Aplicacin y beneficios de la automatizacin de proceso administrativos

dentro de la organizacin

La dinmica en una economa global como la actual exige que las empresas
tengan informacin para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad
como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas
adecuadas.
Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de
informacin tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar
preparadas
para
competir
en
igualdad
de
condiciones.
Contar con soluciones de automatizacin dentro de los procesos administrativos
de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se
pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dnde se generan
cuellos de botella y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cules
actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina
el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el
originador de la solicitud del servicio puede saber en todo momento dnde est su
proceso y el dueo del proceso o principal responsable, puede monitorear cada
etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a
fin.
Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompaamiento de
una o varias personas para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y
con la calidad adecuada; cuando no se cuenta con este control o seguimiento, se
depende de cada persona que participa del proceso.
Los

beneficios

de

la

automatizacin

de

proceso

administrativos

Los resultados de la implementacin de una solucin de automatizacin de

procesos en cualquier rea de la organizacin pueden medirse en primera
instancia por la reduccin de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de
productividad del rea impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad,
oportunidad,
seguridad,
eficiencia,
transparencia
y
mejor
servicio.
La falta de automatizacin en las organizaciones genera reproceso, atrasos, falta
de trazabilidad y dependencia de personas; todo ello con lleva, a mayores costos y
a baja productividad.
En ocasiones, aplicaciones de gestin tales como ERPs, CRMs y otras no
coexisten, dando lugar a un embotellamiento administrativo provocando prdidas
empresariales de miles de Quetzales

Con la automatizacin de los procesos internos de una empresa se consigue, a

travs de un motor, mover toda esa burocracia interna y conectar entre s todas
esas aplicaciones haciendo adems que trabajen en entornos diferentes, sin
utilizar como soporte de datos el papel. Con la automatizacin de los procesos
internos de una empresa se consigue, a travs de un motor, mover toda esa
burocracia interna y conectar entre s todas esas aplicaciones haciendo adems
que trabajen en entornos diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel.A
este motor se le denomina BPMS (Business Process Management System) o
conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administracin de los
procesos de negocio.
El objetivo de un sistema BPM es la eficiencia a travs de la gestin de los
procesos de negocio, y automatizando stos, se reducen errores y se asegura que
se comporten siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos. Agiliza el
flujo de informacin dentro de la compaa, reduce el tiempo dedicado a tareas
repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los
cuellos de botella, permite gestionar la colaboracin entre usuarios, incluso de
diferentes departamentos, para cumplimentar un estado de un proceso.
En definitiva, un motor para automatizar procesos que agiliza las funciones
internas de una empresa, ahorra costes operacionales y permite generar ms
negocio.

INTRODUCCION

El propsito de este ensayo es para conocer las aplicaciones y beneficios de la

automatizacin de proceso administrativos dentro de la organizacin, y as saber un poco
ms de como esto esta beneficiando en las empresas para tener una mejor productividad.
Este tema es muy importante ahora, ya que muchas empresas han fracasado por seguir
en los procesos anticuados, y ya que ahora se han creado nuevas aplicaciones para
hacer ms fcil y sobretodo rpido una tarea y que no demande a tanto personal en una
sola rea,
Y utilizar al personal en reas que demande ms de su utilidad que en reas que ahora
pueden utilizar estos sistemas que son ms rpidos y sencillos de utilizar y que realizan el
trabajo con ms rapidez y as tener todo mejor organizado y llegar a tener una mejor
estructura en la empresa.
Por eso la razn de dar a conocer a ms personas todos los beneficios que traen las
aplicaciones para convertir a una empresa ms eficiente y porque no eficaz y as llevar a
la empresa a un ms alto nivel de superacin.

CONCLUSION

Continuando con lo ya expuesto en la introduccin y dando mi punto de vista

personal estos sistemas que ahora se han creado para facilitar el trabajo y tener
una ms rpida y clara informacin de nuestras funciones internas en la empresa
y as no perder u olvidar ya que estn en papel y a veces no se organizan bien y
siempre se pierde o pasa algo con este tipo de documentos, es una mejor
implementacin tener toda la informacin en sistemas que nos facilitan ms la
bsqueda de cada tema que se necesita.
La informacin de estos pienso que es un gran avance para nosotros y sobre todo
las empresas y as poder llevar a cabo un excelente trabajo y no dejarnos caer por
los procesos anticuados y seguir en la vanguardia de nuevos sistemas que
pueden mejorar y ayudar a nuestros empleados y empresa como tal.

FISSICIDEA
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CURSO: Automatizacin de procesos administrativos 1
TUTOR: Silvia Escobar

Ensayo
Aplicacin y beneficios de la automatizacin de proceso administrativos
dentro de la organizacin
7ma semana de tutoras

NOMBRE: Vilma Mercedes Vsquez Chacn

CARN: 15001352
FECHA: 28-02-15