBLICA

SoHvar

Proceso I Auditarla:

Almacn

Fecha de la Auditarla:

Semana sa. Junio de 2014

Y AUTOCONTROL

Fecha del Acta:

12 de Agosto de 2014

Asistentes

Gonzates Medina, Nuri Origua, Ludia castro, Mary Luz Muiloz

a la reunin:

Auditor:

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Ludivia Castro Guerrero

Objetivo:
1. Constatar la existencia ffslca de los documentos exigidos en el proceso de Almacn de 24 elementos que ingresaron en el mes de Abri! del ao 2014, de acuerdo a la muestra
seleccionada
2. Revisar el cumplimiento de requisitos establecidos en los procedimientos para el rea de Almacn
Alcance:
Verificar los controles establecidos y el cumplimiento de los mismos en el proceso de Almacn de una muestra de 24 elementos que ingresaron y salieron en el mes de abril de! ao
2014.
Temas a tratar en la"reunin:
1. Los auditores le explican a los asistentes de la reunin que las Observaciones a discutir corresponden a hallazgos de audltora y/u oportunidades

de mejora detectacos,

2. Los auditores hacen la presentacin de las pruebas de auditorias realizadas en el mes de Mayo de 2014 a los servidores implicados directamente con el rea/proceso/actividades
auditadas.
3. Los auditores exponen la recomendaciones

generadas producto de la auditora a ser consideradas

4. Los servidores pblicos implicados directamente identifican y se comprometen

producto de las auditorias, estableciendo las fecha limite de remedlacin.

por la administracin.

a realizar los planes de accin necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones

generadas

Observacin

Es de resaltar en el proceso de Almacn la sinergia entre todos los funcionarios del rea, lo que de una u otra manera contribuye a minimizar riesgos
entre los procedimientos existentes.

Tipo de Observacin

Fortaleza

2 Observacin

En los formatos relacionados a continuacin no se observa el nombre y firma del responsable del almacn que el formato exige:
-Ingreso de recepcin de compra 9E: 14894 -15014 -14986 - 014945 - 014954 - 014955 - 014933 -13154 -13059-13163
- Entrada de mercanca suministro 9W: 008604 - 008667 - 008690, igualmente en ningn formato se evidencia el nombre y firma de la persona que
incorpora la informacin al sistema, sin embargo se observa el espacio en el formato.

Criterio

Resolucin 001 de 2001. Ingresos de almacn Pg. 40 Comprobantes de entrada al almacn o bodega: es el documento ocial que acredita el Ingreso
material y real de un bien o elemento al Almacn o Bodega de la entidad constituyndose asl en el soporte para legalizar los registros en Almacn y
efectuar los asientos en Contabilidad, y debe contener entre otros como informacin Bsica: Nombre y firma del responsable del almacn y bodega

TIpo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Se recomienda establecer y documentar en procedimiento el control preventivo de verificacin de los requisitos que se debe revisar en los elementos
que ingresen al almacn, deando registro del control mediante el CQ.'!lpleto diligenciamiento de los formatos de ingreso de elementos al rea de
Almacn del HSB.

Plan de Accin

AjustarelproCedimientoderece;Pdnd\r\sumoscn
De manera coordnada de veriflCaraeldiJigenciamiento

apoyci del grupo decaliclad

de todo el formato .

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

-------------------------------------------------~~-

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3 Observacin

De 13muestra de 24 elementos que ingresaron al almacn de! HSB en el mes de abril de 2014, se evidencio el Formato: GCP.FQ..S1 Q.-034Solicitud
Pedido Interno. Sin embargo, no se observa la firma del profesional que recibe los elemento ylo pedido de los traslado de artculos nmero: 8925, 8942,
8976, 8948, 8956 Y 2000.

