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XXIV Encontro Nac. de Eng.

de Produo - Florianpolis, SC, Brasil, 03 a 05 de nov de 2004

Planilhas eletrnicas como ferramentas para apoio deciso e gerao


de conhecimento na pequena empresa
Afrnio Maia Miglioli (EESC-USP) afranio@prod.eesc.usp.br
Luiz Henrique Ostanel (EESC-USP) ostanel@prod.eesc.usp.br
Wilson Kendy Tachibana (EESC-USP) tachiban@prod.eesc.usp.br

Resumo
O presente trabalho tem como objetivo expor a proposta de uma ferramenta que possa
proporcionar meios de diminuir a incerteza e o improviso nas tomadas de decises existentes
na pequena empresa. Para isto, discute a utilizao das planilhas eletrnicas, em especial o
Microsoft Excel, como um instrumento de apoio ao processo de tomada de deciso gerencial,
apresentando-se assim, como um elemento de gerao e difuso de conhecimento no
ambiente da pequena empresa. A relevncia do tema est diretamente relacionada
importncia das empresas de pequeno porte no ambiente scio-econmico e, ao mesmo
tempo, com a constatao do elevado nmero de pequenas empresas que encerram
precocemente suas atividades, muitas vezes em funo da precariedade ou mesmo da falta de
mecanismos para melhor gerenciarem seus negcios, gerarem oportunidades e manterem-se
competitivas.
Palavras chave: Planilhas Eletrnicas, Ferramentas de Apoio Deciso, Conhecimento,
Pequena Empresa.
1. Introduo
Ps-industrialismo, informacionalismo, era da informao, sociedade do conhecimento, so
algumas, entre as vrias expresses utilizadas para definir o novo modelo de desenvolvimento
em que a sociedade mundial est inserida (DRUCKER, 1991; CASTELLS, 1999). Esta nova
sociedade tem suas origens na revoluo tecnolgica ocorrida nas ltimas dcadas do sculo
XX e caracteriza-se por promover a produtividade a partir da gerao do conhecimento, do
processamento da informao e da comunicao de smbolos (CASTELLS, 1999).
Inseridas neste cenrio, onde a rapidez e o volume de informaes disponveis cresce
exponencialmente, as organizaes para manterem-se competitivas esto adotando um novo
modelo de gesto, que alia o conhecimento e o uso da tecnologia sua capacidade de
inovao e criao (RODRIGUEZ, 2002). Entretanto, o que se observa, principalmente nas
pequenas empresas, que elas esto imersas em um amontoado de dados, que muitas vezes
esto isolados e sem contextualizao alguma. Desta forma, estes dados no servem de
sustentao para o processo decisrio, uma vez que, estando dispersos e sem interpretao
refletem apenas uma parte do que ocorreu no passado (COLMANETTI, 2003).
O avano da tecnologia de informao desenvolveu maneiras de melhor aproveitar estes
dados, organizando, classificando, armazenando, e o mais importante, atribuindo relevncia a
eles. O resultado deste processo de lapidao dos dados a fim de que tenham significado e
relevncia, Pereira (2000) define de informao. E o conhecimento, o produto a ser gerado
pela sociedade atual, a informao estruturada que tem valor para a organizao
(CHIAVENATTO, 2000).
No entanto, apesar dos avanos nas tecnologias de informao, observam-se nas pequenas
empresas, grandes dificuldades com relao gerao de conhecimento. Este conhecimento,

