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Elaborado por:
YASN- COFAE
Revisado y validado
Direccin General Tcnica Oficio N 03-00-029 del 19-02.2015
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PRESENTACIN
Desde el Instituto de Altos Estudios de Control Fiscal y Auditora de Estado Fundacin Gumersindo
Torres COFAE, cuya razn de ser es la formacin de las servidoras, servidores pblicos, ciudadanos
y ciudadanas en materia de control de la gestin pblica para el fortalecimiento del Sistema Nacional
de Control Fiscal, me permito presentar las Orientaciones para la Formacin y Participacin de la
Cuenta de Recursos, de un Ejercicio Econmico Financiero o Perodo Determinado de los rganos
del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal, y sus Entes Descentralizados, que
servir de gua para que las mximas autoridades y sus cuentadantes o responsables, cumplan con lo
previsto en la Resolucin N 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de 2014, emanada de la
Contralora General de la Repblica, y publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, donde se dictaron las Normas para la
Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los rganos del
Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.
Esta contribucin se realiza con el fin de unificar criterios y establecer lineamientos que faciliten la
rendicin de cuentas como principio bsico de la Administracin Pblica Venezolana, para as
garantizar el logro de los objetivos de las instituciones, el buen funcionamiento de la gestin de
Gobierno, y la consolidacin de una nueva cultura de apertura de la informacin, transparencia y
comunicacin entre el Estado y el Poder Popular.
Por ltimo, quiero reafirmar nuestro compromiso de seguir capacitando en reas
especializadas, y en particular con la formacin, participacin, rendicin, examen y calificacin de
las cuentas, para lo cual dispondremos de espacios informativos y de opinin tcnica que procure
mejoras en el mbito del control fiscal, en pro de erradicar el flagelo de la corrupcin.
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIN............................................................................................................................. 3
2. DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA...................................................... 6
1.1. Aspectos Generales..................................................................................................................... 7
1.1.1. De la Cuenta y los Cuentadantes......................................................................................... 7
1.1.2. Del Ejercicio Econmico Financiero................................................................................. 10
1.1.3. De la Participacin al rgano de Control Fiscal............................................................... 10
3. DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA......... 11
1.2. Relacionada con el Sistema de Control Interno........................................................................ 12
1.2.1. Organizativos..................................................................................................................... 12
1.2.2. Planificacin y Gestin...................................................................................................... 13
1.2.3. Contable............................................................................................................................. 14
1.2.4. Administrativo................................................................................................................... 14
1.2.5. Presupuestario.................................................................................................................... 15
1.2.6. Financiero.......................................................................................................................... 17
1.3. Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.............................................................. 18
1.4. Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)...................................................................... 20
1.5. Relacionada con los Bienes Pblicos....................................................................................... 25
1.5.1. Proveeduras y Almacenes................................................................................................ 26
4. DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS.................................... 27
5. DE LAS SANCIONES................................................................................................................... 28
6. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................................................................... 29
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1.- INTRODUCCIN
Las presentes orientaciones tienen como finalidad establecer los lineamientos generales que deben conocer
los Cuentadantes y Responsables de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y
sus Entes Descentralizados, para la organizacin de los soportes y documentos necesarios para la formacin y
participacin de la cuenta de recursos correspondiente a un ejercicio econmico financiero o perodo
determinado, de acuerdo con la normativa aplicable y los principios de rendicin de cuentas, eficiencia,
eficacia, transparencia y oportunidad.
La norma rectora en materia de rendicin de cuentas, se encuentra prevista en el artculo 141 de la Constitucin
de la Repblica Bolivariana de Venezuela, y establece que la Administracin Pblica se fundamenta en los
principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y
responsabilidad.
Con el propsito de desarrollar la disposicin constitucional antes mencionada, as como otras contenidas en el
ordenamiento jurdico venezolano, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, prev en su artculo 51 la obligacin de rendir cuentas a cargo del responsable
de la administracin, manejo y custodia de recursos pblicos de los rganos y entes, mediante los cuales se
ejerce el Poder Pblico a nivel nacional, estadal, distrital y municipal, en la forma, oportunidad y ante el
rgano de control fiscal que determine la Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que
sera publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Para cumplir con este mandato de carcter legal, la Contralora General de la Repblica mediante Resolucin
N 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de 2014, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, dict las Normas para la Formacin,
Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los rganos del Poder Pblico Nacional,
Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, en las cuales asign la competencia para
realizar el examen de las cuentas y otras actuaciones derivadas del mismo, adems de la Contralora
General de la Repblica, a los rganos de Control Fiscal Externos e Internos de los rganos del Poder
Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal, y sus Entes Descentralizados.
En las referidas Normas se prev, en los artculos 12, 13, 14 y 15 la responsabilidad atribuida al cuentadante de
formar y participar la cuenta al rgano de control fiscal correspondiente, para su examen.
Atendiendo la obligacin que tienen las mximas autoridades de los rganos y entes de los Poderes
Pblicos, as como sus Cuentadantes o Responsables, se ha elaborado las presentes orientaciones, para que
sirva como una gua en la preparacin y formacin de la Cuenta, que constituye el conjunto de libros, registros,
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comprobantes, estados financieros y dems documentos que demuestren formal y materialmente los actos de
administracin, manejo o custodia de los recursos (Ingresos, Fondos y Bienes) en un ejercicio econmico
financiero o perodo determinado, segn corresponda, as como la informacin sobre la programacin de metas
y objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin.
Las presentes orientaciones contienen los aspectos bsicos que deben tomar en consideracin para la
formacin y participacin de la Cuenta de Recursos de los ejercicios econmicos financieros a partir del
2014, inclusive, por tanto, sus previsiones no son taxativas ni limitativas y podrn ser adaptadas y formar parte
de las normativas que comprende el Sistema de Control Interno implementado en cada rgano o ente.
La documentacin bsica para la formacin de la cuenta contenida en estas orientaciones es indicada a ttulo de
referencia, ya que puede variar en funcin del rgano o Ente, nivel territorial y el tipo de operaciones sujetas a
rendicin, sin menoscabo que el rgano de control fiscal, pueda requerir documentacin y/o informacin
adicional, con ocasin del examen de la cuenta que le corresponde realizar, conforme a las funciones y
potestades previstas en las normativas que regulan su organizacin y funcionamiento.
Es necesario destacar que, la formacin oportuna y completa de la cuenta por parte de los responsables,
facilitar la participacin y rendicin de la misma ante el rgano de control fiscal correspondiente, y
permitir a este ltimo practicar el examen y calificar la cuenta, conforme al principio de oportunidad
del control.
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rgano
de
control
fiscal
correspondiente,
la
documentacin debidamente organizada que justifique que la administracin, manejo y custodia permitieron el
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en un perodo determinado.
1.1.2.- Del Ejercicio Econmico Financiero
Queda entendido para todos los rganos de la Administracin Pblica Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y
sus Entes Descentralizados, que el ejercicio econmico financiero o perodo determinado comprender
todas las operaciones de recursos (ingresos, fondos y bienes pblicos), realizadas durante el lapso comprendido
entre el 01 de enero al 31 de diciembre de cada ao.
1.1.3.- De la Participacin al rgano de Control Fiscal
A los fines de cumplir con la obligacin de carcter legal de demostrar formal y materialmente el manejo de los
recursos, el cuentadante tiene la responsabilidad de formar la cuenta, debidamente completa, organizada,
enumerada y clasificada, as como de participar por escrito al rgano de control fiscal correspondiente,
que la misma se encuentra formada y lista para su examen, dentro de los noventa (90) das continuos al
cierre del ejercicio econmico financiero o perodo determinado.
Cabe sealar que, al momento de participar por escrito que la cuenta se encuentra formada y lista para su
examen, se debe anexar un listado o relacin de todos los documentos, registros y saldos que la conforman,
incluyendo los aspectos organizativos, de planificacin, gestin, contables, administrativos, presupuestarios y
financieros a los que se refieren las presentes orientaciones.
Efectuada la participacin, el rgano de control fiscal correspondiente, proceder dentro de los sesenta (60)
das hbiles siguientes, a realizar una revisin preliminar de la cuenta para verificar su correcta formacin,
en cuyo caso, emitir constancia de su recepcin, con lo cual se considerar rendida. Cuando se detecten
deficiencias en su formacin, se levantar un acta para dejar constancia de dichas circunstancias y se fijar un
lapso, que no exceder de veinte (20) das hbiles, contados a partir de la fecha de suscripcin de la misma,
para que stas sean subsanadas.
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La documentacin indicada en las presentes orientaciones, constituye solo una gua para la formacin de la
cuenta y debe ser asimilada segn el caso, a los distintos mbitos de competencia funcional, territorial y
particularidades de los rganos y entes sujetos a rendicin de cuentas, as como a la normativa que le
sea aplicable.
En tal sentido, estas orientaciones no son de carcter limitativo, por tanto se considera que los soportes
bsicos indispensables para demostrar formal y materialmente el manejo de los recursos para la formacin y
participacin de la cuenta, son los que se mencionan a continuacin:
1.2.- Relacionada con el Sistema de Control Interno
1.2.1.- Organizativos
Estructura Organizativa, formalmente aprobada por la Mxima Autoridad del rgano o Ente,
rgano de Adscripcin y por el rgano Rector competente en la materia (Ministerio del Poder
Popular de Planificacin o su equivalente en los diferentes niveles territoriales), debidamente
actualizada y publicada.
Filosofa institucional, actualizada y aprobada por la mxima autoridad, donde conste la Misin,
Visin, Valores, Principios y Objetivos.
Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los miembros del cuerpo colegiado
(Junta Directiva, Directorio), Presidente, Ministro, y de las Comisiones de Contrataciones Pblicas del
rgano o Ente.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la mxima autoridad designa al Cuentadante o
Responsable de formar, participar y rendir la cuenta, as como de los Cuentadantes o Responsables
Adicionales segn el caso, dadas las caractersticas del rgano o Ente.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la mxima autoridad delega la facultad de
ordenar compromisos, pagos y manejo de cuentas bancarias o instrumentos financieros, en
funcionarios de alto nivel adscritos a ellos, donde conste el monto lmite y los conceptos de gastos
objeto de delegacin, dadas las caractersticas del rgano o Ente.
Normativa legal aplicable al perodo de la cuenta a formar y sujeta a rendicin, segn el
mbito de competencia que corresponda y vinculada a la misma.
Manuales de Organizacin vigentes para el perodo de la cuenta a formar y sujeta a rendicin.
Instrumentos normativos debidamente aprobado por las mximas autoridades, que sustente
el Sistema de Control Interno del rgano o Ente, tales como: Manuales de Normas y Procedimientos,
Manuales de Procedimientos del Sistema de Modificaciones Presupuestarias y Reprogramacin de la
Ejecucin del Presupuesto, Manuales de Control de Riesgos, Sistemas de Indicadores, Puntos de
Cuenta, Agendas del Directorio, entre otros, vinculados con las reas objetos de la cuenta.
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Estratgico
Operativo
Anual
Institucional
debidamente
suscrito
y aprobado
oficialmente, que corresponda al ejercicio econmico financiero a rendir, con sus modificaciones
o reprogramaciones fsicas y presupuestarias si las hubiere.
Informe de Gestin del rgano o Ente correspondiente al ejercicio econmico financiero a
rendir. (Slo en caso de estar disponible para el momento de la participacin de la cuenta).
Reportes utilizados a travs de indicadores de gestin.
1.2.3.- Contable
Libros principales y auxiliares,
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Actas
de
Entrega,
en
caso
de
cese
de
funciones
por
parte
de
los cuentadantes o
responsables de las diferentes reas que administren, manejen o custodien recursos pblicos.
Informes de auditoras externas practicadas en el rgano o Ente, vinculadas al manejo de recursos
durante el perodo sujeto a rendicin.
1.2.5.- Presupuestario
Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos del rgano o Ente sujeto a
rendicin de cuentas, perteneciente al ejercicio econmico
modificaciones
debidamente aprobadas
por
el
financiero,
nivel
as
correspondiente
como
las
(Crditos
de
crditos
presupuestarios
Distribucin Institucional
equivalente,
detalladas
por
partidas
de
acuerdo
al
Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondiente a los fondos, en los cuales deben
estar registradas todas las transacciones de la cuenta bancaria utilizada para manejarlos.
Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas o instrumentos financieros a
nombre del rgano o Ente para el manejo de los recursos.
Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o Municipal, realizados por la
Unidad Administradora Central de los rganos y Entes, para enterar los remanentes de los fondos
causados y no pagados, dentro de los primeros diez (10) das hbiles del mes de febrero del ao
siguiente al ejercicio econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta. As mismo, de ser
aplicable, constancia de haber remitido a la ONCOP la informacin recabada del SIGECOF o
sistema administrativo, sobre los compromisos asumidos y no causados al 31 de diciembre del
ejercicio culminado, el cual deber indicar la imputacin presupuestaria, beneficiarios, monto y fecha
estimada de causacin. (Solo si aplica para los niveles territoriales y sus entes descentralizados)
Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas Chicas, en caso de existir, con
indicacin del acto administrativo que los creo, los responsables, finalidades, montos, entidad y cuenta
bancaria. Solicitar el Manual o Instructivo de Caja Chica emanado de las mximas autoridades de cada
rgano o ente, debidamente aprobado conforme con las previsiones contenidas en la LOAFSP (Ley
Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico) (Solo si aplica).
Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y Cajas Chicas, realizadas durante el
ejercicio econmico financiero a rendir, as como del cierre al 31-12, con su respectivo reintegro de ser
el caso.
Listado de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de personal, enteradas y pendientes de
enterar, correspondientes a Impuesto sobre la Renta, IVA, Gobiernos Distritales, Estadales o
Municipales, entre otros. (Anexar comprobantes).
1.3.- Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.
En el rea de ingresos, es importante conocer el mbito del rgano o ente a los fines de precisar las
competencias y los diferentes conceptos que se manejan, para lo cual podrn asimilar los aspectos que se
mencionan a continuacin:
Listado detallado de los recursos (Transferencias, Crditos Adicionales, Aportes, Situado, Donaciones,
entre otros) recibidos por el rgano o ente durante el ejercicio econmico financiero o perodo
determinado sujeto a rendicin, donde se indique: el tipo, institucin emisora, fecha, monto, objeto,
entidad y cuenta bancaria. En el caso de los Servicios Desconcentrados, se elaborar el listado de los
ingresos provenientes de su gestin, as como la utilizacin de los mismos con sus comprobantes
respectivos, si aplicara.
Reporte Administrativo o relacin detallada, cronolgica y clasificada por tipo y ramo de ingresos o
rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos y recaudados), que correspondan al ejercicio
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econmico
financiero, donde consten todos los datos referidos a los nombres y nmeros de
econmico
financiero
que
al
administrativo equivalente en los rganos y Entes, distintos al Nivel Central del Poder Nacional.
rdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos emitidos durante el ejercicio econmico
financiero, sujeto a la formacin de la cuenta, con su correspondiente imputacin presupuestaria y
debidamente aprobados por los responsables autorizados, archivados en orden correlativo,
cronolgico y con sus soportes justificativos.
rdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados con cargo a Fondos en
Avances, Fondos en Anticipo y Cajas Chicas.
Listado de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio econmico financiero sujeto a
la formacin de la cuenta. Esta informacin debe ser presentada en observancia con los
Lineamientos para el Cierre del Ejercicio Econmico Financiero del ao que corresponda, dictados
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Precios
excepcionalmente
Contrataciones
Directas,
otras,
aprobadas por la Mxima Autoridad. Dichos expedientes debern estar numerados, foliados y contener
los documentos requeridos en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento, entre los cuales se
detallan los siguientes:
Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.
Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de Inicio de la modalidad al cual
Condiciones)
Ofertas y condiciones recibidas.
Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria de desierta.
Garantas recibidas para el mantenimiento de la Oferta.
Documento de Adjudicacin.
Notificacin al beneficiario de la adjudicacin y otros oferentes si fuere el caso.
Documentos para formalizar el contrato.
Contrato generado para la adjudicacin, rdenes de servicio u compra segn corresponda.
Cronograma de desembolso de la contratacin
Orden de Pago u otra modalidad utilizada segn el mbito de competencia del
rgano o ente, para cancelar las obligaciones contradas (cheque, transferencia, y otros).
Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.
Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado.
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responsables
patrimoniales, con respecto a los inmuebles, muebles, semovientes y almacenes o proveeduras, as como a
su conservacin mantenimiento, uso y resguardo. En este sentido, los responsables debern garantizar los
soportes que conforman la cuenta integral, entre los cuales se sealan los siguientes:
Designacin del funcionario o funcionaria que acte como Responsable Patrimonial de Bienes,
debidamente aprobado por las mximas autoridades y publicado en Gaceta Oficial o su equivalente.
Creacin y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de Bienes Pblicos.
Inventario Inicial de bienes pblicos al ejercicio econmico financiero o perodo determinado al
que corresponda la cuenta, (Muebles, Inmuebles, Semovientes), donde se indique el grado de
operatividad.
Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes pblicos.
Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.
Relacin detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracin.
Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
Relacin detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes. adquiridos, recibidos y
sus condiciones.
Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
Resumen de Donaciones de bienes pblicos y sus justificativos.
Estudios tcnicos (Avalos) elaborados con ocasin de la adquisicin de bienes durante el
ejercicio econmico financiero o perodo determinado a que corresponda la cuenta.
Inventario Final de bienes pblicos al cierre del ejercicio econmico financiero o perodo
determinado al que corresponda la cuenta. (31-12 de cada ao)
Plizas de Seguro de bienes, vigente durante el perodo sujeto a rendicin.
1.5.1.- Proveeduras y Almacenes
Para los efectos de la formacin de la cuenta es necesario presentar toda la documentacin que corresponda al
manejo y custodia de los Almacenes, Proveeduras, Depsitos, Farmacias, entre otros; donde se encuentren
bienes muebles o materiales de consumo, para lo cual se deber suministrar los soportes siguientes:
Inventario al inicio del ejercicio econmico financiero a rendir.
Entradas Mensuales al Almacn o Depsito. (Traspasos, compras, produccin, donaciones,
permuta)
Reintegros o devoluciones Mensuales.
Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveeduras, con sus justificativos.
Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y donaciones.
Movimientos Mensuales de las Desincorporaciones. (Deterioro, mermas, inservibilidad)
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