organizacional

As empresas vm se deparando rapidamente com a equalizao do nvel tecnolgico,

resultado do desenvolvimento acelerado dos meios produtivos e do acesso facilitado a
eles. Como forma de agregar valor aos produtos e apresentar um diferencial, as
corporaes tem voltado a ateno para a evoluo nas relaes humanas, buscando
desenvolver a cultura empresarial adequada ao seu crescimento. O modelo de qualidade
5S pode ser o ponto de partida para esse processo.
H quem diga que praticar o modelo de qualidade 5S praticar bons hbitos ou bom
senso. Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicao na prtica, a
sua implantao efetiva no constitui uma tarefa simples. Isto porque a essncia dos
conceitos a promoo de mudana de atitudes e hbitos das pessoas. Hbitos e atitudes
construdos e incorporados pela convivncia e experincia das pessoas ao longo de suas

vidas.
Ao tomarmos conhecimento de conceitos to bvios, somos seduzidos a iniciar
imediatamente a sua implantao. Mas as atitudes e hbitos decorrentes da prtica do
modelo de qualidade 5S vo se chocar com hbitos e atitudes incorporadas na nossa
maneira de ser e agir.
A dificuldade de romper com os conceitos e pr-conceitos arraigados em ns passa a ser
um aspecto crtico da implantao. preciso que seja criado um clima adequado e
condies de alavancagem da mudana. necessrio dar suporte queles que esto
conseguindo romper e ajudar queles que ainda no o fizeram, para que possam seguir
a mesma direo do grupo. O rompimento deve ser coletivo para que possa se perpetuar,
removendo, de forma definitiva, velhos hbitos e atitudes e substituindo-os por novos e
melhores.
A prtica destes conceitos de maneira forada pode promover uma mudana apenas
aparente, existente at que cesse a fora que o impeliu a adotar aquela atitude de falsa
mudana.

Portanto, a implantao do modelo de qualidade 5S precisa ser sistematizada e planejada

em todos os passos para garantir a longevidade da mudana incorporada pela adoo
desses conceitos. Quanto maior e mais complexa a organizao, maior ser a
necessidade desta estruturao e mais detalhada ela dever ser.
A filosofia calcada na educao, portanto profunda, com prticas simples, que promovem
o crescimento contnuo das pessoas, em um aperfeioamento constante da rotina do
trabalho dirio e conseqentemente, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. um
processo estruturado para mobilizar a organizao para o uso responsvel dos recursos
nos aspectos fsicos (ambiente, equipamentos, mquinas, linha ou clulas de trabalho), de
procedimentos e de atitudes. Em qualquer organizao humana, o modelo de qualidade
5S prepara o ambiente para mudanas duradouras, por ser de simples compreenso e
fcil aplicao, gerando resultados visveis e imediatos.
O modelo de qualidade 5S o prprio bom-senso em ao, de modo que pode ser
ensinado, aperfeioado e praticado para o crescimento pessoal e profissional, individual ou
coletivamente. Deve se transformar em hbito, resultando em cultura da empresa.
O empresrio deve ser o principal incentivador, por convico, do processo de implantao
do modelo de qualidade 5S na empresa. A liderana fator fundamental para os melhores
resultados e sucesso do programa.
No Japo, pas de origem da filosofia, os donos das empresas sentem-se vontade para
tirar a gravata, arregaar as mangas e, de baldes e vassouras em punho, limpar fbricas
junto com os operrios. O sucesso do modelo de qualidade 5S naquele pas tem relao
com as caractersticas na formao do carter do povo japons, mais voltado ao ganho
coletivo do que individual.
Portanto, necessrio enfatizar que o modelo de qualidade 5S resulta em ganhos
coletivos para a empresa e para o indivduo.
ORIGEM DO MODELO DE QUALIDADE 5S
O modelo de qualidade 5S uma prtica desenvolvida no Japo na dcada de 60, durante
a sua reconstruo aps a II Guerra Mundial. Criados inicialmente por americanos, aos 3S
iniciais foram acrescentados 2S pelos japoneses, o que justifica a atribuio da filosofia a
eles.
No Japo esta filosofia aplicada at hoje nos lares, onde os pais ensinam aos filhos os
princpios educacionais do modelo de qualidade 5S que os acompanharo at fase
adulta.
A denominao 5S deriva das cinco atividades sequenciais e cclicas iniciadas pela letra
S e que, quando traduzidas, significam:
SEIRI: Senso de Utilizao
SEITON: Senso de Organizao
SEISO: Senso de Limpeza
SEIKETSU: Senso de Sade
SHITSUKE: Senso de Disciplina

