Antologia Herramientas Computacionales IIver2

INSTITUTO DE CIENCIAS Y ESTUDIOS SUPERIORES DE
TAMAULIPAS, A. C.
DIRECCIN DE EDUCACIN SUPERIOR
A DISTANCIA
ANTOLOGA:
HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES II
SEPTIEMBRE DE 2012
PRESENTACIN DE LA MATERIA
El curso de HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES II forma parte de la currcula del

programa de MAESTRIA a distancia que ofrece el INSTITUTO DE CIENCIAS Y ESTUDIOS
SUPERIORES DE TAMAULIPAS en ella los participantes resolvern, analizaran e
interpretarn los contenidos programticos con el propsito de profundizar en el
conocimiento de herramientas tecnolgicas que le ayudaran en su mbito laboral.
El curso de HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES II se compone de tres unidades
temticas que en conjunto brindarn al participante un aprendizaje basado en la prctica
para facilitarle la realizacin de trabajos a lo largo de su carrera.
Primera unidad: INTRODUCCION A LA HOJA DE CLCULO, donde se describe la evolucin
que ha tenido la computadora, las partes que la componen y el sistema operativo.
Segunda unidad: CLCULOS EN EXCEL, donde se aprender a manejar las funciones para
realizar clculos y representar los resultados en grficos.
Tercera unidad: INTRODUCCION AL ACCESS, se aprender como administrar los datos en
las bases.
El INSTITUTO DE CIENCIAS Y ESTUDIOS SUPERIORES DE TAMAULIPAS les expresa su
reconocimiento y felicitacin por su decisin de continuar profundizando en el estudio, en
esta ocasin desde perspectiva de la MAESTRA, a travs de la realizacin de su programa
en lnea que les dotar de herramientas para el desarrollo de una actividad profesional de
calidad.
El deseo es que este curso les reporte beneficios y les resulte innovador el desarrollo de las
diferentes actividades.
Les damos la ms cordial bienvenida y buena suerte a todos.
METODOLOGA
En el desarrollo del curso se abordarn diferentes contenidos temticos con el

propsito de realizar una serie de prcticas en los que el participante tendr que adquirir la
habilidad necesaria para elaborarlos.
Por ser un curso con apoyo en lnea resulta de vital importancia la realizacin de una
lectura crtica de los diferentes documentos sugeridos en la bibliografa de cada tema, los
que debern ser complementados con investigaciones en la red.
Los productos de aprendizaje consistirn en una serie de ejercicios afines a los temas
expuestos en los recursos con la finalidad de que sirva como reforzador de lo aprendido.
Las investigaciones realizadas en la red debern incluir invariablemente el domicilio
exacto de donde se realiz el extracto y/o comentario del documento en relacin al tema
investigado.
Es necesario entablar una comunicacin constante por este medio as como tener
registrado el correo alterno del catedrtico a fin de entablar comunicacin en una situacin
emergente.
OBJETIVO
Esta asignatura contribuye a la formacin y el desempeo profesional eficiente en una
sociedad globalizada y del conocimiento, exige, adems del uso de tecnologa enfocada
hacia actividades propias del ejercicio de una determinada profesin que permiten, al
alumno la capacidad de gestionar de forma autnoma y permanente el conocimiento, de
investigar, de trabajar en equipos y de comunicacin.
CONTENIDOS PROGRAMTICOS
HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES II
Primera Unidad
Introduccin a la hoja de clculo
1.1 Introduccin a la hoja de clculo.

1,2 Descripcin de los mens y sus ventanas.
1.3 Apertura o recuperacin del libro de trabajo.
1.4 Insercin y eliminacin de filas, columnas y hojas.
1.5 Formato a una hoja de clculo.
1.6 Movimiento, copia, y desplazamiento de celdas.
1.7 Creacin y diseo de grficos.
1.8 Macros e hipertextos.
1.9 Presentacin preliminar.
1.10 Interaccin con otras aplicaciones.
Segunda Unidad Operacin de formulas y funciones de Excel.
2.1 Frmulas y funciones
2.2 Aplicaciones
2.3 Estadsticas
2.4 Nminas
2.5 Inventarios
2.6 Estados financieros
2.7 Costos
2.8 Ventas
Tercera Unidad
Introduccin al manejador de base de datos Access
3.1 Elementos bsicos de Access

3.2 Crear, abrir, cerrar una base de datos
3,3 Crear tablas de datos
3.4 Modificar tablas de datos
3.5 Propiedades de los campos
3.6 Las relaciones
3.7 Las consultas
3.8 Las consultas resumen
3.9 Consultas referencias cruzadas
3.10 Consultas de accin
3.11 Los formularios
3.12 Los informes
3.13 Los controles de formulario e informe
3.14 Las macros
3.15 Configurar la interfaz
3.16 Herramientas de Access
3.17 Importar y Exportar Datos
EVALUACIN
La evaluacin ser un proceso continuo, sistemtico en la que se considerarn tanto

los productos de aprendizaje, las participaciones en los foros, as como las intervenciones
individuales que se den durante el desarrollo de las sesiones presnciales.
EVALUACIN
ASPECTOS A CONSIDERAR
PONDERACIN
Participacin en lnea
20
Investigaciones
20
Productos de aprendizaje
50
Participacin e intervencin en clase
10
TOTAL
100
Bibliografa
La Biblia de Excel 2007
John Walkenbach.
EditorialANAYA 1 Edicin (06/2007)
http://es.scribd.com/doc/9835148/Manual-de-Excel-2007
http://fcp.unach.mx/manuales/download/Demo_InfoPath_2007.pdf
Manual de Excel y Access 2010 Microsoft
ETC Iberoamrica
Edicin 2010
NDICE GENERAL
BIENVENIDA
METODOLOGA
INTENCIN EDUCATIVA
CONTENIDO PROGRAMTICOS
EVALUACIN
BIBLIOGRAFA
NDICE GENERAL
Primera Unidad
Introduccin a la hoja de clculo
A) DESARROLLO
13

B) RECURSO
13
C) TAREA
13
Segunda Unidad
Operacin de frmulas y funciones de Excel.
A) DESARROLLO
13

2.2 Aplicaciones
2.3 Estadsticas
2.4 Nminas
2.5 Inventarios
2.6 Estados financieros

2.7 Costos
2.8 Ventas
B) RECURSO
13
C) TAREA
13
Tercera Unidad
Introduccin al manejador de base de datos Access
A) DESARROLLO
13

3.2 Crear, abrir, cerrar una base de datos
3,3 Crear tablas de datos
3.6 Las relaciones
3.7 Las consultas
3.8 Las consultas resumen
3.9 Consultas referencias cruzadas
3.10 Consultas de accin
3.11 Los formularios
3.12 Los informes
3.14 Las macros
3.15 Configurar la interfaz
3.17 Importar y Exportar Datos
B) RECURSO
13
C) TAREA
13
UNIDAD I
INTRODUCCIN A LA HOJA DE
CLCULO
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10
1.0 Presentacin y Encuadre de la materia.

A) DESARROLLO
En sesin presencial el(la) catedrtico(a) realizar una exposicin de:
Las intenciones educativas.

Los contenidos programticos de la materia.
Organizacin del curso.
La metodologa a emplearse durante el curso.
Los productos de aprendizaje que se esperan obtener.
Los recursos y fuentes de informacin a la que se acceder.
La dinmica grupal a desarrollar tanto en las sesiones presnciales y en lnea.
Los criterios de evaluacin y sus correspondientes parmetros.
Mecanismos de comunicacin.
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1.1 Introduccin General
A) DESARROLLO
En sesin presencial se realizar la explicacin de la Unidad I correspondiente a INTRODUCCIN
A LA HOJA DE CALCULO, como resultado los alumnos participaran en una lluvia de ideas para
obtener conclusiones de la aplicacin de la hoja de clculo en diferentes actividades de
las
organizaciones, as como la forma en que han venido a mejorar nuestros procesos y el quehacer
en nuestra vida diaria y laboral.
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B) RECURSO
INTRODUCCIN GENERAL1
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecarios.
La Hoja de Calculo 2
Arrancar Excel 2007
Para trabajar con Excel 2007 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas
prcticas.
Desde el men Inicio. Se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina

inferior izquierda de la pantalla.. Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn
se
despliega un men, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se

desplegar una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Busca el
elemento Microsoft Office Excel 2007 y haz clic sobre l para que se arranque.
1 La Biblia de Excel 2007, John Walkenbach , Editorial ANAYA 1 Edicin 2007

2 http://fcp.unach.mx/manuales/download/.pdf
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Desde el icono de Excel. Puedes acceder al icono de Excel que suele estar situado en el
escritorio o en la barra de tareas, y es de la forma:
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las

siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en
la parte superior derecha de la ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta
combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en
ese momento.
Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.
1.2
Descripcin de los mens y sus ventanas.

14
Al arrancar Excel 2007 aparece una pantalla inicial como sta:
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del libro
y la hoja sobre la que se est trabajando.
Cuando arrancamos Excel 2007 sin abrir ningn Libro, por defecto nos abre un documento en
blanco y le asigna el nombre inicial Libro1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el
nombre.
Las Barras
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
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demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
, restaurar
y cerrar
La barra de acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer
o Rehacer
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la
flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo
del curso:
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La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales
podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un
color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres
cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern
tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos
espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaa.
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El Botn Office
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para
la Banda de opciones.
Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:
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Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer

clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del
comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para
guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin
puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms
informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen
un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo
puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin
Administrar para acceder a las opciones de administracin de la
base de datos.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo
estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.
Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la
cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
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Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
20
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.

En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro
inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.
Nota: En el entorno de Windows Vista, este dilogo no es igual, aunque las opciones son
prcticamente las mismas.
Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documento abiertos anteriormente.
Selecciona el men Botn Office.
A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.
Haz clic sobre el documento deseado.
21
El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic
sobre el icono
desactivar.
que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a
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1.4 Insercin y eliminacin de filas, columnas y hojas. Formato a una hoja

de clculo.
Insertar y eliminar elementos
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas
operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad
del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos
falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que
las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor
como fila seleccionada.
Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas
a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo
1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas
aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn
para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde
el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de
abajo o que no tenga formato.
23
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te

preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja
de clculo.
Insertar columnas en una hoja
Excel 2007 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas.
Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se
aaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarn una posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos
situados como columna seleccionada.
Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a aadir.
Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn
habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas
aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas columnas
contienen algn dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el
botn
para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde
el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna ser el mismo que la columna de la
izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te
preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la
hoja de clculo.
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Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un
conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo.
Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres aadir las
nuevas.
Seleccionar el men Insertar.
Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el men.

Elegir la opcin Insertar celdas...
Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas.
Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen
hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin.
Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las
del final de la hoja.
Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las
filas y columnas, nos aparecer el botn
para poder elegir el formato que debe tener la nueva
celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecer el
cuadro visto anteriormente para la insercin de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma
forma que para columnas o filas.
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Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El
nmero de hojas puede variar de 1 a 255.
Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las
hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Insertar hoja.
Eliminar filas y columnas de una hoja
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a
eliminar.
Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio.
Eligir la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas
de hoja.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o columnas,
seguir habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la
hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar las celdas a eliminar.

Elegir la opcin Eliminar celdas....
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos
que se realice la eliminacin de celdas. Desplazando las
celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.
Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a eliminar.
Elegir la opcin Eliminar hoja.
27
1.5 Movimiento, copia, y desplazamiento de celdas. Creacin y diseo de

grficos.
Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de
stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la
operacin a realizar.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin.
A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para
saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del
ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
.
Seleccin de una celda

Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el
botn izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la
primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta
la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen
con un marco alrededor y cambian de color.
Seleccin de una columna
28
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna a seleccionar
y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a
seleccionar y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera

Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y
el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o
insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con
este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.
Aadir a una seleccin
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar
celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la
tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic
donde queremos que termine la seleccin.
Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja
de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.
29
Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos
el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar
las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del
portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic en el botn Copiar.
O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la
informacin situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Haz clic en el botn Pegar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas
ltimas.
En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si
se selecciona una nica celda, Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la
forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras
tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a
copiar.
30
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos

almacenados en l con sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea
flecha que aparece en la parte superior derecha de la seccin
Portapapeles de la pestaa Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.
En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se
pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el
botn
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar
.
del panel.
Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de
copiar algn elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botn
Seleccionar la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso

de
querer
visualizarla
automticamente,
o
para
desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botn de
opciones tambin podemos
activar
algunas
de
las
siguientes opciones descritas a
continuacin:
Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas
aparecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles
.
31
Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte
inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados
.
Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.
Observa como el puntero del ratn se transforma en
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta
donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el
botn del ratn.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo
utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas
que copiamos contienen frmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la
seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos:
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el
controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra.
32
Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar
el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el icono de Opciones de autorrelleno
Desplegando
Cuadro
el
botn
podemos
ver
el
elegir
el
tipo
de
copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men

Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es
porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltima
contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de
trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y
las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del
nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda
a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico
correspondiente del Tema 4.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de
nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie.
Pegado Especial
33
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio.
O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las
celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el
portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la
pestaa Inicio y selecciona Pegado especial.
Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en

el que tendrs que activar las opciones que se
adapten al pegado que quieras realizar:
Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato
de la celda.
Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la
celda pero no el formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este
curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de
formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de
formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
34
Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece
una lista desplegable en la que, aparte de la opcin Pegado
especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas
anteriormente.
Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.
Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro
de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.
Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos
el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar
desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la
informacin situada en el portapapeles.
35
A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace
falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica
celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La
celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).
Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas
ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda
que movemos.
Mover celdas utilizando el ratn
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja , sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de
4 puntas, tal como esto:
Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el
botn del ratn.
Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
Situarse sobre un borde de la seleccin.
36
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de
4 puntas, tal como esto:
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre
la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers
que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato
(todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineacin del
texto, etc) o el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin...
Ir a la pestaa Inicio.
Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro
submen.
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas
seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y
cualquier formato excepto la anchura de la columna y la
altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 $, borramos la celda con la
opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin
formato.
Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato
Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos
referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en
el tema correspondiente.
opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato
o aspecto de sta, no el contenido.
37
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas,

pero mantiene sus comentarios y su formato.
opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir
23.000 $.
Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es
objeto de este curso.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.
Creacin y diseo de Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su

interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los
datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico.
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos
que se encuentra en la pestaa Insertar.
38
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas

que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr
generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar
en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un
grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los
que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del
listado que muestra Todos los tipos de grfico...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
39
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja
de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido.
Aadir una serie de datos
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que

aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para
mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de
dilogo:
40
Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico.
As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el
rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se
tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345.
Pulsa el botn
rango correcto.
y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el
41
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo
los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno
solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del
grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series
como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y
pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones
Cambiar entre filas y columnas
(pestaa Diseo).
Si haces clic en el botn Celdas
ocultas y vacas abrirs un
pequeo cuadro de dilogo desde
donde podrs elegir qu hacer con
las celdas que no tengan datos o
estn ocultas.
Modificar las caractersticas del grfico
En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico.
Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para
poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn
en el grfico:
42
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas
para colocarlas en la posicin deseada.
Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en
el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como
el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:
Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus
comportamientos y resultados.
43
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes
sacarle a estas caractersticas.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la
seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin
de los objetos que insertemos).
Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.

Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes
(reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma,
Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.
Modificar el tamao de un grfico
Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos
a continuacin:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrstralos
para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los
controles
circulares
podrs
modificar su tamao manteniendo el
alto y ancho que hayas establecido,
de esta forma podrs escalar el
objeto y hacerlo ms grande o
pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier
objeto seleccionado, cuando tome esta forma

a la posicin deseada.
podrs hacer clic y arrastrarlo
44
Modificar la posicin de un grfico
Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.

Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs
establecer su ubicacin.
Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la
ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos nmericos si
la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente.
Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con
el tamao que t elijas.

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos
de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si
disponemos de muchas hojas.
45
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.
Crear una macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce
a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programacin.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y
dentro de este submen seleccionar la opcin Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las
siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros
creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos
referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.
Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco
en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Mtodo
abreviado: mediante la combinacin
de las tecla CTRL + "una tecla del
teclado". El problema est en
encontrar una combinacin que no
utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos
seleccionar guardar la macro en el
libro activo, en el libro de macros
personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir
cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos
conveniente.
46
Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos

fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado
donde tenemos la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener
la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en
de
.
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en el men
Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
47
Debemos seleccionar la macro

deseada y pulsar sobre el botn
Ejecutar. Se cerrar el cuadro y
se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de
dilogo sin realizar ninguna
accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro
instruccin
por
instruccin
abriendo
el
editor
de
programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de
programacin de Visual Basic
para modificar el cdigo de la
macro. Estos dos ltimos
botones son para los que sapan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado
(combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la
descripcin de la macro.
1.7 Presentacin preliminar e impresin

Impresin (I).
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la
configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar
la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.
Vista
preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina,
mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos:
Selecciona la pestaa Vista.
Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.
En el centro de la ventana aparecer una
pgina de nuestra hoja de clculo. Observa
como en la parte inferior de la ventana nos
informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica
diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla.
48
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista
preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
La pgina se mostrar de este modo:
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los
botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del
teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del
teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.
49
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa,
de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la
pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn
para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn
para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms adelante.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn

para cerrar la Vista
preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.
50
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel, ...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos
hacer clci en el botn Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta
de 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin
del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel
siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la
hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en
una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la
impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar
la ficha Mrgenes.
51
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las
hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros
del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo
realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
pgina.
52
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn
encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros
aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite definir
cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
53
En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.

En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo
de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo
de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo
tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
54
Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir
los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin
como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra

computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra
impresora de la lista desplegable que se abrir.
Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las
pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta
55
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas
(seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos
seleccionados de la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las quieres
Intercala.
Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la
opcin Impresin Rpida que se encuentra en eldesplegable Imprimir del Botn Office.
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica
ms el riesgo de introducir errneamente los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos opciones:
56
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin externa y

pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y tediosa.
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo
del formato del archivo a importar.
Importar datos de Word a Excel y viceversa
Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser til importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algn tipo de
frmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un
libro de Excel.
Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaa Inicio y haciendo clic
en el botn Copiar.
- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaa Inicio y haciendo clic en el botn Pegar. Es posible que
nos advierta de que el texto seleccionado es ms pequeo que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y
nos pegar la tabla con el mismo formato que la tenamos en Word. Si deseamos que no aparezca
el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este men:
Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word adems de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos
queden vinculados, es decir que adems de copiar los datos de Excel en un documento de Word si
realizamos algn cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de
Word.
Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.
- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + Co desde la pestaa Inicio y haciendo clic en
el botn Copiar.
57
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + Vo desde la pestaa Inicio y haciendo clic en el
botn Pegar.
Despus de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado
las distintas opciones.
donde podemos ver
Por defecto nos conserva el mismo

formato que tena en la hoja de
Excel.
Si lo queremos insertar en una tabla
podemos escoger la opcin Hacer
coincidir estilo de tabla de destino.
Y si queremos vincular los datos de
Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opcin Conservar formato de origen y
vincular a Excel.
Importar datos de Access
58
Tambin disponemos de un botn que nos permitir

importar datos directamente de consultas y tablas de
Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecer el dilogo Abrir
para que elijamos de qu base de datos deseamos
importar los datos, u una vez elegida la base, y una
lista de tablas y consultas.
Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos

Aceptar.
En la siguiente ventana podemos elegir cmo ver
los datos en el libro, entre las opciones que ya
conocemos, o si preferimos incluirlos en la hoja
actual, indicando su posicin, o en una nueva
hoja del libro.
Pulsando en Propiedades, podremos modificar
las propiedades de la conexin, como la
Descripcin o cuando se debe actualizar.
C) TAREA
Resolver los siguientes cuestionamientos:
59
1.- Qu es un Libro de trabajo de Excel?

2.- Cuantas hojas de datos puede contener un libro de Excel?
3.- Cmo est compuesta una Hoja de Excel?
4.- Cmo se identifican las columnas y las filas en Excel?
5.- Cuntas filas tiene la versin 2007 de Excel?
6.- Capture losa siguientes datos en una hoja de Excel y realice el grfico propuesto
7.- Convierta el archivo a una versin compatible con Excel 97-2003

8.- Importe los datos de esta hoja a Word.
60
Evaluacin del producto de aprendizaje

Aspecto a considerar
Ponderacin
Investigacin
50
Practica de grficos
10
Importacin de archivo de Excel
20
Conversin de archivo a otro formato
20
TOTAL
100
61
UNIDAD II
OPERACIN DE FRMULAS Y
FUNCIONES EN EXCEL
2.2 Aplicaciones
2.2.1 Estadsticas
2.2.2 Nminas
2.2.3 Inventarios
2.2.4 Estados financieros
2.2.5 Costos
2.2.6 Ventas
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A) DESARROLLO
En sesiones en lnea llevara a cabo la lectura y comprensin correspondiente al contenido
programtico de la Unidad completa, las dudas pertinentes al apartado se despejaran en
Lnea, para continuar con la elaboracin de una investigacin donde aplicar lo visto en los
recursos y que complementaran el aprendizaje de la unidad.
C) RECURSOS
2.1 Frmulas y Funciones
Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y
manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos
con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso
esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para
funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la
sintaxis de stas.
Introducir Frmulas y Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o
ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado
para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o
despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
63
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador
":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda
A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+
C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As
hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.
Insertar funcin con el asistente
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms
fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.
O bien, hacer clic sobre el botn
de la barra de frmulas.
64
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin
de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el
botn
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las
funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora
del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo
aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo
clic sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre
esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin,
donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
65
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o
rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn
para que el cuadro se haga
ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de
celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz
clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo
hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que
existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si
tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula
se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma
permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.
que nos
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del
botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor
mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...
66
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos
expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus
ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y
2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el
valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo
entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al
tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde
el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el
da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como
argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
67
Funcin
Descripcin
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora actual
AO(nm_de_serie)
Devuelve el ao en formato ao
DIA(nm_de_serie)
Devuelve el da del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
Calcula el nmero de das entre las

dos fechas
DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Devuelve un nmero del 1 al 7
FECHA(ao;mes;da)
Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato de

fecha
HORA(nm_de_serie)
Devuelve la hora como un nmero

del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto en un

nmero
HOY()
Devuelve la fecha actual
MES(nm_de_serie)
Devuelve el nmero del mes en el
68
rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(nm_de_serie)
Devuelve el minuto en el rango de 0

a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y segundos

dados como nmeros
SEGUNDO(nm_de_serie)
Devuelve el segundo en el rango de

0 a 59
69
Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel
tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funcin
Descripcin
CARACTER(nmero)
Devuelve
el
carcter
especificado
por el nmero
CODIGO(texto)
Devuelve
el
cdigo
ASCII
del
primer
carcter
del
texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una
cadena
de
caracteres con
la unin
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
Redondea un
nmero pasado
como
parmetro
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve
el
nmero
de
caracteres
especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
70
Devuelve
la
posicin inicial
del
texto
buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve
el
mismo
texto
pero
sin
espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
Devuelve
los
caracteres
indicados
de
una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Encuentra una
cadena dentro
de un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve
un
valor
lgico
(verdadero/fals
o)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve
el
nmero
de
caracteres
especificados
LARGO(texto)
Devuelve
longitud
texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto
de caracteres
no imprimibles
MAYUSC(texto)
Convierte
maysculas
MINUSC(texto)
Convierte
71
la
del
minsculas
MONEDA(nmero;nm_de_decimales)
Convierte
moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte
a
mayscula
la
primera
letra
del texto
Reemplaza
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_ parte de una
nuevo)
cadena
de
texto por otra
REPETIR(texto;nm_de_veces)
Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)
Reemplaza el
texto con texto
nuevo
T(valor)
Comprueba
que el valor es
texto
TEXTO(valor;formato)
Convierte
un
valor a texto
TEXTOBAHT(nmero)
Convierte
un
nmero a texto
tailands (Baht)
VALOR(texto)
Convierte
un
texto a nmero
72
Funciones financieras.
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de
ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin
Descripci
n
y
Ejemplo
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
Devuelve la
depreciaci
n de un
bien
para
un perodo
especificad
o, mtodo
de
depreciaci
n de saldo
fijo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
Devuelve la
depreciaci
n de un
bien
para
un perodo
especificad
o, mediante
el mtodo
de
depreciaci
n por doble
disminucin
de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_c Devuelve la
ambios)
depreciaci
n de un
bien
para
un perodo
73
especificad
o,
incluyendo
periodos
parciales
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
Calcula el
inters
pagado
durante un
perodo
especfico
de
una
inversin
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
Devuelve el
nmero de
pagos
de
una
inversin
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el
pago de un
prstamo
basado en
pagos
y
tasas
de
inters
constantes
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el
inters
pagado por
una
inversin
durante
periodo
determinad
o
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el
pago de un
capital de
una
inversin
74
determinad
a
SLN(costo;valor_residual;vida)
Devuelve la
depreciaci
n
por
mtodo
directo de
un
bien
durante un
perodo
dado
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
Devuelve la
depreciaci
n
por
mtodo de
anualidades
de un bien
durante un
perodo
especfico
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Devuelve la
tasa
de
inters por
periodo de
un
prstamo o
una
inversin
TIR(valores;estimar)
Devuelve la
tasa interna
de retorno
de
una
inversin
para
una
serie
de
valores en
efectivo
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin)
75
Devuelve la
tasa interna
de retorno
modificada
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el
valor actual
de
una
inversin
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el
valor futuro
de
una
inversin
basada en
pagos
peridicos y
constantes
ms
una
tasa
de
inters
constante
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Devuelve el
valor neto
actual
de
una
inversin a
partir
de
una tasa de
descuentos
y una serie
de
pagos
futuros
Otras funciones.
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de

diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.
Funcin
Descripcin
76
Funciones matemticas y trigonomtricas
ABS(nmero)
Devuelve
el
valor
absoluto de un nmero
ALEATORIO()
Devuelve un
entre 0 y 1
COMBINAT(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de
combinaciones para un
nmero determinado de
elementos
COS(nmero)
Devuelve el coseno de
un ngulo
ENTERO(nmero)
Redondea un nmero
hasta el entero inferior
ms prximo
EXP(nmero)
Realiza el clculo de
elevar "e" a la potencia
de
un
nmero
determinado
FACT(nmero)
Devuelve el factorial de
un nmero
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)
Devuelve el
pasado
en
decimal
a
Romano
PI()
Devuelve el valor de la
77
nmero
nmero
formato
nmero
constante pi
POTENCIA(nmero;potencia)
Realiza el clculo de
elevar un nmero a la
potencia indicada
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado
de realizar el producto
de todos los nmeros
pasados
como
argumentos
RAIZ(nmero)
Devuelve
la
raz
cuadrada del nmero
indicado
RESIDUO(nmero;nm_divisor)
Devuelve el resto de la
divisin
Funciones estadsticas
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve
la
media
armnica
de
un
conjunto de nmeros
positivos
MAX(nmero1;nmero2;...)
Devuelve
el
valor
mximo de la lista de
valores
MIN(nmero1;nmero2;...)
Devuelve
el
valor
mnimo de la lista de
valores
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la mediana de
la lista de valores
78
MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que

ms se repite en la lista
de valores
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve
la
media
aritmtica de la lista de
valores
VAR(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la varianza de
una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor ksimo mayor de un

conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor ksimo menor de un

conjunto de datos
Funciones lgicas
FALSO()
Devuelve el valor lgico

Falso
VERDADERO
Devuelve el valor lgico

Verdadero
Devuelve un valor u
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso
otro, segn se cumpla o
)
no una condicin
NO(valor_lgico)
Invierte el valor lgico

proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los
79
valores son verdaderos
Comprueba si algn
valor
lgico
es
verdadero y devuelve
VERDADERO
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
80
Tarea:
Disear la siguiente hoja de clculo determinando los resultados que se solicitan:
81
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
11
1
2
1
3
1
4
1
Clave
Cliente
Insumos
Servicios
Renta
Otros G.
Total
A34
Hernndez
Juan
400
900
2000
500
Totales
Mximo
Mnimo
Promedio
82
A) Llenar el formato con datos de 10 clientes.

B) Insertar una fila al principio de la hoja y agregar un titulo que diga Examen mensual de
manera combinada y centrada
C) Se requiere sacar el total de cada cliente y el total de cada concepto.
D) Obtener el valor mximo y mnimo del total.
E) Obtener el promedio de la columna total.
F) Centrar las etiquetas de las columnas y establecer el formato de la fuente a Arial tamao
12 color azul
G) Formatear las cantidades a Moneda.
H) Aplicar un color amarillo de relleno a la columna del cliente.
I) Aplica un estilo de tabla medio 16 con columnas con bandas
J) Inserta una imagen y cambiales los atributos de tamao a 3 cm de alto por 3 cm de ancho
y un efecto de imagen con sombra desplazamiento a la derecha (4).
K) Oculta la columna de las claves.
L) Agrega un formato condicional para que en la columna de total resalte los valores mayores
a 5000, Guardar el archivo con el nombre practicaunidad
83

Ponderacin
Investigacin
50
Diseo y presentacin
10
Aplicacin de frmulas y funciones
20
Diseo y presentacin del grafico
20
TOTAL
100
84
UNIDAD III
INTRODUCCIN AL MANEJADOR DE
BASE DE DATOS ACCESS
3.1.1.Elementos bsicos de Access
3.1.2.Crear, abrir, cerrar una base de datos
3.1.3.Crear tablas de datos
3.1.4.Modificar tablas de datos
3.1.5.Propiedades de los campos
3.1.6.Las relaciones
3.1.7.Las consultas
3.1.8.Las consultas resumen
3.1.9.Consultas referencias cruzadas
3.1.10.
Consultas de accin
3.1.11.
Los formularios
3.1.12.
Los informes
3.1.13.
Los controles de formulario e informe
3.1.14.
Las macros
3.1.15.
Configurar la interfaz
3.1.16.
Herramientas de Access
3.1.17.
Importar y Exportar Datos
3.1.18.
85
Introduccin al Manejador de base de datos Access

A) DESARROLLO
En sesiones en lnea llevara a cabo la lectura y comprensin correspondiente al contenido
programtico de la Unidad completa, las dudas pertinentes al apartado se despejaran en
Lnea, para continuar con la elaboracin de una investigacin donde aplicar lo visto en los
recursos y que complementaran el aprendizaje de la unidad.
B) RECURSOS
Arrancar y cerrar Access 2007
Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007.
86
Desde el botn Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el
cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador
buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
87
La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.
Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales
podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque
tienen un color atenuado.
88
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te
encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas
opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del
ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar
menos espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaa.
3.2
Crear, abrir, cerrar una base de datos
89
Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office
(haciendo clic en el icono de Office en la parte superior
izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la
pantalla.
Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office

Access.
Selecciona la opcin Base de datos en blanco.
En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de
datos basada en ella.
A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar
ubicacin
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos

que estamos creando y el lugar donde se guardar.
90
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta
seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de
datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office

Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la

extensin .ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
91
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems
objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.
Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:
92
En
el
Botn
de
Office
elegir
la
opcin
Cerrar
base
de
datos.
Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde el Botn de Office :
Ir al Botn de Office .
Elegir la opcin Abrir...
Desde los documentos recientes del Botn de Office :

Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron
bajo el ttulo de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.
Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access:

Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio
Todos los Programas aparecer la pantalla de
Introduccin a Microsoft Office Access.
En la parte derecha vers el marco Abrir base de
datos reciente.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el
enlace
Ms... para buscar el archivo de la base
de datos que quieres abrir.
93
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir
el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro
inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de
archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
3.3 Crear tablas de datos
Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
94
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que
tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans
con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendr y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa
Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
95
Aparecer la vista de Diseo de la tabla:
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre

a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila
de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
96
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la
lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda

columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a
Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en
la unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna

de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra
de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.
97
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero
podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es
la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una
vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior
Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar
de la barra de Acceso Rpido.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de

dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave
principal antes de guardar la tabla, nos
aparece un cuadro de dilogo avisndonos
de ello, y preguntndonos si queremos que
Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define
como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una
clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
98
Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el
men emergente.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

nivel que la pestaa.
que se encuentra en la parte derecha al mismo
Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos
que realizar una modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el
men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.
99
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar

y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn
de la
pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos
posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el botn
de la pestaa Diseo.
o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y
cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo
tambin desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.
Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar
la opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y
elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
100
Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para
introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se
almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar
para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el
panel Registros de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos

sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista
Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
101
Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la

tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es
tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.
102
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del
teclado.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando
tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una
lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto
con el asistente de bsqueda.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de
haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos
de datos.
Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que
se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
103
Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros
entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores
-2.147.483.648 y 2.147.483.647.
enteros
comprendidos
entre
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45

para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para
valores positivos.
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en
una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de
datos .accdb)
Los campos Autonumrico son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
3.6 Las relaciones

Crear la primera relacin.
Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones
deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de
base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la
derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte
de la relacin a crear.
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella,
aparecer dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
104
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para crear la relacin:

Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso cdigo).
Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo
numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
105
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de
relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de
informacin y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados
y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del
men contextual,
106
o bien,
hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a
continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
3.7 Las consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver
en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
107
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como
definimos en el apartado anterior.
3.8 Consultas de resumen
Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen
de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen,
tambin se conocen como consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una
naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que
corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una
consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se
encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen
corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a
originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo
largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se
visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del
resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda
consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas
de la tabla oficinas.
108
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de
Diseo.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese
valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila
Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista
asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:
109
Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en
los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden
utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores
contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la
cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es
seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se
suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El
resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos
en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del
resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del
resultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la
columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el
argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de
resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor,
por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con
valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de

la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El
resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo
numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo
texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha,
Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del
grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el
que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas
opciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la
columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la
columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un
valor repetido, lo cuenta varias veces.
110
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el
nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que
seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:
3.8.2 consultas de referencias cruzadas

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta
resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que
cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los
pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes
de los pedidos agrupando por empleado y mes de
la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y
clara presentando los datos en un formato ms
compacto como el siguiente:
Pues este ltimo resultado se obtiene

mediante una consulta de referencias
cruzadas.
Observa que una de las columnas de
agrupacin (empleado) sigue definiendo las
filas que aparecen (hay una fila por cada
empleado), mientras que la otra columna de
agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una
columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de
mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes).
111
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho
ms cmodo y rpido utilizar el asistente.
El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en
el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asistente consultas de tabla referencias cruzadas del cuadro de dilogo
que aparecer:
Aparece la primera ventana del asistente:
112
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde
coger los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de
todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una
sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una
consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias
tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser
el origen de la consulta de referencias cruzadas.
3.8.2 Consultas de Accin

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos
almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de
los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar
registros.
Para crear una consulta de Creacin de tabla:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
113
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el
resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la
nueva tabla.
Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa)
pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin
Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de
datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms
cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el
cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos
guardar la nueva tabla.
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de
consulta:
114
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la

consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es
que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de
tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn
de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el
nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos
donde se crear:
115
Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja
de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la
nueva tabla.
La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la
consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn
de la pestaa Diseo.
Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin
nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la
consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como
clave principal, ndices, etc...
3.9 Los Formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.
Para crear un formulario tenemos varas opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
116
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos
los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
grficos dinmicos.
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de
Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios
que puedes ver en la imagen anterior.
117
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
campo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

de campos seleccionados.
y el campo se quita de la lista
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
118
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando
un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin.
119
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el
resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
120
o bien
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista
Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
121
3.10 Los informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente
para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en
el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa
Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes ver en la imagen anterior.
122
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas
lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y
clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

de campos seleccionados.
y el campo se quita de la lista
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la

siguiente pgina...
123
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de
ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo
por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
sobre el campo).
(o directamente hacer doble clic
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

, la
flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en
ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
124
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus
de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn
Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn
en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir
una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser
Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
125
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente
ventana:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa
distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la
siguiente pgina...
126
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:
127
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para
la impresin
o bien
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana
Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Permiten agregar
personalizarlos
funcionalidad
los
128
formularios
informes
permitiendo
3.12 Las Macros

Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas
como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,
etc...
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una
macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar
cualquier otro.
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos
antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que
automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar
automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga
clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de
nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la
pestaa Crear.
Se abrir la Vista de diseo de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma
dinmica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que
se ejecuten.
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario, aunque
puede que aparezca tambin la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que
explicaremos ms adelante.
129
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin
de entre las existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el
por qu de la accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas

una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues
es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un
formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario,
por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas
insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.
para
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas
de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.
130
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse

, ejecutarse
y cerrarse. Ms
tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente
desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic
directamente sobre ella.
3.13
Configurar la Interfaz
La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En

esta unidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que una
persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquello
que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos.
Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin.
Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde
un men no es tan complicado como parece.
En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo
cuando se abre.
Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones, aadiendo y
quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos
en este curso.
Personalizar la barra de acceso rpido
Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles ms

frecuentes, pulsando en Ms acciones , en la pestaita a su derecha.
131
Podrs activar o desactivar el uso del Panel de Exploracin haciendo clic en la casilla
Mostrar panel de exploracin. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de la base de
datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso (la que muestra todas las
Tablas, Consultas, Fomularios, etc...) habr desaparecido.
Puedes cargar una banda de opciones diferente programada desde el editor de

VisualBasic (F11).
En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida como
Men Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la
ventana de Base de datos. Este men deber ser codificado del mismo modo con el editor de
VisualBasic.
Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos, en la banda de

opciones se permitirn determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos
de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada.
132
Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, el

usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas
indicado en el desplegable Barra de men contextual.
En la pestaa Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que
se muestren todas sus acciones.
Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya disponibles en
la base de datos.
Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, y
eligiendo la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Si realizamos esta
accin sobre un icono, se aadir la funcin de este en un icono, mientras que si lo hacemos
sobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se aadirn todas las acciones de ese grupo
en un icono, desplegndolas al pulsarlo.
En la pestaa Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, podremos decidir si

los cambios se aplican a todas las bases de datos que elaboramos con Access o slo para la
base de datos actual.

La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de
nuestras tablas.
133
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas,
relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz
eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenar
los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una
sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo de
cliente.
Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos
introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en
cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos
errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen
determinadas circunstancias que el programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya
utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no te
garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de

base de datos aqu se podr utilizar cualquiera de las tres herramientas disponibles.
Importar y Exportar datos

Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.
Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar
una opcin de la seccin Importar.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el
botn Access.
134
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el
botn Aceptar.
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
135
En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos

hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro.
Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.
Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs
acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.
Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto
simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.
En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la
forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te
podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las
mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas.
Exportar a Word y Excel

Tambin, desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas,
informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.
136
Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de
un archivo tipo RTF.
Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel
dentro de un archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la
opcin Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable del botn
Ms y as crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas
personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en
tu tabla de base de datos.
C) TAREA:
Desarrollar una aplicacin que permita almacenar la informacin de un grupo de clientes.
Diseando un base de datos con sus respectivos componentes.
Nombre de la base de datos Emprea
Nombre de la tabla clientes
Campos de la tabla clientes:
Campo
Tipo de datos
Folio
Texto
Cliente
Texto
Domicilio
Texto
Colonia
Texto
Ciudad
Texto
Codigopostal
Numero
Observacin
Memo
Tamao
10
45
45
35
20
Disear el formulario para la tabla utilizando el asistente, llamarlo captura de clientes.

Disear el informe utilizando el asistente agregando solo 4 campos. Llamarlo
Informacin del cliente.

Ponderacin
Investigacin
50
Diseo de base de datos
10
Tabla
10
137
Formulario
10
Informe
10
Aplicacin de formato
10
TOTAL
100
138

Antologia Herramientas Computacionales IIver2

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INSTITUTO DE CIENCIAS Y ESTUDIOS SUPERIORES DE

El curso de HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES II forma parte de la currcula del

En el desarrollo del curso se abordarn diferentes contenidos temticos con el

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1.1 Introduccin a la hoja de clculo.

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La evaluacin ser un proceso continuo, sistemtico en la que se considerarn tanto

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1.1 Introduccin General

Desde el men Inicio. Se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina

despliega un men, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se

1 La Biblia de Excel 2007, John Walkenbach , Editorial ANAYA 1 Edicin 2007

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las

Descripcin de los mens y sus ventanas.

Al arrancar Excel 2007 aparece una pantalla inicial como sta:

La barra de acceso rpido

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

1.3 Apertura o recuperacin del libro de trabajo.

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.

Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a

1.4 Insercin y eliminacin de filas, columnas y hojas. Formato a una hoja

Insertar filas en una hoja

No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te

Insertar columnas en una hoja

para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Insertar celdas en una hoja

Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el men.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a eliminar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

1.5 Movimiento, copia, y desplazamiento de celdas. Creacin y diseo de

Seleccin de una celda

Seleccin de un rango de celdas

Seleccin de una columna

y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila

Seleccin de una hoja entera

Aadir a una seleccin

Ampliar o reducir una seleccin

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos