Ingeniera de Sistemas e Informtica

Herramientas de apoyo a la reingeniera de

procesos

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

INTRODUCCION

Como resultado de la dinmica comercial en el mundo han surgido

diferentes herramientas, filosofas y estrategias para mejorar la eficiencia y
competitividad de las empresas.
Una de las herramientas que han hecho su aparicin es la reingeniera, la
cual busca que el trabajo administrativo sea ms eficaz proporcionando un
rediseo total de los procesos para brindar mejoras en la organizacin en
sus costos, calidad, servicio y rapidez, todo dirigido a la satisfaccin al
cliente. En el presente trabajo se pretende dar un panorama de lo que son
las herramientas de apoyo a la reingeniera, se presentan estas
herramientas que se han desarrollado para llevar a cabo el proceso de
Reingeniera.

pg. 1

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

HERRAMIENTAS DE APOYO A LA REINGENIERIA

Las herramientas juegan un papel fundamental en la reingeniera actuando
de las siguientes formas:
Permiten evaluar los procesos (el nuevo frente al antiguo).
Facilita la implantacin
Gestiona los procesos una vez se redisean
Dependiendo del cometido de estas herramientas, la funcin de desarrollar
e implantar una reingeniera de procesos, se pueden agrupar de la siguiente
forma:
1. PLANIFICADOR DE TAREAS
Son herramientas que facilitan llevar el control del desarrollo de
cualquier actividad. En este sentido la implantacin de reingeniera
requiere, como cualquier proyecto, el desarrollo de un plan de
consecucin de objetivos.
Las herramientas de planificacin, cumplen la funcin de proporcionar
un entorno de gestin integrado que permite llevar la trazabilidad de los
planes originales y su adecuacin en cada momento. Estas herramientas
contemplan las siguientes caractersticas comunes:
El almacenamiento y composicin de un proyecto en Sus actividades.
Tipo grficos Gantt.
El software de administracin de proyectos permite a los usuarios
planear, programar, controlar a las personas, recursos y costos
necesarios para la oportuna conclusin de un proyecto. Uso ms comn
de Administracin de Proyectos es la determinacin de la fecha de inicio
y determinar la fecha de conclusin de cada tarea a fin de garantizar
que un proyecto en especfico estar terminado a tiempo. Dos de las
herramientas importantes del programa de administracin de proyectos
son las Grficas de Gantt y las Grficas de PERT.

SpiraPlan
Es una herramienta que proporciona un sistema de completo para la
administracin de proyectos giles, el cual brinda la posibilidad de:
publicar los requerimientos de los proyectos, estar al tanto de las
iteraciones, tareas y asuntos en un nico ambiente absolutamente
sincronizado. Ofrece todas las caractersticas que se tocan en los
proyectos giles y es capaz de soportar metodologas como Extreme
Program, Srcum, Agile Unified Process, Spiral y DSDM. Adems
permite tener un permanente control y monitoreo del desarrollo del
proyecto y sus avances hasta que finalmente es entregado
cumpliendo los requisitos del cliente. SpiraPlan es el ms flexible y
gil de software de planificacin del sistema de gestin de proyectos
en el mercado hoy.
pg. 2

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

Zoho Projects Zoho Projects

Es un software de gestin de proyectos en lnea en combinacin con
la colaboracin y seguimiento de errores que permite a los equipos de
proyecto para colaborar y realizar su trabajo ms rpido. Planificacin
y seguimiento le ayuda a mantener el proyecto a tiempo. La
colaboracin ayuda a mejorar la comunicacin dentro del equipo y
mantener a todos en la misma pgina. Y el nuevo error de
seguimiento del mdulo le permite organizar y realizar un
seguimiento de los errores que los proyectos de software estn
obligados a generar y reparar todos en el tiempo.
VIP TASK MANAGER
Es un software profesional tipo cliente/servidor para administrar las
labores y la colaboracin. Los usuarios autorizados pueden acceder
en forma simultnea a la base de datos comn por medio de la red
local para ver, agregar, editar y eliminar las tareas de su equipo o
personales. Es muy eficiente para planear, programar, compartir, dar
seguimiento y reportar tareas, citas, proyectos y todas las actividades
relativas a negocios pequeos y organizaciones educativas,
gubernamentales o no gubernamentales.
Aplicaciones
Gestin de tareas (Aadir tareas, establecen metas y tareas de
seguimiento, las tareas de informes)
Gestin de los empleados (Asignar los empleados a las tareas,
las tareas del Grupo de Empleados)
La gestin de documentos (Adjunte enlaces a documentos,
subir documentos como archivos)
Colaboracin (compartir tareas, compartir
compartir comentarios, notas de Acciones)

documentos,

Notificaciones (Obtener las notificaciones, cheque, enviar

notificaciones)
Beneficios
Administra tu propio equipo y sus tareas en un formato fcil de
usar para tareas formato de lista
Delegar tareas, aadir instrucciones, establecer recordatorios,
etc, en forma rpida y sencilla
Ordenar y agrupar las tareas de filtro con un solo clic del ratn
para ver quin hace qu
Instantneamente al tanto de todos los cambios y los progresos
realizados por sus empleados
Instalar y configurar el software en cuestin de minutos para
empezar a compartir las tareas de inmediato

pg. 3

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

2. HERRAMIENTAS DE GESTION
Podemos decir que una de las herramientas de gestin ms importantes
con la que cuentan las empresas son los sistemas de gestin, ya que
mediante stos, la misma puede lograr mantener el control total sobre
todas las actividades que comprende la gestin.
Los sistemas informticos involucrados en el proceso de gestin de una
empresa tienen la tarea de cumplir con dos caractersticas tcnicas
fundamentales, las cuales son el facilitar el trabajo colaborativo de los
usuarios del sistema y proporcionar las herramientas de gestin que
puedan proporcionar un mayor nfasis en el desarrollo de la gestin
administrativa de una entidad empresarial. Habitualmente estas
herramientas de gestin tienen la caracterstica de permitir una rpida
adaptacin por parte de los usuarios. Es fundamental que toda empresa
que recin comienza establezca las herramientas de gestin que
utilizar para su desarrollo.
Debemos considerar a las herramientas de gestin como parte
fundamental de toda empresa. La gestin empresarial es el medio ms
importante por el cual la empresa emprender su camino para lograr los
objetivos deseados, por ello, establecer las herramientas de gestin que
sern utilizadas para poder lograr este desarrollo, representan un factor
prioritario en todo sistema empresarial. Son muchas las empresas en la
actualidad que disponen de diferentes departamentos de gestin y
administracin basados en una visin muy tradicional que se apoya
fundamentalmente en el control del cumplimiento de las reglas internas
predispuestas por las herramientas de gestin correspondientes a cada
rea empresarial.
Adems es muy importante que todas y cada una de las herramientas
de gestin que se empleen para el desarrollo de la misma tengan como
objetivo la planificacin a corto plazo que deber ser inferior a un ao;
las funciones gestionaras y administrativas que son absorbidas por la
administracin de la empresa sin la necesidad de la participacin de la
gerencia personal; el empleo de los ndices directivos correspondientes:
la atencin escasa correspondiente a la estructura organizacional de la
empresa.
Por ltimo queremos destacar que las herramientas de gestin tienen
por objetivo concebir, planificar, coordinar, ejecutar y realizar el
correspondiente control de las polticas y procedimientos para el
ingreso, promocin y permanencia de las relaciones laborales entre
todos los recursos con los que cuenta una empresa, conformando de
esta manera un orden y una coherencia con relaciones e interaccin
mutua para lograr un mejor ambiente en el cual se puedan desarrollar
todos los medios para poder alcanzar la metas propuestas por la
empresa
Dependiendo del tipo de proceso que se pretenda redisear y su
cometido existirn distintas herramientas.
Los ERP como sistema de gestin empresarial
pg. 4

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

En la actualidad, los softwares empresariales abarcan necesidades tan

variadas como sea posible, facilitando el manejo de la informacin de
gestin de la empresa. Los ERP son una solucin robusta para aquellas
empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su
informacin.
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado
para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea
de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar
la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Software de Gestin Empresarial:

ORACLE. Para funcionar con eficacia, las empresas deben

coordinar una gran cantidad de informacin. Su misin es
recopilar informacin sobre el estado actual y los informes de
progreso de los distintos departamentos, y transferirlos al resto.
Adems, los usuarios actualizan esta informacin en tiempo real y
pueden acceder a ella cuando lo deseen.
SAP. Ofrece una estrategia a largo plazo para sus Recursos
Empresariales en un mundo donde prima el corto plazo. Puede
aprovechar los activos de IT con los que ya cuenta, al tiempo que
recupera el control de todo su entorno administrativo y de sus
operaciones.
FOURTH SHIFT. Abarca las actividades de los proveedores y de
los clientes y esta unida a los sistemas centrales de transaccin
de ventanilla. En una buena solucin para pequeos y medianos
negocios.
BAAN. Permite hacer desde valoraciones de costos de
fabricacin, rutas, estructuras, etc Adems ofrece todos los
mdulos necesarios.
WORKMETER. Recopila informacin sobre el uso de las
aplicaciones informticas y de otros dispositivos (PBX, mviles,)
para determinar el nivel de carga y el esfuerzo de las personas.
sta informacin es agrupada y presentada tanto al gestor como
al mismo empleado, generando un ambiente de objetividad y
transparencia. Se caracteriza tambin por brindar una marcha
inmediata, sin requerir grandes esfuerzos de configuracin ni de
recopilacin de datos histricos.
SAINT. Solucin administrativa que ha sido diseada para
manejar el flujo de informacin, de ventas, compras, inventario,
bancos o tesorera y todo lo concerniente a la operacin de su
negocio.

3. HERRAMIENTAS ESTADSTICAS Y MINERA DE DATOS

Las tcnicas de minera de datos se basan en grandes cantidades de
datos relacionados y permiten descubrir informacin oculta y predecir
tendencias. La minera de datos es un paso en el proceso de
descubrimiento de conocimiento. La minera de datos involucra el uso de
sofisticadas herramientas de anlisis de datos, las cuales pueden incluir
modelos estadsticos como las series de tiempo vistas en y regresin
pg. 5

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

lineal, algoritmos matemticos y mtodos de aprendizaje de mquinas.

Tanto esta tcnica como otras de Inteligencia Artificial pueden ser las
que ms contribuyan al futuro de algunos Sistemas de Soporte a las
Decisiones (DSSs).
Serian todas aquellas herramientas que nos van a permitir realizar
consultas o informes para obtener informacin sobre los datos.
a) Consultas e informes simples (Querys y reports).
Este tipo de herramientas las podemos utilizar en dos mbitos:

Entorno transaccional: desde las herramientas de informes o

querys, atacamos directamente a la base de datos donde se
registran las transacciones cotidianas de la empresa. En este
entorno, las consultas son mucho ms complejas, los tiempos de
respuesta son mayores y seguramente estaremos interfiriendo con
otros procesos informticos que comparten la plataforma
(imaginemos el ejemplo de una lectura histrica de datos aos
atrs, en el mismo servidor donde se est realizando la facturacin
de clientes).

Entorno del Datawarehouse: atacamos directamente a la base

de datos que esta optimizada para el anlisis. Utilizamos una
estructura y tecnologa muchos ms apropiados y obtenemos
mejores resultados, velocidad, etc.

Por ejemplo, un informe tpico podran ser las ventas por familia, por
zona geogrfica, el nmero de empleados y coste salarial por
delegacin, etc. Estara destinado a usuarios con una aptitud tcnica
limitada y orientado a analizar de una forma sencilla tipo foto la
informacin histrica.
De cara a la utilizacin de este tipo de herramientas, podemos definir
varios niveles de utilizacin segn la experiencia y formacin del
usuario, que podran ser:

Los usuarios poco expertos podrn solicitar la ejecucin de

informes o consultas predefinidas segn unos parmetros
predeterminados (preparamos un repositorio de informes ya
diseados, y el usuario simplemente indicara los criterios de
seleccin al ejecutarlos).
Los usuarios con cierta experiencia podrn generar consultas
flexibles mediante una aplicacin que proporcione una interfaz
grfica de ayuda.
Los usuarios altamente experimentados podrn escribir, total o
parcialmente, la consulta en un lenguaje de interrogacin de
datos.

Las herramientas igualmente nos pueden ofrecer funcionalidades

adicionales para la distribucin de los informes realizados en el
pg. 6

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

mbito de la organizacin, scheduling para la realizacin de clculos,

utilizacin de plantillas e informes predefinidos, repositorios de
informes, filtros, etc.
Algunas herramientas para reporting Propietarias son (aunque existen
una multitud de herramientas y cada una de ellas podr ser
apropiada segn nuestras necesidades):
1. Oracle BI Publisher: es una plataforma integral de
inteligencia de negocios que ofrece una gama completa de
capacidades - incluyendo cuadros de mando interactivos,
consultas, notificaciones y alertas especiales, la empresa y la
informacin financiera, scorecard y gestin de la estrategia, la
invocacin de procesos de negocio, bsqueda y la colaboracin,
gestin mvil, sistemas integrados y ms. OBIEE 11g se basa en
una orientada a servicios web arquitectura unificada demostrado
que se integra con la tecnologa de la informacin existente de una
organizacin (TI) para el menor costo total de propiedad (TCO) y el
ms alto retorno de la inversin (ROI).
2. Microsoft Reporting Services: SQL Server Reporting Services
proporciona una gama completa de herramientas y servicios listos
para usar que le ayudarn a crear, implementar y administrar
informes para la organizacin. Reporting Services incluye
caractersticas de programacin que le permitirn ampliar y
personalizar la funcionalidad de informes.
Reporting Services es una plataforma de informes basada en
servidor que proporciona la funcionalidad completa de generacin
de informes para una gran variedad de orgenes de datos.
Reporting Services incluye un conjunto completo de herramientas
para que cree, administre y entregue informes, y las API que
permiten a los desarrolladores integrar o ampliar el procesamiento
de datos e informes en aplicaciones personalizadas. Las
herramientas de Reporting Services funcionan en el entorno de
Microsoft Visual Studio y estn totalmente integradas con las
herramientas y componentes de SQL Server.
3. BusinessObjects Crystal Reports (SAP): es una aplicacin
de inteligencia empresarial utilizada para disear y generar
informes desde una amplia gama de fuentes de datos (bases de
datos). Varias aplicaciones, como Microsoft Visual Studio, incluyen
una versin OEM de Crystal Reports como una herramienta de
propsito general para informes/reportes. Crystal Reports se
convirti en el escritor de informes estndar cuando Microsoft lo
liber con Visual Basic.
b) Estadstica y de DataMining o Minera de Datos
El Data Mining es un proceso que, a travs del descubrimiento y
cuantificacin de relaciones predictivas en los datos, permite
transformar la informacin disponible en conocimiento til de
negocio. Esto es debido a que no es suficiente navegar por los
datos para resolver los problemas de negocio, sino que se hace
pg. 7