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segundo pesquisa publicada sobre gesto do conhecimento, na revista HSM (2004), est
dentro da prpria empresa, para 83,7% dos entrevistados.
O que pode explicar em parte a dificuldade na gerao de conhecimento nas pequenas
empresas a falta de instrumentos para tratar os dados produzidos por estas empresas, a fim
de organiz-los e disponibiliz-los em informaes que agreguem valor e conhecimento.
Com o objetivo de discutir um mecanismo que possa proporcionar meios de diminuir a
incerteza e o improviso nas tomadas de decises e, ao mesmo tempo, consciente das
particularidades (BENZE et al., 2003) e dos poucos recursos para investimentos em
tecnologias existentes na pequena empresa, o presente trabalho discutir sobre as planilhas
eletrnicas como ferramentas para o suporte a deciso empresarial, configurando-se, assim,
como um elemento gerador e difusor de conhecimento empresarial.
2. A pequena empresa e a sua importncia
As pequenas empresas, devido s particularidades como so administradas, sofrem ainda mais
com relao ao grande volume de dados disponvel atualmente. Isto ocorre, muitas vezes, em
funo da falta de mecanismos para organizar estes dados em informaes que agreguem
valor e possam gerar conhecimento.
Cra & Escrivo Filho (2003), discutem as particularidades na gesto da pequena empresa,
destacando os condicionantes que podem ser os seus responsveis. Os condicionantes
discutidos por estes autores so de ordem ambiental (ambiente externo), organizacional
(ambiente interno) e comportamental do dirigente da pequena empresa, e so apontados como
possveis causadores de algumas particularidades, entre elas, a concorrncia desleal com as
grandes empresas, o grande poder de barganha de clientes e fornecedores, a pequena ou
nenhuma representatividade perante as imposies do macro-ambiente, a estrutura
organizacional no formalizada e reduzida, a falta de pessoas qualificadas, a escassez de
recursos materiais e financeiros, a no utilizao de instrumentos administrativos formais, a
informalidade no relacionamento e a falta de habilidade na gesto do tempo.
Estas particularidades no modelo de gesto das pequenas empresas, explica, em parte, o que
Leone (1999) quis dizer com relao aos processos de planejamento e controle pouco
formalizados e quantificados destas empresas, onde a escolha do melhor mtodo de
planejamento depende de variveis como o estilo de direo, as capacidades dos responsveis
e a complexidade da atividade (LEONE, p. 92). Este improviso na tomada de decises e na
formulao de estratgias pode ser considerado como um dos motivos pelos quais muitas
pequenas empresas brasileiras perdem espaos e oportunidades de mercado, ou mesmo
encerram suas atividades antes de completarem o quinto ano (PEGN, 2002).
Todavia, as empresas de pequeno porte exercem um papel importantssimo para as suas
naes, e em especial para o Brasil, onde operam em praticamente todos os setores da
economia, representando 48% da produo nacional e 21% do PIB (MELO, 2001). Alm
disso, respondem por 60% da taxa de emprego e so um segmento ativo na formao da
opinio pblica e de mercado (ARGUELLO, 2002).
As pequenas empresas contribuem sobremaneira para a economia como um todo. Elas
oferecem contribuies excepcionais na medida em que fornecem novos empregos,
introduzem inovaes, estimulam a competitividade, auxiliam na rede de distribuio e na
cadeia de suprimentos das grandes empresas (LONGENECKER et al., 1997).
Terence (2001) destaca a relevncia das pequenas empresas no cenrio scio-econmico
devido ao seu papel na promoo social, estabilidade poltica e propulso de
desenvolvimento, gerando empregos e incorporando tecnologias. Souza (apud BENZE et al.,

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2003), acrescenta outras justificativas para a relevncia das pequenas empresas. Entre elas
esto: estmulo livre iniciativa e capacidade empreendedora, relaes capital/trabalho
mais harmoniosas, efeito amortecedor dos impactos do desemprego e das flutuaes na
atividade econmica, manuteno de certo nvel de atividade econmica em determinadas
regies, contribuio para a descentralizao da atividade econmica, em especial na
complementao s grandes empresas, potencial de assimilao, adaptao, introduo e,
algumas vezes, gerao de novas tecnologias de produto e de processo.
3. Informatizao na pequena empresa
Conforme destaca Earl (apud BERALDI & ESCRIVO FILHO, 2001), a tecnologia de
informao soma dos recursos computacionais aos de telecomunicaes para tratar
informaes apresenta-se como uma poderosa ferramenta, no atual contexto globalizado,
podendo aumentar a vantagem competitiva, sobretudo na pequena empresa.
Segundo Doukidis et al. (1996), algumas vantagens podem ser identificadas pelo uso da
tecnologia de informao nas pequenas empresas. Porm, de acordo com Beraldi & Escrivo
Filho (2001), muitos recursos de tecnologia de informao no esto acessveis pequena
empresa devido sua limitao de recursos financeiros.
Conscientes desta limitao de recursos financeiros, os grandes fornecedores de tecnologia
esto oferecendo produtos que atendam s necessidades e ao mesmo tempo sejam acessveis
financeiramente s empresas de pequeno porte.
Entretanto, existe ainda uma grande carncia por parte das pequenas empresas no que diz
respeito a aplicaes de apoio deciso. Esta carncia muitas vezes percebida pela falta de
produtos para este propsito, ou mesmo, pela existncia de produtos que esto fora da
realidade e do ambiente organizacional especfico destas empresas, as quais necessitam de
solues prticas, de fcil utilizao e investimento moderado.
4. Ferramentas de apoio deciso
A demanda por sistemas de informao capazes de suportar a tomada de deciso gerencial
antiga. As primeiras iniciativas so datadas na dcada de 70, observando-se desde ento uma
crescente necessidade de implementao de tais sistemas em funo do ambiente de negcios
competitivos em que as organizaes esto inseridas.
O termo suporte deciso, antecede dcada de 70 e, segundo Greenfield (2004) foi
inventado por acadmicos associados ao Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT).
Greenfied (2004), define sistemas ou ferramentas de suporte tomada de deciso como
projetos especficos que permitam aos seus usurios tomadores de deciso executarem
anlises e consultas geradas em seus prprios computadores de acordo com suas necessidades
de negcio. O autor acrescenta ainda, que os sistemas ou ferramentas de apoio deciso, por
si s, no tem poder de deciso, indicando para os tomadores de deciso apenas provveis
cenrios ou pontos para sustentao de suas decises.
Ainda, segundo Greenfied (2004), os principais usos das ferramentas de apoio deciso
objetivam:
-

