INTRODUCCIN

El incremento tan rpido y algunas veces incontrolable

de los costos en la Industria de la Construccin, han
tenido como consecuencia una preocupacin por
mejorar notablemente las habilidades administrativas
de las empresas y personas encargadas de proyectos
pblicos, con el propsito de hacer frente a esta
situacin, pues actualmente no es posible continuar
basados solamente en la experiencia de algunos
individuos, como se ha venido practicando, ms an
los proyectos son cada vez ms complejos y requieren
de una administracin de la parte tcnica o financiera
de la empresa, moderna y objetiva.
Tomando en cuenta que la industria de la construccin
maneja recursos inestables (costos de materiales,
mano de obra, equipos, etc.), es de importancia
establecer los mecanismos adecuados para una buena
y racional administracin, que como proceso deber
contemplar una planeacin, programacin y control de
obra que tengan como base la optimizacin de
produccin-costo.
El control debe ejercerse sobre:
a) Los costos (de recursos, estimaciones, pagos y
presupuestos)
b) El programa (avances de obra, mtodos,
rendimientos)

c) La calidad (materiales, procedimientos

constructivos y obra terminada)

La organizacin dentro de la obra deber ser planeada

de acuerdo a las necesidades de la misma, de tal
forma que el desarrollo de los trabajos no se trunque
en el proceso de EJECUCIN de la obra.
Un elemento indispensable en la planeacin es la
determinacin de un flujo definido de informacin que
evite la distorsin de esta, as como la mala
interpretacin de las partes involucradas.
Por otra parte la empresa constructora tendr que
administrar sus recursos tcnicos, financieros y
humanos para poder cumplir con la calidad, tiempo y
costo establecidos en el contrato acatando las leyes,
reglamentos y especificaciones que prevalezcan con la
contratista.

DESARROLLO DEL TEMA

PLANEACIN, PROGRAMACIN Y
CONTROL DE OBRAS
I.
CONTROL DE
MATERIALES_
Es el insumo ms importante que
intervienen en la construccin, ya
que el porcentaje de incidencia es

de aproximadamente el 75% de un proyecto u obra

por lo que es necesario su control.
El almacn es el lugar donde se guardan y controlan
los materiales. Todo el material que llega a un
almacn debe estar acompaado de un pedido o de
una remisin donde indique la cantidad a recibir, su
descripcin y su costo.
Estas caractersticas son muy importantes, ya que nos
permitir conocer las cantidades -existencias- que se
tienen, para esto habr la necesidad de llevar un
registro por cada material.
En este registro tambin se llevan todas las altas y
bajas de almacn. Es necesario hacer un reporte de
estas bajas peridicamente y as poder conocer la
cantidad de ese material que sali del almacn por
periodo.
En la actualidad las entradas, salidas y existencias de
un almacn se llevan por sistema computarizado, ya
que esto nos permite conocer la cantidad y la
existencia de los diferentes materiales con que se
cuenta.
Para llevar este sistema, es necesario que cada
material tenga su clave especfica.
SI el proyecto est bien estimado este rubro no
presenta graves problemas para determinar el
volumen faltante en caso contrario pueden llegar a ser
un factor importante en las desviaciones del costo.
4

Se debe procurar que las unidades y las codificaciones

sean constantes desde el listado de materiales hasta
el vale de salida (Ver figura Vil), es importante vigilar
durante el progreso de la obra que los vales salgan de
almacn en el mismo periodo en que se ejecuta la
actividad con el objeto de tener una panorama
objetivo de los costos que est incurriendo y poder
detectar cualquier desviacin.
Ya que el vale de almacn representa el documento
oficial que generalmente determina el costo de la obra
es importante que este se encuentre bien codificado,
de acuerdo a la actividad, as como identificar al
responsable de la obra que deber ser el jefe de
frentes.

La
funcin administrativa de control permite evaluar y
corregir el desempeo de las actividades, para
asegurar que los objetivos y planes de la organizacin
se lleven a cabo, por lo tanto un buen contador
requiere de un sistema de control eficaz, porque sin
ste las actividades de la empresa quedaran al azar,
en este sentido el control implica la medicin de los
acontecimientos de acuerdo a las normas
establecidas por la organizacin y la correccin de las
desviaciones para asegurar el logro de los objetivos
de acuerdo a lo planeado.

Es muy importante el control exhaustivo de sus

almacenes, tanto para mantener los costes a un nivel
mnimo como para evitar rupturas del proceso
productivo. Para realizar un control en almacn, la
empresa deber comprobar los siguientes conceptos
en cada uno de los pedidos recibidos:
Verificar la cantidad, realizando un recuento de
materiales, independientemente de su origen y
valor.
Verificar la calidad, con relacin a sus
propiedades fsicas o qumicas y a sus
dimensiones.
Verificar la factura de los proveedores, para
comprobar si los materiales recibidos responden a
las cantidades y especificaciones requeridas en la
orden de compra.
Prevenir errores modificando, en su caso, los
documentos que sean precisos.
OBJETIVO DEL CONTROL DE
MATERIALES
Las compras no deben
comprometer los fondos de la
empresa.
No deben aceptarse materiales que no han sido
pedidos o que no estn de acuerdo con las
especificaciones.
Los materiales no deben aceptarse a menos que
se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en
7

el caso de materiales daados o en cantidades

distintas a las solicitadas.
Debe tenerse la seguridad de que los materiales
se han recibido y que se han cargado los precios
adecuados en todos los gastos incurridos.
Debe haber un control fsico adecuado sobre el
almacenamiento de las existencias.
Se debe ejercer un adecuado control de costos
sobre las cantidades de materiales y suministros.
Debe haber un equilibrio adecuado entre la
inversin en pesos en inventarios y los costos
incurridos en la adquisicin, utilizacin y
almacenamiento de materiales, as como las
prdidas causadas por las interrupciones en la
produccin o las ventas prdidas debido a la falta
de existencias.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE
MATERIALES

