CONTABILIDAD BSICA

FRANCISCO A. PRECIADO REA.

OBJETIVOS

Al finalizar el taller, el participante identificar la

importancia de la contabilidad dentro su negocio.

Familiarizar a los participantes en los principios bsicos

de una contabilidad simple y sencilla.

Conocer herramientas para registrar y organizar la

informacin, necesaria para la toma de decisiones.

1. INTRODUCCION
La CONTABILIDAD se puede
definir como el sistema que
permite registrar e interpretar
las operaciones econmicas de
un negocio
Es la tcnica integrada por METODOS,
PROCEDIMIENTOS e INSTRUMENTOS que se aplican
para llevar a cabo el registro y la clasificacin veraz y
oportuna de las operaciones realizadas por la Empresa
con el objeto de efectuar el control de los recursos que
dispone y obtener informacin financiera y econmica
para la toma de decisiones

1. INTRODUCCION

La CONTABILIDAD no es ms que un reflejo

de la realidad en que est inmerso el negocio.
La CONTABILIDAD apoya para conocer en cantidad,
concepto y fecha, cada una de las operaciones
efectuadas en la empresa, interpretar esa informacin,
conocer la situacin financiera y poder tomar las
decisiones que la lleven al xito.

Le convendra llevar registros

y controles a fin de conocer las
utilidades del mes ?

1. INTRODUCCION
La idea de que slo un contador puede realizar las
tareas de control y registro de las operacines que
realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad
de las pequeas empresas se descuide o de plano se
deje al lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga
un Contador para poner en marcha estos controles.
Puede hacerlo usted
mismo, su esposa, el
encargado o cualquier
otra persona de
confianza que conozca
el tipo y las
caractersticas del
negocio.

1. INTRODUCCION
Como consecuencia de que la CONTABILIDAD sirve
para diferentes usuarios: accionistas, acredores,
inversionistas, clientes y empleados se puede clasificar
de la siguiente manera:
FINANCIERA

ADMINISTRATIVA

FISCAL

2. CARACTERISTICAS DE LA
INFORMACION CONTABLE
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Son las normas que aseguran la

CONFIABILIDAD y COMPARABILIDAD
en la informacin contable. En Mxico son emitidas por el Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos a travs de la Comisin de los
Principios de Contabilidad.
Relevante
Veraz
Contenido
Comparable
Importante
Significativo
Utilidad
Caractersticas
Oportunidad
de la
Informacin
Contable
Confiabilidad

Objetividad
Verificabilidad
Estabilidad

2. CARACTERISTICAS DE LA
INFORMACION CONTABLE
CARACTERISTICAS DE UNA CONTABILIDAD EFICIENTE

Para lograr que la contabilidad sea eficiente, cada

persona que intervenga en el proceso contable debe
estar consciente de la importancia de hacer bien las
cosas desde la primera vez.

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD

Elaborar un sistema contable

es similar a construir un
edificio. Al principio puede ser
difcil darse una idea de como
lucir ya terminado pero si se
siguen con cuidado los planos y
las instrucciones, todas las
partes del proyecto quedarn en
el lugar correcto. Esto tambin
es cierto en un sistema contable
bien elaborado

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD
LEY DE PARTIDA DOBLE
La CONTABILIDAD se fundamenta en la LEY DE PARTIDA DOBLE,
que consiste en que a uno o varios cargos corresponden uno o
varios abonos.
Los movimientos DEBE (Deudores) irn siempre de lado izquierdo
y los movimientos HABER (Acreedores) del lado derecho.

POLIZA CONTABLE
CONCEPTO
CUENTAS POR COBRAR
VENTA DEL DIA A CREDITO
IVA TRASLADADO
TOTAL MOVIMIENTOS

DEBE
1150

1150

HABER
1000
150
1150

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD

La suma de los movimientos DEBE ser igual a la suma de los

movimientos HABER, de tal forma que las operaciones siempre se
encontrarn en estado de balance.

