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FACULTAD DE INGENIERA
DIVISIN DE INGENIERA EN CIENCIAS DE LA TIERRA
PROYECTO (CONFERENCIAS)
PROFR: ING. JUVENTINO SNCHEZ VELA
INTEGRANTES:
-VILA GARCA GABRIELA
-GALLARDO MATA ANALAURA
-GONZLEZ SERRANO NELLY
-LPEZ AGUIRRE DANIEL
-MENDIETA HERNNDEZ LUIS
-MONTALVO MALDONADO NAYELY
-QUIRASCO PALILLO JOS MANUEL
-RUZ CORDERO ALEJANDRA
Estructura de trabajo:
EVENTO: Celebracin del 88
aniversario de Ingeniera
Petrolera/ CONFERENCIAS
Ing. Jos Juventino
Snchez Vela
Logstica (Gerente de
proyecto)
CONFERENCIAS
Gerente de proyecto:
Analaura Itzayania Gallardo Mata
Asistencia de
conferencistas
Daniel Lpez
Aguirre
Administrador de
recursos
Maestro de
ceremonias
Gabriela vila
Garca
Luis Eduardo
Mendieta
Verificacin de
costos de artculos
Asistencia de
conferencistas
Nelly Gabriela
Serrano Gonzlez
Organizador de
Organizador de
actividades
Alejandra Ruz
Cordero
Nayely Montalvo
Maldonado
6. Pedido de reconocimientos.
7. Invitacin a alumnos y personas en general con difusin.
8. Pedido de desayunos y bocadillos para ponentes y otros.
9. Ejecucin de conferencias (6), entrega de reconocimientos, desayunos y bocadillos.
10.
Evaluacin de proyecto.
Septiembre
Columna3
Supuestos clave:
Restricciones: La restriccin ms importante por ahora es el tiempo, ya que se tiene planteado realizar
3 conferencias por da, con una duracin de una hora cada una, debiendo considerar que dentro de este
rango de tiempo se tiene contemplado hacer una pequea ronda de preguntas y respuestas, donde se
har entrega de obsequios a las personas que participen en dicha ronda, tambin debe considerarse la
entrada y salida de los ponentes.
Principales riesgos: Uno de los riesgos ms significativos es no contar con un auditorio dentro de la
fecha lmite a entregar el proyecto e inasistencia de ponentes, puesto que el horario de los ponentes
invitados es algo estrecha.
Requerimientos de aprobacin:
Gerente del proyecto: Analaura Gallardo Mata es la gerente del proyecto asignada por el equipo 4 y
equipo 6 de la Materia de Planeacin y Administracin de Proyectos de Ciencias de la Tierra. Ella es el
punto de contacto con los dems gerentes dentro de la materia y se encargar del buen desempeo de
ste.
Requerimientos de elaboracin de reportes: Realizacin de reportes de las juntas realizadas hasta el
momento.
Designado del patrocinador o contraparte: (An en proceso)
La firma y la fecha de aprobacin: (Dada por el patrocinador, autorizando el proyecto de manera
formal).
DIAGRAMA DE GANTT
Cliente
45(Min)
Aprobacin del
subproyecto (conferencias)
4
Cliente
Cliente
45(Mi
Establecimiento de
gerente y cargos
45 (Min)
Eq. 4 y 6
Propuesta del
subproyecto
(conferencias)
Eq. 4 y
7
Cotizacin de
presupuestos
Nayely
7
Junta 1 (Presentacin
a jefe de carrera)
Gerent
10
Propuesta de
Ponentes
8
Gerente y
cliente
Seleccin definitiva
de temas
18
Ana,Nel
ly y
Daniel
2
(H)
2
(Hora
13
Gabriel
ay
5
(Da
Junta 3 (Horario y
fecha definitivos)
Seleccin de ponentes
7
(Das
14
21
Gerent
Gerent
2 para
Requisitos
e y lugares
(H)de
cliente
estacionamiento
15
Alejand
3(D
Conteo de resultados
de encuestas
1
6
Alejandr
a y Jos
1
(Da
Escrito solicitud
formal de
estacionamientos
17
Gerente 2(Hora
Revisin de
ponentes
Elaboracin de
encuestas
Lista de temas a
desarrollar
12
Daniel y
Nelly
Envio de
presupuesto
Nayel 30(Mi
Alejandr
a
5(D)
Nelly
Aprobacin formal
de estacionamiento
19
S.E
3
(Das)
Redaccin de
invitacin a ponentes
22
Alejandr
a y Jos
5 (D)
Propuesta de horarios
de cada conferencia
2
3
Envio de invitaciones
Distribucin de
presupuesto
20
Gabriel
ay
1 (D)
25
27
Gerente
2 (D)
Ponentes de
emergencia
Alejandr
6 (D)
ay
Gabriela
Eq. 4 y
6
1(D)
Aprobacin de
presupuesto
24
Gerent
e
1 (D)
Confirmacin de
ponentes
2
6
Gerent
e
6 (D)
Adquisicin de
materiales y
reconocimientos
28
Gabriel
5
ay
(D)
Nayely
Presentacin de
entregables
29
Eq 4 y
6
2(
D)
TIEMPOS ESTIMADOS.