Fazer com que as surpresas do ambiente empresarial no sejam to imprevisveis;

Dar confiana e sustentao s pessoas que utilizam suas informaes;

Simular cenrios e projetar situaes antes que elas ocorram;

Proporcionar aos seus usurios uma maneira mais amigvel de acessar as informaes;

Comparar informaes sobre clientes, produtos, mercados consumidores e financeiros,

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ao longo do tempo em diferentes perodos (dirio, semanal, mensal, trimestral, entre outros);
Verificar a eficcia em alguns processos de negcio, medindo o que ocorreu de fato
com os oramentos, previses, metas, ou outros tipos de objetivos;
Ajudar os gestores usurios dessas ferramentas a refinarem seus processos de
tomada de deciso;
Coletar uma parte pequena das informaes fora do grande volume encontrado nos
sistemas transacionais;
Confirmar e para, s vezes descobrir, tendncias e relacionamentos entre os dados do
negcio, que muitas vezes passam desapercebidos pelos tomadores de deciso;
-

Apresentar objetivamente os fatos.

Por fim, o autor ressalta que estas ferramentas, apesar de rotuladas como sendo de apoio
deciso, no podem ser usadas como nica entrada para a tomada de uma deciso no trivial.
Nem fornecem diretamente o que ele considera como inteligncia do negcio. As decises so
tomadas e a inteligncia do negcio obtida somente por meio da combinao das sadas dos
instrumentos de apoio deciso, do julgamento e da intuio humana, e da habilidade de
analisar estas informaes em um contexto muito mais amplo do que o interno de uma
empresa.
5. Planilhas eletrnicas como ferramentas de apoio deciso
De acordo com Power (2003), as planilhas eram usadas em forma de papel por contadores
para organizar em linhas e colunas os dados sobre transaes de uma empresa. Dados sobre
custos, renda, impostos, e outros, eram relacionados em uma nica folha de papel para um
gerente examinar e tomar decises.
Com o avano da computao, as planilhas tornaram-se eletrnicas, sendo a VisiCalc a
primeira a ser comercializada. Aps alguns anos, surgiu a planilha Lotus 1-2-3, com recursos
mais avanados e finalmente entre 1984 e 1985, a Microsoft lana a planilha Excel, que se
consolida at hoje como a mais utilizada pelo mercado por possuir sofisticados recursos, ser
amigvel e altamente integrada aos demais aplicativos existentes.
De acordo com pesquisa realizada pelo Sebrae (2003), sobre a informatizao nas pequenas
empresas do estado de So Paulo, a planilha eletrnica, sobretudo o Microsoft Excel (Excel),
tem um grau de utilizao na ordem de 70% entre os softwares mais utilizados por estas
empresas, estando na frente inclusive de sistemas de gesto empresarial. No entanto, muitas
destas empresas no utilizam alguns recursos do Excel, os quais, quando so aliados a
algumas atividades, se tornam uma ferramenta simples para o apoio gerencial e decisrio, de
baixo custo e aderente realidade das pequenas empresas.
Para tornar o Excel uma ferramenta de apoio deciso e flexvel s necessidades dos usurios
da pequena empresa, a sua utilizao, cujos resultados sero discutidos em trabalhos
posteriores, deve englobar algumas etapas.
Antes de discorrer sobre estas etapas, cabe ressaltar que o objetivo deste trabalho no
identificar passos de ordem tcnica. Mas sim, expor as etapas necessrias para tornar a
planilha eletrnica uma ferramenta de apoio deciso gerencial, apresentando-se assim, um
meio de gerao e difuso de conhecimento no ambiente da pequena empresa.
5.1 Conscientizao dos executivos da pequena empresa
Esta a primeira etapa a ser executada na pequena empresa, e talvez, a mais importante, pois
os executivos, na maioria das vezes, os seus proprietrios, devem estar plenamente