Una de las razones ms evidentes de

la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede
desviar.
El control se emplea para:
Crear mejor calidad:
Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio:
8

Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organizacin. Los mercados cambian, la competencia
en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos
que captan la atencin del pblico. Surgen materiales
y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La funcin del control
sirve a los gerentes para responder a las amenazas o
las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a
detectar los cambios que estn afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos:
Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de
entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar
los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los
clientes de la actualidad no solo esperan velocidad,
sino tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor:
Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada
por el experto de la administracin japonesa Kenichi
Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en
cambio, que el principal objetivo de una organizacin
debera ser agregar valor a su producto o servicio,
9

de tal manera que los clientes lo comprarn,

prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de
una calidad por encima de la medida lograda
aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo:
La tendencia contempornea hacia la administracin
participativa tambin aumenta la necesidad de
delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario,
cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el
proceso de control permite que el gerente controle el
avance de los empleados, sin entorpecer su
creatividad o participacin en el trabajo
CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.
En una empresa, la inversin en
materia prima o materiales
representa una porcin
considerable de todos los costos de
produccin. Es necesario, por lo
tanto, que el material sea
cuidadosamente controlado con la
finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del
mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra
mermas por daos, robos u obsolescencia.
El control de los materiales se establece mediante la
organizacin funcional y la asignacin de
10

responsabilidades, a travs del uso de formularios

impresos, registros y asientos que afectan a los
materiales desde el momento en que son solicitados
al proveedor, hasta que los productos terminados
ingresan en el almacn respectivo, lo cual representa
la etapa de compra de materiales. En este sentido, un
control efectivo de los materiales se debe caracterizar
principalmente por la existencia de un sistema
rutinario para la compra, recepcin, almacenamiento.
DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL
CONTROL DE LOS MATERIALES.
En el ciclo de control de los materiales, se deben
desarrollar una serie de funciones en forma
sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar el
objetivo de la organizacin, estas funciones o
actividades son las siguientes:
Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin:
Las actividades que realiza, son las siguientes:
Disear el producto.
Especificar los materiales a comprar.
Estudiar el efecto del uso de materiales
sustitutos.

Preparar la lista de materiales requerido en

las diferentes rdenes de produccin o procesos
productivos.

Compra de materiales:

11

Para realizar la compra de materiales se utilizan

comnmente dos formatos: la Requisicin o Solicitud
de Compra y la Orden de Compra.
El departamento de compras tiene las siguientes
funciones:
Recibir las solicitudes de compra de todos
los materiales.
Solicitar cotizaciones de los proveedores.
Elaborar y emitir la orden de compra.
Garantizar que los artculos pedidos cumplan
las exigencias de calidad establecidas por la
empresa y que se adquieran bajo las mejores
condiciones.

Recepcin e inspeccin de materiales:

Entre las funciones que normalmente debe cumplir el
departamento de recepcin e inspeccin de los
materiales se encuentran:
Recibir el material con la respectiva orden de
entrega.
Cotejar el material recibido con la copia de la
Orden de Compra.
12

 Verificar la cantidad y calidad del material.

Verificar y aprobar las facturas de los
proveedores.
Enviar las facturas aprobadas al
departamento de contabilidad general para
su registro.
Si se presentan irregularidades, no recibir el
material.
Si el material cumple con las
especificaciones, preparar el formulario
Informe de Recepcin.
El formulario usado para el control de la
recepcin de los materiales es el Informe de
Recepcin.
Almacenamiento y entrega de materiales.
En algunas empresas pequeas el almacn puede ser
un anexo del departamento de recepcin y la persona
encargada, tanto de la recepcin como
almacenamiento de las materias primas, puede ser la
misma. El encargado del departamento de almacn es
responsable del adecuado almacenamiento,
proteccin y salida de los materiales bajo su custodia,
por lo cual debe cumplir con las siguientes
actividades:
Recibir el material junto con el Informe de
Recepcin y la Orden de Compra.
Verificar los materiales (cantidad y calidad) y
colocarlos en su respectivo lugar.
13

 Preparar las Tarjetas de Control de Materiales

(kardex).
Recibir el formulario Solicitud o Requisicin
de Materiales elaborado por el
departamento que requiere de los
materiales, lo completa en los tems de costo
unitario y costo total.
Enviar a produccin los materiales
solicitados junto con el original del
formulario de solicitud.
Registrar las entradas y salidas de los
materiales en el kardex de acuerdo al
mtodo de valuacin.
Preparar las Requisiciones de Compras de
acuerdo al stock de mximos y mnimos de
materiales establecidos o cualquier otro
mtodo de reposicin del inventario.
Si el material almacenado no cumple con las
especificaciones o presenta defectos, emitir
la correspondiente Orden de Devolucin de
Compras.
Preparar Resumen de Requisicin de
Materiales para el departamento de costos.
En aquellos casos en que los materiales son recibidos
y llevados al almacn y transcurrido cierto tiempo se
encuentra con defectos, debe ser igualmente
devueltos al proveedor; en estas circunstancias se
elabora la Orden de Devolucin de Compras.

