GESTIN DE VIAJES

La gestin de viajes comprende la solicitud, la planificacin y la reserva de

viajes, as como la liquidacin de gastos de desplazamiento y la
transferencia de los resultados de dicha liquidacin a otras reas.
Hay tres reas en la gestin de viajes:
- Solicitud:
- Planificacin
- Gastos de desplazamiento
Las mismas se pueden combinar de la manera que sea necesaria, siendo
gastos de desplazamiento independiente de las otras dos reas.
Si se decide utilizar las tres reas, ambas se encuentran integradas
utilizando los mismos datos de maestros de personal.
La planificacin de viajes se puede conectar a un sistema externo de
reservas lo que permite gestionar la misma de forma online.
El proceso global en la gestin de viajes es de la siguiente forma:

Datos Maestros de HR
A fin de poder utilizar la gestin de viajes, cada empleado debe tener
asignado en su dato maestro los siguientes infotipos:
- Infotipo 0001 Asignacin Organizativa
- Infotipo 0001 Datos Personales
- Infotipo 0017 Privilegios Viajes: Los privilegios del viaje controlan,
entre otras cosas, los importes de reembolso que el programa de

liquidacin debe aplicar y los comprobantes que deben introducirse

para el empleado.
Infotipo 0006
Si se desea efectuar un pago de gastos de desplazamiento utilizando
el intercambio de soporte de datos se debe utilizar el infotipo:
Infotipo 0009-Datos Bancarios: se utiliza si se desea efectuar un pago
de gastos de desplazamiento utilizando el intercambio de soporte de
datos
Infotipo 0006-Direccin
En el caso de utilizarse la distribucin de los costes totales del viaje a
diferentes centros de costo, se utiliza:
Infotipo 0027- Distribucin de costes
Si se desea utilizar el componente de planificacin de viajes,
entonces deben de crearse los siguientes infotipos:
Infotipo 0470-Perfil Viaje
Infotipo 0471-Preferencias de Viajes
Infotipo 0472-Preferencias de Hotel
Infotipo 0473-Preferencias de Alquiler de coches
Infotipo 0474-Preferencia Tren
Infotipo 0475-Programa Cliente

Gestor de Viajes
El gestor de viajes abarca todas las fases del proceso de gestin de viajes
en una operacin nica
Con el gestor de viajes desde la pantalla inicial, se puede:
- Crear una solicitud de viaje
- Crear y reservar servicios de viaje
- Crear liquidaciones de gastos de desplazamiento
- Visualizar un resumen de todos los viajes
Al mismo se accede con la transaccin TRIP.

Los datos del gestor de viajes se integran con la Gestin Financiera, con el
Clculo de Nmina y con la Contabilidad de costes o Gestin Presupuestaria.
En la pantalla de gestin de viajes se puede visualizar la lista de viajes
abiertos. En los mismos se pueden realizar las actividades subsiguientes
(plan de viajes, liquidacin de gastos, etc.)

Con las opciones personales, el usuario puede especificar si desea que se

visualicen todas las actividades subsiguientes posibles o slo un conjunto
concreto de las mismas para cada objeto de viaje.
Desde la lista de resumen de los viajes, se pueden realizar las siguientes
funciones:

Objeto

Seleccionar

Crear una solicitud de viaje/plan de

Viaje Crear solicitud de viaje/plan de

viaje/informe de gastos

viaje/informe de gastos

Visualizar una solicitud de viaje/plan de

Viaje Visualizar

viaje/informe de gastos

Modificar una solicitud de viaje/plan de

Viaje Modificar o hacer doble clic

viaje/informe de gastos

sobre el objeto

Borrar un viaje incluidos todos sus objetos

Viaje Borrar

Ocultar o desplegar el resumen de

viajes

El Centro de Informacin
Mediante el mismo se puede ver la siguiente informacin referente al
usuario del sistema:

La persona de contacto del departamento de personal

Los porcentajes globales de cada pas

Los tipos de cambio

El centro de costes maestro

Al mismo se puede acceder desde el Gestor de Viajes, Gestor de

planificacin y Gestor de Gastos de Desplazamiento.
Los datos los toma desde el customizing o bien desde el infotipo 0001.

En el gestor de viajes, los datos introducidos se transfieren de un objeto a

otro, por lo que slo los tiene que introducir una vez. Esta integracin de
datos ocurre nicamente en un sentido: De Solicitud de viaje a Plan de viaje
y de Plan de viaje a Informe de gastos de desplazamiento. Si no hay ningn
plan de viaje para una solicitud de viaje, la informacin pasa directamente
de la Solicitud de viaje al Informe de gastos de desplazamiento.
En cuanto se hayan trasladado los datos de un objeto a otro, se podrn
modificar en el objeto posterior. No obstante, las modificaciones no se
reflejarn en el objeto anterior.

