S E M I N A R I O D E R E C H O P RO C E S A L

CIVIL
Implicaciones generales derivadas de la obligacin de preservar informacin
almacenada electrnicamente sujeto a lo dispuesto en las Reglas 23.1 y 34.3

segn estipulado en las Reglas de Procedimiento Civil de 2009.

Jorge MelndezVarela / 801-92-4225
Seminario Derecho Procesal Civil
DERE 7697 001
Profa. Glenda Labadie
21 de Enero de 2011.

Seminario de Derecho Procesal Civil 1

INTRODUCCIN

Con la aprobacin de las Reglas de Procedimiento Civil de 2009 entraron en

vigor disposiciones adicionales que gobiernan las obligaciones de una parte de
preservar informacin almacenada electrnicamente. Estas disposiciones
tienen como propsito el atender la realidad del aumento dramtico del
almacenaje de data en formato electrnico y la posibilidad de un
descubrimiento de prueba de estos datos como resultado de un litigio. El
almacenaje de data en formato electrnico permea nuestras vidas cotidianas. Al
usar nuestros ordenadores y computadoras, telfonos y sistemas de correo
electrnico para usos personales y de trabajo se acrecienta el porcentaje de
nuestras vidas que se escribe en 0s y 1s (formato digital binario) y deben existir
mtodos que potencien y faciliten el descubrimiento de estos datos que son y
sern cruciales en un posible litigio. Pero, que consecuencias prcticas y
tericas puede conllevar el que un litigante tenga que contemplar la esfera de
data almacenada electrnicamente como parte de sus estrategias o defensas en
un litigio?
Con este escrito pretendemos analizar someramente las implicaciones que
pueden tener en nuestro ordenamiento las obligaciones que se derivan de la
regla 23.1 (d) y la regla 34.3 en lo relacionado a la preservacin de informacin
almacenada electrnicamente. Utilizaremos informes que se han generado en
otras jurisdicciones de los Estados Unidos, relacionados con las problemticas
que han surgido luego de la implantacin de artculos similares al nuestro,

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incluyendo el informe que result en las enmiendas que se incorporaron al

cuerpo de reglas federales en el 2006.

TRASFONDO

El Tribunal Supremo design en el ao 2005 un Comit Asesor Permanente de

Reglas de Procedimiento Civil con el propsito de evaluar las reglas procesales
y atemperarlas a la realidad del Siglo XXI, dirigido principalmente a agilizar
los procedimientos judiciales, a fomentar el uso de mecanismos alternos a la
litigacin y a promover el acceso a la justicia. 1 La disposicin contenida en el
nuevo inciso (d) de la Regla 23.1 establece la obligacin de preservar evidencia
sujeta al descubrimiento de prueba. Segn los comentarios en el Informe de
Reglas el norte de la adopcin del inciso (d) responde a que el [C}omit
entiende que para que nuestro cuerpo de reglas procesales tenga una eficacia
real a la luz de los adelantos tecnolgicos utilizados en nuestra profesin es
importante incorporar la obligacin de preservar evidencia, inclusive aquella
almacenada electrnicamente. 2 Para lograr su propsito el Comit atemper la
regla local utilizando como modelo la Regla 26 (b)(1) de las Reglas de
Procedimiento Civil. A continuacin destacamos el inciso (d) que versa sobre la
informacin almacenada electrnicamente.
Regla 23.1. Alcance del descubrimiento
1

Informe de Reglas de Procedimiento Civil - Marzo 2008. Disponible en

http://www.ramajudicial.pr/sistema/supremoinforme-reglas-procedimientocivil.pdf
2

Informe de Reglas de Procedimiento Civil, pg. 266, supra.

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(d) Obligacin de preservar prueba sujeta al descubrimiento.

Una persona apercibida de una posible reclamacin en su contra tiene la
obligacin de preservar prueba. Tambin tiene dicha obligacin si existe un
deber legal o tico que le exija preservar prueba, si voluntariamente asumi
la obligacin o si surge de las circunstancias particulares del caso.
Asimismo, una parte tiene la obligacin de preservar prueba que podra
estar sujeta al descubrimiento, aunque sta no se le haya requerido. La
obligacin de preservar informacin almacenada electrnicamente estar sujeta a lo
dispuesto en la Regla 34.3. (nfasis nuestro)
Segn el informe del comit una de las motivaciones para incorporar esta
enmienda es establecer un esquema jurdico que facilite la imposicin de
sanciones de no preservarse la evidencia luego de que existiera una obligacin o
deber de as hacerlo. Esta obligacin o deber puede surgir por la va contractual
o estatutaria, por una regla administrativa o cuando razonablemente se puede
preveer la presentacin de un pleito en su contra. 3
Cmo se altera el panorama de un esquema jurdico como el antes descrito
cuando tomamos en cuenta las caractersticas particulares de la data
electrnicamente almacenada y su preservacin en funcin del esquema?

CAR AC TE R S TI CAS D E L A DATA AL MACE N DADA

ELECT R N I CAM E N TE

Para tener un panorama claro de las problemticas que la adopcin de una regla
como la 23.1 (d) pueden tener sobre el ordenamiento y sus componentes hay

Este concepto conocido como spoilation significa la destruccin o

alteracin significativa de evidencia, o la falla en preservar particular propiedad
para el uso de otra parte como evidencia en un litigio pendiente o que
razonablemente se pudiera preveer. West v. Goodyear Tire & Rubber Co., 167
F.3d 776, 779 (2d Cir. 1999)

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que vislumbar como se diferencia la data electrnica del medio tradicional del
archivo en papel.
En vistas pblicas celebradas en ocasin de las propuestas enmiendas al
esquema de preservacin de data4, se describi al medio electrnico como uno
voluminoso, complejo, fragil, persistente y dependiente. Se atribuye la
voluminosidad a que cada vez ms dependemos de las tecnologas electrnicas
en el diario vivir. La data electrnica por su parte, es ms compleja ya que
contiene lo que se conoce como metadata informacin que no se percibe en
pantalla, ni fcilmente por el usuario, pero que describe el archivo y su
contenido a la(s) computadora(s) que lo accede. La metadata puede incluir la
fecha de creacin del documento, cundo se le realizaron cambios y quin es el
autor del archivo, entre otras informaciones. El archivo electrnico por su
parte se describe como fragil ya que puede fcilmente ser alterado o
modificado y hasta descartado por un usuario particular o el sistema operativo
de una computadora. Adems los archivos que pueden ser el foco de un
procedimiento de descubrimiento pueden estar ligados a un so"ware particular
(archivos propietarios) que haga difcil el acceder a sus contenidos de manera
inteligible por el ordenador (computadora) tpico disponible a un usuario.

Public Hearing On Proposed Amendments To The Federal Rules Of Civil

Procedure 14 (January 12, 2005), disponible en http://www.uscourts.gov/rules/ediscovery/0112frcp.pdf.

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P R O B L E M A S A S O C I A D O S A L E S Q U E M A D E P R E S E R VA C I N
D E DATA A L M AC E N A DA E L E C T R N I C A M E N T E

El Juez Lee H. Rosenthal examinando las situaciones que enfrentaba la

judicatura con el esquema que imperaba luego de la adopcin de una regla que
codificaba la obligacin de preservar la data electrnicamente almacenada
destac en su artculo jurdico5 tres situaciones principales que daban paso para
que se impusieran sanciones durante un litigio. En primer lugar identific
problemas que surgen al no ser proactivos en la fase inicial de manejo de la data
electrnica, tales como la preservacin adecuada de la data y conferencias con
antelacin al juicio con la parte adversa, que resulten en controversias de que
data debi ser preservada pero no se hizo. Luego, destac las desigualdades
que se crean entre una parte que tiene pocas obligaciones de produccin
preservacin versus una parte que produce data voluminosa y por ende tiene
una mayor obligacin de preservarproducir y como se podan aprovechar estas
situaciones para realizar peticiones de descubrimiento ms abarcadoras. En
tercer lugar puntualiz que los jueces mismos podan crear pedidos irreales
sobre los litigantes y debido a las caractersticas intrnsecas de voluminosidad y
fragilidad de la informacin una de las partes fcilmente podra estar expuesta
a sanciones al no cumplir con los requisitos de preservacin de data segn
estipulado en las reglas.

Lee H. Rosenthal, James C. Francis IV & Daniel J. Capra, Managing Electronic

Discovery: Views From the Judges, 76 FORDHAM L. REV. 1, 2 (2007)

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Adems de los problemas puntualizados por el Juez Rosenthal, un comit que

se constituy para enmendar las reglas identific situaciones relacionadas a los
costos relacionados a descubrimientos de prueba electrnica agresivos, muy
abarcadores y que involucraban informacin difcil de acceder. La
voluminosidad de los archivos electrnicos involucrados en estos
descubrimientos requieren necesariamente cantidades sustanciales de tiempo y
dinero por parte de los litigantes, y cuando se factoriza el anlisis de la data
propietaria de los archivos y la metadata, los costos relacionados aumentan aun
ms.
El comit deline cuatro metas para lidiar con los problemas ms apremiantes
que identificaron, que incluan: 1. el crear ms uniformidad en el
descubrimiento de prueba electrnico (e-discovery), 2. el desarrollar lenguaje
que no estuviera atado a una tecnologa en particular que pudiera ser superada
posteriormente, 3. el aliviar los costos y las exigencias del e-discovery en la parte
que tiene que producir, y 4. el ofrecer guas y directrices para los jueces.

ENMIENDAS DEL

2006

EN LA ESFERA FEDERAL

Como resultado de la agencia del comit que se constituy se enmendaron las

reglas en cuanto al descubrimiento de informacin almacenada
electrnicamente donde se desarroll un sistema de dos niveles donde la
informacin solicitada puede ser identificada por la parte a quien se solicita
como no razonablemente accesible por representar una carga o costo
demasiado oneroso. Por conducto de una mocin para descubrir o mediante

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de una orden de proteccin la parte que debe descubrir debe demostrar que la
informacin no est razonablemente accesible por representar un costocarga
oneroso. El tribunal se reserva la discrecin de compeler a que se proceda con
el descubrimiento si se demuestra justa causa por la parte promovente y puede
especificar condiciones particulares para el descubrimiento.6 Esta regla 26 del
esquema federal hay que analizarla en conjunto con la regla 37 (e) que codifica
las sanciones que puede imponer el tribunal cuando una parte no provee
informacin electrnicamente almacenada que fue materia de descubrimiento.
Rule 37 Failure to Make Disclosures or to Cooperate in Discovery;
Sanctions
(e) Failure to Provide Electronica&y Stored Information.
Absent exceptional circumstances, a court may not impose sanctions under these rules
on a party for failing to provide electronica&y stored information lost as a result of th'
routine, good-faith operation of an electronic information system.
LAS REGLAS

23.1(D)

34.3(D)

EN PUERTO RICO

Como antes sealaramos, al adoptar en Puerto Rico un esquema que establece

una obligacin de preservar informacin almacenada electrnicamente se

Regla 26.b (2)(b)Specific Limitations on Electronica&y Stored Information. A party

need not provide discovery of electronica&y stored information (om sources that th'
party identifies as not reasonably accessible because of undue burden or cost. On motion to
compel discovery or for a protective order, the party (om whom discovery is sought mus)
show that the information is not reasonably accessible because of undue burden or cost. If
that showing is made, the court may nonetheless order discovery (om such sources if th'
requesting party shows good cause, considering the limitations of Rule 26(b)(2)(C). Th'
court may specify conditions for the discovery. 28 USC Appendix Rule 26 - Duty to
Disclose; General Provisions Governing Discovery

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introducen problemas similares a los que se experimentaron en la esfera federal

luego de la adopcin de las reglas antes de que se enmendaran en el 2006. La
regla 34.3 (d) versa sobre la posibilidad de sanciones para la parte que se niega a
descubrir y bajo que circunstancias.
Regla 34.3. Negativa a obedecer la orden
Si la parte promovente del descubrimiento de prueba pertinente a las
alegaciones o defensas justifica con prueba fehaciente que la parte
promovida se niega a descubrir lo solicitado por haber destruido o
incumplido con su deber de preservar prueba pendiente de litigio o
razonablemente utilizable en un pleito futuro, estar sujeta a las sanciones
dispuestas en estas reglas. El tribunal no podr ordenar la imposicin de
sanciones bajo esta regla a una parte por no proveer informacin
almacenada electrnicamente, que demuestre que se ha perdido como
resultado de la operacin rutinaria de buena fe del sistema de
almacenamiento electrnico de informacin, salvo que antes de efectuar
dicha operacin se le haya requerido a la parte preservar la prueba.
En tal caso, la parte requerida tendr el peso de demostrar que la
informacin almacenada electrnicamente no pudo ser producida por las
razones indicadas anteriormente.
Luego de examinar las reglas a nivel federal y los ajustes que se realizaron para
atemperarlas a las realidades de la data electrnicamente almacenada es
evidente que el esquema que se introdujo con las enmiendas del 2009
conllevar dificultades para los litigantes que intenten descubrir o sean objeto
de descubrimiento de data electrnica. Nuestro esquema solamente contempla
un supuesto para evadir la imposicin de sanciones y es cuando se ha perdido la
informacin como resultado de la operacin rutinaria de buena fe del
sistema. Al as hacerlo se privilegia la fragilidad de la data electrnica pero se
obvian las problemticas que surgen por las otras caractersticas inherentes de
la informacin electrnica antes descritas en cuanto a voluminosidad, formatos

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propietarios, complejidad, y persistencia. El esquema que toma prevalencia

bajo las reglas 23.1 y 34.3 pareciera estar destinado a propiciar desigualdades
cuando una parte que tenga poca informacin electrnica que preservar
promueva un descubrimiento agresivo de prueba electrnica a una parte que
produzca significativamente ms informacin y por ende tenga ms que
preservar. El presente esquema adems, no proporciona una alternativa
inmediata a un litigante que no pueda cargar con los costos asociados a un
descubrimiento de prueba agresivo por la parte promovente ya que la nica
defensa que se codific fue la destruccin de informacin como resultado de
las operaciones rutinarias de un sistema.
Al integrar el esquema de descubrimiento que se implant en cuanto a la
informacin electrnica y el concepto del Manejo del Caso segn codificado en
la regla 37 que indica, en su inciso (a), que al celebrar la reunin entre abogados
o abogadas de las partes, debern [i]ntercambiar copia legible de todo
documento, material audiovisual o informacin almacenada electrnicamente
bajo custodia, posesin o control, que cualquier parte pueda usar en apoyo de
las alegaciones o defensas formuladas., podemos entrever de dnde pueden
surgir futuras controversias. El inciso (a) ignora la realidad de la data
electrnica al requerir copia legible sin que existan salvaguardas que
codifiquen las problemticas en cuanto a costos de produccin inherentes a la
data electrnicamente almacenada. Por ejemplo, cmo se distribuirn los
costos de la traduccin de archivos para que puedan ser legibles a la parte

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promovente del descubrimiento, si es que no cuenta con el so"ware necesario

para decodificarlos?

CONCLUSIONES

Luego de la adopcin de enmiendas a las reglas de procedimiento civil de

Puerto Rico podemos destacar que las mismas resultan necesarias para
atemperar el reglamento a las realidades del contexto jurdico de nuestra isla.
Sin embargo, no podemos declarar el proyecto concluso ya que los nuevos
cambios traen consigo incertidumbres y nuevos retos que deben ser atendidos.
Las obligaciones que consigo trae la regla 23.1 en cuanto a los deberes legales
o ticos de preservar la informacin electrnicamente almacenada deben ser
atendidas con prontitud para que a su vez se atemperen a las realidades
inherentes de la informacin electrnicamente almacenada y las consecuencias
en cuanto a costos en un litigio que pueden tener para las partes adversas.

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