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INTRODUO

A existncia de propriedades com mais de um proprietrio surgiu por volta da Idade Mdia, em
cidades ao sul da Frana, sendo que em Portugal, nas Ordenaes Filipinas de 1595, que entrou
em vigor em 1603, em seu Livro 1, Captulo LXVIII, 34, j havia meno legal sobre a
possibilidade de diferentes proprietrios em um mesmo prdio.
"Se uma casa for de dois senhorios de maneira que de um deles seja o sto e do outro o
sobrado, no poder aquele, cujo for o sobrado, fazer janela sobre o portal daquele cujo for o
sto, ou loja, nem outro edifcio algum.

No Brasil tambm antiga existncia de prdios em andares com mais de um proprietrio,


todavia, com o xodo rural havido entre as dcadas de 60 e 80, estima-se que cerca de 13
milhes de pessoas migram para as grandes urbes, trazendo inmeras consequncias, entre
elas a rpida expanso da verticalizao das residncias.
Neste cenrio surgiram regramentos e questes infrequentes relacionadas a esse modo de vida
e a relao entre vizinhos, tal como fez surgir necessidade de servios at ento inexistentes
ou dispensveis, aqui inserido as administradoras de condomnio.
indiscutvel que com a evoluo da sociedade (em certos aspectos para melhor e em outros
tantos para pior), estabeleceu-se um novo estilo de vida, aumentando a sofisticao e
complexidade dessas novas moradas, exigindo-se cada vez mais dos condomnios e dos seus
prestadores de servios.
Exatamente neste panorama que as empresas administradoras de condomnios, que outrora
administravam folha de pagamento, contas a pagar e prestavam contas de modo artesanal,
tiveram (ou teriam) que adequar-se s necessidades de seus clientes.
Ocorre que, em virtude da praticamente inexistncia de barreiras para novos entrantes e da
alta atratividade, o mercado conta com inmeras empresas despreparadas e pessoas mal
intencionadas, que seduzindo o cliente pelos baixos honorrios, acabam por causar prejuzos
financeiros e morais ao mercado.
Por isso sentiu-se a necessidade de produo deste trabalho, para alertar quem tenha
interesse em entrar nesse mercado, orientar administradoras de condomnio e esclarecer a
todos que de alguma forma, se envolvem ou utilizam desses servios.

I.

ADMINISTRAO E SUA NATUREZA JURDICA

Administrar gerir negcio prprio ou alheio, pblicos ou particulares, ou seja, exercer funo
de administrador.
Via de regras, na administrao de condomnio h um contrato entre as partes (condomnio e
administradora), seja ele verbal ou escrito, onde se estabelece quais atividades sero
delegadas administradora, portanto, por ser ato bilateral, exclui-se de plano a figura de
gestor de negcios, conforme artigo 861, do Cdigo Civil.
Em termos gerais, a atividade de uma administradora est regulamentada pelo Cdigo Civil,
principalmente pelos artigos 653 e seguintes, uma vez que no Brasil ainda no h lei especfica
para o setor, que exerce suas atividades como mandatria do representante legal do
condomnio.

Embora se tenha notcia que algumas entidades de classe como a AABIC [04] (Associao das
Administradoras de Bens Imveis e Condomnios), a ABADI [05] (Associao Brasileira das
Administradoras de Imveis), bem como o SECOVI [06] (Sindicato das Empresas de Compra,
Venda, Locao e Administrao de Imveis Residenciais e Comerciais de So Paulo) estejam
envidando esforos para a regulamentao ou autor regulamentao do setor, com normas
especficas, requisitos mnimos de funcionamento e regulamentao da atividade, isso ainda
est em fase de "gestao", e ainda um pouco distante de ser uma realidade no setor,
restando aos sndicos e condomnios tomarem cuidados mnimos na contratao de
administradores, como se ver no decorrer dessa obra.
No se quer dizer que o setor obscuro ou carente de qualquer lei que o regule, mas sim que
no h normas cogentes especficas para administradoras de condomnio, da relao desta
com seus clientes e, sobretudo, quais os requisitos mnimos para uma empresa ser
considerada especializada em administrao de condomnios, como veremos a seguir.

