Cuadro de Caracterizacion Documental

Cdigo: GFT-FO570-003
Versin: 0
CUADRO DE CARACTERIZACION DOCUMENTAL

GESTION DEL AMBIENTE FISICO Y TECNOLOGICO-GESTION DOCUMENTAL
Unidad Administrativa
SUB FINANCIERA
Proceso
Actividad
Tipo Documental
Definicin
Origen
Localizacin del
original
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Seguimiento
Control y toma de
decisiones
Acta
Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido,

tratado o acordado en en la reunin, adicionalmente
contiene el registro de asistentes
Documento
Interno
Archivo de gestion
Subgerencia Financiera
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Seguimiento
Control y toma de
decisiones
Soportes
Documentos o presentaciones utilizadaz en el desarrollo

de la reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Seguimiento
Control y toma de
decisiones
Acta

Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Procedimiento
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Seguimiento
Control y toma de
decisiones
Soportes

de la reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Control de
Comunicaciones
Libro radicado
consecutivo
Libro donde se registra los documentos con su

respectivo radicado sea el caso
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspondencia
Libro donde se registra los documentos con su

respectivo radicado sea el caso
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin de
informes
Informe
Documento que da cuenta del estado actual o de los

resultados de un estudio o investigacin sobre un
asunto especfico.
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin de
informes
Anexo

de la reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin de
informes
Informe

asunto especfico.
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin de
informes
Anexo

de la reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin de
informes
Informe

asunto especfico.
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin de
informes
Anexos

de la reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
y comerciales
Localizacin de
Serie o Subserie
las copias
ACTAS
Actas de reunin
ACTAS
Actas de Comit
de Sostenibilidad
INSTRUMENTOS
DE CONTROL
INFORME
Informe a Entes
de Control
INFORME
Informe a Otras
Entidades
Informe de
Indicadores
Cdigo: GFTFO-570-003
Versin: 0

CONTABILIDAD
Definicin
Origen
Localizacin del
original
Gestin De La Proceso Contable Integracin

Seguimiento Control
Sostenibilidad En El Sistema De Informacin
Acta
y toma de decisiones
Financiera Hipcrates
Documento escrito en el que se relaciona lo

sucedido, tratado o acordado en en la
reunin, adicionalmente contiene el registro
de asistentes
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad

Seguimiento Control
Soportes
Documentos o presentaciones utilizadaz en

el desarrollo de la reunion
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad
Comprobantes de
Diario
Por todas las cuentas que maneja cada

entidad con soportes, incluye los
comprobantes de ingreso y egreso.
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad
Conciliaciones
Bancarias
Documento en el que se registra y compara

los movimientos de distintas cuentas, para
facilitar el monitoreo de saldos y diferencias,
si las hay
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Formulario
Formularios en el cualse registra la

decalracion de impuesto del caso que
corresponda
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Proceso
Procedimiento
Actividad
Gestin De La
Sostenibilidad Conciliacin Bancaria
Financiera
Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates
Gestin De La
Sostenibilidad Conciliacin Bancaria
Financiera
Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates
Tipo Documental
Localizacin
de las copias
Serie o Subserie
ACTAS
Actas de reunin
COMPROBANTES
Expedicin De Certificados De
Gestin De La Ingresos Y Retencin En La
Sostenibilidad Fuente Y Retencin De Ica
Financiera Para Contratistas Servicios
Personales
Declaracin de
impuestos
Personales
Declaracin de
impuestos
Anexos
Son los soportes a los cuales se hace

referencia en el formulario de declaracion
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos
Formulario

corresponda
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos
Anexos

Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos
Formulario

corresponda
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos
Anexos

Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos
Formulario

corresponda
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos

Documento
Mixto
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Declaraciones Tributarias de Ica
Anexos
Declaraciones Tributarias de
Impuesto predial
Ingresos y Patrimonio
Retencin en la Fuente
Archivo de gestion
contabilidad
Personales
Declaracin de
impuestos
Personales
Declaracin de
impuestos

Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates

Formulario

corresponda
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Declaraciones Tributarias de Iva
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Documentos de carcter cuantitativo o

cualitativo que revelan la situacin,
Estados Contables e
actividad y flujos del ente o entes pblicos a
Informes
una fecha o periodo. Son producto del
Complementarios
proceso contable u en cumplimiento de fines
financieros, econmicos y sociales.
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad
Control de
Comunicaciones
Libro radicado
consecutivo
Libro donde se registra los documentos con

su respectivo radicado sea el caso
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad

Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspondencia

Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad

Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspondencia

Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad

Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspondencia

Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad

Elaboracin de
informes
Informe
Documento que da cuenta del estado actual

o de los resultados de un estudio o
investigacin sobre un asunto especfico.
Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad

Elaboracin de
informes
Anexos

Documento
Mixto
Archivo de gestion
contabilidad

Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates
Libros de Bancos
Presenta los movimientos dbito y crdito de

las cuentas, el registro cronolgico y preciso
de las operaciones diarias efectuadas, con
base en los comprobantes de contabilidad
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad
LIBROS OFICIALES
Libros de Bancos

Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates
Libros de Balances
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad
LIBROS OFICIALES
Libros de Balances

Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates
Libros Diario
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad
LIBROS OFICIALES
Libros Diario

Contabilizacin e
Integracin del
sistema de
Informacin
Hipcrates
Libros Mayor
Documento
Inteno
Archivo de gestion
contabilidad
LIBROS OFICIALES
Libros Mayor
Anexos

