1Taller Gel

Luz ngela Carvajal Prez & Luz Marina Forero Ramrez.

Servicio Nacional de Aprendizaje

Centro de Gestin Administrativa
Gestionar la informacin haciendo uso de las Tecnologas TICS
Tecnlogo en Gestin Documental
Bogot- 2015

Trabajo Escrito Gel

Luz ngela Carvajal Prez

Luz Marina Forero Ramrez

Instructora:
Tatiana Tovar

Servicio Nacional de Aprendizaje

Centro de Gestin Administrativa
Gestionar la informacin haciendo uso de las Tecnologas TICS
Tecnlogo en Gestin Documental
Bogot- 2015

TABLA DE CONTENIDO
GOBIERNO EN LINEA CUESTIONARIO
INTRODUCCION....................................................................................................................................................3
OBJETIVOS.............................................................................................................................................................4
Cul es el objetivo general de Gobierno en lnea?.............................................................................................5
Cmo funciona el gobierno en lnea?.................................................................................................................5
Componentes bsicos de la pgina
(https://www.gobiernoenlinea.gov.co/web/guest;jsessionid=4045C1F2ADF93741305B0612D1FF0C7F)....6
DIRECCIONAMIENTO DE SERVICIOS...........................................................................................................8
Ciudadano.........................................................................................................................................................8
Empresario Colombiano..................................................................................................................................11
Servidor Pblico..............................................................................................................................................14
Jvenes............................................................................................................................................................15
Qu significa oficina sin papel?........................................................................................................................16
Describa las 6 nuevas tendencias en el tratamiento de gestin de documentos de archivos electrnicos..........16
Cambios en el manejo del documento (Marcos).............................................................................................16
Tendencias Tecnolgicas.................................................................................................................................17
Tendencias organizacionales...........................................................................................................................18
Tendencias jurdicas........................................................................................................................................18
Valoracin.......................................................................................................................................................19
Preservacin....................................................................................................................................................19
Acceso y Uso..................................................................................................................................................20
Mencione la evolucin del uso del papel............................................................................................................21
Evolucin del uso del papel................................................................................................................................21
Describa los principales soportes normativos para la oficina sin papel..............................................................22
Cules son los lineamientos para las entidades en cuanto a la oficina sin papel?.............................................23
Consulte www.mintic.gov.co:.............................................................................................................................24
Describa segn su concepto los tems ms relevantes encontrados................................................................24
Describa cuales son los logros encontrados....................................................................................................24
Que es el plan vive digital...............................................................................................................................25
Consulte..............................................................................................................................................................26
Describa los 7 vnculos informativos..............................................................................................................26
CONCLUSIONES..................................................................................................................................................31
BIBLIOGRAFIA / CABLEGRAFIA......................................................................................................................32

Tabla de ilustraciones
Ilustracin 1 Eleccin de bsqueda...........................................................................................................................6
Ilustracin 2 Conexin en las redes sociales.............................................................................................................6
Ilustracin 3 opciones de tramite..............................................................................................................................7
Ilustracin 4 Servicios en lnea para interaccin.......................................................................................................7
Ilustracin 5 Contctenos y enlaces de inters..........................................................................................................7
Ilustracin 6 Tramite ciudadano................................................................................................................................8
Ilustracin 7 listado circunstancias cotidianas..........................................................................................................8
Ilustracin 8 Me identifico....................................................................................................................................8
Ilustracin 9 Me Educo........................................................................................................................................9
Ilustracin 10 Quiero vivienda.............................................................................................................................9
Ilustracin 11 Pago Impuestos..............................................................................................................................9
Ilustracin 12 Me Pensiono................................................................................................................................10
Ilustracin 13 Fallecimiento...............................................................................................................................10
Ilustracin 14 Tramites en temas de inters.......................................................................................................10
Ilustracin 15 Lista para seleccionar temas de inters............................................................................................10
Ilustracin 16 Suscripcin a noticias ciudadano.....................................................................................................11
Ilustracin 17 Trmites y servicios empresas..........................................................................................................11
Ilustracin 18 listado de circunstancias cotidianas empresas..................................................................................11
Ilustracin 19 Creo Empresa..............................................................................................................................11
Ilustracin 20 Exporto........................................................................................................................................12
Ilustracin 21 Importo........................................................................................................................................12
Ilustracin 22 Productos y Servicios.................................................................................................................12
Ilustracin 23 impuestos de la Empresa............................................................................................................13
Ilustracin 24 Lquido mi Empresa...................................................................................................................13
Ilustracin 25 Tramites y servicios por temas de Inters Empresas....................................................................13
Ilustracin 26 Suscribirse a noticias de inters empresas.......................................................................................14
Ilustracin 27 Portal del servidor pblico, Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico, Modelo
integrado de planeacin y Gestin..........................................................................................................................14
Ilustracin 28 Ingreso a usuario registrado.............................................................................................................14
Ilustracin 29 Directorio de Servicios de intercambio de informacin..................................................................15
Ilustracin 31- Pgina principal enTICconfio.........................................................................................................26
Ilustracin 32 Denuncias......................................................................................................................................27
Ilustracin 33- Sexting y grooming........................................................................................................................27
Ilustracin 34 Ciberdependencia..........................................................................................................................28
Ilustracin 35 - Ciberacoso.....................................................................................................................................28
Ilustracin 36 - Delitos informativos......................................................................................................................29
Ilustracin 37- Formadores TIC..............................................................................................................................29
Ilustracin 38- Casos de xitos...............................................................................................................................30

