Gua Proceso de Compras

Comprar es adquirir algo por dinero. Para realizar una compra se debe tener una
gua; las polticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios
de precio y la escasez de los materiales. La funcin de compras radica en el
establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar y detectar cundo
se necesitar la materia prima.
Requisicin y Orden de Compra
Una requisicin de compra es un documento que se utiliza para solicitar al
departamento de compras o rea de la empresa que se encarga de realizar la
adquisicin de bienes y servicios que las empresas necesitan para realizar sus
operaciones. La diferencia con una orden de compra es que la requisicin de
compra es un documento de uso interno de la empresa, mientras que la orden de
compra es un documento que se enva a los proveedores, es decir es de uso
externo. Los elementos bsicos que una requisicin de compra son:

No. de Requisicin.

Fecha.

Nombre y puesto de la persona que solicita la compra.

rea, Direccin, Departamento a la que pertenece.

Descripcin de los artculos solicitados. Si se han realizado cotizaciones

sobre la compra, se deben de anexar.

Nombre, puesto y firma de la persona que autoriza la compra.

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador

entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderas. En l se detalla la
cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros
datos importantes para la operacin comercial.

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisin, el nombre

y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las
mercaderas pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare
que dicho documento no es vlido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al
vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera,
ambos tienen constancia de la operacin que se concretar: el comprador, para
demostrar qu mercaderas ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e
iniciar el proceso de facturacin.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de
determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y
entrega. Se trata de una autorizacin que el comprador concede a que le presenten
una factura por la compra de las mercancas.

Proceso de la Funcin de Compras

ESPECIFICAR QU
SE VA A COMPRAR

Significa conocer qu es lo que se quiere

comprar
1. Establecer caractersticas (peso, tamao,
color, textura, medida, apariencia, forma)
2. Colocarse en mejor posicin que el
vendedor, exigiendo calidad, tiempos de
entrega, etc.

DETECTAR EL
REQUERIMIENTO
DE MATERIA
PRIMA Y
ACTIVAR
LA COMPRA

COMO ELEGIR AL
PROVEEDOR

NO

EL
PROVEEDOR
CUMPLE CON LAS
EXPECTATIVAS?

3. Asegurarse que lo que se va a comprar va a

servir.
Significa analizar el control de inventarios,
reconociendo la cantidad mnima que debe haber
para volver a comprar Punto de Orden o de
Reorden o Stock.
1. Requiere de llevar un buen inventario.

SI
COLOCAR
LA ORDEN
DE COMPRA

SEGUIMIENTO
DE LA COMPRA

RECEPCIN
DE LA

2. Hacer
cotizaciones
proveedores, de precio
entrega.

a
y

diferentes
tiempos de

Significa ir adquiriendo experiencia en comprar

y tener trato con diferentes proveedores.
1.
Solicitar lista de precios.
2.

Conocer la calidad de los productos.

3.

Cumplimiento y puntualidad en entregas.

4.

Exigir descuentos por volumen de compra.

MATERIA PRIMA

Fin del proceso

Significa probar con los proveedores y ver cul

de ellos cumple con las expectativas que deseamos
y seamos capaces de cubrir.
1. No quedarse
irregularidad.

callado

ante

cualquier

2. Hacer valer el derecho que se tiene como

comprador hacia el cumplimiento de las
condiciones.
Significa comunicarse con el proveedor elegido
(de manera personal o por telfono). Llenar la orden
de compra.
1. Checar los precios con previa cotizacin.
2. Firmar
la
orden
correspondiente.

por

el

personal

Significa Archivar todas las rdenes de compra

para contar con un registro que indique la fecha
en la que el proveedor debe entregar la mercanca.
1. Cantidad, Calidad y precio convenido.
2. Verificar con la factura y fsicamente.
Almacenar correctamente la Materia Prima.

Disee el formato de requisicin de compra adaptado a su empresa.

No. De requisicin: ______________ Fecha: ____________

Nombre
de
la
persona
________________________________

que

solicita:

Puesto: ____________________________________________________
Departamento: ______________________________________________
Cantidad

Articulo

Nombre y firma
Persona que autoriza

Disee el formato de orden de compra adaptado a su empresa.

Proveedor: _______________

Orden de compra No.____

Fecha de pedido: ___________

Fecha de entrega:_____________
Empresa solicitante:__________________ Tel. y Fax:___________________
Cantidad

Concepto

Importe

Subtotal
IVA
total

Firma de recepcin

Realizar la lista de actividades de su proceso de compras, indique el personal

responsable de las actividades y los tiempos de realizacin. Una vez obtenida la
informacin elabore el diagrama de flujo del proceso.

Actividades

Responsable

Tiempo

2 Horas

1 Hora

Seleccionar
un
producto especfico Encargado de compras va
para
cubrir
la a
determinar
que
necesidad
proveedor es el mejor.

1 Da

2 Da

Solicitar ofertas
presupuestos

1 Hora

Investigar y analizar
proveedores
potenciales

1 Hora

Hora

Entre 3 y 5 das.

Identificar
la
necesidad para la
compra del producto

Seleccionar
proveedor

Negociacin

Solicitud de pedido

Dar seguimiento al
pedido

Diagrama de Flujo del Proceso

ESPECIFICAR QU
SE VA A COMPRAR

DETECTAR EL
REQUERIMIENTO
DE MATERIA
PRIMA Y
ACTIVAR
LA COMPRA

COMO ELEGIR AL
PROVEEDOR

NO

El PROVEEDOR
CUMPLE CON LAS EXPECTATIVAS?

COLOCAR
LA ORDEN
DE COMPRA

SEGUIMIENTO
DE LA COMPRA

RECEPCIN
DE LA
MATERIA PRIMA

Fin del proceso