Procesos de un Programa

de Gestin Documental

Procesos de un Programa de
Gestin Documental
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin y
Disposicin final de documentos

1. Produccin Documental
GENERACIN DE DOCUMENTOS HECHA POR LAS INSTITUCIONES EN
CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos

oficiales.
Ley 527 de 1999
Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Cdigo Penal
Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con
falsificacin de los documentos pblicos.
Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

1. Produccin Documental
Cdigo de Procedimiento Penal
Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento
pblico.
Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento
privado.
Cdigo de Comercio
Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del
comerciante a las normas comerciales.
Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte
integral de la contabilidad.
Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia
comercial.

1. Produccin Documental
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en
General y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro
proponentes Cmaras de Comercio
Decreto 2150 de 1995
Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas.

1. Produccin Documental
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o
esferos de tinta hmeda .
NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir .
NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.
NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la
permanencia y durabilidad

2. Recepcin de Documentos
Constitucin Poltica
Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de
comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley.
Decreto 2150 de 1995.
Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos
originales y uso de sellos, ventanilla nica.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

3. Distribucin de Documentos
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus
resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de
informacin.
Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 3. Centralizacin de los servicios de
distribucin de las comunicaciones oficiales.

4. Trmite de Documentos
Constitucin Poltica.
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de inters general o particular y a
obtener pronta resolucin.
Ley 58 de
peticiones.

1982.

Reglamentacin

Decreto 01 de 1984 Cdigo

Administrativo. Derecho de peticin.

trmite

Contencioso

4. Trmite de Documentos
Decreto 2150 de 1995.
Artculos 6, 16, 17, 22.
Artculo 25. Las entidades de la Administracin Pblica
debern facilitar la recepcin y envo de documentos o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo
certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999
Artculo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las
comunicaciones, numeracin de actos administrativos.

5. Organizacin de los Documentos

Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.
Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios
reciban los archivos por inventario y que arreglen
convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen.
Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han
funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas
multas se reputan penas correccionales.
Artculo 337. El Gobierno y las Asambleas Departamentales
dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la
contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos
a los mismos.

5. Organizacin de los Documentos

Ley 80 de 1993.
Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de
responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las
acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52
y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20)
aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La
accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin
penal prescribir en veinte (20) aos.

5. Organizacin de los Documentos

Cdigo de Comercio.
Artculo 60. Los libros y papeles debern ser conservados cuando
menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la
fecha del ltimo asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado
garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de
comercio donde fueron registrados los libros se verificar la
exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la
misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se
destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se
prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las
formalidades anteriores.

5. Organizacin de los Documentos

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin
de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para
la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional.
Artculo 36.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados.

5. Organizacin de los Documentos

Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el
Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos,
determina su integracin y le fija la funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las
TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. "rganos de Direccin,
Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la
evaluacin de TRD.

5. Organizacin de los Documentos

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos
pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones
tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de
archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas
de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000.

5. Organizacin de los Documentos

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de
archivos de las entidades que se liquiden, fusionen,
supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los
criterios para la organizacin de los archivos de gestin en
las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones
pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se
desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos, Ley 594 de 2000.

5. Organizacin de los Documentos

Acuerdo AGN 015 de 2003. Integracin del Comit de
Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la
organizacin de fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de
los documentos de archivo de las Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional.

5. Organizacin de los Documentos

Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de
los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de
historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de
historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a
eliminar.

5. Organizacin de los Documentos

Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit
de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo
General de la Nacin.
Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para
el manejo de la Histrica Clnica.
Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de
Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la
Tabla de Retencin Documental del AGN.

5. Organizacin de los Documentos

Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo
Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo
General de la Nacin.
Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la
cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999.
NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos

5. Organizacin de los Documentos

Constitucin Poltica.
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de informar
y recibir informacin veraz e imparcial
Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza,
aprendizaje, investigacin y ctedra.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no
participen en el Gobierno se les garantizan los siguientes
derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin
oficiales...

5. Organizacin de los Documentos

Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.
Artculo 315. Los Secretarios de las corporaciones y
autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan
relativamente a los negocios que les estn confiados por
razn de su empleo.
Artculo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los
Jefes o Secretarios de las Oficinas
Artculo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den
copias de los documentos que existan en las Secretaras y
en los archivos de las oficinas del orden administrativo .

6. Consulta de los Documentos

Ley 57 de 1985.
Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los
documentos pblicos.
Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el
Derecho de peticin de informacin.
Decreto 2126 de 1992.
Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

7. Conservacin de Documentos
Constitucin Poltica.
Artculo 8. Proteger los recursos culturales y
naturales del pas y velar por la conservacin de un
ambiente sano.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a
todos los miembros de la comunidad nacional.
Todos estn en el deber de engrandecerla y
dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades
reconocidos en esta Constitucin implica
responsabilidades.

7. Conservacin de Documentos
Cdigo Procedimiento Civil.
Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son
documentos los escritos, impresos, planos, dibujos,
cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas,
discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas,
talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y,
en general, todo objeto mueble que tenga carcter
representativo o declarativo, y las inscripciones en
lpidas, monumentos, edificios o similares.

7. Conservacin de Documentos
Ley 47 de 1920.
Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e
inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin
del patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante
microfilmacin.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin,
exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.

7. Conservacin de Documentos
Ley 6 de 1992. Por la cual se expiden normas en materia
tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de
deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones
del sector pblico nacional y se dictan otras
disposiciones.
Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes
pticas no modificables.
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales
establecern medidas para preservar contratos.

7. Conservacin de Documentos
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.
Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin.
Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de
Imgenes en Movimiento.
Cdigo de Comercio.
Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y
almacenar libros y papeles del comercio.
Decreto 1798 de 1990
Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes
en sus archivos.

7. Conservacin de Documentos
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso
de sellos; prohbe exigir copias de documentos que la entidad tenga en su
poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades
pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de
datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte
de los particulares, entre otros.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.
Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales
elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.
Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los
archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde
con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado
mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional
de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo
de vigencia, hasta su disposicin final.

7. Conservacin de Documentos
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y
organizacin de documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de
Archivo, restricciones por razones de conservacin.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva,
conservacin y restauracin documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y
locales destinados a archivos.

7. Conservacin de Documentos
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de
los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y
acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y
requisitos para la contratacin de los servicios de
depsito, custodia, organizacin, reprografa y
conservacin de documentos de archivo.

8. Disposicin Final de los

Documentos
Constitucin Poltica de 1991
Artculo 63. Los bienes de uso pblico y los dems bienes que
determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamento de la nacionalidad El Estado promover la investigacin, la
ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son
libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a
las ciencias y, en general, a la cultura.
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del
Estado.

8. Disposicin Final de los

Documentos
Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del
patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y
conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos
de la Nacin.
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos,
las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban
dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos
mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de
cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno
Nacional.

8. Disposicin Final de los

Documentos
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Las entidades estatales establecern las medidas que demande
la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos
estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en
los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los
documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes
que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite,
por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y
autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya
transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada
caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta
ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido
hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena
de perder su valor probatorio.

8. Disposicin Final de los

Documentos
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para
conservacin de archivos.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad
en General y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

8. Disposicin Final de los

Documentos
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.
Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos,
determina su integracin y le fija la funcin principal de
estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los
documentos.
Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades
oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de
su valoracin.
Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende
como la destruccin de los documentos que hayan perdido su
valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor
histrico.

8. Disposicin Final de los

Documentos
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales
secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales
secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a
eliminar.
NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos
sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y
35 mm. Tcnica de operacin.

8. Disposicin Final de los

Documentos
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su
uso en microfilme con su significado, aplicacin y
localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
NTC 5174. Norma sobre procesado y
almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y
plata.
NTC 5238. Micrografa : microfilmacin de series:
Procedimientos de operacin.