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ndice de contenidos
1. Instalacin y configuracin del mdulo
1. Instalacin
2. Configuracin de la mscara
3. Configuracin de cdigos contables y grupos contables
4. Configuracin de acreedores (opcional)
2. Factura de ejemplo
3. Gestin de grupos
1. Listado de grupos
2. Creacin de grupos
3. Borrado de grupos
4. Gestin de sub-cuentas
1. Listado de cuentas
2. Creacin de cuentas
3. Borrado de cuentas
5. Gestin de asientos
1. Agrupacin de asientos
2. Listar los asientos y sub-asientos
3. Gestin de asientos
4. Entrada manual de asientos
6. Operaciones y mantenimientos
1. Sistema multi-ejercicio
2. Generacin de libro mayor
3. Cierre de ejercicio
4. Re-indexacin de asientos contables
7. Soporte
1. Informacin general
2. Tipos de contacto
3. Soporte a medida
2. Creacin de la mscara
Este es el primer punto de la configuracin de DoliConta y uno de los ms
importantes.
Como en todos los sistemas contables la mscara de grupo + subcuenta permite
a DoliConta emitir unos cdigos contables y de cuentas al gusto de la empresa o
del cliente, en ella definiremos un grupo de nmeros (grupo) seguido de un
punto y a continuacin los dgitos que queremos mantener para las subcuentas.
Para configurar la mscara nos dirigimos a la seccin de configuracin de
Dolibarr y pulsamos en la opcin diccionarios
Al pulsar sobre el botn nos abrir el panel de ajustes, vamos a ver cada una de
las opciones y cuales son los ajustes recomendados para DoliConta
Cada una de las opciones que aqu figuran no son reversibles as que llegados a
este punto si tenemos cdigos contables ya establecidos en nuestros clientes
deberamos hacer una copia de seguridad de la base de datos de Dolibarr, para
ello contacte con su proveedor de servicios / instalacin Dolibarr y solicite este
backup.
La opcin de Cdigos de terceros automticos tal como explica su
descripcin se encargar de generar cdigos automticos contables para cada
tercero, adems sustituir los ya existentes por una lista de nmeros correlativos
sin saltos, al activarla se generarn todos los cdigos contables de terceros
La opcin de Cdigos de productos automticos realiza la misma funcin
que la arriba descrita pero con los cdigos contables de los productos
El desglose de las lneas de factura obligar al sistema a crear un sub-asiento
contable por cada lnea de producto de una factura, recomendamos mantenerlo
activo (viene activo por defecto) para ayudar en la comprensin de los subasientos mejorando su legibilidad.
Generar Subcuentas vacas, esta funcin generar (y sobre-escribir) una
cuenta vaca (terminada en 0000) para cada grupo contable, por ejemplo en el
caso de clientes creara una cuenta 4300000000 para su uso genrico.
Mantenimiento de subcuentas hurfanas, til si observamos prdidas de
rendimiento en Dolibarr o en DoliConta si se generan muchos asientos
contables, al pulsar este botn DoliConta cruza todas las cuentas, subcuentas
con los asientos, facturas y otros documentos y descarta (elimina) los que no se
estn empleando, aligerando as la base de datos (esta opcin debe ser usada
con sumo cuidado y con un backup realizado previamente)
Nuestra recomendacin de instalacin es activar las 3 opciones y generar las
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Por defecto los valores vienen configurados segn el PGC ms reciente a fecha
de Agosto de 2014 en Espaa.
Si desea cambiar algn grupo puede hacerlo escribindolo y pulsando el botn
de guardar todo
Aviso
Cuando ud cambia algn parmetro de Gestin y relacin conceptual de
asientos estos cambios sern efectivos a partir del momento del guardado de la
opcin y no son retroactivos, es decir, si se han creado 1000 asientos de clientes
en el grupo 430 y ud cambia este grupo a proveedores por ejemplo 410 los 1000
asientos de clientes no van a ser modificados para mantener y garantizar la
integridad de los datos, en su lugar podr gestionarlos manualmente tal como se
explicar ms adelante en este manual (capitulo 5 y siguientes)
g
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2- Factura de ejemplo
Para continuar con este manual, debe crear (aunque sea de prueba) una factura a
un cliente, facturar algn producto con cdigo contable y registrar el pago a uno
de los bancos que tenga establecido su cdigo contable.
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3- Gestin de grupos
1. Listado de grupos
Ahora que tenemos al menos una factura realizada a un tercero con cdigo
contable y relacionada con un producto y un banco podemos proceder a ver
como funciona el sistema de gestin contable de DoliConta.
Comenzamos por el listado de grupos contables, para ello nos dirigimos a la
seccin DoliConta en el men
Aviso
El men podra aparecer de forma diferente dependiendo de si ud usa un tema o
plantilla, nosotros usamos Oblyon en nuestra adaptacin de Dolibarr 3.5.X
Al acceder directamente aparecer el men lateral (o superior) con los submens de Doliconta, pulsamos sobre Modificar un grupo en el aparecer un
desplegable con todos los grupos
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2.
Creacin de grupos
Borrado de grupos
Ud puede borrar los grupos que considere intiles, para ello puede dirigirse a la
seccin de Borrar grupos y desde este lugar eliminar los que desee
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4- Gestin de subcuentas
1. Listado de cuentas
Las cuentas al ser un elemento tan cambiante y bsico para la contabilidad
cuenta en DoliConta con un potente listado paginado exportable a Excel desde
el que podemos acceder a todos los datos de la subcuenta en concreto.
Para acceder al listado de subcuentas pulsamos en el men principal de Dolibarr
el mdulo Doliconta aparecer un listado como el que figura a continuacin
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2. Creacin de cuentas
Para crear una nueva subcuenta dirjase al formulario de creacin de subcuentas
ubicado en el sub-men de Doliconta llamado Crear una cuenta
Aviso
En pro de la sencillez, DoliConta incorpora un sistema User-friendly de
introduccin parseada de datos, esto permite olvidarse de la mscara a la hora
de introducir una cuenta, un grupo, un codigo contable de cliente, acreedor,
proveedor...
etc
Se debe escribir el nmero tal cual debe ser no adaptado a la mascara, es decir
si queremos crear una cuenta para clientes no debemos escribir 43000000032 ni
siquiera 00000032 sino simplemente 32, el sistema lo convierte
automticamente a la cadena que le corresponda
Rellenamos los campos del formulario teniendo en cuenta el aviso arriba
descrito y continuamos pulsando sobre Crear
3. Borrado de cuentas
Podemos borrar una subcuenta no usada empleando la opcin descrita en el
captulo 1,3 de forma automtica o de forma manual pulsando en la opcin de
borrar Cuentas en el men de DoliConta
Aparecer un formulario en el podemos elegir varias cuentas para borrar a la
vez, seleccionamos las que deseamos y pulsamos sobre Borrar
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5- Gestin de asientos
1.
Agrupacin de asientos
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Esta es una lista inteligente AJAX, solo muestra los grupos de asientos,
conocido es por los contables que una factura no se escribe en un solo registro
del libro diario sino en varios, si pulsamos sobre el asiento 1 aparecer abajo
un listado con todos los apuntes de ese asiento
En el ya podemos observar todos los datos del registro como la cuenta, el deber
o el haber, la fecha y el concepto que se le ha asignado, podemos tambien como
en otros listados similares exportarlo a Excel
3. Gestin de asientos
Si deseamos modificar un asiento accedemos al grupo del asiento y lo pulsamos
tal y como hemos realizado en el ejemplo anterior, esto abrir el listado de
apuntes que componen el asiento o sub-asientos si pulsamos sobre el nmero
del sub-asiento
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6- Operaciones y mantenimiento
1. Sistema multi-ejercicio
Doliconta est diseado para trabajar sobre un ejercicio en curso pero al mismo
tiempo modificar apuntes y asientos contables de aos anteriores ya archivados
Aviso
Doliconta permite intercambiar el ejercicio en curso solo para modificaciones
puntuales en ningn caso al cambiar el ejercicio el ERP entero funcionar sobre
el ejercicio anterior, pese a cambiar el ejercicio a 2013 estando en 2014 el
sistema seguir escribiendo en el ejercicio en curso y no en el archivado, el
cambio de ejercicio se emplea para poder consultar de forma espordica los
datos archivados de otros aos, no existe lmite de ejercicios archivados
2. Generacin del libro mayor
Doliconta tiene la capacidad de extrapolar y generar un Libro Mayor a partir de
los apuntes del Libro diario, para ello es necesario tener la instalacin del
Doliconta 100% terminada (vase aviso sobre libreras externas en el punto 1.1)
Cabe destacar que DoliConta solo generar el Libro mayor del ejercicio en
curso, no se permite la generacin de Libro Mayor de aos archivados, por lo
que es necesario siempre generar el Libro Mayor antes de archivar un ejercicio
contable.
Para generar este libro mayor (puede variar segn el tema) nos dirigimos al submen de DoliConta y buscamos la opcin de Generar Libro Mayor puede
estar en un sub-men dentro de Gestin de asientos contables (en Oblyon y
similares) o a simple vista justo debajo de este (Tema Eldy)
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Esta es la pantalla que aparecer al pulsar sobre el botn del men, distingue
dos opciones, Previsualizar Libro Mayor el cual nos llevar a una web con
una serie de tablas en las que aparece el libro mayor o Generar Libro Mayor
el cual generar esa misma pgina en PDF para imprimir o entregar a la gestora
correspondiente junto con la exportacin a Excel de los asientos contables del
libro diario
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7- Soporte
1. Informacin general
Business And Development es el encargado del desarrollo y la distribucin de
las diferentes versiones de DoliConta, DoliConta es un sistema de contabilidad
bsica para el CRM/ERP Dolibarr.
DoliConta cuenta con un ciclo de actualizaciones mensual, es decir, salvo que
no se introduzca ninguna mejora o correccin todos los meses debera
publicarse una nueva actualizacin del software sin por esto Business and
Development estar obligada a proporcionarla, en caso de correcciones crticas
de seguridad o funcionamiento es posible que se publique varias actualizaciones
del software o Parches para el mismo en un periodo de tiempo inferior al mes
establecido.
Algunas tiendas de descarga de software como DoliStore permiten descargar el
software desde la compra durante 1 ao, a partir de ese momento el usuario
perdera el acceso a las actualizaciones de software en caso de que ocurran, para
evitar esto guarde el comprobante de su compra en DoliStore, con ello bastar
para seguir recibiendo actualizaciones mientras Business And Development las
siga ofreciendo.
Para estar informado acerca de las actualizaciones de software y solicitar
mejoras y reportar errores le recomendamos visite
http://support.businessanddevelopment.es/foro/viewforum.php?f=19
Business And Development ofrece este software con garanta de
funcionamiento mediante el reintegro del dinero pagado por el software, pero
no se hace responsable por ello de los posibles percances que se puedan generar
derivados del uso del programa.
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