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APOIO

COMPRAS

SANKHYA GESTO

DE

NEGCIOS

MGE/MITRA

SANKHYA Business Partners - Verso 1.4 Outubro /2003


COPYRIGHT 2002 SANKHYA TECNOLOGIA EM SISTEMAS LTDA.
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS.
PROIBIDA A REPRODUO PARCIAL OU TOTAL POR QUALQUER MEIO, SEJA
ESCRITO DA SANKHYA GESTO DE NEGCIOS

ESTE ELETRNICO, MECNICO, DE FOTOCPIA, DE GRAVAO, OU OUTROS, SEM PRVIA AUTORIZAO, POR

APOIO A COMPRAS

Introduo..................................................................................................................................................3
Como Utilizar o Mdulo................................................................................................................................3
Levantamento da necessidade de Compra....................................................................................................3
Cotao...................................................................................................................................................3
Pedido Eletrnico......................................................................................................................................3
Viso Geral do processo de compras............................................................................................................4
Parametrizao...........................................................................................................................................4
Rotinas........................................................................................................................................................5
Central de Atendimento ao Fornecedor...........................................................................................................5
Lanamento de Pedidos de Compra................................................................................................................5
Consulta de Preos e Estoque <CTRL+P>.......................................................................................................6
Seleo e Faturamento do Pedido de Compra..................................................................................................7
Devoluo...................................................................................................................................................9
Compensao de Devoluo.......................................................................................................................9
Financeiro de Nota Confirmada..................................................................................................................10
Conceitos Utilizados..................................................................................................................................10
Lanamento de Financeiro relativo ao valor outros.......................................................................................10
Para impresso de Nota de Expedio........................................................................................................10
Para impresso de Nota Adicional..............................................................................................................11
Integrao com o Controle Oramentrio e Metas........................................................................................11
Atualizao de Custo e Preo de Venda.....................................................................................................11

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APOIO A COMPRAS

INTRODUO
O Mdulo Apoio a Compras integra todas as facilidades prticas indispensveis cadeia de suprimentos
(atualizao automtica de custos, gerao de etiquetas, etc., aliadas s mais modernas ferramentas
gerenciais para gesto de compras, como anlises de giro, anlises de ciclo financeiro, deteco de
sazonalidades, etc). Veremos agora os recursos que o MGE/Mitra disponibiliza aos usurios para facilitar o
trabalho das compras, reduzindo as margens de erro e agilizando os processos.

COMO UTILIZAR O MDULO


LEVANTAMENTO DA NECESSIDADE DE COMPRA
Em alguns ramos de atividade, o setor de compras concentra grande parte do capital de giro de uma
empresa, o que mostra a importncia deste setor, sendo assim, no podero ser esquecidos alguns
pontos fundamentais:

Determinar o que comprar, quando e a que preo;


Analisar os fornecedores e sua capacidade tcnica;
Fazer cotaes entre os fornecedores para a escolha do melhor;
Negociar detalhes;
Acompanhar o desenvolvimento do pedido at sua entrega;
Liberar o pagamento ao fornecedor.

Para determinar o que comprar, o MGE possui os mdulos que descreveremos a seguir.
COTAO1
Esta uma prtica que tende a minimizar custos, aumentar a qualidade dos produtos e vrios outros
critrios, otimizando as informaes fundamentais para uma deciso do Gerente de Compras.
O Mdulo de Cotao normalmente utilizado para a aquisio de: material de consumo, imobilizado
e equipamentos. Esta ferramenta poder tambm ser utilizada para comprar matria-prima e
material de revenda, mas nestes casos recomendamos utilizar o Pedido Eletrnico. Este mdulo ser
explicado na apostila Cotao.

PEDIDO ELETRNICO2
Sistema inteligente para deteco de necessidade de compra, em funo do estoque e do giro de
produtos.
O pedido eletrnico um acordo realizado entre a empresa e fornecedores na compra de produtos
para revenda e matriaprima. uma forma de trabalhar com o mnimo de estoque possvel com a
comodidade de ser um processo automtico. Este mdulo ser explicado na apostila Pedido
Eletrnico.

1
2

Mdulo opcional disponvel apenas para o MGE


Mdulo opcional disponvel para o MGE/Mitra
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APOIO A COMPRAS

VISO GERAL DO PROCESSO DE COMPRAS

LEGENDA:
A- NECESSIDADE DE COMPRA
B- PEDIDO ELETRNICO OU COTAO
C-GERAO DE PEDIDOS
D-FATURAMENTO DE PEDIDOS
E-ATUALIZA ESTOQUE, FINANCEIRO E
CUSTO/PREO
F-PAGAMENTO
G-DEVOLUO DE COMPRA
H- ANULAO DA RECEITA X DESPESA

PARAMETRIZAO
Tem produto na Central do Fornecedor?, Tem servio na Central do Fornecedor? e Tem matria-prima
na Central do Fornecedor?: as abas Produtos, Servios e / ou Matria Prima podero estar visveis ou
invisveis na Central de acordo com estes parmetros (utilizado somente para compra de servios com
controle de estoque). IMPORTANTE: os dados apresentados na aba Matrias Primas so apenas
informativos, no sendo possvel a sua alterao.
Minimiza Central e Ctrl+P no lugar de fech-las?, em Avanado/ Preferncias/ Diversas, aba Padres.
Este parmetro bloqueia, se estiver Sim, o fechamento das Centrais de Atendimento e Consulta de
Produtos e Estoque (Ctrl+P) que s ser permitido fechar o sistema pelo menu Arquivos/ Sair e pelo
boto Sair da barra de atalhos.
Aceita valor 0, Avanado/ Preferncias/ Sadas, aba Itens. Se este parmetro estiver Sim, o sistema
aceitar o lanamento de produtos com valor 0; se No, o sistema no aceitar lanamentos com valor
0, mesmo se o produto for considerado como brinde.
Janela para pesquisar produtos, em Avanado/ Preferncias/ Sadas. Utilizado para permitir utilizar a
Consulta de Preos e Estoque na central de atendimento.

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APOIO A COMPRAS

ROTINAS
CENTRAL DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR
A Central de Atendimento ao Fornecedor controla: pedido de compras, faturamento, devoluo de
mercadorias compradas e consulta ficha de parceiros. Ela visa proporcionar ao usurio acesso simples e
fcil a todas informaes necessrias realizao de transaes com fornecedores.

3
1

Cabealho

Itens da nota

Totais da nota

Legenda:
1) Os campos podero ser personalizados de acordo com a preferncia do usurio, conforme visto
na apostila de Configuraes Iniciais.
2) O Rateio da despesa gerada pela nota de compra poder ser realizado pela tela de compras.
Veja maiores detalhes na Apostila de Gerncia Financeira.
3) O Reclculo de Custos poder ser efetuado a partir deste boto, ou seja, o usurio poder
selecionar a nota desejada e efetuar o clculo de custo segundo os valores de produtos contidos
nesta nota. Veja maiores detalhes no tpico: Atualizao de Custos nesta apostila de
compras.
Ateno: Na central de atendimento ao fornecedor sugerimos que, ao digitar o valor do
item na nota de entrada, para evitar diferena de arredondamento no valor total da nota,
que seja digitado o valor total de cada item.

LANAMENTO DE PEDIDOS DE COMPRA


1) Entre em Rotinas/ Central de Atendimento ao Fornecedor.
2) Selecione a opo Pedido/ Lanamento e do lado direito da tela ser aberta uma janela para
lanamento de pedidos:

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APOIO A COMPRAS

Se clicarmos no (+), o sistema


mostrar os componentes da nota.

Se pressionarmos em cima de
qualquer um dessas opes, ser
apresentada somente a tela de
lanamento de cada opo.
3) Clique no boto

do painel de controle, para incluso de um novo registro.

4) Aps a digitao do cabealho do pedido, deve-se inserir os produtos da compra, utilizando o boto.
5) Para inserir um novo produto deve-se digitar o cdigo nesse campo. Caso no saiba o cdigo clique
em (...) ou tecle <CTRL + P> ou ainda tecle <ALT + SETA ABAIXO> para procurar o produto desejado.
6) Aps o cadastro de todos os campos necessrios, deve-se confirmar o pedido utilizando o boto
. O sistema no aceitar quantidade 0 para nenhum produto. Caso o usurio tente inserir um
produto com quantidade 0, ser apresentada a mensagem Campo Quantidade deve ter um valor.
Assim, para que a mensagem no volte a aparecer, deve-se incluir um valor neste campo.
Se a empresa estiver inativa, no aparecer na pesquisa e nem ser possvel fazer lanamentos
utilizando-a.
No Rodap da Central, rea de totais da nota, existe a possibilidade de calcular o troco. Basta o usurio
informar no campo Total Recebido o valor recebido, que o Troco ser calculado. Estes dois campos
so apenas informativos, no ficam gravados.

CONSULTA DE PREOS E ESTOQUE <CTRL+P>


Esta tela ir mostrar a posio de estoque por produto segundo suas configuraes de controle de
estoque (Empresa, Local e Controle) 3. Alm disso, esta tela apresenta os preos segundo a
configurao de trabalho com tabela de preo e unidade alternativa.
3

Este assunto foi tratado na apostila de Configuraes de Compra e Venda.


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APOIO A COMPRAS

Preo de Tabela
Localiza a coluna ordenada

Posio de estoque do
produto selecionado

Teclando (Ctrl +P) com a tela de Consulta aberta, ser apresentada uma tela para que o usurio
escolha uma tabela de preos. A utilizao desta tela como a tela de pesquisa.
Acessando o boto direito do mouse, existe a opo EXIBIR FILTROS RPIDOS que permite ao usurio
uma consulta rpida e precisa.
Ao habilitar esta opo, surgir na tela de consultas um painel conforme abaixo:

Estas opes podem ser acessadas tambm atravs do boto filtros.


O boto LIMPA CAMPOS tem a funo de limpar todos os dados digitados nos campos do filtro rpido.

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APOIO A COMPRAS

SELEO E FATURAMENTO DO PEDIDO DE COMPRA


1) Na seleo de pedidos, podemos visualizar pedidos confirmados (sim ou no), mas o sistema
fatura apenas pedidos que estiverem confirmados.

Auxilia na
procura
de
pedidos
pendentes
2) Outra exigncia para o faturamento de pedidos que ele esteja pendente 4, ou seja, tenha
produtos que no foram faturados, pois um pedido deixa de estar pendente quando o mesmo
faturado.
3) Utilize a opo de seleo para filtrar o pedido a ser faturado. Veja os filtros que podem ser
utilizados:

Utilize o boto
de filtros se
necessrio

Selecione um perodo
Pela data de Negociao
ou Movimento

Pode-se utilizar o filtro


pelo nmero do Pedido
ou Parceiro

No exemplo acima, aps clicarmos em Aplicar, ou teclarmos <ALT + P>, seriam listados todos os
pedidos lanados em 25/07/2002, que esto pendentes.
Nesta tela existe a opo de Copiar os dados de um pedido/nota para outro, podendo ser na mesma
central ou entre as centrais de atendimento. Para isso, basta selecionar o pedido, clicando com o mouse
sobre o mesmo, e com o boto direito do mouse escolher a opo Copiar ou teclar <Ctrl + C>. Logo
aps, entre na tela de seleo para a qual se vo copiar os dados do pedido/nota e com o boto direito
do mouse selecione Colar ou tecle <Ctrl + V>.
4) Para faturar, selecione o pedido e clique no boto Faturar (F2).

Para isso, a TOP de Pedido de Compra deve ser configurada com a opo Nota fica como pendente.
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APOIO A COMPRAS

Neste momento uma tela ser apresentada para informar a TOP, Srie (caso tenha este controle) 5 e
Data de Entrada.
5) Clique no Boto OK, neste momento ser gerada uma nota Fiscal espelhada no pedido.
6) Verifique os dados da nota, comparando os valores e impostos 6 com a nota emitida pelo
Fornecedor, informe o nmero7 da nota e confirme-a.
Importante: na Central de Atendimento ao Fornecedor tambm efetuado o clculo de ISS. As
configuraes para o clculo so as mesmas para vendas, na Central de Atendimento ao Cliente (veja o
manual de configuraes fiscais).
OBS: Se o parmetro "Data base p/ clculo do Vencimento no faturamento" (DTCALCVENC) estiver
igual a 'Faturamento' e a data de faturamento for informada no pedido de compra, ao faturar este
pedido, aparecer uma caixa de dilogo onde o usurio dever informar a nova data de faturamento.
Se a data for maior que a indicada no pedido ou vazia, o sistema ir recalcular o vencimento do
financeiro de acordo com esta data, sendo que quando estiver vazia, o sistema usar para data de
faturamento a data atual.

DEVOLUO
Nesta opo sero realizadas as devolues das notas de compra a fornecedores da empresa. As
devolues podem ser realizadas nesta opo ou na tela de Seleo de Notas clicando no boto
Devolver (esta a forma ideal de realizar a devoluo, a partir da nota de origem).
Na devoluo de entradas, quando o estoque de algum item for menor que a quantidade da nota de
entrada, o sistema emitir a mensagem Estamos ajustando a quantidade da devoluo para a
quantidade em estoque e ajusta a quantidade.
1) Verificar em Avanado/ Preferncias/ Especiais/ Compensar devoluo, se as TOPs de receitas e
despesas esto configuradas;
2) Selecionar a nota fiscal;
3) Indicar a TOP de devoluo, a srie (caso exista) e a data;
4) A Nota Fiscal ser aberta na opo de devoluo para que seja confirmada;
5) Ser gerada uma despesa no financeiro para nota de entrada, para baixar as pendncias, clique
com boto direito do mouse e escolha a opo Compensa devoluo;
6) A despesa gerada no financeiro ser baixada automaticamente.

COMPENSAO DE DEVOLUO
Para realizar a Compensao de Devoluo, selecione a Nota de devoluo e entre na tela de
Lanamento. No cabealho da tela, clique com o boto direito do mouse e selecione a opo:
Compensa Devoluo.

O Controle de Numerao nico, Empresa ou Empresa/srie configurado na TOP.


Os impostos devero ser calculados automaticamente segundo as configuraes do Produto /TOP /Alquotas
/Parceiro e Empresa, conforme explicado na apostila de Configuraes de Compra e venda.
7
Normalmente a numerao da Nota Fiscal de Compra manual, seguir a numerao do Fornecedor.
6

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APOIO A COMPRAS

Para que se complete o


processo necessrio
que marque a Nota
Fiscal de origem
(apertando o Ctrl+
boto esquerdo do
mouse) e clique no
boto baixar.

Notas de Origem: buscar apenas a NF que originou a devoluo


Todas as Notas: Mostrar todas as NF do parceiro.
Tipos de Compensao:
Proporcional: d opo de compensar a devoluo quando a Nota Fiscal for parcelada.
Vencimento: ser compensada a devoluo a partir do primeiro vencimento.
Manual: ser compensada a devoluo total.
Opes acessadas pelo boto direito do mouse sobre a tela de devoluo:
"Ligar a nota com Notas de Consignao" e "Desligar a Nota de Notas de Consignao":
Estas opes sero habilitadas se o parmetro TOPCONSIGC estiver com a lista de TOPs de
consignao. Ento, ao lanar uma nota de devoluo de compra sem uma nota de origem e clicar na
opo de ligar notas, o sistema ligar esta com a nota de Consignao de compra mais antiga do
parceiro cujos itens estejam pendentes, ou seja, no estejam ligados a outra nota de devoluo.
Esta opo somente funcionar para notas de consignao e no com devolues de notas normais.
Vale ressaltar que neste procedimento no h qualquer controle de integridade quanto quantidade
dos itens, sendo que a busca ser feita apenas para o item pendente para aquele parceiro, sem
verificar se a quantidade pendente na nota de origem menor que a devolvida. Exemplo: a nota de
devoluo tem 10 itens. Ao pedir para ligar com a nota origem, o sistema acha apenas uma nota com
este item/parceiro, com quantidade igual a 8. Simplesmente, ele ligar as duas notas, mas no
informar que ficou uma diferena de 2 itens.

FINANCEIRO DE NOTA CONFIRMADA


Esta tela ir permitir alterar notas de compras e pedidos de compras que provisionem financeiro e que
esto confirmadas, mas a TOP no permite alterar aps a confirmao.
A tela permite que o usurio altere o nmero de parcelas e vencimentos, desde que o valor dos
desdobramentos no seja diferente do valor original.
Utilize o boto {bmc inserir.bmp} ou {bmc editar.bmp} para alterar os dados da grade, como quantidade
de desdobramentos, tipos de ttulos,etc. Confirme os dados da grade e confirme clicando no boto OK.

CONCEITOS UTILIZADOS
Para efetuar o Faturamento parcial basta alterar a quantidade dos produtos antes de confirmar a nota
e confirmar, neste momento ser gerado uma nota com a quantidade alterada e o restante ficar
pendente no pedido.
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APOIO A COMPRAS

Financeiro de Fretes: se o tipo de valor do frete for extra-nota, o sistema habilitar a opo Financeiro
de Fretes, acessada pelo boto direito do mouse para que seja lanada uma despesa no financeiro
referente ao frete. Ao confirmar a nota, a tela de Financeiro de Fretes ser apresentada para o
lanamento da despesa. Quando o vencimento do frete extra-nota no for informado, o sistema no
abrir a tela de Financeiro de Fretes. Preencha os campos e confirme a operao. Quando o parmetro
"Substituio Tributria Embutida no Preo Produto (STEMBUT)" estiver desligado e a nota j estiver
confirmada, possvel consultar o frete pela opo do boto direito do mouse "Financeiro de Fretes". O
nmero da nota que originou o frete fica gravado no campo "Nmero da Duplicata".
Se em uma nota j confirmada o usurio tentar alterar o financeiro, ao confirmar o sistema valida, emite
a mensagem Valor do Financeiro no confere com o valor da Nota Fiscal e no permite a confirmao.
LANAMENTO DE FINANCEIRO RELATIVO AO VALOR OUTROS
Existe na Central de atendimento ao Fornecedor a opo de lanar vrias despesas no financeiro
relativas ao valor outros da nota.
O funcionamento se d da seguinte forma: no lanamento de uma nota, informamos um valor no
campo "Outros". Na confirmao da nota, ser aberta a tela do financeiro que permitir criar vrios
lanamentos cuja somatria dever corresponder ao valor informado em "Outros". Nestes
lanamentos possvel alterar o parceiro, vencimento, TOP, natureza, etc. Estes vrios financeiros
estaro ligados com a nota. Esta opo no estar mais disponvel aps a confirmao da nota.

PARA IMPRESSO DE NOTA DE EXPEDIO


Na tela de Seleo, ou Lanamento, ao clicar com o boto direito do mouse, selecione a opo
Imprime expedio. So necessrias as seguintes configuraes: preencher as opes relativas
expedio em Avanado/ Preferncias/ Empresa, aba Estoque. Em Avanado/ Preferncias/ Sadas,
aba Cabealho, a opo: "exibe boto confirma com expedio" deve estar Sim. Se o usurio
selecionar mais de um lanamento e utilizar a opo Imprime Expedio, o sistema confirmar as
notas no confirmadas e imprimir as notas em seguida, caso o usurio prossiga na mensagem As
notas no confirmadas sero confirmadas e entregues. Prossegue.

PARA IMPRESSO DE NOTA ADICIONAL


Na tela de Seleo, ou Lanamento, ao clicar com o boto direito do mouse, selecione a opo
Imprime nota adicional. Configuraes necessrias: Avanado/ Preferncias/ Modelo e Impres. Nota
Adicional. Deve-se preencher corretamente os dados desta tela e a TOP deve autorizar a impresso.

INTEGRAO COM O CONTROLE ORAMENTRIO E METAS


O mdulo de Compras pode interagir com o Controle oramentrio e Metas para comparar o
projetado com o realizado e analisar as distores ou ainda como forma de limitao de valor ou
quantidade comprada por usurio.

ATUALIZAO DE CUSTO E PREO DE VENDA


Na compra podero ser atualizados: - Custo
- Precificao (no adequado)
- Estoque
- Despesa
A atualizao de custo e preo de venda poder ser realizada de vrias formas:
1) A partir da nota de compra, segundo a definio na TOP;
2) A partir da tela de Rotina: Atualizao de Custo e Atualizao de Preo de Venda (processo
manual);
3) Avanado: Reclculo de Custo;
4) Avanado: Reclculo de preo de Venda pela Frmula de Precificao.
Observao:
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APOIO A COMPRAS

Os Custos so calculados segundo:


1) Frmula de Precificao informada no cadastro do produto;
2) Na ausncia de frmula, o sistema considera o ltimo custo de reposio (preo do produto
lanado na nota de compra).
O Clculo do Preo de Venda, da mesma forma considera:
1) Frmula de Precificao informada no cadastro do produto;
2) Na ausncia de frmula, o sistema considera o ltimo custo de reposio (preo do produto
lanado na nota de compra) mais a Margem de Lucro informada no cadastro do produto.
A atualizao de custos mdios pode ser feita na Central de Atendimento ao Fornecedor, no boto
Recalcula Custos, sendo calculado junto com os outros custos.
Ao excluir um item de uma NOTA j confirmada que PRECIFICOU, perguntar se exclui a precificao, e se
confirmado, exclu-la. Se no sobrar itens para o Nmero nico da Tabela de preos, excluir da tabela
tambm.
A Precificao no deve ser realizada em horrio que o sistema est sendo utilizado principalmente por
revendedores, pois pode provocar alterao nas tabelas de preo e provocar transtornos para a empresa.
Quando a TOP estiver Calcula e digita no adianta digitar o IPI ou o ICMS durante a incluso de notas
com outros impostos. Se o valor da nota do fornecedor estiver diferente do calculado pelo sistema, a nota
ter que ser alterada aps a incluso, ou a TOP dever ser configurada com Calcula e no digita.

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