Si se sigue invariablemente esta ley,

tendremos una contabilidad exacta,
sin diferencias y podremos confiar en
que las decisiones que tomemos
estarn basadas en cifras reales.

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD
La estructura contable tiene cinco cuentas o clasificaciones bsicas:

1. Activo
Es un recurso econmico propiedad del negocio, del cual se espera
que rinda beneficios en un futuro.

MOBILIARIO
Y EQUIPO

CAJA Y BANCOS

EQUPO DE
TRANSPORTE

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD

2. Pasivo

Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades

conocidas como acreedoras.
PROVEEDORES
SUELDOS O SALARIOS POR PAGAR
IMPUESTOS POR PAGAR
PRESTAMOS BANCARIOS

3. Capital
Es la aportacin de los dueos. Representa la parte de los activos
que pertenecen al dueo del negocio. Es la diferencia entre el monto
de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe.
INCREMENTO

DECREMENTO

Aportacin de los dueos

Retiro de efectivo u otros activos

Utilidades provenientes de la operacin Prdidas provenientes de la operacin

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD

4. Ingresos

Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un

servicio o producto, en efectivo o a crdito.
Los ingresos se consideraran como tales en el momento en que se
presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el
efectivo.

5. Gastos
Comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el
negocio con el fin de obtener ingresos.
Gastos de Administracin
Gastos de Venta
Gastos financieros

3. CONCEPTOS BASICOS DE LA
CONTABILIDAD

EJERCICIO 1

OBJETIVO: Detectar y clasificar de una manera

rpida y sencilla los bienes y deudas de su negocio
EJERCICIO 2

OBJETIVO: Identificar la integracin del Activo,

Pasivo y Capital

4. PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS

El producto final del proceso contable es presentar informacin

financiera para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones,
la cual se centra primordialmente en:

1. Evaluacin de la Situacin Financiera

2. Evaluacin de la Rentabilidad
3. Evaluacin de la Liquidez
Por lo tanto se consideran tres informes bsicos que debe de
presentar todo negocio:
BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

5. BALANCE GENERAL

El Balance General resume la informacin contable que

resulta de las operaciones financieras efectuadas a una
fecha determinada.
Su elaboracin podr ser mensual, semestral o anual de acuerdo a
sus necesidades.

Muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos

propiedad de la empresa (ACTIVO), as como todas las deudas
(PASIVOS) y por ltimo el patrimonio de la empresa (CAPITAL).
El Balance General responde a las siguientes preguntas:
Con cuntos recursos cuenta la empresa para la realizacin de sus

actividades ?

Cunto se debe de estos bienes ?

Con cunto participa el dueo de la empresa ?

5. BALANCE GENERAL
Derivado de los conceptos anteriores se obtiene la siguiente igualdad:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

FLORERIA LA ROSITA, S.A. DE C.V.

BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2001
ACTIVO

TOTAL ACTIVO

8.000.000

8.000.000

PASIVO

2.550.000

CAPITAL

5.450.000

TOTAL PASIVO
+ CAPITAL

8.000.000

Existe una clasificacin del activo y pasivo de acuerdo a su grado de

disponibilidad y exigibilidad.

5. BALANCE GENERAL
Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad
para convertirse en dinero en efectivo:
ACTIVO CIRCULANTE

ACTIVO FIJO

OTROS ACTIVOS

Son los valores que tienen liquidez inmediata

o que pueden convertirse en dinero en
efectivo, mientras est
funcionando el negocio.
Dinero en caja

Son bienes que se han

adquirido para utilizarlos
en las actividades propias del negocio y que
son necesarios para
transformar, vender y
distribuir los productos.

Dinero en bancos

El terreno

Inversiones en valores

Los edificios

Cuentas por cobrar

Maquinaria y equipo

Inventarios (materia
prima, produccin en
proceso y producto
terminado)

Equipo de oficina

Son aquellos pagos que

hace por anticipado la
empresa por la prestacin de un servicio o por
la adquisicin de un
bien que no se utiliza de
inmediato sino en el
transcurso de un tiempo
determinado y que finalmente se convierten en
GASTOS afectando los
resultados de la
empresa.

Equipo de transporte

Rentas pagadas por

anticipado
Patentes y marcas
Maquinaria y equipo
Primas de seguro

5. BALANCE GENERAL
Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en
que haya que cubrirlos:
PASIVO CIRCULANTE
Son las deudas que la
empresa tiene que
pagar en un periodo
menor de un ao.

PASIVO A LARGO
PLAZO

Proveedores

Son aquellas deudas

que se deben pagar en
un periodo mayor de un
ao.

Crditos bancarios a
corto plazo

Obligaciones con
bancos a largo plazo

Impuestos por pagar

Documentos por pagar

Acreedores diversos

Otros

Documentos por pagar

OTROS PASIVOS
Incluye las obligaciones
derivadas de cobros
anticipados por la
entrega de productos o
la prestacin de
servicios.
Anticipos de clientes
Rentas cobradas por
anticipado
Otros

5. BALANCE GENERAL
El capital es el valor de lo que le pertenece al dueo o empresario. Se
integra por:

Capital Social
Aportacin inicial hecha por el dueo para poner en
funcionamiento la empresa

Resultados acumulados
Suma de utilidades o prdidas de ejercicios anteriores

Resultados del ejercicio (actual)

Corresponde a la cifra (utilidad o prdida) que reporta el Estado
de Resultados

5. BALANCE GENERAL

EJERCICIO 3
OBJETIVO: Con los siguientes datos proporcionados
integrar el balance general de la empresa EL POLLITO, S.A.
DE C.V.:

Quisiera conocer
mi situacin
real.....

6. ESTADO DE RESULTADOS

El Estado de Resultados es el informe que permite

determinar si la empresa registr UTILIDADES o
PERDIDAS en un perodo determinado.
Un periodo se refiere a un lapso comprendido entre dos fechas.
Tambin se le conoce como ejercicio, cuando el periodo abarca un
ao de operaciones.
En el Estado de Resultados se analizan con detalle las partidas
(operaciones) que dieron origen a los ingresos y gastos, con
objeto de llegar al resultado que se indica en el Balance
General.
Las utilidades son a los negocios lo
que el alimento a las personas;
permiten que existan y les ayudan a
crecer y a desarrollarse.

6. ESTADO DE RESULTADOS

INGRESOS o VENTAS NETAS

- COSTO DE VENTAS
= UTILIDAD BRUTA
- GASTOS DE OPERACIN
= UTILIDAD DE OPERACIN
- GASTOS FINANCIEROS
= RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS

6. ESTADO DE RESULTADOS

INGRESOS

Ventas que realiza la empresa y que se derivan de la

actividad prinicipal de la misma.

COSTOS DE VENTA
Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la
produccin.
Inventario Inicial

Compras de Mat.
Prima

Materia prima

Materia prima

Mano de obra

Produccin en proceso

Produccin en proceso

Gastos fabricacin

Producto terminado

Inventario Final

Producto terminado

6. ESTADO DE RESULTADOS
UTILIDAD BRUTA
Resultado de disminuir a los ingresos o ventas el costo de ventas.
GASTOS DE OPERACION
Erogaciones indispensables para la operacin que no estn asociadas
con la produccin, sino con las actividades propias de ventas y la
administracin del negocio.
UTILIDAD DE OPERACION
Es el resultado de disminuir la utilidad bruta los gastos de operacin.
GASTOS FINANCIEROS
Son los intereses que se causan sobre crditos otorgados por terceros.
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

Resulta de disminuir a la utilidad de operacin de los gastos financieros.

6. ESTADO DE RESULTADOS
RECOMENDACIONES A OBSERVAR EN LA ELABORACION
DE ESTADOS DE RESULTADOS

Slo deben de reflejar la situacin de la empresa.

La informacin que sirva de base para elaborar los estados
financieros debe comprender slo la que se haya generado en el periodo
de inters.
Las adquisiciones de activo deben registrarse al costo de la
aquisicin.
Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No
posponga su registro para una fecha posterior, pues se puede omitir.

6. ESTADO DE RESULTADOS

EJERCICIO 4
OBJETIVO: Apoye a conocer los resultados de la empresa a
la propietaria del EL POLLITO, S.A. DE C.V., utilizando los
siguientes datos:
Como conozco los
resultados de las
operaciones de mi empresa,
puedo disponer de parte de
mis ganancias para
comprar.....

7. Registro de operaciones
Cmo se capta la informacin que permite elaborar dichos estados
financieros ?
EVENTOS
ESPECIALES

REGISTRO DE
OPERACIONES

EDOS.
FINANCIEROS

Para ello es necesario captar la informacin necesaria, para la

obtencin de estados financieros:
1.

Caja o movimiento de efectivo

5.

Gastos fabricacin

2.

Ventas

6.

Gastos admon. y ventas

3.

Anticipos de clientes

7.

Gastos financieros

4.

Compras

8.

Previo a la utilizacin de las cuentas,

resulta indispensable practicar un
balance para determinar los saldos
de inicio

7. Registro de operaciones
Caja o movimiento de efectivo
Cuenta que permite controlar las entradas y salidas de dinero. Cualquier
operacin que implique entrada y salida de efectivo se deber registrar primero
aqu y posteriormente colocar en la cuenta correspondiente.
El saldo inicial corresponde con el efectivo que se tiene disponible al
momento de realizar el balance.
FECHA

01/02/2002
01/02/2002
02/02/2002
02/02/2002

CONCEPTO
ENTRADA
SALIDA
SALDO
Detalle de la naturaleza del Importe
del Importe
del Saldo inicial de
negocio
y
de
los
datos movimiento
movimiento
acuerdo
con
adicionales que se consideren
balance
indispensables.
Saldo inicial de acuerdo al
10.000
balance
pago salarios obreros
5.000
5.000
compras de materia prima
2.000
3.000
venta de contado
3.500
6.500

7. Registro de operaciones
Ventas
Tiene como prposito registrar los ingresos que por concepto de ventas
de contado o a crdito registra su empresa.
El saldo inicial corresponde al indicado por el balance.
Una venta slo se registra hasta el momento de entregar la mercanca.

FECHA

01/02/2002
01/02/2002
02/02/2002
02/02/2002

CONCEPTO
Cliente, factura, forma de pago,
etc.

Saldo inicial (por cobrar anterior)

Venta de contado
Venta a crdito
Venta de contado

IMPORTE DE
VENTAS

17.500
8.700
5.000

IMPORTE POR
FECHA DE
COBRAR
VENCIMIENTO
Diferencia
Fecha en la que el
adeudada por el cliente debe cubrir
cliente
la suma adeudada
50.000
8.700
-

02/03/2002

7. Registro de operaciones
Anticipo de clientes
En algunos negocios es frecuente encontrar que los clientes anticipen una
suma de dinero al formular su pedido. Para registrar estas sumas y por tanto
controlar los programas de entrega acordados con los clientes.

FECHA

01/02/2002

06/02/2002
02/02/2002
06/02/2002

IMPORTE
CONCEPTO
TRABAJO
Detalle del pedido (artculo, fecha Valor pedido
de entrega, cliente, no. Pedido,
etc.)
Anticipo 50%, pedido 40, El
15.000
pollito, S.A. De C.V., fecha
entrega 06/02/02
Entrega de pedido No. 40
Anticipo 25%, pedido 41, super
5.000
gel, fecha entrega 06/02/02
Entrega de pedido No. 41

IMPORTE
ANTICIPO

SALDO
ADEUDOS

7.500

7.500

7.500
1.250

3.750

1.250

7. Registro de operaciones
Compras
Deber registrar como saldo inicial los adeudos que se tengan con
proveedores.
Sirve para registrar todas las adquisiciones de materia prima o materiales
(crdito y de contado) siempre y cuando se haya recibido el producto

FECHA

CONCEPTO
Proveedor, factura, forma pago

01/04/2002 Saldo por pagar anterior

03/04/2002 Compra de materia prima
10/04/2002 Compra materiales

IMPORTE
IMPORTE
COMPRA
ADEUDADO
Importe
total Diferencia que
compra
se adeuda al
proveedor
3.900
22.000
25.900
800
26.700

FECHA
VENCIMIENTO
Fecha en la que
hay que liquidar el
adeudo al proveed
03/05/2002
15/04/2002

7. Registro de operaciones
Gastos de fabricacin
Se deber de registrar la mano de obra, gastos generales de fabricacin y
otros materiales.
FECHA

01/02/2002
01/02/2002
02/02/2002
03/02/2002

MANO DE
CONCEPTO
OBRA
Detalle
del
movimiento, Sueldos
al
incluyendo los datos adicionales personal
de
que se estimen necesarios
produccin
Pago salarios personal de prod.
Pago consumo luz bimestre
Pago renta de local produccin
Pago de materiales

OTROS
GASTOS DE FABRICACION
MATERIALES
Gastos distintos a materia Se refiere a renglones
prima o mano de obra, que se como:
lubricantes,
incurren para poder producir combustibles, etc.

7.000
500
1.000
3.000

Gastos de administracin y ventas

Sueldos al personal de administracin y ventas y otros gastos de
administracin como telfono, papelera, etc.

7. Registro de operaciones
FECHA
CONCEPTO
01/02/2002 Pago sueldo
secretarias
vendedores
02/02/2002 Pago sueldo administrador
03/02/2002 Pago folletos y talonarios
04/02/2002 Pago papeleria

SUELDOS DE
ADMON. Y VTA.
y
30.000

OTROS GASTOS

10.000
500
1.000

Gastos financieros
En esta cuenta debern registrarse los pagos de intereses y capital que
se deriven de la utilizacin de prstamos otorgados por instituciones
financieras o terceros.
FECHA

CONCEPTO
INTERES
AMORTIZACION
Caractersitcas
del
crdito, ES el costo que se paga al Son los pagos que se
institucin acreedora, monto del acreedor, por utilizar su hacen para ir liquidando
prstamo, plaza, tasa de interes dinero durante cierto periodo paulatinamente y dentro
aplicable.
del palzo establecido, los
recursos otorgados en
prstamos
02/02/2002 Banco SUPERTODO, crdito por
$10,000, plazo 2 aos, tasa
inters, 40% anual, tasa mensual
3,3
28/02/2002 Pago interes 28/02/02
333
04/02/2002 Pago amortizacin 28/02/02
416

SALDO INSOLUTO
Es la diferencia que
resulta de aplicar el
prstamo recibido las
amortizaciones
o
pagos de principal
realizados.
10.000

10.000
9.584

Conclusiones
La contabilidad es el lenguaje de los negocios.
Por ms simple que sea un negocio, se requiere llevar una contabilidad
de sus transacciones, ya que sin ella es muy fcil pensar
equivocadamente.
Un negocio, aunque pequeo, es slido y digno de confianza. Por lo
tanto es bien visto por sus trabajadores, proveedores, clientes,
autoridades fiscales y hasta por las Instituciones de crdito.
El llevar la contabilidad de un negocio no implica en incurrir en gastos
excesivos, ni implantar controles complicados.
Usted no debe depender de nadie para saber el estado que guarda el
negocio, puede aprender a interpretar un balance y un estado de
prdidas y ganacias.

Y recuerde . . .
El siguiente paso depende de Usted, si est interesado en hacer que
su negocio tenga xito, empiece a realizar los cambios desde hoy.
Establezca un sistema de contabilidad o de registro que se adecue a
las necesidades de su organizacin.
Verifique mensualmente su negocio con el Balance General y el
Estado de Resultados.

Planee sus entradas y salidas de efectivo con un estado de

presupuesto de flujo de caja.
Fije polticas que deber observar su negocio y evtese tener que
hacer tratos especiales con cada cliente y proveedor.