Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior

Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt (UNERMB)
Proyecto: Gerencia Industrial
Ctedra: Sistemas de informacin

SISTEMAS DE
INFORMACIN
GERENCIAL
Integrantes:
Hctor Len
Katia Arrieta
Yury Mercado

LA CAADA DE URDANETA, JUNIO DE 2015

NDICE

Introduccin
1. Planeacin del sistema de informacin administrativo (SIA)
2. Necesidad de la planeacin de los sistemas
3. Enfoque para incorporar el sistema de informacin administrativo en el
plano pasivo y proactivo
4. Tcnicas o instrumentos en el desarrollo de sistemas
a. Bsqueda de la informacin
b. Mtodos de bsqueda de datos
c. Elaboracin de tcnicas de entrevista
d. Diagramas de flujo
5. Estructuracin de un sistema de informes para el sistema de informacin
administrativa
6. Anlisis de los sistemas
7. Anlisis de factibilidad
a. Factibilidad econmica.
b. Factibilidad tcnica.
c. Factibilidad operativa:
Conclusin

INTRODUCCIN
Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan
entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos
elementos son de naturalezas diversas y normalmente incluyen:

El equipo computacional, (Hardware)

El recurso humano que interacta con el sistema de informacin.
Los datos, o informacin fuente, que son introducidos al sistema.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de
resultados, (Software)

Actividades Bsicas de un Sistema de Informacin:

Entradas de informacin. Que es proceso mediante el cual el Sistema de

Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las

entradas pueden ser manuales o automticas.

Almacenamiento de Informacin. A travs de esta propiedad el sistema

puede reconocer la informacin guardada en la sesin o proceso anterior.

Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de
Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones prestablecida. Estas caractersticas de los sistemas permiten
la transformacin de datos fuentes en informacin que puede ser utilizada

para la toma de decisiones.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de
Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada, al
exterior.

1. PLANEACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO

(SIA)

La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el

desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es
decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y
quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos
encontramos y dnde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la
planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de
todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean
la distribucin de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. El
plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo.
2. NECESIDAD DE LA PLANEACIN DE LOS SISTEMAS
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las
actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar
informacin para dirigir los subsistemas y la compaa en su conjunto.
Hay

algunas

compaas

que

desarrollan

segmentos

inconexos

de

procesamiento de datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la

inversin. Entre los ejemplos de estos ltimos se cuentan: la automatizacin de
nmina y de las funciones administrativas, el pronstico de ventas, el control de
inventarios y la introduccin incontrolada de computadoras personales.
Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma
fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La
creacin de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya que debido a la
naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y
divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que
interactan con los sistemas en otras partes de la organizacin.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la
informacin referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces
archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares,
pero sin facilitar la interconexin entre ellos.

El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto ms tiempo se

posponga un plan maestro, ms caras resultarn las revisiones que se necesitarn
para unificar y estandarizar el modo de aplicar el mtodo al diseo de sistemas
integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado
cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen
los sistemas computacionales y de su informacin. Ni tampoco han comprendido
la inversin que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la
empresa.
En los ltimos aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una
integracin realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el
Sistema de Informacin Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr
esta integracin es necesario definir las polticas de la empresa sobre la
informacin y preparar planes estratgicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de
Informacin:

Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes

estratgicos a corto plazo.

Concentrarse en los objetivos del SIA.
Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema

de informacin administrativa.
Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los sistemas de

informacin.
Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.
Equilibrar los costos y beneficios del SIA.
Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de los sistemas, con
los cuales se evita una resistencia al cambio.
Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los

planes de la compaa para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados

ante la presin de las operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de
informacin administrativa en los estratgicos y a corto plazo, la gerencia har de
definir los objetivos de los sistemas futuros de informacin.

Al planear la instalacin del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los

recursos. Y con ello se asegura mejor que ser introducido conforme vaya
necesitndose. El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser
muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La
planeacin de los objetivos tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de
control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si
se invierte mucho o poco en la instalacin del sistema.
3. ENFOQUE PARA INCORPORAR EL SISTEMA DE INFORMACIN
ADMINISTRATIVO EN EL PLANO PASIVO Y PROACTIVO
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:

Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el

sistema que satisface las necesidades resultantes.

Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja
competitiva ms amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del
producto y una mejor utilizacin de los recursos humanos y financieros.
Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con
la estrategia global de la empresa.

4. TCNICAS O INSTRUMENTOS EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS

a. Bsqueda de la Informacin
Cuanto ms sepa un analista acerca de la compaa u otra institucin, ms
eficiente ser en su trabajo con los sistemas. Bajo la presin del tiempo en
situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigacin exhaustiva.
La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No consiste
simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por
expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y
paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas. Al inicio de un
proyecto, el analista tratar de averiguar:

Qu se est haciendo
Por qu se est haciendo.
Cmo se est haciendo.

Quin lo est haciendo.

En la mayor parte de los sistemas, el analista reunir los datos en los

siguientes niveles:

Ambiente de la industria y de la compaa.

La industria
La compaa y la alta gerencia.
La gerencia media.
Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.
Tratndose de proyectos pequeos, el analista se centrar exclusivamente

en los niveles inferiores de la compaa.

Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y decisiones
de implantacin. Bajo esos encabezados buscamos informacin que les ayude a:

Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado.

Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas y otros
sistemas dentro de la compaa, los cuales estn relacionados con el

sistema total de operaciones.

Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas de control

sobre actividades a largo plazo y operacionales.

Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia (disminucin de

costos).
Prevenir desastres.

b. Mtodos de bsqueda de datos

Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o en
varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el
analista para que le sean de utilidad. He aqu los mtodos.

Buscar organigramas, misiones de la organizacin.

Buscar la documentacin referente al actual sistema de informacin

administrativa.
Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y plantas.
Realizar un anlisis en la estacin de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organizacin

relacionada con el proyecto en cuestin.

Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de transacciones
diarias de cada tipo que interviene en el sistema de informacin

administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de
empleados) sus necesidades de informacin, los problemas que advierten y
las

decisiones

cuestionarios

que

toman.

requiere

Una

adecuada

considerable

preparacin

conocimiento

de

habilidad.

tales
Los

cuestionarios pueden presentar una estructura poco rgida.

c. Elaboracin de tcnicas de entrevista
El diseador del sistema de informacin administrativa (SIA) entrevistar a
los gerentes y a otras personas de rango ms alto que el suyo en la organizacin.
Si quiere recibir la informacin deseada y ser objeto de consideracin, tiene
que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa
preparacin antes de entrevista.
Primero, el analista tratar de aprender lo ms posible sobre la actividad del
gerente. Aprovechar al mximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente
y su estilo. Deber imaginar mentalmente la posicin del gerente para saber cul
ser la reaccin de ste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para
averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para
conseguir su aprobacin antes de presentar la propuesta del proyecto.
Programa: El entrevistador deber establecer un programa global de
entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los
gerentes.

 Aprobacin: El analista necesita la aprobacin de un gerente para

entrevistar a los subordinados de ste o buscar informacin aplicando
tcnicas.
Venta de un servicio: Los investigadores externos que llegan a un
departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la
entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del
entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables
un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solucin
puede colaborar mediante el sistema de informacin administrativa.
Realizacin de la entrevista: El Analista de Sistemas procurar:

Encontrar un lugar donde no haya distracciones.

Realizar la entrevista para aprender.

Tener y mostrar inters por lo que dice el entrevistado.

Escuchar, lo cual significa que permitir el entrevistado hablar con

absoluta libertad.

No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y

dificulta al analista penetrar ms a fondo en los problemas.

Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o

inquietud. Pero nunca finalizar de modo abrupto.
Anlisis en la estacin de trabajo: Este anlisis es un mtodo que sirve
para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y
examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los
"nodos" del sistema de informacin.
Ttulo y la descripcin del puesto: Estudiar los objetivos actuales del
puesto. Cada puesto tener un ttulo y una descripcin.

Una buena

descripcin contiene tres elementos:

El ttulo del puesto y la relacin jerrquica,
Un resumen de objetivos y funciones,
Una lista completa de responsabilidades.
Entradas y salidas: Las entradas y salidas de todas las formas
(documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estacin

de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido,

formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
Equipo utilizado: El equipo usado en las estaciones de trabajos contables
puede estar formado por computadoras personales, terminales de video,
mquinas de escribir, archivos tubulares, telfonos especiales, mquinas
reproductoras y estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo: Por medio de
diagramas de flujo o matrices se describirn las interacciones entre las
estaciones son una importante consideracin en la distribucin de las
oficinas.
Medicin del trabajo: Si el analista de sistemas piensa que es posible
reducir el nmero de estaciones de trabajo, puede servirse del anlisis de
mtodos y de un estudio de medicin del trabajo. Ese estudio revelar el
tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese
tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
d. Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de smbolos pictricos
conectados por segmentos de lneas que muestran la secuencia de actividades,
operaciones, flujo lgico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos /
informacin o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son tiles para l porque le ayudan en:
la definicin del problema,
la formulacin y anlisis del problema,
la solucin del problema
la documentacin del diseo de sistemas.
5. ESTRUCTURACIN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL
SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en
realidad sistemas; se trata ms bien del resultado confuso de adiciones y
supresiones. Este mtodo no toma en cuenta deficiencias como una excesiva
diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco

tiene en cuenta la multitud de listas de distribucin, los retrasos, la resistencia a

anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los
que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la
estructuracin de los informes.
En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuracin de los informes, no
basta una sola orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar
muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema.
Conceptos de Diseo: Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseo que
son los siguientes:
a. Necesidades de informacin de los gerentes: La creacin de una estructura
de los informes deber comenzar con la investigacin de las exigencias de
informacin por parte de los gerentes. El anlisis de las obligaciones de un
puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales
que realiza el analista de sistemas.
b. Necesidades
de
informacin

para

administrar

subsistemas

organizacionales: La organizacin puede verse desde cinco perspectivas

distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas
cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:

Unidades estratgicas de negocios

Fases

Centros de costos

Sistemas de recursos y

Sistema de la zona geogrfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un
comit o un equipo especial de trabajo que se encargue de ella.
Estructuras de Informes: Debe establecerse una estructura de informes que
satisfaga las necesidades del sistema.
a. Informes sobre el desempeo e incidentes: Estos informes son los que se
presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son peridicos, abarcan
un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo

fundamental, deben relacionar el desempeo, costos y tiempo con los

planes y presupuestos.
b. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una caracterstica
mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi
siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de ste se describe
sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas
presentes y la evaluacin del avance.
c. Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones: Esta clase
de informes se ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las
proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo
plazo, los planes anuales de utilidades, as como los pronsticos
econmicos, tecnolgicos y de venta.
d. Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe especial de
investigacin que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la
necesidad de ciertos tipos de informacin puede ser proyectada. El diseo
del sistema de informacin administrativa deber proponer la estructura
organizacional para llevar a cabo tal investigacin.
e. Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden
reducirse a la estructura de informe mediante el diseo de sistemas
computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios
gerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces al ao. En vez de
proporcionarles

informes

mensuales

que

la

contengan,

podramos

guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa

para recuperarla en un formato til se considerar parte de la estructura del
informe.
f. Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo
constituyen una jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento, costo
y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarqua, primero hemos de interpretar la
organizacin en trminos de los niveles especficos de las jerarquas.
g. Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de la
legislacin estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe,
su frecuencia, el contenido especfico, los receptores y los registros de
respaldo dependen de la naturaleza de la compaa (pblica o privada), del

nmero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde

realiza sus operaciones.
h. Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y la
distribucin interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea el
alcance de un informe, mayores probabilidades habr de que sirva a ms
gerentes. A mayor nmero de resmenes que contengan los informes
detallados corresponder una cantidad tambin mayor de niveles
gerenciales que lo utilicen.
6. ANLISIS DE LOS SISTEMAS
Se trata de una operacin tendiente o reunir hechos y a analizar la
organizacin actual, su proceso de decisin, el sistema de informacin
administrativa en uso y las deficiencias del que est emplendose actualmente.
7. ANLISIS DE FACTIBILIDAD
Despus de definir la problemtica presente y establecer las causas que
ameritan de un nuevo sistema, es pertinente realizar un estudio de factibilidad
para determinar la infraestructura tecnolgica y la capacidad tcnica que implica la
implantacin del sistema en cuestin, as como los costos, beneficios y el grado de
aceptacin que la propuesta genera en la institucin. Este anlisis permiti
determinar las posibilidades de disear el sistema propuesto y su puesta en
marcha, los aspectos tomados en cuenta para este estudio fueron clasificados en
tres reas, las cuales se describen a continuacin:
a. Factibilidad Econmica: A continuacin se presenta un estudio que dio como
resultado la factibilidad econmica del desarrollo del nuevo sistema de
informacin. Se determinaron los recursos para desarrollar, implantar, y
mantener en operacin el sistema programado, haciendo una evaluacin donde
se puso de manifiesto el equilibrio existente entre los costos intrnsecos del
sistema y los beneficios que se derivaron de ste, lo cual permiti observar de
una manera ms precisa las bondades del sistema propuesto.

b. Factibilidad Tcnica: La Factibilidad Tcnica consisti en realizar una

evaluacin de la tecnologa existente en la organizacin, este estudio estuvo
destinado a recolectar informacin sobre los componentes tcnicos que posee
la organizacin y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el desarrollo e
implementacin del sistema propuesto y de ser necesario, los requerimientos
tecnolgicos que deben ser adquiridos para el desarrollo y puesta en marcha
del sistema en cuestin.
c. Factibilidad Operativa: La Factibilidad Operativa permite predecir, si se pondr
en marcha el sistema propuesto, aprovechando los beneficios que ofrece, a
todos los usuarios involucrados con el mismo, ya sean los que interactan en
forma directa con este, como tambin aquellos que reciben informacin
producida por el sistema. Por otra parte, el correcto funcionamiento del sistema
en cuestin, siempre estar supeditado a la capacidad de los empleados
encargados de dicha tarea.

CONCLUSIN
Como primer punto, debemos comprender lo que es un computador o un
equipo computacional, y medir sus posibilidades. Los hay desde muy pequeos,
de hogar, personales, donde se puede llevar fcilmente una pequea
administracin personal, hasta grandes equipos, donde las empresas grandes
pueden llevar procesos simultneos de finanzas, ventas, compras, etc., e integrar
estos sistemas para una posterior explotacin de la informacin desde niveles
operacionales hasta la alta direccin.

Un administrador actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos,

metodologas y estrategias para la administracin de proyectos basndose en las
nuevas tecnologas de la informacin. Bajo el concepto de informacin
multidimensional y su relacin con el proceso de manejo y administracin, debe
desarrollar habilidades de los requerimientos de informacin necesarios por la
organizacin para apoyar la toma de decisiones; capaz de crear el modelo de
informacin que soporte el anlisis de la informacin y se familiarice con diferentes
productos que permitan la creacin y explotacin de modelos de informacin,
analizando su aplicacin a una organizacin en el entorno en que se encuentre.
En una organizacin, al proponer soluciones a un problema, generalmente
no hay una mejor opcin o es difcil apuntar a una razn especfica que haya
causado un problema. Se deben presentar los diferentes puntos de vista, ideas o
posibles soluciones y se analiza cmo es que lo que se conoce de la disciplina de
Administracin de Sistemas de Informacin puede resultar de utilidad para
resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. Un nuevo enfoque de la
tecnologa de informacin, es utilizarla para apoyar la formacin y diseminacin de
conocimiento dentro de la organizacin y estudiar el impacto de la aplicacin en un
contexto

organizacional

entender

cmo

la

tecnologa

adecuadamente

seleccionada y utilizada puede apoyar el aprendizaje.

Un sistema de informacin es un conjunto de personas, recursos, mtodos
de trabajo, procesos e informacin que interactan entre s para ayudar a la toma
de decisiones en funcin de los objetivos institucionales.
BIBLIOGRAFA
Scribd
https://es.scribd.com/doc/98102256/Sistemas-de-Informacion-Administrativa-SIA
Centro FEO
http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistema_de_informaci
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Eduardo Leyton
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Mundo Informtico
http://mundoinformatico321.blogspot.com/2013/01/estudio-de-factibilidad-de-unsistema.html