ACTIVIDAD
Encargado
1
2
3
Cliente
Cliente
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Cotizacin de presupuestos
Envi de presupuesto
Propuesta de ponentes
Junta 2(hora y fechas preliminares)
Revisin de ponentes
Lista de temas a desarrollar
Elaboracin de encuestas
Junta 3 (horarios y fechas definitivos)
Conteo de resultados de encuestas
Requisitos para lugares en
estacionamiento
Solicitud por escrito de estacionamiento
Seleccin definitiva de temas
Eq. 4 y 6
Cliente
Tiempo
estimado(Das)
1
1
7
1
Eq. Conferencias
Gerentes de
proyectos
Nayely
Nayely
Daniel y Nelly
Gerentes
Nelly
Gerente y cliente
Gabriela y Luis
Gerentes
Alejandra y Jos
Alejandra
1
1
Alejandra
Ana, Nelly y Daniel
3
1
7
1
7
1
7
1
5
1
1
3
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Seleccin de ponentes
Aprobacin formal de estacionamiento
Redaccin de invitaciones a ponentes
Propuesta de horarios de cada
conferencias
Envi de invitaciones
Confirmacin de ponentes
Ponentes de emergencia
Aprobacin del presupuesto
Distribucin de presupuesto
Adquisicin de materiales y
reconocimientos
Presentacin de entregables
Gerente y cliente
S.E
Alejandra
Equipo
1
3
5
1
Gerente
Gerente
Alejandra y Gabriel
Gerente
Gabriela y Nayely
Gabriela y Nayely
2
6
6
1
1
5
Equipo de conferencias
CLCULO DE HOLGURAS.
Holgura total= UT PT
PT=PI + duracin estimada
Donde:
UT: ltima fecha de terminacin
PT: Primera fecha de terminacin
PLAN DE CONTINGENCIA.
Para este proyecto se prepara el siguiente plan de contingencia para llevarse a cabo en caso de no
contar con el propuesto para realizar las actividades concernientes al rea de organizacin de
conferencias (correspondientes a los Equipos 4 y 6), as como otros posibles detalles que puedan
presentarse los das del evento:
1.- En caso de no contar con el presupuesto estimado, en lugar de otorgar los presentes de vidrio
cotizados en $450 (aprox), se realizaran reconocimientos en papel cartn con los logos de la Facultad
de Ingeniera y la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, buscando la mejor calidad posible, para
entregar a cada uno de los ponentes que presenten su tema en el ciclo de conferencias previsto.
2.- En caso de no contar con el presupuesto para el servicio de caf y galletas contemplado. Con la
debida anticipacin de ocurrir esta anomala, recurriremos al apoyo de la DICT, solicitando la atencin
personal al Dr. Antonio Hernndez Espri, jefe de la DICT, para que de ser posible, los das en que se
lleve a cabo las conferencias, nos sea proporcionada en calidad de prstamo, una cafetera de 50 tazas,
con la que cuenta dicha instancia para eventos de esta naturaleza. La responsabilidad de la misma
recaer sobre todos los miembros del equipo.
3.- Para mitigar la falta de bocadillos y galletas ante una posible escases de efectivo para adquirirlos, el
equipo, tendrn listo un fondo emergente de $1600.00 ($ 200.00 por integrante), para buscar contar con
al menos un mnimo de atenciones en cuanto a alimentos hacia los ponentes principalmente.
4.- Ante posibles fallas en el suministro de energa elctrica en los auditorios durante las
presentaciones, el equipo an no cuenta con algn plan de contingencia.
5.- Ante la posible falta de equipo de cmputo durante las exposiciones, el equipo tiene asignado a un
par de sus miembros para que los das en que se lleve a cabo la presentacin tengan listos sus equipos
de cmputo ante cualquier requerimiento de este tipo.
6.- Ante problemticas de acceso a los recintos donde se llevarn a cabo las conferencias, se tienen
desinados a miembros del equipo para que ubiquen con la debida anticipacin al personal responsable
de la apertura y cierre de dichos inmuebles, as como, en los das y horarios en que se llevarn a cabo
las conferencias, estos miembros designados, debern presentarse al menos 30 min antes de llevar a
cabo los eventos planeados, con la finalidad de garantizar el acceso. Al trmino de la misma tambin
debern encargarse de la adecuada entrega de dicho espacio.