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ELMO PEREIRA DE OLIVEIRA

HENRIQUE DIONE SILVA

ELABORAO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS NO SETOR


DE EXPEDIO DA EDITORA ULTIMATO

Trabalho apresentado ao Departamento


Engenharia Eltrica e de Produo
Universidade Federal de Viosa como parte
exigncias para a concluso do curso
Engenharia de Produo.

de
da
das
de

Orientadora
Prof Nina Rosa da Silveira Cunha Departamento
de Administrao DAD
Membro da Comisso
Prof. Djair Cesrio de Arajo - Departamento de
Administrao - DAD

VIOSA
MINAS GERAIS - BRASIL
2006

SUMRIO

1. INTRODUO .................................................................................................................... 3
1.1 Objetivos .......................................................................................................................... 4
2. REVISO DE LITERATURA ........................................................................................... 4
2.1 Padronizao .................................................................................................................... 4
2.2 A padronizao de procedimentos ................................................................................... 6
2.3 Tipos de manuais.............................................................................................................. 7
2.4 Manual de Poltica............................................................................................................ 8
2.5 Manual de Procedimentos ................................................................................................ 8
2.6 Manual de Organizao.................................................................................................... 9
2.7 O manual de procedimentos............................................................................................. 9
2.8 Grficos de Processos..................................................................................................... 11
2.9 Fluxograma..................................................................................................................... 12
3. CARACTERIZAO DA EMPRESA............................................................................ 14
3.1 Histrico ......................................................................................................................... 14
3.2. Misso/ Objetivos.......................................................................................................... 14
3.4. O macroprocesso ........................................................................................................... 15
3.5. As principais funes e fluxograma .............................................................................. 16
4. METODOLOGIA .............................................................................................................. 17
5. RESULTADOS E DISCUSSO ....................................................................................... 18
6. CONCLUSO .................................................................................................................... 19
7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................. 20
APNDICE 1 .......................................................................................................................... 22
APNDICE 2 .......................................................................................................................... 26

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1. INTRODUO
Na Editora Ultimato, muitas vezes as pessoas desempenham diversas atividades
no seu dia-a-dia, mas no percebem ou entendem com clareza o porqu ou para que elas
devem ser feitas. Apesar de execut-las, no tm visibilidade do sentido ou da
repercusso que sua atividade alcana no macroprocesso da organizao.
Algumas tarefas no so realizadas de forma padronizada e, assim como as
atividades relacionadas a elas, no so atribudas de forma adequada aos funcionrios.
Exemplo de tal irregularidade a execuo de uma mesma atividade por dois
funcionrios, de forma paralela, quando, na verdade deveria ser uma responsabilidade
de um nico funcionrio, o que pode provocar uma evaso de responsabilidades.
Os efeitos da falta de definio das rotinas internas so perniciosos para a
competitividade da empresa. O problema gera duplicao de tarefas, com perda de
energia e recursos; e "zonas de interface" cada vez mais conflituosas, pelo no
entendimento de at onde vai a responsabilidade de um e comea a do outro. Existe
tambm uma grande dificuldade no fluxo de informao, visto que ocorre uma
constante troca de atribuies para o mesmo cargo, dificultando quando se deseja
encaminhar alguma dvida ou reclamao de algum servio ou produto realizado.
As conseqncias atingem tambm a produtividade dos profissionais, que
podem apresentar pouco empenho na execuo das tarefas, menos qualidade ou pouca
visibilidade do padro de qualidade desejado com a tarefa a ser desempenhada e maior
risco de no-cumprimento de prazos, justamente por no se ter visibilidade do processo
como um todo.
A distribuio de tarefas e atividades entre os funcionrios, bem como a forma
de realizao das tarefas e de execuo das atividades no so claramente definidas,
tornando-se lgica a necessidade de elaborao de um manual de padronizao de
processo e de procedimentos rotineiros.
O mapeamento dos processos permite uma maior visibilidade das principais
dificuldades na execuo das rotinas, facilitando a tomada de decises para
aperfeioamento dos processos e, ainda, favorecendo um melhor envolvimento das
equipes com suas atividades.
No presente estudo, considerando a amplitude e complexidade dos trabalhos
desenvolvidos pela Editora, optou-se por estudar a funo de Expedio, por constituir a

etapa final do processo de publicao dos livros e revistas, sendo ento, uma etapa
importante e conclusiva do processo.
Assim sendo, pretende-se, oferecer uma descrio e anlise de cargo de Auxiliar
de Expedio e a organizao dos procedimentos de desempenho da funo, que facilite
a escolha de um funcionrio para preencher a funo de outro em caso de frias, doena
ou outro tipo de afastamento; garantir a qualidade dos servios prestados pela editora;
garantir a confiabilidade da execuo das tarefas de cada funcionrio no prazo
estipulado, permitindo o entendimento e interao entre as vrias atividades.
1.1 Objetivos
1.11 Elaborar um Manual de Procedimentos para o setor de expedio da Editora
Ultimato.
1.12 Objetivos especficos

Conhecer as principais atividades da Editora.

Descrever as principais atividades do Setor de Expedio.

Descrever e analisar o cargo de Auxiliar de Expedio, com suas respectivas


responsabilidades.
Elaborar o formulrio de Solicitao de Coleta.

2. REVISO DE LITERATURA
2.1 Padronizao
Para garantir que a execuo das atividades se d de acordo com o planejamento
necessrio o estabelecimento de padres de trabalho, treinamento e sua fiel
observncia na execuo. A padronizao considerada uma das mais fundamentais
ferramentas gerenciais.
Aps a Revoluo Industrial, por muito tempo procurou assegurar-se a qualidade
na execuo das tarefas, atravs da superviso intensiva dos inspetores. Com a maior
complexidade dos processos nas empresas atuais, as inovaes tecnolgicas e a
velocidade das mudanas, bem como maiores exigncias do mercado, entre outros,
determinaram a necessidade do estabelecimento de padres.
A quantidade e o volume dos padres iro depender da cultura da empresa, do
tipo de produto ou servio, da tecnologia empregada e do nvel de instruo do pessoal.
A padronizao um caminho simples e efetivo para criar mtodos e unificar
critrios para poder atingir a qualidade de projeto e a qualidade de conformao de bens
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e consumo nos servios. As qualidades de conformao e de projeto so delimitadas a


partir das necessidades e exigncias do consumidor atravs do desdobramento da
qualidade.
Mtodo a palavra correta quando se pretende chegar a uma meta.
Metdico aquilo que tem ou em que h mtodo, conforme Ferreira (1994).
Portanto, conclui-se que gerenciamento metdico aquele praticado segundo um
mtodo, ou seja, segundo um caminho pelo qual se alcana um resultado.
Existe certa confuso quanto aos termos padronizao e normalizao. A
padronizao, literalmente, significa o ato de estabelecer padres e atividades de
referncia, sejam de medidas ou de procedimentos para operaes e atividades de
carter repetitivo. J a norma consiste no instrumento, de carter obrigatrio, que define
a aplicao dos padres. As normas, de modo geral, fixam caractersticas, padres de
dimenses, pesos, processos e inclui ainda o estabelecimento de terminologias,
smbolos, mtodo de ensaios, regras de utilizao de produto (TOLEDO 1987).
Os padres de sistema tm como objetivo principal unificar e clarear a forma de
trabalho em situaes interdepartamentais. Os padres tcnicos tm como objetivo
simplificar e clarear a maneira de executar a tarefa, pois a partir deles que se obtm a
comunicao entre a empresa, e a transferncia de tecnologia das reas tcnicas at o
operador.
Pode-se acrescentar ainda, que o padro tcnico de processo composto de um
fluxograma do processo, que a representao grfica que descreve todos os passos,
etapas do processo e indicaes de quem, quando, onde, porque e como cada uma
dessas atividades se realizar.
Segundo Barbosa (1995), o procedimento operacional um instrumento didtico
para a educao/treinamento e para a execuo de uma tarefa. Corresponde ao item
como fazer, ou seja, a descrio das atividades do processo, de forma seqencial e
detalhada.
Os principais requisitos dos procedimentos so:
a) quem executa;
b) o mtodo, ou seja, a seqncia ordenada de como se executa o trabalho;
c) os critrios de aceitao e rejeio dos resultados do trabalho;
d) os pontos e momentos passveis de verificao;
e) os pontos crticos onde mais fcil a ocorrncia de defeitos;
f) ocasio em que se deve realizar inspeo e quem deve faz-la.
5

Esses requisitos, denominado de documento de padres, deve conter, da maneira


mais acessvel possvel, todas as informaes necessrias ao bom desempenho da tarefa.
Logo, alm dos procedimentos do trabalho, deve conter informaes relativas a
montagens, ferramentas, equipamentos e item de controle, logicamente, instruir o
executor a realizar a tarefa com eficincia.
Se a empresa atua com alta rotatividade de pessoal, por polticas, contingncias
de mercado ou outro motivo qualquer, o que torna o treinamento uma tarefa quase
impraticvel; a pesquisa em manuais substituem as explicaes individuais, desde que
sejam completos e possam ser consultados por todos os empregados (SIMCSIK, 1992).
2.2 A padronizao de procedimentos
A empresa que pretende implantar um sistema de gesto da qualidade, ou
primeiramente aperfeioar os seus processos obtendo melhorias de qualidade e
produtividade, deve estar imbuda de determinados princpios e propsitos, condio
essencial sem a qual pouco ou nada conseguir. O pensamento que se impe como
indispensvel a busca incessante e incansvel do melhoramento contnuo. Esta
mentalizao positiva permitir, a mdio ou a longo prazo, a implantao do sistema de
gesto da qualidade ou mesmo a certificao pelas normas da srie NBR ISO 9000.
O melhoramento contnuo dos processos no deve, porm, se constituir de
tentativas aleatrias e espordicas. conveniente para a empresa que mesmo as
melhorias iniciais avulsas sejam baseadas nos conceitos da Norma, como passo bsico e
organizao preliminar para futuras empreitadas. Dita a Norma NBR ISO 9001, em seu
item 4.2.1, que o fornecedor deve estabelecer, documentar e manter um sistema da
qualidade como meio de assegurar que o produto est em conformidade com os
requisitos especificados. Estabelece tambm, em seu item 4.2.2, que o fornecedor deve
preparar procedimentos documentados consistentes com os requisitos da prpria
Norma. Complementa, em sua Nota 7, determinando que procedimentos documentados
podem fazer referncia a instrues de trabalho que definem como uma atividade
executada.
Entre tantas melhorias possibilitadas pela padronizao, pode ser destacada a
reduo da variabilidade, sendo as atividades revestidas de constncia e uniformidade.
benfico para o processo e para o prprio treinamento dos trabalhadores envolvidos que
as operaes sempre se repitam da mesma maneira, aniquilando a atuao emprica de
tentativas e erros. Tambm se destaca a sistematizao, na qual o modo ordenado e
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metdico das atividades origina um trabalho de final previsvel, no qual os insumos so


sempre processados do mesmo modo.
Igualmente se destaca a racionalizao, concretizada pela utilizao coerente de
materiais, mo-de-obra, equipamentos e do tempo. O uso estritamente necessrio desses
elementos evita, ou ao menos minimiza a ociosidade e o desperdcio de tempo e de
recursos. Para isto se revela imprescindvel identificar os pontos de ocorrncia repetida
de erros e de gastos inteis, para neles concentrar os esforos e as aes
racionalizadoras.
Para a elaborao do manual de procedimentos, algumas consideraes devem
ser feitas, como por exemplo, sobre a repetitividade da tarefa. A maneira mais prtica de
se observar as atividades componentes da tarefa do modo real como ocorrem, anotar
os passos do trabalho do trabalhador enquanto se assiste ao seu desempenho. Eventuais
dilogos durante a execuo da tarefa sobre o porqu de determinadas aes,
devidamente registrados, complementam e confirmam a efetiva participao do
trabalhador na elaborao do padro.
Mesmo porque o modo terico prescrito de se executar uma tarefa pode no ser
exatamente o que se encontra na prtica. Sobre isto FARAH (1992) diz que a
interveno criativa e pensante dos trabalhadores persiste ao nvel das prprias tarefas
parcelizadas, havendo uma permanente defasagem entre a prescrio e o modo de
execuo real do trabalho.
KOSKELA (1992) enfatiza ainda que a nova filosofia de produo pode tambm
contribuir para a segurana no trabalho, por meio da organizao, padronizao e
sistematizao que proporciona, por vrias razes, a saber:

H menos materiais na rea de trabalho;

O local de trabalho ordenado e limpo;

Os fluxos de trabalho so mais sistematizados e transparentes, o que


significa menos confuso;

H menos conflitos e a ateno pode ser dirigida ao planejamento e


preparao das atividades.

2.3 Tipos de manuais


Quanto menos detalhadas as tarefas, mais condies de dvidas e
questionamentos. Os manuais substituem as explicaes individuais, desde que sejam
completos e possam ser consultados por todos os empregados.

Um manual vantajoso quando cumpre sua tarefa bsica de comunicar as


diferentes formas de trabalho, como faz-lo, por qu, quando, quem, onde etc. Assim, a
constante anlise crtica dos prprios empregados fundamental para o seu sucesso e
perenidade; caso contrrio, ser mais uma tcnica obsoleta e intil dentro da empresa.
Como cada organizao tem cultura e comunicao prprias, difcil estabelecer
um modelo de manual de organizao nico para as empresas. Para elaborar um manual
para a organizao necessrio um diagnstico de suas necessidades, conforme
descreve CURY (1990, p.302-304):
Reconhecimento da necessidade, pela alta administrao, de a empresa ter Manuais de
Organizao;
Sugesto de ttulos dos Manuais, o que equivale indicao da finalidade geral de cada um;
Fixao dos objetivos especficos de cada Manual e respectivo contedo;
Atribuio de responsabilidades pelo preparo de cada Manual;
Critrio sobre o uso de cada Manual e a quem se destina cada tipo.

