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E-mail Institucional

Treinamento

Desenvolvido por:
Denis Contini
Yuri Nova

Tpicos do Treinamento

Acessando o e-mail institucional pelo navegador;

Enviando, recebendo e encaminhando e-mails;

Aes diversas com e-mail;

Bate Papo institucional;

Trabalhando com a agenda (Aba Agenda);

Trabalhando com tarefas (Aba Tarefas);

Configuraes Gerais pelo navegador;

Configurando o servio de e-mail em um gerenciador de e-mails.

Acessando o E-mail via Navegador

Para acessar o e-mail via navegador, abra o navegador de sua preferncia


(Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome) e digite o endereo
mail.ifsp.edu.br.

Em seguida, entre com seu *usurio e **senha e clique no boto Login para
ser redirecionado para a caixa de entrada.

* O usurio deve ser seu endereo de e-mail (Ex: seu_email@ifsp.edu.br);


** Se for o primeiro acesso, o usurio deve entrar com a senha informada pelo setor de TI e, em seguida
j alter-la. Caso a senha j foi alterada, o usurio dever entrar com a senha cadastrada.

Acessando o E-mail via Navegador

Acessando o E-mail via Navegador

Na tela de entrada de e-mails, possvel verificar os e-mail recebidos, criar


um novo e-mail para enviar, encaminhar e-mails, entre outras opes.

Para visualizar um e-mail recebido, basta clicar sobre o e-mail desejado que,
logo em seguida, ser exibida uma pr-visualizao do mesmo no painel de
leitura direita da lista de e-mails recebidos. Para visualizar o e-mail com
maiores detalhes, basta clicar 2x sobre o mesmo que ser aberta uma nova
aba contendo a visualizao do e-mail recebido.

Para fechar a aba que abriu contendo uma visualizao mais detalhada do email recebido, basta clicar no x da aba que voc retornar para a caixa de
entrada de e-mails.

Respondendo, encaminhando, removendo e


marcando e-mails como spam

O processo para responder, encaminhar, remover e marcar e-mails como spam


bastante simples e pode ser feito de duas maneiras. A primeira selecionar
a mensagem desejada e clicar nos botes de aes na barra superior ao painel
de leitura. A segunda clicar com o boto direito do mouse sobre a
mensagem desejada e, em seguida, clicar sobre a opo desejada. Dentre as
opes mais comuns disponveis, podemos citar:

Responder: responde o e-mail apenas para a pessoa que o enviou;

Responder a todos: responde o e-mail todas as pessoas que


receberam o mesmo;

Encaminhar: encaminha o e-mail recebido para outro destinatrio,


permitindo que o usurio faa alteraes;

Apagar: envia o e-mail selecionado para a lixeira;

Spam: classifica o e-mail recebido como spam e o envia para a lixeira.

Respondendo, encaminhando, removendo e


marcando e-mails como spam

Criando um novo e-mail

Para iniciar um novo e-mail, basta clicar no boto Nova Mensagem, localizada na aba E-mail,
no canto superior esquerdo da janela de e-mail.

Aps clicar no boto Nova Mensagem, aberta uma nova aba onde possvel inserir os
destinatrios do e-mail, bem como os contatos que recebero cpias (Cc) ou cpia oculta (Cco),
bem como o assunto, o corpo da mensagem e at inserir arquivos e/ou documentos como anexo.

Painel de Pastas

Ao lado esquerdo da tela, possvel visualizar um painel que contm as


pastas do aplicativo de e-mail, entre elas Entrada, Bate Papos,
Enviadas, Rascunhos, Spam e Lixeira, que j esto disponveis de
forma padro.

Painel de Pastas

Neste painel, possvel adicionar mais pastas para organizar melhor as


mensagens recebidas, podendo dividi-las em subcategorias como por
exemplo assunto, remetente, setor, etc. Para adicionar uma nova pasta,
basta clicar no boto em forma de engrenagem localizado na barra das
pastas e, em seguida, clicar sobre a opo Nova Pasta.

Aps fazer o passo anterior, exibida na tela a janela Criar nova pasta,
onde definimos o nome da pasta, sua cor e sua localizao (se ser uma
pasta independente ou uma subpasta). Depois de informar os dados, basta
clicar no boto OK e a pasta j estar disponvel no painel de pastas.

Movendo e-mails para a pasta criada

Aps criar a pasta com o nome desejado, para mover uma mensagem da caixa
de entrada para esta nova pasta, basta clicar com o boto direito do mouse e
escolher a opo Mover. Em seguida, exibida na tela a janela Mover
Conversa, onde possvel localizar a pasta criada, selecion-la e, por fim,
clicar no boto OK.

Bate-papo institucional
Ainda na tela inicial da pgina do e-mail institucional, possvel encontrar o
aplicativo para chat, localizado em uma janela no canto inferior direito da
tela. Atravs dele, possvel conversar em tempo real com os contatos
adicionados, no apenas do campus local, mas dos demais campi. Para adicionar
um contato, basta clicar no boto Adicionar Contato, conforme mostrado na
figura abaixo:

Bate-papo institucional
Depois de clicar no boto Adicionar Contatos, exibida a tela Adicionar ao
chat, onde possvel informar o e-mail e o apelido do contato que se deseja
adicionar. Ao iniciar o preenchimento do campo e-mail, o prprio aplicativo
exibe uma lista dos e-mails cadastrados para facilitar a busca. Com e mail do
contato inserido, basta definir um apelido e clicar no boto OK para finalizar
a adio do contato.

Bate-papo institucional
Aps clicar no boto OK, o contato j estar adicionado e aparecer em sua
janela de bate-papo, conforme pode ser visto na imagem abaixo. Para iniciar a
conversa, aps seu contato ter aceito seu pedido, basta clicar 2x sobre o nome
do contato e iniciar o bate-papo.

Utilizando a Agenda
Alm de servir como servio de e-mail, o aplicativo de e-mail institucional
tambm pode ser utilizado como agenda para marcar compromissos e reunies.
Para isto, basta clicar sobre a aba Agenda.

Utilizando a Agenda
Para agendar algum compromisso ou reunio, j estando na aba Agenda, basta
clicar sobre o boto Novo compromisso ou ainda, no calendrio que aparece,
clicar 2x sobre o dia desejado. Aps escolher uma das opes anteriores, ser
aberta a aba Compromisso. nela que devemos informar os dados do
compromisso a ser agendado.

Utilizando a Agenda
Na aba Compromissos devemos preencher os seguintes campos:

Assunto: o assunto da reunio ou compromisso;

Participantes: o nome dos demais participantes da reunio ou compromisso,


casa haja;

Local: o local onde ocorrer a reunio ou o compromisso;

Campos Inicial e Final: devemos informar a data e a hora inicial e final do


compromisso ou reunio;

Exibio: corresponde ao status que aparecer no bate papo quando o usurio


estiver em reunio ou em algum compromisso;

Painel de texto: local onde devemos inserir maiores informaes sobre a


reunio ou compromisso;

Repetir: devemos utilizar este campo para o caso da reunio ou compromisso


se repetir diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou
anualmente;

Lembrete: o perodo de tempo que o sistema de e-mail dever enviar um email lembrando o usurio sobre o compromisso ou reunio.

Criando Tarefas
Outro recurso bastante importante disponvel no servio de e-mail institucional
est na aba Tarefas. Nela, possvel criar tarefas diversas relacionadas ao
servio dirio de cada servidor ou setor. Para acessar este recurso, basta clicar
sobre a aba Tarefas.

Criando Tarefas
Dentro da aba Tarefas, possvel visualizar todas as tarefas criadas, bem como
o andamento da execuo da mesma. Para criar uma nova tarefa, basta clicar
sobre o boto Nova tarefa, localizado no canto superior esquerdo. Depois de
clicar no boto Nova tarefa, ser aberta a aba Tarefa.

Criando Tarefas
Ao criar uma nova tarefa, devemos preencher os seguintes campos:

Assunto: o assunto referente tarefa a ser criada ou executada;

Local: O local ou setor onde a tarefa ser executada;

Prioridade: Normal, Alta ou Baixa, de acordo com a necessidade;

Lista de Tarefas: deixar como padro Tarefas;

Status: No iniciada, Concluda, Em andamento, Aguardando algum, Adiada.


Para o caso de estar em andamento, possvel definir a porcentagem (%) de
concluso da tarefa (0% - 100%);

Data Inicial: data de incio da tarefa;

Data de finalizao: data prevista para a finalizao da tarefa;

Lembrete: recurso para que seja enviado um lembrete via e-mail na data e
hora marcada para lembrar sobre a tarefa agendada;

Corpo da Tarefa: Local onde podem ser inseridas maiores informaes ou


observaes sobre o andamento da tarefa.

Preferncias
Para alterar dados e configuraes da conta de e-mail institucional e configurar
recursos como: nome da conta, assinaturas, filtros de e-mail, ausncias de
escritrio, compartilhamentos, notificaes, entre outras, devemos acessar a aba
Preferncias.

Preferncias
atravs do painel de opes localizado esquerda (chamado de Painel de
Preferncias) que podemos configurar e alterar diversas opes do aplicativo de
e-mail institucional.

Preferncias - Filtros
Um filtro pode ter grande utilidade quando se deseja filtrar os e-mails recebidos
a fim de se organizar e dividir as mensagens. Ao criar um filtro, possvel que
mensagens de um ou mais remetentes especficos sejam armazenados em pastas
especficas ou encaminhadas automaticamente para outros e-mails, mensagens
com assuntos especficos tambm podem ser armazenadas em outras pastas ou
encaminhadas, entre outras opes. Para criar um filtro, basta clicar sobre a
opo Filtro da Barra de Preferncias.

Preferncias - Filtros
Estando com a opo Filtros selecionada, basta clicar no boto Novo filtro
para iniciar a criao do mesmo. Aps clicar, ser aberta a janela Adicionar
filtro. Nela, possvel definir um nome para o filtro, definir tambm se o
mesmo estar ativo ou no, criar condies e regras para e-mails recebidos,
entre outras opes e aes.

Preferncias - Filtros
Para estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente especfico
ou vrios seja encaminhado para outro e-mail, basta preencher as opes da
janela Adicionar filtro da seguinte forma:

Preferncias - Filtros
Para estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente especfico
ou vrios seja movido para uma pasta criada de forma automtica, basta
preencher as opes da janela Adicionar filtro da seguinte forma:

Preferncias - Assinaturas
Atravs da opo Assinaturas, possvel configurar uma assinatura padro para
o e-mail institucional que ser adicionado automaticamente s mensagens
enviadas ou encaminhadas.

Preferncias - Assinaturas
Para criar uma nova assinatura, basta clicar no boto Nova assinatura. Em
seguida criada uma nova assinatura com o nome Assinatura #1. Nela,
podemos alterar o nome da assinatura atravs do campo Nome e, em seguida,
digitar os dados da assinatura na caixa de texto abaixo do campo Nome. Antes
de salvar a assinatura criada, devemos preencher os campos Novas mensagens
e Respostas e encaminhamentos com o nome da assinatura que acabamos de
criar para que ela seja adicionada de forma automtica nos e-mails a serem
enviado e encaminhados. Com todos os campos j preenchidos, basta clicar no
boto Salvar, localizado no canto superior esquerdo.

Preferncias - Assinaturas

Preferncias Fora do Escritrio


Este recurso se mostra bastante til quando o servidor necessita sair do campus
por motivo de viagem de trabalho ou quando est em perodo de frias e deseja
encaminhar os e-mails que precisam ser resolvidos com maior urgncia pelo
servidor substituto ou outro colega de trabalho, alm de encaminhar uma
mensagem de resposta automtica para o remetente da mensagem recebida
durante o perodo de ausncia.

Preferncias Fora do Escritrio


Para ativar este recurso, basta ativar a opo Enviar mensagem de resposta
automtica, inserir um texto para ser enviado ao remetente durante o perodo
de ausncia, marcar a caixa de opo de Perodo e definir as datas inicial e
final que a resposta automtica estar ativada. Para finalizar, basta clicar no
boto Salvar.

Preferncias Fora do Escritrio + Filtros


Com a resposta automtica j configurada e salva, basta criar um filtro para
encaminhar todos os e-mail recebidos durante o perodo de frias. Para isso,
volte at o menu Filtros e crie um novo filtro com as configuraes mostradas
na imagem abaixo:

Configurando o servio de e-mail em


um gerenciador de e-mails
Protocolos de recebimento oferecidos pelo E-Mail institucional.

POP3 Faz download das mensagens e apaga do servidor. Recomendado para


quem utiliza apenas um local para recebimento dos e-mail. Mantm a caixa
de e-mail sempre vazia.

IMAP Mantm as mensagens no servidor de origem permitindo acessa-las em


diversos locais.

Configurando o servio de e-mail em


um gerenciador de e-mails

Configuraes bsicas:
Login: BI123456
*Deve-se usar o login no formato BI + nmero de pronturio com digito.

Configuraes de recebimento
Endereo de servidor: mail.ifsp.edu.br
Porta POP3: 995 ou 110
Porta IMAP: 143
Segurana: SSL/TS
Modo de Autenticao: Senha Normal

Configuraes de Envio
Endereo do servidor: mail.ifsp.edu.br
Porta: 587
Segurana: STARTTLS
Modo de autenticao Senha Normal

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
1. Acessar a opo Contas e Importao nas configuraes do Gmail

2. Utilizar a opo Enviar e-mail como para configurar o envio de e-mail pelo endereo
institucional clicando em Adicionar outro endereo de e-mail que voc possui

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
3. Preencher os dados como seu nome e o endereo de e-mail institucional e clicar em
Prxima etapa

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
4. Marcar a opo Enviar por servidores SMTP e preencher com os dados do servidor de
e-mail apresentados anteriormente e clique em Adicionar Conta

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
5. Ao clicar em Adicionar conta ser enviado um e-mail para o seu institucional com
um cdigo de ativao, preencher e clicar em Confirmar.

6. De volta a tela de configuraes, utilizar a opo Receber e-mails de outras contas e


clicar na opo Adicionar uma conta POP3 que voc possui

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
7. Na tela aberta digite seu endereo de e-mail institucional e clique em Prxima
etapa

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
8. Preencher com os dados do servidor do e-mail institucional. Ateno: o gmail no
suporta a segurana do e-mail institucional, nesse caso deve-se usar a porta 110.

Configurando o e-mail institucional no


Gmail
9. O Gmail faz automaticamente a checagem de e-mails nas contas externas, porm em
um intervalo de tempo alto, nesse caso possvel forar a checagem manualmente
acessando as configuraes do gmail > contas e importaes > receber e-mails de outras
contas > verificar se h e-mails agora

Configurando o e-mail institucional no


Outlook
ATENO: O Microsoft Outlook vem instalado junto a pacote office, as telas abaixo
podem variar de acordo com a verso instalada.

1. Abrir o Microsoft Outlook clicar em Arquivo e logo aps m Adicionar Conta

Configurando o e-mail institucional no


Outlook
2. Marcar a opo Configurao manual ou tipos de servidores adicionais e clicar em
Avanar.

Configurando o e-mail institucional no


Outlook
3. Selecionar a opo POP ou IMAP e clicar em Avanar;
4. Preencher os dados de acordo com seu e-mail institucional.

Configurando o e-mail institucional no


Outlook
5. Ainda na tela anterior clicar no boto Mais configuraes, selecionar a aba Servidor
de sada e habilitar a caixa Meu servidor de sada (SMTP) requer autenticao;
6. Em seguida selecionar a aba Avanado, alterar a porta do servidor de entrada para
995, habilitar a caixa Esse servidor requer uma conexo criptografada. Alterar a porta
do servidor de sada para 587 e selecionar o tipo de conexo criptografada para
Automtico.

Configurando o e-mail institucional no


Outlook
7. Ao clicar em avanar o Outlook efetuara testes de conexo, se estiver tudo correto
basta clicar em Concluir.

Configurando o e-mail institucional no


Mozilla Thunderbird
* O Mozilla Thunderbird um aplicativo de e-mail grtis similar ao Microsoft Oulook, que pode ser
baixado atravs do site: https://www.mozilla.org/pt-BR/thunderbird/

1. Abrir a opo Ferramentas no menu, Selecionar Configurar Contas ir em Aes de


contas e clicar em Nova conta de e-mail

Configurando o e-mail institucional no


Mozilla Thunderbird
2. Clicar em continuar e logo aps em Config. Manual e preencher com os dados do email institucional.

3. Aps configurar, basta clicar em Concluir.

FIM!