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Manual de Usurio - NetSuite

Processo: Gesto de Ativo Imobilizado


Verso: 1.0

Manual do Usurio
NETSUITE
GESTO DE ATIVO
IMOBILIZADO
(Mdulo FAM Fixed Asset Management)

Data: 13 de maro de 2015

2015 SuitePlus Tecnologia e NetSuite, Inc. Todos os direitos reservados. Este documento no pode ser reproduzido ou transmitido
mecnica ou eletronicamente sem expressa autorizao da SuitePlus Tecnologia. SuitePlus Tecnologia, Netsuite e seus logotipos so marcas
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Processo: Gesto de Ativo Imobilizado
Verso: 1.0

ndice
ATIVO FIXO/IMOBILIZADO ................................................................................................................. 3
CRIAO DE ITENS (ASSET PROPOSAL AND ASSET CRIATION) .......................................................................... 3
1. Criao Manual de Itens ...................................................................................................................... 3
2. Criao semi-manual de itens a partir de transaes Asset Proposal ................. 4
3. Criao Automtica de Itens de Imobilizado ........................................................................... 6
GERENCIAR ITENS ...................................................................................................................................................... 7
1. Depreciaes (Depreciation) ............................................................................................................ 8
2. Baixa de Itens (Disposal) ..................................................................................................................... 8
3. Reavaliao de itens Asset Revaluation ................................................................................. 9
4. Quebra de Itens Asset Split ........................................................................................................... 10
ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS ................................................................................................................... 10
RELATRIOS E BUSCAS .......................................................................................................................................... 11

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Ativo Fixo/Imobilizado
At o presente momento o modo de ativo fixo no foi traduzido para o idioma
Portugus. Para fins de consistncia nas instrues apresentadas, utilizamos
descries e referncias em Ingls. As instrues abaixo so operacionais e
assumem que a parametrizao inicial foi realizada. Para dvidas e questes no
tratadas aqui, acesse a tela de Ajuda padro do Netsuite que toda essa
documentao (em Ingls) bem como informaes detalhadas sobre a
parametrizao.
A parametrizao inicial do mdulo inclui a criao dos tipos de ativo onde se define
as contas contbeis padro, a vida til, mtodo de depreciao e outros parmetros
globais.

Criao de Itens (Asset Proposal and Asset Criation)


A criao de itens do imobilizado pode ser feita de 3 maneiras distintas: entrada
manual, semi-manual a partir de transaes e automaticamente a partir de
transaes. Itens em meia-vida ou parcialmente depreciados podem ser
importados a partir de templates. Este caso normalmente realizado durante a
configurao inicial do mdulo e no ser discutido neste manual. Cada mtodo
descrito abaixo em detalhes. O entendimento da diferena entre eles fundamental
para a boa gesto do processo como um todo.
1.

Criao Manual de Itens

A criao manual de itens consiste em digitar seus dados em tela apropriada.


Normalmente este mtodo usado quando o item no passou por um processo de
compra ou lanamento contbil.
A ilustrao abaixo apresenta as principais informaes a serem preenchidas durante
a criao manual de um item de imobilizado. Os campos demarcados com um
asterisco esquerda do nome denota campo obrigatrio.
(1)
Acesso tela de Novo Item - New FAM-Asset
(2)
Name - Nome do Item
(3)
Asset Type - Tipo de Asset. Trata-se da classificao do item que prconfigurada e contm as contas contbeis padro que sero usadas na transaes da
vida deste item.
(4)
Accounting Method Mtodo de depreciao a ser aplicado a este item.
Configurado durante parametrizao e determina a tabela de depreciao do item.
(5)
Asset Status Determina o status do item sendo criado: em depreciao,
totalmente depreciado, baixado, no depreciado.
(6)
General A aba de informaes gerais no possui campos obrigatrios, mas
contem campos importantes na gesto de ativos de sua empresa e devem receber a
devida ateno.
(7)
Accounts Trata-se da aba de contas contbeis que sero usadas na vida
do item. Elas so preenchidas de acordo com a opo no item (3) e podem ser
alteradas nesse momento.
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Figura 1 Tela de entrada manual de itens de imobilizado

2.

Criao semi-manual de itens a partir de transaes Asset Proposal

A criao semi-manual de itens a partir de transaes feita atravs da monitorao


das contas contbeis de ativo. Este processo garante que todos os lanamentos
realizados nas contas de Ativo sejam devidamente analisadas e tenham seus itens de
imobilizado criados quando necessrio. A partir das transaes identificadas novos
itens de imobilizado so propostos para aprovao e criao de novos itens. A tela
abaixo demonstra os passos necessrios para criao de um item de imobilizado.

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Figura 2 Acesso funo Asset Proposal


Utilize os filtros para selecionar os tipo de Ativo desejado (1). A subdisiria (2)
desejada e pressione Refresh. As transaes identificadas sero carregadas.
Marque os desejados e acione a ao desejada: Propose New Asset, Generate
Assets, Reject Proposal. Quando utilizado, esta tela possibilita a criao de itens
automaticamente aps a seleo da ao (4) Generate Assets, prope uma criao
que pode ser verificada Propose New Assets na ao (5) e rejeita a criao Reject
Proposals atravs da ao (6). Os novos itens sero criados de acordo com as
definies padro criadas na configurao do tipo de asset (Asset Type).

Figura 3 Tela de Asset Proposal


Durante qualquer momento, acione o link Edit para visualizar o detalhe do itens
contido na proposta de item. A tela abaixo apresenta os detalhes do item de
imobilizado a ser criado. O Asset Type (1) determina os valores padro para o item.
Os dados da transao (2) indicam o valor e a origem do item (lanamento contbil,
nota de compra, transferncia de estoque, etc.). Verifique as demais abas com
informaes adicionais.
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Figura 4 Tela de detalhe do Asset a ser criado

3.

Criao Automtica de Itens de Imobilizado

A criao automtica de itens (Asset Criation) de imobilizado permite que toda e


qualquer transao que debite as contas de ativo imobilizado gerem um novo ativo
baseado no tipo de ativo (Asset Type) associado quela conta. Este processo elimina
a possibilidade de rejeio bem como a verificao intermediria do item a ser
criado.

Figura 5 Acesso Tela de Asset Creation

Esta tela deve ser utilizada com cuidado, pois no oferece opo de interromper o
processo. Caso acesse a tela e no deseje continuar, utilize as opes do Menu para
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selecionar outra tela e sair da mesma sem acionar o boto Create Assets. Para criar
itens de imobilizado automaticamente utilize os filtros de Asset Type e Subsidiria e
acione o boto Create Assets. O processo de criao de itens executado em
paralelo, veja o Creation Status no menu para verificar o andamento do mesmo.

Figura 6 Tela de Asset Creation

Gerenciar Itens
As vrias funcionalidades de gesto do Itens do imobilizado pode ser acessadas
atravs das opes do menu abaixo. As opes de uso mais frequentes so
discutidas abaixo, as demais so discutidas em detalhes na documentao do
mdulo.

Figura 7 Tela de acesso a funes de Asset Transactions

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1. Depreciaes (Depreciation)
Atravs do acesso pagina Asset Depreciation, o usurio pode executar a
depreciao dos assets disponveis. O grupo de assets pode ser filtrado por Asset
Type (1), Subsidiria (2). Informe a data do perodo da depreciao Depreciation
Period (3) e uma descrio Depreciation Reference (4) opcional.

Figura 8 Tela de depreciao Depreciate Assets

2. Baixa de Itens (Disposal)


Atravs do acesso pagina Asset Disposal, o usurio pode realizar a baixa de um
Item seja por motivo de venda ou perda do mesmo.
Selecione o item desejado no campo Asset Id/Name (1). Selecione o motivo da
baixa Disposal Type. As opes so vneda (Sale) ou Perda (Write-off). Selecione
um item Sales Item (3), ao qual sua conta de receita est atrelada (no caso de
vendas). Caso a opo de venda seja selecionada, os campos no item (4) devem se
preendhidos, sendo: um Cliente Customer - deve ser informado, o valor da venda
Sales Amount - deve ser acima de zero e o cdigo de imposto Sales Tax Code aplicvel informado. A baixa realizada atravs desta tela gera um lanamento
contbil contra as cadastradas. Para a conta da receita de venda o item, um item
sem controle de estoque deve estar previamente cadastrado. Ao concluir o
preenchido, selecione Dispose para completar o processo. Esse processo realizada
individualmente.

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Figura 9 Tela de lanamento de perda Asset Sale/Disposal

3. Reavaliao de itens Asset Revaluation


O processo de reavaliao de itens consiste em corrigir o valor residual de um item,
seja por motivos e alterao na tabela de depreciao ou ajuste de mercado. Com
este processo um item pode ser parte de seu valor contabilizado como despesa.
Preencha o item desejado Asset Id/Name (1). Nos campos (2) informe o valor a ser
ajustado - Write-down Amount, calcule o novo valor residual Adjusted Residual
Value, bem como a depreciao acumulada Adjusted Lifetime, incluindo a baixa
atual. Nos campos (3) informe o modo de depreciao a ser utilizado a partir deste
ponto Adjusted Depreciation Method, uma referncia Transaction Reference para a transao e a data da transao Transaction date. Ao concluir pressione em
Process Revaluation para concluir o processo. Este processo s permite a alterao
de um item por vez.

Figura 10 Tela de lanamento de reavaliao

Asset Revaluation

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4. Quebra de Itens Asset Split
O processo de quebra de itens consiste em dividir os valores de um item existe em
mltiplos. Selecione o item Asset Id/Name (1). Informe a quantidade a ser
desmembrada - Split Quantity - (2). Os valores (3) so calculados de acordo com a
quantidade informada e podem ser ajustados manualmente, porem a soma dos
valores Valor Atual Net Book Value- e Depreciao Acumulada Depreciation to
Date - devem ser igual ao Custo Atual Current Cost. Ao concluir pressione em
Split para concluir o processo. Este processo s permite a alterao de um item por
vez.

Figura 11 Tela de quebra de Itens Asset Split

Acompanhamento de Processos
Devido ao volume os processos de consultas que geram relatrios e consultas
(Reports and Searches, estes processos so agendados. Ao selecionar um relatrio
ou consulta, o processo iniciado e a sua ir recarregar algumas vezes at que a
consulta esteja concluda quando o link para acessa-la ser disponibilizado conforme
ilustrao abaixo.

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Figura 12 Tela de resultado de Relatrios e Consultas

Relatrios e Buscas
A diferena bsica entre relatrios e buscas a maneira com que os dados so
apresentados. Os relatrios so disponveis em tela e podem ser exportados em
formato PDF. As buscas so mais flexveis e tem seus resultados expostos em tela e
podem ser exportados em outros formatos, permitem filtros mais avanados,
customizaes e ordenao por colunas.

Relatrios
Relatrios variados esto disponveis atravs do acesso abaixo, vale a pena destacar
os seguintes:
1 Asset Register A lista dos ativos cadastrados e seus status e valores
2 Asset Summary Um resumo dos ativos agrupados por tipos.

Figura 13 Tela de Acesso a Relatrios


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Buscas
Buscas so consulta de dados e esto disponveis atravs do acesso abaixo, vale a
pena destacar as seguintes:
1 Depreciation Monthly Report Uma busca que permite gerar uma listagem de
uma depreciao de um determinado perodo ou grupo de ativos.
2 Asset Register Similar ao relatrio, esta busca gera uma lista dos items de
ativo e seus detalhes para verificao.

Figura 14 Tela de Acesso a Buscas

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