Continuando sua descrio, os trs tipos de manuais que so aplicveis a todos os


nveis da organizao so:
2.4 Manual de Poltica
Orienta a ao dos executivos e responsveis por funes de direo e assessoramento.
Este manual estabelece o modo de agir da organizao, prescrevendo os objetivos e
metas necessrias execuo das polticas e diretrizes em suas reas de eficcia.
2.5 Manual de Procedimentos
Neste manual contm a descrio das atividades de todas as reas da organizao
e explicita como elas devem ser desenvolvidas. Os objetivos deste manual so:

Veicular instrues corretas aos preparadores das informaes para serem


processadas por um centro de servios;

Proporcionar mtodos para a execuo uniforme dos servios;

Atribuir aos departamentos competncia para definio das informaes que


sero includas no Manual;

Coordenar as atividades dos departamentos, permitindo o alcance dos


propsitos da empresa.

2.6 Manual de Organizao


Como a organizao composta por vrios departamentos preciso que fiquem
claro quais so as linhas de autoridade e quais so as diretrizes da organizao.
2.7 O manual de procedimentos
BOGGIO (1995) caracteriza a documentao da qualidade, como um
instrumento fundamental para a padronizao e o controle de processos e procedimentos
de produo, visando a aumentar o domnio tecnolgico, elevar a produtividade e
permitir que a empresa adapte-se com maior eficcia s mudanas exigidas pelas
demandas dos clientes e s alteraes produzidas com a incorporao de novos
materiais e tecnologias. Afirma que a documentao possibilita registrar a capacitao
tecnolgica da empresa, libertando-a da dependncia exclusiva da experincia
individual de seus tcnicos.
Conclui BOGGIO (1995) relatando os benefcios adicionais da elaborao de
uma documentao interna na empresa:
Reviso da literatura tcnica existente para integrar conhecimentos e estabelecer padres
tcnicos de ao;
Disponibilidade de material de base para desenvolver cursos de treinamento visando a
melhoria da eficincia das operaes da empresa;
Permite que os novos tcnicos que se incorporam empresa disponham de uma base de
informaes e conhecimentos adequados a cada nvel operacional e se adaptem mais rpida e
facilmente aos procedimentos e estrutura da organizao;
Permite a existncia de um registro de solues construtivas praticadas, que constitui um
valioso acervo de consulta para atividades futuras da empresa;
Por meio da criao de um procedimento de atualizao de documentos, evita-se a estagnao
da capacidade tcnica da empresa e agiliza-se a divulgao de novos conhecimentos.

O manual de procedimentos vem a ser a expresso fsica da documentao


prescrita pela Norma. As instrues de trabalho documentadas se constituem num
autntico arquivo de alternativas adotadas pela empresa, formalizando a linguagem
prtica da obra.
Alguns funcionrios podem questionar: "Por que preciso de um manual de
procedimentos para me dizer o que fazer?". Algumas razes para a existncia de um
manual de procedimentos, a serem usadas como argumentos para esta indagao:

Providenciar uma documentao de treinamento;


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Estabelecer uma poltica da empresa;

Providenciar detalhes de processos desconhecidos;

Determinar solues para no-conformidades;

Cumprir requisitos legais de documentao, das normas.

CATTANI (1994) acredita que a capacidade de compreender antecipadamente a


tarefa, para que consigam planejar suas aes operacionais de uma maneira coordenada
e objetiva uma das habilidades que os empregados deveriam desenvolver ou
aprimorar. Nada mais adequado do que a interveno da gerncia em lhes proporcionar
essa compreenso, por meio das explicaes esclarecedoras sobre a necessidade e os
objetivos da padronizao.
A elaborao do manual de procedimentos uma etapa cuja execuo, pelo seu
prprio aspecto, merece e deve ser tratada dentro de uma viso participativa. O seu
papel dentro de um programa de qualidade conduz necessidade de que todos sejam
ouvidos para a sua construo.
Este pensamento compartilhado e ampliado por SOUZA & MEKBEKIAN
(1996), que ressaltam que os procedimentos devem ter um carter prtico, porm devem
ser desenvolvidos com base nas normas tcnicas brasileiras, na bibliografia tcnica
pertinente ao assunto e na experincia acumulada dos tcnicos das diversas reas da
empresa. Essa considerao mantm a idia de participao dos trabalhadores
experientes, sem perder de vista a sustentao terica fundamental para uma matria
dessa natureza.
Ouvir os trabalhadores, incorporando suas idias, a verdadeira expresso do
carter participativo do processo de padronizao. evidente a importncia deste canal
de comunicao. Alm do mais, o fato de ter opinado e de ter a sua opinio respeitada e
levada em conta fundamental na aceitao, na participao e no apoio do trabalhador
ao processo. tambm uma garantia de que os padres sero um espelho fiel da
realidade da editora, por terem tido a interveno trabalhador experiente, que sabe mais
da tarefa pois a executa freqentemente.
Alm da considerao da tarefa em si, e devido ao fato do encadeamento das
diversas tarefas na editora, necessrio tambm considerar os servios anteriores,
verificando se foram todos concludos e se no causam obstruo continuidade dos
trabalhos.
Tendo em vista a busca da qualidade do produto final, deve ser implantado um
controle do processo, que permita vistoriar alguns itens significativos, seja durante a
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execuo dos servios ou aps a sua concluso. Este controle deve se basear em
caractersticas preestabelecidas que assegurem a qualidade final do produto. Com essa
finalidade, SANTANA (1994) sugere a elaborao de listas de verificao,
estabelecendo os critrios de conformidade dos produtos e servios. SANTANA (1994)
cita ainda como componentes de uma lista de verificao os parmetros a serem
controlados, as tolerncias aceitas e os critrios para aceitao ou rejeio do produto.
A apresentao grfica do manual de procedimentos tambm tem importncia
significativa no sucesso de sua implantao e aceitao. A redao deve primar pela
simplicidade e clareza, com o uso de poucas palavras, inclusive em linguagem
coloquial. O uso de textos extensos pode ser substitudo por palavras em forma de itens
avulsos, compondo um esquema de fcil visualizao e compreenso. Desta maneira,
estar sendo facilitado o entendimento, tornando o padro acessvel ao usurio habitual.
Sobre isto foram relacionados os requisitos desejveis para os padres:

Fcil leitura, pois sero utilizados por pessoas que normalmente no tm o


hbito de ler;

Fcil manuseio, pois sero utilizados no momento da execuo dos servios;

Fcil reviso, pois os mesmos no so definitivos e devem facilitar a


correo de possveis mudanas.

O aspecto fsico durvel aliado ao aspecto grfico agradvel, com o uso de cores,
figuras e esquemas itemizados para transmitir exortaes e frases de reforo, formam
um contedo valioso de programao visual, que segundo SCARDOELLI et al. (1994),
um importante indicativo do grau de padronizao de procedimentos nas empresas.
2.8 Grficos de Processos
As organizaes so sempre complexas em suas atividades e no seu
desenvolvimento. Com a preocupao de se manterem atualizadas para acompanhar as
alteraes do mercado e dos processos tecnolgicos as organizaes procuram
reestruturar seus processos internos para a melhoria do desempenho dos servios.
Com essa pretenso, para efeito de uma anlise administrativa, onde se procura a
racionalizao de processos ou implantao de novos sistemas, importante a
elaborao de esquemas que possibilitem a visualizao rpida e sucinta dos fluxos de
trabalho. ARAJO (1994, p.95) afirma que o objetivo do estudo da rotina o de
assegurar a fluidez dessa movimentao e manter os limites de deciso dentro de
princpios que no permitam a ineficincia e ineficcia de todo o processo.
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Para

obteno

destas

anlises

utilizam-se

grficos

com smbolos

representativos dos fluxos observados e algum tipo de texto que ilustre a seqncia das
atividades. Tanto o texto quanto os smbolos so dispostos no esquema de acordo com
certas regras, de uso generalizado, com a finalidade de tornar o fluxo de trabalho mais
compreensvel, sistemtico e racional, conforme CURY (1990, p.233).
Os grficos de processamento podem ser utilizados para a reviso ou
implantao de um sistema com as suas rotinas, procedimentos, formulrios,
procurando clarear a seqncia dos passos para o pessoal envolvido nesta atividade e,
alm disso, estes grficos auxiliam na instruo e uniformizao na realizao do
trabalho. Existem vrios tipos de grficos, porm, o mais utilizado o fluxograma que
permite a visualizao do fluxo de trabalho, produto ou documento, desde sua origem e
processamento at o seu destino. Para a elaborao dos fluxogramas pode-se empregar
vrias tcnicas apropriadas a fim de buscar a perfeita descrio do fluxo das atividades
da organizao.
Estes grficos retratam a situao de fato, demonstram como so realmente
feitas as coisas e no como deveriam ser realizadas.
2.9 Fluxograma
Fluxograma uma representao grfica mostrando todos os passos de um
processo. O fluxograma apresenta uma excelente viso do processo e pode ser uma
ferramenta til para verificar como as vrias etapas do processo esto relacionadas entre
si. Segundo Gitlow (1993), um resumo ilustrativo do fluxo das vrias operaes de um
processo. Esse documenta um processo, mostrando todas as etapas dele. uma
ferramenta de vital importncia, tanto para o planejamento (elaborao do sistema)
como para o aperfeioamento (anlise, crtica e alteraes) do sistema.
Pelo estudo dos smbolos grficos apresentados em um fluxograma pode-se
descobrir eventuais erros, que so uma potencial fonte de problemas. A seguir esto
listados quando usar um fluxograma:
a) para identificar o fluxo atual ou o fluxo ideal do acompanhamento de qualquer
produto ou servio, no sentido de identificar desvios;
b) para verificar as vrias etapas do processo e se esto relacionados entre si;
c) na definio de projeto para identificar as oportunidades de mudanas na
definio dos limites e no desenvolvimento de um melhor conhecimento de todos os
membros da equipe;
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d) nas avaliaes das solues, ou seja, para identificar as reas que sero
afetadas nas mudanas propostas.
Para elaborar um fluxograma necessrio conhecer o processo e todas as
pessoas devem estar envolvidas na montagem do mesmo, isto , pessoas que realmente
participam do processo, como segue:
a) identificar as fronteiras do processo, mostrando o incio e o fim;
b) documentar cada etapa do processo, registrando as atividades, as decises e os
documentos relativos ao mesmo;
c) fazer uma reviso para verificar se alguma etapa no foi esquecida, ou se foi
elaborada de forma incorreta;
d) discutir com a equipe, analisando como o fluxograma foi completado,
certificando-se da coexistncia dele e como o processo se apresenta.

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3. CARACTERIZAO DA EMPRESA
3.1 Histrico
A histria da Ultimato teve seu incio em Barbacena no ano de 1968 com a
publicao de 10.000 exemplares de Ultimato, um tablide de oito pginas em papel
jornal. Nos trs primeiros anos, Ultimato mudou de cidade trs vezes. De Barbacena
para Porto Alegre, RS (1969) e Campinas, SP (1970). Depois disso a editora fixou
definitivamente em Viosa. Depois de 86 nmeros (de janeiro de 1968 a dezembro de
1975), Ultimato deixou de ser jornal e se tornou uma revista, inicialmente com vinte
pginas.
Em 1985 foi organizado a Editora Ultimato, com o propsito de dar
continuidade revista e publicar livros. Em 1993 iniciou-se a publicao de livros, o
primeiro ttulo Deixem que elas mesmas falem. Em 1996 com 28 anos de circulao
a revista Ultimato comeou a ser impressa em cores. Em 1998 foi inaugurada a sede
prpria da Editora Ultimato. Em 2006 a editora completou a publicao de nmero 300
da revista Ultimato e possui mais de 100 livros em catlogo.
3.2. Misso/ Objetivos
Embora os diretores sejam membros de uma igreja evanglica histrica, a
Editora definitivamente no est a servio de nenhuma denominao. Todavia, a
empresa tem uma identidade protestante.
Os diretores da empresa possuem o seguinte principio: Somos uma empresa por
questes legais, porm consideramo-nos mais um ministrio do que uma empresa.
Diante disto empresa tem como objetivo contribuir para a transformao de vidas e
edificao da Igreja, por meio da publicao de livros e da revista Ultimato. Durante
todos os seus anos, ela participa da proclamao da boa nova que nunca fica velha, da
esperana que nunca morre e de um Salvador que nunca muda.
A Editora Ultimato atravs da revista e dos seus livros pretende associar a teoria
com a prtica, a f com as obras, o estudo com a simplicidade, a evangelizao com a
ao social, a orao com a ao, a converso com a santidade de vida, o suor de hoje
com a glria por vir.

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3.3. O Produto
A Ultimato possui como principal como produto a revista Ultimato que tem
uma publicao bimestral e uma tiragem de cerca de 35.000 exemplares, essa revista
distribuda, principalmente atravs dos Correios, para todos as partes do Brasil e
tambm possui assinantes em outros pases como Inglaterra, Peru, Moambique,
Angola, Cabo Verde entre outros.
Outros produtos que a Ultimato possui so livros que abordam temas como
espiritualidade crist, casamento e famlia, tica e comportamento, teologia e doutrinas,
liderana e misses, e o desafios da igreja.
A Ultimato possui uma carteira de assinantes bem extensa, composta por igrejas,
pastores, padres, lderes comunitrios, missionrios e outras pessoas que possuem uma
vida crist comprometida com a evangelizao. Estes possuem assinatura coletiva e com
isso, so responsveis difundir a revista Ultimato em suas comunidades.
3.4. O macroprocesso
A Editora Ultimato tem terceirizada a impresso de seus livros e revistas.
No entanto, compete a ela a edio e reviso de suas publicaes e demais atividades. O
macroprocesso permite visualizar com maior propriedade as suas principais funes:
1. Edio e reviso (Setor de Produo)
2. Recebimento de pedido do cliente (Setor de Vendas)
3. Emisso de Nota Fiscal
4. Envio de informao ao Setor Financeiro

(Setor de circulao)

5. Envio da Nota Fiscal ao Setor de Expedio


6. Recebimento de informao do Setor de Circulao (Setor Financeiro)
7. Recepo da Nota Fiscal e expedio dos produtos (Setor de Expedio).

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3.5. As principais funes e organograma


Diretor Geral

Financeiro

Produo

Circulao

Vendas

Expedio

Figura 1- Organograma da Editora Ultimato


Fonte: Dados da pesquisa
Principais funes de cada setor:
Diretor Geral: Gerenciamento do processo
Produo: Reviso e diagramao de textos; tratamento de imagens; contrato com
autores; manuteno de site
Financeiro: Gerenciamento de R.H; pagamento de contas; controle de contas
bancrias
Vendas: Realizao de telemarketing ; recepo de pedidos; vendas
Circulao: Emisso de Nota Fiscal e etiqueta de endereamento; cobrana de
assinantes com dbito
Expedio: Expedio de materiais; controle de estoque

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4. METODOLOGIA
O trabalho baseou-se em um estudo de caso com uma abordagem descritiva.
Utilizaram-se primeiramente instrumentos para levantamento de dados e
posterior anlise de alguns documentos e livros com abordagem do assunto.
Foram realizados a observao direta e acompanhamento de todas as atividades
do funcionrio do setor de Expedio, e de outras principais atividades da empresa,
como forma de obter melhor entendimento do processo de funcionamento da editora
como um todo e do papel e utilidade do setor de Expedio. Durante este perodo foram
realizadas entrevistas no estruturadas com os colaboradores da editora, e pesquisa em
material disponvel.
Os materiais utilizados na elaborao do trabalho consistiram em alguns
documentos j existentes e que permitiram a consulta s atribuies de cada
funcionrio. Tambm foram realizadas pesquisas em livros, apostilas e internet referente
a tcnicas para elaborao de manuais de procedimentos, estabelecimento de normas e
padronizao de tarefas.
Para elaborao dos formulrios de procedimentos foi utilizado o software
Microsoft Word. Para a construo do fluxograma, procurou-se estabelecer um fluxo
lgico com simplicidade e clareza, onde fosse possvel o fcil entendimento por todos,
utilizando-se o software Microsoft Visio.
A elaborao da Descrio e Anlise de Cargo e do Manual de Procedimentos
baseou-se nas descries das tarefas realizadas pelo funcionrio do Setor de Expedio,
com a definio das principais atividades relacionadas, e na atribuio de
responsabilidades ao cargo ocupado pelo funcionrio desse setor.

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5. RESULTADOS E DISCUSSO
A elaborao de um Manual de Procedimentos para o setor de Expedio
criou a possibilidade de melhor visualizao dos processos de expedio, e a definio
clara e formal das tarefas. Tornou-se mais fcil, ento, a tomada de deciso em relao
s modificaes dos processos; e as tarefas e atividades podem ser realizadas de forma
mais padronizada e em maior conformidade com exigncias pr-estabelecidas. Sendo
assim, passa a haver maior eficincia dos processos.
Exemplo de uma vantagem proporcionada pelo Manual de Procedimentos e pelo
cumprimento de suas prescries a realizao de tarefas em tempo previsto, ou
reduo do tempo de realizao atravs de alteraes na definio de atividades que as
compem.
Na Editora havia a necessidade da existncia de um manual adequadamente
elaborado, dada a existncia de poucos documentos referentes, que eram incompletos e
no estruturados. Tal fato dificultava, em parte, a compreenso das tarefas a serem
realizadas pelo funcionrio responsvel pelo Setor de Expedio, por no haver manual
adequado que disponibilizasse a definio de tais tarefas, seus procedimentos e a
execuo de cada uma delas.
Outra situao que passa a ser mais facilmente resolvida a que ocorre em caso
de faltas eventuais de funcionrios, ou em caso de frias. A atribuio documentada de
tarefas permite, em caso de necessidade de substituio de funcionrios, maior
facilidade de escolha para ocupao do cargo vago.
O Manual de Procedimentos elaborado para o setor de Expedio poder ainda
servir como princpio e base para a elaborao de um manual para todos os setores e,
ento, para toda a empresa. A existncia de um manual completo, que abranja todos os
setores, facilitar uma viso e anlise mais ampla de todo o processo realizado na
editora, e estender os demais benefcios da existncia de um manual aos demais
setores.
importante lembrar ainda que o fluxo de informaes referentes a cargos e
tarefas tambm passa a ser facilitado atravs da existncia do Manual na Editora.
No que tange Descrio e Anlise do Cargo de Auxiliar de Expedio, foi
permitido definir com maior preciso as atribuies e os requisitos necessrios ao
ocupante do cargo. Isso veio facilitar o entendimento das responsabilidades do seu
ocupante e tambm o processo de seleo da Editora.

18

6. CONCLUSO
O registro documentado dos procedimentos o primeiro passo para se garantir o
cumprimento das tarefas de forma prevista e padronizada, sendo assim de fundamental
importncia para o funcionamento da Editora, e de qualquer empresa. A uniformidade
dos processos torna mais fcil o gerenciamento das rotinas. A padronizao, ento,
passa a ser de grande relevncia, como forma da garantir a estabilidade e regularidade
do processo. Evitar variabilidades nos processos controlar riscos e, por tanto, evitar
erros.
A atribuio de funes e as formas adequadas de exerc-las sero sempre
asseguradas pelo Manual de Procedimentos e pela Descrio e Anlise de Cargo. A
vigncia do manual garante

que as tarefas sero responsabilidades delegadas ao

funcionrio que for considerado o mais apto para as realizarem, e garante a realizao
de maneira desejada e esperada.
Atravs de documentos de procedimentos, possvel ainda, se analisarem os
processos desenvolvidos na empresa e se estabelecer uma viso crtica dos mesmos, o
que permite, ento, se enxergarem falhas e se optar por melhorias. H, dessa forma,
maior possibilidade de reduzir riscos e planejar medidas de correo.
Nesses aspectos, a elaborao do Manual de Procedimentos e a Descrio e
Anlise de Cargos, pode ser considerada imprescindvel a qualquer organizao, quando
se deseja obter maior previsibilidade, uniformidade e controle dos processos. O Manual
deve ser encarado como uma importante ferramenta de planejamento e como fonte de
informao para a tomada de decises que dizem respeito aos recursos humanos e ao
escopo da empresa.

19

7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARAJO, Luz Csar Gonalves de. Organizao e mtodos: integrando
comportamento, estrutura, tecnologia e estratgia. 4 ed. So Paulo: Atlas, 1994.
BARBOSA, E. F. et al. Implantao da qualidade total na educao. Belo Horizonte:
Fundao Christiano Ottoni, 1995.
BOGGIO, Aldo J. Um modelo de documentao da qualidade para a construo civil.
In: FORMOSO, C. T. (ed.) Gesto da qualidade na construo civil: uma
abordagem para empresas de pequeno porte. 2. ed. Porto Alegre, Programa da
Qualidade e Produtividade na Construo Civil no Rio Grande do Sul. 1995. p.127-147.
CRUZ, T. Sistemas, organizao e mtodos: estudo integrado das novas tecnologias
de informao. So Paulo: Atlas, 2002.
COLENCHI, V. M. O & M e qualidade total: uma interpretao perfeita. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 2003.
CURY, Antnio. Organizao e mtodos: perspectiva comportamental &
abordagem contingencial. 5. ed., So Paulo: Atlas, 1990.
FARAH, Marta F. S. Tecnologia, processo de trabalho e construo habitacional.
196 p. Tese (Doutorado em Sociologia). Universidade de So Paulo, So Paulo, SP.
GITLOW, H. S. Planejando a qualidade e a competitividade. Rio de Janeiro:
Qualitymark, 1993.
MAIA, Maria A. M. Metodologia de interveno para padronizao na execuo de
edifcios com participao dos operrios. 101 p. Dissertao (Mestrado em
Engenharia de Produo). Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis, SC,
1994.

20

OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, organizao e mtodos: uma abordagem gerencial.


So Paulo: Atlas, 2002.
ROCHA, Lus Osvaldo Leal da. Organizao e mtodos: uma abordagem prtica. 4.
ed. So Paulo: Atlas, 1985.
SANTANA, Ana M. S. Sistemtica para verificao da qualidade na execuo dos
servios de uma edificao. 180p. Dissertao (Mestrado em Engenharia de Produo).
Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis, SC, 1994.
SIMCSIK, T. OMIS: Organizao, mtodos, informaes e sistemas. So Paulo:
Makron Books, 1992.
SOUZA, Roberto, MEKBEKIAN, Geraldo. Entraves comportamentais e de gesto
na implantao de sistemas de qualidade em empresas construtoras. In: ENTAC 95
- ENCONTRO NACIONAL DE TECNOLOGIA DO AMBIENTE CONSTRUDO,
1995, Rio de Janeiro, RJ. Anais... Rio de Janeiro, RJ: UFRJ, nov. 1995. v. 1, p. 237242.

21

APNDICE 1

DESCRIO E ANLISE DE CARGO:


AUXILIAR DE EXPEDIO

22

DESCRIO E ANLISE DE CARGO


CARGO: Auxiliar de Expedio

SETOR: Expedio

Subordinao:
Diretoria Financeira

ATRIBUIES
1 Expedio de materiais: cartas, impressos, encomendas, sedex, PAC e encomenda domiciliar. Envio de
todo o material de postagem aos Correios no mesmo dia da data de emisso da NF at s 15h;
2 Controle dirio de postagens, lanamentos de valores e cdigo do objeto no programa de postagem da
Ultimato;
3 Expedio de materiais por meio de transportadoras (Salutaris, Pssaro Verde, Jamef e Unida);
4 Preparo de material para eventos e vendas especiais (congressos) em Viosa e em outras cidades;
5 Participao em malas-diretas;
6 Recebimento de materiais, lanamento no estoque, estocagem adequada e manuteno e organizao do
almoxarifado;
7 Fornecimento de informaes semanal sobre o estoque (livros, CDs, revistas Ultimato, livros de outras
editoras, etc);
8 Compra de materiais de escritrio a cada dois meses;
9 Impresso de relatrios de prestao de contas de Mos Dadas/ Interserve e outros servios de postagem
que no seja da Ultimato e entregar para gerncia financeira;
10 Descarte de revistas para expedio no CEM. Fazer mudana do material usado na expedio, e aps a
mesma trazer as revistas que sobraram e o material usado no servio para a sede da Editora Ultimato;
11 Preparo, a cada edio de 1000 revistas, para a coleo, conforme rotina Preparo de revistas para
coleo anual;
12 Estocagem de revistas antigas, conforme rotina Manuteno de estoque de revistas antigas;
13 Controle de estoque de envelopes;
14 Colocao de plsticos nos livros, para que no estraguem e no sujem de poeira;
15 Seleo de 50 exemplares da revista Ultimato cada nova edio, conforme rotina Alimentar estoque
de revistas-relquias;
16 Controle de qualidade do todos os livros novos.

23

DESCRIO E ANLISE DE CARGO


CARGO: Auxiliar de Expedio

SETOR: Expedio

Subordinao:
Diretoria Financeira

ANLISE DE CARGO
Requisitos mentais:

Instruo essencial necessria: Ensino mdio completo;

Conhecimento de informtica (bsico);

Responsabilidades: identificar, organizar, alocar e expedir materiais.

Por tempo: selecionar atividades relevantes com os objetivos, priorizar, alocar o tempo, preparar e
seguir rotinas.

Por documentos: Fazer registros e ajustamentos para alcanar os resultados esperados

Por materiais, mquinas e equipamentos: obter, guardar, alocar e utilizar materiais, mquinas e
equipamentos com eficincia.

Por contato com transportadoras.

Por informaes confidenciais.

Interpessoal: Trabalhar com outras pessoas

Participar como membro de uma equipe: contribuir para o esforo do grupo.

Trabalhar com diversidades: junto com homens e mulheres de diversas procedncias.

Informao: Obter e utilizar informao

Obter e avaliar informao.

Organizar e manter informaes.

Utilizar computadores para processar informao.

Caractersticas gerais:

Seja comprometido com Deus;

Seja ciente do alvo principal do seu trabalho;

Interceda para que o alvo seja alcanado;

Alegre-se com os resultados alcanados;

No confunda as atividades as atividades-meio com as atividades-fim;

Seja paciente nas provaes e mantenha a calma nos momentos de presso;

Tenha flexibilidade para exercer tarefas diferentes das suas;

Tenha boa comunicao, amabilidade e sinceridade com o pblico;

Mantenha-se bem informado;

24

DESCRIO E ANLISE DE CARGO


CARGO: Auxiliar de Expedio

SETOR: Expedio

Subordinao:
Diretoria Financeira

ANLISE DE CARGO
Caractersticas gerais (continuao)

Mantenha postura tica;

Admita opinies divergentes;

Possua sensibilidade social;

Cultive a capacidade de observao e exercite a criatividade;

Cultive a curiosidade;

Exera o senso crtico;

Desenvolva a capacidade de organizao;

Desenvolva a capacidade de improvisao;

Seriedade;

Dinmico;

Dedicado/comprometido;

Caractersticas especficas:

Ateno concentrada para detalhes;

Aptido numrica;

Espontaneidade;

Fluncia verbal;

Memria visual;

Memria auditiva;

Viso de conjunto;

Facilidade de comunicao;

Capacidade de anlise.

Recursos de trabalho: Computador, mquina de calcular, material de escritrio, telefone, balana.

25

APNDICE 2

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
SETOR DE EXPEDIO

26

Data: 29/06/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Expedio de materiais pelos
Correios (cartas, impressos, encomendas,
sedex, PAC, etc)

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio dos Correios.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Receber as notas fiscais do setor de Circulao;

2.

Separar as notas fiscais contendo pedidos:

somente de revistas da edio atual com boleto bancrio;

somente de revistas da edio atual sem boleto bancrio;

livros;

CDs;

apenas notas fiscais com boleto bancrio;

apenas notas fiscais sem boleto bancrio;

as notas que estiverem solicitando o pedido de revistas de edies anteriores, devem ser separadas junto
com os pedidos de livros

3.

Observar na nota fiscal os itens descrio do produto, quantidade e dados adicionais e identificar os
objetos que sero postados;

4.

Separar os produtos solicitados;

5.

Colocar os produtos dentro de um saco plstico, caixas de papelo ou envelope apropriado;

6.

Acessar o programa de Clculo de Frete, quando o valor do frete no for conhecido;

7.

Informar a UF de destino do produto;

8.

Pesar os produtos que sero enviados, acrescentando cerca de 50g referente a embalagem que ser
realizada;

9.

Informar o peso do produto ao programa;

10. Clicar em visualizar (o programa exibir todas as opes de postagem com os custos);
11. Escolher sempre a categoria mais barata, exceto quando for solicitado pelo cliente uma categoria
especfica;
12. Acessar o programa de Controle de Postagem diria;
13. Registrar no programa: a data, contedo (o cdigo do produto ou n da nota fiscal), cdigo da venda, nome
do cliente (quando a postagem for registrada), estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota (caso
exista), valor do frete pago pela editora (valor encontrado anteriormente no clculo do frete);
14. Destacar a etiqueta referente ao cliente;
15. Colar a etiqueta no invlucro ou envelope;

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

27

Data: 29/06/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Expedio de materiais pelos
Correios (cartas, impressos, encomendas,
sedex, PAC, etc)

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio dos Correios.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
16. Colocar a nota fiscal dentro do envelope;
17. Fazer a embalagem e deposita-la na caixa de encomenda, quando necessrio,
18. Aguardar a chegada dos Correios para retirar todo o material;
19. Enviar outros materiais no mesmo dia, aps o recolhimento dos materiais pelos Correios, caso haja
necessidade;
19.1 Ligar para o motoboy;
19.2 Solicitar a coleta;
19.3 Fazer a postagem na agncia dos Correios at as 17:00 horas.

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

28

29

30

Data: 29/06/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Manuteno de estoque de revistas
antigas

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Controlar estoque de revistas antigas


ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Recolher toda a sobra de revistas da edio anterior estocadas no almoxarifado, aps a chegada da edio
atual;

2.

Retirar o plstico de proteo de todas as revistas;

3.

Retirar os encartes de todas as revistas;

4.

Separar as revistas em lotes de 20 unidades;

5.

Embalar os lotes em sacos plsticos;

6.

Colocar selos nos plsticos informando o nmero da edio da revista;

7.

Armazenar as revistas no almoxarifado em local seco e arejado.

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

31

32

Data: 29/06/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Manuteno de estoque de revistas
relquias*

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Controlar o estoque de revistas relquias


ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Separar um lote com 50 exemplares, cada nova edio da revista Ultimato e/ou Mos Dadas;

2.

Embalar em um saco plstico, e lacrar com fita adesiva os exemplares sem retirar nada;

3.

Escrever em uma etiqueta o nmero da edio e o ttulo da revista;

4.

Colar a etiqueta no saco plstico;

5.

Armazenar as revistas no almoxarifado em local seco e arejado.

Somente a diretoria tem autorizao para retirar qualquer revista do estoque de revista relquias.

* Revistas relquias referem-se a um conjunto de revistas que sero guardadas com o objetivo de manter um
registro da histria de Editora Ultimato, tambm podem ser usadas como fonte de pesquisa na elaborao de
livros ou em reportagens para prpria a revista Ultimato.
ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

33

34

Data: 24/07/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Preparao de materiais para
eventos e vendas especiais

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Preparar e enviar todos os produtos solicitados para a realizao do evento ou vendas especiais
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Receber a lista dos materiais solicitados ou a nota fiscal dos materiais;

2.

Separar os produtos solicitados;

3.

Colocar os produtos dentro de caixas de papelo;

4.

Acessar o programa de Clculo de Frete, quando for enviar pelos Correios, Salutaris, Pssaro Verde ou
transportadora Jamef;

4.1 Informar o Estado de destino do produto;


4.2 Informar ao programa o peso do produto que est descrito na nota fiscal;
4.3 Clicar em visualizar, onde sero exibidas todas as opes de postagem com os custos;
5.

Registrar o valor do frete de acordo com a opo de envio que est sendo solicitada na nota fiscal;

6.

Acessar o programa de Controle de Postagem diria;

7.

Registrar no programa a data, contedo (o cdigo do produto ou n das notas fiscais), cdigo da venda,
nome do cliente, estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota (caso exista), valor do frete pago
pela editora (valor encontrado anteriormente no clculo do frete);

8.

Destacar a etiqueta referente ao endereo;

9.

Colar a etiqueta no invlucro;

10. Telefonar para a transportadora solicitando que seja feita a coleta do material (ver tarefa: Expedio de
materiais por transportadora);
11. Telefonar para o motoboy e solicitar a coleta e o despacho do material atravs dos Correios ou
transportadora;
12. Preencher na nota fiscal a quantidade de volumes, e envi-la obrigatoriamente fora da caixa. O boleto
bancrio dever ir dentro da caixa.
Obs: Quando o evento ocorrer em Viosa, no h necessidade do clculo do frete e da escolha da empresa
para despachar o material. No Controle de Postagem Diria digitar Mo Prpria no item transportadora

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

35

36

37

Data: 06/07/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Controle dirio de postagem

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Manter o controle de todas as postagens feitas atravs dos Correios


ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Juntar os recibos de postagens (sedex, encomenda, impresso registrado e carta registrada) emitidos pelos
Correios que vem com o malote no dia seguinte do envio do material;

2.

Localizar os recibos no programa de controle de postagem diria, de acordo com a data dos recibos;

3.

Localizar no programa os nomes contidos no recibo;

4.

Lanar nmero do objeto no nmero do objeto;

5.

Registrar no campo centro de custo o nome da organizao, no caso de recibos de postagem de outra
empresa;

6.

Conferir se o valor total do recibo est de acordo com o valor total indicado no campo frete editora. Caso
estes valores apresentem diferenas:

7.

Acessar o programa clculo de frete;

8.

Informar o estado de destino;

9.

Informar o peso do produto;

10. Clicar em visualizar (o programa mostrar todas as opes de frete);


11. Verificar se o valor cobrado pelos Correios confere com o valor informado pelo programa de controle de
postagem da Ultimato. Caso o erro seja por parte dos Correios, ligar para o mesmo e informar o fato e
negociar a correo do valor;
12. Imprimir um relatrio de postagem ao final do ms;
13. Separar os recibos dos Correios;
14. Grampear os recibos nos relatrios e encaminhar para o setor financeiro;

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

38

39

Data: 06/07/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Controle semanal do estoque limite
de livros e CDs

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Manter o controle do estoque de livros e CDs


ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Realizar toda segunda-feira a contagem de todos os CDs e livros com quantidade menor que 200
exemplares (estoque limite);

2.

Acessar a planilha de estoque limite;

3.

Apagar os campos quantidades na planilha de estoque limite;

4.

Lanar os valores encontrados na contagem no campo quantidade do respectivo livro na planilha;

5.

Imprimir relatrio com os dados atualizados;

6.

Encaminhar para o Coordenador Editorial para preencher o campo situao dos livros;

7.

Preencher na planilha o campo situao dos livros;

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

40

41

Data: 06/07/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Expedio de materiais por
transportadora

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio das tranportadoras.
ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Receber as notas fiscais e os boletos bancrios do setor de Circulao;

2.

Observar na nota fiscal os itens descrio do produto, quantidade e dados adicionais e identificar os
objetos que sero postados;

3.

Separar os produtos solicitados na nota fiscal;

4.

Colocar os produtos dentro de caixas de papelo e lacrar com fita adesiva;

5.

Preencher na nota fiscal a quantidade de volumes, e envi-la obrigatoriamente fora da caixa. Colocar o
boleto bancrio dentro da caixa;

6.

Fazer a embalagem de forma que os produtos fiquem seguros durante o transporte;

7.

Colar a etiqueta referente ao endereo do destinatrio;

8.

Telefonar para a transportadora j definida, solicitando que seja feita a coleta;

9.

Preencher os dados na Ficha de Solicitao de Coleta (Exp. 001/2006)*como: nome da transportadora,


nome do atendente, data da solicitao, nmero da coleta e previso de coleta;

10. Preencher os dados na Ficha de Solicitao de Coleta (Exp. 001/2006)* referente nota fiscal: nome do
cliente, nmero da nota, quantidade, peso;
11. Acessar o programa de Controle de Postagem Diria;
12. Registrar no programa a data, contedo (o cdigo do produto ou n da NF), cdigo da venda, nome do
cliente, estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota, valor do frete pago pela editora;
13. Aguardar a transportadora realizar a coleta;
14. Preencher, no momento da coleta, outros dados na Ficha de Solicitao de Coleta: nome da pessoa que fez
a retirada, data da coleta e placa do veculo;
15. Registrar no programa de Controle de Postagem Diria, no campo Observao a data que o material foi
retirado.

* Um modelo da Ficha de Solicitao de Coleta, cdigo Exp. 001/2006, encontra-se ao final da presente tarefa.
ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

42

SOLICITAO DE COLETA
Transportadora Solicitada:________________________________________________________
Solicitada Por:_________________________________________________________________
Atendente:____________________________________________________________________
Data da Solicitao:______________No. Coleta:___________Previso Coleta:_____________
Coletado por:_____________Data da Coleta: ____________ Placa do Veiculo: ____________
DESCRIO NF:
Nome Cliente/No. NF___________________________________________________________
Cod. NF:______________________________ Qtd. Volume:____________Peso:___________
Entregue Por:__________________________________________________________________

Exp. 001/2006

43

44

45

Data: 31/07/06

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Expedio de materiais por
empresas de nibus

Setor: Expedio

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

Documento n

RESULTADOS ESPERADOS

Enviar produtos solicitados aos destinatrios, no menor prazo possvel por intermdio de empresas de
nibus.
ATIVIDADES PRINCIPAIS

1.

Receber as notas fiscais e os boletos bancrios do setor de Circulao;

2.

Observar na nota fiscal os itens descrio do produto, quantidade e dados adicionais e identificar os objetos
que sero postados;

3.

Separar os produtos solicitados na nota fiscal;

4.

Colocar os produtos dentro de caixas de papelo e lacrar com fita adesiva;

5.

Preencher na nota fiscal a quantidade de volumes, e envi-la obrigatoriamente fora da caixa. Colocar o
boleto bancrio dentro da caixa.

6.

Fazer a embalagem de forma que os produtos fiquem seguros durante o transporte;

7.

Colar a etiqueta referente ao endereo do destinatrio;

8.

Acessar o programa de Controle de Postagem Diria;

9.

Registrar no programa a data, contedo (o cdigo do produto ou n da NF), cdigo da venda, nome do
cliente, estado, peso, categoria, valor do frete indicado na nota, valor do frete pago pela editora;
No caso da empresa Salutaris:

10. Telefonar solicitando a coleta;


11. Aguardar a prpria empresa fazer a retirada do material;
No caso da empresa Pssaro Verde:
12. Ligar para o motoboy;
13. Pedir ao mesmo que entregue o material empresa Pssaro Verde;
No caso da empresa Unida:
14. Telefonar e informar o peso e o valor total da nota fiscal e obter a informao do valor do frete;
15. Solicitar ao Setor Financeiro o cheque no valor do servio;
16. Ligar para o motoboy;
17. Pedir ao mesmo que entregue o material empresa Unida, junto com o cheque referente ao pagamento;

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

46

47

48

Data: 07/07/06

Folha:

PROCEDIMENTO DAS TAREFAS


Tarefa: Preparo de revistas para coleo
anual

Documento n

Responsvel: Auxiliar de Expedio

Edio/Reviso

RESULTADOS ESPERADOS

Disponibilizar 1000 revistas de cada edio para a coleo anual;

Colocar 6000 revistas em condies adequadas de encadernao.


ATIVIDADES PRINCIPAIS
1.

Separar um lote de 1000 revistas de cada edio;

2.

Retirar o plstico de proteo de cada uma das revistas com cuidado para no danific-las;

3.

Retirar todos os encartes existentes no interior das revistas;

4.

Retirar os grampos;

5.

Separar as revistas da mesma edio, em pilhas de 10 unidades e conferir se o nmero de revistas est
absolutamente correto (deve conter exatamente 1000 revistas);

6.

Armazenar no almoxarifado em local seco e seguro, dentro de caixas de papelo, identificando o nmero
da edio.

7.

Aps a armazenagem das 6000 mil revistas (1000 de cada edio), dividi-las em lotes anuais, ou seja,
contendo uma revista de cada edio, totalizando 6 revistas em cada lote;

8.

Realizar o controle dos lotes anuais, fazendo uma vistoria em todos, para verificar se realmente existe
uma, e somente uma, revista de cada edio no lote.

9.

Registrar o resultado da vistoria;

10. Separar lotes anuais, intercalando o sentido das pginas de cada lote (um lote ficar no sentido normal e o
outro ter um giro de 180), de modo que mantenham a ordem dentro das caixas durante o transporte;
11. Armazenar em caixas, lacrar e despachar para a grfica solicitada.

ELABORADO:

VERIFICADO:

APROVADO:

49

50