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Atualizado em Maio/2015

Bem vindo
Colaborador

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Por que usar?


Resumo

A base da operao de qualquer empresa so as tarefas.


O Runrun.it uma ferramenta que ajuda as empresas
coordenando o fluxo de tarefas, dando prioridade e organizando-as por clientes e projetos.

As tarefas possuem sempre um Dono, quem abriu a tarefa, um Responsvel, que deve avaliar e transferir a tarefa
ou desempenh-la, e os Seguidores, pessoas que acompanham a tarefa.

Cada tarefas possui a sua prpria Timeline que onde a


comunicao com os outros colegas acontece. No Runrun.it, cada comentrio tem um tempo limite de 15 minutos para ser deletado, depois fica gravado para sempre
na tarefa. Essa caracterstica faz com que seja uma ferramenta ideal para que as pessoas tomem decises de forma responsvel e transparente. Acaba aquela histria
que o email no chegou ou est na caixa de spam.

Os administradores do Runrun.it na sua empresa vo


definir para quem voc pode abrir tarefas e de quem
voc poder receb-las. Essa regra d clareza ao fluxo de
trabalho. Ou seja, se algum quiser que voc trabalhe em
algo, formalmente, ter que estar apto a abrir uma tarefa
para voc.

Os arquivos, que podem ser anexados s tarefas, tambm


podem ser apagados durante os 15 minutos aps o upload. Depois disso, ficam anexados para sempre.

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Para indicar que voc est trabalhando em algo, clique no


boto Trabalhar. O sistema vai contar o tempo automaticamente apenas durante o seu horrio de trabalho cadastrado. Quando terminar, clique em Entregar, e pronto.
Todos sero alertados da entrega.

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Por que usar?


Resumo

Para dar previsibilidade aos lderes de equipe e aos gestores da empresa, voc poder Estimar o esforo que
acha necessrio para terminar cada uma das tarefas. Essa
estimativa deve ser feita em horas teis e pode ser refeita
quantas vezes achar necessrio. Com essa estimativa, o
sistema vai calcular uma Data estimada de entrega, levando em considerao o seu horrio de trabalho e as
outras tarefas que esto na sua pilha de afazeres.
Agora fica fcil: se algum quiser repriorizar o seu trabalho, vai ter que escolher o que vai perder prioridade.
E o sistema vai recalcular todas as Estimativas de entrega.

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Aqui est a mgica do Runrn.it. bom para saber o que


cada um est fazendo e quando ser entregue, mas timo pro funcionrio, que tem clareza do que fazer, em
qual ordem. Alm disso, no ser pressionado para fazer
milagres dentro do seu tempo, que um
recurso limitado.
O Runrun.it possui muitas outras funcionalidades que
voc vai descobrir com o tempo, mas seus fundamentos
esto em ajudar as empresas a produzirem mais, com
menos estresse.

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Os tipos de usurio
O Runrun.it possui quatro tipos de usurios

Administrador

Lder de equipe

Quem cria a conta da empresa no Runrun.it automaticamente colocado como Administrador. Ele poder criar
mais usurios e tambm coloc-los como administradores. So eles os responsveis por criar Clientes e Projetos, Equipes, Tipos de Tarefa, Status, etc. Tm acesso a
todas as funcionalidades do sistema.

Cada equipe criada no Runrun.it pode ter um lder, configurado por um administrador. O lder de equipe tem alguns privilgios de administrao. Ele poder editar algumas preferncias dos seus liderados, como horrio de
trabalho, colocar de frias, etc.

Gestor
Alguns usurios podem ser colocados como Gestores.
Isso quer dizer que eles tero acesso a todas as equipes,
tarefas e relatrios do sistema, mesmo que no faam
parte de qualquer equipe. um tipo de usurio ideal
para gestores mais sniores na empresa, que precisam
acompanhar o desempenho das tarefas e equipes, mas
no esto ligados ao dia a dia das tarefas.

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Ele tambm ter acesso aos relatrios e criao de Clientes e Projetos, bem como Tipos de tarefa e Priorizao
de tarefas.

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Os tipos de usurio
O Runrun.it possui quatro tipos de usurios

Colaborador
Usurio que faz parte de uma das equipes criadas
na empresa.
Um Administrador precisa definir de quem ele recebe
tarefas e para quem ele pode abrir tarefas. Isso inclui
ele mesmo. Ou seja, se o administrador definir que um
colaborador no pode abrir tarefas para ele mesmo
(quem deve fazer isso o seu lder, por exemplo), pode
retirar seu nome da lista.
O Colaborador poder, ento, abrir tarefas para quem ele
for autorizado e s receber tarefas de quem tem autorizao para tal.
Ele dever estimar o tempo que acha necessrio para de-

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sempenhar cada tarefa, em horas teis, e clicar em Trabalhar na tarefa que estiver naquele momento.
Durante o processo de realizao de uma tarefa, ele poder
adicionar outros usurios como Seguidores da tarefa.
Essas pessoas sero alertadas sobre o andamento da
mesma. Podero tambm realizar comentrios na tarefa
e anexar documentos a ela.
Caso o Colaborador v trabalhar em outra tarefa, basta clicar em Trabalhar nela. O sistema pausa automaticamente a anterior e prioriza a atual como a mais importante.
Ao terminar uma tarefa, basta clicar em Entregar, e a
tarefa ser considerada entregue.

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As tarefas
Metodologia de pilha de tarefas

O Runrun.it trabalha com a metodologia de pilha de


tarefas. Ou seja, voc tem uma lista de tarefas, que podem ser de Clientes e Projetos diferentes. A mais prioritria deve ser feita antes, depois a de baixo e assim por
diante

Tarefa 1 (A que deve ser trabalhada)

Tarefa 2

Tarefa 3

Nova tarefa...

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As tarefas
Metodologia de pilha de tarefas

Quando voc estima o esforo que acredita ser adequado


para realizar cada uma das tarefas (em horas teis), o
Runrun.it vai somando esses tempos e calculando a data
estimada de entrega.

Tarefa 1

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00

Tarefa 2

1 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 12:00


O sistema pula o almoo

Tarefa 3

4 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 18:00


E os horrios de descanso

Tarefa 4

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1 hora/ Estimativa de entrega: Amanh

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As tarefas
Metodologia de pilha de tarefas

Quando um lder de equipe, um gestor ou um administrador reprioriza as tarefas, todas as estimativas de entrega so recalculadas e os responsveis avisados da
repriorizao.

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Tarefa 1

1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00

Tarefa 2

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

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As tarefas
Toda tarefa possui

Um Dono,ou seja, quem abriu a tarefa.


Um Responsvel para quem aquela tarefa vai. O Runrun.it s aceita um responsvel por tarefa para evitar
trabalhos dobrados. Se duas pessoas esto trabalhando
na mesma coisa, devem ter duas tarefas diferentes. Isso
tambm ajuda na mensurao da produtividade nos
relatrios. O Responsvel pode transferir a tarefa para
as pessoas que ele autorizado a abrir tarefas.
Um Tipo de tarefa que so categorias criadas pelo administrador do Runrun.it. Elas servem para que os relatrios mostrem onde o tempo est sendo gasto por Tipo de
Tarefa, por exemplo.
Um Cliente > Projeto Cada cliente pode ter vrios projetos. Eles so criados pelo Administrador ou pelo Lder
de equipe.

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Uma Descrio que um texto mais detalhado sobre o


que aquela tarefa precisa tratar.

Arquivos anexos que podem ter qualquer tamanho,


dentro do limite do plano contratado pela empresa (os
arquivos s podem ser apagados nos primeiros 15 minutos aps seu upload. Isso, para estimular a responsabilidade no tratamento das informaes, uma vez que geram
impactos para outros colegas).

Comentrios Aps criada a tarefa, os usurios envolvidos podem fazer comentrios ou responder aos comentrios feitos por outros. Como os arquivos, s podem
ser apagados 15 minutos aps sua criao, pelo mesmo
motivo. O prprio Runrun.it tambm faz alguns comentrios automaticamente, para gravar o histrico das
mudanas na tarefa.

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RR-Ratings
Algumas dicas pra voc
Sistema de acompanhamento da produtividade individual
Algumas empresas optam por habilitar o RR-Ratings, nosso sistema que mensura quantitativamente as entregas. Apesar de ser um ndice quantitativo, tem algumas particularidades. Ele uma soma de diversos indicadores que compem uma mdia dos ltimos
30 dias das suas entregas.

Conhea cada uma delas


Tarefas entregues
Esse ndice mede quantas tarefas voc entregou. Apesar
do Runrun.it no ser uma ferramenta adequada para
tarefas muito granulares (que levam poucos minutos para
serem feitas), tambm no legal para os gestores da
empresa voc colocar tarefas muito grandes. Fica difcil
acompanhar a evoluo das tarefas. Portanto, uma dica
seria voc quebrar tarefas em etapas onde uma entrega
palpvel possa ser conferida. Tarefas que levem entre 4
e 16 horas teis so uma boa faixa de referncia para
voc ter em mente.

Tarefas reabertas
Esse um ndice negativo no RR-Ratings. Significa que
voc entregou uma tarefa e seu dono a reabriu por algum
motivo. A dica aqui voc usar a TimeLine para discutir
todos os pontos antes da entrega formal.

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RR-Ratings
Algumas dicas pra voc

Tarefas entregues dentro do prazo estimado

Tarefas entregues dentro do prazo desejado

Outro ponto de ateno para quem est desempenhado


tarefas estimar corretamente o esforo necessrio para
desempenha-la. Isso traz previsibilidade gesto da empresa e valorizado pelo RR-Rating.

Nem todas as tarefas abertas no Runrun.it tm uma data


desejada de entrega. Mas, as que tm essa data, so boas
oportunidades para ampliar o seu ndice. Basta entrega-las
at a data desejada. Geralmente so tarefas importantes
para certos clientes ou projetos, fique de olho nelas.

Tarefas entregues com at duas estimativas


To importante quanto estimar o esforo necessrio para
uma tarefa estim-lo corretamente. No Runrun.it, se
achar que vai levar mais ou menos tempo para uma tarefa, voc poder re-estimar o esforo quantas vezes achar
necessrio. Porm, quando estima mais de duas vezes,
seu RR-Rating vai ser prejudicado. Isso estimula a previsibilidade, importante na gesto de projetos e tarefas.

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Os pesos de cada ndice


Cada empresa pode configurar quais ndices so mais importantes. Assim, todas as madrugadas, o Runrun.it calcula o RR-Rating baseado nos pesos que a empresa definiu.
Ao longo do tempo, o RR-Rating ser aperfeioado, incluindo novos ndices e revisando os formatos de clculo,
afim de tornar-se uma ferramenta cada vez mais til para
ajudar gestores de empresas a encontrarem seus colaboradores mais produtivos.

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Interface
Lista de tarefas

Aqui voc pode acessar o seu perfil ou


de sua empresa. Tambm pode ver seus
alertas, atualizar o plano no Runrun.it e
checar o seu RR-Rating.
Para ver os detalhes da tarefa, seus comentrios e arquivos, clique no ttulo da
mesma. A pgina de detalhes da tarefa
ser aberta.
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O menu pode ser reordenado para que


voc tenha as informaes que mais usa
carregadas na frente. Basta clicar na lateral esquerda e arrastar a barra desejada.

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Interface
Lista de tarefas

Aqui voc pode acessar o seu perfil ou


de sua empresa. Tambm pode ver seus
alertas, atualizar o plano no Runrun.it e
checar o seu RR-Rating
Criar uma nova tarefa. Ateno, s estaro disponveis como responsveis para
a nova tarefa as pessoas para as quais
voc est autorizado a abrir tarefas
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Para comear a contar o tempo, basta


clicar em Trabalhar. Mantenha o esforo
estimado atualizado, assim a data estimada de entrega tambm estar

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Interface
Equipes

Aqui so listadas todas as equipes das


quais voc faz parte

Qual o nvel no sistema de mensurao


de produtividade RR-Rating a pessoa est
no momento

O lder o primeiro, em negrito


Quando a tarefa atual ser entregue
Quando a ltima tarefa da lista dessa
pessoa, provavelmente, vai ser entregue
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Quantas tarefas esto na fila dessa


pessoa, quantas ela abriu para outras e
quantas ela segue

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Interface
Detalhes da tarefa

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Mude o responsvel para transferir a


tarefa para outra pessoa

Anexos s podem ser apagados at 15


minutos aps seu upload

A descrio da tarefa s pode ser editada at que o Responsvel estime o esforo necessrio

Da mesma forma, os comentrios.


Aps feito um comentrio, voc tem 15
minutos para apag-lo, se desejar

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Interface
Detalhes da tarefa

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Lista de Seguidores da tarefa

Checklist da tarefa

Comandos teis da tarefa

Sequncia de Responsveis e Pr-Requisitos

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Perguntas frequentes
Respostas pra voc

Preciso deixar o site aberto para contar o tempo


nas tarefas?
No. Voc s precisa clicar no boto Trabalhar da tarefa
que est desempenhando. Se for trabalhar em outra antes de fech-la, clique em Trabalhar na outra. O sistema
Pausa automaticamente a atual. Se desejar ajustar manualmente as horas, utilize o menu Tempo. L voc pode
adicionar ou retirar horas manualmente.

Posso deletar tarefas?


Sim. Basta clicar para abrir a tarefa e clicar em Mais
aes.

O que uma tarefa Ongoing?


A opo de Tarefa Ongoing para aquelas tarefas que
no tm prazo para fechamento, nem estimativa de esforo, podendo ser iniciadas e pausadas quantas vezes
forem necessrias. Pode ser mais interessante criar uma
tarefa Ongoing referente a um trabalho rotineiro na empresa, que criar e entregar uma nova tarefa a cada dia.

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Posso configurar os alertas que recebo por email?


Sim. Clique no seu nome, na parte superior direita da
tela. Depois em Meus alertas. L, voc poder configurar quais os emails quer receber.

Preciso de um novo Projeto para abrir uma tarefa.


Com quem falo?
Com o lder da sua equipe ou com um administrador do
Runrun.it na sua empresa.

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Private cloud

O Runrun.it um servio oferecido originalmente na nuvem e em um ambiente compartilhado entre milhares de


empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de
cdigo, encriptao de dados e segurana dos servidores,
h empresas que preferem ter um ambiente totalmente
isolado e dedicado apenas aos seus usurios. Por isso,
tambm oferecemos a verso Private Cloud do Runrun.it.
Essa modalidade da nossa aplicao possui todas as funcionalidades da verso pblica e roda nos mesmos fornecedores de infraestrutura, porm, em instncias dedicadas empresa contratante. Ou seja, o banco de dados
s dela.
Todas as modificaes, correes e evolues da plataforma pblica tambm so implementadas automaticamente na instncia dedicada.
A nica diferena para o usurio final que ele dever entrar
pelo endereo suaempresa.runrun.it ao invs de runrun.it.

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Private cloud
Suporte

Segurana e Backups

Todo o suporte fornecido aos planos pagos do Runrun.it


pblico tambm ofertado aos usurios de uma Private
Cloud, por tickets, chat ou e-mail em horrio comercial. A
empresa tambm pode optar por um pacote de Suporte
Premium que d acesso prioritrio aos tickets alm de
atendimento por telefone em horrio comercial.

Usamos as mesmas tcnicas de segurana utilizadas na


aplicao pblica como encriptao da comunicao dos
dados entre os clients e servidores, encriptao de dados
sensveis no banco (nem mesmo as equipes de manuteno possuem acesso aos dados), backups dirios do
banco de dados com possibilidade de rollback e disaster
recovery rpidos, acompanhamento de uptime e sade
da aplicao.

Manuteno
Todas as instncias Private Cloud so monitoradas
24x7x365, assim como os servidores da verso pblica.
Qualquer interveno necessria feita diretamente pela
nossa equipe de suporte.

H possibilidade de filtrar IPs de acesso aplicao, caso o


cliente solicite. Toda a comunicao feita atravs de SSL.

SLA
Capacidade
A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai especificar o tamanho e a infraestrutura necessria para a
Private Cloud. Praticamente no h limites para o nmero
de usurios e a capacidade de armazenamento. Voc define a necessidade, e deixa o resto com a gente. (upgrades
e downgrades tambm so realizados com facilidade).

Servios de integrao
Alguns servios externos podero ser integrados Private
Cloud contratada. No entanto, tero escopo, prazo e preo
discutidos separadamente.

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Uma pgina como http://status.runrun.it ser disponibilizada para que os usurios possam acompanhar a sade
da aplicao e seu uptime. Garantimos em contrato
99,88% de uptime mas, geralmente, estamos acima desse
valor. Confira clicando no link acima.

Implementao
(Regies AWS EUA/Europa) Aps OK comercial, a Private
Cloud disponibilizada em at 5 dias teis.
(Regio AWS Brasil) 30 dias teis aps OK comercial.

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On-Premises (Virtual Box)

O Runrun.it um servio oferecido originalmente na nuvem e em um ambiente compartilhado entre milhares de


empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de
cdigo, encriptao de dados e segurana dos servidores,
h empresas que preferem ter um ambiente totalmente
isolado e dedicado apenas aos seus usurios. Por isso,
tambm oferecemos a verso On-Premises do Runrun.it.
Essa modalidade da nossa aplicao possui as mesmas
funcionalidades da verso pblica, porm, entregue
dentro de uma mquina virtual para rodar na infraestrutura do cliente.
Todas as modificaes, correes e evolues da plataforma pblica tambm estaro disponveis para as instalaes
On-Premises e podero ser instaladas remotamente pela
equipe do Runrun.it ou pela equipe de TI do cliente.
A nica diferena para o usurio final que ele dever
entrar pelo endereo especificado pela empresa, ao invs
de runrun.it.

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Private cloud
Suporte

SLA

Na modalidade On-Premises, h apenas a opo de


suporte premium. Todos os tickets so tratados com prioridade e, durante o horrio comercial, h um analista de
suporte sempre disponvel por telefone para sanar dvidas dos usurios.

Diferente do Private Cloud, onde ns gerenciamos a


aplicao e a infraestrutura, na verso On Premises temos o SLA de atendimento aos trouble-tickets. Porm,
no fornecido SLA de uptime, uma vez que no somos
responsveis pela infraestrutura.

Manuteno

Servios de integrao

As instncias On-Premises podem ser monitoradas remotamente pela equipe Runrun.it, caso a empresa contratante libere acesso mquina virtual. Caso contrrio, o
suporte feito sob demanda.

Alguns servios externos podero ser integrados Virtual


Box contratada. No entanto, tero escopo, prazo e preo
discutidos separadamente.

Implementao
Capacidade
A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai especificar o tamanho e a infraestrutura necessria para a
Virtual Machine. Praticamente no h limites para o nmero de usurios e a capacidade de armazenamento. Voc
define a necessidade, e a mquina ser dimensionada
adequadamente.

Segurana e Backups
Toda a segurana da infraestrutura de responsabilidade
da empresa contratante. As polticas de backup de banco
e arquivos tambm devero ser definidas pela equipe de
implementao do projeto, sempre usando infraestrutura do cliente.

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Sem integraes externas, em mdia, 45 dias teis, aps


OK comercial.

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Algo a mais

Colaborao social

SharePage

A interao entre as equipes no Runrun.it acontece nas


tarefas. No entanto, h um espao para que outros assuntos sejam tratados: O Mural. Na pgina principal do Runrun.
it, os colaboradores podem postar mensagens, vdeos e fotos e discutirem sobre temas importantes para todos da
empresa, ou apenas entre os membros das suas equipes.

Ao invs de usar pendrives, HD-externos ou tentar (sem


sucesso) enviar arquivos muito grandes por email para
clientes, fornecedores ou outros colegas, voc pode criar
uma SharePage. Assim, voc pode carregar quantos arquivos desejar (dentro da cota de storage do seu plano),
criar uma senha para que eles sejam baixados e compartilhar apenas o link para essa pgina. O destinatrio no
precisa ser um usurio do Runrun.it. A pgina ser customizada com a logomarca da sua empresa.

um timo lugar para comunicados da empresa, postar


novos vdeos de treinamento, mensagens motivacionais,
links para aes especficas, dentre outros.

Docs
Aplicativos
Apesar do foco do Runrun.it ser a gesto de tarefas, tempo e talento, h uma srie de funcionalidades extras que
podem ajudar na gesto do dia a dia.
Ao longo do tempo, desenvolvemos aplicativos que podem ser liberados para todos, ou apenas um grupo de
usurios, pelo administrador.
Hoje, temos disponveis:

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O Repositrio de arquivos da sua empresa pode ser mais


inteligente. Com esse aplicativo do Runrun.it, voc e sua
equipe podem criar documentaes sobre projetos e clientes, subir arquivos, e fazer comentrios. Todos eles ficam
disponveis na web, com toda a segurana e backups realizados pelo Runrun.it e podem ser acessados por qualquer
usurio autorizado para aquele projeto ou cliente.

Mais ajuda, fruns e vdeos


Acesse https://support.runrun.it/hc/pt- br
ou clique no link Ajuda na parte de baixo de cada pgina
do Runrun.it.