Contiene los saldos de las cuentas del mes

anterior, las sumas de los movimientos
dbito y crdito de cada una de las cuentas
del respectivo mes, y el saldo final del mismo
mes
Presenta los movimientos dbito y crdito de
las cuentas, el registro cronolgico y preciso
de las operaciones diarias efectuadas, con
base en los comprobantes de contabilidad
Contiene los saldos de las cuentas del mes
anterior, las sumas de los movimientos
dbito y crdito de cada una de las cuentas
del respectivo mes, y el saldo final del mismo
mes.
ESTADOS
INSTRUMENTOS DE CONTROL
INFORME
Informe de Gestin
Versin: 0

PRESUPUESTO
Proceso
Actividad
Procedimiento
Tipo Documental
Documento Archivo de gestion

Interno
Presupuesto
Soportes
Documentos o presentaciones
utilizadaz en el desarrollo de la
reunion

Interno
Presupuesto
Lineamiento de poltica
presupuestal emitida por
la Alcalda Mayor de
Bogot
Es un documento por medio del cual

se dan las directrices u orientaciones
para la proyeccin de los ingresos y
gastos de la suiguiente vigencia
fiscal, que harn parte de la
Externo
Presupuesto
programacin presupuestal de las
entidades distritales, las cuales son
de obligatorio cumplimiento.
Seguimiento Control y toma de

decisiones
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Seguimiento Control y toma de

decisiones
Compromisos
Presupuestales
Documento elaborado por el rea de

Planeacin de la entidad Para ser
enviado a la Secretara de Hacienda
o al CONFIS segn el tipo de entidad
que corresponda.
Las entidades del Sector Central,
Establecimientos pblicos y
Hospitales????registran los datos
sobre los proyectos de inversin y
ejcucin presupuestal.
Compromisos
Presupuestales

Circular de programacin
que corresponda.
presupuestal y
cronograma presupuestal
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales

que corresponda.
que corresponda.
Localizacin de
las copias

se establecen las condiciones
generales para la elaboracinl de la
programacin presupuestal en las
entidades distritales. Este incluye los
Externo
Presupuesto
supuestos macroeconmicos que se
deben tener en cuenta para la
proyeccin
Memorando informando a
las reas el cronograma
para la proyeccin de los
ingresos y gastos para la
siguiente vigencia
Es una comuinicacin por medio de

la cual se realiza la difusin de los
lineamientos presupuestales
emitidos por la Sacretara de
Hacienda, a cada dependencia,
gastos de siguiente vigencia fiscal.

Interno
Presupuesto
Circular informando a las

reas el cronograma para
la proyeccin de los
ingresos y gastos para la
siguiente vigencia
Es una comuinicacin por medio de

la cual se informa a las
dependencias los lineamientos y
directrices presupuestales emitidos
por la Sacretara de Hacienda
gastos de siguiente vigencia fiscal,

Interno
Presupuesto

se proyecta la cuanta de gastos de
funcionamiento que la entidad
requiere para el normal desarrollo
de su actividad; detallndolos
conforme a la clasificacin
previamente establecida.

Interno
Presupuesto
Es un documento que define de

forma detallada la sustentacin
legal, econmica, finaniera etc, de la
proyeccin de gastos y/o ingresos
contenida en la programacin
presupuestal.
Documento Archivo de gestion Archivo de gestion

Interno
Presupuesto
Gerencia

Relacin de gastos
que corresponda.
esenciales
que corresponda.
Localizacin
del original
Acta
Compromisos
Presupuestales
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Origen
Documento escrito en el que se

relaciona lo sucedido, tratado o
acordado en en la reunin,
adicionalmente contiene el registro
de asistentes
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Definicin
*Informe de justificacin
de las partidas
presupuestales de ingresos
y/o gasto

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Cuadro Preliminar del
que corresponda.
anteproyecto de ingresos
y/o gastos
Inversin por proyecto
que corresponda.
PREDIS ORACLE
Es un documento preliminar de la
proyeccin de los gastos y/o ingresos Documento Archivo de gestion
de la entidad para la siguiente
Interno
Presupuesto
vigencia fiscal.
Es un administrador de base de
datos en el cual se encuentra el
consolidado de la proyeccin de
ingresos y de gastos y la ejecucin y
seguimiento del mismo en las
entidades distritales.

Interno
Presupuesto
Serie o
Subserie
ACTAS
Actas de reunin
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales

que corresponda.
Programacin de ingresos
propios (establecimiento
Pblicos, empresas
comerciales o industriales)

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Informe de justificacin
que corresponda.
de los ingresos
proyectados
que corresponda.
*Oficio remisorio de la
programacin y
justificacin de
ingresos

*Plan financiero (formato
que corresponda.
10-F.02)
que corresponda.
*Plan financiero plurianual
que corresponda.
*Informe de justificacin
de los parmetros, las
variables o supuestos
utilizados y cambios en las
tendencias de la
proyeccin.

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Acta de reunin de
que corresponda.
presentacin y aprobacin
del plan financiero
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Oficio remisorio del plan
que corresponda.
financiero o el plan
financiero plurianual
*Marco fiscal de mediano
que corresponda.
plazo
Es un documento en el cual se
proyecta la totalidad de las
percepciones de los ingresos de las
entidades. Los ingresos propios estn
Interno
Presupuesto
conformado por la proyeccin de los
ingresos corrientes
es el documento mediante el cual se

explican las variables tenidas en
cuenta para realizar la proyeccin
de ingresos de la vigencia
presupuestal siguiente.

Interno
Presupuesto
Gerencia
Es una comunicacin por medio de

la cual se enva la programacin de
ingresos y la justificacin de los
mismos.

Interno
Presupuesto
Es un instrumento de planificacin y
gestin financiera de mediano plazo,
proyectado a cuatro aos. Para su
elaboracin se tomarn en
Interno
Presupuesto
consideracin las proyecciones de
ingresos, gastos, supervit o dficit y
su financiamiento.
Es un instrumento de planificacin y
gestin financiera de mediano plazo,
proyectado a diez aos. Para su
elaboracin se tomarn en
Interno
Presupuesto
Gerencia
consideracin las proyecciones de
ingresos, gastos, supervit o dficit y
su financiamient.
describen las variables
macroeconmicas y los supuestos
utilizados en la elaboracin del plan
financiero

Interno
Presupuesto
Gerencia
plasma lo sucedido en la reunin de
un cuerpo colegiado , lo que se
discuti y las decisiones que se
tomaron.