Criterio

1. Formato: GCP.FO51 0.034. Versin 4.-Solicitud Pedido Interno

2. Procedimiento Despacho de Dispositivos Medico Quirrgicos, Cdigo GCP.PR-51 0002 Versin O, Numeral 7,2, Matriz de Responsabilidades,
Numeral 1 y2
3. Resolucin 001 de 2001: pg. 59-60; traslado de bodega a Servicios: Procedimiento administrativo: toda salida o traslado de bienes de almacn o
bodega con destino a las dependencias, funcionarios o terceros, se har previo pedido por parte de funcionarios autorizados, simultneamente con la
entrega de los bienes, el responsable del almacn y bodega expedir el comprobante de sada y exigir la firma de la persona que recibe los bienes.
-Resolucn 001 de 2001: Pg.62, Comprobante de Traslado o Salida de Bienes del Almacn o Bodega al Servicio: El comprobante de traslado de
Almacn o bodega con destino a 13sdependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifICa clara y
detalladamente la salida fsica y real del bien del Almacn, cesando de esta manera 13responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservacin por
parte del responsable del Almacn y Bodega transfirindola al funcionario o dependencia destinatario de unos de los requisitos mnimos que debe tener
el documento es - Nombre y firma del funcionario o usuario responsable y - Nombre y firma del responsable del Almacn y Bodega.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda establecer y documentar en procedimiento el control preventivo de verificacin del adecuado diligenciamiento del formato de Solicitud
de Pedido interno utilizado en el hospital.
2. Se recomienda establecer y documentar en procedimiento el control preventivo de verificacin de los requisitos que se debe revisar en los elementos
que ingresen al almacn, dejando registro del control mediante el completo diligenciamiento de los formatos de ingreso de elementos al rea de
Almacn del HSB, y firma de recibido del servidor pbllco encargado.

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de 13remediacn

4 Observacin

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En el elemento material Reactivo, no se pudo evidenciar el numero de unidades que ingresaron al almacn de acuerdo al documento fsico. teniendo en
cuenta que no hay claridad en 13informacin contenida en el formato - entrada de mercanca suministro 9W-.008604 I 008667 I 008690. Sin embargo,
en la informacin suministrada por el rea de Almacn se observa que ingresaron al almacn 13.079.818,14 por $195.138.431, en el mes de abril, sin
registrar ningn saldo del mes de marzo.

Criterio

ResoluCin 001 de 2001. Pg. 40: Comprobante de entrada al Almacn o Bodega: el comprobante de ingreso al Almacn o Bodega, es el documento
oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacn o Bodega de la entidad constituyndose as en el soporte para legalizar
los registros en Almacn y efectuar los asientos en Contabilidad y dentro de la informacin bsica que debe contener es la Cantidad.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere que junto con el rea de Sistemas e Informtica se evale la posibilidad de ampliar el campo y/oespado cooespondiente al tem cantidad
en el modulo de almacn, con la finalidad que la organizacin de las cantidades sea manera adecuada.
2. Se recomienda definir y documentar en el procedimiento del proceso, el control detectvolpreventivo de verificacin del numero de unidades
ingresadas al almancen contra el nmero de unidades que se observan en el sistema Hipocrates, dejando trazabilidad de revisin de la unidades que
presenten diferencias .

Plan de Accin

.Frente;a[ternsdeloScampos.establecidosPqr,sistemas;se
informa quen()haYC9ntrato
Co,m'pra:de:Ul)nuevOmodulogr{ico.esta er}.etproCli!so deadquis;icin
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Fecha de remediacn
Responsable de la remediacin

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Se cbeerve en el proceso de almacn que SO encuentra informacin archivada en Al, con documentos sin fofiar y sin un orden cronolgco, no se
observa establecida una lista de chequeo que apoye al proceso de almacn para llevar el control de lOs documentos requeridos durante todo el

5 Observacn

proceso, no se evidencia establecido que documentos deben permanecer en el rea ni que documentos deben salir a otras reas.

Criterio

LEY 594 DE 2000. Articulo 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin archivista:
a) Fines de los archivos, El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin
institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia:
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constituci6n y los de facilitar la partcpacn de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley.
d) Responsablldad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Se recomienda analizar con el rea de Control Documental la estrategia a realizar para asegurar la trazabilidad en la documentacin
transacciones del proceso de Almacn,

Plan de Accin

En Coordina~lnCri;~lideFd~l;grupo(j<3e5ti6n.rjciimetlse
De acuerdo al cronogramaestablecido_Q_or Gestin documental
AlMACENISTA y/O RESPONSABLE DELGRU?O.FUNClONALDE
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Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
Responsable de la remediacn

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De la muestra de 24 elementos que ingresaron al rea de Almacn del HSB, se observa que:
- De acuerdo con la orden de suministro No. 0968 y al Ingreso de recepcin de compras No,015014, se soncitaron e ingresaron 600 unidades del
elemento AGUJA DESECHABLE NO. 20, a un precio total incluido [VA de $25,056, correspondiente a la entrada de almacn soportada por la factura
No, 11501 de fecha 29 de abril de 2014 de NucleoTech con un nombre diferente: "Aguja Hipodermica 21G X 1112".

6 Observacin

Criterio

Resolucin 001 de 2001. Pg, 40: Comprobante de entrada al Almacn o Bodega: el comprobante de ingreso al Amasen o Bodega, es el documento
oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacn o Bodega de la entidad constituyndose as en el soporte para legalizar
los registros en Almacn y efectuar los asientos en Contabilidad, y dentro de la informacin bsica que debe contener es la Cantidad,

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomenoacn

Se sugiere que se establezca una tabla de equivalencias entre los descripcin de los artculos adquiridos por el Hospital y la descripcin dada por el
bosptat al momento de su registro en el sistema o que se utilice la misma descripcin dada por el proveedor.

Plan de Accin

El lder realizara una'reunnpar'amejorarJoscriterios

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Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

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De la muestra de 24 elementos que ingresaron al rea de almacn, se observa que en el elemento que ingreso con las remisiones que a continuacin
se relacionan, se presento un error de digitacin en el cual se evidencio que se cargo la remisin aja empresa Opimed optca Intemational el da 21 de
abril de 2014, la cual se corrigi el dia 05/0512014, haciendo el cambio por la empresa Anlisis Tcnicos Ltda. quien efectivamente suministro los
elementos, se observa que el error fue detectado 14 das posteriores al ingreso de la informacin al sistema, fecha en la que se registra el cargue a la
empresa Anlisis Tcnicos Uda.,
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Criterio

1. Resolucin 001 de 2001, Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes pblicos del
distrito capital, Pg. 40: Comprobante de Entrada al Almacn o Bodega: El comprobante de ingreso o entrada al Almacn o Bodega, es el documento
oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacn o Bodega de la entidad, constituyndose as en el soporte para legalizar
los registros en Almacn y efectuar los asientos en Contabilidad, y debe contener entre otros datos Nit o Documento de identidad, nombre del
proveedor y lugar de procedencia.

Tipo de Observacin

Oportunidad de Mejora

Recomendacin

1. Se recomienda que se defina y documente en el procedimiento del proceso de Almacn el control preventivo que permita detectar oportunamente
errores de digitacin de entradas y/o salidas de mercanca en el modulo de almacn del Sistema Hipocrates. Por ejemplo un control de conciliacin
diaria de entradas y salidas de mercanca al sistema, o un control de revisin del registro factura por factura por una persona diferente a la que hace el
registro en el sistema.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar por incurrir en errores de digitacin no conciliados,
detectados y corregidos en el mes en que se cometieron.
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8 Observacin

De la muestra seleccionada no se observo la firma del responsable y/o persona encargada del Almacn en la factura Factura 16653 de 2014 de Anlisis
Tcnicos Ltda . como constancia de haber recibido a satisfaccin los elementos.

Criterio

1. Resolucin 001 de 2001, Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes pblicos del
distrito capital: 3. Ingreso o Altas de Almacn Pg.: 42.Si la entrega de los bienes est de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el contrato de
adquisicin, el almacenista o personal encargado firmar la factura o documento legalmente admitido que sea presentado por el vendedor o su
representante como constancia de haber recibido a satisfaccin y elaborar el documento orrial de ingreso, agotando el procedimiento estipuladO en
este manual.
2, Cdigo GCP-PR-510.Q01. Versin O: Requislcn Tcnica de Dispositivos MediCO Quirrgicos - .Todas las facturas entregadaS por el proveedor
deben ser comparadas con la orden de compras para verificar cantidades, descripcin del dispositivo medico, valores unitarios y valores totales, las
facturas debern ser firmadas por el jefe de almacn general una vez sean revisadas por los auxiliares administrativos de bodega.

TIpo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se sugiere que deje evidencia de la revisin de los materiales recibidos dejando evidencia al menos del nombre y fecha de su recepcin a
satisfaccin.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar por no cumplir los requisitos en el procedimiento de
recepcin de facturas a proveedores.

9 Observacin

Se evidenciaron los formatos GCP-FQ..51 0-035 v1 Relacin de Facturas de suministros de medicamentos y elementos mdico-quirrgicos diligenciados
para el mes de Abril de 2014, que soporta la entrega de facturas al rea de Cuentas por Pagar por parte de Almacn. Las fechas de entrega de las
facturas con este formato fueron: 11-Abr-2014, 23-Abr-2014 y 30-Abr-2014.

Criterio

Formatos GCP-FO-51 0-035 v1 Relacin de Facturas

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

Se sugiere que en el formatos GCP-FO-51 0-035 v1 Relacin de Facturas se deje una columna donde se diligencie la fecha de entrega de la factura por
parte del proveedor y/o supervisor del contrato al rea de Almacn, oon la finalidad de dejar evidencia de la oportuna entrega de las facturas, con sus
anexos, al rea de Cuentas por Pagar para su revisin y trmite.

Plan de Accin
Fecha de remediacin
ResQ51.nsabJede la remediacin

10 Observacin

Criterio

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De acuerdo con lo observado en el formato GCP-FO-295-005 vo Seguimiento a contratos con fecha de diligenciamiento del 12 de agosto de 2014. se
evidencio que 52 contratos vigentes a esta fecha registran como nico supervisor al Sr. Gonzalo Medina; igualmente se observo que de los 231
contratos de suministros existentes en el HSB. en esta misma fecha, en todos el seor Gonzalo Medida figura como supervisor conjuntamente con el
dueo del rea que requiere los insumos .
1. Documento "Estrategias para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano" de la Presidencia de la Repblica: Metodolog ia
para la identificacin de riesgos de corrupcin y acciones para su manejo: A Identificacin de riesgos de corrupcin: Descripcin del riesgo de
corrupcin de contratacin: Concentrar las labores de supervisin de mltiples contratos en poco personal.
2. Acuerdo 0012 de 2012. Por medio del cual se expide el manual de contratacin del HBS. Art. Cuatrigesimo Primero de la Supervisin e Interventoria:
La supervisin y/o Interventoria de los contratos es una funcin publlca que realiza una persona natural y jurdica designada por el Hospital pata
controlar, exigir, colaborar, absolver inquietudes, prevenir en lo posible fallas en la ejecucn contractual y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los
trabajos, servicios y/o actividades contratadas. Todo esto con el objeto de realizar un monitoreo eficaz y oportuno al desarrollo de la ejecucin de los
contratos y convenios hasta su liquidacin.
3. Resolucin 001 de 2001 por el Contador General de Bogot D.C.- Manual de procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de
los bienes en los entes Pblicos del Distrito Capital: CapitulO 3. Ingreso o Altas de Almacn: el ingreso materia! y real de los bienes al Almacn y ~
Bodega se considera perfeccionado cuando el almacenista o Jefe de Almacn recibe los bienes y firma el Comprobante de Entrada.
4. Resolucin 0342 de 2007: Art. 2. "...Crear el Comit de Inventarios ... Coordinador del Almacn quin ejeroer la Secretaria Tcnica .."

TIpo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

Se recomienda que la SubGerencia Administrativa, el Grupo Funciona! de Contratacin, la Oficina Asesora Jurdica y
re-evalen si es adecuado y conveniente que el Jefe/Coordinador de Almacn y Secretario de Comit de Inventarios sea el supervisor de los contratos
en los que actualmente tiene a cargo, teniendo en cuenta las funciones que tiene cada rol para una adecuada segregacin de funciones. Se sugiere
que de acuerdo con esta re-evaluacn se definan y ejecuten las acciones preventivas y correctivas a que haya lugar.

Plan de Acci6n
Fecha de remedlacin
Resoonsable de la remediacin

Se socializara: este" hanazeo al Lder de ContratacinQll_ra su asesora y las acciones aque halla lugar
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11 Observacin

Se observa el informe de inventario fsico de almacn vigencia 2013, realizado el da 10 de diciembre del ao 2013 cuyo objetivo fue la "verificacin de
la toma fisica del inventario en el rea de Almacn; tomando como referencia el 100% de los elementos relacionados en las fichas tcnicas de
saneamiento contable y una muestra representativa superior al 80% de los dems elementos relacionados en el Inventario del Almacn. En el informe
se dejan dos (2) Observaciones:
1. "Se deja constancia que el da del inventario se encontraron elementos que no tienen rotacin alguna y que llevan mas de un ao en los inventarios
del almacn, los cuales fueron revisados por la comisin presente en el inventario fsico, y se determino la posibilidad de darle de baja por
obsolescencia, Listado que se dar a conocer en el comit de inventarios para su debida aprobacin". La sumatoria del listado es de $144,002,265 Pg.
4, 5 Y 6 del informe de inventario ao 2013
2."Toma de decisiones sobre los insumos relacionados a continuacin que ya no se usan y que se manejaban para la unidad renal, ademas de
papelera pre-impresa que por cambio de versin ya no se puede usar, este listado se dar a conocer en el comit de inventarios par su respectiva
directriz". La sumatoria del listado es de $36,127,624, Pg. 7 del informe de inventario 2013; Sin embargo no se evidencia reunin del comit de
inventarios por lo tanto no se han presentado estas observaciones a consideracin del comit, aunque en la resolucin 001 de 2001 se indica que el
comit se reunir como mnimo una vez cada tres meses.

Criterio

Resolucin 001 de 2001. 4,10,1,1 Proceso de Pre-inventario: Todas las entidades del distrito Capital realizaran cada vez que 10 consideren necesario
inventarios fsicos, pero como mnimo debern realizar uno anualmente y presentar a 31 de diciembre de cada ao una relacin detallada, ordenada y
valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo B. De bienes en bodega El comit o La administracin asignara los funcionarios conveniente
deben participar en la toma fsica, quienes actuaran como coordinadores y /0 ejecutores.
Resolucin No. 0342, del 26 de septiembre del 2007. comit de inventarios: Art. 1: el comit de inventarios tendr por objeto establecer los lineamientos
y polticas a seguir para mantener actualizado y depurado el inventario de la entidad.
Art. 3: 'El comit se reunir de manera ordinaria como minino una vez cada tres meses y podr ser convocado en forma extraordinaria ..:

TIpo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Plan de Accin
Fecha de remediacitl
Resp_onsable de la re mediacin

1. Se recomienda que se asegure el cumplimiento de la Resolucin 0342 de 2007 respecto a la rrecoenca de realizacin de las reuniones de comit de
inventario. y a dejar evidencia del cumplimiento de las funciones del comit, entre las que se encuentra: numeral 2. para aprobar el acta de baja de los
bienes "anlisis y presentacin de las investigaciones y estudios tcnicos y jurdicos correspondientes dentro de los cuales se prodran contemplar
factores como: resultado de la evaluacin Costo - Beneficio, valor de mantenimiento. concepto tcnico, nivel de uso, tecnOloga, costo de bodegaje,
estado actual y funcionalidad.
2. Se sugiere que en la primera reunin de comit de inventario que se realice sean presentadas las observaciones descritas en el informe de inventario
de almacn de la vigenCia 2013, estableciendo los planes de mejoramiento pertinentes, considerando las observaciones de los inventarios con baja
rotacin. insumos sub-utlzacos o no utilizados, etc.
Se convocara en el mes de noviembre el comit de inventario oara incluir dentro el orden del d iaestas observaciones'"
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Dentro de las instalaciones del rea de Almacn se observ una filtracin (gotera) de los tubos que se encuentran ubicados en el techo en la entrada de
la ocina, Al respecto se sOlicit61a gestin del rea al respecto, de lo que se recibi un correo electrnico enviado por Gon;:aIO Medina desde el usuario
de Nuri Origua, c!rigido a Macedonio HemndeZ, con fecha del 22..JuJ..2014, con asunto "arreglo gotera urgente" donde se solicita el arreglo de esta
gotera. Se evidencia fsicamente que al da 12-Ago-2014 no se haba dado respuesta a esta solicitud.
Adicionalmente, se observo deterioro en la parte fsica del almacn y el rea reducida para la cantidad de elementos que se almacenan.

12 Observacin

Criterio

1. ISO 9001 :2008 numeral 63: Gestin de los recursos Infraestructura: Determinar, proporcionar y mantener infraestructura necesaria para lograr
conformidad de Jos requisitos del producto, tales como: Edificios, espaccs de trabajo Servicios asociados, equipos para procesos, hardware y sofware,
servicios de apoyo.
.
2. NTD-SIG 001 :2011 numeral 4.2.5 Planificacin de recursos. 4.2.5.1. Infraestructura: La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades
de infraestructura ffsica, equipos, software y mobiliario.

Tipo de Observacin

Oportunidad de Mejora

Recomendacin

1. Se recomienda asegurar que el rea de Mantenimiento de respuesta oportuna a las solicitudes urgentes realizadas por sus usuarios intemos cuando
se presente este tipo de contingencias considerando que se debe mantener en ptimas condiciones los elementos que son almacenados en esta rea
2. Se recomienda ldentificar. anazar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por no contar con infraestructura adecuada para el
manejo y custodia de lOSelementos almacenados.
3. Se recomienda que se tenga en cuenta dentro del anlisis de recursos del rubro de mantenimiento en la planeacin del presupuesto 2014, lo
correspondiente a adecuacin del rea de Almacn, considerando que las condiciones locativas del rea podra generar riesgos fsicos sobre las
personas y sobre los elementos almacenados.

Plan de Accin
Fecha de remecaccn
Responsable de la remedlacin

Se informo al rea de mantenimiento y se encuentra en proceso

mes noviembre de 2014 .'..' .'':.:'
LIDER GRUPO DE MANTENIMIENTO

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1. Se Observo que el Formato GCP-FO51 0-003 Control diario de temperatura y humedad vs no es incluido en ningn informe y/o anlisis de
seguimiento a los datos registrados por parte del rea de Almacn junto con el rea de Gestin Ambiental para el mejoramiento del proceso.
2. Se observa el procedimiento GCP-PR-51 0001 vO Recepcin Tcnica de Dispositivos Medico Quirrgicos, en el numeral 6 Polticas generales de
autocontrot, donde se indica que no se recibirn Jos productos cuando la temperatura de recepcin no se encuentre dentro de lOSrangos establecidos
por el fabricante del dispositivo medico. No se observa dentro del procedimiento las actividades que se deben realizar teniendo en cuenta las
variaciones de lOSresultados (rangos de temperatura) arrojados en el formato GCPFO-51 0-003 y de acuerdo con las especificaciones del fabricante
de los dispositivos y/o elementos que se encuentran efectivamente almacenados.

13 Observacin

Criterio

GFT-FO.51 0.03 Control Diario de Temperatura y Humedad en Bodega - Gestin de Compras.

GCP-PR-51Q..001 va Recepcin Tcnica de Dispositivos Medico Quirrgicos

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

1. Se recomienda que se definan, documenten y ejecuten controles preventivos relacionados con el actual control de temperatura en el rea de
Almacn, donde se establezca las limites de temperatura bajo en que los elementos deben permanecer y, en caso de estar por fuera de estos limites, a
quin se debe alertar, identificando las acciones se deben tomar al respecto.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por no tornar medidas oportunas en caso de no cumplir
los parmetros normales establecidos por el fabricante sobre la temperatura y humedad en el almacenamiento de elementos medi.co-quirrgicos.

Plan de Accin

Medianteeomuncado'va
electrnlco Se SoCializara al grupo de gesti6ri arnblentallas
las accionesaque halla lugar :"::
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Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

mes noviembre de 2014 __

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AUAACENISTAY/ORESPONSASLEOELGRUPO

observaciones ralizadas pbrCntrolintmo,pa

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FUNCIONAL DE ALMACEN

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14 Observacin

En cumplimiento de una reunin de auditoria, al momento de ingresar al rea de Almacn del HSa se evidenci que la puerta de ingreso se encontraba
sin los pasadores de seguridad y/u otra medida de seguridad que impidiera el ingreso de personas ajenas al rea. De acuerdo con lo informado por el
Sr. Medina, esto corresponde a un hecho aislado y la entrada al almacn cuenta con una cmara de seguridad.

Criterio

Mapa de Riesgos HSB:

causa: Centralizaci6n del manejo de recursos en una sola persona.
Falta de supervisin a las funciones de las personas responsables del manejo de recursos, infraestructura, insumos. dispositivos y equipos.
- Efecto: Siniestro por fallas por fallas en la custodia de los responsables - Faltante de inventarios definitivos sin justificacin - Detrimento patrimonial

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

15 Observacin

Definir, ejecutar y documentar control(es) preventivo(s) de seguridad del rea de Almacn y de su puerta de ingreso asegurando la adecuada custodia
de los elementos almacenados.
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Se lomaron las medidas correctivas a este a asunto mediante una cantonera elCtrica
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15deseptimbrede2014'':'
ALMACENISTAY/O
RESPONSABLE

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DEL GRUPO FUNCIONAL DEALMACEN

L1DER DE MANTENIMIENTO'

1. ReSOlucin Interna 0342 de 2007: Art. Segundo.

2. Resolucin 001 de 2011 de la contadurta General de Bogot D.C.: Articulo 2.3.3.1.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

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ALMACENISTAY/ORESPOtllSABLE

Los SIguientes firman en seal de revsincompromtso

y aprobacin

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Firma del Dueo del Proceso

Los siguientes firman en seal de entrega de Id

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Firma de Jefe OGPA

Se recomienda que se revise y actualice la Resolucin 0342 del 26 de septiembre de 2007 del HSB considerando lo contenido en la Resolucin 001 de
2001 del Contador General de Bogot D.C. por la cual se expide el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de
los bienes en los entes pblicos del Distrito capital, Asi mismo. se pide tener en cuenta que la Oficina de Controllntemo est encargada de la
evaluacin independiente de la institucin, por lo cual slo podra actuar como invitado o como asistentes con voz y sin voto a los comits que tenga la
administracin, a no ser que la normatividad expresamente lo indique.
Seconvocara.enel
mes de noviembre el comit de inventario p_araincluir dentro el orden del da esta ccservacn :: :.:: .. .: .... ,.,.:." ,
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DEL GRUPO FUNCIONAL

Firma de Auditores

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Se observa en el Art. 2 de la Resolucin Interna 0342 de 2007 que dentro de los funcionarios que integran el comit de Inventarios del HSB, se
encuentra un representante de la Oficina de Gestin Publica y Autogestin. Sin embargo, en la Resolucin 001 de 2001 del Contador General de
Bogot D.C. Parte 2 Conceptos Generales en el Art. 2.3.3.1 dene que en casos especiales, un funcionario de Controllntemo deber asistir a la reunin
cuando el comit lo lnvite por considerar1o pertinente y necesario.

Criterio

Recomendacin

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de lo contenido en el acta:

DE ALMACEN

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