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O GUIA DO PRODUTOR DE EVENTOS: FESTA JUNINA

O GUIA DO PRODUTOR DE EVENTOS:

festa junina

Produzido pela

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SUMR IO

O GUIA DO PRODUTOR DE EVENTOS: FESTA JUNINA

1. Introduo
2. Prospeco de perfil

Pg. 4
Pg. 6

3. Arrecadao

Pg. 16

4. Pr-produo

Pg. 23

5. Durante o arraial

Pg. 34

6. Desmontagem

Pg. 43

7. Ps-evento

Pg. 51

8. Concluso

Pg. 63

O GUIA DO PRODUTOR DE EVENTOS: FESTA JUNINA

INTRO DU O

o que vem pela


frente?

O GUIA DO PRODUTOR DE EVENTOS: FESTA JUNINA

A Festa Junina uma celebrao tpica do ms de junho que ocorre em diversos pases do mundo
e em vrias regies do Brasil. Por aqui, conhecemos as tradies, brincadeiras, danas e receitas...
mas sabemos que toda festa uma experincia nica e que cada uma tem seu diferencial!
Ns da Sympla temos a misso de tornar a tarefa de produzir um evento em algo muito mais prtico e simples. Somos uma empresa que facilita a produo de eventos para quem quer realiz-los
- independentemente de qual seja o segmento, a localizao, oramento ou nvel de experincia
do produtor.
E, pensando em simplificar ainda mais o seu trabalho, formulamos um guia para voc no se esquecer de nada e tornar sua festa junina ainda mais especial!

O GUIA DO PRODUTOR DE EVENTOS: FESTA JUNINA

C AP TU LO 1

Prospeco de Perfil

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1.1 - Definio do pblico-alvo


Antes de qualquer coisa, defina para quem sua festa ser direcionada. simples: sabendo qual
seu pblico voc saber qual a melhor forma de planejar todo o resto. Isso inclui o tipo de ambiente, as atraes, como fazer a divulgao, o horrio e dias adequados... tudo! Conhea e fale a
lngua do seu pblico que voc j estar a meio caminho de ter um evento bem sucedido.
Para isso, defina a idade, sexo, faixa de renda, gostos e preferncias das pessoas que voc pretende ter como participantes. Adequao a palavra-chave aqui. Festas juninas feitas para um
pblico religioso e de todas as idades costumam ser muito diferentes das realizadas para jovens
universitrios, por exemplo.

1.2 - Local da festa


A definio do espao um item relacionado escolha do pblico: saiba quem ir festa e quais
so suas preferncias para definir detalhes do evento. No adianta querer inovar se as pessoas
que iro participar no so flexveis. O pblico tem uma faixa etria dos 50 aos 70 anos? Grande
parte deve possuir carro e fazer questo do transporte privativo. Ento, nada de eventos em locais
sem estacionamento, por exemplo.

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Essa a hora de se preocupar com acessibilidade. Certifique-se de que o espao seja inteiramente
acessvel para pessoas com dificuldades de locomoo (isso inclui rampas, acessos facilitados e
banheiros adaptados). Quando se trata de eventos, essa uma preocupao muito importante.
Alm de ser responsvel pela locomoo em segurana e com conforto de todos que frequentam
seu evento, garantir acessibilidade lei.
O sistema de venda de ingressos online pode te ajudar (e muito!) nessa etapa de escolha do local do
evento. Por meio da Sympla, voc pode identificar a quantidade de pessoas que pretendem comparecer festa e com isso, refinar sua escolha. Diferentemente das produes que realizam vendas
em pontos fsicos ou apenas no dia e local do evento, voc pode sair na frente com um planejamento
antecipado conhecendo o comportamento do seu pblico e, assim, evitar prejuzos - se houver baixa
adeso, basta que voc redimensione o evento e corte alguns gastos, por exemplo.

#DicaSympla: Precisa de ajuda para escolher corretamente o local para o seu evento? A
gente reuniu vrias dicas e informaes aqui que podem tornar esse processo mais simples
para voc.

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1.3 - Definio do oramento


Outro item bsico e muito importante a ter em mente : qual ser o oramento?
Procure distribuir o montante a partir de uma previso de quanto voc ir arrecadar com seu evento. E
como saber o quanto ir arrecadar? Bom, existem vrias maneiras!
A mais usada multiplicar o nmero de pessoas esperadas na ocasio pelo valor do ingresso. Para reduzir
o risco e aumentar as chances de lucro, produtores experientes dividem o valor total da venda dos ingressos pela metade (ou mais!). Assim, o seu oramento ser mais realista. A mesma lgica pode ser aplicada
aquisio de patrocnios: basta multiplicar a expectativa de cotas que voc pretende vender e dividir por
determinado valor.
Caso voc divida sua estimativa de ganhos por dois, voc conseguir arcar com todos os custos do seu
evento com a venda de apenas metade dos ingressos e cotas de patrocnio. O que vier depois disso, lucro!
Quanto mais realista voc for nas suas projees de custo, menor o seu risco de ser pego de surpresa - o
que, infelizmente, pode ocorrer. Portanto, sempre bom manter um plano traado caso perceba que sua
projeo se encontra equivocada.

