Tema

Seguimiento en los Proyectos

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Concepto de Seguimiento
Por seguimiento entendemos el proceso mediante el cual
se presentan informes del proyecto sobre el estado general
del proyecto (avance fsico y costo), as como el anlisis y
solucin de problemas que se presentan en el mismo.

Proceso mediante el cual se dirige un proyecto por el

camino adecuado, sin apartarse de lo que ha sido
planificado.
Diccionario de la Real Academia de la Lengua

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Cmo puedo llevar el Seguimiento?

Plan de Comunicacin.
El propsito de un plan de
comunicacin es lograr
una comunicacin efectiva
entre los involucrados en
un proyecto y asegurar la
oportuna y apropiada
generacin, recoleccin,
distribucin, archivo y
disposicin final de la
informacin del proyecto.

El plan de
establece:

comunicacin

qu informacin se requiere,
quin necesita determinada
informacin,
cundo la necesita, y
cmo le ser proporcionada.

Este plan est conformado por:

Matriz de comunicacin,
Calendario de eventos,
Reuniones de seguimiento,
Reportes de trabajo (detallado y
ejecutivo),
Reporte de problemas, entre
otros.

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Matriz de Comunicacin
Proyecto:
Fecha:
Empresa:
Responsable:
Involucrado

Rol en el
proyecto

Consejo
directivo

Cliente

Enrique Gzz

Patrocinador

Laura Hdez.

Gte. del proyecto

*@

Ana Garza

Apoyo interno

Carla Valdez

Sem

Men

Sem

*@

*@

Cambios

Carlos Ruiz

Sistemas

Rubn Lpez

Eventos/Imagen

Arquitecto

Diseo

Contratista y
proveedores

Diseo e
implementacin

*: Responsable de generar la informacin

Sem

Otro

Quin

Men

Men

Otro

*@

*@

@: Correo electrnico

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Men

*
Herramienta
elaborada en la
etapa de
planeacin y
actualizada
constantemente
a lo largo del
proyecto

: Impreso
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Calendario de Eventos
Herramienta que permite una visin grfica completa de los
eventos ms importantes a lo largo del calendario del
proyecto, facilitando la integracin de sus objetivos.

Esta herramienta incluye las fechas de eventos repetitivos

relevantes del proyecto como: reuniones, trmite de
facturas, fecha de entregables, fecha de eventos clave,
entrega de reportes, etc.
Herramienta elaborada durante la etapa de planeacin y
actualizada constantemente a lo largo del proyecto.
Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Calendario de Eventos

Adn Lpez Miranda y Carlos A. Chee Gonzlez

Importancia de las reuniones

Las reuniones son una oportunidad para:
Conocer a otros miembros del proyecto.
Apoyar las ideas de otros colegas.
Encontrarse en conflictos constructivos a travs
del desacuerdo y buscar una mejor solucin.
Compartir informacin.
Tomar una decisin conjunta.
Todos se involucren,
comprometan y responsabilicen
con el proyecto.

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Tipos de reuniones
Tipos de Reuniones

Propsito primario

Informacin

Compartir y discutir noticias importantes.

Solucin de problemas

Toma de decisiones
Equipo (Team building)
Retroalimentacin

Examinar problemas.
Establecer acciones correctivas y
preventivas.
Identificar criterios para decisiones, y
Escoger las alternativas.
Acordar y reforzar los objetivos comunes.
Recolectar informacin y
Dar soporte.

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Requisito para las reuniones

Las reuniones en los
proyectos son necesarias,
pero slo son tiles cuando
los que asisten a ellas
conciben que lograrn algo
y que estn llegando a
donde no podran haber
llegado si hubiesen actuado
solos.

Para que la junta sea

efectiva, ser necesario
llevar a cabo actividades:
Antes,
Durante, y
Despus de la reunin.

Realizar una junta efectiva

NO es slo convocar a los
participantes y reunirse en
un lugar.
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Estructura de una reunin

Antes de la Junta

Planificacin
Clarificar el propsito de la
junta y los resultados
deseados.
Identificar a los
participantes.
Identificar el rol que jugarn.
Asignar fecha para la
reunin.
Desarrollar la agenda a
seguir y los tiempos de cada
tema.
Definir los mtodos para
lograr el objetivo y
resultados de la junta.
Comunicar a los
participantes: el objetivo,
duracin, lugar, agenda
propuesta.
Determinar arreglos
necesarios para tener una
sala apropiada y equipo
necesario.

Durante la Junta

Inicio

Conduccin

Simpatizar con
los asistentes.
Describir el
objetivo y
resultados
esperados de la
reunin.
Revisar la
agenda:
verificar
prioridades.
Establecer las
reglas de la
junta.
Clarificar los
roles de los
participantes:
secretario,
invitados,
cronometrista,
lder,
participantes.

Integracin del
grupo.
Cubrir cada punto
de la agenda.
Agrupar temas que
surjan y que no
aparezcan en la
agenda.
Establecer un
balance entre la
complejidad de los
temas y el confort
del grupo.
Resumir la
discusin de cada
punto.
Realizar
consensos y
clarificaciones para
cada punto
tratado.

Despus de la Junta

Finiquitar
Brevemente revisar
los logros de la junta.
Resumir cualquier
decisin que haya
sido hecha.
Acuerdos sobre: qu
se necesita, por
quin, en qu tiempo,
etc.
Obtener datos para la
logstica y agenda
preliminar de la
siguiente junta.
Evaluacin de la
junta: que estuvo
bien, que se puede
mejorar.
Asignar tareas y
fechas de
seguimiento.
Agradecer a cada
miembro su
participacin.

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Seguimiento
Escribir y distribuir las
minutas de la junta lo ms
pronto posible.
Archivar las minutas,
agenda y otros
documentos clave.
Dar seguimiento a las
tareas.
Determinar cierto tiempo
para realizar una pre-junta
de planeacin.

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Reglas
reuniones
Anti
reglasdedelas
una
reunin
1. No citar con anticipacin (puede generar pretextos para no ir).
2. No tratar solamente el seguimiento sino problemas tcnicos, para que no se
diga que no vena preparado.
3. Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas.
4. Saque sorpresivamente informacin que nadie conoca, dejar a los
participantes impresionados.
5. Debe durar ms de dos horas , si no es as, no fue una reunin importante.
6. No elaborar minuta de acuerdos, Ejercite la memoria!
7. No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento de
los mismos.
8. Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo.
9. Asegurarse que le hablen por telfono, para que vean que es importante.
10.Atienda sus correos electrnicos durante la reunin (en su laptop o su
flamante blacberry) para que demuestre lo bien que administra su
tiempo.
Si desea que su reunin sea todo un fracaso, siga al pie de la letra las siguientes reglas
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Componentes de toda reunin

Recursos
Tecnolgicos

Equipo de
Facilitacin

Seleccin de
Participantes

Demosofa o
Ambientacin

Metodologas
de Consenso
Estos componentes en Ingeniera de
Sistemas son conocidos como Sigma 5
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Definicin de roles en las reuniones

LIDER
FACILITADOR

CRONOMETRISTA
SECRETARIO
PARTICIPANTES

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Importancia de una agenda de reunin

Es comn encontrar situaciones como las siguientes:
Nadie tiene claro el objetivo de la reunin
No sabemos qu se supone tenemos qu hacer
No saba qu informacin traer a la reunin

Una agenda debe ser planeada, escrita y distribuida

a los participantes al menos dos das antes de una
reunin.

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Importancia de los reportes en los proyectos

Los reportes de proyectos son documentos que
nos permiten evaluar el desempeo del mismo
con respecto a la calidad, el costo y el tiempo.
Asimismo, permiten recibir retroalimentacin
por parte de los clientes.
Es importante:
Identificar qu reportar y a quin.
Definir la periodicidad de los reportes.
Elaborar formatos estndar.
Identificar el medio de distribucin.
Exigir los reportes!
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Reporte de tres generaciones

Indicador de control:
Problema General:
Objetivo:
Acciones
ejecutadas
1.

2.-

2.

3.-

3.

4.-

4.

(%)
102

5.

Benchmark = 95.7
Meta= 70

92

100

5.-

Mejor

R
e
n
d 70
i
m
i 50
e
n
t 25
o
(%)
93

(%)
102
100

l l l l l l

Problemas
especficos

Propuestas
de solucin

1.-

1.-

2.-

2.-

3.-

ii l l l l l

1.-

Resultados

ii l l l l l

Acciones
planeadas

Proyecto:
Responsable:
Fecha:

l l l l l l

2 4 6 8 10 12

2 4 6 8 10 12

(mes)

(mes)

6.

Pasado

Presente
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Futuro
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REPORTE DE LAS TRES GENERACIONES

PROBLEMA: Bajo volumen de produccin
INDICADOR DE CONTROL: Produccin en t/da
OBJETIVO: Elevar el volumen de Produccin para los niveles indicados

EJECUTADO

RESULTADO

1. Conducir experi- 1. Fue realizado con

mento para produ- xito.
cir en tanque abierto al vaco de 6t.

Objetivo: 100%/ao
Objetivo: 5.936 t/ao
Resultado real: 5.87 t/ao Resultado real: 100.3%/ao
Realizado: 100.3%
Realizado: 98.9%

2. Reducido el tiempo de transporte.

2,000
0

(%)
102
100
l l l l l l
(mes)

Grfico de la evolucin del

volumen de produccin

4,000

Objetivo: 3.678t/ao
Resultado real: 4.419t/ao
Realizado: 114.0%

3,000

Objetivo: 2.06 t/ao

Resultado real: 1.45 t/ao
Realizado: 70.4%

(mes)

Grfico de control del

ndice realizado de la
carga planeada

2,000

5. Reducido el tiempo de cronograma

de la lead time total.
6- Analizar la eficien- 6. Reducido el tiemcia del tanque abier- po de corrida.
to al vaco de 6t.

l l l l l l

2 4 6 8 10 12

102

1,000

5. Actuar en los estrangulamientos

racionalmente.

2 4 6 8 10 12

3. Mantener constan- 3. Mantenido en el

te el volumen de
final del perodo.
carga.
4. Determinar estran- 4. Anlisis efectuado.
gulamientos en el
diagrama de flujo.

ii l l l l l

2. Racionalizar el
transporte de lquido bruto.

4,000

100

(%)

l l l l l l

2 4 6 8 10 12

(mes)

Grfico de la evolucin del

volumen de produccin
del tanque abierto al vaco
de 6t.

ii l l l l l

(ton)

6,000

l l l l l l

PLANEADO

PROYECTO: Optimizacin de lnea 3 en rea B

SECTOR: Sector de produccin de material refinado
FECHA: 30/9/98

l l l l l l

2 4 6 8 10 12

(mes)

Grfico de evolucin del

volumen de produccin
de otros equipos
(estrangulamiento)

PUNTOS PROBLEMATICOS

PROPUESTA

Razones de la no realizacin de la
produccin del tanque abierto y al
vaco de 6t.

Para el aumento del

volumen del lote de la
emulsin, necesaria la
confirmacin de los
Indic. para la garanta
de la calidad.
Resp.: Juan Martnez
Plazo: 15/11/98

1. No fue posible la produccin

hasta junio con mezclador de
6t en virtud del problema de
cada de la viscosidad del
RPTD. (De 260t, producido
apenas 4%)

Si fuese posible, efectuar una produccin

2. Producto, que debera ser produ- combinada con el volucido con mezclador de 6t. Fue
men del lote.
producido con mezclador de
Resp. : Carlos Augusto
1t. Fragmentariamente (RPTD
Plazo: 30/11/98
18.5%, PETK 0.5).
Necesaria la elevacin
3. El Rise Shampoo fue menor
de la precisin dde la
que la previsin anual (219t de
perspectiva a la venta.
lo planeado de RGSA, RGSB,
(otra divisiones).
RPGA y RPGB, producido 6t).
Resp.: Divisin Ventas
Plazo: Reunin Anual
el 12/12/98

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