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Criao de um Arquivo Bibliogrfico - Um estudo de caso

Generation of the one Bibliographique File


Maclovia Corra da Silva
Doutora em planejamento urbano e regional pela FAUUSP
Joo Mansano Neto
Mestrando em Tecnologia do Centro Federal de Educao Tecnolgica do Paran
Palavras-chave: Referncias Bibliogrficas, fichamento eletrnico, interfaces eletrnicas
Resumo: A experincia dos pesquisadores no suficiente para criar mtodos mais amigveis para trabalhar

com pesquisa. Os problemas de interao ser-humano-computador ainda so um obstculo para que a


utlizao dos recursos de informtica se proliferem. As referncias bibliogrficas utilizadas como base
terica de textos cientficos se acumulam e exigem alternativas para um adequado fichamento. Este artigo
mostra algumas sugestes para organizao deste material e apresenta suas vantagens e desvantagens.
Key-words: bibliographiques references, eletronic filing, eletronic interfaces
Abstract: The researchers experiences are not enough to create friendly methods to work with research. The human
being-computer interactions problems still be an obstacle to the proliferation of the use of computer resources. The
accumulation of bibliographiques references, taked as scientifc texts theorical bases, demands more alternatives to an
adequate filing.The article make some suggestions to organize this kind of material and presents their advantages and
disadvantages.

Armazenamento de referncias bibliogrficas


Como comum no desenvolvimento de textos cientficos, a otimizao do armazenamento de referncias
bilbiogrficas tornou-se o primeiro desafio para um grupo multidisciplinar de estudantes de ps graduao.
Em sntese foram apresentadas trs hipteses como soluo. A primeira opo foi a de criar um sistema de
computador que utilizasse os recursos de rede e da WEB, com campos adequados dentro das normas tcnicas
para o cadastro de citaes. Deste modo, o acesso seria feito mais rapidamente e as novas inseres poderiam
ser consultadas instantaneamente. Porm, o desenvolvimento de um sistema especialista de tal porte
demanda pessoal treinado e um espao de tempo que inviabilizaria o projeto.
Tendo em vista que a preocupao primordial era a de resgatar e armazenar as informaes o mais rpido
possvel, buscou-se uma segunda alternativa. Uma engenhosa utilizao de arquivos produzidos por editor de
textos foi apresentada por um dos participantes do grupo. A idia era agrupar arquivos em pastas eletrnicas
do sistema operacional por: Assunto, Ttulo e Autor, os quais deveriam conter recursos de links para a
navegao entre eles. A seguir ilustrado (figuras 1 e 2) atravs de recursos grficos os mecanismos de
organizao eletrnica. Para exemplificar este mtodo de trabalho foram utilizadas as seguintes referncias
bibliogrficas:
BARTHES; Roland. A cmara clara. Rio de Janeiro: Novas Fronteiras, 1984.
GARDNER, Howard. Estruturas da mente: a teoria das inteligncias mltiplas. Porto Alegre:
Artes Mdicas Sul, 1994
KUPSTAS, Mrcia. Ecologia em debate. So Paulo: Moderna, 1997
LAROCA; Sebastio. Ecologia. Petrpolis-RJ: Vozes, 1995
Nesta disposio esquemtica do mtodo hierrquico de organizao de pastas e arquivos utilizado no
sistema operacional Windows ou compatvel, cada sub-pasta conteria arquivos produzidos por um editor de
textos com informaes sobre um Assunto, um Ttulo ou sobre um Autor de uma das referncias
bibliogrficas. Salvos nas pastas afins, os arquivos receberiam nomes atrelados a seus contedos:

Sub-pasta com os textos


contendo o Assunto de cada
referncia bibliogrfica

Pasta principal que agrupa


sub-pastas contendo as
informaes classificadas
por
Assunto, Autor e
Ttulo.

Sub-pasta com os textos


contendo o Autor de cada
referncia bibliogrfica

As sub-pastas esto vinculadas entre


si por links criados dentro dos textos

Sub-pasta com os textos


contendo o Ttulo de cada
referncia bibliogrfica

Figura 1 Hierarquia de Pastas


A princpio parecia tratar-se de um mtodo eficiente para gerenciar as referncias bibliogrficas. Por isso, foi
proposto e realizado um mini-curso de treinamento sobre como inserir e consultar os dados.
Os resultados mostraram que alguns detalhes de utilizao dos recursos se transformaram em grandes
obstculos para os usurios. A criao de vrios arquivos em diversas pastas diferentes e o controle visual
no automatizado dos relacionamentos entre eles, alm do envolvimento de conhecimentos de informtica,
tornaram o mtodo complexo e demorado para aqueles que no o dominavam.

Sub-pastas

Arquivos

Exemplo de contedo
de um arquivo da
sub-pasta Assunto.

Exemplo de contedo de um
arquivo da sub-pasta Autor.

Exemplo de contedo de um
arquivo da sub-pasta Ttulo.

Figura 2 Arquivos organizados por contedos

Mesmo para os autores deste artigo, conhecedores dos contedos e das tcnicas necessrias, a tarefa
realizada para a construo do exemplo das figuras 1 e 2, comprometeu um grande tempo. O cuidado e
ateno exigidos na verificao constante dos contedos a serem inseridos em cada arquivo e a gravao
destes nas pastas corretas mostraram a morosidade (mais de quatro horas de trabalho) do mtodo.
Conclui-se com isso que para os usurios menos experientes na utilizao da ferramenta Windows ou
compatveis, torna-se difcil trabalhar a criao de vrias pastas no sistema operacional, assim como a
indispensvel indicao de vnculos cada nova insero. Adicionalmente, cabe ao usurio o posterior
arquivamento dos textos em pastas nicas e intransferveis a fim de evitar que suas informaes fiquem
perdidas.
Todos estes pontos exigem cuidados maiores do que em outros mtodos de controle, podendo representar um
fator de desmotivao ou impedimento de sucesso para o usurio. Muitas vezes ele dispe de pouco tempo e
recursos para investir em aprendizado paralelo de ferramentas que podem vir a no fazer parte de seu
cotidiano. Alm disso e do interesse individual, haveria necessidade de se elaborar manuais de
procedimentos bem detalhados que permitissem a padronizao do processo para que o uso e a edio das
informaes fossem trabalhadas por todo o grupo. Isto acarretaria um acrscimo de tempo para
leitura/compreenso destas instrues, e para a familiarizao do linguajar utilizado, pelos profissionais de
informtica, nestes manuais.

Colunas com os
contedos das
categorias da
referncia
Bibliogrfica

Linhas com informaes de


uma Referncia Bibliogrfica.
Os contedos da mesma linha
estabelecem uma relao de
pertencimento entre si.

Figura 3 Interface de Planilha Eletrnica de Clculos


Uma Planilha Eletrnica como outra alternativa
Uma vez que este mtodo no teve adeso e continuidade pensou-se em novas alternativas. A partir das
idias que foram mostradas no modelo anterior e dos conceitos bsicos de gerenciamento de banco de dados,
os autores, conhecendo os recursos de uma planilha eletrnica, idealizaram a organizao destas informaes
em uma nica tabela. Com isso seriam eliminadas por um lado a trabalhosa abertura e criao de pastas, e

por outro a constante gravao de arquivos e a indicao de seus relacionamentos. As informaes seriam
trabalhadas em nico arquivo, sem necessitar de conjuntos de dados distintos com vnculos de campos entre
eles. Em uma planilha eletrnica, neste caso o Excel, todas as informaes podem estar dispostas em um
nico conjunto. As linhas e colunas utilizadas na tabela permitem o relacionamento entre os dados inseridos.
Deste modo, se os dados pertencem mesma linha ou mesma coluna pressupe-se uma relao entre eles.
A escolha recaiu na planilha eletrnica por ela oferecer tambm recursos adicionais como filtros, validao
dos dados, utilizao simultnea de um nmero bem maior de linhas e colunas, formataes especiais, entre
outros.

Filtros que permitem


selecionar na coluna
todas as incidncias de
um indivduo.

Todos os itens, no
repetidos, includos nas
clulas vo
automaticamente para a
lista do filtro

Ao selecionar a
clula, na coluna
tipo o usurio
visualiza e pode
escolher uma das
opes de
resposta prdefinida.

A validao dos dados facilita o


preenchimento das clulas e permite a
padronizao nas respostas.

Figura 4 Filtros e Validaes


A principal vantagem entre o mtodo anterior, ilustrado pelas figuras 1 e 2, e o exposto acima (figuras 3 e 4),
a reduo de tarefas repetitivas e de memorizao. No primeiro exige-se, em uma quantidade elevada de
vezes, desenvolver a tarefa de criao, localizao, identificao e gravao correta de pastas e arquivos com

as respectivas indicaes de vnculos. Alm do mais, apenas os recursos da memria humana auxiliariam na
localizao geogrfica virtual e na identificao dos arquivos criados.
Segundo LEVY(1993, p. 78-81) quando se cria uma nova informao ou um novo fato estes encontram-se
em estado de intensa ativao no ncleo do sistema cognitivo, ou seja, est em nossa zona de ateno. Na
memria de longo prazo o problema manter o fato na proximidade desta zona de ateno, ou seja, manter a
ativao que mobiliza os elementos mnsicos, que envolvem a ateno consciente. Os recursos da memria
de trabalho e dos processos controlados so limitados. Os mtodos baseados em mmoria de curto prazo
(pela repetio) acarretam cuidados redobrados. Lembra-se melhor (memria de longo prazo) daquilo que
pesquisado ou de uma informao que resulta de um esforo ativo de interpretao. Quanto mais se est
envolvido com uma informao melhor ser a performance mnemnica. No segundo mtodo, a disposio
das informaes em uma nica tabela no requer repetio e facilita a visualizao dos dados.
Classificao das Informaes
A indicao de um macro-assunto e um micro-assunto para classificao das referncias bibliogrficas
utilizada para que o usurio possa, atravs do uso dos filtros, selecionar somente as informaes desejadas
por rea de conhecimento. Esta seleo pode acontecer com as informaes filtradas por macro-assunto e
refiltrada por micro-assunto e vice-versa, ou ainda por um deles individualmente.
Macro-Assunto: nesta coluna ser
informada a rea de conhecimento mais
abrangnte, Ex. psicologia, informtica etc..

Estas 5 primeiras colunas esto


organizadas na mesma seqncia
exigida pelas normas para referncias
bibliogrficas. Isso facilita a
transformao da tabela em lista de
referncias bibliogrficas para
utilizao em artigos e afins.

Micro-Assunto: Aqui dever ser registrada


informao de uma rea de conhecimento mais
especfica. Uma subdiviso do Macro-Assunto

Esta coluna dever


ser preenchida com
o tipo da
referncia.
Exemplo: Livro
perdico, www,
etc..

Figura 5 Ttulo das Colunas


Como exemplo de um micro-assunto tem-se a palavra inteligncia e seu macro-assunto pode ser a
palavra informtica. Assim como informtica pode ter outros micro-assuntos, inteligncia tambm
pode pertencer a outros macro-assuntos como por exemplo a psicologia, pedagogia entre outros.
Assim o usurio teria acesso, por exemplo, seleo de todas as referncias que tratam de inteligncia em
qualquer rea de conhecimento registrada na planilha ou especificamente para uma delas.
Cabe ao usurio, dentro das caractersticas de seu trabalho e de suas necessidades, a avaliao que
determinar se uma rea de conhecimento se classifica como macro ou micro-assunto. Esta classificao est
diretamente vinculada abrangncia do assunto que ser tratado pelo usurio nas mais diversas reas e
dever ser definido com critrios para que a posterior seleo possa ser realizada com eficincia.
As principais citaes classificadas pelo pesquisador podem ser registradas nas colunas seguintes conforme
mostrado na figura 6. Para cada referncia bibliogrfica, alm de uma rea para comentrios, existe a
possibilidade de inserir quinze (ou mais) citaes e as respectivas indicaes das pginas.

As observaes pertinentes
referncia bibliogrfica podem ser
expressos na coluna "Comentrios".

Na continuao da linha podero ser


registradas as citaes da referncia
bibliogrfica.

A pgina onde se encontra a


citao do livro pode ser
referenciada na planilha.

Figura 6 - Ttulos das Colunas Comentrios e Citaes


A Experincia Prtica de Utilizao da Biblio
Em reunio do grupo de estudos, em um laboratrio de informtica, foi possvel levantar que existem muitas
dvidas no relacionadas com o problema de pesquisa ou de fichamento de referncias bibliogrficas,
diferentemente do que era esperado pelos autores. A tecnologia ainda impe obstculos para tarefas que
aparentemente seriam muito simples. A principal finalidade deste encontro foi esclarecer dvidas sobre o
registro de todas as contribuies bibliogrficas dos participantes. Neste evento foram anotadas dvidas que
podem ser classificadas em categorias, tais como:
Dvidas sobre o trabalho em Ambiente de Rede
Dvidas sobre a utilizao de Planilha de Clculos
Dvidas sobre utilizao de Editor de Textos
Dvidas sobre a estrutura criada em planilha clculos para organizao das referncias bibliogrficas
As dificuldades de utilizao tem relaes diretas com os seguintes conjunto de atividades:
Aplicao dos Recursos Operacionais de Ambiente: conhecimento tcnico mnimo necessrio para
utilizao dos recursos de informtica.
Utilizao do Aplicativo Principal: caractersticas especficas do aplicativo principal escolhido.
Utilizao do Aplicativo de Extenso: caractersticas especficas do aplicativo auxiliar escolhido.
Administrao de Referncias Bibliogrficas: conhecimento de procedimentos para organizao de
referncias bibliogrficas.
Recursos do Aplicativo principal utilizado na ferramenta Biblio: reconhecimento da aplicao do
recurso de informtica (e para qual fim) na organizao das referncias bibliogrficas.
Tabela 1- Relacionamento dos Conjunto de Atividades com a Classificao das dvidas em categorias
Conjunto de Atividades
Categorias das Dvidas
Dvidas sobre trabalho em
Ambiente de Rede
Dvidas sobre utilizao
de Planilha de Clculos
Dvidas sobre utilizao
de Editor de Textos
Dvidas sobre a estrutura
da planilha clculos usada
para organizar referncias

Operacionais Aplicativo
de Ambiente Principal

Aplicativo de Referncias
Extenso
Bibliogrficas

Recursos do Aplicativo
principal utilizado na
ferramenta Biblio

Dvidas do trabalho em Ambiente de Rede:


So dvidas sobre fatores, numa sequncia de utilizao lgica informatizada, anteriores manipulao do
arquivo Biblio, que foram expressas como:
Problemas da rede intranet, autorizaes de uso e compartilhamento a multiusurios.
Falta de confiabilidade na consistncia e unificao dos dados pela possibilidade criar novos arquivos

Acesso a rea compartilhada particular do usurio que hospeda o arquivos Biblio.


Necessidade de copiar em disquete para trabalhar remotamente.
Capacidade do disquete.
Onde as alteraes esto sendo gravadas.
A restrio de apenas uma pessoa, por vez, utilizar o arquivo e nas instalaes do Laboratrio.
Compartilhamento do arquivo.
Para fazer um arquivo pessoal, que dever atender sua dissertao individual, copiar o arquivo Biblio e
na cpia apagar todos os dados que no interessa.
Quando mais de um usurio abre o arquivo somente o primeiro usurio poder salvar ou demais
somente podero salvar com outro nome.
Realizar Logoff (desvincular a utilizao) para que o arquivo possa ser utilizado em outro computador.
Dvidas de Utilizao de Planilha de Clculo:
Aqui esto relatadas as principais dificuldades apresentadas, relacionadas com a utilizao dos recursos
bsicos da Planilha de Clculos:
Habilitar clulas para entradas de novas informaes.
Uso da barra de rolagem para acessar prximas linhas em branco ou clulas vazias.
Edio do texto contido nas clulas.
Redimensionamento das colunas e linhas.
Os indicadores de mouse e suas funes.
Movimentao entre clulas (TAB ou ENTER?)
Rolagem de tela vertical e horizontal.
Acesso e posicionamento na planilha.
Procura de grupo de dados ou dados individualizados
Dificuldades de lgica (e, ou, maior ou igual, menor que).
Dvidas de utilizao do Editor de Textos:
Como complemento foi demostrado a possibilidade de utilizao de um editor de textos para gerar, a partir
do cadastro na Planilha de Clculos, listas de referncias bibliogrficas, padronizadas por normas tcnicas,
para utilizao em contedos de artigos, dissertaes entre outros. As principais dvidas foram:
Selecionar todos os dados.
Converter tabela em texto.
Diferenas entre verses do Editor de Textos.
Formatao correta da pontuao e espaamentos exigidos pelas referncias bibliogrficas.
Uso da substituio automtica de caracteres para automatizar a pontuao.
Gravao do trabalho no Editor de Texto, independente da gravao das alteraes da Planilha de
Clculos.
Dvidas sobre a estrutura criada em planilha clculos para organizao das referncias Bibliogrficas:
Na sequncia sero apresentadas as principais dvidas que surgiram quando analisadas as aplicaes dos
recursos da Planilha de Clculo em favor da organizao das referncias bibliogrficas:
Utilidades dos filtros na procura e seleo de informaes.
Insero automtica, como opo de filtro procura, dos dados includos nas clulas.
Utilidade das colunas micro-assunto e macro-assunto.
Possibilidade de criar de novas colunas para subdividir o micro-assunto e aumentar as citaes de cada
referncia bibliogrfica.
Utilizao de palavra chave" curta (ou com nica palavra) nos assuntos, para um filtro mais eficiente.
Cuidado com Sinnimo e digitaes com pequenos erros.
Sugestes e Comentrios
Durante a utilizao do Biblio neste encontro, foram registrados alguns comentrios e sugestes que
permitiriam uma avaliao do grau de aceitao, assimilao e interao desta ferramenta, assim
interpretados:

9
9
9
9
9
9
9
9

"fcil no precisa muito conhecimento para dominar o processo.


Ao invs de 15 janelas de citaes, fazer resumos, abstracts....
Isto (o item imediatamente acima) tambm poderia ser colocado na coluna comentrio.
Ao converter de tabela para texto, possvel respeitar as pequenas variaes existentes em normas
diferentes.
Colocar as pontuaes diretamente na Planilha de Clculos antes da converso para texto.
A personalizao dos filtros torna mais eficiente a consulta.
s interagir com a mquina e apertar os botezinhos.
A pontuao correta na referncia utilizando a substituio automtica de caracteres do Editor de
Textos uma prtica no aprovada por alguns participante quando comentam que o mtodo manual
mais fcil

As dificuldades mais complexas e com solues a longo prazo aparecem no contexto tecnolgico exigido
para utilizao de ferramentas como a Biblio. O conhecimento necessrio para seleo de referncias
bibliogrficas e seu fichamento no indicou, neste grupo, obstculos para realizao da tarefa.
Concluso
As informaes so encontradas em grande volumes nos tempos atuais. Os tipos e quantidades de fontes se
multiplicam rapidamente. A insero da internet no cotidiano do pesquisador, das empresas e instituio de
ensino aumenta muito rapidamente o acesso e a transformao dos dados em informaes e destas em
conhecimento.
Mtodos que privilegiem todas as fases de gerenciamento destas informaes devem ser adotados para que,
deste a identificao at a transformao, no se perca muito tempo e se possa produzir eficientemente textos
cientficos com base tericas cada vez mais slidas. O volume das informaes no pode ser um empecilho e
deve sim contribuir para esta produo. As informaes devem ser organizadas de modo que permitam
consultas que conduzam o pesquisador a realizar suas atividades completamente, em caminhos confortveis
e certos, evitando que se percam.
Muitas vezes com o auxlio de um pouco de criatividade muitas ferramentas podem ser criadas ou adaptadas
para que, na medida da necessidade do pesquisador possam auxili-lo, independente da especificidade
original desta, ou seja, h muitos recurso para o pesquisador no mercado, em vrias categorias, que para
serem utilizados devem atender apenas um dos mandamentos da criatividade: Descobrir consiste em olhar o
que todo mundo est vendo e pensar uma coisa diferente1 .
Referncias
LVY, Pierre. O que virtual?. Rio de Janeiro-RJ: Editora 34, 1996.
_________. As tecnologias da inteligncia: o futuro do pensamento na era da informtica. Rio de
Janeiro: Ed. 34, 1993.
MEZAN, Renato. A universidade minimalista:Folha de So Paulo, So Paulo, 16 jul 1995. Caderno 5, p. 3.
MORIN, Edgar. Os sete saberes necessrios educao do futuro. So Paulo: Cortez; Braslia, DF:
UNESCO, 2000.
OLIVEIRA, Ramon de. Informtica Educativa: dos planos e discursos sala de aula. Campinas-SP:
Papirus, 1997.
PEIRCE, Charles S. Semitica. So Paulo: Perspectiva, 1977.
VON OECH, Roger. Um TOC na cuca. So Paulo: Livraria Cultura Editora Ltda., 1988.
E-mails dos autores
Maclovia Corra da Silva
Joo Mansano Neto

mcsilva@ppgte.cefetpr.br
mansano@cefetpr.br

Frase de AlbertSzent-Gyrggyi, Prmio Nobel de Medicina, citado por VON OECH, in: Um TOC na
cuca, p. 19.