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Feita a estimativa de ganhos, recomendamos que voc liste em uma planilha todos os itens do seu evento
que iro ter custos em seu oramento. Para ajudar, criamos um template para voc consultar caso tenha
interesse - basta clicar aqui para fazer o download.
Com a planilha e sua projeo de vendas prontas, no esquea de fazer os ajustes necessrios para que
seus gastos estejam de acordo com suas expectativas de custo.
Importante! Mesmo se no houver a preteno de lucro, planeje a realizao de uma festa lucrativa. Lembre-se de que o que no d lucros, d prejuzo. mais fcil doar os lucros para alguma instituio de caridade do que sofrer apertos com o prejuzo.
Uma vez ou outra os custos estimados iro influenciar no custo de entrada e uma vez ou outra a projeo
da receita ir impactar nos gastos. E, para prever onde voc poder fazer alteraes sem alterar o preo
do ingresso, importante conhecer seu pblico. Assim , voc mantm o valor do ingresso e a qualidade do
evento :)

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1.4 - Definio das atraes


Sabendo quem seu pblico-alvo, voc ter mais facilidade para planejar as atraes que interessaro a tal
grupo. uma festa para jovens entre 20 e 30 anos que gostam de sertanejo? Beleza! Contrate uma banda
ou um DJ e certifique-se de que o repertrio est de acordo com as preferncias do pblico. Tudo deve se
comunicar com quem frequenta seus eventos.

Para as festas juninas que ocorrem no Brasil, canes nordestinas como as de Luiz Gonzaga e Jackson do Pandeiro - , forr e canes para
quadrilha so uma tima pedida para embalar seu evento. Outra opo
contratar trios de sanfoneiros, que daro um ar super especial festa!
Ah! E no tenha receio de colocar msicas que vo de encontro ao pblico. Se a festa junina for para crianas, coloque msicas infantis mais
perto do final do evento. Se for para jovens, colocar msicas eletrnicas
e remixadas uma tima opo :)

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Lembrando das tradies das festas juninas, no deixe de investir nas barraquinhas de brincadeiras.
Existem vrias que voc pode colocar na sua festa! Tem tiro ao alvo, boca do palhao, jogo das argolas, pescaria, correio elegante, cadeia, bingo, touro mecnico, martelo de fora, pau de sebo, pula pulaem geral,
elas oferecem brindes e prmios que podem ser negociados com fornecedores e parceiros.
Caso voc queira enriquecer seu evento com uma quadrilha ou uma missa antes da festa, procure planej-los de acordo com as preferncias do pblico. Deixar a criatividade livre para surpreender ao mximo
sempre recomendado!

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1.5 - Data
A definio da data crucial para o sucesso do evento! Verifique se existem eventos parecidos e que ocorrero em datas prximas ou na mesma regio que o seu. Planejando sua data da melhor forma, voc evita
que seu pblico fique dividido ou em dvida :)

1.6 - Legalizao (alvar)


Assim como na realizao de qualquer evento de grande porte, necessrio que voc obtenha um alvar
de autorizao (tambm chamado de alvar eventual) da autoridade local para produzir sua festa junina.
Os documentos exigidos variam de acordo com a legislao estadual e municipal e, portanto, importante
que voc se informe sobre as peculiaridades da regio. Ah! O perodo de liberao da autorizao tambm
varia - a gente recomenda o requerimento do alvar cerca de um ms antes da realizao do evento :)
Para seu evento receber autorizao para ocorrer, voc dever preencher um formulrio e apresentar um
alvar do corpo de bombeiros local, um memorial descritivo (com informaes tais como se haver menores de idade presentes), contrato e certificado da empresa de segurana, pagamento da taxa do ECAD
(Escritrio Central da Arrecadao e Distribuio) referente aos direitos autorais, contrato de locao e

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laudo tcnico de segurana. E a lista tende a ser maior: tudo depende das autoridades locais! Mas o importante nunca ignorar a importncia de ter um alvar. Depois que voc definir a dimenso e o planejamento da festa (e possivelmente antes de iniciar a divulgao), garanta que a autorizao ser expedida sem
problemas. Adeque-se s exigncias e realize um evento de acordo com as especificaes legais - assim,
voc evita problemas com as autoridades e promove um evento seguro!

#DicaSympla: Apesar de ser algo burocrtico, no nenhum bicho de sete cabeas conseguir
um alvar de funcionamento. Quer mais informaes sobre como conseguir um alvar
para o seu evento? Clique aqui :)

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Resumindo o primeiro CAPTULO


Defina seu pblico com muito cuidado! Isso ser a base para a produo de toda sua festa
junina;
O local da sua festa deve se adequar ao perfil do seu pblico e quantidade de participantes
previstos assim voc evita prejuzos;
Cuidado ao realizar o oramento da festa junina: tente ser o mais realista possvel para definir
os custos estimados;
Planeje uma festa lucrativa mesmo que seja uma festa beneficente. Voc estar evitando prejuzos e pode doar os lucros depois;
Defina as atraes de acordo com seu pblico e sem esquecer as tradies das festas juninas
- quadrilhas e sanfoneiros so uma tima opo;
Garanta que a data da sua festa junina no coincida com outras parecidas ou na mesma regio
que a sua assim voc evita que o pblico fique dividido;
Se sua festa junina for um evento de grande porte, no se esquea do alvar de autorizao!

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Arrecadao

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Para sua festa ser um sucesso, nada mais importante que a presena do pblico. Para garantir que seu
evento fique bem cheio, atente-se bons patrocinadores, preos compatveis com o evento e divulgao
adequada e eficiente. Para esse captulo, ns da Sympla reunimos vrias dicas para ajud-lo em todos esses quesitos!

2.1- Planejamento da divulgao e comercializao


A divulgao um dos fatores mais importantes para o sucesso de qualquer evento e, por isso, voc deve
traar uma estratgia prtica e eficaz para atrair todos os benefcios de uma boa divulgao para sua festa
junina. Voc pode investir em um formato de marketing voltado ao pblico para definir a identidade do seu
evento. Para isso, voc pode criar um formato especfico de texto e imagem para cativar o pblico desejado.
Voc tambm deve analisar a viabilidade e eficincia de cada forma de divulgao de acordo com seu oramento e necessidade. Nos dias de hoje, uma boa opo a estratgia vinculada divulgao online! Voc
pode utilizar email marketing, links patrocinados como Google Adwords, ter um hotsite do seu evento e
abusar das redes sociais.

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#DicaSympla: Seja atravs de curtidas, compartilhamentos, comentrios ou fotos, as redes sociais


podem ajudar (e muito!) a alavancar seu evento. Se voc quer saber mais sobre isso, clique aqui :)

Aps a definio de quais meio de divulgao voc vai usar, chega a hora de se preocupar com a mensagem. fundamental divulgar todas as informaes que possam ser teis ou interessantes para o pblico. Os possveis participantes naturalmente querem saber qual banda vai tocar, dia do evento, horrio da
abertura dos portes, local, mapa de localizao, preo dos ingressos e como adquir-los, se ter venda de
bebidas e alimentos adicione ao mximo esse tipo de informao para motivar seu pblico-alvo a comparecer ao evento.
Sobretudo procure criar um plano o mais simples possvel. Se possvel divida seus esforos de divulgao
em no mximo 5 frentes diferentes. Assim voc mantm o foco no que d melhores resultados. E se tratando de festa junina, bastando conhecer seu pblico e abordando de maneira coerente linguagem, sempre uma boa ideia considerar usar de textos ou imagens engraadas. :)

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2.2 Venda de ingressos


Assim como na definio do oramento, preciso que voc conhea o pblico-alvo do evento para saber
o seu valor real e, consequentemente, saber quanto seu pblico est disposto a pagar pelo evento. Considere pesquisar o valor de mercado dos ingressos de eventos do mesmo porte que o seu - uma tima
estratgia para definir o valor do seu ingresso. Dessa forma, voc consegue chegar a um preo aceitvel e
justo.

#DicaSympla: Considere tambm vender cotas de ingressos para estimular a compra antecipada.

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2.3 - Captao de patrocnios


Um jeito timo de aumentar a receita do seu evento fazer parcerias com patrocinadores! Se voc gosta
da ideia, vale dizer que essa ao recomendada antes da precificao, divulgao e venda de ingressos isso porque o patrocnio poder impactar diretamente todos esses fatores.

Para atrair boas parcerias preciso traar uma estratgia inteligente de comercializao de patrocnios
- levando em conta, alm de outras coisas, o perfil das
marcas e das empresas visadas. O primeiro passo
elaborar uma lista de possveis empresas parceiras,
conhecendo a identidade de cada uma para saber se
ser interessante vocs estarem juntos na produo
da sua festa junina. Se a empresa visada tem uma
imagem condizente com seu evento - uma fabricante de alimentos tpicos, por exemplo! - ela possivelmente tem potencial para ser sua patrocinadora.

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Depois de ter criado sua lista, elabore um projeto com cotas de patrocnio onde voc demonstre as vantagens desta parceria para as empresas em questo. Voc deve se lembrar que os patrocinadores desejam
ter seus nomes vinculados a eventos de sucesso, tanto no quesito pblico quanto no de organizao. Por
isso, muito importante transmitir credibilidade e propor formas criativas de divulgao da empresa que
vo alm de logomarcas nas peas grficas do seu evento.

#DicaSympla: Considere fazer investimentos para a captao de patrocinadores: essa parceria


pode render bons frutos para todas as partes. Quer mais dicas? Clique aqui :)

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Resumindo o segundo CAPTULO


Cuide muito bem da divulgao da sua festa junina! Encontre a linguagem do seu pblico e utilize
redes sociais, email marketing e at links patrocinados para divulg-la;
O oramento do valor do ingresso deve ser o mais real possvel isso evita que ele seja muito
diferente do quanto seu pblico est de fato disposto a pagar;
Patrocnios so uma tima maneira de aumentar a receita da sua festa junina! Elabore projetos
com cotas que demonstrem as vantagens dessa parceria.

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Pr-produo

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Dedicao, disciplina, pacincia e bom humor so caractersticas indispensveis para quem quer produzir
uma festa que atenda (ou at mesmo supere!) as expectativas dos participantes. Para que tudo saia como
esperado e evitar imprevistos, fundamental uma pr-produo detalhada, independentemente do porte
do evento. Quer saber mais sobre a pr-produo de uma festa junina? A Sympla explica tudo que voc
precisa saber nesse captulo :)

3.1 - Contratao de fornecedores


Para realizar seu evento, existem muitos servios profissionais a serem contratados para que tudo saia
dentro dos conformes: divulgao, segurana, iluminao, som, decorao, limpeza, servio de baresses
e outros servios podem variar de acordo com o tipo, tamanho e ambiente da festa, mas quase todos so
indispensveis para que tudo ocorra bem.
A prestao de servios, por exemplo, pode ser feita por um fornecedor especializado em eventos ou atravs
de vrios fornecedores que possuem uma rea de atuao especfica. Para que voc no tenha dores de
cabea, no se esquea de estabelecer contratos com os servios especificados! Afinal, para que tudo saia
como esperado, voc deve prever e detalhar os servios de maneira clara e acordada com todas as partes.

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Na realizao de festas juninas, voc deve ter uma preocupao especial com as comidas. Ser tudo produzido na hora? Ser tudo encomendado? Quais pratos irei oferecer? Irei fornecer barraquinhas ou uma
praa de alimentao? Ser tudo vendido na hora ou oferecerei o esquema de open food? Qual ser o esquema de caixa caso decida por vender alimentos durante o evento? Recomendamos que essas perguntas
sejam feitas e refletidas para que voc encontre as respostas antes ou enquanto procura fornecedores.
Como as festas juninas so celebraes tpicas, existem diversas opes de alimentos, pratos e bebidas
para caracterizar ainda mais o seu evento. Que tal uma canjica? Espiga de milho verde? E paoca, p de
moleque e pamonha? Quento, arroz doce, pipoca, ma do amor, bolo de milho so diversas delcias
para oferecer durante seu evento!

