Project Charter Ejemplo

FORMULACIN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE
INFORMACIN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL

S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
Fecha de emisin: 7/3/2014

INFORMACIN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL S.A
Project Charter / Acta de constitucin de proyecto
Informacin del documento e historia de revisiones
Versin
1.0
1.1
Fecha
7/3/2014
28/03/2014
Autor (es)
Grupo 2
Grupo 2
Notas de revisin
ndice de contenidos
1. Introduccin
1.1. Visin general del proyecto
2. Objetivo y alcance del Proyecto
2.1. Objetivos
2.1.1. Objetivo General
2.1.2. Objetivo Especfico
2.2. Caractersticas del proyecto
2.3. Alcance del Proyecto
2.3.1. Estructura organizacional inicial del proyecto
2.4. Productos Entregables
2.5. Calendario
2.6. Necesidad u oportunidades del negocio
2.7. Beneficios financieros del proyecto
2.8. Restricciones
Confidencial
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S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
2.9. Supuestos
INTRODUCCIN
1.1
Visin general del proyecto
En la era de la informacin las empresas reconocen cada vez mas que los datos que poseen son un
recurso valioso y un bien intangible que genera ventajas competitivas como lo menciona porter en su
libro la ventaja competitiva de las naciones, sin embargo es poco comn encontrar compaas que
manejen adecuadamente la informacin que generan; por lo general utilizan la informacin
parcialmente o se llenan de software y bases de datos complejas que no permiten obtener los mejores
resultados.
El gran avance en las tecnologas de informacin y comunicacin ha obligado a las compaas a invertir
grandes cantidades de dinero administrar la informacin que le permitan obtener control sobre la
informacin que manejan pero no como procesarla adecuadamente.
As las cosas, el objetivo es la de formular el proyecto del diseo de un centro de servicios de
informacin con base en la metodologa PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol, que garantice
no solo el control de los datos sino que permita la toma de decisiones en todos los niveles
organizacionales de la compaa.
El Project Management Institute (PMI, 2004) define proyecto de la siguiente manera: Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico(PMI, 2004).
Este esfuerzo temporal tiene como fin darle nuevas herramientas al rea de abastecimiento para la toma
de decisiones y ser una compaa pionera en el pas con comunicacin efectivamente administrada
agregndole valor a la cadena y a la compaa.
Para lograr dicho objetivo utilizaremos elementos de la metodologa PMI del PMBOK y de la
metodologa DAMA del DMBOK que constituyen la suma de conocimientos para ayudarnos a formular el
proyecto basados en la definicin de las entidades de informacin, el proceso logstico ms crtico,
definicin de los niveles jerrquicos que deben tomar decisiones basados en la informacin disponible y
definicin de los KPI del proyecto, para lograr formular un proyecto para el diseo de un centro de
servicios de informacin con base en la metodologa PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol.
2.
Objetivo y alcance del proyecto

2.1
Objetivo
2.1.1 Objetivo General

Formular una gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el
modelo PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.
Confidencial
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S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
2.1.2 Objetivos Especficos

A. Definir unidades de informacin requerida para el centro de servicios de informacin del
rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A, basado en metodologa PMI.
B. Priorizar y definir los puntos crticos de informacin en el rea de abastecimiento de
Ecopetrol S.A.
C. Centralizar y controlar los datos maestros del rea de abastecimiento de Ecopetrol,
permitiendo la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, mediante reportes
e indicadores de gestin.
D. Establecer un flujo regulado de informacin (entre niveles Gerencial, Tctico y Operacional),
que asegure su disponibilidad oportuna para la toma de decisiones en los procesos de
planeacin del rea de abastecimiento de Ecopetrol.
2.2.
Caractersticas del proyecto
Conforme a la metodologa PMI, dentro de las caractersticas que se encuentran en el proyecto

encontramos las siguientes acciones:
1. Gobierno de datos
2. Arquitectura, anlisis y diseo de datos
3. Gestin de base de datos
4. Gestin de la seguridad de datos
5. Gestin de la calidad de datos
6. Gestin de datos maestros y de referencia
7. Gestin de almacenamiento de datos e inteligencia de negocio
8. Gestin de documentos, registros y contenido
9. Gestin de meta de datos
2.3.
Alcance del proyecto
El alcance de este proyecto para el diseo de una gua metodologa para el diseo de un centro
de servicios de informacin bajo el modelo PMI, para el rea de abastecimiento de ECOPETROL
S.A., se ajusta al desarrollo de los siguientes aspectos:
1. Definicin de las entidades de informacin aplicable al proceso de abastecimiento
2. Definicin del proceso logstico para la colocacin de la orden de compra, la cual se
trabaja dentro del proceso logstico de abastecimiento; este proceso es el de mayor
impacto dentro de los tres subprocesos de esta rea.
3. Definicin de los niveles jerrquicos de informacin
Confidencial
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S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
4. Definicin de la metodologa DAMA

5. Definicin de los KPi del proyecto
Comentario [FJRB1]: Faltan los

reportes
La estructura para formular este proyecto estar basada en el desglose de las actividades
necesarias para entregar el diseo de un centro de servicios de informacin con base en la
metodologa PMI y DAMA, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol.
La creacin del centro de servicios se origina como necesidad para controlar la perdida de
informacin, tiempo y costo a la hora de tomar decisiones en punto ms crtico del rea de
abastecimiento de Ecopetrol, as las cosas, el proyecto pretende generar reportes e indicadores
de datos con informacin relevante para la compaa en los niveles estratgicos, tcticos y
operativos con alto valor para una compaa robusta por su naturaleza propia.
El centro de servicios de informacin y su competencia para centralizar la informacin dentro de
Ecopetrol, le permitir ser ms competitiva porque incide en la formulacin de estrategias y
toma de decisiones que pueden generar una ventaja competitiva, suministrando datos
confiables a tiempo en cualquier momento, agregando valor a toda la cadena de abastecimiento
de Ecopetrol.
2.3.1
Estructura organizacional inicial del proyecto
Este proyecto se desarrollar con el desglose como gua metodolgica de la estructura base para
el diseo de un centro de servicios de informacin para el rea de abastecimiento de Ecopetrol,
suministrando varios elementos como la estructura de la base de datos, el gobierno de los datos
y los roles de reportes e indicadores para proporcionar la entrada para el montaje del mismo.
Los interesados en este proyecto son los que se definen a continuacin:
EQUIPO DE PROYECTO Y
COMIT DE CONTROL DE
CAMBIOS
Lder Gestin de datos /
Vicepresiden
lder de datos maestros /
Nivel
La Unidad de
cia de
Lder Gestin Lder de bienes servicios y
Operativo tecnologa de
Estrategia y
de datos
proveedores / ingeniero de
Compradores informacin
Crecimiento
Tecnologas de informacin
/ contratistas
Nivel Tctico La direccin
Lideres y
Estratgica
Nivel
Vicepresiden
Gerencial
cia de
Jefe de
Estrategia y
Unidad y
Crecimiento
Gerentes
CLIENTE
2.4.
PATROCINAD DIRECTOR DE DIRECTOR DE

ORES
PROGRAMA
PROYECTO
GERENTES
FUNCIONALES
GERENTES
OPERACIONALES
SOCIOS DE
NEGOCIO
Lder de
Tecnologas de
informacin /
lder de gestin
de datos.
Lder de datos
maestros /
Vicepresidencia
de Estrategia y
Crecimiento
Contratitas del
rea de
abastecimiento
Productos entregables
1. Gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el modelo

PMI, para el rea de abastecimiento de ECOPETROL S.A.
Confidencial
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S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles

organizacionales (Nivel Gerencial, Tctico y operacional).
3. Estructura base de datos con atributos de
informacin.
Confidencial
confiabilidad, completitud y unicidad de
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S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
2.5.
ID
Paquete de trabajo
Calendario
actividades
elaboracion un flujograma con cada

una de las actividades de los
procesos de compras planeacion y
logistica
Definicin de etapas clave de los
procesos de compras planeacion y
logistica
METODOLOGICA DE PRIORIZACION DE
UNIDAD DE INFORMACIN
DIAS
Aprobado por
8.40
Lider de Gestion de datos
2.40
lider de gestion de datos
Definicin de los documentos

aplicables a cada una de las etapas
4.80
Lider de datos Maestros y gerentes de area
Definicion de Costo de los

procesos de planeacion, compras y
logistica
6.00
Establecer el nivel de importancia

en interrelacion con otros procesos
de negocio(contabilidad finanzas
etc)
7.20
Definicion de los tiempo de los

procesos de planeacion, compras y
logistica
7.20
3.60
4.80
Definir roles responsabilidades y

documentos asociados al proceso
Desglose en la metodologia de
cadena de valor
4.80
modelo de datos
3.60
Matriz - roles vs controles
8.40
Definir las reglas de negocio

asociadas a calidad
4.80
Flujograma de informacin
4.80
Mapa
2.40
Definir Datos Maestros - Compras

Definir Datos Mestros - Logistica
9.60
Definir datos Mestros- Planeacin

2
DEFINICION DE LA
GOBERNABILIDAD DEL DATO
Determinar datos de informacion

critica para abastecimiento
2.40
Reportes Nivel Estrategico Compras

Reporte Nivel Estrategico - Logistica
6.30
Reporte Nivel Estrategico Planeacin

Reportes Nivel Tactico - Compras
Reporte Nivel Tactico - Logistica
6.30
Reportes Nivel Tactico - Planeacin

Reportes Nivel Operacional Compras
Reportes Nivel Operacional Logistica
6.30
Reportes Nivel Operacional Planeacin

Fechas de Corte
3.60
Indicadores Nivel Estrategico Compras

Indicadores Nivel Estrategico Logistica
3.30
Indicadores Nivel Estrategico Planeacin

Indicadores Nivel Tactico - Compras
DISEO DE INDICADORES
Indicadores Nivel Tactico - Logistica
3.00
Indicadores Nivel Tactico Planeacin

Indicadores Nivel Operacional Compras
Indicadores Nivel Operacional Logistica
Indicadores Nivel Operacional Planeacin
Fechas de Corte
Confidencial
3.00
3.00
19 20 21 25 26 27 28 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 21 22 23 24 25 28 29 30 2 5 6 7 8 9 # 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 24 25 26 27 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31 1 4 5 6 8 11 12 13 14 15 19 20 21 22 25 26 27 28 29
Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
proveedores
Lider de Gestin de datos
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ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
2.6.
Necesidad u oportunidades del negocio

Tener un centro de mando de informacin, permite centralizar la informacin para una
buena toma de decisiones en el grupo empresarial como es el caso de Ecopetrol S.A.,
satisfaciendo no solo las necesidades de informacin de los usuarios internos asi como
para sus filiales, proveedores, y dems grupos de interes generando valor a toda la
cadena de abastecimiento.
2.7.
Beneficios financieros del proyecto

A. Bases para disear un centro de servicios de informacin que permita tomar decisiones
en el rea de abastecimiento de Ecopetrol y en todos los niveles jerrquicosorganizacionales.
B. Mantener informacin Completa, actualizada, estandarizada y documentada, lo que
reduce el funcionamiento de aplicaciones en el rea abastecimiento de Ecopetrol.
C. Toma de decisiones acertadas.
D. Reduccin de costos vs. beneficios generados a todo nivel organizacional, con el centro
de servicios de informacin, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.
2.8.
Restricciones
Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto.
Cambios o definicin de nuevos requerimientos.
Desconocimiento de este tipo de centros de sistemas de informacin en Colombia.
2.9
Supuestos
Los riesgos de este proyecto estarn dados en la medida en se formule claramente el proyecto a
fin de dejar la entrada para el montaje del centro de servicios de informacin, para el rea de
abastecimiento de Ecopetrol S.A.
El proyecto se montara en 6 meses y la inversin retornara en otros 7 meses despus de su
montaje y puesta en marcha.
Aprobacin del patrocinador:
Confidencial
Pgina 7 de 8

S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0
____________________________________________________
JAVIER GUTIERREZ PEMBERTHY
29 de Marzo de 2014
Aprobacin de Project Manager:
______________________________________________________
EDWIN MARTINEZ Lder Gestin de datos PM
Confidencial
7 de Marzo de 2014
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Fecha de emisin: 7/3/2014

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Objetivo y alcance del proyecto

2.1.1 Objetivo General

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2.1.2 Objetivos Especficos

Caractersticas del proyecto

Conforme a la metodologa PMI, dentro de las caractersticas que se encuentran en el proyecto

Alcance del proyecto

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4. Definicin de la metodologa DAMA

Comentario [FJRB1]: Faltan los

Estructura organizacional inicial del proyecto

PATROCINAD DIRECTOR DE DIRECTOR DE

1. Gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el modelo

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2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles

confiabilidad, completitud y unicidad de

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Fecha de emisin: 7/3/2014

elaboracion un flujograma con cada

Lider de Gestion de datos

lider de gestion de datos

Definicin de los documentos

Lider de datos Maestros y gerentes de area

Definicion de Costo de los

Lider de datos Maestros y gerentes de area

Establecer el nivel de importancia

Lider de datos Maestros y gerentes de area

Definicion de los tiempo de los

Lider de datos Maestros y gerentes de area

Lider de datos Maestros y gerentes de area

Lider de datos Maestros y gerentes de area

Definir roles responsabilidades y

Matriz - roles vs controles

Definir las reglas de negocio

Definir Datos Maestros - Compras

Definir datos Mestros- Planeacin

Determinar datos de informacion

Reportes Nivel Estrategico Compras

Reporte Nivel Estrategico Planeacin

Reportes Nivel Tactico - Planeacin

Reportes Nivel Operacional Planeacin

Indicadores Nivel Estrategico Compras

Indicadores Nivel Estrategico Planeacin

Indicadores Nivel Tactico - Logistica

Indicadores Nivel Tactico Planeacin

Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

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Necesidad u oportunidades del negocio

Beneficios financieros del proyecto

Aprobacin del patrocinador:

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