Integracin

Solicitud de Viaje: Al crearse la solicitud de viaje, el sistema

crea automticamente tambin una solicitud de viaje en el
Gestor de Gastos de Desplazamiento trasladando todos los
datos, anticipos y costes de la misma.

Lo mismo sucede en el caso de que se apruebe la solicitud,

traslada dicha accin al Gestor de Gastos (lo mismo se cumple
en sentido opuesto).
Cada vez que se modifica el status de la solicitud de viaje, se
lanza el evento correspondiente en el Workflow.

Plan de Viaje: El mismo permite reservar los servicios para el

viaje.
El plan de viaje puede tener los status de abierto, aprobado o
rechazado y los mismos no afectan al status de la solicitud de
viaje dado que son independientes.
Al igual que en la solicitud, cada modificacin de status genera
el evento correspondientes en el workflow.
Si se modifican los anticipos o la asignacin de costes en el
plan de viaje, se tendr que aprobar la solicitud de viaje otra
vez ya, que esto afecta a los costes. En este tipo de
situaciones hay, por lo tanto, dos procesos de autorizacin:
1. Autorizacin del plan de viaje
2. Autorizacin de la solicitud de viaje
Esto tambin significa que se lanzan dos eventos en el
Workflow.
Para simplificar el mtodo de autorizacin, se puede aprobar la
solicitud de viaje una vez que se haya aprobado el plan de
viaje.

Gestor de Gastos de Desplazamiento: En cuanto un viaje

finaliza, se aaden los datos en la solicitud de viaje
correspondiente del Gestor de gastos de desplazamiento (con
el status Concluido o Aprobado).

SOLICITUD DE VIAJE
Una solicitud de viaje es una unidad de informacin que comprende todos
los datos que un viajero debe transferir para su autorizacin, pago por
adelantado o reserva, o que el responsable necesita conocer antes de
autorizar un viaje.
La solicitud de viaje puede incluir la siguiente informacin segn sea
necesario:

Fecha y hora del viaje

Destino y motivo del viaje
Destinos adicionales durante el viaje (transcurso del viaje)
Adelantos requeridos para el viaje
Centro de coste distinto del centro de coste maestro, al que deben
asignarse los gastos de desplazamiento
Cualquier nota/comentario adicional sobre el viaje
Nmero de servicios de viaje requeridos (vuelos, hoteles, vehculos
de alquiler, viajes en tren)
Coste total aproximado del viaje

El objeto solicitud de viaje del Customizing de Gestin de viajes SAP se

activa en Integracin de planificacin de viajes y liquidacin de gastos de
desplazamiento Activar solicitud/plan/liquidacin en gestor de viajes.
Creacin de una solicitud de viaje:
Para crear una solicitud de viaje, se puede realizar desde el propio Gestor de
viajes o bien accediendo mediante Contabilizacin Gestin financiera
Gestin de viajes Gestor de viajes Crear una solicitud de viaje

Se rellenan los datos de fechas, destino de viaje, actividad (formacin, etc.)

y motivo.
Luego pueden rellenarse las opciones adicionales que permite la solicitud
desplegando las reas de entrada de datos seleccionando
(Desplegar).

En Otros destinos se puede introducir las poblaciones de destino de

cualquier otro trayecto siguiente a la primera poblacin de destino.
La opcin Anticipo se utiliza si se necesita un adelanto para el viaje. El
importe del anticipo se convierte directamente en importe de gastos. La
entrada del anticipo requerido se utiliza como informacin para la
autorizacin posterior de la solicitud de viaje y constituye la base del pago.
La opcin Asignacin costes todo el viaje distinta a imputacin maestra:
Aqu se puede asignar el 100% de los costes de todo el viaje a un objeto de
imputacin que no sea el especificado en las directrices de asignacin de
gastos de desplazamiento. La misma se guarda en los datos maestros del
empleado y es la especificacin de asignacin de costes para todos los
viajes de un empleado. Se puede guardar en infotipo 0017 Privilegios de
Viajes, 0001 Asignacin Organizativa o bien en el
infotipo 0027
Distribucin de Costes.
Opcin Comentarios: En este campo de texto definido por el usuario se
puede introducir cualquier nota adicional sobre el viaje. Servir tambin
como informacin adicional importante para el gestor de autorizaciones.
Desplegando Solicitar transporte/alojamiento:

Accedemos a una tabla resumen desde donde podemos solicitar los

servicios de viaje necesarios haciendo clic en el pulsador correspondiente al
servicio.
Una vez rellenado los datos necesarios, se puede grabar la solicitud y
acceder al resumen de la informacin de reservas pulsando el icono
Resumen o bien F5.
Tambin se puede solicitar la autorizacin para el viaje pulsando el icono
Autorizar
o bien F8. Al autorizar nos muestra la siguiente informacin:

Posibilitando realizar las actividades siguientes accediendo desde esta tabla

resumen.
Envo de la Solicitud de Viaje
Una vez creada y grabada la solicitud, la misma se puede enviar al
responsable (mediante la interfase de comunicacin SAP) a fin de que sea
autorizada.

Para acceder a dicha opcin, desde el resumen de viajes abiertos, ir a

modificacin y posteriormente desde men: Tratar
Envo Mail/Fax
Una vez autorizado el objeto Solicitud de viaje del gestor de viajes, el status
del Informe de gastos de desplazamiento tambin se modificar a Solicitud
autorizada/para liquidacin. El responsable de tramitar esta solicitud podr
ver si se ha autorizado la misma en el resumen de los viajes y, a
continuacin, podr realizar la planificacin de viajes o la liquidacin de
gastos de desplazamiento correspondientes.
Si se han solicitado anticipos para un viaje, en este momento se puede
hacer la transferencia mediante la Gestin financiera (FI).

Workflow
Se puede utilizar el workflow para todo el proceso de solicitud de viaje,
aprobacin, solicitud de pago de gastos, aprobacin.
- Solicitud:
El empleado solicita el viaje. El sistema designa con el organigrama
de la empresa, al superior inmediato, el cual debe aprobar, devolver
para correccin o rechazar la solicitud.
En el caso de aprobarse, el empleado es informado va mail.
En el caso de que se necesite modificacin, el superior lo informa
mediante un adjunto y si se rechaza la solicitud, se le informa al
empleado va mail.

Workflow for Decentralized Entry:

Approving a Travel Request
Approving manager

Travel
Travel request
request
Enter travel request

Traveler

Check
Check travel
travel request
request
Automat.
e-mail

e-mail

Change travel request

Travel
Travel request
request

Travel request
approved

Travel request
rejected
Travel request
returned
for corrections

SAP AG 2002

- Aprobacin autmatica:
El usuario crea la solicitud mediante el Gestor de Viajes. Dicha solicitud se
aprueba automticamente por el sistema si se cumplen los siguientes
prerrequisitos:
- El importe total de anticipos es menor que el valor preestablecido.
- El empleado informa una estimacin de costos del viaje
- El valor estimado es menor que el valor predefinido permitido
En el caso de que alguno de estos prerrequisitos no se cumplan, la solicitud
debe ser aprobada por el superior, el cual es designado por el sistema
automticamente mediante la estructura organizativa.
En el caso de que el superior apruebe el viaje, el usuario es informado
mediante un el envo de un mail automtico. Si el viaje es rechazado,
entonces el superior enva un mensaje va mail al usuario informndole.
- Planificacin:

Aprobacin Viaje:
Luego del viaje, el usuario ingresa los datos del viaje en el sistema y
el departamento de gastos chequea que los datos sean vlidos y
realiza la comparativa con los datos ingresados en la
solicitud/planificacin.
Se puede enviar al superior para aprobacin final o bien devolver al
usuario para correcciones. En este caso, la persona responsable en el
departamento, enva mensaje al usuario mediante adjunto de
workflow y el usuario recibe una tarea que puede corregir desde el
propio workflow para luego lanzarse nuevamente.
Si los datos son consistentes, entonces el responsable debe chequear
los mismos para aprobarlos, devolverlo para correciones o bien
rechazarlo. En caso de correcciones, el funcionamiento es igual al
explicado.
Si se rechaza, el usuario recibe un mail explicatorio.

Roles en la Gestin de Viajes:

Viajero

SAP_FI_TV_TRAVELER

Asistente de viaje

SAP_FI_TV_TRAVEL_ASSISTANT

Responsable de viajes

SAP_FI_TV_ADMINISTRATOR

Responsable de las autorizaciones

SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC

Pagador de anticipos para el viaje

SAP_FI_TV_ADVANCE_PAYER

Gestor de viajes

SAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER