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FICHAMENTO

SCHELLENBERG, T.R. A avaliao dos documentos pblicos modernos. Rio de


Janeiro: 1959.

Distino entre valores primrios e secundrios:


- primrios: valor para a agncia que criou o documento; referente ao cumprimento do
objetivo para o qual foi criado [administrativos, fiscais, legais e operacionais].
- secundrio: valor que permanece aps o uso corrente do documento, valero para
outros alm de seus utilizadores atuais.

Distino entre valores probatrios e informativos:


- probatrio: a prova que contm da organizao e funcionamento do rgo
governamental que os produziu.
- informativo: a informao que contm sobre pessoas fsicas, pessoas jurdicas, coisas,
problemas, condies e etc., com as quais lida o rgo.

RECORDS: (documentos ou arquivos)


Essa palavra surge na lei de eliminao de documentos dos EUA, de 7 de julho de 1943.
Nesta lei, a palavra records definida como incluindo, em primeiro lugar, todos os
materiais que contenham prova da organizao, funes, diretrizes (policies), decises,
procedimentos, operaes ou outras atividades do governo. Aqui a nfase atribuda
aos documentos essenciais da origem, desenvolvimento e operao de uma agncia os
documentos probatrios que contm a prova da existncia e das atividades da agncia.
A palavra records ainda definida na lei como incluindo materiais que devero ser
preservados devido ao valor informativo dos dados nele contidos. Aqui a nfase recai
nos documentos que contm informaes essenciais sobre matrias que trata uma
agncia, em contraste com os documentos sobre os prprios atos da agncia os
documentos de pesquisa que contm informaes teis para estudos em diversos
assuntos. Para fins de discusso, os valores ligados aos documentos, do ponto de vista
da prova que contm sobre a organizao e funes da agncia, sero chamados de
valores probatrios. Os valores ligados aos documentos devido informao que
contm sero chamados de valores informativos. Os dois tipos de valores no se
excluem mutuamente.

EUROPEUS: avaliao dos documentos pblicos do ponto de vista de seu valor na


documentao do funcionamento dos rgos que os produziram.

Razes do teste dos valores probatrios


Os documentos que contm estes fatos so indispensveis ao prprio governo e aos
estudiosos do governo. Para o governo eles so um armazm de sabedoria e experincia
administrativas. So necessrios para dar coerncia e continuidade s suas aes.
Contm precedentes para diretrizes, procedimentos, etc., e podem ser usados como
guias para os administradores pblicos resolverem problemas do presente semelhantes a
outros tratados no passado, ou, o que igualmente importante, para evitarem erros
passados. Contm prova da fiel compreenso, da parte de cada agncia, das
responsabilidades que lhe so delegadas e que ele serve. Para os estudiosos da
administrao pblica, que desejam analisar as experincias de uma agncia no tocante
s questes de organizao, procedimentos e diretrizes, eles fornecem a fonte mais
fidedigna do realmente feito. (p.14)

Aplicao do teste dos valores probatrios

Estimativas de valores probatrios devem ser feitas na base de um conhecimento de


toda a documentao da agencia;
Ao rever toda a documentao de uma agncia, as decises do arquivista a respeito dos
documentos que ele deveria preservar dependem de vrios fatores, estando os mais
importantes englobados nas seguintes questes:
1. Que unidades organizacionais na repartio central de uma agncia tm
responsabilidade primacial pela tomada de decises concernentes sua
organizao,

programas,

diretrizes

procedimentos?

Que

unidades

organizacionais executam atividades que so auxiliares na tomada dessas


decises? Que funcionrios locais tm arbtrio na tomada dessas decises? Que
sries de documentos so essenciais para refletir tais decises?
2. A que funes de uma agncia se relacionam os documentos? Trata-se de
funes substanciais? Que sries de documentos so essenciais para mostrar
como cada funo substancial foi executada em cada nvel organizacional em
ambas as reparties, a central e a local?

3.

Que atividades de superviso e gerncia esto envolvidas na administrao de


uma determinada funo? Quais so as transaes sucessivas em sua execuo?
Que documentos pertencem direo executiva, distintos da execuo da
funo? At que ponto tais documentos so fisicamente duplicados nos vrios
nveis organizacionais? Que documentos sumariam as sucessivas transaes
executadas de acordo com essa funo? Que documentos deveriam ser
preservados como exemplos para mostrar os processos de trabalho os nveis
organizacionais inferiores?

Que espcies de documentos deveriam ser preservadas como prova de organizao e


funes: documentos sobre origens de qualquer empreendimento governamental;
documentos sobre programas substanciais (ex. documentos de diretrizes *** referese a documentos especiais que servem para comunicar diretrizes tcnicas e de
procedimento s vrias reparties de uma agncia);
A funo do arquivista preservar a prova em que possam basear-se as
reinterpretaes, e no preservar essa prova somente as interpretaes oficiais
correntes da prova; e preservar essa prova imparcialmente, sem preconceito de
qualquer espcie, e to completamente quanto o permitirem os recursos pblicos.
(p.22)

Usualmente a prova de um programa de agncia adequada quando constante de:


sumrios (estatsticos ou narrativos) das transaes de uma determinada espcie; uma
seleo de documentos sobre transaes particularmente significativas; e uma seleo
de documentos sobre transaes representativas de todas ou da maioria das transaes
de uma determinada espcie. (p.28)

Valores Informativos
Derivam da prpria expresso: da informao existente nos documentos pblicos sobre
as matrias de que tratam as agncias pblicas; no da informao que existe em tais
documentos sobre as prprias agncias pblicas.

Testes de valores informativos

Unicidade: 1) unicidade da informao; 2) unicidade dos documentos que contm a


informao.
O termo unicidade aplicado informao significa que a informao contida em
determinados documentos pblicos no se encontra em outras fontes documentais de
forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no se encontra
em outro lugar. Mas a informao em documentos pblicos raramente de todo nica,
pois geralmente tais documentos se referem a matrias que tambm so tratadas em
outras fontes documentais, e a informao que contm pode ser semelhante ou
aproximadamente semelhante contida em outras fontes. A fim de ser considerada
como nica para os fins de avaliao, a informao no precisa ser completamente
diferente de todas as outras. Mas deve referir-se a matrias sobre as quais no existem
informaes documentais to completas ou expostas de forma to conveniente quanto
nos documentos pblicos. (p. 30)

Forma: 1) a forma da informao nos documentos; 2) a forma dos documentos.

A informao pode ser concentrada em documentos, no sentido de que: 1) uns poucos


fatos so apresentados num determinado documento sobre muitas pessoas, coisas ou
fenmenos (info. Extensa); ou 2) muitos fatos so apresentados sobre umas poucas
pessoas, coisas ou fenmenos (info. Instensa); ou 3) muitos fatos so apresentados sobre
diversas matrias pessoas, coisas e fenmenos (info. Diversa).
O termo forma quando aplicado aos documentos, antes que informao neles contida,
relaciona-se com a condio fsica dos documentos pblicos. A condio fsica
importante, pois se os documentos vo ser preservados numa instituio arquivstica,
devem estar em forma que possibilite a outros, alm daqueles que os criaram, utiliz-los
sem dificuldade e sem recurso a dispendioso equipamento mecnico ou eletrnico. (...)
O arranjo tambm importante. Certas sries de documentos podem ser preservadas
pelo arquivista simplesmente porque esto arranjadas de uma maneira particularmente
utilizvel. Se ele tem a escolha entre diversas sries relativas a uma determinada

matria, escolher para preservao a srie cujo arranjo facilitar mais a obteno da
informao. (p.33)

Importncia: (fatores imponderveis) Valores de pesquisa so geralmente derivados da


importncia da informao em agregados de documentos, no da informao contida em
itens simples. (p. 34)

Aplicao de testes de valores informativos

Documentos relativos a pessoas: relativos a indivduos e coletivos. Os valores


dos documentos relativos s pessoas sero discutidos com referncia
informao que eles contm sobre suas prprias pessoas. (ex. tabela de
recenseamento)

Documentos relativos a coisas: relativos a lugares, edifcios e outros objetos


materiais. Ao discutir os documentos sobre coisas, os valores a serem
considerados so aqueles que derivam da informao que contm sobre as
prprias coisas, no pela informao sobre o que acontece s coisas.

(ex.

documentos relativos s terras; coisas feitas pelo homem, como melhoramentos


internos da nao estrada de ferro.)

Documentos relativos a fenmenos: relativos s condies, atividades,


programas, acontecimentos, episdios, etc.

Concluses

No se podem reduzir a padres exatos as consideraes que devem ser tidas em mente
ao determinar os valores dos documentos.
Os arquivistas podem usar critrios diferentes ao avaliar documentos de diferentes
perodos, pois o que valioso para o passado pode ser desvalioso para o presente.
No se deveriam basear as avaliaes dos documentos na intuio ou em suposies
arbitrrias de valor.
O arquivista deveria buscar auxlio ao avaliar documentos, cujo assunto no tem
domnio. Entretanto, antes de pedir ajuda, o arquivista deveria realizar o trabalho
analtico bsico: acumular os dados essenciais sobre os documentos para determinar
unicidade e forma da informao neles contida. Deveria descrever as vrias sries a

serem avaliadas, indicando sua forma e volume, os tipos de informao neles existente,
suas relaes com fontes publicadas, etc., a fim de que os especialistas consultados
possam mais rapidamente determinar que sries ou grupos particulares de documentos
contm informaes valiosas para as investigaes de vrios assuntos e quais os
documentos que contm essa informao na forma mais utilizvel e condensada.

Deve mostrar que uma seleo cuidadosa da documentao produzida por um governo
moderno necessria, se no quiser encher as estantes de material insignificante, que ir
literalmente submergir aquele que tem valor.