I.

OBJETIVO
Vrias so as funes de uma administradora, que se classificam em: a) principal; b)
secundrias e c) eventuais.
A funo precpua ou principal de uma administradora auxiliar o sndico no exerccio das
atividades cotidianas do edifcio, orientando-o sobre os aspectos legais e dando-lhe suporte s
atividades administrativas, tais como: contabilizao de receitas e despesas, elaborao de
folha de pagamento e realizao dos pagamentos, emisso de boletos de pagamento das cotas
condominiais, confeco da pasta de prestao de contas mensal, assessoramento pr e ps
Assembleias gerais etc.
Observe-se, no entanto, que no cabe administradora tomar decises ou providncias, mas
to somente alertar ao representante legal do condomnio para que o faa, cabendo ao sndico
determinar ou no providncias, assumindo eventual risco de no faz-lo.
Obviamente, poder ser contratada para tomada de providncias pela administradora,
entretanto, alm no ser usual, implica numa srie de providncias jurdicas e contratuais para
que se tenha o efeito desejado, como autorizao para assemblear a tomadas dessas
providncias, contrato escrito delimitando a atuao, a outorga de procurao especfica e a
remunerao para tais atos.

As atividades secundrias: so aquelas que embora relacionadas ao cotidiano do


condomnio, so causais, no so previstas e no tm data aprazada para ocorrer. Por exemplo,
emisso de circulares, multas e advertncias, orientao sobre a Conveno do Condomnio,
sobre Regulamento Interno, sobre prazos e forma de realizar Assembleias, entre outras.
J as atividades eventuais se subdividem em: a) eventuais contratadas e; b) eventuais
especiais.

As atividades eventuais: so aquelas espordicas, decorrentes de certos servios (Ex:


realizao de Assembleia Geral pelos funcionrios da administradora), bem como em virtude
de pocas do ano (entrega de RAIS e DIRF, por exemplo).
So atividades que, apesar de no ser a finalidade contratual principal, possui a administradora
condio tcnica, material e tecnolgica para faz-lo.

Assim, temos que atividades eventuais contratadas so aquelas que se enquadram na situao
acima, esto contempladas ou ajustadas no contrato firmado entre a administradora e o
condomnio, podendo ou no incidir custo extra.
Por sua vez, atividades eventuais especiais so aquelas cujo custo no est incluso e muitas
vezes no previstos no contrato, devendo ser tratado parte mediante sua necessidade.

Exemplificamos:

No de responsabilidade de uma administradora cadastrar um

condomnio novo no sistema de economias da Sabesp, possibilitando que o condomnio deixe


de pagar como um nico grande consumidor, passando a ser considerado o nmero de suas
unidades na diviso, mas isso poder ser ajustado.

Em que pese administradora ter know-how para esse tipo de trabalho, no de sua
responsabilidade, j que isso pode ser feito pelo prprio sndico ou por despachante habilitado.
claro que muitas administradoras podem incluir esta atividade em seu contrato, mas deve
ser ter em mente que se trata de trabalho eventual especial, por no ser de sua atribuio
principal.
No bastasse isso, pode ocorrer de serem criadas obrigaes supervenientes ao firmamento do
contrato, sendo que nesse caso tambm nascem atividades especiais, exatamente por no
terem e no poderem ter sido contempladas em contrato, devendo ser objeto de aditivo
contratual e discusso de seu custo.

II.

O SNDICO
O sndico pode ser pessoa, fsica ou jurdica, moradora ou no do condomnio, a quem cabe
representar o condomnio no que respeita aos direitos e deveres deste ltimo.
Singelamente falando, ao sndico cabe arrecadar as cotas de condomnio, realizar os
pagamentos devidos, intermediar conflitos visando o bem da coletividade e a valorizao do
patrimnio comum, sempre prestando contas coletividade.
Os deveres do sndico esto elencados no artigo 1.348 do Cdigo Civil, que diz:

Artigo 1.348 - Compete ao sndico:


I - Convocar a assembleia dos condminos;
II - Representar, ativa e passivamente, o condomnio, praticando, em juzo ou fora dele,
os atos necessrios defesa dos interesses comuns;
III - Dar imediato conhecimento Assembleia da existncia de procedimento judicial ou
administrativo, de interesse do condomnio;
IV - Cumprir e fazer cumprir a conveno, o regimento interno e as determinaes da
Assembleia;
V - Diligenciar a conservao e a guarda das partes comuns e zelar pela prestao dos
servios que interessem aos possuidores;
VI - Elaborar o oramento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII - Cobrar dos condminos as suas contribuies, bem como impor e cobrar as multas
devidas;
VIII - Prestar contas Assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX - Realizar o seguro da edificao... (omissis)

Como posto acima, parece bem simples a funo do sndico, contudo, poucos sabem da
responsabilidade que acompanha tal encargo, j que uma simples tarefa pode ter vrias
vertentes e implicaes, bem como exigir uma grande experincia. Seno vejamos:

Cotas Condominiais
Para se chegar ao valor da cota condominial, o sndico precisa:
a) Saber o que compe o valor de rateio:
O sndico precisa inteirar-se de suas despesas fixas e datas de pagamento, pois disso
depender o valor a ser rateado.
imprescindvel que o representante legal do edifcio conhea quais so as despesas e
receitas do seu condomnio, pois somente com esse conhecimento poder elaborar uma
previso oramentria real e til.
Quando dizemos conhecer as despesas e receitas, isto no quer dizer somente o seu
valor, mas sim a constituio desses, os que so fixos e os que so variveis, pois
somente analisando o histrico do condomnio que se pode chegar concluso do
gasto real do condomnio.
No basta saber que o condomnio gasta 50% ou 60% do valor arrecadado com folha de
pagamento, preciso saber se nesse valor todos os encargos trabalhistas esto sendo
pagos, se a escala de horrios est correta, se as horas extras pagas esto corretas ou
at mesmo qual tem sido a tendncia de aumento quando do dissdio coletivo da
categoria, pois feita essa anlise o valor pago poder variar para mais ou para menos,
refletindo diretamente no valor da cota condominial individual.
Ocorre que, a verificao desses itens abrangem questes fixadas em Lei, em
Convenes Coletivas, e muitas vezes de administrao dos recursos humanos, o que
exige tempo e experincia para seu seguimento.
b) Saber datas e ndices de reajustes:
O sndico precisa inteirar-se sobre o ndice aplicvel e poca de reajuste de cada tipo de
obrigao, prevendo possveis aumentos.
No se pode olvidar das datas de reajuste de contratos como: manuteno de elevadores,
manuteno de bombas, terceirizaes, manutenes de portes, para-raios e interfones, bem
como de qualquer outro contrato que tenha periodicidade de reajuste previsto, pois quando da
elaborao do oramento para o prximo ano, devero ser eles contemplados, caso contrrio
faltar dinheiro para pag-los, obrigando o condomnio a expedir rateio extraordinrio.
Esse controle e acompanhamento so realizados por administradoras de condomnio, que,
comumente, mantm uma agenda de vencimentos de contratos e outras obrigaes do
condomnio, alm de j terem uma enorme prtica para detectarem "engodos" no mercado,
evitando onerar desnecessariamente o condomnio. Exemplo dessas "armadilhas" so as
correspondncias enviadas a condomnios residenciais, com selos e timbres parecidos com

rgos governamentais, SABESP e Prefeitura Municipal, dizendo que obrigatria a anlise de


gua.
c) Saber a forma de rateio:
O sndico deve saber a forma como feito o rateio entre os condminos, j que o valor poder
variar de um apartamento para o outro devido ao fator ideal, ou seja, dever buscar na
Especificao do Condomnio qual a frao ideal correspondente a cada unidade, tal como na
Conveno Condominial o que cada um deve ou no pagar.
No raras vezes, condomnios que possuem lojas em seu andar trreo, excluem essas unidades
no rateio de despesas ordinrias, j que delas no se aproveitam.
Com efeito, tais despesas sero rateadas apenas pelas unidades cuja a Conveno ou
Especificao determinar, o que tambm faz refletir no valor da cota condominial.
Alis, esta questo merece melhor anlise e preocupao por parte de sndicos,
administradores e juristas, pois poder haver implicaes fticas que alteram a nossa
afirmao anterior.
d) Saber o que arrecadar:
O sndico deve atentar se a norma interna prev obrigatoriedade na fixao de fundo de
reserva ou fundo de obras e qual o seu valor, o que tambm poder interferir no valor final da
cota a ser arrecadada, j que, comumente, esse valor um percentual a mais sobre a cota
ordinria.
Bom lembrar que em algumas Convenes Condominiais, a Assembleia poder determinar a
suspenso de arrecadao desses fundos, por isso indispensvel atenta leitura da
Especificao e Conveno do edifcio.
Tambm comum verificar que alguns condomnios evitam reajustar certas contas,
suplementando-a com outras. Por exemplo: manter uma conta ordinria negativa, sendo o
condomnio suprido em suas necessidades cotidianas pelo fundo de obras.
A arrecadao equivocada e a utilizao de forma incorreta podem acarretar prejuzos ao
condomnio e at mesmo a responsabilidade civil do sndico.
Tivemos a oportunidade de conhecer um caso em que o Oficial de Justia penhorou para
garantia trabalhista, todo o valor que o condomnio tinha em sua conta de ordinria,
simplesmente ignorando que a conta de fundo de reserva estava negativa em valor
equivalente ao da ordinria, ou seja, foi penhorado valor que o condomnio no possua,
ficando o sndico como fiel depositrio do valor.
e) Conhecer a Inadimplncia e a Mora:
O sndico precisa conhecer e entender, qual o percentual regular de inadimplncia e qual a
mora do edifcio, que tambm fator variante da cota condominial.
considerada mora o mero atraso no pagamento da cota condominial e quando no se
acumula com outro ms, pois devendo mais que um ms passa a ser inadimplncia.
Tanto a mora como a inadimplncia traz dificuldades ao condomnio, pois embora a
inadimplncia seja mais nefasta s contas do condomnio, trazendo-lhe prejuzo, a mora
tambm fator que faz aumentar o valor da cota condominial, j que o condomnio deve

arrecadar mais que o que seria necessrio para poder ter dinheiro para arcar com suas contas
at que o condmino em mora pague sua cota.
Para melhor entendermos, imaginemos a folha de pagamento de um condomnio no valor de
R$ 5.000,00, que deve ser pago impreterivelmente at o 5 (quinto) dia til do ms. Agora
imagine se dois condminos deixarem de pagar suas cotas, vindo pagar somente no final do
ms. O condomnio no ter dinheiro suficiente para pagar seus funcionrios, estando sujeito
multa e a resciso indireta do contrato de trabalho.
O valor da cota condominial a ser arrecadada depende de uma previso oramentria,
fundamentadamente elaborada, evitando-se que pessoas ou empresas inexperientes ou
despreparadas venham causar futuros prejuzos ao condomnio.
Mas no s, pois aqui tambm entra a cobrana extrajudicial ou judicial dos inadimplentes.
Indiscutvel que a reduo da multa imposta ao condmino inadimplente, ao patamar de 2%,
muito prejudicou os condomnios, assim, para no piorar ainda mais esta situao, necessrio
se faz uma atuante, porm cautelosa cobrana, o que nem sempre possvel ao sndico, que
possui outros afazeres e no quer se indispor pessoalmente com seu vizinho devedor, pois
embora ele, sndico, saiba diferenciar sua funo da vida social, via de regra o devedor no
sabe, razo pela qual esse tipo de atividade melhor exercida por um terceiro.

A Previso oramentria
Uma vez analisadas quais as despesas mensais do edifcio, possvel se fixar uma projeo
anual ou at mesmo mensal, considerando os itens acima mencionados.
A fixao do valor individual da cota condominial comumente fixada utilizando-se a frao
ideal mencionada na Especificao do Condomnio, aonde por operao aritmtica se chega ao
valor devido. Ex: Imvel "A", com 80 m2 de rea til privativa e 100m2 de rea total,
correspondendo-lhe uma frao ideal (F.I.) de 0,8999% - Valor ordinrio (V.O.) a ser rateado R$
20.000,00 Valor da Cota (V.C.) ser sua multiplicao pelo fator ideal.

V.O. R$ 20.000,00 x F.I. 0,8999% = Valor da Cota R$ 179,98


Todavia, existem casos, no raros, que referido documento impreciso na totalizao das
reas, ou muito antigo, no coadunando com posies legais recentes, de modo que se torna
imprescindvel sua interpretao e, muitas vezes, negociao para sua adequao com os
interessados para se chegar a um termo.
Caso tpico da situao acima narrada quanto frao ideal de participao de lojas com
entradas, medidores de luz e gua autnomas, onde se tem decidido nos Tribunais que de se
levar em conta os servios realmente utilizados pelas lojas para efeito de rateio.
Aqui entra o trabalho de interpretao e negociao, pois casos existiro que no bastar a
mera aplicao da aritmtica, sendo necessrio estabelecer o critrio de rateio, quais so os
gastos individuais de cada, bem como os comuns, devendo antever a forma de demonstrar
isso aos demais condminos.

Pagamento das obrigaes condominiais

no pagamento das despesas condominiais que se exige a maior ateno e preparo do


representante do condomnio, pois caso traga algum prejuzo poder ser interpelado
judicialmente a indenizar o prejuzo causado, ainda que ele no tenha sido causado
propositadamente.

Algumas despesas exigem sejam observadas obrigaes legais relativas s retenes


tributrias, fiscais e previdencirias, tal como a reteno de INSS do prestador que labora para
o condomnio, nos casos em que a lei estabelece, uma vez que alm da altssima multa
aplicada, o edifcio torna-se corresponsvel pelo no recolhimento por parte do prestador de
servio.
Tambm existem obrigaes de cunho trabalhista, que vo desde o registro, observncia da
Conveno Coletiva, clculo de horas extras, frias, descontos e recolhimentos previdencirios
ou decorrentes de ordem judicial, at obrigatria informao anual em DIRF e RAIS.
Conclumos ento que, uma pessoa leiga ou uma empresa no especializada pode ser
organizada, ter boa vontade e dominar certo assunto, como contabilidade ou advocacia,
entretanto, a administrao edilcia envolve aspectos que vo alm e so muito mais
especficos, abrangendo de uma s vez especialidades contbeis, legais, fiscais e
administrativas, aplicveis com mincias ao setor imobilirio.
natural que uma advocacia foque muito mais aspectos contratuais e legais, notadamente de
relacionamento e vizinhana. O mesmo ocorrendo com contabilidades que primam pela
impecvel demonstrao de ativo e passivo, inventrio patrimonial e at, s vezes, sobre
algumas questes tributrias.
Por outro lado, uma administradora especializada em condomnios, por ter foco exclusivo
nesse, est sempre atualizada e preparada para todas as questes que o envolvam, pois o
objeto nico de sua existncia a vida condominial.

IV - CONSIDERAES FINAIS
As atividades, acima mencionadas, so apenas algumas das atividades de um sndico e de uma
administradora, pois existem outras atividades como: administrao da vida coletiva;
responsabilidades representativas ao condomnio; responsabilidades de manuteno ao
condomnio; implantao de condomnios novos; suporte e providncias em recebimento de
empreendimentos novos, etc.
Alis, uma administradora especializada em condomnios pode ir alm, auxiliando e orientando
as construtoras em projetos de empreendimentos novos (visando facilitar a vida cotidiana
desses condomnios e baratear os custos de sua manuteno); orientando e intermediando a
relao entre o condomnio e "sndicos profissionais", entre outros.
Com esse breve artigo no pretendemos esgotar o assunto, at porque, como dito, existem
outros encargos inerentes aos sndicos e s administradoras, os quais pretendemos abordar em
artigo posterior.

O que se tenciona aqui demonstrar questes que possam suscitar a curiosidade de todos
aqueles que moram, ou de alguma forma se interessam pela vida condominial, de modo a

evidenciar quais so as efetivas responsabilidades de um sndico, qual o real papel de uma


administradora e a posio desses perante aos moradores.