No Brasil adotou-se usar a palavra senso antecedendo a idia, porque exprime

discernimento, lgica, razo.
OBJETIVOS
O modelo de qualidade 5S visa melhoria do ambiente de trabalho no sentido fsico,
lgico e mental. Sua base educativa e prepara as pessoas para a observao crtica da
sua realidade e atuao nos desperdcios, na desorganizao, sujeira, nos fatores que
acarretam doenas e conflitos e em outras anomalias do ambiente.
Algumas questes devem ser levadas em conta quando da avaliao de implantao do
modelo de qualidade 5S:
Ser que o nosso ambiente de trabalho no poderia ser mais agradvel?
Porque estamos guardando coisas que poderamos disponibilizar para outros setores ou
retirar do nosso local de trabalho?
O nosso local de trabalho est sempre limpo?
Estamos realmente aproveitando nosso tempo e nosso espao?
O que podemos fazer para economizar material e evitar desperdcio?
Guardamos nosso material de trabalho no local mais adequado?
No seria possvel simplificar nossos servios?
Como reduzir custos? possvel?
Ser que melhorando o ambiente de trabalho ns tambm melhoramos?
As respostas s questes colocadas podero ser obtidas atravs do da aplicao do
modelo de qualidade 5S.
SENSO DE UTILIZAO
Este senso orienta no sentido de separar os recursos disponveis de acordo com a
freqncia de uso, ou seja, conforme o grau de importncia que cada um tenha para a
realizao de suas tarefas. A Figura 1 apresenta as aes para aplicao do Seiri.

Figura 1 Aes para a prtica do senso

de utilizao
A prtica do senso de utilizao resultar nas seguintes vantagens:
Liberao de espao e melhor organizao;
Racionalizao do uso de materiais e de equipamentos;
Menos armrios, arquivos, estantes, papis, ferramentas e outros itens em excesso;
Diminuio de custos, reduo do desperdcio e;
Local de trabalho mais saudvel e apresentvel.
SENSO DE ORGANIZAO

Permite alocar os recursos disponveis de forma sistmica, estabelecendo um sistema de

comunicao visual que permita rpido acesso aos mesmos. A partir dos recursos teis
identificados no senso de utilizao, a tarefa no senso de organizao a priorizao
como demonstrado na Figura 2.

Figura 2 Aes para a prtica do

senso de organizao
Dentro do modelo de qualidade 5S, a aplicao do senso de organizao permitir obter
vrios benefcios, entre eles:

Reduo de tempo e de custos;

Melhor controle de estoques e de documentos;

Utilizao racional do espao;

Administrao do tempo;

Conforto para quem trabalha e;

Reduo do risco de acidentes.

SENSO DE LIMPEZA
No modelo de qualidade 5S, o senso de limpeza indica que os prprios usurios devem
cuidar dos recursos disponveis de forma que eles estejam sempre em boas condies de
uso. A prtica do senso de limpeza permite obter os seguintes resultados positivos:

Melhor disposio para o trabalho;

Motivao para a produtividade;

Valorizao da imagem da empresa;

Conquista de clientes e;

Melhor apresentao dos produtos e de servios.

SENSO DE SADE
A partir desse ponto, as pessoas j reconhecem a importncia dos sensos de utilizao,
organizao e limpeza. Isso significa que existe a preocupao com a manuteno de
condies (fsicas e mentais) de trabalho favorveis sade. Na Figura 3 esto
relacionadas algumas aes para a prtica deste senso.

Figura 3 Aes para a prtica do

senso de sade
A aplicao do senso de sade no modelo de qualidade 5S reflete diretamente em:

Reduo de gastos com doenas e acidentes;

Crescimento da auto-estima e cuidados com a sade;

Diminuio dos riscos de contaminao;

Reflexos positivos nos hbitos de higiene pessoal e;

Condies propcias produtividade.

SENSO DE DISCIPLINA
Considera ter as pessoas comprometidas com o cumprimento rigoroso dos padres ticos,
morais e tcnicos e com a melhoria contnua a nvel pessoal e organizacional. possvel,
inclusive, investir nos filhos dos funcionrios para que eles atuem como agentes
fiscalizadores em casa.
No modelo de qualidade 5S, a prtica do senso de disciplina implica rapidamente nos
seguintes benefcios empresa:

Melhoria das relaes humanas no trabalho;

Manuteno de padres mais elevados de qualidade com conseqente
satisfao dos clientes e;
Melhoria da imagem da empresa;

IMPLANTAO DO MODELO DE QUALIDADE 5S

No existe uma receita para a implantao do programa 5S. A orientao a seguir tem
obtido sucessos:

Estabelecer uma estratgia de implantao que no entre em choque

com a cultura local, permitindo que mudanas ocorram sem grandes
rupturas desestabilizadoras;

A implantao do 5S uma deciso que cabe somente alta direo e

as aes necessrias devem por ela ser tomadas e;

A alta administrao dever estabelecer uma estrutura de apoio

implantao, constituindo um comit 5S.

De maneira geral, a implantao do modelo de qualidade 5S segue o fluxo apresentado na

Figura 4.

Figura 4 Fluxo para implantao

do modelo de qualidade 5S
Recomenda-se que o processo seja documentado, com fotos e vdeos, flagrantes da
situao atual, destacando pontos positivos e negativos. Isto no mandatrio, mas
permite a criao de material para a sensibilizao do corpo gerencial alm de dar
oportunidade para mostrar como a situao realmente mudou.
Para o sucesso da implantao do modelo de qualidade 5S, a educao, o treinamento e a
ao caminham juntos. Assim, por exemplo, aps uma sesso de treinamento, cada
pessoa dever sair com um plano mnimo de ao para os prximos dias, evitando-se a
perda do entusiasmo.
LANAMENTO DO PROGRAMA 5S
A quebra da rotina na empresa gera expectativas. Certamente surgiro questes como:
Ser que para valer?, No ser fogo de palha?, bom para ns?, entre outras
dvidas.
O lanamento do programa de implantao do modelo de qualidade 5S feito pelo
presidente quebra resistncias, conquista adeses e apressa resultados. Deve haver
cuidado redobrado na preparao da reunio de lanamento, que tem o objetivo de
sensibilizar a todos os envolvidos, despertando iniciativas e vontade coletiva de mudar.
O presidente deve iniciar por ressaltar o fato positivo que o encontro de todos os
membros da empresa para tratar de um assunto de interesse geral e que a todos trar
benefcios.
PROMOO DO MODELO DE QUALIDADE 5S
Com a inteno de enraizar o modelo de qualidade 5S no comportamento cotidiano das
pessoas no trabalho, faz-se necessrio desenvolver um plano de atividades que ir
promover a filosofia 5S, durante o perodo aproximado de 30 meses, onde devem constar:

Estabelecimento de metas;
Planejamento das avaliaes, com elaborao de formulrios e
respectivos critrios de pontuao;

Divulgao de resultados;

Campanhas e concursos;

Visitas e participao a outras unidades, empresas e eventos e;

Certificao de reas e departamentos.

Estabelecimento de metas
A definio de metas numricas para o padro do modelo de qualidade 5S dos ambientes
o ponto de partida para a manuteno da filosofia. Com base nos resultados anteriores,
nas metas da organizao e nas possibilidades de eliminao de pendncias e introduo
de melhorias, estabelecem-se metas para todos os departamentos.
medida que se reduz o nvel de responsabilidade e a autonomia das pessoas, reduz
tambm o prazo para obteno das metas, de modo que os nveis hierrquicos maiores
tenham metas de mdio e longo prazo (trienal, semestral, anual), enquanto os nveis mais
baixos tenham metas de curto prazo (bimestral e mensal).
O estabelecimento de metas que sejam desafiantes e ao mesmo tempo atingveis um
fator de motivao das pessoas em busca dos resultados. importante ressaltar que a
pontuao mxima no significa a perfeio, mas sim que deve ser compatvel com a
realidade. Porm, com a prtica do modelo de qualidade 5S, o paradigma vai mudando e a
pontuao passa a ser cada vez mais coerente e representativa do ambiente e da cultura
das pessoas.
Alguns exemplos de indicadores so relacionados a seguir:

AVALIAO E AVALIADORES
Uma ttica eficiente para a promoo do modelo de qualidade 5S a avaliao dos
ambientes. Para tanto, o comit forma avaliadores a elabora formulrios de avaliao,
critrios de pontuao, sistemtica de aplicao e o estabelecimento de metas.
Algumas regras que podem ser adotadas em avaliaes:

Os avaliadores, rea e data de avaliao sero definidos pelo comit;

A rea a ser avaliada ser informada do dia e hora marcada para a

avaliao;

Os avaliadores devem realizar a avaliao na rea indicada e a mesma

deve acontecer no horrio estabelecido;

Os avaliadores devem fazer prevalecer o bom senso, a imparcialidade e

o discernimento referente aos itens avaliados em relao a situao da
rea, conforme abordagem nos treinamentos;

Os avaliadores devem ser acompanhados pelo facilitador da rea a ser

avaliada, conforme indicado na convocao. Na ausncia deste, um
colaborador da equipe ser convidado pelos avaliadores, o qual dever
responder as perguntas e apresentar o plano de aes corretivas;

As no-conformidades em que a soluo no depende de outras reas

devem receber tratamento pela prpria rea. As que dependem de outras
reas ou de terceiros devem ser encaminhadas ao comit para apoio e
acompanhamento e;

Cada rea dever ter seu quadro de avaliao em local de fcil

visualizao. Um modelo sugestivo apresentado na Figura 5, onde se
identifica o conceito obtido atravs de uma tarjeta colorida.

Figura 5 Modelo de quadro de

avaliao para o programa 5S
MOTIVOS DE INSUCESSO
A implantao requer alguns cuidados para que no resulte em frustrao aos envolvidos.
A Tabela 1 apresenta oito motivos de insucesso na aplicao desta filosofia.
Tabela 1 Oito motivos de insucesso do modelo de qualidade 5S

1. Ausncia de filosofia organizacional quando a empresa no adota

a nova filosofia e pensa no ser necessria a liderana do empresrio
para conduzir esse processo educativo na mudana da cultura interna. As
atividades so realizadas com a prtica da utilizao, organizao e
limpeza, mas no educam e no promovem o crescimento das pessoas
coletivamente. Isso se deve, principalmente, falta de constncia e de
coerncia entre o que se fala e o que se faz no dia-a-dia da empresa.
2. Falta de entendimento do conceito da filosofia quando o 5S
visto como um programa de organizao e limpeza e no como um
processo educacional.
3. Falta de promoo contnua do 5S a consolidao da filosofia 5S
se d em atividades continuadas que vo de encontro com os objetivos
do sistema da qualidade da empresa. Promover atividades contribui muito
para o sucesso do 5S.
4. Plano limitado ao dia do lanamento grande parte das empresas
consegue chegar com sucesso at o dia do lanamento. Passado esse dia,
esfria at ser esquecido. A empresa no define plano para a
manuteno dos 5S.

5. Pensar que o 5S somente para aplicao no trabalho o 5S

busca educar as pessoas de forma a mudar seu comportamento pessoal e
coletivo. Isso significa que o objetivo ajudar a mudana de
comportamento em todos os papis, ou seja, na famlia, na sociedade e
na profisso.
6. Falta de sintonia com a estratgia os 5S no esto vinculados a
nenhuma estratgia da empresa ou no existe coerncia entre os
objetivos dos 5S e a viso de futuro da empresa.
7. Aplicao de 5S para os outros uma prtica freqente nas
empresas fazer esse movimento apenas porque outras empresas (clientes
ou concorrentes) fazem e precisam v-la implementando tambm ou para
impressionar um amigo empresrio. Isso o mesmo que jogar o lixo sob
o tapete.
8. Pressa na execuo querer mudar drasticamente a cultura da
empresa e das pessoas uma tentativa que no obtm efeitos
duradouros. Acreditar que em trs ou quatro meses os 5S estar
implantado no reconhecer as particularidades e limitaes das
pessoas. Hbitos resultantes de vrios anos no so rapidamente
modificados.
CONCLUSO
Como forma de apresentar um diferencial, as corporaes tem voltado a ateno para a
evoluo nas relaes humana buscando desenvolver a cultura empresarial adequada ao
seu crescimento. A filosofia 5S uma excelente ferramenta para evoluir a empresa na
cultura da qualidade.

Sobre o autor:
Mrio Srgio de Souza Especialista em Gesto da Qualidade (Univille) e Gesto de
Escolas Tcnicas (UFSC), consultor empresarial na OIS Brasil.

Leituras recomendadas:
http://pt.wikipedia.org/wiki/5S
http://www.oisbrasil.com.br/pt/artigos/artigos.php
http://www.5s.com.br