OBJETIVO

Generar un instructivo claro y sencillo para replicar y asegurar la generacin de informes de

avance de ejecucin de los proyectos de PMO e inclusive cualquier tipo de proyecto que tenga
como base Microsoft Project.

ALCANCE
Generacin de informes comparativos para los tiempos de ejecucin durante la implementacin y
desarrollo de los proyectos que Daxa Colombia administrando, haciendo uso de la herramienta
ofimtica Microsoft Project.

DEFINICIONES
Microsoft Project: Herramienta ofimtica diseada por Microsoft para asistir en el desarrollo de
planes para asignacin de recursos a tareas, administrar presupuesto, llevar el seguimiento del
desarrollo de las tareas y analizar las cargas de trabajo, entre otras, permitiendo organizar y
controlar cualquier tipo de proyecto.
Cronograma base: Cronograma inicial de planeacin del proyecto, con el cual se estima la duracin
del proyecto y se controla el seguimiento de las tareas a implementar en un proyecto.
Linea base: Lnea de programacin que se utiliza para generar una fotografa en la cual se
identifica de forma visual los cambios de tiempos y las secuencias en que se ejecutan las tareas.
Cronograma de Seguimiento: Cronograma que a partir del cronograma base, se realizan las
diferentes actualizaciones de avance, reprogramacin de tareas y se controla el tiempo de la
ejecucin del proyecto.

RESPONSABLES
Oficina PMO y sus colaboradores

DESARROLLO
1. Generacin de cronograma base.
A partir de la reunin de Kick off y el contrato, se en listan las diferentes actividades que se van a
ejecutar para la implementacin del proyecto, programando a cada tarea un tiempo y un enlace
con las dems tareas (predecesoras y/o sucesoras) con el fin de crear una lnea de tiempo cerrada
para cada Sistema o grupo de actividades, permitiendo de esta manera definir un tiempo inicial y
final determinado.

Nota 1: En G/ se encuentra un cronograma base con actividades generales para implementar

cualquier tipo de proyecto de tecnologa que Daxa Colombia ofrece para infraestructura
Una vez generado el cronograma se debe agregar la columna de % completado, desplegando con
el botn derecho sobre las columnas la ventana de funciones rpidas, y seleccionando en la casilla
de agregar columna

De ella se despliega una nueva lista en la cual se selecciona el % completado

A hora se activa la plantilla de vista Diagrama Gantt de seguimiento, con el fin de activar la funcin
lnea de base, esta vista se encuentra en la ficha Tarea y la vista se selecciona de una lista

Una vez activada esta plantilla, se abre la ficha proyecto y se selecciona la casilla establecer
lnea base y se establece para tener la fotografa inicial planeada con la cual se puede verificar los
cambios de tiempos y de relacin de las actividades del cronograma.

Este cronograma actualizado, es el cronograma Base del proyecto (versin 0) el cual se debe
guardar y no ser modificado a futuro, ya que contra este cronograma se realizaran las
comparaciones para el informe de avance.

2. Cronograma de seguimiento.

A partir del cronograma base, se comienza a realizar el seguimiento de ejecucin del proyecto
guardando el cronograma base como un segundo archivo versin 1, este cronograma es el que se
utilizara para hacer el seguimiento y control del avance de las actividades del proyecto, indicando
el porcentaje completado en cada actividad.

3. Generacin de Informe comparativo de avance de obra

Para poder generar el informe comparativo se requiere del cronograma base y del cronograma de
seguimiento, para lo cual ambos se deben actualizar en el porcentaje avance a la fecha en la que
se requiere el presentar el informe.
1. Se actualiza el porcentaje de avance del cronograma de seguimiento de acuerdo al avance
real que se haya realizado hasta la fecha, incluyendo los cambios que haya a lugar en
cuanto a extensiones o reducciones de tiempo, redistribucin de tareas o reprogramacin
de tareas.

2. Ahora, pasamos al cronograma base y se actualizan todas las tareas del cronograma
automticamente hasta la fecha actual de la siguiente manera:
a. Se despliega la ficha proyecto y ubicamos el botn actualizar proyecto

b. Seleccionamos el botn Actualizar Proyecto desplegando la siguiente ventana

En esta ventana se selecciona la fecha a la cual se quiere llevar las tareas al 100% de su ejecucin,
en este caso la fecha actual del informe.

Esto actualiza todas las tareas del proyecto llevndolas al porcentaje de ejecucin que se debera
tener en esta fecha.

3. Teniendo los dos cronogramas actualizados y activos en el software, y desde el

cronograma de seguimiento, se selecciona la ficha proyecto y ubicamos el botn
comparar proyectos.

Seleccionamos este botn y se despliega la ventana comparar versiones de proyecto

En esta ventana se encuentra una lista desplegable en la que aparecen los cronogramas que estn
activos, y en la cual se selecciona el cronograma de seguimiento, sin embargo no es el nico
mtodo para realizar la seleccin, ya que tambin se puede ubicar el cronograma de seguimiento
desde el boton examinar de la ventana, y en el cual se despliegan las capetas de informacin del
usuario, por donde se debe ubicar el cronograma a comparar.

En esta ventana tambien se encuantra las tablas de taras que se quieren comparar para generar
diferentes tipos de informes comarativos, como costos, variaciones, etc.

Para nuestro propsito se selecciona Entrada (esta por defecto), con esto se genera un nuevo
cronograma el cual se llama por defecto informe de comparacin y nos muestra en una sola
ventana los tres cronogramas.

Para visualizar el informe comparativo se maximiza la venta de este cronograma y en l se pueden

revisar cada una de las programaciones que tienen las tareas, teniendo siempre en la primera

columna actual los datos del cronograma de seguimiento y la columna anterior los datos del
cronograma base y en la siguiente columna la diferencia entre estos dos datos.

Nota 2: los datos de la columna actual el software siempre los va a tomar a partir del
cronograma donde se realice el informe de comparacin, para mantener un estndar en estos
informes se recomienda que siempre se generen a partir del cronograma de seguimiento con el fin
de interpretar las cifras negativas como retrasos o perdidas del proyecto versus lo planeado
inicialmente.

4. De esta manera, se obtiene el informe comparativo de ejecucin del proyecto versus lo

planeado o esperado hasta la fecha, el cual se guarda como informe de ejecucin para
presentacin al cliente o a quien lo requiere, para realizar los anlisis pertinentes y tomar
las acciones necesarias para la continuidad del proyecto y logar el cumplimiento en los
tiempos acordados.