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conscientes da importncia de possurem instrumentos para acessarem informaes


contextualizadas e pertinentes com o seu negcio, que auxiliem-nos em momentos de tomada
de deciso e planejamento de estratgias.
Nas empresas de pequeno porte, geralmente outras pessoas, alm dos executivos, tm
liberdade para tomar decises. A conscientizao dos executivos torna possvel a
disseminao do uso das planilhas eletrnicas para os demais usurios tomadores de decises.
Alm disso, mostra a estes colaboradores, a importncia da tomada de decises com base em
informaes confiveis.
Por isto, cabe ao responsvel tcnico pelo projeto das planilhas eletrnicas, fornecer ao
executivo da pequena empresa, exemplos de usos desta ferramenta para a tomada de decises.
Esta demonstrao deve focalizar exemplos prticos, de fcil e amigvel manipulao, que
ilustrem o uso do Excel para auxiliar o tomador de decises no projeto de cenrios e
simulao de decises.
5.2 Definio do processo de negcio a modelar
Uma vez que todos os executivos da pequena empresa estiverem conscientizados, parte-se
para a definio do processo de negcio que ser modelado e tratado pelo Excel.
Esta etapa deve ser realizada em conjunto entre o responsvel pelo projeto de preparao das
planilhas e o executivo da pequena empresa, aliando assim, as habilidades tcnicas daquele
com o conhecimento sobre o negcio deste. O projetista das planilhas eletrnicas deve
entender claramente as necessidades do tomador de deciso.
A definio do processo de negcio a modelar necessria, pois como em qualquer
organizao, a pequena empresa composta de inmeras atividades geradoras de dados. Esta
definio torna possvel focalizar uma rea ou um processo chave em especfico, o qual,
geralmente, considerado pelo executivo como deficitrio e carente de mudanas. Alm
disto, a definio de um processo a modelar permite aos tomadores de deciso
implementarem mudanas e avaliarem gradualmente o resultado do uso das planilhas
eletrnicas, o que muito provavelmente, no se obteria modelando vrios processos ao mesmo
tempo.
5.3 Identificao e extrao dos dados disponveis e relevantes
Devido ao grande volume de dados existente e, muitas vezes, espalhado ao redor da pequena
empresa, a identificao de sua origem e relevncia fundamental para a preparao das
planilhas eletrnicas.
Os dados em uma pequena empresa encontram-se em diversas fontes, tanto de origem interna
como externa. As internas so as encontradas dentro do ambiente da empresa, como por
exemplo, fichrios, cadastros, relatrios, documentos fiscais, banco de dados informatizados,
alm do conhecimento tcito de cada colaborador. J as fontes externas so aquelas existentes
no macro-ambiente, como por exemplo, Internet, agentes financeiros, associaes de classe,
rgos de pesquisa e do governo, entre outras.
A partir da definio do processo de negcio a modelar e da identificao das fontes de dados
disponveis e relevantes a este processo, inicia-se a extrao coleta dos dados necessrios
para a preparao das planilhas eletrnicas. Esta extrao pode ser realizada de maneira
manual ou informatizada. No caso de ser informatizada, a extrao contar com o auxlio de
sistemas ou programas elaborados para este fim.
5.4 Preparao das planilhas eletrnicas
O primeiro passo para preparao das planilhas eletrnicas no Excel determinar o intervalo
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de tempo para a extrao dos dados, pois eles so gerados a todo o momento, sempre que uma
transao ocorre na empresa. Este intervalo de tempo varia de acordo com a preciso exigida
pelo processo modelado e tambm, conforme as necessidades do tomador de deciso.
A criao da planilha de apoio deciso inicia-se com a sua ligao aos dados extrados.
Estes dados podem estar armazenados em banco de dados externos j carregados, ou
simplesmente, serem digitados na planilha do Excel. Cabe ressaltar, que em ambas as
