SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIN DE RECURSOS
FSICOS

MANUAL PARA
CONTRATISTAS Y
PROVEEDORES

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CODIGO
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1. INTRODUCCIN
Este documento busca ser una herramienta eficaz para que los Contratista y
subcontratistas que por necesidad especfica de la Universidad tenga que
realizar cualquier tipo de actividad, la realice dentro de la Poltica del Sistema
de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo que se ha establecido.
POLTICA EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS
La Universidad Santo Toms seccional Bucaramanga, entidad educativa de
orden superior orientada en lo dictado por la legislacin Colombiana en materia
de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, se compromete con la proteccin
integral de sus trabajadores y de todas las personas que realizan trabajos en
las instalaciones de las mismas o que hacen uso de ellas; estableciendo para
ello un Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo (SGQHSE).
Para dar cumplimiento a la presente poltica se compromete a poner a
disposicin y a asegurar los recursos necesarios para dar cumplimiento a los
objetivos y programas establecidos para tal fin; as mismo se compromete a
promover la formacin continua de los trabajadores, generar espacios y
canales de comunicacin para con el cliente interno como el externo,
promoviendo en todos los campos la participacin activa de todos los miembros
de la Universidad.
Dentro del marco de la mejora continua y la revisin constante, esta Poltica
cubrir a toda la institucin y estar disponible para todas las personas que
hacen parte de la comunidad universitaria, entes de control y partes
interesadas, quienes sern informados acerca de ella y continuamente
exhortados a recordarla a fin de que sean conscientes de su vital importancia,
de los deberes y obligaciones que ella les exige y que el SG- QHSE busca
poner a su alcance.

1. OBJETIVOS
ELABOR:
Nombre: J. ALONSO CELY I.
Cargo: COORD. QHSE
Fecha: 01/05/2013

REVIS:
Nombre: ALEXANDRA SANTANDER
Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO
HUMANO.
Fecha: 01/05/2013

APROB:
Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO
ALFARO
Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013

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1.1.

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OBJETIVO GENERAL

Establecer los requerimientos en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo para

contratistas, subcontratistas y proveedores de la Universidad Santo Toms.
1.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS

a. Dar cumplimiento a la Poltica del SG-QHSE de la Universidad Santo

Toms.
b. Establecer las normas generales de Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo.
c. Establecer los requerimientos de Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo para contratistas, subcontratistas y proveedores.
d. Proporcionar a la Universidad los instrumentos de evaluacin y
seguimiento de los requerimientos de Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo para contratistas, subcontratistas y proveedores.
2. ALCANCE
Este manual brinda los lineamientos bsicos en materia de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo que sern tenidos en cuenta en conjunto con los otros
que sean establecidos dentro del manual de contratacin para la Seleccin de
Contratistas, subcontratistas y proveedores as como la suscripcin y ejecucin
de contratos con personas naturales y personas jurdicas que presenten
propuestas y/o presten servicios de cualquier tipo a la Universidad Santo
Toms.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 DEL CONTRATISTA, SUBCONTRATISTA Y PROVEEDOR PERSONA
NATURAL
a. Procurar el cuidado integral de la salud.
b. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestin
en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo de la Universidad y

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participar en las actividades programadas, ya sea por la Universidad o

su Administradora de Riesgos Laborales.
c. Acatar las instrucciones e indicaciones que en materia relacionada con
el presente manual o el SG QHSE sean dadas por la Coordinacin de
Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo o quien sta
delegue a fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad
pertinente.
d. Cumplir con los requisitos que le apliquen segn la normatividad tcnica
y/o legal aplicables, de la misma manera todos los contemplados en el
presente documento, para esto puede apoyarse en las listas de chequeo
para la verificacin de requerimientos anexas.
e. Las personas, entidades o empresas sujetas al presente manual,
debern establecer segn su sistema listas de chequeo capaces de
verificar condiciones o procedimientos relacionados con tareas de alto
riesgo que cumplan con los parmetros establecidos por la norma
OHSAS 18001 segn su ltima versin.
f. En caso de que el interventor o supervisor del contrato constate
situaciones anormales relacionadas con Salud, Seguridad e Higiene en
el trabajo, notificar a la Coordinacin del SG QHSE. El Contratista,
subcontratista o proveedor debe comprometerse mediante acta a
solucionar lo pertinente en el plazo que se le establezca, el cual para
entrega o reposicin de elementos de proteccin individual y dotacin de
seguridad debe ser inmediato; cuando el acto o la condicin atente
contra la vida y seguridad de los trabajadores o de la infraestructura, el
supervisor o interventor tendr y estar facultado para detener de
manera inmediata tales actos o trabajos, lo mismo que la intervencin de
las condiciones.
3.2. DEL CONTRATISTA, SUBCONTRATISTA Y PROVEEDOR PERSONA
JURDICA (Ley 1562/2012; Decreto 723/2013)

a. Procurar el cuidado integral de la salud de sus trabajadores lo mismo

que la de todas las personas relacionadas con su actividad econmica o
servicio prestado.
b. Garantizar condiciones seguras para sus trabajadores y subcontratistas.
c. Exigir al personal u otras personas a cargo el cumplimiento de los
requisitos que le apliquen segn la normatividad tcnica y/o legal
aplicables, de la misma manera todos los contemplados en el presente

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documento, para esto puede apoyarse en las listas de chequeo para la

verificacin de requerimientos anexas.
d. Debe velar porque todas las personas y trabajadores relacionados con l
o bajo sus rdenes cumplan con las normas legales vigentes y todos los
parmetros, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestin en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo de la Universidad y participen
en las actividades programadas, ya sea por la Universidad o su
Administradora de Riesgos Laborales.
e. Acatar y cumplir las instrucciones e indicaciones que en materia
relacionada con el presente manual o el SG QHSE sean dadas por la
Coordinacin de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo o
quien sta delegue a fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad
pertinente y de las exigencias especficas que en dicha materia hayan
sido dispuestas contractualmente.
f. Acatar las modificaciones y/o exigencias de seguridad e higiene
industrial dadas por el Representante del SG QHSE, el interventor o
supervisor a los procedimientos o las actividades que adelante. Cuando
existan condiciones inseguras para el contratista, sus trabajadores,
subcontratistas o para la comunidad universitaria, se proceder a la
parada inmediata sin que ello se constituya en una justificacin para el
incumplimiento del plazo pactado de manera contractual.
g. En caso de que el interventor o supervisor del contrato constate
situaciones anormales relacionadas con Salud, Seguridad e Higiene en
el trabajo, notificar a la Coordinacin del SG QHSE. El Contratista,
subcontratista o proveedor debe comprometerse mediante acta a
solucionar lo pertinente en el plazo que se establezca, el cual para
entrega o reposicin de elementos de proteccin individual y dotacin de
seguridad debe ser inmediato; cuando el acto o la condicin atente
contra la vida y seguridad de los trabajadores o de la infraestructura, el
supervisor o interventor tendr y estar facultado para detener de
manera inmediata tales actos o trabajos, lo mismo que la intervencin de
las condiciones.

h. El contratista o proveedor deber garantizar que todos los trabajadores o

personas a ellos relacionadas cuentan con los elementos de proteccin
individual, han sido capacitados en su buen uso y son adecuados para
la ejecucin de la actividad contratada, para lo cual asumir su costo.
i. Informar al supervisor del contrato y a la Coordinacin del SG- QHSE la
ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales, ocurridas con causa u ocasin del contrato o dentro de las

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instalaciones de la Universidad. Observndose para ello los tiempos de

reporte establecidos por la ley sin que esto afecte, altere o modifique las
obligaciones que en materia de reporte de accidente de trabajo le
corresponde al contratista o proveedor de acuerdo a la normatividad
vigente.
j. Participar en las actividades de Prevencin y Promocin organizadas por
la Coordinacin del SG- QHSE de la Universidad o la Administradora de
Riesgos Laborales.
k. Cumplir los lineamientos, normas, reglamentos e instrucciones del
Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, lo
mismo que la normatividad vigente aplicable a la tarea o servicio
prestado.
l. Informar oportunamente a la Coordinacin del SG- QHSE, al supervisor
o interventor toda novedad relacionada con la Salud, Seguridad e
Higiene en el trabajo derivada del contrato.
m. Las personas, entidades o empresas sujetas al presente manual,
debern establecer segn su sistema listas de chequeo capaces de
verificar condiciones o procedimientos relacionados con tareas de alto
riesgo que cumplan con los parmetros establecidos por la norma
OHSAS 18001 segn su ltima versin.
n. En caso de que el interventor o supervisor del contrato constate
situaciones anormales relacionadas con Salud, Seguridad e Higiene en
el trabajo, notificar a la Coordinacin del SG QHSE. El Contratista,
subcontratista o proveedor debe comprometerse mediante acta a
solucionar lo pertinente en el plazo que se le establezca, el cual para
entrega o reposicin de elementos de proteccin individual y dotacin de
seguridad debe ser inmediato; cuando el acto o la condicin atente
contra la vida y seguridad de los trabajadores o de la infraestructura, el
supervisor o interventor tendr y estar facultado para detener de
manera inmediata tales actos o trabajos, lo mismo que la intervencin de
las condiciones.
3.3.

DEL INTERVENTOR
UNIVERSIDAD

SUPERVISOR

ASIGNADO

POR

LA

a. Informar a la coordinacin del SG-QHSE la programacin de obra o

trabajos a realizar, sea cual sea la modalidad de contratacin que la
universidad haya establecido, a fin de que tal instancia verifique la
documentacin pertinente, asegure la adecuada solicitud de permisos e

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indique los procedimientos o lineamientos que en materia de su

competencia deban aplicarse.
b. Realizar inspecciones tcnicas en materia de salud, seguridad e higiene
en el trabajo con el fin de verificar el cumplimiento de los requerimientos
establecidos, haciendo uso de las listas de chequeo contratistas y
proveedores (F-SO-OH-026) anexas en el presente documento.
c. Comunicar al contratista de manera oportuna, dejando las respectivas
evidencias, los hallazgos identificados por la Coordinacin del SG QHSE o el supervisor con el fin de determinar posibles soluciones y
establecer el plazo para su intervencin. Sin que lo anterior comprometa
la facultad de la coordinacin del SG-QHSE para intervenir directamente
cuando as lo amerite.
d. Deben garantizar que los contratistas entreguen todos los documentos
relacionados con salud, seguridad e higiene en el trabajo, requeridos
para la realizacin de actividades dentro de las instalaciones de la
Universidad y remitirlos a la coordinacin del SG-QHSE o a su delegado,
previamente al inicio de la ejecucin del contrato.
e. Garantizar que en la revisin de los documentos, se encuentre surtidos
todos los requisitos previstos en la lista de chequeo para contratistas y
proveedores (F-SO-OH-026).
3.4. DE LA COORDINACIN SG-QHSE.
a. Teniendo en cuenta que la Coordinacin del SG QHSE ejecuta las
funciones que en materia de Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
corresponden al Representante legal de la Universidad, deber ordenar
la suspensin inmediata de actos, condiciones o procedimientos
inseguros que a su juicio y bajo los parmetros tcnicos no cumplan con
los estndares aplicables.
b. Realizar visitas de inspeccin con el fin de verificar el cumplimiento de
los requerimientos establecidos sujetos al cumplimiento del contratista,
interventor o supervisor del contrato. Brindando apoyo tcnico a
cualquiera de las partes en los campos que le son de su competencia.
c. Los hallazgos que generen no conformidad de acuerdo a la normatividad
en Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo y al presente manual,
tendrn que ser reportados al Representante de la Alta Direccin, al
Director de Gestin Jurdica de la Universidad y al supervisor o
interventor del contrato segn la graduacin de la no conformidad.

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d. Asegurar la gestin documental relacionada con Salud, Seguridad e

Higiene en el trabajo correspondiente a contratistas, subcontratistas y
proveedores de acuerdo al Procedimiento para el control de documentos
y registros del SG QHSE.
4. PRECISIONES
4.1. MARCO DE REFERENCIA LEGAL Y TCNICO
4.1.1. MARCO LEGAL:

Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Salud Ocupacional en Colombia.

Resolucin 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de
Seguridad".
Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organizacin y
administracin de la Salud Ocupacional.
Resolucin 2013 de 1986, que establece la creacin y funcionamiento
de los Comits de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las
empresas.
Resolucin 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los
Programas de Salud Ocupacional en las empresas.
Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliacin de los funcionarios a
una entidad Aseguradora en Riesgos Laborales (ARL).
Decreto1346 de 1994, por el cual se reglamenta la integracin, la
financiacin y el funcionamiento de las Juntas de Calificacin de
Invalidez.
Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliacin y las
cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales.
Decreto 2566 de 2009, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades
Profesionales.
Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del
Consejo Nacional de Riesgos Profesionales.
Decreto 0948 de 1995 Ministerio del medio Ambiente Prevencin y
control de la contaminacin atmosfrica y proteccin de la calidad del
aire.
Decreto 0357 de 1997 Ministerio del medio Ambiente Por el cual se
regula el manejo, transporte y disposicin final de escombros y
materiales de construccin.
Decreto 2800 de 2003 Ministerio de Proteccin Social. Afiliacin a
riesgos profesionales de contratistas y trabajadores independientes.
Resolucin 0627 2006 Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial por la cual se establece la norma nacional de emisin de ruido
y ruido ambiental.

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Resolucin 1401 2007 Ministerio de Proteccin Social. Por la cual se

reglamenta la investigacin de incidentes y accidentes de trabajo.
Ley 1562 de 2012 Ministerio de salud y Proteccin Social. Por la cual se
modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud ocupacional.
Decreto 723 2013 Ministerio de Proteccin Social. Por el cual se
reglamenta la afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales de las
personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de
servicios con entidades o instituciones pblicas o privadas y de los
trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo

4.1.2. MARCO TCNICO

GTC 34 Gua de la estructura bsica del programa de Salud

Ocupacional, Suministra los lineamientos para estructurar y desarrollar
un programa de salud ocupacional para las empresas establecidas en
Colombia. Contiene definiciones y requisitos.

GTC 45 Gua para el diagnstico de condiciones de trabajo o panorama

de factores de riesgo, identificacin y valoracin. Contiene definiciones,
requisitos, escalas para la valoracin de riesgos que generan
enfermedades profesionales.

NTC 1461 Higiene y Seguridad. Colores y seales de seguridad.

Establece definiciones, colores de seguridad, colores de contraste,
diseo de smbolos grficos y clasificacin de seales.

NTC 2095 Higiene y Seguridad. Cdigo de prctica para el uso de redes

de seguridad en trabajos de construccin. Establece guas para el uso
de redes de seguridad, las cuales tienen por objeto dar proteccin contra
lesiones en el caso de que las personas caigan cuando estn trabajando
en labores de construccin, demolicin, mantenimiento y de proteger a
las personas de objetos que caigan.

NTC 2771 Higiene y Seguridad. Mallas para seguridad industrial. Esta

norma especfica los requisitos para mallas de seguridad industrial,
construidas con fibras sintticas o naturales y diseadas para atrapar
personal y escombros que caigan mientras se trabajan en edificios altos,
en estructuras o en construcciones navales.

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4.2. REQUERIMIENTOS EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL

TRABAJO PERSONAS JURDICAS
4.2.1 REQUERIMIENTOS GENERALES
4.2.1.1. ADMINISTRATIVAS
a) Todos los contratistas, subcontratistas
junto con los documentos exigidos en
trminos de referencia, todos los
establecidos en la lista de chequeo
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.

o proveedores deben entregar

la invitacin a cotizar o en los
documentos y requerimientos
LISTA DE CHEQUEO PARA

b) Antes de iniciar las actividades en las instalaciones de la Universidad el

contratista debe presentar listado de nombres y nmeros de cdula de
sus trabajadores y subcontratistas. Cada vez que se presenten cambios
debe notificarlos al interventor o supervisor del contrato o de la orden
contractual.
c) Dar cabal cumplimiento a la Circular Rectorial relacionada con el
presente requisito.
d) El contratista ser el responsable de la afiliacin y pago de la seguridad
social de sus trabajadores tal y como lo exige la ley; en aquellos casos
donde la normatividad vigente exige de parte del contratante un accionar
diferente la coordinacin del SG-QHSE solicitar la documentacin que
la aseguradora considere necesarios.
e) Todas las personas que posean una relacin laboral o contractual con la
empresa contratista deben portar el carn de afiliacin a EPS, ARL,
Cdula de Ciudadana y Carn de Identificacin de la empresa
contratista a la que pertenece.
4.2.1.2 EQUIPO DE PROTECCIN INDIVIDUAL (EPI)
a) El contratista, subcontratista o proveedor debe garantizar y evidenciar
que entrega EPIS al personal segn los riesgos a que estar expuesto
de acuerdo a la actividad a desempear, as mismo, debe capacitar al
personal en el uso adecuado de stos. Dichos elementos deben cumplir
con las normas tcnicas y legales que sean aplicables al equipo de
proteccin individual.

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b) El contratista, subcontratista o proveedor est obligado a inspeccionar

y mantener el inventario suficiente de EPIS para remplazarlos en caso
de deterioro o prdida.
4.2.1.3 ACCIDENTES DE TRABAJO
a) Cada vez que se presente un accidente de trabajo el contratista,
subcontratista o proveedor est obligado a garantizar la atencin
inmediata y el traslado del accidentado.
b) El contratista, subcontratista o proveedor realizar y mantendr
actualizadas las estadsticas de accidentes que se produzcan en el
desarrollo de actividades en la Universidad. Dichas estadsticas
contemplarn como mnimo:

Nmero de accidentes ocurridos en el mes, con o sin

incapacidad.
Das de incapacidad por accidente causados en el mes.
Tipo de accidente (cadas, golpes, etc.,).
Causas de los accidentes.
Medidas correctivas y preventivas.

c) En caso de que durante el mes no se presenten accidentes de trabajo, el

contratista deber certificarlo por medio de documento escrito, el cual
ser suscrito por el representante legal.
d) El contratista, subcontratista o proveedor deber realizar la investigacin
del accidente y generar acciones para atacar las causas bsicas y evitar
que el evento se repita. Deber mantener en archivo el registro del
resultado de la investigacin y del plan de accin. Contar con el apoyo
de la Coordinacin del SG-QHSE en aquellos componentes donde
corresponda la intervencin del contratante.
4.2.1.4 EMERGENCIAS
A continuacin se indicaran los elementos generales a tener en cuenta
relacionados con los componentes de emergencias:
a) En ningn caso obstruir equipos para atencin de emergencias como
extintores, gabinetes contra incendio, hidrantes, entre otros.
b) Si durante la ejecucin de actividades en la Universidad se presenta una
emergencia, el personal contratista, subcontratista o proveedor deber
acatar la sealizacin de la Universidad y las orientaciones dadas por la

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coordinacin SG-QHSE responsable de la

emergencia.

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actuacin en caso de

4.2.1.5 CAPACITACIN
El contratista, subcontratista o proveedor est obligado a garantizar la
formacin de sus trabajadores de acuerdo a la gestin del riesgo realizada y de
acuerdo a los perfiles requeridos para el desempeo de las actividades, tareas
o trabajos contratados.
4.2.2. REQUERIMIENTOS ESPECFICOS PARA OBRAS CIVILES, ASEO Y
CAFETERA.
4.2.2.1 OBRAS CIVILES
Adems, de los requisitos previstos en el numeral 4.1 los contratistas Personas
Jurdicas o naturales que realicen obras civiles o de mantenimiento, deben
cumplir con los siguientes requerimientos, sin que cuente para ello la clase de
riesgo a la cual pertenece la actividad que se realizar:
4.2.2.1.1 Responsabilidades
a) Componente ambiental.
Antes de iniciar las actividades, el Contratista debe presentar un plan de
mitigacin que indique las acciones que se llevarn a cabo para proteger la
seguridad y la salud de sus trabajadores, subcontratistas, otros Contratistas, el
personal de la Universidad, los estudiantes, visitantes y el medio ambiente, en
el acta de inicio debe quedar la entrega del plan, el cual incluir como mnimo:

Control de emisin de material particulado durante la ejecucin de las

obras. Este control debe incluir todas las medidas para que no se
entorpezcan los procesos de la Universidad ni se afecte a las personas
que trabajan o estudian en la misma.

Acciones necesarias para el control de lquidos, gases y/o vapores

generados por el almacenamiento, transporte y uso de productos
qumicos.

Acciones para controlar ruidos que intervengan con la actividad normal

de la Universidad. Los controles incluirn la realizacin de la actividad en

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horas y das no hbiles, mtodos alternativos para realizar las

actividades y/o barreras fsicas.
b) Componente de Seguridad Industrial.

Demarcacin y control de reas donde se desarrolle la actividad, para

evitar el ingreso de personas y que brinde una separacin segura contra
la cada de materiales, esquirlas, etc. De acuerdo al reglamento tcnico
de proteccin contra cada de personas y objetos vigente.

El contratista debe cumplir con las normas legales aplicables al manejo

de escombros, y disposicin de residuos slidos y lquidos que genere la
ejecucin del contrato, (Decreto 0357/97 - Resolucin 0541/94) lo que
incluye la gestin interna y externa lo mismo que el destino final de los
mismos.

El lugar en el que se encuentren los escombros debe encontrarse

debidamente sealizado, demarcado y delimitado; en ningn caso los
escombros deben permanecer en zonas verdes o reas de circulacin,
con el fin de evitar accidentes o incidentes.

El interventor o supervisor del contrato en conjunto con el contratista y

de acuerdo a los lineamientos establecidos por el SG QHSE
determinarn el lugar, la cantidad mxima de escombros a almacenar en
la Universidad y la frecuencia de retiro de los mismos, informacin que
debe quedar registrada en un acta debidamente firmada por cada una
de las partes y/o en el libro de novedades de la obra.

Al terminar la obra, el contratista debe garantizar que todos los espacios

utilizados dentro de la Universidad para el almacenamiento de
escombros quedan libres de ellos. Es responsabilidad del contratista la
disposicin final de los escombros fuera de la Universidad en
escombreras autorizadas, para lo cual debe entregar al interventor o
supervisor una certificacin de la escombrera donde dej los escombros.

No se realizarn labores de limpieza de vehculos dentro del campus

Universitario; el rea de Vigilancia o quien haga sus veces en cada sede
informar al Departamento de Planta Fsica, al supervisor o interventor
del contrato o quien haga sus veces, si se llegara a presentar esta
situacin.

c) Componente de Seguridad social

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El trabajador dependiente que simultneamente suscriba uno o ms

contratos de prestacin de servicios civiles, comerciales o
administrativos, entre otros, en calidad de contratista, debe seleccionar
la misma Administradora de Riesgos Laborales en la que se encuentre
afiliado como trabajador dependiente1.

La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se inicia el da

calendario siguiente al de la afiliacin; para tal efecto, dicha afiliacin al
Sistema debe surtirse como mnimo un da antes del inicio de la
ejecucin de la labor contratada. La finalizacin de la cobertura para
cada contrato corresponde a la fecha de terminacin del mismo 2.

El Contratista deber presentar copia del formulario electrnico de pagos

a ARL, EPS y AFP. En cuanto a la ARL deber hacerlo de acuerdo al
nivel de riesgo de la tarea realizada, en concordancia con la
normatividad que en dicha materia sea aplicable.

El contratista debe informar a la Coordinacin del SG -QHSE, al

supervisor o interventor del contrato cualquier novedad que en materia
de afiliacin da seguridad social se manifieste y pueda afectar el
desarrollo del objeto contractual.

El Contratista al afiliar a las personas a su cargo, en materia de riesgos

laborales deber hacerlo segn el nivel de riesgo propio de la actividad
ejecutada por el contratista.

Al contratista le corresponde pagar de manera anticipada, el valor de la

cotizacin al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliacin
sea por riesgo I, II o III, conforme la clasificacin de actividades
econmicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo
modifique, adicione o sustituya. El contratante debe pagar el valor de la
cotizacin de manera anticipada, cuando la afiliacin del contratista sea
por riesgo IV o V (Decreto 723/2013)
4.2.2.1.1 TAREAS DE ALTO RIESGO
1

Decreto 0723 de 2013. Por el cual se reglamenta la afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales
de las personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios con entidades o
instituciones pblicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto
riesgo y se dictan otras disposiciones

dem

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a. Anlisis de Tareas
Es responsabilidad del Contratista, establecer un panorama de riesgo de
sus tareas que debe incluir como mnimo:

Listado de Tareas.
Anlisis de Riesgos
Anlisis de Peligros
Personal expuesto.
Medidas de control requeridas (En el medio, en la fuente, en la persona)

b. Formacin especfica

Trabajo en alturas: Certificado mdico de aptitud ocupacional para

alturas y Certificado de curso para trabajo en alturas nivel avanzado.
Trabajo en espacios confinados: Certificado mdico de aptitud
ocupacional para trabajo en espacios confinados.
Trabajo con energas peligrosas: certificado de formacin en electricidad
o electrnica segn aplique.
Trabajos en caliente: certificado de formacin segn el equipo,
herramienta o trabajo en especfico a realizar.

4.2.2.2 CAFETERAS Y RESTAURANTES

Adems, de los requisitos previstos en el numeral 4.1 los contratistas o
Personas que presten el servicio de cafetera o restaurante deben cumplir con
los siguientes requerimientos (sin importar la clase de riesgo a la cual
pertenece la actividad que se realizar):
a. Antes de abrir la cafetera o restaurante al pblico, el contratista debe
tramitar el registro sanitario ante las autoridades competentes, el cual
debe ser presentado al interventor o supervisor antes de iniciar el
funcionamiento de la cafetera.
b. Cumplir con las normas para almacenamiento, conservacin y
manipulacin de alimentos de acuerdo con la reglamentacin vigente.
c. Ubicar, revisar y mantener en las reas extintores en nmero y cantidad
de acuerdo con la carga combustible y botiqun para primeros auxilios.
d. Tramitar el Carn de Manipulacin de Alimentos de cada uno de las
personas que lo requieran para la realizacin de sus actividades. Este

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debe ser expedido por una entidad acreditada por la Secretara de Salud
departamental o municipal o quien haga sus veces.
e. Cumplir con las normas legales y tcnicas colombianas aplicables al
manejo de Residuos slidos que genere la ejecucin del contrato.
(Decreto 0357/97 Resolucin 0541/94). Para ello debe aplicar y tener
escritos el o los procedimientos para:

Almacenamiento de desechos para evitar contaminacin de

alimentos, reas comunes y medio ambiente.
Retiro de residuos orgnicos y de postconsumo.
Frecuencia de retiro de residuos orgnicos y de postconsumo.
Tratamiento y/o Disposicin de residuos orgnicos y de
postconsumo.
Permisos para la recoleccin de residuos orgnicos y de
postconsumo.

f. El lugar en el que se almacenen los desechos debe encontrarse

debidamente sealizado, demarcado y delimitado, en perfecto estado de
limpieza y orden y apartado de la zona de almacenamiento de alimentos.
Dichos procesos de higienizacin y limpieza son y quedan cargo del
responsable de la prestacin de dicho servicio. En general la ubicacin
del rea de almacenaje temporal debe ser de tal forma que evite la
contaminacin cruzada y cumpla con la normatividad ambiental vigente.
4.2.2.2.7 VACUNACIN
Entregar a la coordinacin del SG - QHSE copia de los carn de vacunacin de
todos sus trabajadores y/o subcontratistas que incluyan vacunas contra
Ttanos y Hepatitis B.
4.2.2.3 ASEO Y RECOLECCIN DE RESIDUOS ESPECIALES
Adems, de los requisitos previstos en el numeral 4.1, los contratistas o
proveedores que presten el servicio de aseo y recoleccin de residuos
especiales deben cumplir los siguientes requerimientos adicionalmente a los
exigidos en el PGIRH:
a. Tener copia del carn de vacunacin de todos sus trabajadores o
subcontratistas que incluyan vacunas contra Ttanos y Hepatitis B.
b. Debe mantener copia de los listados de asistencia a capacitaciones en
normas bsicas de bioseguridad.

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c. Superar la auditora ambiental de segunda parte y aplicar las

oportunidades de mejora que les sean indicadas.
d. El contratista, subcontratista o proveedor debe garantizar y evidenciar
que entrega EPIS al personal segn los riesgos a que estar expuesto
de acuerdo a la actividad a desempear, asi mismo, debe capacitar al
personal en el uso adecuado de stos. Dichos elementos deben cumplir
con las normas tcnicas segn aplique para el equipo de proteccin
individual. (Ley 9 de 1979).
e. El contratista, subcontratista o proveedor est obligado a inspeccionar y
mantener el inventario suficiente de EPIS para remplazarlos en caso de
deterioro o prdida.
4.3. REQUERIMIENTOS ESPECFICOS DE SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE
EN EL TRABAJO PARA CONTRATISTAS PERSONAS JURDICAS O
NATURALES QUE REALIZAN ACTIVIDADES DE CLASE DE RIESGO III, IV
Y V.
Adems de cumplir los requisitos establecidos para personas naturales y
jurdicas, los contratistas o proveedores que realicen actividades de clase de
riesgo III, IV y V (Decreto 1607 de 2002, Ley 1562 de 2012) y sin importar el
tiempo de la relacin contractual, deben cumplir con los siguientes
requerimientos:
a. El contratista persona natural debe entregar un documento que
contenga:

Nombre y cdula del contratista

Nombre, telfono fijo y celular de la persona contacto en caso de
emergencia
Informacin de su EPS y ARL con los correspondientes nmeros
telefnicos

b. El contratista o proveedor debe entregar los procedimientos de

emergencia y otros incluidos en la Lista de chequeo para contratista y
proveedores (F-SO-OH-026). En cada uno se debe especificar la cadena
de atencin y el sistema de comunicacin previsto para cada situacin.
Estos procedimientos deben incluir un diagrama de flujo que suministre
la informacin de manera gil, como mnimo deben contar con los
siguientes procedimientos:

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Lesionados: Procedimientos para la atencin, transporte y traslado de

los lesionados.

Incendios: Procedimientos que aplicarn para controlar conatos de

incendios ocasionados por l o por otras personas en las reas de
trabajo.

Cada o accidente en trabajo en alturas: Procedimientos que se

aplicarn para la atencin de personas que sufran accidentes
relacionados con trabajo en alturas. Debe tenerse en cuenta los
mnimos establecidos por el Reglamento tcnico para proteccin
contra cadas de personas y objetos vigente a la fecha de su
elaboracin.

c. El contratista o proveedor debe suministrar los datos de identificacin y

telfonos de contacto de la persona encargada del programa de Salud
Ocupacional o de su Sistema de gestin en seguridad y salud en el
trabajo (nombre, documento de identificacin, profesin) y copia de
Resolucin de prestacin de Servicios de Salud Ocupacional.
(Resolucin 7515/90), lo anterior en caso de aplicar.
d. El contratista que tenga subcontratistas que sean empleados para
desarrollar la labor contractual debe entregar copia de la planilla de
pagos de EPS, AFP Y ARL.
e. Para los efectos de afiliacin y pago de seguridad social deber el
contratista y subcontratista dar cumplimiento a la Circular Rectorial
emitida para tal fin.
f. El contratista o proveedor debe presentar la identificacin de peligros
generados por cada una de las actividades a realizar y las medidas que
se tendrn para controlar y /o minimizar el impacto que esos riesgos
generen para sus trabajadores, subcontratistas, el personal de la
Universidad, los dems contratistas y los visitantes de la misma.
g. Todos los contratistas, sus trabajadores y subcontratistas deben conocer
todas las instrucciones y estar capacitados en la actividad que van a
realizar y en el cuidado y uso de los equipos de seguridad utilizados.
h. El contratista debe entregar una lista de los Elementos de Proteccin
Individual (EPI) que l, sus trabajadores o subcontratistas utilizarn
durante la ejecucin del contrato u orden contractual de acuerdo con las
actividades a desarrollar y los factores de riesgo a los que se
encontrarn expuestos. Estos elementos deben cumplir con las normas

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tcnicas aplicables lo mismo que contar con certificacin que sustente

dicha conformidad.
i. El contratista debe mantener actualizadas las fichas tcnicas, las actas
de entrega y reposicin de Elementos de Proteccin Individual (EPI), de
acuerdo con las actividades a desempear en la Universidad, estas
deben estar firmadas por sus trabajadores y/o subcontratistas que
requieran del EPI.
j. El contratista debe solicitar el permiso de trabajo correspondiente para
que sus trabajadores y/o subcontratistas realicen actividades con alto
potencial de riesgo, lo mismo que garantizar la realizacin del auto
reportes de condiciones de salud, el anlisis de trabajo seguro y las
listas de chequeo aplicables. De acuerdo a la versin vigente de tales
documentos del SG -QHSE.
k. El contratista deber suministrar y exigir el equipo de proteccin
necesario, de acuerdo con la identificacin de peligros, para el ingreso
de visitantes a las reas.
l. El contratista o proveedor debe mantener actualizados los documentos
solicitados en los diferentes numerales.
5. GLOSARIO
a. ACCIDENTE DE TRABAJO o AT: Es el suceso repentino que sobreviene
por causa o con ocasin del trabajo, y que produce en el trabajador una
lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte; as
como aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del
empleador, an fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de
los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte se suministre por el empleador. (Art. 9, capitulo II,
decreto 1295/94). Los factores que causan accidentes de trabajo son
tcnicos, psicosociales y humanos. Algunos tipos de accidentes son: los
golpes, cadas, resbalones, choques, etc.
b. ACTIVIDAD ECONMICA - CLASIFICACIN: Se entiende por
clasificacin de empresas el acto por medio del cual el empleador clasifica
a la empresa de acuerdo con la actividad econmica principal dentro de la
clase de riesgo que corresponda y aceptada por la entidad administradora
en el trmino que determine el reglamento.
c. ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO, para pensiones especiales: Segn el
decreto 1281 de 1994, se consideran actividades de alto riesgo para la

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salud de los trabajadores trabajos de minera subterrnea, de exposicin

a radiaciones ionizantes, trabajos que impliquen exposicin a altas
temperaturas por encima de los valores permisibles y/o manejo de
sustancias comprobadamente cancergenas.
d. ACTIVIDADES DE GRUPO DE TRABAJO, relacionadas con salud
ocupacional: Son aquellas acciones cuya promocin sirve para dar
sugerencias de seguridad, entrenar en el uso seguro de los elementos de
proteccin personal y cumplimiento de las normas y reglas, e inculcar el
reporte de accidentes.
e. ACTOS INSEGUROS O SUBESTANDARES: Son las acciones u
omisiones cometidas por las personas que, al violar normas o
procedimientos previamente establecidos, posibilitan que se produzcan
accidentes de trabajo.
f. ADMINISTRACIN: Es el proceso mediante el cual se distribuyen y
asignan correctamente los recursos de la empresa, con el fin de alcanzar
una mayor eficiencia en el logro de los objetivos.
g. ADMINISTRADORAS
DE
RIESGOS
LABORALES
(ARL),
RESPONSABILIDADES: son las entidades encargadas de organizar la
afiliacin, el recaudo de las cotizaciones, el pago de las prestaciones
econmicas, la venta de los servicios adicionales de salud ocupacional y
la prestacin del servicio mdico efectivo a travs de las entidades
promotoras de salud. En relacin con los accidentes de trabajo estn
obligadas a vigilar y controlar la aplicacin de las normas, garantizar la
prestacin de los servicios de salud y reconocer las prestaciones
econmicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de riesgos
profesionales est obligada a realizar actividades de prevencin de
accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, en las empresas
afiliadas. Para este efecto deber contar con una organizacin idnea
estable, propia o contratada.
h. ALERTA: Es el estado anterior a la ocurrencia de una emergencia,
declarado con el fin de tomar precauciones especficas debido a la
probable y cercana ocurrencia de un evento destructivo.
i. AMBIENTE: Es el lugar fsico y biolgico donde viven el hombre y los
dems organismos.
j. AMBIENTE DE TRABAJO: Es el conjunto de condiciones que rodean a la
persona que trabaja y que directa o indirectamente influyen en la salud y
vida del trabajador.

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k. AMBIENTE DEL PROCESO LABORAL: Genera efectos como las cargas

laborales.
l. AMBIENTE SOCIAL: Se concreta en ambientes particulares como del
trabajo, trabajador y el proceso laboral como tal.
m. ASEGURAMIENTO, TCNICAS DE RESCATE: Es aquella que protege
de los riesgos al Grupo operativo.
n. BOTIQUN: Es el recurso bsico para las personas que prestan primeros
auxilios. Debe contener antispticos, material de curacin, vendajes,
tijeras, linternas y si se necesita, una camilla.
o. BRIGADA DE EMERGENCIA: Debern estar conformadas por personas
que aseguren el soporte logstico del plan de emergencias, por lo tanto
deben conocer las instalaciones, rutas y alarmas. Estas personas sern
entrenadas en extincin de incendios, rescates y salvamentos. Para lograr
los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes
elementos: Creatividad, productividad, resolucin de problemas, trabajo
en equipo y recursos. Los principios de accin de la brigada de
emergencias son: unidad, racionalizacin y oportunidad, comando,
seguridad y equilibrio.
p. BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS: Es el equipo que, como parte activa
de las brigadas de emergencia, prestar los primeros auxilios a todo el
personal en todos los turnos de trabajo. Para tal fin, la empresa debe
garantizar su organizacin, instruccin y mantenimiento del equipo.
q. CARGAS DE TRABAJO: Las cargas de trabajo se dividen en: carga fsica
y carga mental o psicosocial. La carga fsica se refiere a los factores de la
labor que imponen al trabajador un esfuerzo fsico; generalmente se da en
trminos de postura corporal, fuerza y movimiento e implica el uso de los
componentes del sistema osteomuscular.
r. CAUSAS DE LOS ACCIDENTES DE TRABAJO: Las principales causas
de los accidentes son: el agente en s, la condicin insegura, el tipo de
accidente y el factor personal de inseguridad. Siempre hay factores
multicausales en la ocurrencia de los accidentes de trabajo. Para su
definicin verdadera el investigador debe ser objetivo, analtico e
imparcial. Al determinar correctamente las causas de un accidente se
pueden implementar programas de capacitacin. El anlisis de las causas
de los accidentes de trabajo sirve como informacin estadstica y tcnica.
s. CONDICIONES DE TRABAJO: Son el conjunto de variables subjetivas y
objetivas que definen la realizacin de una labor concreta y el entorno en

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que esta se realiza e incluye el anlisis de aspectos relacionados como la

organizacin, el ambiente, la tarea, los instrumentos y materiales que
pueden determinar o condicionar la situacin de salud de las personas.
t. CONDICIN INSEGURA: Es toda situacin peligrosa que posibilita que
ocurra un accidente.
u. CONSECUENCIA: Es la valoracin de daos posibles debidos a un
accidente determinado o a una enfermedad profesional. La consecuencia
puede ser limitada por los daos a las personas, la propiedad y los
costos.
v. DEMARCACIN Y SEALIZACIN: La Demarcacin de las reas de
trabajo, circulacin de materiales, conduccin de fluidos, almacenamiento
y vas de evacuacin, debe hacerse de acuerdo con las normas
contempladas en la legislacin vigente. Por ello, la demarcacin de reas
de trabajo, de almacenamientos y de circulacin debe hacerse teniendo
en cuenta los flujos de produccin y desplazamiento de materiales con
lneas amarillas de 10 cms de ancho.
w. DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO: Se obtiene a travs
de la elaboracin y anlisis del Panorama de factores de riesgo y la
participacin directa de los trabajadores a travs de instrumentos como el
Auto-reporte, encuestas, entre otros.
x. ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL, CASCOS: Son protectores
rgidos para la cabeza usados para evitar lesiones por impacto y peligros
elctricos.
y. ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL, PROTECCIN AUDITIVA:
Se puede clasificar en elementos de uso intrauricular y extrauricular.
z. ELEMENTOS
DE
PROTECCIN
PERSONAL,
PROTECCIN
RESPIRATORIA: Pueden ser para polvos, neblinas, humos, gases y
vapores.
aa. ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL, PROTECCIN VISUAL Y
FACIAL: Se usan para dar proteccin al trabajador contra cuerpos
extraos en los ojos, quemaduras y lesiones de impacto. Deben tener
caractersticas tales como: que sean livianos, no irritantes, fciles de lavar
y desinfectar.
ab. ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL: Estos deben ser
suministrados teniendo en cuenta los requerimientos especficos de los
puestos de trabajo, homologacin segn las normas de control de calidad

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y el confort. Adems, es necesario capacitar en su manejo, cuidado y

mantenimiento, as como realizar el seguimiento de su utilizacin. Estos
elementos de proteccin deben ser escogidos de acuerdo con las
referencias especficas y su calidad. No importa si es ms costoso uno
que otro, lo importante es el nivel de prevencin al que llegue. Sin
embargo, esta es la ltima alternativa de control. Principales EPP: 1.
Proteccin para la cabeza, facial y visual. 2. Respiratoria, auditiva, en
alturas, pies, manos y todo el cuerpo.
ac. ENFERMEDAD PROFESIONAL - EP: Se considera Enfermedad
Profesional todo estado patolgico permanente o temporal que
sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo
que desempea el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a
trabajar, y que haya sido determinada como enfermedad profesional por el
gobierno nacional. (Art 11, capitulo II, decreto 1295, ley 100).
ad. ERGONOMA: Orienta al anlisis de la actividad hacia un
encadenamiento de acciones consecuentes y lgicas acordes con las
capacidades y necesidades del trabajador y de la empresa. Su propsito
fundamental es procurar que el diseo del puesto de trabajo, la
organizacin de la tarea, la disposicin de los elementos de trabajo y la
capacitacin del trabajador estn de acuerdo con este concepto de
bienestar, que supone un bien intrnseco para el trabajador y que adems
proporciona beneficios econmicos para la empresa.
ae. ESTILOS DE TRABAJO SALUDABLES: Son las condiciones, hbitos y
costumbres que hacen que la actividad que desarrolla la persona (trabajo,
ocupacin, oficio) se realice en un lugar adecuado. Son condiciones y
medidas de seguridad propias de su ambiente laboral para lograr un
mayor desarrollo y bienestar.
af. EXPOSICIN: Es la concentracin a la cual el trabajador est sometido
en un momento dado. Para que sea significativa es generalmente
promediada y referida sobre una unidad de tiempo (un turno de 8 horas
generalmente). Se mide como remota, ocasional, frecuente o continua.
ag. FACTOR DE RIESGO: Es toda condicin generada en la realizacin de
una actividad que puede afectar la salud de las personas.
ah. HIGIENE INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades destinadas
a la identificacin, evaluacin y control de los agentes y factores del
ambiente que puedan afectar la salud de las personas en el desarrollo de
una actividad.

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ai. IDENTIFICACIN DE PELIGROS: Proceso para obtener informacin

sobre los peligros en los sitios en donde se realizar la actividad. Permite
la localizacin y evaluacin de los mismos, as como el conocimiento de la
exposicin a que estn sometidos los contratistas y subcontratistas.
aj. INCIDENTE: Suceso acaecido en el curso de una actividad o en relacin
con esta, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo
personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daos
a la propiedad y/o prdida en los procesos.
ak. INTERVENTOR/SUPERVISOR: Es la persona natural o jurdica que por
sus competencias y experiencia es designada por la Universidad para que
la represente, ejerciendo el seguimiento, control tcnico, administrativo
jurdico y financiero del objeto de un acuerdo de voluntades.
al. PELIGRO: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos
de lesin o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o
una combinacin de estos. (NTC-OHSAS 18001)
am. PREVENCIN DE RIESGOS: Son las acciones tendientes a disminuir
las posibilidades de ocurrencia de un riesgo a partir de la preservacin de
la salud de las personas. (Ajustado Decreto 1295 de 1994)
an. RESIDUO O DESECHO: Es cualquier objeto, material, sustancia,
elemento o producto que se encuentra en estado slido o semislido, o es
un lquido o gas contenido en recipientes o depsitos, cuyo generador
descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo
nuevamente en la actividad que lo gener o porque la legislacin o la
normatividad vigente as lo estipula. (Decreto 4741 de 2005)
ao. RIESGO: Combinacin de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que
ocurra un evento peligroso. (NTC-OHSAS 18001)
ap. RIESGO POTENCIAL: Riesgo de carcter latente susceptible de causar
dao a la salud cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de
control. (Decreto 614/84)
aq. SALUD OCUPACIONAL: Actividad multidisciplinaria dirigida a promover y
proteger la salud de las personas, mediante la prevencin y control de
enfermedades y accidentes y la eliminacin de los factores y condiciones
que ponen en peligro la salud y la seguridad de estos.
ar. SEGURIDAD INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades
destinadas a la identificacin y control de las causas de los accidentes en
los lugares donde se desarrolle la actividad dentro de la Universidad.
(Decreto 614/84).

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6. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE MODIFICACIN
02/12/2013

VERSIN MODIFICADA
01

CAMBIOS REALIZADOS
Original