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

necesario seguir una metodologa ordenada que permita obtener

rendimientos tangibles de este conjunto de herramientas y
tcnicas de las que dispone el usuario.
Constituye por tanto una de las vas clave de explotacin del Data
Warehouse, dado que es este su entorno natural de trabajo.
Se trata de un concepto de explotacin de naturaleza
radicalmente distinta a la de los sistemas de informacin de
gestin, dado que no se basa en coeficientes de gestin o en
informacin altamente agregada, sino en la informacin de detalle
contenida en el almacn.
Adicionalmente, el usuario no se conforma con la mera
visualizacin de datos, sino que trata de obtener una relacin
entre los mismos que tenga repercusiones en su negocio.
4. HERRAMIENTAS DE SIMULACIN DINMICA DISCRETA
La simulacin discreta es una de las herramientas que se utilizan para
modelar sistemas reales y sobre el modelo construido evaluar el impacto
que tendran ciertas decisiones, apoya la toma de decisiones relacionadas
con la planeacin de la produccin y los inventarios, y con el diseo de
los sistemas de produccin y sus cadenas de suministro mejorando as la
toma de decisiones sobre el sistema real.
Se sugieren tres modos en los que la Simulacin de Eventos
Discretos puede ser aplicada para modelar los procesos de
negocio.

El primero es utilizar un entorno de simulacin existente basado en

un lenguaje de uso general (por ejemplo, C++ o Java) o un lenguaje
de simulacin (por ejemplo, MODSIM). Este acercamiento es muy
flexible, pero el desarrollo del modelo puede ser lento y requiere una
maestra de programacin significativa.

El segundo acercamiento est basado en Sistemas de Modelado

Interactivos Visuales (VIMS): un VIMS de uso general como Arena, o
uno dedicado a la simulacin de los procesos de negocio, como
ProcessModel. Los VIMS son fciles de utilizar y los caracteriza que
pueden mostrar los modelos por pantalla. Sin embargo, la lgica por
defecto proporcionada por el simulador puede ser inadecuada para
modelar las interacciones particulares de procesos de negocio
especficos. Para permitir la personalizacin, la mayor parte de de los
VIMS proporcionan un lenguaje de codificacin en la cual las
interacciones pueden ser programadas. Algunos de ellos ofrecen
enlaces con los lenguajes de programacin de uso general (como por
ejemplo, Visual Basic). Otros incorporan cuasilenguajes de simulacin
propios (como Simul8 o Visual Logic), que permiten al usuario
programar comportamientos especficos en puntos predefinidos del
modelo de simulacin. Sin embargo, van por lo general poco ms all
de las caractersticas bsicas, como la asignacin de atributos, el

pg. 8

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

empleo de operadores en las expresiones, y el acceso limitado a las

propiedades de la simulacin.

La tercera opcin consiste en ambientes especialmente desarrollados

y diseados para las caractersticas tpicas de un modelo del BPS
(que se vern en el siguiente captulo). Por ejemplo, la Simulacin
basada en el Rol de Cho y otros (1998), que utiliza Visual C++.

CONCLUSIONES

Para la implantacin de la Reingeniera se dispone de herramientas como

son las de planificacin de tareas, de gestin, de estadstica y minera de
datos y por ultimo de simulacin de dinmica discreta, de entre las cuales
se debe resaltar la utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin ya que los nuevos avances tcnicos o ideas geniales son los
que impulsan los cambios que con mayor frecuencia se producen en el
mercado.
El cambio es la nica constante.

BIBLIOGRAFIA

Pgina: http://www.inflectra.com/SpiraPlan/Default.aspx
Pgina oficial: http://projects.zoho.com/home.na
pg. 9

Universidad Nacional de Moquegua

Ingeniera de Sistemas Informtica

Pagina: http://es.workmeter.com/blog/bid/193935/Elegir-un-software-degesti-n-empresarial
Warren, J., MacArthur, P., Crosslin, R. (1994). A dynamic modelling toolkit to
add rigor to business process reengineering. In: Proceedings of 27th Hawaii
International Conference on System Sciences, pp. 683692.
Hijn Neira, Raquel. Utilizacin del sistema SAP R/3, Universidad Pontificia
de Comillas. Departamento de Publicaciones, 2005
Project Management. A guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK guide) Project Management Institute , 2004

pg. 10