14

Los formularios que intervienen en el procedimiento

de entradas de materiales y salidas al almacn son:
el Informe de Recepcin y la Requisicin de
materiales respectivamente, los cuales se describirn
posteriormente.
Contabilizacin de las transacciones
relacionadas con los materiales:
Como medio de control de los materiales, tambin se
debe considerar lo referente a la contabilizacin de las
transacciones relacionadas con la misma. Cuando la
contabilidad de costos se encuentra integrada a la
contabilidad general, el departamento de contabilidad
tiene las siguientes funciones:

Recibir la factura del proveedor.

Chequear con la orden de compra.
Recibir informacin del almacenista sobre los
materiales recibidos.
Realizar el asiento contable referente a la
compra de materiales.
Recibir copia de la requisicin de materiales
Realizar el asiento contable relacionado con
el uso del material en los procesos de
fabricacin.
Afectar la orden de produccin o los procesos
productivos

15

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE MATERIALES

Los diferentes procedimientos de control de
materiales son:
1) El pedido cclico
Es un mtodo basada en la revisin de los materiales
en un ciclo regular o de forma peridica. El perodo de
tiempo transcurrido entre una revisin u otra, o la
duracin del ciclo, depender de la naturaleza de los
artculos del almacn. Los artculos que tengan mayor
importancia, tendrn un ciclo ms corto.
2) El mtodo mn-mx
Se basa en la suposicin de que los elementos deben
presentarse a niveles mnimos y mximos. Una vez
que se han determinado ambos niveles, cuando el
inventario alcanza el volumen mnimo es el momento
para realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen
mximo.
3) El mtodo de doble compartimento
Se utiliza cuando los materiales son econmicos. Se
trata de un mtodo sencillo y de mnimo trabajo.
Dentro de los almacenes se establecen dos
compartimentos. En uno de ellos, se coloca la
cantidad de materiales que se consumen entre un
pedido y otro. En el segundo, se mantienen los
16

materiales que se pueden consumir entre que se

tramita una orden de compra hasta que el pedido se
recibe ms el stock de seguridad.

4) El sistema de pedido automtico

Consiste en un sistema de almacn que se basa en la
solicitud automtica de un nuevo pedido de
materiales cuando el almacn alcance una
determinada cantidad.
5) El plan ABC
Se utiliza cuando la empresa dispone de un nmero
considerable de artculos distintos con valores
diferentes. El Plan ABC es un mtodo de clasificacin
sistemtica de los elementos y de determinacin del
grado de control de cada uno de ellos.
Los artculos clasificados como A tendrn un mayor
valor y sern los primeros en incorporarse al proceso
productivo; tendrn las siguientes caractersticas:
cantidad pequea de existencias de seguridad,
revisin frecuente, pedidos frecuentes, registros
detallados y alto nivel de suspensin. Los artculos C
se caracterizan por: cantidad grande de existencias de
seguridad, fidelidad estricta con los puntos de pedido
predeterminados con poca revisin, pocos pedidos al
ao y no es necesario un sistema de inventario
17

permanente. Los artculos B se sitan con

caractersticas intermedias entre A y C.
El control de materiales de un artculo de alto valor
ser diferente del control de un artculo de bajo valor.
De esta manera, el plan ABC es una forma sistemtica
de agrupar los materiales en clasificaciones separadas
y de determinar el grado de control de cada grupo.

Finalmente los artculos se dividen en tres categoras.

Por ejemplo, un ejemplo del plan ABC:
10% de los artculos = 72% del costo de consumo = A
28% de los artculos = 25% del costo de consumo = B
62% de los artculos = 3% del costo de consumo = C
Los artculos que se clasifiquen como A tendrn las
siguientes caractersticas de control:
- Cantidad pequea de existencias de seguridad
- Revisin frecuente
- Pedidos frecuentes
- Registros detallados
- Alto nivel de suspensin
Por el contrario, los artculos colocados bajo C tendrn
las siguientes caractersticas de control:
- Cantidad grande de existencia de seguridad
18

- Fidelidad estricta con los puntos de pedido

predeterminados con poca revisin
- nicamente uno o dos pedidos al ao
- No es necesario un sistema de inventario perpetuo
- Es eficiente un bajo nivel de suspensin
Las caractersticas de control de los artculos
colocados bajo B, por lo general se encuentran entre
las que se aplican a los artculos clasificados como A y
C
En conclusin, debera notarse que el plan ABC es un
esquema de clasificacin que permite decidir que
herramientas debe utilizarse en el control de
inventarios. Por ejemplo, los artculos clasificados
como B pueden ser analizados corrientemente sobre
una base de fin de trimestre; los artculos A necesitan
un anlisis individual y ms elaborado; por su parte un
control bsicamente menos estricto y ms econmico
puede ser mejor aplicado a los artculos clasificados
como C.

19

II.

BITCORA DE OBRA

La bitcora de obra es el elemento

oficial en el que se asientan los
hechos relevantes que suceden
durante la construccin y recepcin de los trabajos;
tiene validez legal en todos los casos en que resulten
conflictos y se requiera deslindar responsabilidades,
adems, es el elemento indispensable en las
revisiones de control interno de cualquier organismo
que este facultado para revisar el correcto ejercicio de
su presupuesto, formando parte de los documentos

20

para la recepcin final de la obra y la liquidacin del

contratista.
La bitcora de obra es, entre otros, uno de los
elementos ms importantes que forman parte del
sistema de control para el buen desarrollo de las
obras, por su carcter legal que, para efectos
tcnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de
obra. As, el uso de este instrumento debe llevarse a
cabo, con la mayor responsabilidad, pulcritud,
veracidad y objetividad tomando en consideracin
todos los programas relacionados con la obra, las
especificaciones del proyecto ejecutivo, las
observaciones de calidad de la obra tanto en
materiales como en mano de obra, la fuerza de
trabajo que se est desplegando para el cumplimiento
oportuno de los objetivos previstos, y los agentes
internos y externos de diversa ndole que en forma
directa o indirecta pueden afectar el total
cumplimiento de las diversas etapas constructivas. Es
responsabilidad del supervisor de Obra, como
representante del INFONAVIT, valerse de la bitcora
para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el
control de la misma, mediante el uso adecuado de la
autoridad que se le confiere en su relacin con el
constructor encargado de ejecutar fsicamente los
trabajos. Por esto, el correcto uso y manejo de la
bitcora es fundamental para obtener resultados
ptimos en la construccin de Unidades
Habitacionales, sean estos bajo la modalidad de
paquetes o de subastas. En atencin a lo asentado en
21

prrafos anteriores, es necesario tomar en cuenta los

lineamientos y criterios que se detallan a continuacin
y que rigen el oportuno y correcto uso de la bitcora
de obra, en el desarrollo de los programas de
construccin promovidos por el Instituto.
DEFINICION.
En construccin la bitcora de obra es una libreta que
forma parte del contrato, se anota en ella cualquier
situacin de carcter imprevisto que sea trascendente
y que afecte el marco de calidad de la misma y/o los
tiempos de ejecucin de las diferentes etapas
constructivas. Hemos sealado que la bitcora es
parte integrante del contrato, por tanto, es el medio
oficial y legal de comunicacin entre las partes
responsables de la supervisin y construccin de la
obra, esta comunicacin se da mediante el asiento por
ambas partes de las diferentes notas, sean estas para
determinar medidas preventivas, correctivas,
informativas de instruccin o rplica debidamente
fundada. La bitcora tendr vigencia durante todo el
tiempo que dure la obra y su objetivo final ser el de
oficializar todos los elementos que integran el finiquito
y el acta de recepcin y entrega de las obras.

FORMATO DE LA BITACORA
Es una libreta de pasta rgida de tamao carta, cuyas
hojas deben ser foliadas en orden progresivo y
consecutivo, con columnas para consignar fechas y
22

nmeros de notas en orden cronolgico y numeracin

progresiva, cada hoja deber contar al menos con tres
copias igualmente foliadas, de las cuales una
corresponde al supervisor, una al constructor y otra
para la Delegacin Regional respectiva, las copias
debern ser desprendibles, no as la hoja original.
Debe haber espacio en cada hoja para:
Nombre del proyecto (o debe estar impreso)
Datar o fechar la hoja.
Espacio para escribir el nombre del
remitente.
Espacio para escribir el nombre del
destinatario.
Espacio para escribir el asunto o descripcin.
Espacio para la firma y sello tanto del
remitente como para el destinatario.
Pastas duras.
Tamao de hoja carta u oficio

REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA

BITACORA DE OBRA.
23

APERTURA.- En el lugar destinado para las oficinas de

campo de la supervisin, con la asistencia de los
representantes de las partes que intervienen en la
obra, se har el llenado de la primera hoja con la
comparecencia de los responsables de la ejecucin de
las obras por parte de la empresa constructora y de
los encargados de llevar a cabo la supervisin de las
mismas, se consignar todos los datos que identifican
a la obra en cuestin, como son, nmero de registro,
nombre del frente, objeto de los trabajos a realizar,
modalidad, etc., razn social de la constructora y la
supervisora. Se acreditarn los nombres y firmas de
los representantes de las partes que intervienen en
dichas obras as como la del jefe del Area de Proyectos
y Control de Obras de la Delegacin Regional de que
se trate.
Para el caso de servicios de verificacin, la apertura se
realizar en las oficinas del residente en la obra.
SERIADO DE NOTAS.- Todas las notas sin excepcin
alguna, debern seriarse consecutivamente y bajo
ninguna circunstancia deber alterarse este orden.

FECHADO.- Todas las notas sin excepcin alguna,

debern estar fechadas en el da en que se efectu la
anotacin.

24

ESCRITURA.- Las anotaciones debern efectuarse a

mano con letra de molde legible y tinta indeleble, bajo
ninguna circunstancia se harn con tinta susceptible
de borrarse.

ERRORES.- Cuando se cometa un error de redaccin,

de ortografa o de interpretacin, la nota deber
anularse con una leyenda que diga esta nota se
anula por tener error se har la anotacin correcta en
el nmero consecutivo siguiente.
TACHADURAS O ENMENDADURAS.- Una nota con
tachaduras o enmendaduras automticamente es
legalmente nula con todas las consecuencias tcnicas
y legales que puede acarrear el hecho.

SOBREPOSICION O ADICIONES.- No est permitido

sobreponer ni aadir nada a las notas de bitcora ni
entre renglones ni en los mrgenes, si fuese
necesario, se abre otra nota haciendo referencia a la
de origen.

FIRMAS.- Solo estn facultadas para hacer

asentamiento y firmar las notas de bitcora los
residentes de obra por parte de la supervisora y
constructora acreditados en el acto de apertura de la
misma o en su defecto los que hubieren sido
acreditados posteriormente mediante la nota
25

correspondiente, en sustitucin o suplencia

plenamente justificada.