#DicaSympla: Se voc ainda tem dvidas sobre como encontrar bons fornecedores para o seu
evento, clique aqui e tenha mais informaes sobre o assunto :)

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3.2 - Segurana
Para que sua festa acontea tranquilamente e sem dores de cabea, a segurana fundamental. Em um
primeiro momento, voc precisa mensurar o tamanho do espao que ir sediar seu evento e a quantidade
de pessoas que estaro presentes para, ento, identificar os recursos que iro ser aplicados.
Antes de contratar o servio de segurana, preciso que voc conhea referncias profissionais da empresa ou equipe que far o trabalho. Ter experincia com situaes adversas como brigas, furtos e tumultos
crucial para o bom desempenho nesta funo. Na grande maioria dos casos prefervel trocar aquele
brucutu com cara de mal por um profissional experiente, bem treinado e apto a prestar primeiros socorros, por exemplo.

#DicaSympla: Uma equipe bem treinada e profissional permitir que sua festa ocorra sem muitos
problemas. Clique aqui e veja como contratar uma equipe de segurana eficaz para o seu evento!

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Se sua festa junina for um evento de grande porte, uma brigada de incndio e uma enfermaria tambm so
indispensveis para a segurana. Afinal, nunca sabemos quando adversidades podem ocorrer. Portanto,
certifique-se de contratar profissionais capacitados e disponibilizar um bom espao com equipamentos
apropriados para auxiliar em possveis acidentes. Sadas de incndio e rotas de fuga so igualmente importantes - e no se esquea de sinaliz-las bem!
Contudo, nada disso ter utilidade se seu evento for realizado em um local sem alvar, sem a infraestrutura
ideal para determinado porte, com uma quantidade maior de participantes do que o local comporta, sem
sinalizao tenha em mente que a segurana da sua festa junina vai muito alm de apenas contratao
de servios.

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3.3 - Som, luz e palco


Sua festa junina pode ser ainda mais caracterizada se voc oferecer uma
boa estrutura de luz e som. Se efeitos visuais forem aliados s msicas, seu
ambiente ficar muito mais agradvel e interessante. Para que isso ocorra,
contrate profissionais competentes que j possuam experincia no planejamento, montagem do palco e do equipamento.
interessante que voc disponha de equipamentos especficos para criar
uma atmosfera bacana, cheia de efeitos visuais e uma trilha sonora adequada. Se sua festa junina contar com apresentaes artsticas - como uma
quadrilha, por exemplo - , voc deve preparar o mapa do palco. Isso pois
toda a estrutura dever ser planejada e montada de acordo com as necessidades tcnicas dos artistas contratados, observando o seu oramento e a
capacidade do espao. Voc tambm deve ter em mos uma input list que
oriente sobre os canais de entrada para instalao dos instrumentos usados
e o rider tcnico, que uma listagem dos equipamentos sonoros e de iluminao.

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Para que tudo isso d certo, no se esquea de ir at o local programado para realizar o evento e de fato
conhec-lo. Confira as condies da parte eltrica, onde o palco e todos os aparatos eletrnicos de luz e
som ficariam, onde voc conectaria transformadores e fiao, se ser necessrio a instalao de tomadas,
interruptores d uma olhada minuciosa e no seja pego de surpresa!

#DicaSympla: essa altura do nosso e-book voc j deve ter percebido o quo importante verificar cada detalhe da sua festa junina, certo? Para te ajudar a lembrar de tudo, criamos uma check-list
para seus eventos! Clique aqui para dar uma conferida :)

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3.4 - Decorao
Chegamos na parte mais bonita de qualquer festa - a decorao! Apesar de ser uma etapa bem trabalhosa,
tambm uma das mais divertidas :)
Organizando uma festa junina, voc pode abusar dos itens tradicionais que caracterizam esse evento. Coloque bandeirinhas coloridas, use toalhas de mesa feitas de retalhos bem estampados, barraquinhas, utilize
tecidos xadrez (melhor ainda se estiverem com remendos em chita!), bales de So Joo.so diversas as
ideias que podem deixar sua festa mais bonita. A fogueira tambm um item bem tradicional nas festas
juninas, mas tambm muito perigosa. Se voc optar por acender uma, certifique-se que o local onde ela
ser feita apropriado e que a distncia de segurana suficiente, alm de contar com uma brigada de
incncio disposio. Caso no queira acender uma fogueira de verdade ou esteja realizando um evento
em local fechado, voc pode fazer a sua prpria fogueira artificial utilizando papel celofane, madeira e uma
lmpada. Alm de ser mais segura, super charmosa e prtica!
No se esquea de que a sinalizao tambm faz parte da decorao! Ento aproveite para enfeitar as
placas da maneira que preferir, facilitando seu pblico a encontrar o que procura sem perder o estilo da
festa.

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Voc tambm pode ter temas especiais sem sair da decorao principal, dando mais criatividade ao seu
evento. No ano da copa do mundo, por exemplo, diversas festas juninas usaram as cores do brasil nos
bales, nas bandeirinhas e nas toalhas de mesa. Essa ideia costuma fazer bastante sucesso e incentivar
vrias outras ideias para a festa, como jogos e brincadeiras.

Antes do incio do evento, voc deve se certificar que todos os equipamentos que sero
utilizados no show sejam testados pela equipe tcnica e pelo(s) artista(s) para garantir que
est tudo em ordem. Se seu evento contar
com a presena de DJs, verifique tambm as
cabines de som e as conexes dos aparatos
musicais.

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3.5 - Passagem de som


Depois de ter conferido os equipamentos, voc deve se preparar para a passagem de som. Os artistas
reproduzem trechos das msicas que sero tocadas para que seja possvel equalizar os sons graves e
agudos e evitar que ocorram distores e interferncias durante o show. Assim, voc garante que o pblico no tenha surpresas desagradveis ao longo da apresentao :)

#DicaSympla: Se seu evento possui mais de uma banda ou artista para se apresentar, melhor
que sua passagem de som seja bem organizada para no ocorrerem atrasos. Uma maneira de se
organizar criar uma agenda da passagem de som - e tomar cuidado para que a primeira banda
a se apresentar no evento seja a ltima a realizar a passagem de som.

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Resumindo o terceiro CAPTULO


Existem diversos servios necessrios para a realizao da sua festa junina defina as empresas
fornecedoras com antecedncia e elabore contratos com os servios especificados;
A segurana um item fundamental: cuidado com a lotao mxima da sua festa junina e no se
esquea de contratar uma equipe profissional para realizar o servio de segurana;
Se sua festa for um evento de grande porte, uma brigada de incndio e uma enfermaria tambm
so indispensveis para a segurana!
Uma boa estrutura de luz e som pode criar um ambiente bem bacana tenha certeza que os
profissionais que voc contratar possuam experincia;
Abuse da decorao tpica na sua festa junina! Bandeirinhas, xadrez, bales de So Joo... tudo
vlido para decorar o seu evento;
A passagem de som indispensvel para evitar que o som saia de maneira inadequada bem na
hora da festa. Certifique-se de realiz-lo em tempo!

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C AP TU LO 4

Durante o arraial

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Chegou a hora de ver os resultados de tanto planejamento, trabalho e dedicao! Agora, voc colocar em
prtica tudo o que foi feito para a realizao da sua festa junina. Alguns itens merecem ateno especial
para que seus objetivos sejam alcanados e a satisfao dos participantes esteja garantida. Ento vista sua
camisa xadrez, coloque seu chapu de palha e prepare a quadrilha: a festa vai comear!

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4.1- Check-in (controle de entrada)


Voc j deve ter ouvido falar que a primeira impresso a que fica, certo? E as festas juninas no fogem
regra! O controle de entrada pode ser fundamental para a satisfao dos participantes do evento. Qualquer
que seja o tamanho da festa, saber receber seu pblico faz toda a diferena :)
A recepo da sua festa deve contar com profissionais capacitados, pois eles sero o primeiro contato do
pblico com sua festa - desejando boas vindas , realizando o recolhimento de convites e verificando os
documentos de identificao. Alm disso, a equipe de recepo tambm ir controlar a entrada de pessoas
autorizadas e evitar a presena dos famosos penetras.
Se voc deseja vender ingressos no local da sua festa junina, prepare um espao adequado que possua
uma estrutura para receber pagamentos e oferecer informaes ao pblico. No esquea de manter a
equipe de segurana a postos no local de entrada para garantir a tranquilidade ao acesso do pblico e dar
suporte ao trabalho da recepo.

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importante que a equipe responsvel por realizar o controle de entrada seja experiente, saiba lidar
com diferentes pblicos e evitar situaes desconfortveis. Se sua festa junina necessita de revista, considere trabalhar com detector de metais: alm de agilizar o andamento da fila, torna o momento menos
constrangedor. Outra dica sempre iniciar a abertura dos portes e consequentemente, o controle
de entrada em um horrio marcado. Dessa forma, voc evita que pessoas cheguem muito mais cedo e
acabem esperando demais.

#DicaSympla: Voc pode descomplicar ainda mais o processo de controle de entrada da sua festa junina utilizando nosso aplicativo de check-in para celular. Clique aqui e veja como simples!

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4.2- Superviso e monitoramento


Durante sua festa junina, importante que voc no descuide da superviso e do monitoramento do
evento, sempre contando com uma equipe direcionada a exercer essas funes. Antes de dar incio seu
arraial, repasse o check-list para garantir que nada foi esquecido e que tudo que deveria estar em andamento
j est sendo executado. Tenha sempre em mos os nmeros de telefone de todos os responsveis pelos
servios contratados por voc e utilize rdios de comunicao para agilizar qualquer ao de emergncia.
Ah! E fique bem atento aos principais itens a serem supervisionados:
Chegada das atraes: Acompanhar a chegada dos msicos, DJs, bandas e equipamentos muito importante. Verifique se eles esto chegando no prazo correto ou se h atrasos que influenciam no cronograma
da festa junina! E fique atento ao cronograma de maneira geral: assim, nada foge do seu controle :)
Coordene o evento para que as atraes iniciem no horrio programado, assim como a entrada do pblico e o encerramento da festa. Se houver atrasos, tente prolongar as apresentaes ou trocar a ordem de
algumas delas!

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Servio de bar e alimentao: Fique de olho no andamento dos servios de comes e bebes durante sua
festa junina. Se as filas estiverem muito grandes, talvez exista a necessidade de colocar mais pessoas na
equipe para que o servio no cause insatisfao nos participantes. Confira sempre a quantidade de bebidas e comidas disponveis ao longo da festa para evitar que algo acabe antes do planejado e, dependendo
do nmero de pessoas que esto previstas para seu evento, fique atento s embalagens utilizadas.

Garrafas de vidro e latas de alumnio no so ideais


por serem materiais cortantes - prefira copos e embalagens descartveis. Outra dica sempre manter o bar
informado sobre o fluxo de pessoas que est entrando para o balanceamento das reposies de freezer e
estoque. Assim no falta quento pra ningum!

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Limpeza: Uma das coisas mais desagradveis em uma festa dar de cara com um banheiro sujo. Ento,
para evitar que seus participantes tenham uma m impresso da festa, voc precisa manter uma equipe
especfica para esta rea (que costuma se sujar com mais facilidade, n?). E no deixe de pensar na quantidade de banheiros! Ela deve ser compatvel com o nmero de pessoas que voc espera para evitar filas
excessivas. Alm dos banheiros, deve haver uma equipe de limpeza atenta rea de realizao do evento.
Em locais fechados, o piso pode ficar bem escorregadio devido a bebidas derramadas - ter responsveis
por manter tudo em ordem pode evitar acidentes.
Voc deve se certificar que o nmero de lixeiras suficiente e que elas estejam distribudas por todo o
local. Durante o evento nem sempre fcil manter os locais limpos, mas faa com que a equipe leve garrafas de vidro e objetos que possam causar acidentes para locais isolados sempre que possvel. Mas no
fique ansioso pela limpeza: a maior parte dela ficar para o ps-evento.
Registro de imagens e imprensa: Acompanhe de perto os servios de fotografia e filmagem que contratou - assim voc garante que o que considera importante na festa junina ser registrado. Ah! E no se
esquea de acompanhar o servio de imprensa, direcionando-o s pessoas corretas para as entrevistas.

