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MIT041

Especificao de
Processos
Cliente: GENRENT DO BRASIL LTDA
Projeto: GESTO DE CONTRATOS
Verso: 1.0

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

Sumrio
1
2
3
4
5
5.1
6

DESCRIO DO SUB PROCESSO


PROCESSO RELACIONADO
FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO
DESCRIO DETALHADO DO SUB-PROCESSO
INFORMAES DO PROCESSO
Sadas do Sistema
RESPONSVEIS PELAS INFORMAES

3
4
5
7
13
13
15

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Verso 1.3

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

DESCRIO DO SUB PROCESSO GESTO DE CONTRATOS

Este ambiente gerencia os contratos de compras e vendas que a empresa mantm


com seus fornecedores e clientes, possibilitando controlar e acompanhar todos os processos
de contratao de produtos e/ou servios detalhando suas especificaes. Por meio deste
controlam-se os valores do contrato, fornecedores, clientes, vigncia, data da assinatura,
responsvel, objeto do contrato, clusulas contratuais, ndices econmicos, formas de
reajustes, tipos de contratos, tipos de revises de contratos, planilhas de contratos, tipos de
cauo, cadastramento de multas contratuais, cadastramento e manuteno das caues
(recebimento, troca, baixa e abatimento da cauo), seleo das condies de pagamentos,
cadastro de tipos de documentos, cronogramas fsico e financeiro do contrato, medies,
reviso de contratos (aditivos, reajustes, realinhamento, paralisao, reincio, alterao de
clusulas, etc.), motivos de paralisao de contratos, aprovao das revises, cronogramas
contbeis, entre outros.
O ambiente Gesto de Contratos permite os seguintes controles:

Controle de indicadores econmicos;


Manuteno dos valores dos ndices financeiros;
Controle dos tipos de contratos de compras e vendas existentes na empresa;
Controle das revises dos contratos de compras e vendas vigentes no Sistema;
Controle das planilhas que definem o detalhamento de um contrato;
Controle das caues negociadas nos contratos;
Cadastramento das multas contratuais e frmulas de clculo;
Gerao e controle de cronogramas fsicos, financeiros e contbeis;
Acompanhamento dos contratos por meio de medies, indicando os
percentuais (quantidades) realizados ou recebidos dos fornecedores/clientes e
seus respectivos valores;
Controle das alteraes dos contratos por meio de revises.

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Verso 1.3

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

PROCESSO RELACIONADO
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

Mdulo Estoque/Custos
Faturamento
Financeiro
Gesto de Projetos
Contabilidade
PCO

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO

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DESCRIO DETALHADO DO SUB PROCESSO


#

Nome

ndices

Histrico de ndices

Descrio

Transao

ndice a relao
entre os valores de
medida ou gradao, que
indica a variao mdia
dos
preos
de
um
conjunto de bens, em
relao a um perodo
tomado como referncia.
Conforme publicao ou
necessidade da Empresa.
A Genrent utiliza ndices
de mercado para o
reajuste contratual como Contratos
por exemplo: IGPM. Em
alguns casos o reajuste
poder ocorrer com base
em um ndice especfico
para o cliente, sendo
assim para estes casos
os ndices devero ser
cadastrados conforme a
necessidade.
E
posteriormente
vinculados aos contratos.
CNTA080 Histrico de Contratos
ndices
A rotina de histrico de
ndices
permite
o
cadastramento
e
a
manuteno dos valores
dos ndices financeiros
que sero utilizados nos
clculos de reajustes de
contratos, correo de
valores
caucionados,
entre outros.
O cadastro histrico de
ndices tem a mesma
funcionalidade
do
cadastro de moedas do
ambiente financeiro, ele

utilizado
para

Opo
P
Padro
EEspecfica

Escopo
S Sim
N - No

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armazenar os valores dos


ndices de acordo com os
perodos informados pelo
usurio.
A
manuteno
dos
valores dos ndices deve
ser efetuada conforme os
tipos de ndices que
sero
utilizados
nos
contratos de compras,
podendo ser informados
diariamente,
semanalmente,
mensalmente, etc.
Alem disso, no menu de
opes desta rotina, est
disponvel
a
opo
Projetar que permite
efetuar
projees
financeiras
para
atualizar,
de
forma
prtica, os valores dos
ndices por determinado
perodo. Para os ndices

CTNA010 Tipo de
Reviso
Esta
rotina
permite
definir quais os tipos de
alteraes que podero
ser
efetuadas
nos
contratos de compras
vigentes
no
sistema,
Tipos de Reviso de conforme a necessidade
Contratos
Contratos
de gerao de reajustes
contratuais.
Neste
cadastro,
so
definidos os tipos de
revises que podero ser
efetuadas
durante
a
manuteno
dos
contratos.
Tipos de Contrato
CNTA020 Tipos de Contratos
Contrato
O objetivo desta
rotina

efetuar
o
cadastramento dos tipos
de
contratos
de

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Tipos de Planilhas

compras existentes na
empresa,
que
sero
utilizados para definir os
descritivos
dos
contratos, podendo ser
classificados como, por
exemplo:
materiais,
servios
de
terceirizao,
obras,
servio de locao, etc.

um
cadastro
fundamental
para
o
modulo
Gesto
de
Contratos sem um Tipo
de Contrato no
possvel cadastrar um
contrato, atravs do
Tipo de Contrato
definida a estrutura do
Contrato.
CNTA230 Tipos de
Planilha
O objetivo desta rotina
efetuar o cadastramento
dos tipos de planilha que
sero
utilizadas
na
elaborao das planilhas
relacionadas
aos
contratos.
As planilhas definem o
detalhamento
do
contrato, ou seja, os Contratos
itens
contidos
nele.
Como por exemplo, em
um
contrato
de
prestao
de
servio
para a manuteno de
aparelhos
eletrnicos,
podem
existir
as
planilhas:
"Visita
do
Tcnico" e "Troca de
Equipamentos".

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Tipos de Documentos

Documentos
Situao

Contratos

O objetivo dessa rotina

efetuar
o
cadastramento dos tipos
de
documentos
que
sero relacionados aos
contratos de compras
ou venda existentes na
empresa.

Contratos

Esta
rotina

responsvel
pela
configurao
dos
documentos
exigidos
durante a evoluo do
contrato, devendo ser
informados os dados
x relacionados situao
Contratos
do
documento
(elaborao,
emitido,
aprovao,
vigente,
paralisado,
sol.
finalizao,
finalizado,
reviso, revisado etc.),
ao tipo do contrato e ao
tipo do documento.
Contratos
CNTA100 - Contratos
O objetivo desta rotina
efetuar o cadastramento
de todos os processos de
contratao de produtos
e/ou servios, permitindo
detalhar
todas
as
especificaes de um
contrato da empresa, tais
como:
fornecedores,
vigncia,
data
da
assinatura, responsvel,
objeto
do
contrato,
clusulas
contratuais,
multas, uso de caues,
ndices
de
reajuste,
planilhas,
cronogramas
financeiros, entre outros.

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

Planilhas

Fica apenas como ponto


especfico a gerao do
cdigo
do
contrato
quando
o
ambiente
Gesto de Projetos entrar
em produo, onde o
cdigo do contrato ser
formado pelo Cdigo do
Projeto + Sequencial.
As planilhas definem as Contratos
necessidades
de
um
contrato, ou seja, os
itens contidos nele. O
processo utilizado para
informar os materiais ou
servios que fazem parte
de um contrato so as
planilhas.
Como
por
exemplo,
em
um
contrato de prestao de
servio
para
a
manuteno
de
aparelhos
eletrnicos,
podem
existir
as
planilhas:
"Visita
do
Tcnico" e "Troca de
Equipamentos".
Esta rotina utilizada
para
cadastrar
as
planilhas
que
sero
utilizadas na elaborao
dos contratos de compra
e de venda, nas quais
sero
informados
os
dados relacionados ao
nmero do contrato, ao
fornecedor, validade
(data inicial e data final),
aos
produtos/servios
relacionados ao contrato,

autorizao
de
reajustes dos itens da
planilha, entre outros

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

dados.

10

Cronogramas

11

Medies

CNTA110 Cronograma
Os
cronogramas
financeiros apresentam o
montante do contrato
dividido em parcelas por
perodo
provendo
ao
departamento financeiro
uma forma de planejar o
desembolso quer dever
ocorrer.
Esta rotina poder servir
de base para incluso de Contratos
um
cronograma
de
contratos, ou somente
para
manuteno
de
contratos
em
andamento. Neste caso,
no ser permitida a
excluso do cronograma,
somente a manuteno
das opes disponveis:
arrasto e distribuio de
parcelas.
A
medio

um Contratos
processo
de
verificao/fiscalizao
da realizao de um
servio ou recebimento
de
um
material,
indicando
os
percentuais/quantidades
realizados ou recebidos e
seus respectivos valores.
Para melhor integrao
com
o
ambiente
faturamento
e
para
possibilitar uma maior
mobilidade na gerao
dos pedidos de venda a
medio de um contrato
do tipo Venda, ser
realizada na incluso do
pedido de venda. Neste,
o
contrato
dever
selecionado e os valores
estipulados
no
cronograma
sero

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inseridos no item do PV.


Informaes tais como o
valor unitrio no poder
ser alterado.
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Revises

Para alterar os valores, Contratos


prazos e quantidades dos
contratos de compras
vigentes,
o
Sistema
permite
que
sejam
efetuadas as revises.
O objetivo desta rotina
gerar as revises de
contrato
de
forma
simplificada, mantendo
uma cpia das suas
informaes originais.
Ao incluir uma reviso de
contrato,
o
sistema
solicitar ao usurio que
informe o tipo da reviso
(aditivo,
reajustes,
realinhamento,
readequao,
paralisao, reincio ou
alterao de clusulas) e
a
rotina
realizar
automaticamente a cpia
das
informaes
do
contrato, das planilhas
do
contrato,
dos
apontamentos realizados
e dos saldos em aberto
para uma nova reviso.
Durante o processo de
reviso do contrato, ele
ser exibido com a
situao "Reviso" at
que sejam aprovadas as
alteraes pela rotina
"Aprovar
Reviso",
tornando-o "Vigente".
Conforme o tipo de
reviso,
o
usurio
poder
alterar
as
quantidades
(armazenando
as
quantidades anteriores

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reviso)
e
dar
manuteno nas etapas
do
cronograma
financeiro do contrato.

13

Aprovao
Revises

14

Controle de Acessos

CNTA150 Aprovao
de Revises.
Esta opo utilizada
para efetuar a aprovao
das revises de contratos
geradas
pela
rotina
"Revises".
Na rotina "Aprovar
Revises"
sero
apresentados
os
registros dos contratos
com
a
situao
de
"Reviso" e aps a Contratos
aprovao estes sero
alterados para contratos
vigentes
(situao
"Vigente"), sendo que,
os contratos originais
que
anteriormente
apresentavam
a
situao "Vigente" sero
alterados
para
"Revisado"
CNTA100 Controle de Contratos
Acessos.
Esta
opo
permite
configurar o controle de
acesso
do
ambiente
Gesto de Contratos, o
qual possibilita definir os
diretos de acesso a uma
pr-definidas para cada
contrato por usurio e/ou
grupo de usurios.
Ao
executar
a
opo "Acesso", ser
possvel configurar s
transaes de incluso,
alterao, excluso e
visualizao
dos

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registros de caues,
planilhas, cronogramas,
documentos, medies
e revises vinculados a
um
determinado
contrato, bem como a
visualizao do contrato
e alterao da sua
situao, entre outros.

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INFORMAES DO PROCESSO
3.1

Relatrio
Contratos

Sadas do Sistema
Descrio

Comentrios

Este relatrio apresenta os dados do


contrato de compras conforme sua
situao atual, permitindo ao usurio
solicitar a impresso das informaes de
maior relevncia atravs dos parmetros
de configurao. Desta forma, possibilita a
configurao dos dados do cabealho do
contrato, bem como, a seleo da
impresso das caues, dos fornecedores,
das planilhas, dos cronogramas, das
multas, das medies e dos textos do
contrato.
Neste relatrio, podero ser impressos os dados:

Cabealho - nmero do contrato, nmero


da reviso (se existir), data de incio,
situao, data final, data da proposta,
data
da
assinatura,
data
de
encerramento, condio de pagamento,
tipo do contrato, data da ltima
atualizao da situao do contrato,
vigncia, ndice de correo, etc.
Objeto
do
contrato
Clusulas
do
contrato
Justificativas
Fornecedores - cdigo e loja do
fornecedor e razo social.
Planilha - nmero, tipo da planilha, valor
total, fornecedor/loja, data inicial, data
final, saldo, nmero de itens, produtos,
quantidades por produto, valor unitrio
por produto, valor total por produto,
percentuais de desconto, valor de
descontos,
quantidade
medida
por
produto, saldo por produto, etc.
Cronograma
nmero,
parcela,
competncia,
valor
previsto,
valor
realizado,
saldo
parcela,
data
de
vencimento, data prevista de medio,
data realizada, etc.
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ESPECIFICAO DE PROCESSO

Medies - nmero da medio, nmero


da planilha, nmero do contrato, cdigo e
loja
do
fornecedor,
competncia,
vencimento, medio acumulada, saldo
medio, valor total, nmero do item,
produto, quantidade solicitada, saldo a
medir, quantidade realizada, percentual,
valor unitrio por produto, valor total por
produto, etc.
Permite a impresso das medies
associadas
s
respectivas
multas/bonificaes, descontos e caues,
conforme parametrizao definida.
O objetivo deste relatrio apresentar
uma ferramenta de comunicao entre o
tomador de servios e o fornecedor. Ele
demonstra os valores e quantidades
acumulados e realizados na medio do
contrato, considerando as informaes de
impostos configuradas nas rotinas. Neste
relatrio
sero
exibidos
os
dados
relacionados medio do contrato.

Medies /
Entregas

Boletim de
Medio de
Servios

Medies
Notas Fiscais

Este relatrio permite a impresso das


medies dos contratos associadas s
respectivas notas fiscais.

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RESPONSVEIS PELAS INFORMAES


Nome

Assinatura

Data

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