VALIDACION.- Todas las instrucciones emitidas por

diversas autoridades mediante oficio, verbalmente,
va telefnica u otras, con relacin a las obras en
cuestin, debern validarse mediante las notas de
bitcora correspondientes en las que se haga
referencia a la procedencia de la instruccin recibida,
fecha, porque medio, nombre y cargo de quien emite
la instruccin.
USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.- Los residentes
de la constructora y la supervisora estn obligados al
uso de la bitcora durante todo el proceso de la obra,
as como los funcionarios de INFONAVIT debidamente
acreditados, sea para emitir ordenes, solicitar y dar
autorizaciones, certificar dictmenes de laboratorios
de control de calidad y otros, solicitar y dar
informacin relativa a la obra, emitir medidas
preventivas, correctivas o restrictivas que se requieran
en el desarrollo de los trabajos para su cabal
cumplimiento.

CUSTODIA DE LA BITACORA.
Por su carcter legal y como instrumento de control y
regulacin de la obra en construccin, la bitcora
permanecer bajo la custodia de la supervisin en sus
26

oficinas de campo, quedando disponible y accesible

para que el residente de construccin pueda llevar a
cabo las anotaciones pertinentes que considere
necesarias.
Para el caso de servicios de Verificacin, la custodia de
la misma ser responsabilidad del residente.

DISPONIBILIDAD.- La bitcora estar disponible para

ambas partes en das y horas hbiles, es
completamente improcedente que alguna de las
partes guarde bajo llave la bitcora o que impida el
acceso a la misma, es incorrecto sacar la bitcora de
la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente
justificados y acordados por las partes.
TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.Las notas de bitcora invariablemente debern ser
firmadas por ambas partes, la que asienta la nota y el
acuse de enterado de la contraparte, si una nota
requiere de contestacin o aclaracin, sta deber
hacerse en un trmino de 48 horas como mximo, de
no hacerlo as, se tendr por consentida y no se
aceptar rplica o argumentacin de desconocimiento
de la misma, esto sin menoscabo de las
consecuencias de diversa ndole que se deriven de
esta omisin.
Para el caso de servicios de verificacin el trmino
para contestar las notas que as lo requieran ser de 8
das calendario.
27

 CIERRE DE LA BITACORA.
En las oficinas de la supervisin con la comparecencia
de los representantes de las partes involucradas en el
desarrollo de las obras, se lleva a cabo el cierre de la
bitcora.
Para el caso de servicios de verificacin el cierre se
realizar en las oficinas del residente en la obra.

DESARROLLO.
Para garantizar que el contenido de la bitcora
cumpla, es necesario respetar una serie de normas y
reglas en la estructura del libro y en los conceptos que
son susceptibles de llevarse a la bitcora.
El instructivo para la bitcora se divide en cuatro
partes:
a)

Informacin general de la obra.

b)

Normas para el llenado de la bitcora.

c) Lineamientos para determinar actividades,

hechos y conceptos que deben llevarse a bitcora.
d)

Cdulas de visitas.

INFORMACIN GENERAL DE LA OBRA.

28

a)

Delegacin Poltica.

b)

Domicilio y ubicacin de la obra.

c)

Telfono para la comunicacin de la residencia.

d) Razn social de la contratista responsable del

contrato.
e) Direccin de las oficinas centrales, telfono y los
nombres de las personas responsables de la obra.
f)

1.-

Informacin bsica de la obra:

Cantidades de vivienda.

2.- Tipo de obra.

3.- rea de terreno (posterior al levantamiento
topogrfico)
g)

Uso del suelo actual y uso del suelo actualizado.

h)

Especificaciones de proyecto.

i)

Existencia o no de servicios.

j)

Suma de reas por construir.

k)

Fecha real de inicio de obra.

I)
Terminacin programada con base en la fecha
real de inicio y la establecida en el contrato. m)
Fecha de terminacin real de obra. n)
Monto original
del contrato. o) Nombre, direccin y telfonos de la
totalidad de contratistas y subcontratistas que
29

intervengan en cualquiera de las etapas d

construccin.
NORMAS PARA EL LLENADO DE LAS
BITCORA
a) Todas las notas que se
asienten debern tener un nmero
de identificacin para su fcil
localizacin; dicho nmero ser
progresivo.
b) Fecha y hora en que se
asienta la anotacin.
c) Para que una orden dictada a travs de la
bitcora tenga validez real, deber recabarse la firma
de enterado de la persona a quien est dirigida la
orden independientemente de la libertad que tiene
dicha persona de inconformarse por el mismo medio,
si se niega a firmar de enterado, se pondr una
anotacin complementaria, asentando el hecho y se
esperar el transcurso de 48 hrs; si al trmino de este
lapso, no ha firmado o no se ha inconformado por el
mismo medio, se considerar como aceptada la orden
por la parte receptora.
c) Cuando no se d cumplimiento a una orden
asentada en bitcora, esta se repetir peridicamente,
para tener la bitcora siempre actualizada; as mismo,
se deber hacer la nota correspondiente cuando se
haya cumplido con alguna instruccin importante.
30

d) Se procurar que las notas sean claras,

comprensibles, sin escatimar espacio para informacin
aclaratoria y croquis explicativo. Para evitar
confusiones por falta de claridad en redaccin se
recomienda escribir la nota en borrador, leerla y
asentarla en bitcora cuando se haya comprobado
que es comprensible.
e) Las notas que se asienten debern relacionarse
directamente con la obra y con los factores externos
que tengan influencia en ella, evitando tratar temas
personales, establecer polmica y hacer juicio sobre el
desempeo de terceros; esto es, la bitcora deber
hacerse con profesionalismo.
f) Cada vez que se llene una hoja de bitcora, se
desprender y se entregarn a los interesados.
g) Cuando se llenan todas las hojas tiles de la
bitcora, se pondr una nota de cierre y se solicitar
abrir una nueva. La bitcora cerrada la conservar el
supervisor o la direccin de obra, y la entregar como
parte de la documentacin de la obra, para la
recepcin y liquidacin de la misma. De esto se
desprende que en una obra debe haber varias
bitcoras, siendo una continuacin de la otra.
h) Cuando por alguna circunstancia se cancela la
bitcora, se pondr que aclare el motivo de su cierre o
cancelacin, anotando, adems, el nmero de hojas
que fueron usadas, as como la fecha y nmero
progresivo de la ltima nota asentada. Las hojas se
31

cancelaran con un lnea en diagonal y la leyenda de

cancelada.
i) En caso de prdida, robo o mutilacin de la bitcora
deber darse aviso inmediato por escrito y levantar el
acta correspondiente ante la autoridad competente y
se tratar, dentro de lo posible, el reproducirla en un
nuevo libro, tomando como base las copias.

ASENTAMIENTOS EN BITCORA.
1)

Fecha de inicio de obra.

2)

Entrega de documentacin.

Proyecto Especificaciones. Presupuesto. Programas.

3) Aclaraciones de especificaciones, proyectos,
procedimientos constructivos, etc.
4) Detalles que complementen el proyecto y
que hayan sido solicitados por el contratista.
5)

Modificaciones o correcciones de proyecto.

6)

Cambio en los procedimientos constructivos.

7) Solicitudes de cambio de material o equipo, su

aceptacin o rechazo.
8)

Causas de suspensin de actividades.

9)

Constancias de paro de equipo y sus causas.

10) Falta de materiales.

32

11) Autorizaciones diversas trazos, niveles, rellenos,

colados, armados, cimbras, descimbrados. Tipos de
acabados.
12) Pruebas de instalaciones y sus resultados.
13) Pruebas de equipos y sus resultados.
14) Ordenes diversas, como suspensin
alguna actividad, reubicacin de recursos,
incremento de recursos, limpiezas.

de

15) Rechazos de trabajo de mala calidad.

16) Ordenes de demolicin o reparacin.
17) Ordenes de trabajos extraordinarios.
18) Comunicacin de sanciones por incumplimiento
de especificaciones o violaciones a reglamentos y
obligaciones contractuales, as como por mala calidad
o deficiencia.
19) Recepciones parciales de obra.
20) Observaciones sobre la integracin de las
cuadrillas de trabajo y sus rendimientos, equipo y su
estado mecnico.
21) Observaciones acerca de la falta de organizacin
del contratista que provoquen deficiencias de calidad,
atrasos de obra desorden en la construccin etc.
22) Solicitudes de aportacin de informacin acerca
de fabricantes, proveedores, fletes y precios de
algunos equipos o material especificado.
33

23) Actas para reuniones o juntas de trabajo

extraordinario.
24) Acuerdos de juntas de trabajo.
25) Solicitudes especiales para estudios de cualquier
tipo.
26) Visita de autoridades a la obra y las rdenes
derivadas <ie dichas visitas.
27) Resultados de la actualizacin de programas a
una fecha determinada.
28) Terminacin de obra.
29) Condiciones en las que realiza la recepcin de
obra.
30) Recepcin de obra.
BITCORA AUXILIAR DE CAMPO.
Con el objeto de sistematizar la revisin de los
trabajos, y que ninguna actividad quede sin revisar, se
disean formas de control interno que al integrarse,
reciben el nombre de bitcora auxiliar de campo.
Estas bitcoras deben permanecer junto a la bitcora
general ya que son complemento de ella y llenarla
rutinariamente, asegurar que no se omita ninguna
actividad importante y a la vez servir de gua para
prever problemas que pudieran presentarse durante el
desarrollo de las actividades en el proceso
constructivo.
34

 CDULA DE VISITA.
Con el objeto de verificar sistemticamente el llenado
de la bitcora general y la auxiliar de campo, y otras
actividades al control de la obra se realizarn visitas
peridicas a sta y se llenar por cada visita la cdula
respectiva, que servir de informacin interna para
una evaluacin permanente tanto de la obra como del
residente y del supervisor.

III.

SISTEMA DE COSTOS.

35

Un Sistema de Costos es un
conjunto de procedimientos y
tcnicas para calcular el costo de
las distintas actividades, y para ello
definimos lo siguiente:
Los Sistemas de Costos se
clasifican de la siguiente manera:
1) SEGN LA FORMA DE PRODUCIR.
Segn la forma de cmo se elabora un producto o se
presta un servicio, los costos pueden ser:
a) COSTOS POR RDENES. Se utilizan en aquellas
empresas que operan sobre pedidos especiales de
clientes, en donde se conoce el destinatario de los
bienes o servicios y por lo general l es quien define
las caractersticas del producto y los costos se
acumulan por lotes de pedido. Normalmente, la
demanda antecede a la oferta, y por lo tanto a su
elaboracin. Por ejemplo, la ebanistera, la sastrera, la
ornamentacin, etc.
b) COSTOS POR PROCESOS. Se utiliza en aquellas
empresas que producen en serie y en forma continua,
donde los costos se acumulan por departamentos, son
costos promedios, la oferta antecede a la demanda y
se acumulan existencias. Por ejemplo, empresas de:
gaseosas, cervezas, telas, etc.
c) COSTOS POR ENSAMBLE. Es utilizado por aquellas
empresas cuya funcin es armar un producto con base
36