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Camarim: Se sua festa junina contar com uma banda ou artistas conhecidos, interessante montar um
camarim para receb-los bem. Se for o caso de terem muitos fs presentes no evento, mantenha uma
equipe de segurana para impedir o acesso de pessoas no autorizadas.

Ufa! Tudo o que listamos at agora pode ser


considerado como os principais itens para monitoramento da sua festa junina. Tente manter tudo em
ordem e conforme o planejado - e ao menor sinal de
desvio, providencie as solues para que nada deixe
seu pblico insatisfeito.
Com um bom planejamento e todas as dicas desse
captulo, sua festa junina ter uma repercusso positiva entre os convidados, imprensa e todos os demais
envolvidos! Um arraial de parar o quarteiro :)

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Resumindo o quarto CAPTULO


Cuide bem da recepo da festa junina! Marque um horrio para o incio da festa e monte uma
estrutura no local caso queira vender ingressos na hora. No se esquea da equipe responsvel
por realizar o controle de entrada: ela deve ser experiente e saber lidar com diferentes pblicos;
No descuide da superviso e do monitoramento da sua festa junina! Conte com uma equipe
para auxili-lo, faa check-lists para no esquecer de nada e fique atento aos principais itens a
serem supervisionados.

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C AP TU LO 5

Desmontagem

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A fogueira apagou, os convidados foram embora e a msica acabou chegou ao fim sua festa junina :(
Mas no pense que o trabalho terminou! Dentro de todo seu planejamento, voc pensou em cada detalhe
para que todos sassem satisfeitos. E a limpeza final, desmontagem de equipamentos e dispensa da equipe
tambm esto no planejamento, certo? Neste captulo, iremos dar dicas importantes para os passos finais
da sua festa - garantindo que ela continue um sucesso mesmo depois de ter terminado :)

5.1 - Limpeza
J vimos que os cuidados com a limpeza da sua festa junina muito importante, certo? Depois que seu
evento acabar, voc tambm deve se preocupar com a faxina do local. Determine o nmero de auxiliares
baseando-se na mdia de 1 agente de limpeza para cada 40 pessoas que estiveram na sua festa. Geralmente, responsabilidade da empresa de servio de limpeza juntamente com o organizador determinar
os locais que devero estar em ordem durante todo o evento e, aps seu trmino, potencializar o trabalho
para toda a rea.

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Como j dissemos anteriormente, os banheiros so locais que merecem ateno frequente. E se voc
tomar algumas precaues durante o evento, a limpeza final fica muito mais simples!
De acordo com o nmero de banheiros disponveis na sua festa junina, interessante designar
profissionais que fiquem responsveis por permanecer ali durante o evento para prevenir o mau uso,
auxiliar as pessoas em caso de necessidade e ajudar na limpeza dos espaos privativos dessa rea.
Outro cuidado importante manter, sempre que possvel, as lixeiras das cabines individuais e da pia vazias.
Ah! No esquea de escolher agentes mulheres para os banheiros femininos e agentes homens para os
banheiros masculinos: voc evita constrangimentos e deixa todo mundo mais vontade :)
Se sua festa junina for um evento de grande porte, possvel que ocorram entupimentos (haja canjica!)
ou falta dgua nos banheiros devido ao grande fluxo de uso. Converse sobre isso com o dono do espao
e, caso j existam casos de incidentes assim no local, providencie um caminho pipa para o caso de faltar
gua e banheiros qumicos para emergncias.
claro que outros pontos da festa junina precisaro de cuidados de limpeza, mas difcil determinar os
locais onde se acumularo copos, garrafas e outros lixos.

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Perto das barraquinhas? Espalhados pelo cho? No


h como prever. Mas pea aos agentes que monitorem
os cantos do espao e que no deixem as lixeiras cheias - assim voc evita que ela acabe transbordando e
espalhando lixo por toda a festa.
As lixeiras, por sua vez, devem estar bem distribudas
por toda a festa junina. Coloque-as em ponto estratgicos para que no seja necessrio andar muito para
encontrar uma. Isso evita que as pessoas joguem lixo
no cho.
Tomando esses cuidados, a limpeza geral ao final da festa junina ficar mais fcil. As equipes de limpeza
podero separar o lixo produzido, limpar o espao e arrumar toda a ambientao com mais agilidade.

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5.3 - Entrega do espao e desmontagem


Todo mundo aproveitou muito sua festa junina! Danou quadrilha, comeu milho verde e bebeu muito
quento. O que sobrou ao final disso? Um cho tomado de copos, restos de comida e lixos em geral. No
que isso seja muito ruim - muita baguna sinal de que muita gente foi sua festa. Mas voc deve orientar a equipe de limpeza a entrar em ao e deixar tudo como antes. Se haviam cadeiras no espao, elas
devem ser posicionadas no lugar em que estavam - assim como mesas e itens de decorao que foram
retirados para montagem da festa junina.
Se voc tiver montado um palco e uma estrutura, siga os passos de desmontagem e armazenamento do equipamento.
Na maioria das vezes, a equipe de som possui profissionais
responsveis por montar e desmontar todos os aparelhos e
instrumentos da banda mas, caso no existam esses
profissionais, organize um check-list para a checagem dos materias ao chegarem e ao sarem. Dessa forma, voc evita dor de
cabea com quem locou os equipamentos.

