Tcnicas de Arquivamento: Classificao, organizao, arquivos
correntes e Protocolo. Tcnicas de Arquivamento: Classificao, organizao, arquivos correntes e Protocolo. Conceito e definio dos Arquivos O conjunto de documentos produzidos e recebidospor rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia doexerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte dainformao ou a natureza dos documentos(Art. 2 da lei n 8.159/1991). Assim sendo, podemosafirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidadeprodutora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim deque sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti,osdocumentos de arquivo possuem as seguintes caractersticas:
a) Imparcialidade:est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre em
determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ao humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico, como por exemplo, a compra de um material; b) Autenticidade:os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. c) Naturalidade:os documentos so acumulados de acordo com as atividades da instituio, ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas. d) Inter-relacionamento:os documentos estabelecem relao entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico e no como elemento isolado de um contexto. e) Unicidade:cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
Finalidade dos Arquivos
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade que o produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade. Eles so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evoluo.
Funo dos Arquivos
A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.
Classificao dos Arquivos
a) Natureza dos documentos:Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-se registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros. b) Extenso:Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituio. c) Estgios de evoluo:Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm chamado de teoria das trs idades. A lei n 8.159/1991, define em seu artigo 8, estes trs estgios da seguinte maneira: Arquivos correntes:so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. Arquivos intermedirios:so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Arquivos permanentes:conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. d) Entidades mantenedoras:Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em: Arquivos pblicos:so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal, estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Arquivos privados:so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais. Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm podem ser chamados de arquivos privados. Observao: Tomar cuidado com a diferena de classificao dos documentos de arquivo visto no assunto classificao, codificao e catalogao de papeis e documentos que apesar da semelhana a classificao dos documentos de arquivo tambm podem ser:Quanto ao gnero (textuais, filmogrficos etc), natureza do documento (ostensivo e sigiloso), especie do documento (ata, memorando, oficio), tipologia do documento ( ata de reunio, certido de casamento, declarao de tal coisa).
Teoria das Trs Idades
Fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conforme os valores documentais e a freqncia de uso para a instituio produtora.
Valores Documentais O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao documental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deve ser preservado de maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Arquivos Correntes Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio produtora, e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e destinao.
Protocolo Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das
reas e setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer o controle de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua localizao e segurana. Bem, como j vimos para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades: 1 Recebimento:inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em duas categorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que trata de contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da anlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios. 2 Registro:os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou em sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nome do remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos. 3 Autuao:aps o registro, os documentos so numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm significa a criao de processo. 4 Classificao:anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao, caso a instituio possua esse instrumento. 5 Movimentao (expedio/distribuio):consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses documentos. 6 Controle da tramitao:so as operaes destinadas a registrar a localizao do documento dentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade ao processo de controle de tramitao.
Arquivamento de Documentos O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e pastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao. Para que os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao.
Plano de classificao
Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos
documentos, ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio no exerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao. Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizado pelo Poder Executivo Federal. Modelo de Plano de Classificao 000 ADMINISTRAO GERAL 001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAO SOCIAL 034 MOVIMENTAO DE MATERIAL
Operaes de Arquivamento Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento: inspeo:exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se o ele seguir para o arquivamento. estudo:leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia de outros documentos que tratam de matria semelhante. classificao:anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados. codificao:insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamento adotado: letras, nmeros, cores. ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos. guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
Mtodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que chamamos de mtodos de arquivamento. A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar quantos
forem necessrios para bem organizar seus documentos.
a) Metodo de arquivamento padronizado variadex:utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada sequncia de letras recebe uma cor especfica. Exemplos: sequncia a,b,c,d,e............. prata sequncia f,g,h,i,j....................... ouro b) mtodos bsicos:dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico. alfabtico:utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes feita de acordo com as regras de alfabetao. geogrfico:utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal de busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: por estado, pas ou cidade. alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes feita de acordo com as regras de alfabetao. numrico:utiliza nmeros para a recuperao da informao. Divide-se em simples, cronolgico e dgito-terminal Simples:os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. Cronolgico:utiliza nmero e data como forma de localizao da informao. Dgito-terminal:os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica composta de seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da sequncia se d da direita para a esquerda. Ex.: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro. ideogrfico:distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide0se em: alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenao enciclopdica.
numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e
unitermo.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na anlise cuidadosa dasatividades da instituio, aliada observao de como
os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se o mtodo principal a ser adotado e quais osseus mtodos auxiliares. Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em: a) Ordem Alfabtica b) Ordem Geogrfica c) Ordem Numrica d) Ordem Ideogrfica (de assunto) Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca realizada diretamente no local onde esto guardados os documentos. Sistema indireto aquele em que, para se"ter acesso aos documentos guardados, primeiro tm se de consultar um ndice ou cdigo.