en unas piezas que lo conforman, sin hacerle

transformacin alguna. Por ejemplo, ensamblaje de
automviles, de bicicletas, etc.
2) SEGN LA FECHA DE CLCULO.
Los costos de un producto o un
servicio, segn la poca en que se
calculan o determinan, pueden ser:
a) COSTOS HISTRICOS. Llamados
tambin reales, son aquellos en los
que primero se produce el bien o se presta el servicio
y posteriormente se calculan o determinan los costos.
Los costos del producto o servicio se conocen al final
del perodo.
b) COSTOS PREDETERMINADOS. Son aquellos en los
que primero se determinan los costos y luego se
realiza la produccin o la prestacin del servicio. Se
clasifican en Costos Estimados y Costos Estndares.
c) COSTOS ESTIMADOS. Son los que se calculan sobre
una base experimental antes de producirse el artculo
o prestarse el servicio, y tienen como finalidad
pronosticar, en forma aproximada, lo que puede
costar un producto para efectos de cotizacin. No
tienen base cientfica y por lo tanto al finalizar la
produccin se obtendrn diferencias grandes que
muestran la sobre aplicacin o sub aplicacin del
costo, que es necesario corregir para ajustarlo a la
realidad. Los costos de un artculo o servicio se
conocen al final del perodo.
37

d) COSTOS ESTNDARES. Se calculan sobre bases

tcnicas para cada uno de los tres elementos del
costo, para determinar lo que el producto debe costar
en condiciones de eficiencia normal. Su objetivo es el
control de la eficiencia operativa. Los costos de un
artculo o servicio se conocen antes de iniciar el
perodo.
3) SEGN MTODO DE COSTO.
Los costos, segn la metodologa que utilice la
empresa para valorizar un producto o servicio, pueden
clasificarse as:
a) COSTO REAL. Es aquel en el cual los tres elementos
del costo (costos de materiales, costos de mano de
obra y costos indirectos de fabricacin) se registran a
valor real, tanto en el dbito como en el crdito.
Este mtodo de contabilizacin presenta
inconvenientes, ya que para determinar el costo de un
producto habra que esperar hasta el cierre del
ejercicio para establecer las partidas reales despus
de haberse efectuado los ajustes necesarios.
b) COSTO NORMAL. Es aquel en el cual los costos de
materiales y mano de obra se registran al real y los
costos indirectos de fabricacin con base en los
presupuestos de la empresa. Al finalizar la produccin,
habr que hacer una comparacin de los costos
indirectos de fabricacin cargados al producto
mediante los presupuestos y los costos realmente
38

incurridos en la produccin, para determinar la

variacin, la cual se cancela contra el costo de ventas.
Este mtodo de costo surge por los inconvenientes
que se presentan en el costo real.
La principal desventaja del costo normal es que si los
presupuestos de la empresa no han sido establecidos
en forma seria, los costos del producto quedaran mal
calculados.
c) COSTO ESTNDAR. Consiste en registrar los tres
elementos (costo de materiales, costo de mano de
obra y costos indirectos de fabricacin) con base en
unos valores que sirven de patrn o modelo para la
produccin.
Este mtodo de costo surge, debido a que se hizo la
consideracin de que si los costos indirectos de
fabricacin se podan contabilizar con base en los
presupuestos, siendo un elemento difcil en su
tratamiento, Por qu no se poda hacer lo mismo con
los materiales y la mano de obra? Se podra decir que
el costo normal fue el precursor del costo estndar.
4) SEGN TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS.
El costo de un producto o de un servicio prestado
puede valorarse dependiendo del tratamiento que se
le den a los costos fijos dentro del proceso productivo.
Se clasifica as:

39

a) COSTO POR ABSORCIN. Es aquel en donde tanto

los costos variables y fijos entran a formar parte del
costo del producto y del servicio.
b) COSTO DIRECTO. Llamado tambin variable o
marginal, es aquel en donde los costos variables
nicamente forman parte del costo del producto. Los
costos fijos se llevan como gastos de fabricacin del
perodo, afectando al respectivo ejercicio.
c) COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. Es aquel en
donde las diferentes actividades para fabricar un
producto consumen los recursos indirectos de
produccin y los productos consumen actividades,
teniendo en cuenta unos inductores de costos para
distribuirlos.
A. FILOSOFA DEL CONTROL DE COSTOS.
Los requerimientos tradicionales para los sistemas de
control de costos incluyen el anlisis de todos los
gastos del proyecto y su conciliacin con el sistema de
contabilidad.
Un sistema de costos slo puede cumplir con su
cometido si se determina la naturaleza, cantidad y
razn de existir de los costos en una forma veraz,
exhaustiva y coordinada. Si los costos y las variables
que lo afectan se presentan en una forma inconstante,
aislada y expresados en medidas diferentes, el
beneficio obtenido puede ser nulo o casi nulo.

40

Por estas peculiaridades, no es aventurado decir que

los sistemas de costos en la industria de la
construccin estn en proceso de integracin y que
por sus particularidades debern disearse e
implantarse para cada empresa tomando en cuenta
las posibilidades y variantes que se puedan presentar
en cada tipo de obra.
Cuando la contabilidad de costos est correctamente
establecida permite la realizacin del estado de
resultados que es el estado financiero con ms
significacin para el administrador, ya que a travs de
l se demuestra la habilidad de la empresa para
obtener una utilidad satisfactoria, en concordancia
con lo planeado.
Biblioteca
-Minucioso estudio de las caractersticas de la misma,
del tipo de obras que ejecuta, de sus procedimientos
de operacin, administrativos, etc. En dicho estudio
deben participar tanto el contador como los ingenieros
analistas de costos y los encargados de la produccin
para que coordinando sus puntos de vista se
establezca el sistema de clasificacin, registro, control
e informacin de costos.
El sistema de costos debe partir de los tres puntos de
vista que a continuacin se indican:
a) Como mtodo para llevar a cabo con exactitud y
ordenacin, el registro histrico de los hechos
econmicos.
41

b) Como medio o instrumento para ejercer un

control de las actividades econmicas de la empresa
mediante la generacin de informacin que se
compare con lo planeado y que seale las
desviaciones.
c) Como ayuda para hacer planes racionales para el
futuro y tomar decisiones.
Ahora bien, si entendemos que existe una estrecha
relacin entre los costos estimados y los costos reales,
debemos sealar que los procedimientos empleados
para obtener unos y otros son completamente
diferentes y son ejecutados por personal que se basa
en tcnicas que difieren grandemente:
Un estimador de costos o analista de costos debe ser
un profesional con considerable conocimiento del
trabajo por estimar y de las prcticas que se siguen
para su ejecucin. Debe disponer de informacin
veraz y actualizada de los costos directos e indirectos,
de tiempos de ejecucin y de programas de obra.
De la labor que desarrollen los estimadores de costo
depende en gran parte el xito o fracaso de una
empresa.
B. ALCANCE.
El Control de Costos en un proyecto integral se aplica
en las tres etapas que lo conforman: Ingeniera,
Procuracin y Construccin.

42

Los servicios proporcionados a las diferentes reas

involucradas en el proyecto se encuentran definidos
en las siguientes funciones a desarrollar:
1.- Establecimiento del nivel de detalle del
Catlogo de Cuentas del Proyecto.
2.- Adecuacin del estimado original al Programa
Computarizado de Precios Unitarios.
3.-

Integracin del estimado base de Control.

4.-

Deteccin, anlisis y evaluacin de alteraciones.

5.- Integracin de Alteraciones aprobadas al

Estimado Actual.
6.- Manejo de las transferencias que se justifiquen
entre las partidas de costos u integracin del estimado
actual.
7.- Clculo de Escalaciones de acuerdo a las
formulas establecidas en contrato.
8.- Integracin de los importes escalados al
estimado actual del contrato.
9.- Registros de compromisos y costos en oficina
central y obra.
10.- Clculo de las escalaciones de los compromisos
suscritos.
11.- Integracin de los importes escalados a los
valores actuales d los compromisos.
43

12.- Anlisis del estimado para terminar.

13.- Clculo del costo final estimado.
14.- Proyeccin del resultado econmico del proyecto.
15.- Elaboracin y publicacin del reporte de costos,
dentro de los primeros 10 das de cada mes.
16.- Retroalimentacin de informacin a las diversas
reas involucradas en el proyecto.
17.- Proporciona servicios de apoyo en la
elaboracin de programas valorizados, flujo de caja
y facturacin.
REPORTE DE CONTROL DE COSTOS
La importancia del reporte radica fundamentalmente
en cuidar que los proyectos que maneja una empresa
constructora sean econmicamente rentables adems
de cumplir con las normas de calidad y tiempo de
entrega.
Se debe aplicar a todas las fases de un proyecto es
decir ingeniera, procuracin y construccin. En cada
una se utilizan las mejores tcnicas para la generacin
de informes veraces y peridicos que incluyen
estndares prefijados para mantener al proyecto
mantener el proyecto dentro de las especificaciones
establecidas y as obtener el mximo beneficio.

44

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Son de gran importancia e indispensable en
cualquier tipo de obra, las funciones de
planeacin, programacin y control, las cuales
45

debern ser desarrolladas por profesionistas con

buen nivel de preparacin y experiencia, evitando
la improvisacin de personal que cubra los
requerimientos mnimos para el buen desarrollo
de la obra a ejecutar, ya que la falta de
conocimientos y experiencia afectara la
continuidad y el costo de la obra.
La planeacin, programacin y control de obra
son un ciclo continuo al que deben de hacerse
revisiones peridicas para mantener un equilibrio
en los recursos a utilizar en un proyecto u obra.
As como tambin debe existir una comunicacin
efectiva, ya que es uno de los problemas ms
grandes a resolver en la elaboracin de un
proyecto. Una falla en la lnea de comunicacin
afectar el ciclo provocando informacin que no
ser adecuada.
Una buena definicin en la estructura de control
permitir hacer correcciones cuando stas sean
necesarias, comparando los logros realizados con
lo contratado, determinar la cantidad de
recursos utilizados en la ejecucin de actividades
del proyecto, por otra parte tambin se podrn
visualizar los cambios que debemos realizar en el
futuro cercano para llevar a buen xito l termino
del proyecto.
La estructura de control ser la nica fuente
oficial dentro del proyecto para el manejo de
informacin, se deber evitar la duplicidad en los

46

trabajos de control, con el fin de no provocar

conflictos innecesarios.

BIBLIOGRAFIA y LINKOGRAFIA

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ontrol-de-materiales.html
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contabilidad Administrativa. 11 Edicin. Pearson
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Horgren, Charles y otros. Contabilidad de Costos.
Un Enfoque Gerencial. Octava edicin. PrenticeHall Hispaoamerica, S.A. Mxico 2002
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http://www.infonavit.gob.mx/infonavit_ampliado/s
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Obras. ASIA, El Salvador, 1990.
Estrategia para un uso adecuado de la bitcora de
obras. Ing. J. Tonatiuh Balanzarios. Xochimilco D.
F. Mxico. 2007.
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