Interno
Presupuesto
Comunicacin por medio de la cual

se enva el Plan financiero o Plan
financiero plurianual

Interno
Presupuesto
Es un documento de tipo estratgico

y presupuestal. Su finalidad es,
determinar el monto total de los
recursos (dinero) y la asignacin de
Interno
Presupuesto
estos entre los diferentes sectores del
Distrito de acuerdo a las prioridades
de la administracin,
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Documento de
que corresponda.
recomendaciones al
CONFIS
*Acta aprobado el plan
que corresponda.
Financiero
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Comunicacin remisoria
que corresponda.
del formulario de planta de
personal con costos.
que corresponda.
*Oficio notificando la
aprobacin o
recomendaciones
sobre el Presupuesto
Es un documento elaborado por la

Secretara Distrital de Hacienda, en
el cual se hacen recomendaciones al
Confis Distrital sobre aspectos que
tienen que ver con el estudio y
aprobacin del presupuesto.

Interno
Presupuesto
Es un documento donde se evala y

aprueba el Plan Financiera

Interno
Presupuesto
Gerencia

se enva el formulario que contiene
la relacin sobre la planta de
personal con costos

Interno
Presupuesto
Es una comuicacin oficial en la cual

el CONFIS, da su aprobacin al
Interno
Presupuesto
presupuesto Distrital.
Compromisos
Presupuestales

*Oficio asignando la cuota
que corresponda.
global de gastos
Es una comunicacin por medio de

la cual se informa los montos
presupuestales aprobados para cada
Mixto
Presupuesto
uno de los sectores.
Compromisos
Presupuestales

*Programa anual
que corresponda.
mensualizado de caja
(PAC)
Es un instrumento de administracin
financiera
mediante el cual se verifica y
aprueba el monto mximo
mensual de fondos disponibles para
Mixto
Presupuesto
las entidades
financiadas con los recursos del
Distrito.
Compromisos
Presupuestales

*Oficio remisorio de la
Es una cominicacin por medio de la
que corresponda.
programacin mensual de cual se remite la programacin
pagos a Tesorera Distrital mensual de pagos
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales

*Anteproyecto de
que corresponda.
Presupuesto
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Oficio remisoria del
que corresponda.
Anteproyecto de
Presupuesto.
que corresponda.
*Proyecto de presupuesto

Mixto
Presupuesto
Estimacin preliminar de los

ingresos y gastos a efectuar para el
desarrollo de los programas
sustantivos y de apoyo de las
dependencias y entidades del Sector
Pblico Presupuestario; para su
elaboracin se deben observar las
normas, lineamientos y polcas

Mixto
Presupuesto

cual se remite el anteproyecto de
presupuesto

Mixto
Presupuesto
Son los ingresos y gastos e a efectuar

para el desarrollo de los programas
sustantivos y de apoyo de
las dependencias y entidades del
Sector Pblico Presupuestario; para
Mixto
Presupuesto
Gerencia
su elaboracin se deben observar
las normas, lineamientos y polticas
de gasto,
ANTEPROYECTO
DE
PRESUPUESTO
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales

*Acuerdo de expedicin del
que corresponda.
presupuesto
*Decreto de liquidacin
que corresponda.
CONFIS emitido
que corresponda.
*Acuerdo de la Junta
Directiva dando concepto
favorable proyecto de
presupuesto

*Resolucin del Proyecto
que corresponda.
de presupuesto
que corresponda.
*Concepto tcnico y
recomendaciones al
proyecto de
presupuesto de las ESES

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Resolucin de aprobacin
que corresponda.
del presupuesto por el
CONFIS
*Resolucin de liquidacin
que corresponda.
del presupuesto
que corresponda.
*Acuerdo de la Junta
Directiva dando concepto
favorable proyecto de
presupuesto

*Resolucin del proyecto
que corresponda.
del presupuesto
Es un acto administrativo expedido

por el Concejo de Bogot, en el cual
se aprueba el Presupuesto Distrital
para la siguiente vigencia y refleja
las cifras por grandes agregados.

Mixto
Presupuesto
Gerencia

por el Alcalde Mayor de Bogot en el
cual liquida el Presupuesto
aprobado por el Concejo para cada
una de las entidades, desagregando
cada una de las cantidades
asignadas.E35

Mixto
Presupuesto

por la junta directiva donde expresa
el concepto favorable al proyecto de
presupuesto de uan entidad.

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es el acto administrativo por el cual

se aprueba el proyecto de
presupuesto

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es un documento de carpacter
tpecnico que analiza , justifica y da
recomendaciones sobre el
anteproyecto de presupuesto
presentado por las ESE.

Mixto
Presupuesto
Es el acto administrativo por medio

del cual se aprueba de forma
definitiva el presupuesto de las
Empresas Industriales y Comerciales
del Distrito, las ESE.

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es un acto administrativo por medio

del cual se adopta y liquida el
Presupuesto aprobado para la
vigencia.

Mixto
Presupuesto
Gerencia

por la junta directiva donde expresa
el concepto favorable al proyecto de
presupuesto de una entidad.

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es el acto administrativo por el cual

se aprueba el proyecto de
presupuesto

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales
Compromisos
Presupuestales

que corresponda.
*Oficio remisorio del

proyecto de presupuesto al
CONFIS y a Secretara
Distrital de Hacienda

*Resolucin de aprobacin
que corresponda.
del presupuesto
*Resolucin de liquidacin
que corresponda.
del presupuesto

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Solicitud de certificado de
EJECUCION
PRESUPUESTAL / que corresponda.
Disponibilidad
DISPONIBILIDADES Las entidades del Sector Central,
Presupuestal.
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Certificado de
EJECUCION
Disponibilidad
Presupuestal
EJECUCION
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
*Solicitud de anulacin de
certificado de
disponibilidad
presupuestal.

*Solicitud de registro
que corresponda.
presupuestal
*Certificado de registro
que corresponda.
presupuestal

cual se remite el anteproyecto de
presupuesto al CONFIS y a la
Secretara de Hacienda.

Mixto
Presupuesto
Es el Acto Administrativo emitido

por la Representante Legal de una
Entidad Descentralizada en la cual
aprueba el Presupuesto,
previamente aprobado por el
Concejo para ser ejecutado por la
Entidad.

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es un acto administrativo por medio

del cual se adopta y liquida el
Presupuesto aprobado para la
vigencia.

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es la comunicacin por medio de la

cual las reas solicitan que se expida
el certificado de disponibilidad
presupuestal cuando van a asumir
Mixto
Presupuesto
un compromiso
financiero.
CERTIFICADOS
Certificados de
Disponibilidad
Presupuestal
Es un documento de gestin
financiera y presupuestal
que permite dar certeza sobre la
existencia de una apropiacin
disponible y libre de afectacin para
la asuncin de un compromiso

Mixto
Presupuesto
CERTIFICADOS
Certificados de
Disponibilidad
Presupuestal

se solicita la
anulacin de una disponibilidad
presupuestal debido a
la no ejecucin del compromiso
CERTIFICADOS
Documento Archivo de gestion Archivo de gestion Certificados de
Mixto
Presupuesto
Gerencia
Disponibilidad
Presupuestal
Es la comunicacin por medio de la

cual las reas
solicitan que se expida el registro de
disponibilidad
presupuestal cuando van a asumir
un compromiso
cuando ya ha sido asignado .

Mixto
Presupuesto
Es el documento mediante el cual se

afecta una
apropiacin existente en forma
definitiva. Esto implica
que los recursos financiados
mediante ese registro no
podrn ser destinados a ningn otro
fin. Debe indicar el
valor y el plazo de los pagos a
ejecuta

Mixto
Presupuesto
Certificados de
registro
Presupuestal
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL

*Solicitud de certificado de
que corresponda.
compromiso presupuestal
*Solicitud de anulacin de
que corresponda.
registro presupuestal
*Circular de cierre
que corresponda.
presupuestal
*Registro en el aplicativo
que corresponda.
PREDIS.
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Informe de ejecucin
que corresponda.
presupuestal de ingresos y
gastos
que corresponda.
*Relacin de saldos de los

registros
presupuestales.*Formato
11. f 13

*Acta de anulacin de
que corresponda.
saldos no comprometidos.
*Relacin de cuentas por
que corresponda.
pagar.
Es el documento por medio del cual

se registran los
compromiso legalmente
constituidos, pero cuyo objeto
no fue cumplido dentro del ao fiscal Documento Archivo de gestion
que termina y ser
Mixto
Presupuesto
pagado con cargo a la reserva que se
constituye a mas
tardar el 20 de enero de la vigencia
siguiente
Es el documento por medio del cual

se solicita la
anulacin de un registro
presupuestal que ha sido
previamente solicitado por una
dependencia o centro de
costo.

Mixto
Presupuesto
Es el documento en le cual se dan la

directrices a las Entidaddes que
conforman el presupuesto Distrital
para ejecutar el cierre presupuestal
de la anualidad.

Mixto
Presupuesto
Es el nombre del aplicativo de la

Secretara de Hacienda Distrital en
el cual se maneja el Presupuesto
y todas las entidades que conforman
el presupuesto Distrital del sector
Central y Empresas industriales y
Comerciales del Distrito tienen
acceso a l

Mixto
Presupuesto
Es el informe que las Entidades

deben presentar con una
periodicidad mensual sobre el
manejo del presupuesto de ingresos
y gastos.

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es el reporte ordenado de todos los

registro
presupuestales que afectaron una
apropiacin
existente en forma definitiva. Esto
implica que los
recursos financiados mediante esos
registros no
podrn ser destinados a ningn otro
fin.

Mixto
Presupuesto
Certificados de
registro
Presupuestal
Es el documento (Acta) firmada por

el responsable de presupuesto y el
representante legal mediante la cual
se anulan los saldos de los recursos
Mixto
Presupuesto
Gerencia
del presupuesto que no estn
comprometidos con el fin de tener un
soporte para descargar las partidas.
Es el listado de aquellas obligaciones

constituidas para amparar los
compromisos que se hayan derivado
de la entrega de los bienes, obras y
servicios y de su recibido a
Mixto
Presupuesto
satisfaccin antes del 31 de
diciembre de cada ao, y de
anticipos y pagos por anticipados
CIERRE
PRESUPUESTAL
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL

*Informe del estado de la
que corresponda.
tesorera.
que corresponda.
que corresponda.
Es el documento que contiene la

suma de los valores en caja, bancos e
inversiones temporales a 31 de
diciembre. De este estado harn
Mixto
Presupuesto
parte los saldos reportados por el
tesorero como propiedad de terceros
y los fondos especiales.
Es el documento que contiene la

diferencia entre la disponibilidad
neta de Tesorera y el monto de las
*Formulario de supervit
obligaciones y compromisos
fiscal o excedente
presupuestales legalmente
financiero. Formato No 11adquiridios y pendientes de pago a
f.08
31 de diciembre. En la
administracin central se denomina
supera
*Informe de
disponibilidades,
compromisos y
autorizaciones de giro.
Es el documento elaborado por la

Secretara de Hacienda Distrital que Documento Archivo de gestion
muestra la situacin fiscal del sector
Mixto
Presupuesto
central y los establecimientos blicos
CIERRE
PRESUPUESTAL

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Propuesta de distribucin
que corresponda.
de los excedentes
financieros
Es el documento preparado por la

Direccin Distrital de presupuesto y
la Secretara Distrital de Planeacin
en el cual proponen al Confis la
distribucin de los excedentes
financieros de los establecimientos
pblicos, loa fondos de Desarrollo
Local.

o al CONFIS segn el tipo de entidad *Oficio remisorio de los
Es la comunicacin oficial remisoria
que corresponda.
informes a la Secretara de de los informes de Cierre
Hacienda
presupuestal
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Informe de ejecucin
que corresponda.
presupuestal activa y
pasiva de ingresos y gastos
que corresponda.

Mixto
Presupuesto
Es el cuadro que registra los datos

numricos de las cifras de la
ejecucin activa y pasiva de la
Entidad.

Mixto
Presupuesto

Mixto
Presupuesto

Mixto
Presupuesto
Gerencia
Es el informe que muestra la

ejecucin por proyectos ejecutados
*Informe de la ejecucin
con recursos del Sistema General de
por proyectos del Sistema
Participaciones, con detalle de los
General de Participacin y
Mixto
Presupuesto
Gerencia
pagos realizados y los resultados
plusvala
alcanzados de acuerdo con las metas
establecidas.

que corresponda.
*Informe de logros
que corresponda.
pagar
Es el informe que deben presentar

las entidades sobre los logros mas
significativos alcanzados con la
ejecucin del presupuesto de la
vigencia.

Mixto
Presupuesto
Es el listado que registra las

obligaciones constituidas para
amparar los compromisos que se
hayan derivado de la entrega de los
bienes, obras y servicios y de su
recibo a satisfaccin antes del 31 de
diciembre de cada ao; y de
anticipos y pagos por anticipo

Mixto
Presupuesto
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL
EJECUCION
PRESUPUESTAL

que corresponda.
cobrar
*Informe de ajuste
que corresponda.
presupuestal
o al CONFIS segn el tipo de entidad *Oficio enviando la
que corresponda.
informacin del cierre
presupuestal
que corresponda.
Libro radicado consecutivo
Libro radicado de
que corresponda.
correspondencia
que corresponda.
que corresponda.
Es el listado que registra las cuentas

por cobrar certificadas por las
personas naturales o jurdicas
pblicas o privadas, cuyos recursos
no han ingresado a la tesorera al
cierre de la vigencia fiscal pero de
las cuales se tiene la certeza que se
recauda

Mixto
Presupuesto
Es el documento que contiene los

ajustes de tipo presupuestal que se
deben realizar con el fin de buscar
la armonizacin entre lo
nicialmente presupuestado y lo
realmente ejecutado

Mixto
Presupuesto
Es la comunicacin oficial dirigida a

la Direccin
Distrital de Presupuesto de la
Secretara de Hacienda,
y a la Secretara Distrital de
Planeacin, con la cual se envan los
documentos generados en el
rocedimiento de cierre presupuestal.

Mixto
Presupuesto
Libro donde se registra los

documentos con su respectivo
radicado sea el caso

Mixto
Presupuesto
Libro radicado
consecutivo


Mixto
Presupuesto
Libro radicado
de
correspondencia
*Informe de ejecucin
activa (ingresos) Informe
de ejecucin pasiva
(gastos)
Es el informe que registra los datos

relacionados con la ejecucin
presupuestal activa pasiva y
vigencias
futuras.

INFORME
Mixto
Presupuesto
Gerencia
*Comunicacin oficial
remisoria del informe de
Ejecucin a Secretara de
Hacienda secretara de
planeacin. y entes de
control
Es la comunicacin oficial emitida

por el ordenador del gasto y el
responsabvle del presupuesto, con la
cual se enva el informe mensual de
la ejecucin presupuestal
de la Entidad.

Mixto
Presupuesto

que corresponda.
*Informe
que corresponda.
*Anexos
Documento que da cuenta del estado

actual o de los resultados de un
estudio o investigacin sobre un
Mixto
Presupuesto
asunto especfico.
reunion

Mixto
Presupuesto
Informe de Ejecucin Presupuestal
Informe de
Gestin
Versin: 0

TESORERIA
Proceso
Actividad
Procedimiento
Tipo
Documental
Definicin
Origen
Localizacin del Localizacin de las

original
copias
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Pago Nomina Planta

Seguimiento Control y
Y Prestacin De
*Acta
toma de decisiones
Servicios

Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Pago Nomina Planta

Seguimiento Control y
Y Prestacin De
*Soportes
toma de decisiones
Servicios

de la reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Boletn Diario de
Tesorera
Movimiento diario de ingresos, egresos y transacciones

realizadas por la tesorera con sus respectivos soportes
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Consolidados de
Ingresos
Documento que se usa para los balances, informes

contables y cuenta de resultados de una sociedad para
este caso los inegresos de tesoreria
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Consolidados de
Egresos

este caso los egresos de tesoreria
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
*Movimientos
diarios

este caso los ingresos y egresos de tesoreria
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Documento
Externo
Archivo de gestion
Tesoreria
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Documento
Externo
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
*Comprobante
Serie o Subserie
ACTAS
Actas de reunin
BOLETINES
Boletn Diario de Tesorera
Por todas las cuentas que maneja cada entidad con

soportes, incluye los comprobantes de ingreso y egreso.
COMPROBANTES
Comprobantes de Egreso
*Anexos
*Comprobante
Por todas las cuentas que maneja cada entidad con

soportes, incluye los comprobantes de ingreso y egreso.
*Anexos
Libro radicado
consecutivo
Libro donde se registra los documentos con su respectivo

Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Libro radicado de
correspondencia
Libro donde se registra los documentos con su respectivo

Documento
Interno
Archivo de gestion
Tesoreria
Generacin De
Boletines De
Movimiento De
Fondos Diarios
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Registro Entrega
de Turno
Documento en el cual se registran la novedades

transcurridas en el turno
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Informes Entes De
Control Contralora
De Bogot (Sivicof)
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Informe

resultados de un estudio o investigacin sobre un asunto
especfico.
Documento
Mixto
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Informes Entes De
Control Contralora
De Bogot (Sivicof)
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
*Anexos

de la reunion
Documento
Mixto
Archivo de gestion
Tesoreria
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Conciliacin
Bancaria
Gestin de pago y
reportes diarios de
movimientos de
tesorera
Libros de Bancos
Presenta los movimientos dbito y crdito de las cuentas,

el registro cronolgico y preciso de las operaciones
diarias efectuadas, con base en los comprobantes de
contabilidad
Documento
Mixto
Archivo de gestion
Tesoreria
COMPROBANTES
Comprobantes de ingreso
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Archivo de gestion
Tesoreria
INFORME
Informe de Gestin
LIBROS
Libros de Bancos

ADMISIONES Y FACTURACION
Proceso
Actividad
Procedimiento
Tipo
Documental
Definicin
Documento escrito en el que se relaciona
lo sucedido, tratado o acordado en en la
reunin, adicionalmente contiene el
registro de asistentes
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Acta
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Soportes
Documentos o presentaciones utilizadaz

en el desarrollo de la reunion
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Factura
La factura, documento mercantil que refleja

toda la informacin de una operacin de
compraventa. factura debe reflejar la entrega
de un producto o la provisin de un servicio,
junto a la fecha de devengo, adems de
indicar la cantidad a pagar en relacin a
existencias,
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Documento de
Identidad
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Carnet
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Ordenes Medicas
de farmacia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
*Hoja de gastos
procedimientos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
Asignacin Y
Facturacin De Citas
Mdicas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
El documento de identidad, tambin conocido

como Cdula de Ciudadana (CC), Tarjeta de
Identidad (TI), Registro Civil (RC), Cdula de
Extranjera (CE), Carn de Identidad (CI),
Cdula de Identidad (CI), Documento
Nacional de Identidad (DNI), Documento
nico de Identidad(DUI), identificacin oficial
o simplemente identificacin (ID),
dependiendo de las denominaciones utilizadas
en cada pas, es un documento pblico que
contiene datos de identificacin personal,
emitido por un empleado pblico con
autoridad competente para permitir la
identificacin personal e inequvoca de los
ciudadanos.
Origen
Localizacin
del original
Versin: 0
Localizacin
de las copias
Serie o
Subserie
ACTAS
Actas de reunin
FACTURAS
Facturas
Capitadas
Documento de identificacin el cual acredita

a su portador como miembro de una
determinada empresa o entidad
*Informe
Quirrgico
*Resumen
Atencin
hospitalaria
Factura
*Documento de
Identidad

existencias,
ciudadanos.
FACTURAS
Facturas de
Consulta Externa
FACTURAS
Facturas de
Consulta Externa
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Solicitud de
servicio u orden de
cita
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Carnet
Provisional
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Hoja de Admisin
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Orden de
Laboratorio
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Registro Civil de
Nacimiento
El documento de identidad,
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Factura

existencias,
ciudadanos.
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Documento de
Identidad
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Orden de Servicio
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Registro de
Urgencia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Consulta Externa
*Carnet

Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Factura

existencias,
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Documento de
Identidad
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Solicitud de
servicio u orden de
cita
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Carnet
Provisional
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Informe
Quirrgico del
procedimiento
Facturas de
evento

ciudadanos.

Facturas de
Hospitalizacin
Facturas de
Hospitalizacin
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Hoja de gastos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Resumen de
atencin
hospitalaria y
Epicrisis
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Referencia y
Contra referencia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Ordenes de
Servicio
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Ordenes Mdicas
de Farmacia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Hospitalizacin
*Hoja de Admisin
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Urgencias
*Factura
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Urgencias
*Documento de
Identidad
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Urgencias
*Orden de Servicio
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Urgencias
*Registro de
Urgencia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Facturacin
Urgencias
*Carnet
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
INSTRUMENTOS
DE CONTROL
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Libro Radicado
consecutivo
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Libro radicado de
correspondencia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Informacin
Administrativa
INFORME
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Informacin
Administrativa
Informe de Gestin
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Informacin
Administrativa
*Informe
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Informacin
Administrativa
*Anexos

existencias,
ciudadanos.

Facturas de
Urgencias
Cdigo:
GFT-FO570-003
Versin: 0

Proceso
Procedimie
nto
CARTERA
Actividad
Tipo Documental
Definicin
Origen
Localizaci Localizaci
n del
n de las
original
copias

Documento
reunin, adicionalmente contiene el registro Interno
de asistentes
Archivo de
gestion
Cartera
*Soportes

Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera
*Acuerdo
Documento en el cual se plasma el acuerdo

y/o convenio entre dos o ms partes en la
resolucin premeditada de una cuenta de
cobro o lo que sea requerido
Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera
Gestin de cobro,
conciliacin y
acuerdos de pago de
cartera
*Pagare
Documento que contiene la promesa

incondicional de una persona o entidad
(denominada suscriptora), de que pagar a
Documento
una segunda persona y/o entidad (llamada
Interno
beneficiaria o tenedora), una suma
determinada de dinero en un determinado
plazo de tiempo.
Archivo de
gestion
Cartera
Recaudo De
Cartera
Gestin de cobro,
conciliacin y
acuerdos de pago de
cartera
*Soportes

Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Gestin de cobro,
Proceso administrativo en el que las partes
conciliacin y
Conciliaciones de Cartera identifica sus diferencias y pactan sus
acuerdos de pago de
posibles soluciones.
cartera
Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Elaboracin de los
estados de cartera
permitiendo el
anlisis y la toma de
decisiones
Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Seguimiento Control
*Acta
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Seguimiento Control
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Gestin de cobro,
conciliacin y
acuerdos de pago de
cartera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
*Actas de conciliacin
Documento en el cual se plasma el acuerdo

y/o convenio entre dos o ms partes en la
resolucin premeditada de una cuenta de
cobro o lo que sea requerido
Recaudo De
Cartera
Elaboracin de los
estados de cartera
permitiendo el
anlisis y la toma de
decisiones
*Cuentas de cobro
Documento que cumple una funcin de

comprobante de la realizacin de un pago,
existen formatos pro forma de cuenta de
cobro que pueden utilizarse para hacer un
cobro por la prestacin de un servicio
cuando no se esta obligado a facturar,
aunque para la contabilidad de quien hace
el pago debe hacerse un documento que le
de validez contable como recibo de pago,
una nota de contabilidad, comprobante de
egresos o recibo de caja etc
Documento
Interno
Recaudo De
Cartera
Control de
Comunicaciones
Libro radicado
consecutivo

Documento
Interno
Recaudo De
Cartera
Control de
Comunicaciones
Libro radicar llamadas Libro donde se registra los documentos con

de gestin
Documento
Interno
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspondencia
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Elaboracin de
informes
*Informe
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Recaudo De
Cartera
Recaudo De
Cartera
Elaboracin de
informes
Elaboracin de
informes
*Anexos
Recibos de caja
Archivo de
gestion
Cartera
Archivo de
gestion
Cartera
Archivo de
gestion
Cartera
Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera

Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera

Documento
Interno
Archivo de
gestion
Cartera
El recibo de caja es un soporte de

contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo, cheques y otras formas de
recaudo. El original se entrega al cliente, y Documento
las copias generalmente se archivan as:
Interno
una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Archivo de
gestion
Cartera

Serie o
Subserie
ACTAS
Actas de
reunin
ACUERDOS
Acuerdos de
Pago
CONCILIACION
ES
Conciliaciones
de Cartera
ESTADOS
Estados de
cartera
INSTRUMENTO
S DE CONTROL
INFORME
Informe de
Gestin
RECIBOS DE
CAJA
Versin: 0

AUDITORIA DE CUENTAS
Proceso
Actividad
Procedimiento
Tipo Documental
Definicin
Origen
Localizacin
del original

adicionalmente contiene el
Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
reunion
Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Seguimiento Control
*Acta
Glosas Devoluciones Y y toma de decisiones
Respuestas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Seguimiento Control
*Soportes
Glosas Devoluciones Y y toma de decisiones
Respuestas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Solicitud de
Glosas Devoluciones Y conceptos
Respuestas
*Solicitud
Comunicacin por medio de la

Archivo de
cual se solicita la concepto una en Documento
gestion Auditoria
referencia a la ejecucin de
Interno
de cuentas
determinada actividad
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Solicitud de
Glosas Devoluciones Y conceptos
Respuestas
*Concepto
Archivo de
Respuesta basada en argumentos Documento
gestion Auditoria
previamente establecidos
Interno
de cuentas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Control de
Glosas Devoluciones Y Comunicaciones
Respuestas
Libro radicado
consecutivo

Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Control de
Glosas Devoluciones Y Comunicaciones
Respuestas
Libro radicado de
correspondencia

Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Elaboracin de
Glosas Devoluciones Y informes
Respuestas
*Informe
Documento que da cuenta del

Archivo de
estado actual o de los resultados Documento
gestion Auditoria
de un estudio o investigacin
Interno
de cuentas
sobre un asunto especfico.
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Elaboracin de
Respuestas
*Anexos
reunion
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Elaboracin de
Respuestas
*Informe
Documento que da cuenta del

Archivo de
estado actual o de los resultados Documento
gestion Auditoria
de un estudio o investigacin
Interno
de cuentas
sobre un asunto especfico.
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Elaboracin de
Respuestas
*Anexo
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Glosas Devoluciones Y
Respuestas
Gestin de respuesta
y soporte de
*Actas de Contestacion
actividades que se
Inicial de Glosas
glosaron
Documento que permite conocer

inicialmente la catidad, el valor y
Archivo de
los productos que fueron
Documento
gestion Auditoria
glosados , para as iniciar proceso Interno
de cuentas
de conciliacin o aceptacin de la
glosa
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Respuestas
Gestin de respuesta
y conciliacin de
*Actas de Consiliacion
actividades que se
de Glosas
glosaron
Documento en el cual se
enidencia la realizacion de
reunionen en cuya se tramita la
conciliacion de las glosas
Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Respuestas
Gestin de respuesta
y conciliacin de
*Comunicaciones
actividades que se
glosaron
Es la comunicacin oficial
remisoria de los informes Cierre
de glosas
Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De Glosas /
Manual nico De
Respuestas
Gestin de respuesta
y conciliacin de
*Soportes de Glosa
actividades que se
glosaron
Documentos que soportan la

realizacin de una actividad y
con la cual se demuestra que no
debe haber glosa o por lo menos
conciliarla o cerrarla
Archivo de
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gestion Auditoria
Interno
de cuentas
reunion
Localizacin
de las copias
Serie o
Subserie
ACTAS
Actas de
reunin
CONCEPTOS
Conceptos
Auditora
INSTRUMENTO
S DE CONTROL
INFORME
Informe de
Gestin
Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
Archivo de
Documento
gestion Auditoria
Interno
de cuentas
INFORME
Informe de
Glosa
GLOSAS
Versin: 0

