ACTIVIDAD SEMANA 3

SENA
SNTESIS PROCESO DE COBRANZA
La cobranza es una accin tendiente a recuperar la cartera de crditos en las
condiciones y plazos pactados donde la gestin genera nuevas ventas, donde
se puede utilizar por intervalos como crditos que nos permite a afianzar el
crdito
Nosotros como organizacin tenemos que brindarle una ptima atencin por el
cliente habernos escogido a nosotros y no a nuestra competencia directa
manteniendo a nuestro cliente como cliente potencial de nuestra empresa de
cobranzas.
FASE
PLANEACIN

ORGANIZACION

ENCUENTRO

COMUNICACIONES

PROCESO DE COBRANZA
ACTIVIDADES
Solicitud de crdito
Definicin de metas
Ordenar la informacin
Programar los contactos
Definir planes de Accin
Programas Alternativos
Listado de Beneficios
Listado de objeciones
Listado de Cartera
Circular con informaciones
Recordatorios al cliente
Seguimiento cercano
Ambientacin
Diagnostico
Anlisis de razones de no pago
Estudio de alternativas de pago
Comunicacin de Decisiones
Motivacin y exigencias
Registrar resultados del encuentro
Registro de decisiones tomadas
Comunicacin a reas afectadas
Envo oportuno de cartas
Seguimiento cercano
No dudar en proceder si amerita

ACCIONES LEGALES

PLAN DE COBRANZA:
Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener
caractersticas como:
a. Adaptable a las circunstancias.
b. Uniforme; aplicable a todos los casos.
c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.
d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin.
Existen tres clases de cobranza:
Administrativa
Prejudicial
Jurdica.
Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de
ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las caractersticas propias que la
conforman.
ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar
prdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el
proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la
organizacin, as como a otras entidades o agencias externas.

POLTICA DE COBRANZA
Esta poltica debe ser coherente ajustada a las necesidades de la empresa y
econmicas del panorama nacional del pas que nos permita un mejor
adecenamiento y para ello interviene varios factores que debe tener son :
Establecer unas normas eficaces financieras que nos permita llevar al
objetivo.
Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar.

 Que el crdito otorgado se ha recuperado de una forma rpida y

oportuna sin objecin alguna.
Las polticas establecidas deben ser adaptables y cumplidas a las
normas/circunstancias de la empresa.
Manejar casos de complejidad que nos lleven a una solucin clara y
concedida por los administradores
Para conservar nuestros clientes en otorgamiento del crdito debe ser
suave y viceversa para ser satisfactorio
Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias.
Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes.
Las polticas deben estar constituidas de una forma clara que nos
permita evolucionar de forma rpida en cada caso.
Las polticas deben ir dirigidas a evitar una inversin congelada
Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas
Si no se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de
las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las
relaciones comerciales.
NORMAS DE COBRANZAS
Las normas a tener en cuenta en un proceso de cobranza

Determinar el monto mnimo de los documentos de cobranza: se deben

eliminar los documentos no concordantes
Documentar de acuerdo a las formalidades legales: todos los crditos
deben documentarse para una cobranza judicial
Mantener el ritmo y el plan prefijados: no abandonar el plan de
cobranzas
Respetar la autonoma del abogado o del departamento de cobranza
judicial: los deudores debern entenderse con el abogado y no con los
funcionarios.
Hacer conocer el tiempo y la prdida que significa la cobranza judicial
en nuestra legislacin: adoptar medios eficaces del otorgamiento del
crdito por medio de exigencias y garantas.

RECOMENDACIONES DE LA COBRANZA
Establecer un procedimiento claro a seguir en el proceso de cobro de la cartera,
que contenga las normas mnimas a seguir en la administracin de este recurso,
en todas las sucursales, entindase claramente que se pertenece a una
organizacin comercial o crediticia y como tal, en la afliccin de los criterios que

expuestos en la poltica de crdito y administracin de cartera, siempre debemos a

tener en primer plano. Y debemos tener fundamentos como:
1. Tratamiento
2. Responsabilidad
3. Objetivos
4. Relacin
5. Beneficios etc.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la

comunicacin efectiva y habilidades de negociacin, prepare UN MAPA
MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.

COMUNICACIN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIN

fundamenta
relaciones
interpersonales
teniendo las tecnicas
comunicativas para
un mejor manejo de
la conversacion

MANEJO DE
CONFLICTOS

ayudando a controlar
las incorformidades de
los clientes y dando
una plena solucion

entender
el
pensamiento utilizando
las
situaciones
objesivas entre las
personas
y
fundamentandola entre
las demas

LA COMUNICAcION
EFECTIVA

TECNICAS DE
CONFLICTOS
HABILIDADES DE LA NEGOCIACION
Cumplir el
objetivo

Permite la recuperacin
comercial de la cartera

cumplir
cuyo
objetivo
se
han
satisfacer
las
nesesidades
del
consumidor/cliente
y empresa

OBJETIVO
S
obtener benficios

no tener perdidas
mantener
una
relacion plena
ganacias

LA
NEGOCIACI
ON

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en

el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo
documento.
R/: Elaboracin de un programa de cobranzas:

NOMBRE DEUDOR

DEDICACIN

Laura Ramos
Emelina Carmona
Leonardo Castro

comerciante
empleado
industrial
comerciante
empleado
constructor
comerciante
comerciante
empleado
comerciante
independiente
comerciante

Sebastin Acosta
Mnica Pedraza
Alicia Suarez
Edwin bosques
Nidia Prez
Pilar Jaramillo
Gisela Carmona
Armando Casas
Bibiana Llamas

VECIMIENTO
VALOR
15.01-10
18.03.10
04-03-10
03-03-10
13.02.10
02-01-10
08-01-10
18-03-10
25-02-10
20.02.10
01-02.10
02-02-10

ACTIVIDAD
45.000.000
12.000.000
25.000.000
105.000.000
98.000.000
43.000.000
28.000.000
10.000.000
8.000.000
.36000.000
27.000.000
65.000.000

Voy a aplicar tericamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, ms
no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos.
Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:
a. Estrategia de cobranza:
- Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30 das
de atraso: se har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago.
- Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25%
del valor pactado.
- Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos
llevan ms de 30 das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico.
- Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que
generar un atraso y las consecuencias al cliente.
- Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre
en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso
econmicamente.
- Castigo de crditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades
crediticias cuando ha transcurrido ms de 5 meses.
- Asignacin de crditos a agencias externas: Se debe tener contacto con
agentes jurdicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley
- Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias
agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin.
b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias
externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de
los cobros.
Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa
genera ms intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar
inconvenientes con abogados.

c. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los

crditos morosos, estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario
hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitados
Se van dividir los crditos por niveles de riesgos de la siguiente manera:
- 30 das de atraso.
- 60 das de atraso
- cobranza prejurdica
- cheques devueltos
d. Control de crditos vencidos: Se va a hacer uso de las TICS a travs de
sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan
los crditos por saldos vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos
incumplidas. El sistema asigna tambin los rditos que cobrar un operador.
e. Manejo de agencias externas: Se trabajar conjuntamente con agencias de
abogados para los crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son
agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurdicas.
f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: De acuerdo con la
severidad del monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el
10% al 30%. Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como:
-

Renegociacin de intereses atrasados

Condonacin de capital
Bienes recibidos en pago
GISELA CARMONA FUENTES
C.C. # 1.050.951.515 DE TURBACO