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ACTIVIDAD 1
INTRODUCCIN
PRODUCCIN DOCUMENTAL
RECEPSION
Podemos definir la recepcin y despacho de documentos a un proceso
continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital
importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier
institucin, por pequea que sea sta, se debe tener un conocimiento bsico de
correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de informacin
que circula por all.
Este departamento es uno de los ms importantes, si lo vemos en el aspecto
que tiene la responsabilidad de distribuir la informacin que recibe del exterior
de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de
la
empresa
o
institucin
a
que
valla
dirigida.
Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos,
DISTRIBUCION
TRAMITE
Trmite es la gestin o diligenciamiento que se realiza para obtener un
resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver
una cosa o un asunto.
ORGANIZACION
Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos
o funcionales.
CONSULTA
Consulta del documento. La direccin del Archivo General puede excluir o
restringir la consulta de aquellos documentos originales que por su antigedad
o estado de conservacin considere necesario. En estos casos propone
soluciones alternativas que faciliten su consulta. La consulta, en cuanto a forma
y plazos, de los documentos producidos por la UA se determina segn lo
dispuesto en la normativa vigente. Para la documentacin de carcter histrico
rige la libertad de consulta. Los requisitos de acceso a los fondos privados se
rigen por las condiciones acordadas por las partes firmantes en el
correspondiente documento de donacin (F02-PC16). El/la gestor/a del Archivo
General localiza en el catlogo documental la documentacin solicitada y la
entrega al usuario.
CONSERVASION
La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad
y trascendencia.
La conservacin de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde
tiempos remotos. Como resultados de la utilizacin de tcnicas y productos
qumicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservacin
preventiva, menos costosa que la nica otra alternativa existente, la
restauracin. Se conocen diversas tcnicas de higiene ambiental, de
desacidificacin preventiva, de proteccin contra incendios y restauracin.
GLOSARIO
Acceso a Documentos de archivo
Derecho de los Ciudadanos a consultar LA INFORMACIN Que conservan los
Archivos Pblicos, Trminos Consagrados por la Ley.
Almacenamiento De Documentos
Accin de guardar Sistemticamente en documentos de archivo en espacios,
mobiliario y unidades de Conservacin apropiadas.
Coleccin documental
Conjunto De Documentos Reunidos SEGN Criterios subjetivos Y Que por lo
del tanto no estructure Una Tiene Orgnica ni Responde a los Principios de
respeto a la procedencia y al Orden originales.
Documento original de
Fuente primaria de informacin con todos los Rasgos y Caractersticas Que
permiten Garantizar su Autenticidad e Integridad.
Documental Eliminacin
Actividad resultante de la disposicin final de sealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental prrafo aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, el pecado perjuicio de conservar
su informacin in otros soportes.
Foliar
Accin de numerar hojas.
Gestin documental
Conjunto de Actividades Administrativas y Tcnicas, tendientes a la
Planificacin, Manejo y Organizacin de la Documentacin producida y recibida
por las Entidades, Hasta desde su origen destino definitivo con el Objeto de
facilitar su utilizacin y Conservacin
Documental Retencin
Plazo Que los Documentos Deben Permanecer en el archivo de gestin o en el
archivo central, Tal Como se consigna en la tabla de retencin documental.
Tabla de documental retencin
Listado de serie, con sus correspondientes tipos documentales, una las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital importancia
de los documentos.
CONCLUSIN
Considero que es un tema de suma importancia el cual nos imparte
conocimientos, con la realizacin de este pude conocer conceptos de archivo
los cuales eran desconocidos para m los y que en la vida profesional me van a
permitir desarrollar las actividades con eficiencia y de la mejor manera.