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ARTIGO CINTIFICO

CONCEITOS, METODOS E FERRAMENTAS DA GESTO DE QUALIDADE


APLICADAS NO PLANEJAMENTO E GESTO DE EVENTOS EM INSTITUIO DE
ENSINO SUPERIOR PBLICA : UMA REVISO BIBLIOGRFICA
LELL de S. Cristiane,1
SOBRENOME, Nome(Orientador)2

RESUMO
Este artigo, trata-se de uma reviso bibliogrfica com a temtica voltada para uma possvel
deficincia do planejamento, organizao e controle na rea de gesto de eventos em instituies
de ensino superior. Embora haja uma vasta gama de ferramentas administrativas usadas
largamente na gesto administrativa em geral privada e pblica, ao se consultar manuais de
organizao/gesto/planejamento de eventos institucionais em instituies pblicas de ensino
superior, estes tipos de mtodos e ferramentas aplicados na gesto de grandes e bem-sucedidas
organizaes, a orientao para o uso praticamente inexistente. Este artigo se prope a elencar
os mtodos ferramentas e a forma que podem ser aplicadas na gesto de eventos em
universidades pblicas, com vistas a facilitar o processo de planejamento, gesto e controle do
pr, trans e ps-evento atingindo assim a eficincia conforme apregoa um dos princpios
administrativos. Outra proposio seria demonstrar que a operacionalizao desses ferramentas
na gesto de eventos algo simples e pode contribuir para a padronizao de procedimentos
assim podendo evitar erros e improvisos. Dessa forma ajudando a instituio se aproximar de um
alinhamento a modelo de excelncia da gesto para oferecer servios de qualidade a todos
pblicos atingidos sejam eles internos ou externos a instituio.
Palavras-chave: PDCA, 5W2H, Gesto da qualidade em eventos, Gesto de eventos,
Planejamento organizao e controle de eventos.
1 Introduo
Quando pensamos no tema evento pode-se dizer que geralmente relacionamos a
celebrao social do momento em que o evento ocorreu, como algo nico que s existiu naquele
espao de tempo pr-determinado, em que houve uma (abertura quando o evento saiu da
situao de no-existncia, O durante quando o evento existiu, e o encerramento - deixou de
existir) e pensamos dessa forma por que estamos l como expectadores/participantes. Geralmente
fazemos parte do pblico-alvo de quem idealiza e organiza eventos, no entanto, existe todo um
1

Secretria Executiva formada pela Universidade Estadual de Maring-PR, atuante na funo de Secretria Executiva na Universidade Federal
da Fronteira Sul- Campus Chapec. Discente do programa de ps-graduao latu sensu,do curso MBA em Secretariado e Assessoria Executiva,
do Grupo Educacional Uninter. Email: lellcris@hotmail.com
2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXX. Docente do programa de ps-graduao latu sensu,do curso MBA em Secretariado e Assessoria Executiva, do Grupo Educacional Uninter.

rol de atividades a serem desempenhadas para que se possa lograr xito em um evento.
Nesse sentido, Burthod e Ferreira (2012) afirmam que por muitas vezes, h uma
invisibilidade aos olhos dos participantes de todo trabalho que envolve na construo de um
evento, que este processo, (...) ainda desconhecido (incluso) no meio acadmico ou, mesmo,
pouco valorizado e muitas vezes realizado de forma no planejada sem os devidos cuidados que
o processo merece.
Para Meirelles (1999,p.21) o evento um instrumento institucional promocional, que tem
por finalidade de criar conceito, estabelecer a imagem, tanto de pessoas fsicas como jurdicas,
tambm de produtos, servio, ideias, isso atravs de um acontecimento previamente planejado,
ocorrendo em um nico espao de tempo no qual h a aproximao entre os participantes, seja
esta fsica ou por meio de recurso da tecnologia.
O evento tendo essa funo de ser um elo entre a instituio e o publico-alvo, um
instrumento formador de opinio, deve ser estruturado de uma forma planejada, visto que o
alguns pblicos tero contato com a instituio somente atravs de um evento. Seja em grande
ou pequena escala para que haja xito na realizao de um evento, desde um congresso at uma
simples reunio necessrio se pensar sistematicamente as atividades e dividi-las em
fases/etapas, pois, muitas vezes atravs do bom andamento ou no de um evento que pode ser
percebido o tempo e esforo gasto para bem receber os participantes de um evento.
Indo ao encontro da ideia de Meireles que o evento um acontecimento que deve ser
previamente planejado, Veloso (2001, p.39) trz a ideia complementar dizendo que a
organizao de eventos obedece a uma sequncia lgica pontuada por procedimentos. E dessa
afirmao de Veloso emergem questes como: se algo sequencial e procedimentvel, se trata
de algo que engloba um conjunto de aes, que podem ser segmentadas, seja ocorrendo em fases
distintas ou concomitantemente, logo ento, pode-se criar um padro dos processos, atividades,
tarefas envolvidos.
Embora o evento seja um acontecimento por vezes nico e com caractersticas
especficas, traz intrinsecamente a qualidade de ser flexvel no momento de ser planejado. Mas,
isso no significa que no existam atividades frequentes e comuns a todos que possam ser
organizadas de forma a uniformizar o planejamento. Logo se torna necessrio trazer para a forma
de planejar eventos alguma homogeneidade que possibilite manter a flexibilidade de encaixe das
especificidades de cada evento. Dentre as ferramentas que podem contribuir para uma
uniformizao flexvel, ha tcnica que permite tanto reduzir a variabilidade dos processos de
trabalho como no mantm sua flexibilidade para ajustes que se trata da padronizao.
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Tcnica que de definida por Campos (1992) Apud Silva, Duarte,Oliveira (2004)
como: o instrumento bsico do Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia a dia, o qual indica
o objetivo/meta (fim) e os procedimentos/metodologia (meios) para a execuo dos trabalhos, de
forma que cada um possa assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho. O padro
o prprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivduo ou pela organizao.
Falconi (2004) apud Levandoski (2012) enfatiza que No existe Gerenciamento sem
Padronizao. Logo padronizar e o caminho obvio para uma gesto que visa obter sucesso, e a
aplicao de conceitos, mtodos e ferramentas de gesto da qualidade em eventos permite tanto a
padronizao como o gerenciamento.
O presente estudo se originou da experincia da pesquisadora como secretaria-executiva
no setor de eventos de uma instituio universitria federal. Durante o tempo que esteve a frente
das atividades de planejamento e gesto de dos eventos internos da instituio, foi observado a
carncia de padronizao e procedimentos.
Metodologia
Em busca de orientao foi pesquisado manuais de eventos em instituies universitrias
similares, e tambm manuais de eventos de instituies pblica. Em um primeiro momento
mtodo foi a pesquisa aos sites dessas instituies em busca de orientaes e procedimentos. No
entanto, observou-se que no havia um padro lgico para se planejar e organizar eventos
expresso institucionalmente nos sites. O passo seguinte foi a consulta a manuais de eventos, esse
instrumento (se existente) tambm trazia homogeneidade, e raramente apresentaram os padres
existente em gesto de eventos que facilitasse o planejamento e a gesto de eventos.
Objetivo
Dessa forma esta pesquisa objetiva atravs dos conceitos mtodos e tcnicas da gesto da
qualidade aplicadas a gesto de eventos, promover e incentivar uma homogeneidade nas
atividades de planejamento e organizao e controle de eventos universitrios. Espera-se que a
temtica de pesquisa aqui abordada, contribua no que concerne a qualidade em gesto dos
eventos, com vistas a suscitar o uso desses conceitos, mtodos e suas ferramentas para auxiliar e
promover uma gesto da qualidade em eventos e assim alcanar a eficincia e eficacia,
consequentemente produzindo uma melhor experincia para o expectador/participante do evento.
2 Conhecer e necessrio para poder se planejar: desenhando o Evento
O planejamento uma atividade que demanda conhecimento do objeto a ser planejado
seja ele uma empresa, instituio, ou ate mesmo um evento, e quando no se conhece a rea que
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objeto pertence demanda pesquisa. O planejar um evento tem seu princpio com o entendimento
de que a realizao de um evento envolve pesquisa, planejamento, organizao, coordenao,
controle e implantao de um projeto, buscando atingir o seu pblico-alvo com medidas
tangveis e resultados projetados (BRITTOe FONTES 2002,). Nesse mesmo sentido, Goldblatt
(2005, Cap 2 p.38) respalda afirmando que todos os eventos bem-sucedidos tm cinco fases
crticas em comum para assegurar a sua coerncia e eficcia. Estas cinco fases ou etapas do
evento de sucesso so a pesquisa, projeto, planejamento, coordenao e avaliao
De acordo com Silvers (2004, p.20) o desenvolvimento de um projeto bem organizado e
estruturado de acordo com as necessidades do evento o primeiro passo para que este alcance os
objetivos propostos. Analogamente, na viso da autora projetar um evento semelhante a
escrever uma pea teatral ou um roteiro de filme. Ele requer um enredo (metas e objetivos), uma
mensagem (tema), e caracteres (componentes de eventos). As aes, atividades e entretenimento
em um evento devem ser cuidadosamente roteirizado. Deve haver uma abertura forte, picos e
pausas, surpresas e descobertas, e um final emocionante, tudo que avanam ao ritmo apropriado
e de uma progresso natural. H sempre um comeo, um meio e um fim em uma experincia,
que deve ser clara para o participante ou convidado.
Para se desenhar(projetar)o evento de forma apropriada sabendo seus elementos de comeo
meio e fim para alcanar os objetivos, um dos elementos primordiais classific-lo de forma
correta. Abaixo temos uma sucinta forma de classificao de eventos, no se limitando as essas
aqui apresentadas, sendo as que melhor se encaixam nesse trabalho. O tema de classificao de
eventos e extenso e pode ser explorado em outro artigo de forma mais ampla no futuro.
2.1 Classificao do evento elemento que define o objetivo
Para poder planejar e organizar esse comeo meio e fim (do evento) de forma eficiente
se faz necessrio conhecer minimamente as formas de se classificar um evento, para fazer uso e
saber as melhores estratgias para se viabilizar a execuo do evento. Para Martin (2008, p. 69),
para se obter sucesso com eventos, indispensvel conhecer a tipologia dos eventos e como
cada um destes pode ser classificado e agrupado. O conhecimento das tipologias, bem como a
adaptao de suas caractersticas e necessidades especficas, facilita a atuao dos profissionais
nesse segmento.
Criar um evento automaticamente implica no ato de reunir pessoas. Dessa forma
primariamente o evento no nada mais do que uma reunio. O por qu (objetivo) dessa reunio
o que define o qu se espera alcanar ao seu final. As escolhas feitas quando se planeja um
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evento define todo andamento do mesmo. Um elemento fundamental ao plano ter bem claro o
objetivo do evento, saber o que se pretende com esse evento, se ater e fundamentar todo o evento
em torno e para alcanar esse objetivo. De acordo com Conway (2006,p.45) s vezes, o objetivo
do evento quase determina o tipo de evento que ser executado. Quem faz um evento sempre
tem um objetivo a alcanar com essa reunio de pessoas. O objetivo o foco principal, ele que
d origem do evento, ele o motivador, ele o porqu do evento existir. Definido o objetivo dele
vai se emanar todas as outras decises e aes do planejamento do evento.
Sendo a reunio o embrio de todos os tipos de eventos Meirelles,1999,p.30. E mais
especificamente no cenrio acadmico (de reunies de instituies universitrias) o evento e
reunies trata-se de um agrupamento de pessoas, com a finalidade de analisar e debater
determinado assunto, em direo a um consenso no encaminhamento da soluo do problema em
foco Andrade (2006)p.16. E para se produzir resultados de um debate/discussao de forma
organizada e objetiva, alguns tipos de reunies (eventos) para alcanar seus objetivos, tem ritos e
formas de serem conduzidas. Estes ritos tm elementos pr-forma de conduo que juntos do a
reunio um formato especifico, e auxiliaro a produzir o resultado que almejam os organizadores
do evento. Isso por que se trata de.
Dessa forma cada reunio tendo um objetivo diferente e uma formato especifico para
sua conduo, e necessrio separ-las e classificar cada uma, nesse sentido Andrade(2006) fez a
seguinte classificao quanto as reunies e em quais elementos que so baseadas, que por
consequncia definem o objetivo a ser alcanado em cada classe de reunio:
CLASSE

BASEADA :

I. Reunio dialogal

na informao, no questionamento e na discusso.

II. Reunio coloquial

no entretenimento, no lazer e na aproximao entre as pessoas.

III. Reunio competitiva

na competio.

IV. Reunio expositiva

na demonstrao

TABELA 1:Baseada em Cndido Teobaldo de Souza Andrade - Como administrar reunies(2004)

Considerando o evento como uma reunio de pessoas, a forma de classificao acima


exposta divide os eventos em 4 classes distintas de reunies, as quais possuem caractersticas e
objetivos especficos. Cada uma se fundamenta em elementos como a informao, competio,
demostrao entretenimento e lazer, os quais direciona um formato distinto de conduzir o evento,
fator que as diferencia, e cria uma tipologia de eventos para cada uma das classes de reunies
elencadas. Fazer essa separao clara torna a classificao de fcil compreenso.
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Os eventos baseados nas reunies dialogais so muitos presentes em instituies de


ensino superior. Esses eventos podem ser nicos, ocorrerem isoladamente ou fazer parte de um
outro evento maior. A comisso responsvel por organizar o evento deve ter essas classificaes
bem claras para no cometer erros que comprometam os resultados esperados. Dvidas como:
entre um congresso ou uma conferncia? um encontro, semana ou um frum? Essas so
dvidas frequentes quando se vai organizar um evento, que sanadas atravs da exposio das
classes, formatos e tipos de evento pode ajudar evitar erros. Como dito anteriormente a
classificao aqui exposta se limitara a classificao de reunio por classe.
Saber a classificao de um evento consequentemente trara o objetivo(classe, tipologia e
rea de interesse), e tambm como essa reunio deve ser conduzida (formato), definido esses
aspectos restara planejar os aspectos estruturais do evento que dizem respeito a data,
abrangncia, dimensionamento/porte, e aspectos em relao ao publico como o perfil do
participante e o tipo de adeso. Cada um desse aspectos de planejamento tambm so formas de
classificar um evento. Abaixo trataremos dos aspectos em relao a criao de homogeneidade
em se planejar organizar e controlar as atividades em um evento.
3 Planejamento e ferramentas de gesto e controle
Segundo Nogueira (2010) o planejamento uma ferramenta administrativa, a qual
permite perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando
o trmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina. Disso infere-se
que se trata do lado racional da ao. Ou seja, planejar esta relacionado a deliberar, de forma
abstrata e explcita, onde se escolhe e organiza aes, com isso pode-se antecipar os resultados
esperados. Esta ao deliberativa visa alcanar, pelo melhor meio possvel, alguns objetivos prdefinidos.
Padronizar
Um primeiro passo para a homogeneidade na gesto de eventos e a criao de padro no
processo de planejamento e execuo do evento, elemento inerente ao gerenciamento seja do que
for. O processo e definido por Galbraith (1995) como um rol de atividades agrupadas em um
formato lgico que tem a finalidade de criar um (sub) produto ou servio. De acordo com o
autor esse formato lgico da padronizao de processos no e somente traz a minimizao ou
eliminao de desperdcios ou retrabalhos, ou ate mesmo reduo de informaes necessrias
para a realizar as atividades do processo, mas principalmente a diminuio da exigncia de
coordenao constante para a realizao desse rol de atividades.
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Para Guareschi e Freitas (2012) H uma necessidade de padronizar os processos como


forma de diminuir as perdas, sejam elas financeiras ou intelectuais. Nesse sentido as autoras
Citam Cantidio (2012), que corrobora dizendo que quando se padroniza um processo reduz-se
efetivamente as perdas, pois a padronizao almeja o mximo no desempenho das atividades, ao
contrrio a falta de padres nos processos leva ao desperdcio e falhas.
Na rea de gesto de eventos percebe-se que o primeiro padro existente para se planejar
um evento da diviso da gesto em 3 fases, que seriam: o Pr-Evento, Trans-Evento e PsEvento (Alves 2014 e Coutinho 2010), que de forma simplista seriam as aes de planejar,
executar e finalizar o evento.
Para Martin (2007) o pr-evento - a fase essencial do evento onde haver definio do
projeto e o planejamento de todas as atividades bem como o detalhamento de receitas e despesas
esperadas. De acordo com Dorta (2015) o trans-evento caracteriza-se por ser a execuo do
evento propriamente dito. Em que se segue as atividades determinadas no planejamento ou seja
no pre-evento. de grande importncia se ater ao plano evitar ao mximo improvisos. Segundo
Martin (2007) e Dorta (2015 pag.51) o Ps-evento esta a fase que se caracteriza por finalizar
todos os processos previstos no pr-evento. Momento de fazer acertos financeiros e relatrios.
Em eventos universitrios momento de emisso de certificados, envio de agradecimentos,
publicaes de documentos produzidos durante o evento etc.
Essas trs fases demarcam momentos distintos, de uma sequncia lgica simples, usada
quando for planejar o evento, que contempla o evento na totalidade, prevendo todas as tarefas em
cada uma das fases. Cada fase tem caractersticas prprias, e atividades distintas. No entanto, na
gesto de eventos, os elementos mais bsicos que faro toda diferena, presentes em todas as
fases do evento, atividades como organizao, acompanhamento e controle so imprescindveis
em todas as fases, pois permite que o organizador do evento possa gerir o evento de forma
eficiente com o mnimo de imprevistos ou erros. Abaixo esto elencadas algumas das atividades
bsicas que so comuns a qualquer tipo e tamanho de evento no se limitando somente a essas
expostas. As atividades aqui indicadas tiverem como ponto de partida o modelo para o
planejamento e organizao de eventos de SILVA 2003.
Pr -Evento
Estagio 1 Levantamento de Informaes - No contexto dos eventos, este o estgio da
tomada de decises referentes a questes tais como a natureza do evento e o estudo de
viabilidade econmica. quando se elabora um plano inicial, o qual ter as estratgias iniciais
que podero ser adotadas. Essencialmente trata-se de um levantamento de informaes
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juntamente com uma anlise situacional, que contemple o oramento e cronograma geral para
que seja tomada a deciso de prosseguir, ou no, com o planejamento e a organizao. . (SILVA,
2003)
Estagio- 2 Planejamento e Organizao - Essa etapa objetiva produzir o evento no tempo
previsto e de forma que ele atenda aos objetivos predeterminados no primeiro estgio. Segundo
a autora se trata da fase mais complexa e exaustiva do processo de um evento. Dando sequencia
ao trabalho feito no primeiro estgio o esboo(plano) ser aprofundado, agora, o detalhamento
dever ser muito mais esmerado e rigoroso visto que, cada evento possui peculiaridades
diferentes, e alerta que e cabe a quem est organizando o evento fazer o ajuste das estratgias
para implantao do plano. Isso por que, as estratgias so o fator que determina o sucesso do
evento. (SILVA, 2003)
Alguma das atividades imprescindveis nesta fase so:
Defina a data e local:

De acordo com

Fiorio(2012) esses dois elementos devem ser

estabelecidos com grande antecedncia Isso por que, facilitaro a anlise das necessidades de
produo para determinado evento, como contratos a serem assinados, as autorizaes de
imagem, a arrecadao referente aos direitos autorais, a forma de divulgao que mais se adeque
para o evento e os custos para que ele vire realidade.
Formar um Staff3: o prximo passo formar uma equipe, que inclui desde as pessoas da prpria
comisso organizadora ou envolvidas/comprometidas na gesto do evento at a formao de
pessoal externo a comisso que envolve tambm as pessoas que trabalharo no dia do evento que
podem no fazer parte da comisso, terceirizados da instituio, servio de copa, limpeza,
recepcionistas, segurana, transporte entre outros. importante ressaltar que todo pessoal seja
treinado e orientado com antecedncia de todas as aes que ocorrero no evento e que estejam
envolvidos(Equipe Sympla 2013).
Detalhar todas as atividades Fiorio(2012) afirma que todos os elementos que interferem no
planejamento precisam ser includos no seu cronograma de atividades, de modo que voc tenha
condies de efetuar todas as aes com maior xito e no tempo certo. E orienta dizendo que
caractersticas do palco, a segurana no local, os acessos ao espao do evento e as condies
sanitrias so alguns elementos que jamais podem ser desconsiderados na organizao de um
evento, independente do porte.
Staff um termo ingls que significa "pessoal", no sentido de equipe ou funcionrios. O
termo utilizado para designar as pessoas que pertencem ao grupo de trabalho de uma
organizao particular. Disponvel em:http://www.significados.com.br/staff/. Acesso em 28 de
janeiro de 2015.
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Trans-Evento - O dia do evento de acordo com Fiorio (2012) praticamente to


trabalhoso quanto o tempo que antecede o evento. Momento em que todas as atenes devem
estar concentradas para a checagem dos itens elaborados na pr-produo. Dorta (2015) sugere o
uso de um checklist minucioso para controlar e acompanhar as atividades. No Item 3.4 desse
artigo, a ferramenta(checklist) sugerida por Dorta sera apresentada com a aplicao de uma
tcnica da gesto da qualidade.
Nesta fase o organizador deve conferir se tudo est acontecendo como previsto,
incluindo o acompanhamento dos artistas/convidados e a montagem da infraestrutura. De acordo
com Fiorio (2012):
A equipe deve estar em sintonia, seguindo as instrues passadas pela comisso de eventos ou
organizador. Desde os profissionais responsveis pela limpeza at os seguranas precisam estar preparados
para as mais diversas situaes. Portanto, certifique-se de que todos os contratados saibam como agir diante
de casos de depredao, consumo de drogas, conflitos entre frequentadores, e muito mais.

Ps-Evento - A terceira fase envolve a atividade de avaliao e as providncias finais.


Dorta (2015) afirma que a avaliao um processo que deve ocorrer durante todo o
planejamento e organizao do evento. No entanto, a forma mais comum a avaliao psevento.Avaliar segundo a autora implica em compilar de dados estatsticos e informaes sobre
o evento e anlise em relao aos objetivos propostos. J a finalizao do evento Dorta orienta
que antes que a administrao se dissolva, primordial que se solucione todas as possveis
pendncias para encaminhar o processo do planejamento de eventos a uma concluso
satisfatria.
Desmontagem fsica de sua infra-estrutura - Para a finalizao de um evento
dependendo do local, por exemplo, sua equipe ter que desmontar o espao para deix-lo como
estava antes. Fiorio(2012) sugere que o ideal para no deixar nenhum erro passar batido
acompanhar as atividades de finalizao do evento com uma planilha em mos(checklist). Assim,
possvel checar tudo com preciso, como os itens locados ou emprestados. E orienta dizendo
que, s faa a liberao do pessoal da equipe depois que todas as pessoas fizerem suas tarefas de
acordo com o combinado em seus contratos. importante que se realize uma vistoria em todos
os ambientes do lugar. E explica que essa checagem nas instalaes necessria porque
eventuais problemas podem acarretar custos extras. Por isso, se voc encontrar alguma coisa
errada, garanta que ela seja arrumada.
Relatrios financeiros Nesta fase o organizao faz o fechamento de todas as contas a
pagar. Deve-se tambm elaborar a concluso de custos com o fechamento das contas e preparo
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dos relatrios financeiros.


Providncias finais: algumas delas so cumprir todas as obrigaes contratuais e
estatutrias, agradecer a todo o pessoal, participantes e parceiros envolvidos e, finalmente,
elaborar um relatrio final completo dos resultados do evento e distribuir a todos os parceiros.
Podendo variar de evento para evento.
Um grande problema na gesto de eventos e especificidade de cada evento, por ser as
vezes algo nico implica em tarefas especficas de cada tipo de evento. Logo, primordialmente
definir a correta classificao do evento e consequentemente o seu formato e o objetivo, facilita
saber que atividades sero necessrias ser desenvolvidas. Indiferente do tamanho e da
complexidade se tera ou no subeventos etc, as atividades acima elencadas em cada fase, so
atividades-chave com base em (SILVA, 2003) que podem ou no se desdobrar em outras
atividades e tarefas conforme a necessidade de cada evento.
3.1 Eventos e gesto da qualidade
O planejamento de eventos est alicerado nessas trs fases acima expostas, quando bem
planejadas e organizadas com o controle necessrio, reduz consideravelmente a possibilidade de
improvisos erros e desperdcios, gerando um servio de qualidade promovendo ao expectador do
evento a experincia delineadas no objetivo do evento. E como fazer ento para poder obter
sucesso na produo de em evento tendo o mnimo de erros, improvisos e desgaste emocional da
equipe? Ou mesmo fazer a gesto de todo processo de planejar e controlar um evento de forma
eficaz e eficiente, ou seja, promover um servio e/ou uma experincia focado na qualidade.
3.1.1 O que e qualidade?
Segundo Campos (2013) a Qualidade hoje uma palavra chave muito difundida nas
empresas: fcil de falar e difcil de fazer. Ao mesmo tempo, existe pouco entendimento do que
vem a ser qualidade. O autor afirma que a definio da qualidade tem uma grande diversidade
de interpretao,que dada por diversos autores, que buscaram dar uma definio simplificada no
intuito de faz-la assimilvel a todos os nveis das organizaes. Numa abordagem
transcendental o autor diz que:
A qualidade dificilmente pode ser definida com preciso, ela uma caracterstica que torna o produto
aceitvel, no pela anlise feita, mas pela prtica e muitas vezes pela experincia. Assim pode-se dizer que
a qualidade apenas observvel pela sua esttica, mas no pode ser definida. Esta abordagem tem muito a
ver com a beleza, o gosto e o estilo do produto.
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O evento tido como um servio, inserido nesse cenrio de gesto da qualidade, onde
qualidade e algo subjetivo, se encaixa tambm nesse tipo de gesto, visto que muitas vezes o
evento se trata de uma experincia vivida, Silvers (2004,p.2) valida afirmando que Um evento
uma

experincia,

cuidadosamente

elaborada

para

promover

um

impacto

sobre

cliente(participante/expectador). Logo o evento sendo um servio proporcionador de uma


experincia (ao expectador/participante), com os mtodos e ferramentas da qualidade, aplicados
a gesto de eventos, pode promover um servio(experincia) com melhor de qualidade.
Isso por que a Qualidade tudo aquilo que melhora o produto do ponto de vista do
cliente, e est associada impresso do cliente, portanto no e algo esttico.(Campos
(2009)p.36 apud (DEMING, 1993:56). Dessa forma promover a qualidade para Deming implica
no somente nos pontos tangveis e lgicos(do processo de planejamento e execuo), mas
tambm e principalmente a experincia proporcionada ao cliente/expectador.
Corroborando com essa ideia Melo Neto (2007) apud Oliveira,davila filho,Silva, Valle
(2012) salienta que o sucesso do evento est diretamente relacionado s sensaes geradas antes,
durante e aps a realizao do mesmo. O pblico faz parte do espetculo e devero surpreendlo demonstrando e divulgando o potencial do evento a ser realizado. Os autores ainda citam
Mcdonnell, et al. (2007), que afirma que os ambientes em que os eventos operam e as
expectativas dos participantes tornaram-se muito mais complexos e exigentes.
Com isso como promover qualidade a uma experincia? Berridge(2007)afirma que para
delinear o conhecimento e as habilidades necessrias para construir experincias, em primeira
instncia necessrio que os envolvidos na produo das experincias(evento) precisam
entender/conhecer os fenmenos que esto lidando, e dai ento focar em um contexto de lazer
que permita contar com a seu prprio conhecimento pessoal, habilidades e experincia nessa
rea.
Essa afirmao do autor vai ao encontro da viso desse trabalho da necessidade de se
conhecer o objeto para poder planej-lo, visto que ao se conhecer bem a classificao correta de
cada evento permite que, quem planeja use as melhores ferramentas e estrategias para
proporcionar uma melhor experincia ao participante/expectador do evento.
3.2 Ferramentas da Qualidade
De acordo com Campos (2009) as ferramentas da qualidade so os recursos utilizados que
visam identificar e melhorar a qualidade dos produtos, servios e processos. E complementa
dizendo que as ferramentas no so exclusivamente para solucionar problemas, afirmando que
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elas devem ser inclusas num processo de planejamento para alcanar objetivos. Segundo o autor
o uso dessas ferramentas busca para controlar a variabilidade, que seria a quantidade de
diferena em relao a um padro, tendo por finalidade a eliminao e ou reduo da variao
em produto e servio. Os objetivos das ferramentas da qualidade segundo Oliveira (1995: 1 )
apud Campos (2013), so: 1.Facilitar a visualizao e entendimento dos problemas;2. Sintetizar
o conhecimento e as concluses;3.Desenvolver a criatividade;4.Permitir o conhecimento do
processo;5.Fornecer elementos para o monitoramento dos processos.
Embora sejam mtodos e ferramentas que visam reduzir a variabilidade e padronizar, no
so mtodos engessados, pois permitem a discusso de forma criativa e ordenada em busca de
solues que seja eficientes e eficazes. Abaixo sero listados os conceitos, mtodos e
ferramentas da qualidade as quais essa pesquisa acredita serem elementos de grande
contribuio para o planejamento gesto e controle de eventos. Todas sero conceituadas a
seguidas de seu objetivo e a demonstrao da possvel a aplicao de cada uma delas, os prrequisitos para a construo, e como fazer e relao entre cada ferramenta.
3.3 Ciclo PDCA conceito, modelo ou mtodo de gesto, como definir?
Segundo Oribe (2009) a origem do PDCA se deu a partir do ciclo de Shewhart,
engenheiro americano e que foi o introdutor do controle estatstico para o controle da qualidade.
Atualmente aplicado na melhoria contnua de processos de gesto. Embora tenha sido criado na
dcada de 20 por Walter A. Shewhart seu disseminador foi William Edward Deming, por isso
muitas vezes chamado de ciclo de Deming. O autor afirma que embora o PDCA seja muito
utilizado e referenciado na literatura, observa-se que ele , ora chamado de conceito, ora de
modelo, ora de mtodo, ora de tcnica. Mas o que seria ele de fato?
O autor afirma que o PDCA no poderia ser uma modelo de gesto, e explica dizendo que
Os modelos so padres criados, a partir de algum critrio restritivo, para representar ou
desenvolver algum processo ou atividade. Afirma que o PDCA no restritivo, pois, se trata
uma ideia ampla sob o qual mtodos especficos podem ser criados, logo, ele no se encaixa na
definio de modelo.
Seria um mtodo ento? Oribe alega que o mtodo no possui uma nica definio
segundo a tica que utilizou. A denominao que adotou que o mtodo se trata de um
procedimento regular, explcito e passvel de ser repetido para conseguir-se alguma coisa,
seja material ou conceitual.O autor argumenta que o PDCA tem uma natureza mais abstrata,
no tem um propsito especfico, mas comum, e no se destina a obteno de resultados
12

comuns por meio de repetio. Dessa forma o PDCA no se encaixa como sendo um mtodo.
Poderia ser entendido o PDCA ento, como uma tcnica? Oribe considera tcnica como
ferramentas ou artifcios para a consecuo de um propsito parcial e temporrio que faz parte
de um caminho para um objetivo mais amplo.Disso infere-se que a tcnica se refere prtica
direta e, consequentemente no serve para a construo de ideias mais abrangentes. Com esse
empecilho de no poder haver amplitude maior das ideias, o PDCA tambm no se encaixa como
uma tcnica.
Na viso de Oribe o ciclo PDCA conceito visto que:
conceitos, por si, so abstraes ou construes lgicas elaboradas para captar um fato ou fenmeno por
eles representado (simbolismo lgico), expressos mediante um sinal conceitual (simbolismo gramatical).
Os conceitos so captados por meio da percepo para tornar inteligvel os acontecimentos ou experincias
que se do no mundo real. Isso significa que o conceito um ordenamento lgico que simboliza uma ideia,
sendo o mtodo, portanto, um desdobramento daquele, na medida em que possibilita uma aplicao prtica
consistente.

Assim, segundo a viso desse autor incorreto denominar do PDCA de mtodo, pois
trata-se de um conceito sobre os quais os mtodos e modelos so derivados. O PDCA ,
provavelmente, o mais conhecido conceito da gesto da qualidade. Mesmo pessoas leigas
costumam conhecer as quatro etapas bsicas que ficaram famosas depois que ele foi introduzido
no Japo e da ganhou o mundo(Oribe 2010). Abaixo temos a descrio das 4 etapas do PDCA,
conforme Bezerra (2014).
P= (Plan / Planejamento): Primeira etapa do ciclo. Deve-se estabelecer um plano com base nas diretrizes do evento,
estabelecendo tambm os objetivos, os caminhos e os mtodos a serem seguidos. Depois feita a identificao e
correo dos problemas encontrados, atravs de uma ao corretiva eficiente. Nesta parte, constam os item
descritivos do problema, as questes que se pretendem responder, as predies dessas questes (palpite sobre algo)
e o desenvolvimento de um plano de ao.
D = (Do / Executar): Significa colocar o planejamento em prtica, isto , executar o plano de ao previamente
elaborado na etapa de planejamento do Ciclo PDCA, de modo rigorosamente de acordo com o planejamento
preestabelecido. No caso, com a conduo do plano, as mudanas no processo e as observaes sobre o mesmo,
devem ser coletados tambm os dados para a verificao do processo na prxima etapa do ciclo
C = (Check / Checagem): a terceira etapa do Ciclo PDCA. Nela deve-se avaliar o que foi feito durante a etapa de
execuo, fazendo comparaes e identificando as diferenas entre o planejado e o que foi realizado. Devemos
verificar o que foi aprendido durante a execuo do plano, comparando os resultados com as predies que foram
feitas na etapa de planejamento. Sendo assim, conseguimos observar se foram alcanados os objetivos ou no.
(verificao dos padres de qualidade)
A = (Act / Ao): a realizao das aes corretivas, que visam a correo das falhas encontradas durante o
processo. Aps a correo ser realizada, deve-se repetir o ciclo. nessa etapa que o ciclo reinicia dando
13

continuidade ao processo de melhoria contnua. Resumindo, atravs da anlise crtica do Ciclo PDCA que se
estabelece um plano de ao definitivo para implementao das atividades a serem executadas aps os estudos do
ciclo.

O conceito do PDCA aplicado as trs fases da gesto de eventos permite um planejamento,


execuo, controle e ao corretiva de forma ampla de todas as atividades do evento. O prevento compreendera a fase do planejamento global do evento. J as duas fases posteriores o
trans-evento e o ps-evento, por serem fases que essencialmente estaro executando o plano,
durante essas fases, as etapas de execuo, verificao e a ao do PDCA, no sero atividades
distintas e separadas que segue um sequencia em que quando uma termina a outra inicia.
O dinamismo uma caracterstica inerente ao se promover um evento, com isso, durante
o evento muitas atividades que acontecero de forma simultnea, logo executar, verificar e agir
corretivamente quando necessrio, sero aes praticamente instantneas e concomitantes. J no
ps-evento em um primeiro momento, muitas das atividades relacionadas a finalizar o evento
como staff,entrega de equipamentos,pagamentos geralmente as atividades imediatas ao trmino
do evento, que precisam ter controle, verificao e ao so essas que igualmente as atividades
do trans-evento sero aes tambem instantneas e concomitantes. Ja as atividades do pos-evento
como entrega de certicaficaes, cartas de agradecimento, publicaao de documentos produzidos
no evento, analise de avaliaoes sao atividades que acontecem geralmente na sequencia do
PDCA, primeiro sao executadas depois verificadas e se necessario sofrem ao corretiva.
Para a vizualizao da aplicaao do PDCA no planejamento de eventos, no anexo 1 desse
artigo foi formulado um modelo de planejamento e organizaao de eventosbaseado no modelo de
Silva (2003) direcionado a instituioes universitarias. A flexibilidade do PDCA permitiu uma
padronizaao trazendo a homogeneidade ao plano permitindo ajustes sempre que necessario.
3.4 Avaliaao de necessidades do evento e o metodo de perguntas investigativas: 5W2H
De acordo com Silvers (2004 p.05) para lograr exito ao promover um evHento deve-se
montar um quadro geral do evento final, o conceito, para ser capaz de incorporar todos os
elementos necessrios, bem como para mesclar os parmetros logstico e operacional do plano
de evento. A autora enfatiza que o plano em eventos todo baseado em "a lista" o que vai para a
lista e por qu. Afirma que planejar um evento a visualizar, organizar e sincronizar os
elementos do evento e as tarefas necessrias para implement-los. Para criar essa lista, deve-se
definir o objetivo do evento e analisar todoas as demandas, suposies, e as restries envolvidas
para determinar os produtos, materiais, servios, atividades e fornecedores a serem includos no
14

projeto de evento. (SILVERS,2004 p.28)


Um fator importante ao se "visualizar" o evento, se lembrar que esta "constituindo" a
gesto de uma experincia. Isto significa que voc deve imaginar a experincia, do incio ao fim,
a partir de ponto de vista dos clientes/participante do evento. Imagine que cada minuto de sua
experincia. Identificar elementos de eventos e componentes que iro melhorar essa experincia.
Identificar os elementos que vai aproveitar as oportunidades e os pontos fortes e os elementos
que mitigar desafios, fraquezas e ameaas.(SILVERS,2004 p.5)
E como e possivel fazer essa vizualizao do evento em sua totalidade delineando todas
as necessidades embutidas em cada tarefa a ser desnvolvida? A resposta e bem simples
perguntando. Isso mesmo seja para quem esta promovendo ou para atraves de reunies com a
comisso organizadora do evento no estilo brainstorm. Planejar demanda perguntar. Silvers
(2004) afirma que mesmo que ja se tenha experiencia em eventos indispensavel que se faa
esse levamento das necessidades do evento.A autora salienta que:
""Voc no pode presumir que o sucesso do evento" Voc tem que perguntar. Voc tem que obter respostas
especficas. "Uma avaliao de necessidades deve fornecer essas respostas. Um estudo de viabilidade, em
seguida, mostra a viabilidade de alcanar o sucesso, o resultado previsto pela cliente, definindo os
elementos e requisitos de eventos e colocando-os no contexto da realidade".

Para a autora necessidade um termo complexo. Definio das necessidades um


componente crtico da capacidade de promover um evento de sucesso. Necessidades, no entanto,
nem sempre so aparentes ou totalmente consideradas. E compara,argumentando que planejar
um evento no somente tomar notas do que o"cliente"quer, como um garon anotando um
pedido. O levantamento de necessidades visa a elaborao de uma soluo para o que o cliente
realmente precisa.
E para fazer as perguntas certas para obter as respostas necessarias ao levantamento das
necessidades do evento e o estudo de viabilidade, a gestao da qualidade possui uma ferramenta
que possibilita a elaborao de um plano de forma flexivel e abrangente, a 5W2H.
Segundo Rezende (2015) o 5W2H tem sua origem na Gesto da Qualidade,
rapidamente de popularizou por se tratar de uma ferramenta til e ao mesmo tempo
extremamente simples, e que destina-se a facilitar o processo da elaborao de um projeto.
Lisba e Godoy (2012) complementam dizendo que se trata de uma ferramenta prtica que
possibilita, "a qualquer momento, identificar dados e rotinas mais importantes de um projeto(...)
e tambm possibilita identificar quem quem dentro da organizao, o que faz e porque realiza
tais atividades.
O mtodo constitudo de sete perguntas, utilizadas para implementar solues. De
15