situaes, os dados precisam ser confiveis, isentos de erros e estarem consolidados.
Aps estarem ligados planilha do Excel, os dados tornam-se disponveis para a
manipulao e gerao de informaes. Esta manipulao e gerao de informaes podem
ser obtidas atravs de ferramentas do Excel como o Solver e as tabelas dinmicas, onde os
usurios realizam relacionamentos de dados e consultas on-line (atravs da criao de cubos
OLAP) sem a necessidade da presena de um profissional com conhecimentos tcnicos. Alm
disto, o usurio destas planilhas, para manipular e aumentar a qualidade das informaes pode
utilizar os demais recursos do Excel como clculos, filtros, comparaes, metas, gerao de
grficos e relatrios, entre outros.
5.5 Treinamento dos usurios tomadores de deciso
Para que as planilhas eletrnicas do Excel tornem-se de fato ferramentas apoiadoras de
deciso para a pequena empresa, no bastam apenas as etapas anteriores, onde os dados
estaro disponveis e as planilhas preparadas para serem utilizadas. necessrio treinar os
usurios desta ferramenta, em especial os administradores destas empresas, os principais
tomadores de deciso.
A falta de conhecimento e habilidade dos administradores das empresas de pequeno porte na
utilizao de aplicativos informatizados, sobretudo o Excel, evidente e em parte, pode ser
explicada pela pouca experincia no uso da informtica de uma forma geral. Poucos so os
capacitados que procuram cursos especficos de informtica. Talvez este fator, seja o primeiro
a inibir a utilizao do Excel, fazendo com que os administradores das pequenas empresas
sintam-se desmotivados a conhecer e desfrutar dos recursos desta ferramenta para a gerao
de informaes que os auxiliem na tomada de suas decises empresarias.
Um outro aspecto a ser considerado, tambm de grande importncia, o baixo conhecimento
terico dos gestores das pequenas empresas. Afinal, no adianta a informao estar
disponvel, e no saber o que fazer com ela. As pequenas empresas, em sua maioria, so
administradas por profissionais com vasta experincia de mercado, porm com pouca ou
nenhuma formao tcnica. Estes profissionais utilizam-se de suas experincias de mercado,
para delinear os problemas, propor e avaliar alternativas, e tomarem decises. No se pode
afirmar que este um procedimento errado, porm, a possibilidade de erro nas decises nesse
cenrio muito maior. O pequeno empresrio tem dificuldade em compreender os possveis
ganhos de competitividade trazidos pelas novas oportunidades de negcio, associados a um
sistema informatizado que apie eficazmente os seus trabalhos.
6. Concluses
Diante desse contexto, algumas aes so necessrias para permitir a melhor interao dos
tomadores de deciso das pequenas empresas com o Excel, afim de torn-lo uma ferramenta
de apoio gerencial. Primeiramente, devem-se criar ambientes de aprendizagem, atravs de
cursos e treinamentos internos, dirigidos sua realidade, onde o gestor da pequena empresa
possa adquirir conhecimentos necessrios para manipular as planilhas eletrnicas como
ferramentas de apoio deciso.
Alm disto, estes ambientes devem reforar e demonstrar a importncia da tomada de

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decises com base em informaes fidedignas e confiveis que sirvam de parmetros para a
escolha das melhores alternativas de soluo de um problema. Afinal, como afirma Bispo
(1998), quanto mais informaes precisas e confiveis o tomador de decises possuir, melhor
ser a delineao do problema e de suas alternativas, favorecendo, assim, a escolha da melhor
soluo.
Atravs de atitudes como estas, os administradores das pequenas empresas podero perceber a
importncia das planilhas eletrnicas como fonte de informao til, de baixo custo, e de
grande importncia, facilitando e subsidiando a gesto e as tomadas de deciso em suas
empresas.
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