COSTOS
Proceso
Actividad
Procedimiento
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Revisin Y/O
Distribucin De
Costos De Facturas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Revisin Y/O
Distribucin De
Costos De Facturas
Revisin Y/O
Distribucin De
Costos De Facturas
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Tipo
Documental
Definicin
Origen
Localizacin
del original

reunin, adicionalmente contiene el
Documento
Interno
Archivo de gestion
Costos
Seguimiento
Control y toma de
decisiones
Seguimiento
Control y toma de
decisiones
*Acta
*Soportes

Documento
Interno
Archivo de gestion
Costos
Control de
Comunicaciones
Libro radicado
consecutivo

Documento
Interno
Archivo de gestion
Costos
Revisin Y/O
Distribucin De
Costos De Facturas
Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspndencia

Documento
Interno
Archivo de gestion
Costos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Informes De Costos
Elaboracin de
informes
*Informe

Documento
Mixto
Archivo de gestion
Costos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Generacin De
Informes De Costos
Control de
Comunicaciones
*Anexo

Documento
Mixto
Archivo de gestion
Costos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin De
Informes De Costos
Por Actividad
Elaboracin de
informes
*Informe

Documento
Mixto
Archivo de gestion
Costos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin De
Informes De Costos
Por Actividad
Control de
Comunicaciones
*Anexos

Documento
Mixto
Archivo de gestion
Costos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin De
Informes De Costos
Por Actividad
Elaboracin de
informes
*Distribucion de
Costos

Documento
Mixto
Archivo de gestion
Costos
Gestin De La
Sostenibilidad
Financiera
Elaboracin De
Informes De Costos
Por Actividad
Control de
Comunicaciones
*Anexos
Documentos utilizados como soportes de la

gestion realizada
Documento
Mixto
Archivo de gestion
Costos
Localizacin
Serie o Subserie
de las copias
ACTAS
Actas de reunin
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
INFORME
Informe de Costos
INFORME
Informe de Gestin
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Registros
Distribucin de
Costos
Cdigo: GFT-FO-570003
Versin: 0
Proceso
GESTION COMERCIAL
Procedimiento
Actividad
Tipo
Documental
Definicin
Origen
Localizacin
del original
Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
#N/D
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Gestin De La
Sostenibilidad Financiera
Diseo E Implementacin
Del Plan De Mercadeo
Seguimiento
Control y toma de *Acta
decisiones

adicionalmente contiene el registro de
asistentes
Gestin De La
Seguimiento
Control y toma de *Soportes
decisiones
reunion
Gestin De La
Seguimiento
Control y toma de *Acta
decisiones

adicionalmente contiene el registro de
asistentes
Gestin De La
Seguimiento
Control y toma de *Soportes
decisiones
reunion
Gestin De La
Gestin De La
Gestin De La
Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Localizacin de
las copias
ACTAS
Actas Comit
Seguimiento al
Contrato efectuado con
el F:F:D
ACTAS
Actas de reunin
*Contrato
Documento en el cual se plasma el

acuerdo y/o convenio entre dos o ms
partes en la resolucin premeditada
de una cuenta de cobro o lo que sea
requerido
#N/D
Archivo de gestion
de la entidad con
la cual se contrata
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Seguimiento y
Control de
contratos
*Modificaciones
Prorrogas y/o
Adiciones
reunion
#N/D
Archivo de gestion
de la entidad con
la cual se contrata
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Seguimiento y
Control de
contratos
*Bases de Datos de
Usuarios
reunion
#N/D
Archivo de gestion
de la entidad con
la cual se contrata
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Gestin De La
Seguimiento y
Control de
contratos
*Comunicaciones
Oficiales de
Contrato

informa o solicita respuesta de un
asunto en particular en referencia al
contrato
#N/D
Archivo de gestion
de la entidad con
la cual se contrata
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Gestin De La
Seguimiento y
Control de
contratos
Libro radicado
consecutivo

Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Gestin De La
Control de
Comunicaciones
Libro radicado de
correspondencia
reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Gestin De La
Elaboracin de
informes
*Informe
reunion
Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
Gestin De La
Elaboracin de
informes
#N/D
Documento
Interno
Archivo de gestion
Gestion Comencial
*Anexos
Serie o Subserie
CONTRATOS/ORDENES/
CONVENIOS
Contratos de Ventas de
Servicios
INSTRUMENTOS DE
CONTROL
INFORME
Informe de Gestin

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Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido,

Documentos o presentaciones utilizadaz en el desarrollo

Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido,

Documentos o presentaciones utilizadaz en el desarrollo

Libro donde se registra los documentos con su

Libro donde se registra los documentos con su

Documento que da cuenta del estado actual o de los

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CUADRO DE CARACTERIZACION DOCUMENTAL

Gestin De La Proceso Contable Integracin

Documento escrito en el que se relaciona lo

Gestin De La Proceso Contable Integracin

Documentos o presentaciones utilizadaz en

Por todas las cuentas que maneja cada

Documento en el que se registra y compara

Formularios en el cualse registra la

Son los soportes a los cuales se hace

Formularios en el cualse registra la

Son los soportes a los cuales se hace

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Documentos de carcter cuantitativo o

Libro donde se registra los documentos con

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Libro donde se registra los documentos con

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Libro donde se registra los documentos con

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Libro donde se registra los documentos con

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Documento que da cuenta del estado actual

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Presenta los movimientos dbito y crdito de

Gestin De La Proceso Contable Integracin

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Contiene los saldos de las cuentas del mes

CUADRO DE CARACTERIZACION DOCUMENTAL

Documento Archivo de gestion

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Es un documento por medio del cual

Seguimiento Control y toma de

Seguimiento Control y toma de

Documento elaborado por el rea de

Documento elaborado por el rea de

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Es un documento por medio del cual

Es una comuinicacin por medio de

Documento Archivo de gestion

Circular informando a las