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Para finalizar, necessrio que voc entregue o


espao nas mesmas condies que alugou. Portanto, recomendado que voc faa uma vistoria
antes de alugar o espao para que nenhum estrago
j existente seja colocado na sua conta. Em caso de
banheiros que no funcionam, paredes e cho danificados ou demais problemas, faa um laudo por escrito e exija o reconhecimento do locatrio. Dessa
forma, voc evita grandes surpresas quando entregar o
espao.

Tudo em ordem? Espao limpo e organizado do jeitinho que voc encontrou? Beleza! Depois de conferir o
palco, rea do local, banheiros, bar, recepo, bastidores e demais espaos utilizados pela sua festa junina, faa uma ltima checagem de acordo com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergncia,
convoque sua equipe para ajudar a resolver! :)

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5.4 - Dispensa da equipe


Depois de tudo organizado e limpo, rena sua equipe e agradea a cada um pelo trabalho prestado! Voc
deve enfatizar que eles foram parte fundamental para o sucesso da sua festa junina - fazendo-os sentir
parte daquilo, mais provvel que eles aceitem participar da organizao dos seus eventos outras vezes.
No tenha medo de expor os erros tanto quanto os acertos, mas faa sugestes de como devem melhorar.
Diga que conta com cada um deles para a prxima e que foi um prazer t-los como equipe. Voc deve
mostrar para cada um que o trabalho deles foi aprovado para que eles se sintam satisfeitos por terem sua
dedicao e empenho reconhecidos. Assim voc ter uma equipe que trabalha do seu jeito e estar sua
disposio para a prxima festa!

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Resumindo o quinto CAPTULO


Durante sua festa junina, alguns cuidados devem ser tomados para que a limpeza ao final da
festa fique mais simples. Distribua lixeiras ao longo do espao, calcule o nmero de banheiros
de acordo com a quantidade de participantes e fique atento possveis entupimentos;
Organize um check-list para acompanhar as desmontagens de equipamentos de palco e estruturas de som e no se esquea de realizar uma vistoria no local antes de alug-lo para que nada
entre na sua conta indevidamente;
Rena sua equipe e agradea a cada um pela dedicao ao longo da sua festa junina! Isso
aumenta a simpatia entre vocs e garante uma equipe sua disposio para a prxima festa.

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C AP TU LO 6

Ps-evento

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Agora j estamos chegando na parte final da organizao da sua festa junina! Depois de toda a festa e entrega do espao, hora de realizar o fechamento. Certas aes so essenciais para garantir a sensao de
dever cumprido! Pagamentos realizados ou a realizar, fechamento de border e avaliao do evento so
algumas delas. Para ajudar a fazer um balano da sua festa junina, separamos nesse captulo os pontos
essenciais para voc no ter problemas!

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6.1 - Avaliao do evento


Ser que sua festa foi um sucesso mesmo? Seu pblico te dir a resposta!
As pessoas fizeram parte da sua festa junina antes mesmo dela acontecer. Buscaram informaes pela internet, compartilharam o evento, fizeram check-in na festa, twittaram sobre ela, tiraram fotos, postaram no
Instagram e at publicaram vdeos da sua quadrilha. Sabia que todas essas informaes esto na web seu
dispor? Ento use a internet a seu favor e veja os resultados da sua festa para quem importa: seu pblico!
Existem diversas ferramentas gratuitas para anlise de termos, seja para o Twitter, Facebook ou Google. As
prprias redes sociais oferecem ferramentas de anlises para posts, twittes e palavras. Pesquise termos
relacionados sua festa junina (como o nome dela, o local, a data) e, a partir disso, mensure no Google
Analytics o quanto seu evento foi buscado antes, durante e depois da festa.
Dependendo do quanto voc estabeleceu para o oramento da sua festa, possvel realocar uma verba
especfica para contratar uma assessoria de imprensa. Mas se quiser utilizar esse servio, voc deve se informar previamente sobre o quanto em mdia espontnea o evento teve - se for uma festa junina viral na
internet, s vezes vale a pena utilizar essa parte do oramento em outros itens da festa.

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Fazer uma pesquisa com quem participou da sua festa junina a maneira mais confivel de mensurar a
satisfao dos mesmos. Formule perguntas rpidas, objetivas e em pequena quantidade pois, quanto mais
simples for seu formulrio, mais respostas voc ir receber :)

Hoje em dia existem vrias ferramentas que ajudam a


realizar essa pesquisa. Voc pode usar, por exemplo,
a SurveyMonkey, uma soluo online em formulrios de pesquisa e que funciona totalmente integrada
Sympla. Com ela voc pode criar formulrios especficos para fornecedores, VIPs e outros pblicos do seu
interesse, enviando pesquisas diferentes e coletando
dados de grupos diversos!
Depois de conseguir essas informaes, voc poder
criar um relatrio mostrando o impacto que sua festa
junina teve - assim, possvel atrair patrocnios maiores
e melhores.

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6.2- Documentao do evento


Quando voc realiza um evento, uma srie de contratos e papeladas de todas as negociaes e planejamentos surgem. Guardar esses documentos fundamental para o fechamento da sua festa junina! Uma
boa dica para conservao e organizao dos mesmos digitaliz-los e salv-los em seu computador.
Separe-os em pastas especficas de pagamentos, contratos e outros. Isso vai te ajudar a ter um panorama melhor sobre os servios utilizados e facilitar a organizao da prxima festa :)
Independentemente da sua festa junina ser gratuita ou paga, uma forma de contrato bastante comum
para servios como bebidas, alimentao, cenrio e outros o chamado 50/50. Basicamente, 50% do
valor do servio pago antes do evento e os outros 50% agendados para 15, 30 ou 60 dias aps o trmino.
claro que as caractersticas do contrato vo depender da flexibilidade do fornecedor e da negociao
que voc fizer. Ah! recomendvel que voc deixe recados para si mesmo lembrando as datas de pagamento - isso evita que voc receba aquelas ligaes dos fornecedores avisando que voc perdeu o prazo.

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Sobre as contas j pagas, interessante que voc mantenha as notas de pagamento digitalizadas e em
algum arquivo fsico diferente das contas que voc ainda tem que pagar. Assim, voc facilita o trabalho na
hora de realizar o fechamento do border.

Durante a festa junina podem ocorrer alguns imprevistos, alm de


perdas e extravios de alguns materiais que podem acarretar em
algumas taxas. No se esquea de conferir com os responsveis do
espao alugado se houveram gastos no calculados na proposta
inicial - alguns locais cobram taxas extras para imprevistos ou para
servios solicitados de ltima hora.

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Ah! Alm das taxas de servio, existem os juros. Pagar contas aps o vencimento dos boletos gera um
incmodo para voc e para o fornecedor. Se os descontos da receita no foram feitos de forma organizada ou se por algum motivo voc no teve acesso ao dinheiro, converse com o seu fornecedor e negocie.
possvel gerar um novo boleto com uma nova data de vencimento para diminuir as taxas de juros, mas
nada acontece se voc no fizer a proposta.

#DicaSympla: Abuse das anotaes! Ao arquivar os documentos, deixe recados para voc
mesmo em post-its, lembretes no espelho ou at mesmo em alarme de celular.
Essa organizao vai te ajudar bastante na hora de colocar essas informaes no border :)

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6.3 - Fechamento do border


Border um compilado de todos os lucros e custos que voc teve ao longo da sua festa junina. Para que
ele fique completo e sem erros, importante que voc coloque o mximo de informaes possvel e discrimine todas as movimentaes de ingressos, cortesias e produtos vendidos. Dessa forma, voc conseguir
se basear apenas no seu border para analisar a rentabilidade da festa junina e planejar eventos futuros.

Para construir um border, voc precisa fazer


download de uma planilha ampla que some valores
individuais e o total. Para no ficar dvidas de como
realizar o fechamento dessa ferramenta, vamos explicar
um pouco mais sobre os itens essenciais a seguir:

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Ingressos: grande parte dos gerenciadores de ingresso online j do a informao sobre o tipo de
ingresso vendido, assim como o seu montante. Coloque no border cada um dos tipos de ingressos,
com os dados de quantos foram disponibilizados e quantos foram vendidos de cada tipo.
Pblico: muito importante que voc tenha o controle de quantas pessoas de fato foram sua festa junina - e no somente quantos ingressos foram vendidos. Coloque os dados de quantas pessoas
realizaram o check-in no border para traar um panorama da quantidade mdia de produtos
consumidos.
Produtos vendidos: no se esquea de discriminar a quantidade de produtos vendidos dentro da
festa junina - esta arrecadao tambm parte da receita. Voc pode colocar, por exemplo, a quantidade de cerveja disponibilizada e quantas foram vendidas. Faa o mesmo para refrigerante, gua tudo
o que achar necessrio. Assim, voc ter uma boa base de anlise para eventos futuros :)
Se voc quiser e for o perfil do seu evento, voc pode coletar dados ainda mais aprofundados sobre sua
festa junina:

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Cachs: este um item que tambm exige ateno e organizao. Para seu maior controle, crie uma aba
na planilha que seja especfica para os tipos de cachs e como eles foram combinados. Um problema
comum relacionado aos cachs a falta de nota fiscal para organizar os pagamentos legalmente. Para
que no haja problema com a fiscalizao, voc pode optar por profissionais que emitam notas fiscais mas se no houver nota, exija um documento para comprovar o pagamento, como um recibo simples.
Caso os resultados estimados no batam com as receitas em caixa, mantenha a calma. Voc deve revisar
os nmeros quantas vezes achar necessrio para que tenha segurana em relao aos dados da sua
festa junina. Procure lembrar de cada item adquirido ou contratado e que possa ter passado despercebido por voc. guas compradas de ltima hora, por exemplo, podem ter sido excludas do border por
terem um valor pequeno e sem nota fiscal. Se voc somar vrios itens comprados de ltima hora nessa
mesma situao, quantias razoveis podem ficar ausentes do fechamento da festa junina.

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Com seu border fechado, voc ter um documento precioso em mos que o ajudar a ter uma viso
completa da rentabilidade da sua festa junina. Com ele, voc ainda conseguir traar estratgias e planos
de ao para eventos futuros :)

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Resumindo o sexto CAPTULO


D uma conferida nas redes sociais aps o evento: os participantes provavelmente deixaram
suas impresses na web. Pesquisas de satisfao tambm so uma tima maneira de descobrir
o que seu pblico achou da festa junina;
Organize bem todas as contas e contratos que surgiram para a realizao do seu evento.
Agende datas de pagamento, cuidado com os juros e guarde todas as notas!
Tenha todos os dados de lucros e custos da festa junina organizados em um border. Assim fica
bem mais simples ter uma viso completa da rentabilidade do evento.

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C oncluso

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Se que existe um segredo para o sucesso de uma festa junina, o profissionalismo. Foque em produzir
um evento que vai funcionar em todos os sentidos: para voc, patrocinadores, pblico e demais envolvidos. Lembre-se que atravs de um trabalho bem feito voc ser reconhecido na sua rea, contar com a
credibilidade do pblico e de quem mais participou da realizao do seu evento.
Organizar uma festa de qualquer tamanho um
trabalho minucioso e que exige dedicao. natural que no saibamos de todos os detalhes, mas nos
esforamos bastante para te passar as melhores dicas
atravs desse e-book. Procure mais dicas e ajuda na
internet: quanto mais informao, melhor.
Conte sempre com a Sympla para vender ingressos e
gerenciar seus eventos. Atravs da nossa plataforma,
produzir eventos fica sempre mais simples :)

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