LISTA DE TABLAS
Tabla 1- - Lineamiento Cero Papel........................................................................................................................24

INTRODUCCION

Este trabajo tiene la finalidad de investigar y analizar para conocer lo nos ofrece el Gobierno.
En Lnea (GEL), se realizo una exploracin por todos los links de la pgina, para tener mayor
conocimiento de los trmites que nos permite acceder a travs de la web.

OBJETIVOS

Investigar y analizar para desarrollar el taller por parejas.

Explorar la pagina de Gobierno en Lnea y herramientas TIC.
La consulta del material compartido para el desarrollo del tema

GOBIERNO EN LNEA CUESTIONARIO

Cul es el objetivo general de Gobierno en lnea?

Gobierno en lnea es una oportunidad para todos, est abierto para todos los colombianos al
facilitar el acceso equitativo y multicanal. Gran parte de las soluciones existentes actualmente
se pueden acceder por Internet, pero tambin se puede aprovechar penetraciones ms altas de
otros canales como el telfono fijo, el telfono mvil, los telecentros que ha venido instalando
el Programa Compartel del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones en las zonas ms alejadas del pas y, en un futuro cercano, la televisin
digital, para llegar fcilmente con los servicios de Gobierno en lnea a toda la poblacin.
-Facilitar la eficiencia y colaboracin en y entre las entidades del Estado y con la sociedad.
-Contribuir al incremento de la transparencia de la gestin pblica.
-Promover la participacin ciudadana al hacer uso de los medios electrnicos.
-Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el mejoramiento de la
calidad de vida.

Cmo funciona el gobierno en lnea?1

El Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co) es un punto web que unifica
el acceso a la informacin, trmites y servicios de las entidades del Estado, est dirigido a
ciudadanos y empresarios colombianos, servidores pblicos y extranjeros y aqu se puede
encontrar informacin sobre lo siguiente:
-Directorio de entidades del Estado a nivel nacional y local
-Trmites y servicios de todas las entidades del Estado
-Informacin de inters para servidores pblicos
-Campaas institucionales del Estado y noticias de actualidad sobre servicios
-Informacin sobre Colombia (Historia, Geografa, Inversiones, Museos, Mapas)

1 Para explicar como funciona gobierno en lnea se realizo un exploracin por todas las opciones de tramite que
nos brinda la pagina.

Frente a los trmites y servicios, el Portal ofrece la informacin organizada por pblicos
objetivo: ciudadanos, empresas, servidores pblicos y jvenes. Igualmente, los trmites y
servicios se organizan por temticas y en cada uno de ellos, el usuario puede encontrar
informacin sobre requisitos, formularios, sedes, horarios y el proceso que se debe seguir
para la ejecucin de los mismos. Tambin ofrece un espacio de noticias actualizadas y
orientadas a las entidades y trmites del Estado, un espacio de participacin por medio de
varias estrategias como Urna de Cristal y las redes sociales.
Para facilitar el acceso a trmites y servicios, el Portal visualiza aquellos que se pueden
ejecutar en lnea, los formularios del Estado, los ms frecuentes y las aplicaciones que se han
desarrollado para proveer servicios.

Componentes bsicos de la pgina

(https://www.gobiernoenlinea.gov.co/web/guest;jsessionid=4045C
1F2ADF93741305B0612D1FF0C7F)

Ilustracin 1 Eleccin de bsqueda

Permite elegir la bsqueda requerida como se ve en la imagen, trmites y servicios, en todo el

portal y el directorio de entidades.

Ilustracin 2 Conexin en las redes sociales

Permite conectarse con todas las redes sociales.

Ilustracin 3 opciones de tramite

Permite elegir el trmite a realizar.

Ilustracin 4 Servicios en lnea para interaccin

Permite interaccin en lnea

Ilustracin 5 Contctenos y enlaces de inters

Contctenos para hacer un enlace directo de opinin.

DIRECCIONAMIENTO DE SERVICIOS
Ciudadano

Ilustracin 6 Tramite ciudadano

Presenta todas las opciones de trmites del ciudadano comn.

Ilustracin 7 listado circunstancias cotidianas

Presenta todas las circunstancias que pude ser consultadas por el ciudadano.

Ilustracin 8 Me identifico

Permite tramites con registro civil, tarjeta de identidad, solicitud de cedula de ciudadana,
registro civil de matrimonio, libreta militar.

Ilustracin 9 Me Educo

Permite inscripcin y matricula, subsidio educativo, ofertas de estudio, tarjeta profesional,

becas.

Ilustracin 10 Quiero vivienda

Permite informacin sobre subsidio de vivienda de inters social y crdito para vivienda.

Ilustracin 11 Pago Impuestos

Permite informacin de impuestos: predial, de vehculo, de industria y comercio, declaracin

de renta, de registro, de espectculos pblicos, de publicidad visual exterior e impuesto de
degello.

10

Ilustracin 12 Me Pensiono

Permite toda la informacin sobre el tema de pensin: por vejez, por invalidez, por muerte,
sustitucin pensional y pago a herederos.

Ilustracin 13 Fallecimiento

Brinda informacin sobre auxilio funerario, registro de defuncin, licencia de inhumacin,

licencia de exhumacin, traslado de cadveres.

Ilustracin 14 Tramites en temas de inters

Permite elegir entre una gran lista.

Ilustracin 15 Lista para seleccionar temas de inters

11

Despliega una lista de temas de inters. Y una a una de las opciones te lleva a una gua del
trmite de inters.

Ilustracin 16 Suscripcin a noticias ciudadano.

Muestra todas las noticias de inters para el ciudadano.

Empresario Colombiano

Ilustracin 17 Trmites y servicios empresas

Ilustracin 18 listado de circunstancias cotidianas empresas

Presenta todas las opciones para consulta de los empresarios.

Ilustracin 19 Creo Empresa

12

Enlaza la informacin al portal Nacional de Creacin de Empresas.

Ilustracin 20 Exporto

Enlaza la informacin con la Ventanilla nica se Comercio Exterior

Ilustracin 21 Importo

Enlaza la informacin con la Ventanilla nica se Comercio Exterior

Ilustracin 22 Productos y Servicios

Permite informacin de apoyo financiero, competitividad, indicadores econmicos y

financieros, promocin, propiedad intelectual y derechos de autor.

13

Ilustracin 23 impuestos de la Empresa

Enlaza a todos los trmites de impuesto relacionados con empresas.

Ilustracin 24 Lquido mi Empresa

Enlaza al trmite para liquidacin de empresa.

Ilustracin 25 Tramites y servicios por temas de Inters Empresas

Despliega una lista que enlaza a todos los trmites.

14

Ilustracin 26 Suscribirse a noticias de inters empresas.

Permite ver todas las noticias en relacin con las empresas.

Servidor Pblico2

Ilustracin 27 Portal del servidor pblico, Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico, Modelo integrado de
planeacin y Gestin

Ilustracin 28 Ingreso a usuario registrado

2 En este link solo pudimos visualizar los tipos de tramite, ya que para ingresar debe ser un usuario registrado.

15

Ilustracin 29 Directorio de Servicios de intercambio de informacin

Jvenes

Ilustracin 13 SI JOVEN sitio de servicios integrados para el joven

Ilustracin 14 Noticias para jvenes

16

Ilustracin 15 Opciones de contacto en las redes sociales para jvenes.

Qu significa oficina sin papel?

Desde los aos 70 basados en redes y el email, se enfoca en el uso eficiente de los recursos
(tiempo, insumos, espacios de almacenamiento, desperdicios, contaminacin.
Se enfoca en mejor gestin de la informacin, la reduccin sistemtica del uso del papel
mediante la sustitucin de soportes en papel por medios electrnicos.
IMPACTO TECNOLOGICO
revolucin de la informacin electrnica reduccin de las distancias espacio/ tiempo e
incluso las barreras de jerarqua, cambios sobre el modo de trabajar, jugar, socializar,
organizar y ensear.
Cambios para los sistemas de archivo/ gestin: nuevas prcticas de comunicacin, nuevas
formas documentales, cambio en la estructura organizativa. Cambios en la forma del
documento

Describa las 6 nuevas tendencias en el tratamiento de

gestin de documentos de archivos electrnicos
Cambios en el manejo del documento (Marcos)

El documento electrnico definido como el documento susceptible de ser manipulado,

transmitido o procesado por un ordenador, y define como caractersticas que lo distingue de
los documentos tradicionales las siguientes:
1. EL CONTENIDO se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un
aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser ledos
directamente por el ojo humano.

17

2. REGISTRO El contenido del documento electrnico puede ser separado del medio en
el que se registr originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la
obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnologa. La ventaja es que la
informacin no tiene por qu variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a
manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad,
caractersticas fundamentales en la documentacin de archivo.
3. VALORACION La estructura fsica de un documento electrnico carece de
importancia y no es vlida para determinar la autenticidad de la informacin que
contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una
estructura lgica que permite identificar cada documento y representar los elementos
de su estructura interna (campos, mrgenes, prrafos...). Se trata de la estructura que le
dio el creador al documento, y deber ser la que aparezca en la pantalla del usuario. La
identificacin de los documentos electrnicos se hace ms complicada cuando no
existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, reconoceremos
fcilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedar muy claro cuando se
trate de bases de datos, hipertextos, hojas de clculo, sistemas multimedia...
4. LA PRESERVACIN de estos nuevos documentos tambin difiere, ya que el tiempo
que se estima que se puede conservar el soporte electrnico vara entre cinco y treinta
aos, segn qu soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven obsoletos
los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos soportes a otros
para poder seguir accediendo a la informacin. Por tanto, el modo de preservar estos
documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros.
Tendencias Tecnolgicas.
El sistema informtico del archivo debe integrar todas las tareas que ste realiza: adquisicin
del material que necesita y cuya compra dependa de su propio presupuesto (ordenadores,
mobiliario, material de oficina, soportes documentales...); control de la documentacin que
alberga, de los distintos tipos de accesos al sistema que se otorgan, de las consultas que se
realizan a la base de datos, de los perodos de transferencia si los hay; almacenamiento de los
documentos; y difusin de informacin acerca del propio funcionamiento del archivo
(normas, informacin que recoge...) y de la documentacin de que dispone.
El sistema implantado en un archivo de documentos electrnicos deber tener en cuenta los
avances de la tecnologa y permitir volcar su informacin de una forma fcil y fiable a otros
soportes ms modernos y acordes con la tecnologa que usan los creadores y las necesidades
de la organizacin.
Como ltimo punto relativo a las tecnologas, la interconectividad de los sistemas para
intercambiar informacin, para lo cual es preciso contar con estndares de comunicaciones
que permitan enviar informacin dentro de una misma organizacin o entre varias.

18

Tendencias organizacionales
.
La introduccin de los documentos electrnicos ha originado un cambio en la poltica de la
gestin de los documentos que afecta a diferentes aspectos dentro de las tareas del archivo.
Es preciso establecer polticas en cuanto a:

facilitacin de la gestin de los documentos para saber qu rol debe asumir el archivo;

valoracin para determinar qu criterios seguir;

adquisicin, para adoptar las estrategias ms adecuadas en cada circunstancia;

descripcin, para emplear los formatos que mejor se adaptan a la documentacin y a

las necesidades del archivo;

preservacin, para implantar las estrategias que mantengan mejor la integridad fsica e
intelectual de los documentos en el tiempo; y

difusin, el acceso y la recuperacin, para adoptar las estrategias que darn mejor esos
servicios.

Estrategias para la gestin

Se debe actuar en cuatro direcciones para mejorar la gestin de los archivos con
documentos electrnicos:
1. Involucrar al archivo en el ciclo completo de vida de los documentos para
cerciorarse de que mantienen la autenticidad y las condiciones de preservacin desde
su creacin.
2. Con la implantacin de las redes de ordenadores se crea una nueva forma de
acceder al archivo: desde el puesto de trabajo. Esta nueva concepcin del archivo va
a hacer variar en parte la figura del archivero, que de cara al usuario se convertir en
un mediador o agente de acceso a la documentacin
3. Asegurarse de que las personas que crean los documentos mantienen esas
condiciones mencionadas en el punto 1.
4. Gestionar el proceso de valoracin y el control intelectual sobre los documentos.
5. Articular las medidas de preservacin y acceso para que los documentos estn
accesibles y sean comprensibles.

19

Tendencias jurdicas.

En lo que se refiere a las normativas legales, ciertamente van por detrs de los avances
tecnolgicos. En la mayora de los pases la legislacin vigente sobre archivos se cre
pensando en el entorno tradicional de los archivos con papel, y muchos de sus preceptos no
son adecuados o resultan insuficientes para los nuevos centros con documentos electrnicos.
Los puntos ms problemticos en general suelen ser la definicin de documento, que no
siempre engloba al electrnico, la no aceptacin de los documentos electrnicos como prueba
legtima, la consideracin del archivo nicamente como lugar de custodia, los largos perodos
que deben pasar antes de que la documentacin llegue a los archivos, los preceptos sobre la
privacidad y el acceso a la informacin... stas son algunas reglamentaciones que habra que
reformar para adaptar la legislacin a la realidad archivstica actual.

Valoracin

En el entorno electrnico la valoracin se comienza a hacer en los primeros estadios del

ciclo de vida de los documentos, a veces incluso antes de ser creados, en la etapa de la
concepcin del sistema. Ese momento en que se est diseando la estructura y la
organizacin del sistema es el idneo para determinar qu informacin va a ser necesaria
para el desarrollo de las funciones de la empresa y cmo organizarla y procesarla para
cumplir con los objetivos. La valoracin funcional permitir determinar qu documentos
deben integrar el sistema de archivo y cules de ellos tendrn valor como documentos de
archivo con el paso del tiempo.
Una vez superada la etapa de concepcin, la valoracin debe seguir hacindose a lo largo de
todo el ciclo de vida de los documentos. Es preciso controlar que los documentos creados
se atienen a lo que se dise en la etapa de concepcin, y que por tanto responden a las
expectativas de la organizacin. Si se producen cambios en la institucin porque las
circunstancias creen nuevas necesidades, siempre es posible modificar los planteamientos
iniciales y adaptar el sistema a los nuevos requerimientos.
En la ltima etapa, la de mantenimiento, una vez que el documento deja de ser utilizado de
forma usual en la organizacin, la valoracin es desaconsejable por muchos motivos. Si se
hace en ese momento existe el riesgo de que los documentos previstos no hayan sido
creados, o puede que no se pueda demostrar su autenticidad, o que lleguen incompletos o
incomprensibles, o que no reflejen las actividades llevadas a cabo por la organizacin en el
ejercicio de sus funciones. Adems, un cambio en el sistema previsto en esta ltima etapa
imposibilitara acceder a documentos antiguos o anulara su autenticidad al poder ser
manipulados.

20

Preservacin

La preservacin de los documentos va ntimamente relacionada con el acceso a stos, ya

que la finalidad de conservarlos es que se puedan consultar con el paso del tiempo, y al usar
el verbo consultar se incluyen tres conceptos: que los documentos estn disponibles, que se
acceda a ellos utilizando estrategias de bsqueda y se presenten tal y como su creador los
dispuso, y que sean legibles y comprensibles para que mantengan su valor probatorio.
Se puede decir que un documento est preservado si contina existiendo en una forma que
permite ser recuperado y, una vez recuperado, ofrece fiabilidad y sirve de prueba de la
actividad que lo origin. Para conseguir que un documento conserve esas caractersticas el
archivero debe aconsejar a las personas que trabajan con los documentos sobre cmo
tratarlos.
La planificacin de la preservacin debe comenzar al inicio de la vida de los documentos,
que en el caso de los electrnicos se remonta a la concepcin del sistema. Si en ese
momento se disea un plan de preservacin, durante el resto del ciclo tan slo ser
necesario realizar un seguimiento para asegurar que se cumplen las condiciones
establecidas al inicio.
El problema de la rpida obsolescencia de los medios en los que se registra la informacin
hace que sta deba traspasarse de un sistema a otro de almacenamiento. Antes de realizar
ese volcado conviene elegir el medio al que se va a hacer teniendo en cuenta que el formato
est normalizado y que est lo suficientemente implantado en el mercado para optimizar la
operacin.
Respecto a este punto es importante destacar que un producto ampliamente aceptado en el
mercado nos ofrece una seguridad respecto al apoyo tcnico tanto de los soportes como de
los equipos informticos necesarios para su grabacin y lectura, y tambin nos marca un
camino de versiones ms modernas a las que se puede migrar con garanta.
Otras cuestiones que se deben considerar son la longevidad intrnseca en el propio soporte y
cmo le afectan los factores medioambientales (temperatura, humedad, contaminacin). El
aspecto econmico no puede quedar fuera.
Hay que conocer los costes de adquisicin, uso y mantenimiento del medio elegido, del
software que se va a usar y de los equipos. El paso de un sistema a otro ms moderno debe
producirse antes de que sea demasiado tarde, esto es, antes de que se haya quedado obsoleto
y antes de que la informacin se haya deteriorado.
Acceso y Uso

El archivo debe disponer de un sistema que permita ofrecer los documentos que alberga a
las personas que los solicitan, as como de unas normas de acceso a stos en funcin del
tipo de documentos y de usuarios. Dentro de la accesibilidad juegan un papel importante
las tecnologas, ya que los documentos electrnicos, para poder ser ledos, deben contar
con la tecnologa apropiada; en caso contrario no ser posible acceder a su contenido.
As mismo, es conveniente que el archivo cuente con un sistema de bsqueda que facilite
la recuperacin de la informacin que interesa en el mnimo tiempo posible.

21

Con la implantacin de las redes de ordenadores se crea una nueva forma de acceder al
archivo: desde el puesto de trabajo. El nmero de consultas va a aumentar segn se vaya
implantando este modo de acceso, ya que no es preciso ir al archivo (entendido como un
lugar fsico) para consultar la documentacin que se requiere para llevar a cabo una
actividad. Esta nueva concepcin del archivo va a hacer variar en parte la figura del
archivero, que de cara al usuario se convertir en un mediador o agente de acceso a la
documentacin del archivo.
La descripcin de los documentos nos permitir acceder posteriormente a ellos. En lo que
refiere a la bsqueda y recuperacin de informacin, los metadatos son una forma
tpicamente documental de ofrecer acceso. Se trata de dar informacin sobre el
documento, por ejemplo el contexto en que se cre el documento, quin lo hizo, qu
funcin cumple, para qu actividad se cre, en qu circunstancias... Por otro lado, existen
metadatos que ofrecen informacin de tipo tcnico que tambin debe poder recuperarse,
como son la descripcin de la organizacin y de la estructura interna del documento, las
reglas dispuestas para su actualizacin o borrado...
Como mtodos para ofrecer acceso a documentos electrnicos que estn en el archivo de
la institucin (no ya en el ordenador de la oficina que se encarg de su creacin y gestin
durante el tiempo que dur su vida administrativa) destacaremos los siguientes:

Copias en medios fsicos: cintas magnticas, disquetes, CDs, en funcin del volumen
de informacin que se quiera transmitir y de las posibilidades tcnicas con las que
cuente el receptor en su equipo informtico. Tambin se puede hacer una copia
impresa.

Acceso en lnea por medio de servidores (hosts) y a travs de las redes de

telecomunicaciones como internet. Requiere el conocimiento del uso del sistema al
que se accede. Los documentos pueden estar almacenados en servidores remotos, y
localmente tener simplemente una descripcin de cada uno, ya que la consulta de
muchos de ellos es poco frecuente.

Mencione la evolucin del uso del papel.

Lo que busca la iniciativa de cero papel es establecer lineamientos para que los procesos
internos y externos de las entidades oficiales en funcin de sus actividades sean ms eficientes
y as poder eliminar el uso del papel.

Evolucin del uso del papel

La evolucin que ha tenido el papel en los ltimos aos refleja la importancia que ha tomado
en uso de la tecnologa en las empresas y se ve reflejado as:

Fase 1: Uso exclusivo de papel, administracin manual.

22

Fase 2: Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa

Fase 3: Combinacin del papel con documentos digitalizados, administracin apoyada

en aplicaciones de tecnologa.

Fase 4: Combinacin del papel y documentos digitalizados con documentos

electrnicos, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.

Fase 5: Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin exclusiva mediante

aplicaciones de tecnologa.

Describa los principales soportes normativos para la oficina

sin papel.3
Dentro de los principales soportes normativos para una oficina sin papel podemos encontrar la
siguiente normatividad.
Ley 527 de 1999 Archivo general de Colombia: reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, el valor
probatorio, la validez y eficacia de los mismos frente a una accin judicial, establece
el carcter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e
integridad.
Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos: Programas de gestin de documentos,
pueden contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin
debern observarse los principios y procesos archivsticos. Los documentos emitidos
por los citados medios gozaran de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las Leyes procesales.

Decreto de Ley 1151 de 2008- Ministerio TIC: En el que se detallan los lineamientos
generales de la Estrategia de Gobierno en lnea (GEL) que han dado lugar a un
conjunto de iniciativas.
3 En este punto nombramos toda la normatividad existente con respecto a la oficina cero papel.

23

Ley 1437 de 2011: Con el cual se expide el cdigo contencioso administrativo,

introduce el concepto de expediente electrnico, sede electrnica, notificacin
electrnica en otras
Decreto 019 de 2012: Denominado el decreto anti tramites se enfoca a suprimir
tramites y procedimientos innecesarios en la administracin pblica, incentivando e
impulsando el uso de los medios electrnicos y las nuevas tecnologas en estas.
Directiva Presidencial 004 de 2012 Ministerio TIC: Establece los lineamientos
generales, para la implementacin de la iniciativa Cero Papel en la administracin
pblica, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los tramites y
procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna
prestacin de los servicios a cargo de esas entidades.
Ley 1564 de 2012 - Con el cual se expide el cdigo general del proceso, introduce
elementos a considerar en el manejo de expedientes y uso de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones en todas las actuaciones judiciales.

Cules son los lineamientos para las entidades en cuanto a

la oficina sin papel?
Los lineamientos para las entidades en cuanto a la oficina sin papel son:
1. La designacin de un lder de eficiencia administrativa y cero papel y formular un plan
de eficiencia administrativa.
2. Identificar y aplicar buenas prcticas para reducir el consumo de papel.
3. Implementar la sustitucin de memorando y comunicaciones internas en papel por
soportes electrnicos.
4. Implementar mecanismos para intercambio de correspondencia entre entidades por
medios electrnicos.
5. Indicar en el Plan de eficiencia las actividades que permiten garantizar a sus usuarios
el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrnicos, de
conformidad con lo previsto en la Ley 1437 de 2011.

24

6. Enviar mediante correo electrnico a la Alta Consejera para el Buen Gobierno y la

Eficiencia Administrativa a ms tardar veinte (20) das el plan de eficiencia
administrativa.
7. Promover acciones que permitan la participacin de servidores pblicos y los
contratistas en la mejora de la eficiencia, la innovacin y el Buen Gobierno y el portal
www.sirvoamipais.gov.co
8. Cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno en
Lnea que lidera el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,
as como aquellos que en materia de Gestin Documental establezca el Archivo
General de la Nacin.
9. Aceptar como evidencia suficiente de la realizacin de actividades, los documentos
electrnicos de archivo que cumplan con los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad establecidos en la ley.
10. Sustituir, en lo posible, el uso de papel por documentos y canales electrnicos, en la
elaboracin y difusin de materiales informativos, publicaciones, guas, manuales,
entre otros, dirigidos a servidores pblicos, contratistas, ciudadanos o empresas.
11. Adoptar los lineamientos relacionados con Eficiencia Administrativa y Cero Papel
dispuestos en el Manual para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en
Lnea de la Republica de Colombia
12.

Buenas Practicas:

Documentos
Electrnicos:

Diagnstico de consumo,
cambio de cultura,
seguimiento y monitoreo.
Guas de apoyo - prcticas para reducir el consumo del
papel - primeros pasos para implementar estrategia de
cero papel - Formularios y cuestionarios de ejemplo.
Planificar la incorporacin de esquemas de gestin de
documentos electrnicos, anlisis de los procesos y
negocios de la entidad, identificar requisitos y
necesidades, evaluar sistemas existentes, definir
estrategias. Apoyo NTC /ISO 15489...1 - Circular
externa 02 de 2012 AGN - Circular coinfo 04 de 2010gua interoperabilidad - gua de seguridad

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Procesos Electrnicos:

Caracterizacin y priorizacin de procesos, optimizar

procedimientos priorizados, herramientas de gestin de
procesos (BMP), Optimizar otros procedimientos.
Apoyo NTCGP 1000/MECI/ - Gua nacional de
simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de
procesos, procedimientos y tramites (DAFP) lineamientos para los procesos electrnicos (GEL)

Tabla 1- - Lineamiento Cero Papel

Consulte www.mintic.gov.co:
Describa segn su concepto los tems ms relevantes encontrados .

Los tems de mayor relevancia encontrados en esta pgina son:

La informacin que ofrece a los ciudadanos, a la industria, a los emprendedores, al
sector acadmico y al sector gobierno en cuanto a trmites y servicios, iniciativas,
foros, noticias y convocatorias.
La normatividad como decretos, conceptos jurdicos y resoluciones existentes en
cuanto a las TIC.
Describa cuales son los logros encontrados

Durante la exploracin de esta pgina conocimos ms a fondo el concepto de TIC, pues

aunque escuchamos hablar mucho de estas y no es tema nuevo para nosotros, no conocamos
a fondo su concepto y el uso de esta.
Que es el plan vive digital.

El plan vive digital, es un plan de tecnologa que pretende dentro de los prximos cuatro aos,
convertir a Colombia en un pas lder en la utilizacin y masificacin del uso del internet, y
dar un gran avance en materia de tecnologa.
El objetivo del gobierno con este plan es ser lderes en el desarrollo de aplicaciones para
superar la pobreza y generar empleo, con un gobierno transparente y eficiente con el uso de
las TIC, y para cumplir con este objetivo requiere que las entidades oficiales compartan su
informacin en lnea para agilizar los trmites de los usuarios y conocer tambin sus
necesidades.
Objetivos principales estn:
1. Aplicaciones :
Generar 369 mil empleos TI a 2018.

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Desarrollar competencias TI a ms de 10 mil funcionarios.

Mejorar las habilidades TIC para profesionales de otras industrias.
Ubicar al menos una ciudad de Colombia en el Top 25 del mundo para
negocios TIC.

2. Usuarios:
Capacitar 5 millones de colombianos a usar las TIC y se apropien de la

herramienta.
Masificar Convertic, software gratis para personas con discapacidad visual.
Impulsar teletrabajo, meta 120 mil tele trabajadores.
Certificar ciudadanos digitales a 2.5 millones funcionario pblicos.
Vincular a 3 millones de estudiantes de 10 y 11 a prestar su servicio social
obligatorio por el programa Redvolucion para que enseen a su comunidad las

nuevas tecnologas.
3. Servicios:
Avanzar en la masificacin de los servicios de internet, oportunidades con los

computadores ms baratos del continente

Poltica gestin de residuos de aparatos elctricos y electrnicos.
Consolidar una regulacin de TIC de clase mundial, ingreso de Colombia a la
OECD.

4. Infraestructura:
Redes de alta velocidad, ya hay 1.078 municipios conectados por fibra ptica,
en lugares como Amazona, Orinoqua

y Choc se llevaran redes

inalmbricas.
Ampliar redes de cuarta generacin a todo el pas e instalar 1.000 zonas WiFi

para internet gratis en zonas pblicas.

Ampliar la cobertura de la televisin al 100% del territorio nacional.
Cumple con todas las metas para erradicar la pobreza y crear empleo.

Los sectores especficos en los que se enfoca este plan son: Agricultura, Salud, Justicia y
Educacin.
Recuerde explorar a profundidad la pgina.

Consulte http://www.enticconfio.gov.co (http://www.enticconfio.gov.co/)

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Describa los 7 vnculos informativos.

Los 7 vnculos informativos que encontramos en esta pgina son:

Ilustracin 30- Pgina principal enTICconfio

1. Denuncia: en este vnculo encontramos toda la informacin necesaria sobre la

pornografa infantil, como realizar una denuncia en caso de ser testigos o de ser
vctimas, la lnea gratuita y el canal de denuncia.

Ilustracin 31 Denuncias

2. Sexting y grooming: aqu encontramos recomendaciones muy importantes para

identificar cuando un menor o nuestros hijos estn sufriendo alguna clase de acoso por
medio de las redes sociales y cules son las seales que nos pueden ayudar a detectar
un posible acoso en internet.

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Ilustracin 32- Sexting y grooming

3. Ciberdependencia: es el miedo de estar desconectado o de perderse algn evento que

pasa en las redes sociales, aqu podemos encontrar los sntomas que padecen los
ciberdependientes, las enfermedades que podemos padecer y los accidentes que se
pueden evitar si tenemos un uso adecuado del internet y de los telfonos mviles.

Ilustracin 33 Ciberdependencia

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4. Ciberacoso: tambin conocido como Cibermatoneo o Cyberbullying, en este link

encontramos todas las recomendaciones para cuidarnos mientras navegamos en la red,
descubrir cundo somos vctimas, que es un Ask.fm que tiene popularidad entre los
jvenes y tener cuidado con los juegos en lnea para nuestros hijos.

Ilustracin 34 - Ciberacoso

5. Delitos informticos: aqu encontramos las herramientas necesarias para conocer y

usar correctamente nuestras redes sociales y no ser vctimas de robo de nuestra
informacin personal o financiera, las leyes que existen en materia de proteccin de
redes sociales, que son los bitcoins o monedas virtuales, las aplicaciones que existe y
que podemos utilizar si nos roban un celular.

Ilustracin 35 - Delitos informativos

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6. Formadores TIC: los formadores TIC nos dan algunas recomendaciones para cuidar
nuestra informacin en las redes sociales, la publicacin de fotos de nuestros hijos, el
crear claves seguras para nuestras cuentas de correo, redes sociales y bancarias, y
hasta los errores ms comunes de ortografa.

Ilustracin 36- Formadores TIC

7. Casos de xitos: aqu podemos encontrar las experiencias exitosas que han tenido las
TIC- voces comunes comunidades indgenas y afrodescendientes producen contenidos
a travs de las TIC, la economa naranja la creatividad y la innovacin, segukid para
aprender sobre seguridad en la red jugando, en vacaciones seguridad de la
informacin, bing for schools un buscador para estudiantes.

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Ilustracin 37- Casos de xitos

Recuerde explorar a profundidad la pgina.

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CONCLUSIONES
Al terminar con esta exploracin en materia de las TIC, podemos concluir que cada da son
ms los avances que se tienen y que llegan a nuestro entorno, la fuerza que tienen en el mundo
y que ac en Colombia estn tomando una gran importancia tanto y las cuales debemos
conocer y aplicar de la forma ms adecuada para tener el mejor provecho de ellas.
Las tecnologas y las comunicaciones son parte de nuestro da a da, en el trabajo, en el
estudio y en nuestros hogares y debemos estar preparados y capacitados para afrontar este reto
que trae consigo, el saber utilizar de manera adecuada y darle el mayor provecho a estas
herramientas.

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BIBLIOGRAFIA / CABLEGRAFIA
https://www.gobiernoenlinea.gov.co/
http://www.enticconfio.gov
www.mintic.gov.co: