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INTRODUCCIN......................................................................................................................................2
1.DOCUMENTOSADMINISTRATIVOSYEXPEDIENTES............................................................................4
1.1.Documentosadministrativos......................................................................................................................4
1.2.Expedientesadministrativos.......................................................................................................................4
1.3.Valoresdeldocumento...............................................................................................................................6
2.CICLODELADOCUMENTACIN..........................................................................................................6
2.1.Documentacinactiva................................................................................................................................7
2.2.Documentacinsemiactiva.........................................................................................................................7
2.3.Documentacininactiva.............................................................................................................................7
3.CLASIFICACIN...................................................................................................................................8
3.1.Procesodeclasificacin..............................................................................................................................8
3.2.Cuadrodeclasificacin...............................................................................................................................9
3.3.Clasificacindelacorrespondencia..........................................................................................................18
4.ORDENACIN...................................................................................................................................19
4.1.Codificacindelosdocumentos...............................................................................................................19
4.2.Ordenacindelosdocumentos................................................................................................................21
4.3.Sealizacindelosexpedientes...............................................................................................................22
4.4.Localizacindelascarpetas......................................................................................................................24
5.CONSULTAYPRSTAMO...................................................................................................................24
5.1.Mododecumplimentarelimpresodeconsultayprstamodedocumentos..........................................25
6.DESARCHIVADODELOSDOCUMENTOS............................................................................................28
6.1.Desarchivadodelascarpetas...................................................................................................................28
7.TRANSFERENCIADELADOCUMENTACIN.......................................................................................29
7.1.Comunicacindelatransferencia............................................................................................................29
7.2.Preparacinfsicadelatransferencia.......................................................................................................29
7.3.Mododecumplimentarlarelacindeentrega........................................................................................30
8.SELECCINYELIMINACIN...............................................................................................................33
8.1.Mododecumplimentarlaautorizacinparalaeliminacindedocumentos..........................................33
9.LOSDOCUMENTOSELECTRNICOS..................................................................................................36
9.1.Introduccin..............................................................................................................................................36
9.2.Clasificacindedocumentoselectrnicos................................................................................................36
10.GLOSARIODETERMINOLOGAARCHIVSTICA.................................................................................37
INTRODUCCIN
La definicin excluye:
-
ARCHIVOS DE GESTIN
ARCHIVO
Documentos producidos
DOCUMENTOS ACTIVOS
Documentos
recibidos
DOCUMENTOS
SEMIACTIVOS
GENERAL
3. CLASIFICACIN
La organizacin de los documentos desde el momento en que son creados o
recibidos, tiene como objeto la localizacin rpida y efectiva de la informacin
buscada, as como garantizar la conservacin de los documentos.
La organizacin incluye dos funciones especficas: la clasificacin y la
ordenacin. Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo
por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir
establecer una secuencia cronolgica, alfabtica o numrica dentro de cada
grupo y situarlo fsicamente en el espacio.
3.2.1. Estructura
3.2.1.1. Niveles de clasificacin
El primer nivel corresponde a las categoras. En la UAL coexisten dos
categoras de documentos: los documentos de gestin de actividades
administrativas, comunes a cualquier organismo, y los documentos de gestin
de actividades especficas, que corresponden a las funciones precisas que tiene
encomendadas la Universidad, la investigacin, el estudio y la docencia.
DOCUMENTOS DE GESTIN DE
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
DOCUMENTOS DE
GESTIN DE
ACTIVIDADES
ESPECFICAS
Clase (2)
Subclase (3)
Divisin 4
Divisin 5
Divisin 5
Divisin 6
Divisin 5
Divisin 5
Divisin 6
Divisin 6
Divisin 6
Divisin 5
Divisin 4
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Por debajo de este nivel, an hay otras divisiones que hacen referencia a
documentos concretos. Aqu se clasifica el documento en cuestin:
o
3.2.3. Subdivisiones
Con el fin de definir ms el contenido de algunos expedientes, su pueden aadir
a los cdigos de clasificacin unos auxiliares descriptivos: las subdivisiones.
Estas subdivisiones son: uniformes, especficas y nominales.
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Subclase:
Divisin 4:
M111 INSTALACIONES Y EQUIPAMIENTOS
Subdivisin uniforme: U09 CONVENIOS
M111U09
CONVENIOS
INSTALACIONES Y EQUIPAMIENTOS
ACTIVIDADES DEPORTIVAS
Nota:
Cada convenio tiene su nmero y su ttulo. Estos elementos se incluirn en la
descripcin del expediente, segn las necesidades de cada usuario. (Vase el
captulo Ordenacin)
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Subclase:
Divisin 4:
EXTERNAS
CURSOS Y SEMINARIOS
OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES
Subclase:
Divisin 4:
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U+N
E+N
Subclase:
INFORMES Y ESTUDIOS
EDIFICIO DE LA CALLE GERONA, N 35
COMPRA DE BIENES INMUEBLES
TTULOS
Entrada del Cuadro de clasificacin
Primer nivel superior
Segundo nivel superior
Subdiv. Uniforme
Entrada del Cuadro de clasificacin
Primer nivel superior
Subdiv. Especfica
Entrada del Cuadro de clasificacin
Primer nivel superior
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Subdiv. Nominal
Entrada del Cuadro de clasificacin
Primer nivel superior
Subdiv. Uniforme
Subdiv. Nominal
Entrada del Cuadro de clasificacin
Subdiv. Especfica
Subdiv. Nominal
Entrada del Cuadro de clasificacin
Ttulo de la subdivisin.
Ttulo de la entrada del Cuadro de clasificacin que le corresponda.
Titulo del primer nivel superior.
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ESTADSTICAS
SERVICIOS A LOS USUARIOS
GESTIN DEL FONDO BIBLIOGRFICO
ESTADSTICAS
TTULO PROPIO SUPERIOR EN ENFERMERA
MATRICULACIN
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Las notas interiores, tanto emitidas, como recibidas, que hacen referencia a
un tema o asunto concreto, se clasificarn en la divisin del cuadro que le
corresponda a dicho tema.
Instruccin:
Hay que insistir en que una carta o una nota interior no tienen entidad por
s mismas, de ah que nunca se hayan de clasificar por entradas y salidas.
Se han de considerar siempre dentro de un contexto concreto: un tema o
un expediente, a los que corresponden un ttulo y un cdigo especficos
del Cuadro de clasificacin.
4. ORDENACIN
La ordenacin es el conjunto de operaciones que permiten tener los
documentos codificados, organizados fsicamente y sealizados. Este sistema
tiene como objetivo la uniformidad de la colocacin y de la recuperacin de los
documentos archivados en las carpetas situadas en las unidades de instalacin
apropiadas.
4.1. Codificacin de los documentos
Los documentos generados o recibidos por cualquier unidad administrativa de
la Universidad, se codifican desde el momento de su creacin o de su
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recepcin.
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Ref. A111
Asunto: Internas / Comisiones
en
de
su
de
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Instruccin:
Los expedientes han de mantener una homogeneidad de contenido y de
forma. Por eso, es importante formar expedientes debidamente
clasificados, ordenados y archivados, respetando su unidad desde su
creacin en los archivos de oficina hasta su transferencia al Archivo
General.
Todas las carpetas de archivo, han de estar identificadas con los mismos
elementos y en el orden y en la posicin indicada.
Las carpetas de archivo tienen los espacios apropiados para inscribir los
siguientes elementos identificativos:
Por ejemplo:
D116E12
Adicionalmente, los expedientes pueden tener un cdigo y un ttulo propios, a parte del ya mencionado
del Cuadro de clasificacin, que se indicar en esta posicin.
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Concursos de provisin
Formas de provisin
Cdigo de clasificacin
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5. CONSULTA Y PRSTAMO
La documentacin depositada en el Archivo General, se podr solicitar en
consulta o prstamo con fines de tramitacin o de informacin administrativa
desde el momento en que haya sido transferida por parte del archivo de
gestin.
La consulta y prstamo de la documentacin generada o tramitada por
unidades distintas a la que lo solicita, ha de contar con la previa autorizacin del
responsable de la unidad productora.
Cuando un documento o un expediente depositado en el Archivo General,
vuelva a formar parte de un procedimiento abierto o reiniciado, se considerar,
a todos los efectos, que dicha documentacin se ha reactivado, volviendo a
encontrarse en su fase activa y remitindose, por tanto, a la unidad
administrativa correspondiente.
Durante el perodo de consulta o prstamo, la custodia y conservacin de la
documentacin
prestada
recae
en
el
solicitante,
exigindosele
responsabilidades en caso de prdida, deterioro o modificacin de un
documento o de un expediente.
La accesibilidad a la documentacin se regular por medio de la legislacin
vigente, tanto estatal como autonmica, en materia de acceso a los documentos
pblicos y por la normativa especfica que, al efecto, pueda establecer la UAL.
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Firmas:
-
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7. TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACIN
La transferencia es el traspaso fsico y legal de la custodia de la documentacin
de las diferentes unidades administrativas, servicios y centros al Archivo
General.
La transferencia permite racionalizar y aprovechar mejor el espacio de las
oficinas, garantizar el tratamiento archivstico de la documentacin y su
recuperacin, as como su conservacin en las condiciones apropiadas.
Con el fin de normalizar esta operacin, se han de seguir unos criterios
uniformes, que se basan en los pasos que, a continuacin, se detallan.
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Nm.: Nmero correlativo dado por el archivo de gestin a cada una de las
cajas u otras unidades de instalacin, que componen esa transferencia.
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8. SELECCIN Y ELIMINACIN
En la fase final de la evolucin de los documentos, se decide conservarlos o
eliminarlos, en virtud de su valor administrativo, legal, fiscal o histrico. La
seleccin de los documentos se realiza de acuerdo con los criterios tcnicos
aprobados por la Universidad y con la legislacin y normativa vigente en la
Administracin Pblica sobre seleccin y eliminacin.
A fin de controlar el mecanismo de eliminacin de documentos en la UAL, se
han establecido las instrucciones adecuadas para cumplir la mencionada
normativa.
De acuerdo con estos procedimientos, slo se podrn eliminar las copias o los
duplicados de los documentos originales, siempre que stos estn localizados y
en buen estado de conservacin.
Respecto a la destruccin de documentos originales, slo se eliminarn
aquellos que oficialmente hayan sido autorizados por la Universidad y por la
Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos de la Junta de
Andaluca.
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Accin que se solicita: marcar una de las dos opciones: Eliminacin (los
documentos transferidos se pueden destruir totalmente) o Muestreo
(eleccin de una cierta proporcin de documentos significativos, que sern
conservados como representacin del conjunto del que han sido extrados).
Observaciones
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Ciclo de vida de los documentos: Son las diferentes etapas por las que
atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminacin
conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservacin
permanente.
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Expurgo: V. Eliminacin
utiliza
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salida de dicha unidad documental, y que ser retirado y destruido una vez
se reintegre la documentacin.
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