ESAN COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

UNIVERSIDAD ESAN
COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

TEMA

ANALISIS DE CASO I

CASO

INDECOM

PROFESOR :

Vctor Tateishi Saito

INTEGRANTES:

Cruz Maza, Gustavo

Vsquez Medina, Elizabeth
Santos Napan, Luis
Vegas Fernndez, Mariela
Leturia Carnero, Debora

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ANALISIS DEL CASO INDECOM

Como gerencia de administracin y finanzas observamos que la empresa se encuentra en un
proceso de Reingeniera, de Mejoramiento Continuo y de Calidad Total. Estos procesos buscan la
mejora de la empresa. Despus de habernos reunido con el jefe de Logstica Oscar Chirinos y su
personal a cargo Abel Correa (compras), y Pedro Martnez (almacn), podemos concluir que existe
un intento de mejoramiento, pero no se est trabajando de manera grupal sino de manera
individual. Podemos observar que cada rea implementa su propio proceso sin tomar en cuenta el
enlace que tendr con las dems reas, es decir vemos claramente que no hay procesos
establecidos y polticas claras, partiendo de la gerencia general estos procesos no son respetados,
aprobando rdenes fuera de fecha. Por tal motivo podemos ver el resultado de las operaciones.
Por ello tomaremos medidas en base a la informacin reunida.

COORDINACIONES CON LAS DEMAS GERENCIAS PARA LA MEJORA DE LOS

PROCESOS LOGISTICOS
En coordinacin con las reas de Marketing, Sistemas, Finanzas y Contabilidad se concluye lo
siguiente:
COORDINACIONES GLOBALES
Se tomaran las siguientes medidas para todas las reas:
1. Establecer procedimientos a los procesos de cada rea, de esta manera se estar
asegurando el trabajo en cadena y no de manera individual como se vena haciendo, por
otro lado se designaran responsabilidades a los gestores de cada proceso.
2. Revisar los procesos en cada rea, si son los adecuados y/o no estn ocasionando un
cuello de botella, en las solicitudes de requerimientos, as como su atencin en el tiempo
establecido y por ltimo los despachos, como se est realizando.
3. Se deber tener en cuenta al hacer el requerimiento de compra, las confirmaciones de
Gerencia mediante el sistema para as evitar retrasos en la adquisicin y la puesta en el
almacn.
4. Es importante tener un manual de funciones, polticas, cronogramas etc. para cada rea,
5. En caso exista alguna eventualidad y/o alguna urgencia las Gerencias responsables de cada
proceso, debern comunicar anticipadamente para prever estas situaciones y no comprar
al precio que no sea el adecuado.
COORDINACIONES ESPECFICAS
Se tomaran las siguientes medidas para cada rea especfica:
1. El rea de contabilidad, debe de prever el dinero de pago a los proveedores, segn
corresponda el servicio que han venido desarrollando en la empresa.
2. El rea de Finanzas, de asegurar en realizar los pagos de las facturas en el plazo
establecido y respetando los acuerdos, de esta manera se generar confianza entre los
proveedores.
3. La Gerencia de Marketing, es un rea crtica ya que necesita los materiales con urgencia,
es por eso que debe de prever la cantidad de sus productos que se va a necesitar y
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determinar cules son los productos ms relevantes, cuales son los que se usan ms y con
qu frecuencia.
4. El rea de publicaciones, deben de realizar sus pedidos dentro de las fechas establecidas y
acordadas para mantener la poltica de stocks mnimos.
5. La Jefatura de Finanzas juntamente con la Gerencia de Administracin y Finanzas, deben
proporcionar a cada Jefatura la disposicin de tener caja chica para poder atender los
requerimientos que lo ameriten, de esta forma disminuye la carga de trabajo para el rea
de compras y permite a los encargados del rea atender otros pedidos que requieran
mayor atencin.
6. De ninguna manera se aceptaran pedidos fuera de fecha. Salvo sea una solicitud expresa
del cliente y se tenga que realizar una compra con urgencia.

COORDINACIONES DE MANERA INTERNA (AREA DE COMPRAS)

El rea de logstica en primera instancia revisara los procesos y se planteara mejoras.
1. Se aadir una segunda compra al mes en curso siendo: La primera a la quincena de mes
y la otra al ltimo da til de cada mes.
2. Se generara un cronograma de compras y distribucin de materiales, para que se trabaje
ordenadamente.
3. Se establecer un formato de requerimiento de compra as como un formato de
requerimiento de servicio, los cuales debern ser respetados por todas las reas
solicitantes y as poder distinguir el tipo de requerimiento que se esta realizando.
4. Logstica asignara un nro. de RQ a cada requerimiento de compra, respetando el plazo
mximo de 3 das para la compra y 2 para el despacho: en caso los tiempos se prolonguen,
se enviara un correo al usuario con copia a mi persona haciendo el descargo respectivo
acerca de la demora.
5. En las pocas de mayor pedidos (dato lo brindara logstica) se establecer el aumento de
los stocks mnimos en un 25 a 30% de su capacidad total.
6. Se deben fidelizar a los clientes a los cuales se les compra siempre, con la finalidad de que
nos puedan atender de manera rpida, oportuna y en el menor tiempo posible.
7. Se realizara un feedback, a la vez emitir un informe a la gerencia, para que est enterado
del comportamiento de la organizacin.
8. Se debern proponer KPIs, los cuales sern los siguientes:
CERTIFICACIN DE PROVEEDORES
Objetivo: Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los
mismos.
Definicion: Numero y porcentaje de proveedores certificados
Responsable: Jefe de Compras. (Abel Correa)
Impacto: Costos de implantar controles adicionales en la recepcin de productos
provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivel de servicio
inadecuados, con implicaciones como: costos de devoluciones, costos de volver a
realizar pedidos, retrasos en la produccin, costos de inspecciones adicionales de
calidad, perdida de ventas, etc.

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CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS
Objetivo: Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los
mismos.
Definicin: Numero y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso o
sin necesidad de informacin adicional.
Responsable: Jefe de Compras. (Abel Correa).
Impacto: Costos de los problemas inherentes a la generacin errada de pedidos
como: Costo de lanzamiento de pedidos rectificados, esfuerzo del personal de
compras para identificar y revolver problemas, incremento del costo de
mantenimiento de inventarios, perdida de ventas, entre otros aspectos.

ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS

Objetivo: Controlar la cantidad de los productos/ materiales recibidos, y la
puntualidad de las entregas de los proveedores de mercanca.
Definicin: Numero y porcentaje de productos y pedidos que no cumplan con las
especificaciones de calidad y servicio definidas, como desglose por proveedor.
Responsable: Jefe de Almacn (Pedro Martnez).
Impacto: Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y
servicio, como: costos de retorno, costo de volver a realizar pedidos, retrasos en la
produccin, costo de inspecciones adicionales de calidad, etc.

RECOMENDACIONES
1. La Gerencia debe evaluar la posibilidad de aperturar un rea de Calidad, la cual deber
encargarse de la implementacin y seguimiento de los procedimientos y procesos
establecidos para la mejora continua.
2. Las polticas de calidad la empresa, como justo a tiempo y stock mnimos se deben alinear
a los procedimientos del rea, es decir, establecer acciones como:
Reducir costos fijando una meta que debe ser mayor a la del ao anterior.
Reducir los tiempos de atencin a los usuarios.
Minimizar el tiempo en el proceso interno, es decir la distribucin a los
usuarios finales.

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DIAGRAMA DE PROCESO PARA EL REQUERIMIENTO DE COMPRAS