acordo com Nagyova,Palko,Pacaiovao (2015) o 5W2H (5 WH-questes, 2 How- Como) um


mtodo de introduo de esclarecer problemas (erros, no-conformidades). O objectivo da sua
aplicao determinar a causa raiz do falha do sistema ou problema que ocorre, mas, nao se
limitando a s identificar a causa de uma falha,pois tambem pode ser usado para facilitar a
implementao de medidas eficazes aes corretivas e preventivas.
A utilizaao desse metodo ja e comum para alguns teoricos como Silvers (2004 p.4) que
orienta quanto a se constriur o plano de um evento dizendo que :
"Comece com as informaes bsicas: quem, o qu, onde, quando e, mais importante, Por qu. Criar um
perfil de cliente dos convidados. (...) Quantos so esperados? Que tipo de funo ? Qual a histria do
evento? O que fez os convidados ou participantes gosta e no gosta? Quando o evento ? Qual(is) data(s),
e em que horarios? O que mais vai acontecer simultaneamente e em conjunto com o evento? Onde evento
sera realizado?"

Essenciamente as perguntas que Silvers orienta so questionamentos que se encaixam


no metodo 5W2H. Embora o metodo nao seja citado pela autora perceptivel que sua forma de
planejamento se baseia nas perguntas investigativas do 5W2H. Abaixo temos a adaptaao
traduzida de figura presente no livro de Silvers Professional Event Coordination, com a formula
das perguntas do 5W2H e onde se encaixam no planejamento de eventos.
AVALIAO
DE NECESSIDADES

WHAT

O QUE

WHEN

QUANDO

WHERE

ONDE

WHO

QUEM

WHY

PORQUE

ESTUDO DE VIABILIDADE

HOW COMO

HOW MUCH QUANTO

Tabela 2 Adaptadae traduzida de SILVERS, Julia Rutherford. Professional Event Coordination, Chapter 2 The
Event Element Assessment,pag.29.

De acordo com a autora essas perguntas sobre quando, onde, o quem e por que e como
fornecem todas as informaes necessrias no levantamento de necessidades e tambm no estudo
de viabilidade do evento. WHY traz o objetivo do evento a fundao que dirige tudo outras
decises sobre o seu mbito e os elementos de eventos para ser includas. O WHO fornece o
perfil pblico ou convidado. WHERE e WHEN Fornecem os parmetros logsticos, bem como
oportunidades criativas. WHAT -determina o contexto do evento e o contedo. HOW determina
quanto de recurso financeiro ser necessrio(oramento). HOW MUCH determina como os
16

recursos sero alocados. Note que esse mtodo cobre de uma maneira ampla como tudo ocorrer
no evento, eliminando todas as dvidas que possam surgir.
No quadro abaixo, foi elaborada uma organizao do mtodo em forma de perguntas
investigativas e o direcionador da questo para estruturao da planilha de aplicao do 5W2H.
Em eventos.

Checklist
Segundo Periard (2009) o 5W2H, essencialmente, um checklist, ou seja, uma lista de
tarefas ou atividades que precisam ser desenvolvidas com o mximo de clareza possvel. O autor
afirma que se trata de um mapeamento destas atividades, onde ficar estabelecido o que ser
feito, quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual rea da empresa e todos os motivos
pelos quais esta atividade deve ser feita. No contexto da gesto da qualidade em eventos, esse
mtodo tanto voltado para a investigao como controle, conforme atesta Silvers(2004)
extremamente til, uma vez que elimina por completo qualquer dvida que possa surgir sobre
um processo ou sua atividade. Em um meio dinmico e complexo como o ambiente da gesto
de eventos universitrios em instituies pblicas, a ausncia de dvidas pode agilizar e muito as
atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou reas diferentes.
Consideraes Finais
Uma metodologia para instrumentalizar e padronizar os esforos de melhoria dos
processos de trabalho, precisa estar alicerada nos valores e conceitos da Gesto da Qualidade. O
trabalho realizado pelo Homem se faz de forma sistmica, interligado por fios invisveis, que
17

amarram aes inter-relacionadas, e que demoram a evidenciar os efeitos de uma sobre as outras.
Como somos parte deste sistema, torna-se difcil ter uma viso global das consequncias das
aes. Tendemos a nos concentrar em partes isoladas do sistema, o que nos impede de encontrar
soluo para problemas complexos.
atravs da padronizao que se consegue simplificar o trabalho, evitando os
movimentos desnecessrios e sua invariabilidade. O papel da padronizao no gerenciamento
obter controle da situao. Campos (2004) define o PDCA como o caminho para se atingir a
meta. A importncia desse conceito, no se limita apenas otimizao de processos, pois, afetada
tambm as relaes interpessoais, com isso favorecendo um ambiente motivado para mudana e
uma cultura organizao moldada para desafios.
Em gesto de eventos o planejamento no termina com a elaborao de um documento,
mas se estende ao longo de todo o perodo de sua execuo controle e finalizao do evento. A
partir da implantao do plano, novos problemas e novas oportunidades so detectados, o que
exige modificaes na estratgia de interveno. Na prtica as atividades de planejamento,
execuo e controle podem se sobrepor durante o processo.
Dessa forma tanto o conceito do PDCA como o mtodo 5W2W so meios pelos quais
se consegue planejar e monitorar o evento por atividade, seja isolada, ou um grupo de atividades
interligadas, durante todo planejamento, organizao do o pr-evento ate a finalizao. Isso por
que trazem a homogeneidade e padronizao com flexibilidade e abrangncia necessria ao
dinamismo do ambiente de eventos universitrio, tudo isso com foco na qualidade da gesto do
evento, possibilitando promover uma melhor experincia ao participante/expectador do evento.

18

Anexo I Modelo de Planejamento e Gesto e eventos

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