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Agilizando o

processo de compras
para aumentar a
eficincia e comprar
melhor

Toda empresa privada deseja gerar lucro e para que chegue com
sucesso ao final do ms ela precisa vender, sejam seus servios ou
produtos. Saiba aqui como agilizar o processo de compras para um
aumento de eficincia e melhor aquisio.
A funo de compras possui uma extrema importncia em uma
empresa. Sem nenhum processo eficiente e organizado, com certeza
viro os prejuzos em termos financeiros e em relao imagem da
empresa.
Fazer uma gesto de compras para seu negcio um processo que
envolve todos os departamentos da sua empresa. Os que trabalham
com estoque ou almoxarifado precisam ter uma maneira de visualizar,
de forma fcil, as compras realizadas.
Com o avano tecnolgico as empresas conseguiram agilizar os
processos empregados nas reas de compras. A internet se tornou um
canal de negcios, permitindo o surgimento de solues sofisticadas,
integradas e seguras. E dentro da web ferramentas surgiram com o
intuito de melhorar ainda mais os processos de compras, sempre
voltadas ao desenvolvimento e gerenciamento de relao com os
fornecedores. Com elas possvel atingir resultados que no seriam
alcanveis apenas por meio de negociao.
Sendo assim, o processo de compras se tornou mais gil e organizado,
o que diminui consequentemente os riscos de prejuzos e tambm de
esforo operacional, o que gera mais lucro s empresas.
Pensando em todas essas questes, separamos algumas dicas para que
voc possa colocar em prtica a gesto de compras, buscando a
melhora em sua empresa.

Dicas para um bom plano de compras


- Elabore um plano de ao
Antes de tudo, muito importante reunir os responsveis pelo setor
de compras da sua empresa e ento traar um diagnstico de tudo o
que envolve a cadeia de suprimentos.
Juntos vocs devem verificar quais so os pontos fortes e os fracos, as
oportunidades de melhorias na produtividade e as ameaas. Isso
inclui custos, tempo, fornecimentos e desempenho de cada funo
dos colaboradores do setor. Se for o caso, procure ajuda de empresas
especializadas em consultoria e em programas, e que podero auxiliar
na identificao do cenrio e na proposio para melhorias.

Siga esses passos:

Plano
de ao

Aps os responsveis pelo setor de compras identificarem as aes


concretas e as que precisaro ser lapidadas, voc ter que fazer um
planejamento estratgico, informando os passos que sero colocados
em prtica para um melhor desempenho nesse setor.
fundamental que exista coerncia entre todos os pontos j vistos e
tambm nas possibilidades de melhorias. Ento, se foi identificado
um fornecedor que tenha histrico de atrasos com a entrega de
produtos ou ento que no tenha condies de pagamento adequadas,
opte por procurar outro. Caso no seja possvel, converse com o
fornecedor e pea para que ele repense os processos a fim atender
melhor seus clientes.

Gesto de
requisies

Voc pode otimizar os processos de receber, efetivar e tambm


gerenciar requisies de compras atravs de funcionrios da empresa.
Para melhores resultados, mais controle e eficincia, automatize suas
solicitaes.
O processo de requisio de compra de qualquer produto, definido
pelo seguinte ciclo:
- receber e analisar as requisies de compras
selecionar os fornecedores
determinar preos corretos
emitir os pedidos de compras
sempre acompanhar e garantir que o prazo seja cumprido
receber e aceitar as mercadorias
aprovar a fatura de pagamento ao fornecedor
receber e analisar as requisies de compras.

3 Benchmarking
Essa uma metodologia muito usada em empresas do mundo inteiro
com a finalidade de aumentar a qualidade em seus processos de gesto
atravs de anlises contnuas de produtos, prticas, servios e tcnicas
feitas por outras organizaes que so reconhecidas no mercado por
serem as melhores. Faa uma identificao de casos de sucessos em
reas de Gesto de Compras, comparando o que realizado hoje e
agregando tais conhecimentos ao seu plano de ao.

Gesto
de pedidos

Uma forma interessante de conseguir uma boa gesto de pedidos


acompanhar cada etapa, desde o pedido em si at o recebimento do
produto. Depois disso s organizar as compras, se atentando ao que
se tem no estoque e ao que deve ser recolocado.

Capacitao
de funcionrios

de extrema importncia que todos os funcionrios envolvidos no


processo de compras fiquem por dentro das estratgias. S assim todo
o ciclo de funcionamento da sua organizao se cumprir da melhor
forma. Um bom exemplo fazer treinamentos com todos os
funcionrios do setor, para que eles apliquem em seu dia a dia as
estratgias que foram traadas.
Crie um banco de dados
Quando se tem um banco de dados informatizado empresa estar
mais organizada em relao ao setor de compras. Portanto, crie um
banco de dados para:
- Seus fornecedores (com avaliaes):
Mantenha atualizada a lista de fornecedores confiveis fazendo uma
avaliao da entrega de materiais de qualidades a um preo mais
acessvel e excelentes prazos de entrega. Com um cadastro completo
voc conseguir fazer tudo isso.
Lembre-se de que nessa planilha preciso conter o nome da empresa
com dados especficos como endereo, telefone, contato, e-mail e os
produtos que ela fornece para voc, alm de informar se existe ou no
um contrato formalizado.

Outro ponto importante manter um bom relacionamento com os


fornecedores, pois essa uma etapa muito importante dentro do
processo de gesto. Tem casos em que o ideal ter mltiplas fontes de
fornecedores e em outros que o ideal ter contrato excluso com um
fornecedor.
- Cotaes:
Uma empresa no ganha apenas com suas vendas, mas tambm com
uma correta utilizao dos recursos, buscando sempre os melhores
preos para a compra de servios e produtos demandados por meio
dela. Faa cotaes para buscar sempre os melhores preos e compare
todas as propostas levando em considerao o custo total de aquisio.
- Requisies de dentro da empresa:
Com um banco de dados informatizado a sua cadeia de suprimentos
pode ser mais produtiva e eficiente. Voc poder usar a tecnologia e o
conhecimento virtual para que a forma com que voc faz negcio se
torne mais inteligente e simples. Comprar bem fundamental, pois
melhora os resultados da sua empresa. Ento automatize e torne
possvel a padronizao do processo de compras.
No se esquea de que a tecnologia desenvolvida por meio da internet
uma aliada na busca por mais tempo. Se a sua equipe tiver que
cadastrar manualmente os fornecedores ou mesmo redigitar as
informaes que foram recebidas por e-mails e arquivar documentos
que j foram impressos, com certeza isso tomar muito tempo.
Procure sempre a padronizao do processo de compras.
- Pedidos da empresa:
Manter dentro de um controle rigoroso os dados da sua empresa

algo muito eficaz para conseguir monitorar os produtos devem


comprados para manter o seu negcio funcionando.
Uma planilha organizacional precisa conter itens fundamentais, como
o estoque da sua empresa. Assim voc ter dois dados importantes do
equilbrio de uma gesto eficiente. Crie uma tabela que tenha um
inventrio de produtos, de forma a inserir o cdigo de cada um deles,
o nome e tambm a unidade de medida usada.
- Pagamento:
Assim que voc receber os produtos que foram solicitados
necessrio que sua empresa tenha controle das datas do pagamento.
Tenha um canal de comunicao aberto para que contenha todas as
informaes sobre faturas e quitaes.

Atente-se ao seu estoque


Um dos pontos fortes cuidar bem do estoque, pois um depsito bem
organizado pode fazer com que seus funcionrios ganhem mais
tempo. Se o seu caso for varejo, imagine o exemplo em que um cliente
solicite um produto que no esteja exposto. Seu vendedor dever ir at
o estoque para procur-lo, certo? Se o depsito estiver bagunado vai
gerar um desperdcio de tempo para o funcionrio e para o cliente.
um desgaste sentido dos dois lados.

Capacite seus funcionrios


Outro erro comum e que acontece com frequncia justamente pela
falta de um banco de dados o vendedor oferecer um produto que j
no est mais no estoque. Portanto, alm da organizao estrutural,
comunicao essencial para evitar essas situaes.
O treinamento ainda ajudar no aumento das vendas, mesmo
quando o produto que o cliente deseja no estiver mais disponvel. Se
faltar o produto e o funcionrio estiver bem capacitado no
atendimento, ele oferecer um outro similar para no perder a venda.
Ou seja, um funcionrio capacitado saber aproveitar as situaes
para lucrar mais.
Lembre-se de que o conhecimento do vendedor o ponto chave para
que os clientes sejam atrados pelo benefcio que o produto
proporciona e assim, conclua a venda.

Relacione-se bem com seu fornecedor


essencial ter uma gesto de fornecedores para que voc tenha mais
controle. Ento liste, identifique, cadastre e avalie cada um dos
fornecedores da sua empresa. Use a tecnologia como sendo uma
ferramenta benfica, que organiza, padroniza e facilita a gesto das
informaes. S no se esquea de atualizar todos os dados com
frequncia.
E para que voc no tenha problemas na gesto de seu estoque, ou
mesmo pela falta de um produto que pode at ser o carro chefe de sua
empresa, ter um bom relacionamento com os fornecedores
fundamental.
Ao negociar prazos com seus clientes, por exemplo, vai depender do
quanto o seu fornecedor rpido para repor um produto. Nada como
ter um bom planejamento e agendar prazos possveis para evitar dor
de cabea.

Entenda e analise seus resultados


Mantenha todos os dados sempre atualizados e conhea a demanda
dos seus produtos: quantos sero vendidos, os tipos de materiais e em
quanto tempo. No final da planilha avalie mensalmente as seguintes
questes:
- Valor mdio pago por fornecedor;
- Valor mdio pago por produto;
- Melhor fornecedor por produto;
- Total de compras por ms.
De nada adianta identificar os processos e propor melhorias sem
analisar os resultados. Veja se aps todas as alteraes realizadas est
tudo como o esperado. Lembre-se de esse no um processo esttico,
ele precisa ser acompanhado constantemente, colocando as alteraes
em ao.

Sobre a Ibid
A Ibid uma empresa que introduz maior agilidade nos processos de
Gesto da Cadeia de Fornecimento e em consequncia, economia nos
custos de aquisio dos insumos. Sempre com transparncia ao
processo, ela permite auditabilidade e rastreabilidade, promovendo a
colaborao eletrnica entre os compradores e os fornecedores, o que
torna mais real os parceiros de negcio.
Fornecendo e implantando solues nos processos de compras na
Gesto da Cadeia de Suprimentos, a Ibid implanta mdulos
progressivamente, dentro das necessidades da sua empresa.
Os mdulos so:
Negociao (cotao): ajuda no aumento da eficincia, permitindo a
padronizao das propostas e analises comparativa em vrias rodadas
de negociao;
Requisio: Requisio: publicar em sua rea de compras toda a
demanda, organizadas por tipos de compra. Uma segmentao por
foco de comprador e por tipo de requisio, de forma a identificar as
que precisam seguir um fluxo menor de forma mais rpida;
Pedido: gere pedidos mais geis e instantneo atrelado a um acordo
de fornecimento, os pedidos sero enviados ao ganhador da cotao
de forma automtica. o fornecedor quem indica o seu acordo com
o pedido, eliminando assim o atraso na entrega por meio de
divergncias na negociao e condies;
Contrato: Compartilhe com seus fornecedores todos os acordos de
fornecimento celebrados, segundo as estratgias de cada caso. Os

contratos (acordo de fornecedores) podem ter um prazo de validade ou


simples listas de preo. Uma gerao automtica de pedidos gerando
mais produtividade e eficincia no processo;
Recebimento: voc poder efetuar eletronicamente o follow-up
preventivo e corretiva em relao as entregas dos pedidos;
Financeiro: Para os casos das empresas compradoras que efetuam
grande parte de seus pagamentos por depsito bancrio, a publicao
das obrigaes pagas e a pagar, facilitam em muito o relacionamento
com seus fornecedores que no mais precisam contat-los para saber dos
detalhes dos pagamentos. Fornecedores e prestadores de servios podem
acompanhar seus fluxos de recebimento por meio da publicao
automtica dos seus histricos de faturas.
Gestor de fornecedor: essa ferramenta permite um auto cadastro de
fornecedores e com a gesto efetiva de qualificao por categoria de
fornecimento, assim como a gesto e acompanhamento documental.
Assim, as informaes cadastrais de fornecedores podero ser conferidas
e atualizadas de forma automtica em base nos dados da
Receita Federal e outras fontes de consultas;
Follow-up: com ele voc se comunica com seus fornecedores usando
como ferramentas para incrementar mais ainda a pontualidade das
entregas.
Com a soluo E-Procurement da Ibid a sua empresa ter o rendimento
elevado e ela ainda ajudar a cortar gastos desnecessrios,
documentando tambm os processos de compras realizados na sua
empresa.
Gostou dessas dicas? No deixe de conhecer a soluo de
E-Procurement da Ibid. Ela tambm pode contribuir muito com a
melhoria da Gesto de Compras de sua empresa!