Mdulo 1

Unidad 1
Lectura 1
La Organizacin
Unidad 1: Las Organizaciones
y su Administracin
1.1 Definicin de Administracin
La organizacin
Para poder entender la administracin se debe conocer la perspectiva de la
historia de su disciplina; los hechos acerca de lo que ha pasado en
situaciones similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y
otros conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la
historia y origen de la administracin.
La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar en
sociedad. El surgimiento de la administracin es un acontecimiento de
primera importancia en la historia social. En pocos casos, si los hay, una
institucin bsicamente nueva, o algn nuevo grupo dirigente, han surgido
tan rpido como la administracin desde el principio del siglo XX. Pocas
veces en la historia de la humanidad una institucin se ha manifestado
indispensable con tanta rapidez.
La administracin, que es el rgano especfico encargado de hacer que los
recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el
desarrollo econmico, refleja el espritu esencial de la era moderna. Es en
realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con
tanta rapidez.
El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y
cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse
a travs del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la poca
prehispnica por las tribus nmadas, donde comienza la organizacin para
la recoleccin de frutas y la caza de animales, y despus con el
descubrimiento de la agricultura que da paso a la creacin de las pequeas
comunidades.
Si pudiramos repasar toda la historia de la humanidad encontraramos
que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales
(ejemplo los ejrcitos griegos y romanos, la iglesia catlica romana, la
compaa de las indias orientales, etc.).
Tambin las personas han escrito sobre cmo lograr que las organizaciones
sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el trmino "administracin"
hubiera aparecido y se hubiera definido.
Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se
caracterizaron por poseer formas predominantemente agrarias, donde la
familia, los grupos informales y las pequeas comunidades eran
importantes.
Posteriormente, stas se transformaron en otras de tipo industrial,
impulsadas por la Revolucin Industrial y caracterizadas por el surgimiento
y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. El cuerpo
sistemtico de conocimientos sobre la administracin se inicia en plena
Revolucin Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes
empresas que requeran de nuevas formas de organizacin y prcticas
administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.
A partir de all es que surgen las primeras teoras de la administracin con
los considerados padres de la misma: Frederick Taylor y Henri Fayol
quienes dieron los primeros principios (verdades fundamentales) y teoras
(la expresin de la realidad hecha por el hombre) sobre la administracin.
Qu es una organizacin?
Si se realizara esta pregunta usted seguramente me contestara: es un
grupo de personas que buscan obtener un fin comn .
Este concepto se aplica a todo tipo de organizacin social.
Pero si hablamos de una organizacin donde el administrador debe logar un

supervit (diferencia entre los recursos necesarios para desarrollar algo y el

resultado obtenido), entonces a este concepto lo debemos reformular
diciendo que:
Una ORGANIZACIN est formada por un conjunto de personas que
deben desarrollar un rol o papel para lograr el fin comn.
Se considera Patrn Sinergtico al conjunto de conductas observables
entre los roles , es decir es el patrn de relaciones entre las personas que
desempean los roles.
Entonces cundo existe una organizacin?, cuando existe un patrn
sinergtico que la explique, por ejemplo, en una familia, existen roles: pap,
mam, hijo, abuelos, tos, etc. (por darle nombres conocidos) y existe un
conjunto de conductas observables entre sus miembros.
Esta familia puede ser una buena o mala organizacin: depende de cmo se
la analice y de cmo se la interprete desde un punto de vista lgico y tico.
Mientras tanto es una organizacin. Si cambia alguno de los integrantes de
la familia cambia la organizacin? No, pero si cambia el patrn sinergtico,
qu sucede?, cambia la organizacin. Usted se preguntar por qu: es que
se modific el conjunto de relaciones y ello provoc la modificacin de la
organizacin.
Cada organizacin necesita una masa crtica para funcionar como tal y es la
cantidad mnima de roles que se deben interrelacionar para lograr un
objetivo.
Se administra la organizacin?
La respuesta es s; ello implica que surge el fenmeno de la administracin.
Por consiguiente, administrador es la persona que dirige a los individuos
que ejecutan los roles.
Dentro del estudio de las organizaciones est el estudio de las empresas.
Posiblemente si la pregunta fuera qu es una empresa?
Usted me respondera una organizacin con fines de lucro. Pero la
respuesta correcta, luego de lo que hemos visto, es la siguiente:
Una empresa es una interrelacin de roles (puestos de trabajo, reas o
departamentos) que buscan obtener una supervit, que por lo general es
econmico . Tambin podemos decir que: empresa es un conjunto de
partes que se interrelacionan para obtener un fin comn.
A qu se considera un negocio?
Podemos decir que un negocio es una organizacin que combina entradas
de recursos (materias primas, capital, mano de obra, habilidades
administrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general, beneficios).
La transformacin de las entradas de recursos en resultados de salida,
implican el proceso de transformacin que se debe administrar.
Dentro de las organizaciones que nos competen, las empresas, generan
beneficios para quienes las constituyeron y para los que desarrollan los
distintos roles.
Cmo est estructurada la organizacin?
Por lo general a las empresas se las puede graficar como una pirmide
donde se definen los distintos niveles jerrquicos (los niveles representan el
orden preestablecido por quienes definen la estructura).
El nivel superior es donde se encuentran los responsables mximos
dentro de la organizacin (pueden o no estar los propietarios y/o dueos,
socios, accionistas, etc. ubicados en este rol).
En el nivel de mandos medios se encuentran, por lo general, los
gerentes de reas.
En los niveles operativos es donde se encuentran los operadores del
sistema.
Qu es la administracin entonces?
Usted puede entrar en Internet y hacer esta pregunta, recibir tantas
respuestas como autores han escrito sobre el tema, es decir cientos de
interpretaciones. Nosotros tomaremos aquella que dice que La
administracin es el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en
el que las personas trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas

seleccionadas . Es necesario ampliar esta definicin bsica:

Como administracin, las personas (los
administradores) realizan funciones administrativas
de planeacin, organizacin, integracin de personal,
direccin y control.
La administracin se aplica en todo tipo de
organizacin.
Es aplicable a los administradores en todos los
niveles jerrquicos.
La meta de todos los administradores en todos los
niveles jerrquicos es crear un supervit.
La administracin se ocupa de la productividad; esto
implica sinergia, eficacia y eficiencia.
Dentro de las organizaciones quien ejecuta o ejerce un rol debe desempear
todas las funciones administrativas, cabe aclarar que el tiempo que le
dedicar a cada una de ellas ser diferente en relacin directa al puesto que
ocupe dentro de la organizacin.
Antes de continuar con el desarrollo me gustara preguntarle qu interpreta
usted por autoridad y qu por poder. Le podra preguntar en el grupo
familiar que usted tiene cerca, quin tiene autoridad el padre o el hijo?
Posiblemente usted me dira el padre. Pero en realidad ambos tienen
autoridad lo que cambia es el rol y del papel es quien depende la autoridad.
Podemos definir a la autoridad como la capacidad del individuo de tomar
decisiones. Es un poder limitado por el rol que se desempea en la
organizacin. Este concepto est ligado al de responsabilidad, el grado de
autoridad de un individuo que ocupa un rol se mide por el nivel de
responsabilidad que tiene el mismo.
Por otro lado, siguiendo con el ejemplo de la familia quin tiene poder?,
el padre o el hijo? Posiblemente que si estamos en una juguetera o en un
kiosco de golosinas, me dira que el hijo.
El poder es la capacidad de cambiar el comportamiento del otro. El poder
no es del individuo sino del cargo o rol que se ocupa. Es decir que en este
caso el padre tiene el poder por el solo hecho de ocupar ese rol, aunque el
hijo con su grado de persuasin haga que el padre cambie de opinin.
Las funciones administrativas se desarrollan en todos los niveles
organizacionales:
El planificar significa definir a dnde se desea
llegar (objetivo o resultado esperado) y la forma para
alcanzarlo.
El organizar es identificar la estructura intencional
de los roles necesarios para lograr de forma eficiente
los resultados esperados a travs del camino
seleccionado.
Integrar el personal implica llenar y mantener
ocupados los puestos en la estructura organizacional.
El dirigir consiste en influir sobre las personas para
que contribuyan en la obtencin de las metas u
objetivos de la organizacin y los individuales; se
refiere a la interrelacin de las personas.
El control implica medir y corregir el desempeo
individual y organizacional para asegurar que los
hechos se ajusten a los planes.
Lo invito a que piense en lo que hace da a da, en todas las organizaciones
en las que participa, por ejemplo en un juego (ftbol, cartas, etc.), en su
casa, trabajo, etc. en todas ellas: usted siempre realiza la misma actividad?,
tiene idntica autoridad?, es responsable de las mismas cosas?, tiene
igual poder? Es importante que identifique los roles en cada organizacin y
que se ubique en ellas en la posicin que usted personalmente ocupa, de esa
forma podr analizar los componentes que seguiremos desarrollando.
Los administradores tambin poseen habilidades administrativas, que

se las puede identificar como:

La habilidad tcnica es el conocimiento y la destreza
para realizar actividades que incluyan mtodos,
procesos, procedimientos y prcticas. Es decir trabajar
con determinadas herramientas y tcnicas.
La habilidad humana es la capacidad de trabajar con
personas; representa la potencialidad para el trabajo en
equipo.
La habilidad conceptual es la capacidad de ver la
imagen de conjunto, de reconocer los elementos de una
situacin y su nivel de relacin.
La habilidad de diseo es la capacidad de solucionar
los problemas en forma tal que se beneficie la
organizacin o empresa.
Como usted puede observar el administrador en todos los niveles
organizacionales debe ejecutar tanto las funciones administrativas como las
habilidades. Es decir, que en todos los niveles jerrquicos se administra y
por ende en cada uno de ellos los administradores (ya sean gerentes u
operarios) deben construir el clima para que trabajando en grupos se logren
las metas seleccionadas.
Si ahora usted observa sus actividades en las distintas organizaciones en las
que participa cotidianamente, es posible que identifique que utiliza de
forma diferente cada una de estas habilidades y funciones segn el rol que
est desempeando.
El administrador debe lograr supervit, es decir obtener una diferencia
entre los recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas empresas
obtienen esta diferencia siendo productivas. La productividad es la
relacin ente resultados (productos) e insumos (recursos) dentro de un
perodo con la debida consideracin de la calidad. Se puede expresar como:
Si usted analiza este cociente, el resultado puede ser igual a 1 (uno) ello
implica que no existe supervit. Cmo se puede mejorar la productividad?
Haciendo que ese cociente sea mayor que uno. Aumentando los resultados
con la misma cantidad de insumos, al disminuir los insumos manteniendo
la misma produccin o aumentar la produccin y disminuir los insumos
para cambiar el cociente de una forma favorable.
Los conceptos de sinergia, eficacia y eficiencia colaboran para que la
productividad (organizacional e individual) se desarrolle.
La sinergia (recuerde el concepto de patrn sinergtico que analizamos
anteriormente) es una propiedad de los sistemas que indica que la suma de
las partes es distinta al todo. Desde el punto de vista de una organizacin
empresarial (considerada un sistema abierto que se relaciona con un
entorno) se puede decir que los individuos que ejecutan los roles deben
superar lo esperado. Por ejemplo, cuntas veces usted debi realizar un
trabajo en grupo para una materia, se reuni en una oportunidad con el
grupo, tomaron algo y se distrajeron y el resultado fue negativo -no se
termin el trabajo-. Ahora bien, se reuni con el mismo grupo en otra
oportunidad y terminaron el trabajo antes de lo previsto. Que sucedi
entonces? Existi sinergia positiva, es decir que lograron el objetivo con
menos esfuerzo.
La eficacia es el logro de los objetivos.
La eficiencia es el obtener los resultados esperados con la menor cantidad
de recursos.
Por ejemplo, estudio una carrera y me recibo diez aos despus de lo
previsto. En este caso somos eficaces (de eficacia). En cambio si estudio y
me recibo en el tiempo indicado, somos eficientes (de eficiencia).
1.2 Evolucin del pensamiento
administrativo.
Le recomiendo adems la lectura de los temas de las escuelas de
administracin de la bibliografa bsica. Esto le permitir ir ampliando su
conocimiento con respecto a la construccin de la ciencia de la

administracin. Adems si desea ver como se consideraba la administracin

y las organizaciones a comienzos de 1900 le recomiendo vea la pelcula
Tiempos modernos de Charles Chaplin, es suficiente que vea hasta
cuando al protagonista se lo lleva la polica detenido. En ese tramo usted
podr analizar los conceptos de organizacin, autoridad, poder,
productividad, eficiencia, eficacia, entre otros.
Bibliografa Lectura 1
Koontz, H. & Weihrich, H. (2004) Administracin: Una perspectiva
global (12. Ed. En espaol) Mxico: McGraw Hill.