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Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las
polticas institucionales.
Contenido
1. Para la organizacin de fondos acumulados se debe conocer la estructura
orgnico-funcional de la entidad sea pblica y/o privada con el fin de Aplicar
Tablas de Valoracin Documental, Investigar:.....................................................3
a.
f.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Acuerdo AGN 007 de 1994 Artculo 18, Artculo 23, Artculo 25.
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
Artculo 8.
Artculo 95.
Artculo 251.
Ley 14 de 1936.
Ley 63 de 1986.
Cdigo de Comercio.
-
Artculos 48 y 60.
Archivadores verticales
Deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y
proyectarse de acuerdo con la produccin documental.
Los Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas
distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de
tamao y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o
sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable
la conservacin de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone
de stos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin
por contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de
almacenamiento deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar
adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior
debe ser mnimo de 4 cm.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas,
cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales
como disquetes y CD., se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y en
cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada
rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el formato
y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
Los diskettes y CD. Podrn contar con una unidad de conservacin plstica
en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda
vapores cidos o contener molculas cidos retenidas en su estructura.
Diferentes archivos
Es muy importante el cuidado y la conservacin que se le va a dar a los
documentos del archivo central.
El depsito debe contar con las instalaciones adecuadas tanto para el
archivo central como para el archivo de gestin, histrico, para eso nos
basamos en el acuerdo 49 de 2000.
Las estanteras, los archivadores deben ser metlicos.
En el archivo de gestin se utilizan archivadores verticales, legajos, guas y
carpetas.
En el archivo central se utiliza estanteras metlicas abiertas (pueden ser
rodantes), se conservan los documentos en legajos sin ganchos, en cajas
con sus rtulos correspondientes organizados ya sea por series,
onomstico, geogrfico, numrico.
En el archivo histrico ya se conservan los documentos por un medio
magntico como es el proceso de microfilmacin el cual se le realiza a los
documentos histricos.
Restauracin de documentos
Para la ejecucin de procedimientos de intervencin documental en los
niveles de conservacin preventiva, conservacin y restauracin, donde la
conservacin fsica y funcional se establece como una funcin archivstica
ms en cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su
ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener en
cuenta los siguientes criterios:
Unidad del soporte y de la imagen grfica: Partiendo del punto de vista
tecnolgico, el documento est conformado por un soporte, sea cual sea su
material de elaboracin, y por una serie de elementos grficos que
transmiten la informacin consignada. En los documentos como en pocos
materiales estos dos elementos se encuentran ntimamente ligados, el
soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen,
grfica, uno no existe sin el otro, as se crea una simbiosis donde los dos
elementos interactan y se transforman. Por lo tanto es muy difcil separar
el soporte de los elementos sustentados. Es as que no se puede pretender
tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera exigua al otro. En
consecuencia todo tipo de intervencin debe preservar tanto el soporte
como la informacin que ste contiene.
Copias de seguridad:
Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque
es un componente esencial de todas las estrategias de preservacin, las
copias de seguridad en s mismas no son una tcnica de mantenimiento a
polticas
Acuerdo 06 de 1996.
Acuerdo 12 de 1995.
Acuerdo 22 de 2000.
2.
3.
4.
5.
Objetivo:
Aprobar la eliminacin de los documentos, estos documentos carecen de
valores primarios, sin ningn nivel de, las fechas de esta documentacin
oscila entre los aos de AAAA a AAAA. As mismo, es una documentacin
que se encuentra ocupando espacio, el cual se requiere para el
almacenamiento de los documentos de Archivo de Gestin.
Proceso:
Se comienza con la seleccin de los Documentos, el cual ya fue
inventariado, este inventario es para dar inicio a los procesos de valoracin
y eliminacin de los documentos que han perdido los valores primarios y no
desarrollan valores secundarios (Histricos). Este mismo estudio determin
que existen (#) Bolsas o.. (#) Cajas para eliminar.
De ser aprobada la eliminacin por parte del Comit de Archivo, sta se
har por picado bajo los parmetros de Ley, especialmente observando las
disposiciones emanadas por Ministerio del Medio Ambiente.
b)
METODOLOGIA
-
Seleccin documental
Conservacin
Descarte o destruccin
Conservacin:
Documentacin de aos anteriores: Son aquellos que por su contenido e
importancia pueden trasladarse al Departamento de Administracin de
Documentos para su organizacin y conservacin.
Documentacin del ao en curso: Estos deben permanecer en el archivo de
la Dependencia, organizada en forma alfabtica y de acuerdo a la divisin
por grupos, descrita anteriormente.
Procedimiento
Seleccin documental, estudio de los valores documentales evaluacin o
apreciacin, seleccin, eleccin de las series documentales, descarte o
expurgo documental, destruccin o eliminacin
Documentacin a descartar:
Se entiende por descartar la destruccin fsica de unidades o series
documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio,
constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea
que vayan a desarrollar valores histricos.
Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que no garantice la
imposibilidad de reconstruccin de los documentos
El mtodo de destruccin a utilizar en las dependencias ser el rasgado del
documento, principalmente aquellas reas que contienen sellos, firmas o
informacin importante.
Polticas para la destruccin de documentos son las siguientes:
Eliminar toda comunicacin sea memorando o carta que repose en los
archivos de la oficina y se encuentre radicado teniendo en cuenta solo para
los aos 2000 hacia atrs si en ellos encuentran los comunicados con sus
anexos es mejor conservarlos completos.
Las comunicaciones tipo razonero o comunicacin interna cuyo contenido
sea de importancia temporal y haya cumplido con el fin para el cual fue
De esta manera resulta importante definir los criterios generales para llevar
a cabo Los procesos involucrados para la correcta administracin de los
documentos, sobre todo desde los archivos de gestin, garantizar que las
actividades tcnicas archivsticas se apliquen en todas las fases del
documento. Como se puede observar y luego de revisar los antecedentes
relacionados con el tema objeto de estudio, no se evidencian
investigaciones que consideren la seleccin de documentos durante la
primera fase de archivo.
Polticas institucionales
Desde la normalizacin archivstica colombiana, es evidente que la
seleccin documental se debe aplicar al total de la serie y/o Subserie, no
obstante el anlisis de los presupuestos conceptuales expresados en
prrafos precedentes, intuyen a proponer una nueva visin para la
aplicacin de este proceso archivstico, no ya en la segunda fase del ciclo
vital sino en su primera instancia, estos es en los Archivos de Gestin.
De igual forma se propone un rompimiento, no estructural pero s funcional,
al considerar la seleccin no ya al total de las series y/o subseries, sino al
tipo de documental caracterstico, que una vez cumplida su actuacin
administrativa dentro de un expediente y agotada su vigencia legal, pueda
ser objeto de seleccin y eliminacin.
Con fundamento en estos supuestos, es importante resaltar que el estudio
detallado de los tipos documentales que generan los Fondos de Empleados
del Sector Financiero, a la luz de las consideraciones legales,
procedimentales y archivsticas, permiti definir los criterios para la
seleccin por tipos documentales en los archivos de gestin, obviamente
sin prescindir de su aplicabilidad a nivel de serie y/o Subserie, pero en su
segunda fase, es decir en el Archivo Central.
Otra consideracin conceptual que permiti abordar el objeto de la
investigacin, se enmarca dentro de la teora archivstica, la cual seala
que el Valor Primario de un documento es aquel que ... tienen los
documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el
tema o en el asunto.
De acuerdo con los principios de procedencia y de orden original que toman
como base el inicio y trayectoria del documento, se pudo definir el valor
primario de los documentos constitutivos de estos archivos de gestin;
factor a considerar dentro de la seleccin. Las caractersticas propias de un
documento se determinan por su utilidad, principalmente por su objetivo
inicial para el cual ha sido producido.
Los documentos al concluir esa primera etapa donde han sido utilizados de
forma permanente para responder a las actividades propias de las
entidades y que al cabo de una vigencia han perdido su valor inicial, llegan
a adquirir otro tipo de importancia dentro de las organizaciones, porque
pasan a una segunda instancia que para el caso se define como el Valor
Secundario: Es aquel que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Este valor no aplica dentro de la seleccin de documentos
en los archivos de gestin debido a que se presenta a partir de la
terminacin de la fase administrativa o central de los archivos.
Ahora bien, para establecer criterios de seleccin a partir de la propuesta
planteada, es importante delimitar, desde la ptica legal, fiscal, tcnica,
administrativa y funcional, la representatividad de dichos tipos
documentales, tanto para el organismo productor como para el interesado o
destinatario, sin perder de vista la integralidad de los expedientes
constitutivos de las series y/o subseries propias de las entidades objeto de
estudio.
Para Colombia, el Archivo General de la Nacin, establece que la seleccin
debe realizarse por las series documentales conformadas, ya que es un
proceso que apunta a la disposicin final de los documentos y la define
como la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas
de Valoracin Documental
Aplicacin de tecnologa
Archivo tradicional
Los archiveros tradicionalmente han desarrollado tcnicas y procedimientos
adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten
una ordenada y adecuada organizacin de los archivos y de los
documentos.
Entre ellos podemos mencionar La administracin de archivos, La
organizacin, descripcin, seleccin y conservacin de documentos. Los
servicios archivsticos. El control sobre las tres edades de los documentos.
El uso de catlogos, ndices e inventarios como instrumentos descriptivos y
el desarrollo de una legislacin que permita la proteccin del patrimonio
documental.
Archivo moderno
Ley 80 de 1989
NTC 3723
NTC 4080
NTC 5029
NTC 5174
NTC 5238
NTC 5421
NTC 5768
NTC GP 1000:2009
Materiales explosivos
Prevencin de riesgos en Archivos:
La importancia de la prevencin de los Riesgos es indiferente si el archivo
es grande o pequeo, pblico o privado, organizado o no. Su importancia
est relacionada con un derecho que tienen constitucional y humanamente
todas las personas de trabajar en un ambiente libre de riesgos para evitar
accidentes o enfermedades que puedan impactar su calidad de vida y la
tranquilidad de su familia. Se podr de otra manera encontrar otros
beneficios de tipo econmico relacionados con productividad, calidad y
competitividad pero definitivamente seguir siendo la proteccin social o el
factor humano el ms importante.
Para prevenir todos estos riesgos los archivistas deben portar sus
Elementos de Proteccin Personal.
Autocuidado y uso de elementos de proteccin personal
Es el mecanismo utilizado para minimizar el efecto de un determinado
agente externo que puede llegar a producir un accidente de trabajo o
enfermedad profesional, luego de haber realizado las correcciones
tcnicamente posibles en la fuente y en el medio.
Ergonoma
Conceptualizacin: El trmino viene de dos palabras que significan trabajo y
ley. Es as como la Ergonoma trata de las leyes del trabajo. Estudia la
relacin del hombre con la maquina al disear el ambiente de trabajo para
que se adapte a las caractersticas fsicas y mentales de este. En los
archivos permite el diseo de tareas que no solo aumentan la habilidad y
productividad de un archivista, adems de protegerlo contra esfuerzos
excesivos y tensin.
La solucin de problemas ergonmicos en los archivos pueden resultar de
tcnicas como un apoyo para los pies a una silla del escritorio, un sistema
adecuado de archivo rodante, sillas ajustables, manejar altura adecuada en
la estantera, etc. O puede resultar tan complicado como adaptar
herramientas de trabajo a la forma de la mano o la mueca del archivista.
Tambin las operaciones de manejo de objetos para evitar hincarse o
inclinarse ya que en estas reas el espacio de trabajo y el espacio
situacional de los documentos es crtico para esta labor.
30% de los casos de ttanos es fatal. El ttanos est causado por una
toxina, o una sustancia venenosa, producida por la bacteria Clostridium
tetani. La toxina ataca la parte de la mdula espinal que controla los
msculos.
Las esporas de la bacteria pueden encontrarse en el polvo y documentos
archivados durante mucho tiempo, entra al cuerpo a travs de una
cortadura, por lo general una herida por puncin profunda. El ttanos no se
contagia de una persona a otra. Y en los archivos se presenta debido a la
puncin o cortadura con ganchos y grapas metlicas infectadas y
ocasionalmente oxidadas. Los archivistas al legajar o grapar
documentacin (a pesar de no ser una prctica sana para la
documentacin), deben estar atentos en caso de herida o puncin con
estos objetos, ya que la simple desinsectacin no es suficiente. Es
necesario observar los sntomas que se presenten a las horas siguientes
del momento de la herida.
MICOSIS
Los hongos microscpicos producen infecciones llamadas micosis y toman
su nombre de la parte del organismo que invaden o del hongo que las
causa. En el caso de los archivos existen reacciones alrgicas por
inhalacin de las esporas y se ha estimado que algunas enfermedades
alrgicas como el caso del asma se ocasionan debido a la presencia de
hongos.
Existen micosis diversas que presentan sntomas caractersticos. Las
superficiales pueden producirse por el contacto con documentos infectados
generalmente Soporte papel), afectando la piel y las mucosas.
Las esporas de la documentacin con hongos penetran en el organismo por
inhalacin, ms adelante ocurre una colonizacin que degenera en
infecciones pulmonares de diversa ndole. En general las micosis son de
evolucin sub aguda o crnica, pueden ser letales o durar aos.
TNEL DEL CARPO
El sndrome del tnel del carpo es un malestar doloroso de la articulacin
de la mueca y la mano. El tnel del carpo es un tnel estrecho formado
por huesos y otros tejidos de su mueca. Este tnel protege su nervio
mediano. Este nervio mediano le proporciona sensacin en su dedo pulgar,
ndice, el dedo medio y el dedo anular. Pero cuando otros tejidos en el tnel
del carpo, como los ligamentos y los tendones, se inflaman, ellos presionan
contra el nervio mediano. Esta presin puede hacer que parte de la mano le
duela o le cause adormecimiento.
El Sndrome del Tnel Carpiano (STC) es una patologa que afecta a la
mano, provocada por una presin sobre el nervio mediano a nivel de la
mueca. Esto provoca sntomas como adormecimiento y hormigueos en la
mano (especialmente en los dedos pulgar, ndice, corazn y mitad del
anular). Puede existir dolor, que puede estar limitado a la mano y mueca,
pero que en algunas ocasiones se irradia hacia el antebrazo. El STC con
frecuencia despierta al paciente por la noche, y los sntomas pueden
aparecer con actividades como conducir un vehculo, escribir, u otros
ejercicios que suponen una utilizacin significativa de la mano. En el
sndrome del tnel del carpo avanzado, puede producirse una prdida de
fuerza y una disminucin de la masa muscular en la base del pulgar.
Desarrollo
Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando
el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus
polticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad
Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas
(documentales) sin importar el carcter de cada entidad (orden nacional o
territorial, del nivel central o descentralizado); deben recopilarse los
siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional:
Los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histrico de
la institucin productora lo que a su vez permitir reconducir los
documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser
producidos.
Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los
productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuentes primarias
como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u
orales, las secundarias son las bibliogrficas.
En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa relativa al ente o
entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que
produjeron la documentacin.
Generalidades
ARTICULO 1. Finalidad del expediente. El expediente adems de ser la
esencia de las actuaciones de la administracin, pues rene de manera
orgnica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un
mismo trmite o actuacin y se acumulan de manera natural reflejando el
orden en que dicho trmite es ejecutado, es la base de la organizacin
archivstica sobre la cual se establecen las series y subseries documentales
que conforman un archivo.
ARTICULO 2. mbito de aplicacin. El presente Acuerdo aplica a todas las
entidades pblicas en sus diferentes niveles, nacional departamental,
distrital municipal, de las entidades territoriales indgenas, y dems
entidades territoriales que se creen por ley, as como las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas y dems organismos regulados por la ley
594 de 2000.
PARGRAFO. Las entidades de las ramas legislativa y judicial, los
organismos autnomos y de control, as como los crculos notariales de
conformidad con lo establecido en la ley General de Archivos, podrn
adoptar las normas del presente Acuerdo para la creacin y gestin integral
de sus expedientes.
ARTICULO 3. Definiciones. Con el fin de facilitar la aplicacin de las
normas contenidas en el presente Acuerdo, a continuacin se definen
algunos de los trminos objeto de reglamentacin:
a) Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio
utilizado.
b) Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por
una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, histrico, tcnico o cultural y
debe ser objeto de conservacin en el tiempo, con fines de consulta
posterior.
c) Documento electrnico de archivo: Registro de informacin generada,
producida o recibida o comunicada por medios electrnicos, que
permanece almacenada electrnicamente durante todo su ciclo de vida,
producida, por una persona o entidad en razn a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor cientfico,
histrico, tcnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.
d) Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el
desarrollo de un mismo trmite o procedimiento, acumulados por una
persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y
relacionados entre s y que se conservan manteniendo la integridad y
orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolucin
definitiva.
e) Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente fsico
cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son
convertidos a formato electrnico mediante procesos de digitalizacin.
f) Expediente electrnico de archivo: Conjunto de documentos y
actuaciones electrnicos producidos y recibidos durante el desarrollo de
un mismo trmite o procedimiento, acumulados por cualquier causa
legal, interrelacionados y vinculados entre s, manteniendo la integridad
y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que
se conservan electrnicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin
de garantizar su consulta en el tiempo.
de
se
de
de
Fotocopia legible de la traduccin de la titulacin efectuada por un
traductor jurado (puede consultar la lista de traductores jurados en el
ayuntamiento, la prefectura y el tribunal de instancia) o por las autoridades
oficiales del pas de origen.
A excepcin de los documentos escritos en Alemn, rabe, espaol,
francs, ingls, italiano, portugus