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Auditoria Ambiental I
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Profª Marcia A. Almeida

Auditoria Ambiental I
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ÍNDICE

1. AUDITORIA E AUTO-REGULAÇÃO

3

2. AUDITORIAS INTERNAS E CONTROLE DE RISCOS

3

3. TIPOS DE AUDITORIA

 

4

4. RESPONSABILIDADES E PERFIL DO AUDITOR

6

4.1

Responsabilidades do Auditor

6

4.2

Auditores Internos e Externos

7

4.3

Qualificação de Auditores

8

4.3.1 Atributos e Perfil

 

8

4.3.2 Características de Personalidade

9

4.3.3 Requisitos Normativos para a Qualificação de Auditores

9

5. MÉTODOS E TÉCNICAS EM AUDITORIA (NBR ISO 19011)

10

5.1

Princípios de auditoria

10

5.2

Conceitos Fundamentais

11

5.3

O Processo de Auditoria

12

5.4

Planejamento

de Auditoria

13

5.5

Coletando e verificando informações

15

5.5.1

Métodos para coletar informações incluem:

15

5.5.2

Fontes de informações

15

5.5.3

Conduzindo

Entrevistas

15

5.5.4

Técnicas de Questionamentos

16

5.6

Gerando constatações da auditoria

18

5.7

Relatório de Auditoria

18

5.7.1

Preparando o relatório da auditoria

18

5.7.2

Qualidade do Relatório

19

5.7.2

Aprovando e distribuindo o relatório da auditoria

21

5.8

Concluindo a auditoria

21

BIBLIOGRAFIA

 

22

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1. AUDITORIA E AUTO-REGULAÇÃO

A exigência cada vez maior do mercado por organiza- ções que adotem um modelo de gestão sustentável tem levado às empresas a uma busca pela melhoria de seus processos no intuito de atender a legislação aplicável e diminuir, ou até mesmo eliminar, os impactos ambientais de suas atividades. No mesmo sentido, também é cada vez maior o inte- resse dos consumidores por produtos ambientalmente corretos, o que faz das iniciativas ambientais das empre- sas e o marketing vinculado a elas, uma jogada estratégi- ca na busca por mercados e consumidores. Criadas na década de 70, nos EUA, como uma for- ma de, voluntariamente, as empresas verificarem seu atendimento à legislação e se prepararem para eventuais fiscalizações da EPA (Environmental Protection Agency), a agência ambiental norte-americana, as auditorias am- bientais acabaram se tornando uma técnica de gerencia- mento bastante difundida no mundo inteiro. Nos países em desenvolvimento as auditorias ambien- tais ganharam projeção a partir da publicação das nor- mas ISO (International Organization for Standardization), embora no Brasil já existissem regulamentos (leis) neste sentido desde a década de 90, em Minas Gerais (Lei N.º 10.627/92), São Paulo (Lei N.º 790/91 no Município de Santos), Rio de Janeiro (Lei N.º 1.898/91) e Espírito Santo (Lei N.º 4.802/93). A auditoria ambiental é um instrumento utilizado para determinar a natureza e extensão das áreas de impacto ambiental de uma atividade. A auditoria identifica e jus- tifica as medidas apropriadas para reduzir ou controlar o impacto, estima o custo dessas medidas e recomenda um calendário para a sua implementação. As auditorias ambientais têm por objetivo detectar pro- blemas ou oportunidades em áreas ou atividades como:

Fontes de poluição e medidas de controle e prevenção;

● Uso de energia, água e medidas de economia;

● Processos de produção e distribuição;

● Pesquisa e desenvolvimento de produtos;

Uso, armazenagem, manuseio e transporte de produtos controlados;

● Subprodutos e desperdícios;

● Estações de tratamento de águas residuárias (esgoto);

● Sítios contaminados;

● Reformas e manutenção de prédios e instala- ções;

● Panes, acidentes e medidas de emergência e mitigação;

● Fontes de poluição e medias de controle e pre- venção;

● Saúde ocupacional e segurança no trabalho.

Elas podem servir para verificar o desempenho am- biental de empresas, obter a certificação ambiental, obter seguros por danos ambientais, proteger as empresas de potenciais ações de responsabilidade civil, como compo- nente do monitoramento do EIA/RIMA ou avaliar o passivo ambiental.

2. AUDITORIAS INTERNAS E CONTROLE DE RISCOS

A prática de auditorias internas nasceu de um movi- mento empresarial que buscava responder aos anseios da sociedade prevenindo possíveis impactos ambientais. Desse modo, as auditorias têm uma especial função na prevenção de riscos. O The Institute of Internal Auditors - IIA define Auditoria Baseada em Riscos (ABR) como uma metodologia que associa a auditoria interna ao arcabouço global de gestão de riscos de uma organização. A ABR possibilita que uma auditoria interna dê garantia a alta administração da orga- nização de que os processos de gestão de riscos estão gerenciando os riscos de maneira eficaz em relação ao apetite por riscos. Segundo o Manual de Gestão de Riscos – Diretrizes para a Implementação da ISO 31000: 2009, do Centro da Qualidade, Segurança e Produtividade (QSP), a Auditoria Baseada em Risco (ABR) tem como base o próprio arca- bouço da gestão de riscos da organização, buscando em cada um de seus estágios reforçar as responsabilidades dos gestores de cada área/processo e de toda a alta admi- nistração da organização em relação à gestão de riscos.

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Se o arcabouço de gestão de riscos não for robusto ou não existir, a organização não está pronta para a ABR. Mais importante ainda, significa que o sistema de contro- les internos da organização é fraco. Os auditores internos em tal organização devem promover a boa prática da ges- tão de riscos para melhorar o sistema de controles inter- nos. A ABR traz desafios para a atividade de auditoria inter- na em si, porque ela é um processo dinâmico. Sua ges- tão é mais difícil do que a de metodologias tradicionais. E monitorar o progresso da gestão de riscos da organiza- ção em relação a um plano anual que está em constante mudança é um desafio. O estabelecimento de metas e a avaliação de funcionários podem tornar-se mais comple- xos. Mas as vantagens são muito maiores. Seguindo essa metodologia, a auditoria interna poderá concluir que:

● A direção identificou, avaliou e respondeu aos

riscos acima e abaixo de seu apetite por riscos;

● As respostas aos riscos são eficazes, mas não excessivas na gestão dos riscos inerentes, den- tro do apetite por riscos;

● Quando os riscos residuais não estão alinhados ao apetite por riscos, são tomadas ações para reparar isso;

● Os processos de gestão de riscos, incluindo a eficácia das respostas e a conclusão de ações, estão sendo monitorados pela direção para ga- rantir que continuem a operar de maneira eficaz;

e

● Riscos, respostas e ações estão sendo classifi- cados e relatados adequadamente.

Isso tudo possibilita que a auditoria interna dê a orga- nização à garantia necessária em relação a três áreas:

● Processos de gestão de riscos, tanto em relação ao seu desenho quanto à qualidade de seu fun- cionamento;

● A gestão dos riscos classificados como “chave”, incluindo a eficácia dos controles e de outras respostas a eles; e

● Relatos e classificações completos, precisos e apropriados dos riscos.

Mesmos nas empresas que não possuem um arcabou- ço de risco que possa fundamentar a ABR a prática de auditorias pode trazer muito benéficos, dentre os quais se destacam as possibilidades de:

● Avaliar os riscos ambientais;

● Priorizar as atividades de controle de poluição;

● Verificar a operação da atividade;

● Avaliar a conformidade com o gerenciamento das atividades;

Assegurar aos diretores, gerentes e investidores que ações são realizadas para minimizar per- das;

● Assegurar a geração de menos resíduos;

● Obter economia de custos.

3. TIPOS DE AUDITORIA

As auditorias ambientais podem ser divididas em qua- tro grandes categorias, segundo a classificação da U.K. Association of Environmental Consultancies (Amaral,

1992):

● Completa – realiza análise minuciosa dos as- pectos relativos à interação da organização com o meio ambiente, o desempenho da gerência e o cumprimento da legislação ambiental e das polí- ticas ambientais internas;

● De gerência – verifica apenas o desempenho do gerenciamento ambiental da empresa;

● Técnica – avalia principalmente as unidades de produção, processos e sistemas de tratamento de resíduos;

De responsabilidade (ou due diligence) – geral- mente é associada a fusões e aquisições indus- triais. É destinada a avaliar os passivos ambien- tais da empresa.

Às categorias mencionadas estão agregados vários tipos de auditorias, sendo conveniente mencionar as auditorias de conformidade legal, de riscos, de desempenho ambiental, de descomissionamento (ou de desativação), de acompanhamento (ou pós-auditoria), en-

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tre outros. Acompanhe abaixo o detalhamento desses e

14001. De acordo com esta norma, as auditorias podem ainda receber a seguinte classificação:

de outros e tipos de auditorias e seus respectivos objeti- vos.

Auditoria de Conformidade Legal (Compulsória): tem

o objetivo de avaliar a adequação da empresa ás normas

Auditoria Interna: auditoria realizada periodica- mente pelos funcionários da própria empresa ou contratados por ela, geralmente, como prepara- ção para auditorias de terceira ou segunda parte

legais (legislação) aplicáveis ao seu processo. Pode ser

ou

para verificação da conformidade do sistema

utilizada pelas empresas como preparação para o reque-

de

gestão.

rimento de licenças ambientais e como forma de prevenir eventuais multas ou penalidades pelo não atendimento à legislação. De certa forma, todas as auditorias ambientais englobam a avaliação da conformidade legal uma vez que este é um requisito fundamental da organização; Auditoria de Avaliação de Desempenho: tem como ob- jetivo avaliar a organização com base em indicadores que

Auditoria de Segunda Parte (Externa): são auditorias realizadas por terceiros que tenham interesse no resultado da auditoria. São, por exemplo, fornecedores, clientes e outras partes interessadas, porém sem o objetivo de certificação. Geralmente são utilizadas para a verificação de empresas durante um

refletem seu desempenho ambiental, como o consumo de

processo de contratação e, por isso podem se

água, de energia, emissão de efluentes, geração de resí-

basear em critérios definidos pelo realizador

duos e etc.;

da

auditoria. Exemplo: um comprador de couro

Auditoria de Descomissionamento: é o tipo de auditoria

para fabricação de sapatos pode querer verificar

realizada em empresas que estão fechando ou se mudan-

a

adequação ambiental de seu fornecedor

do para outro local. Seu objetivo é verificar se há/haverá

de

couros e, para isso, realizar uma auditoria.

algum risco para a população ou para o meio ambiente durante ou após o fechamento da empresa/indústria; Auditoria de Responsabilidade (Due Diligence, de

Ele pode utilizar uma norma de referência que seja utilizada pelas duas empresas, como a ISO14001, ou critérios próprios.

Aquisição ou Alienação): o principal objetivo desse tipo de auditoria é investigar a existência de passivos ambien- tais da organização que podem interferir em um processo de compra e venda. Estas auditorias também podem ser requeridas por investidores que desejem verificar os ris- cos relacionados à determinada empresa; Auditoria de Cadeia Produtiva (Cadeia de Custódia):

Auditoria de Terceira Parte (Externa): são as auditorias de certificação, re-certificação, ou manutenção do certificado. Realizadas sempre por terceiros independentes que não tenham interesses no resultado da auditoria, geralmente um órgão certificador.

auditoria realizada em toda a cadeia produtiva de um de- terminado produto incluindo os serviços relacionados; Auditoria Pós-acidente: é a auditoria de caráter inves- tigativo que se inicia após a ocorrência de um acidente ambiental com o intuito de verificar suas causas, seus res- ponsáveis e a possibilidade de recorrência, a fim de que sejam tomadas ações corretivas com o fim de prevenir novos acidentes; Auditoria de Sistema de Gestão: são auditorias realiza- das para adequar, certificar ou verificar o atendimento da empresa aos requisitos de determinado sistema de ges- tão ambiental. O mais difundido é o da norma NBR ISO

4. RESPONSABILIDADES E PERFIL DO AUDITOR

É um princípio fundamental da auditoria de sistemas de gestão que as conclusões a que chegou o auditor devem ser firmemente baseadas em evidência objetiva. Essa regra se aplica independentemente de que aspectos do sistema geral de gestão estão sendo auditados, quer seja uma auditoria de sistema de gestão da qualidade, ambiental, sistema financeiro, segurança e saúde ocupa- cional ou qualquer outro.

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Assim, os auditores devem somente se preocupar com

os fatos. O papel fundamental deles é estabelecer para

o cliente da auditoria as informações baseadas em fatos

sobre a extensão na qual os critérios de auditoria foram atendidos. A auditoria pode ser executada por um auditor indivi- dual ou por uma equipe de auditores. Em qualquer dos casos, um auditor líder será colocado no comando geral

e ele/ela será responsável por assegurar que a auditoria atenda seus objetivos.

4.1 Responsabilidades do Auditor

Membro da Equipe

No processo de auditoria os auditores são responsá- veis por:

● Estar em conformidade com os requisitos de au- ditoria e executar a auditoria de acordo com os procedimentos do cliente da auditoria e de acor- do com o plano de auditoria estabelecido.

● Permanecer dentro do escopo (limites) da audi- toria e dentro de um escopo de tarefas individu- almente designadas.

● Comunicar e esclarecer os requisitos da audi- toria. Explicar os requisitos da auditoria para os auditados e auxiliá-los a entender os requisitos de uma norma ou outros documentos, estipulan- do os critérios da auditoria.

● Planejar e executar as responsabilidades desig- nadas eficaz e eficientemente.

● Coletar e analisar as evidências necessárias para avaliar a conformidade do sistema e gestão em relação aos critérios de auditoria.

● Registrar as observações da auditoria.

● Permanecer alerta em relação a todas as situa- ções onde a avaliação da conformidade requeira mais investigação.

● Relatar os resultados das observações ambos verbalmente e por escrito.

● Verificar a eficácia das ações corretivas toma- das como um resultado da auditoria, se requeri- do, para ser assim pelo cliente da auditoria.

● Cooperar e dar apoio ao líder da equipe.

● Reter e manter a documentação pertinente à au- ditoria.

● Manter a confidencialidade.

● Agir de maneira ética.

● Responsabilidades Adicionais do Auditor Líder (Líder da Equipe)

O Auditor Líder:

● É definitivamente, o responsável por todos os estágios da auditoria e por assegurar que os ob- jetivos da auditoria sejam atendidos.

● Necessita gerenciar toda a auditoria e, portanto, isto requer habilidades gerenciais.

Normalmente dada autoridade para tomar as de- cisões finais em relação à condução da auditoria e à classificação de quaisquer observações.

● Também é requerido a fazer as recomendações finais à alta administração do cliente da audito- ria.

● Portanto, as responsabilidades adicionais do au- ditor líder incluem:

● Coletar todas as informações requeridas para preparar uma auditoria.

● Auxiliar na seleção dos membros da equipe.

● Preparar o plano geral da auditoria e definir as tarefas individuais dos membros da equipe.

● Assegurar que todos os documentos de trabalho requeridos sejam preparados.

● Analisar criticamente os documentos do sistema da qualidade quanto à adequação (auditoria de adequação).

Representar a equipe de auditoria junto à admi- nistração do auditado.

● Presidir as reuniões de abertura e encerramento.

● Assegurar que a auditoria aconteça conforme o plano, incluindo qualquer redistribuição neces- sária do pessoal da auditoria.

● Assegurar que a equipe realize reuniões de con- tato regularmente.

Assegurar que os resultados da auditoria sejam relatados claramente e de maneira conclusiva e sem demora. Quaisquer não conformidades crí- ticas devem ser relatadas ao auditado imedia- tamente e reuniões regulares de apresentação

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dos resultados parciais (reuniões de “feedback”) deveriam ser realizadas.

Submeter o relatório de auditoria.

4.2 Auditores Internos e Externos

O papel do auditor, quando auditando um sistema de

gestão, pode ser apresentado como o esforço para avaliar o seguinte:

O Sistema de Gestão da Ambiental auditado atende aos requisitos especificados na NBR

ISO 14001 ou nas normas internas do sistema de gestão?

A

empresa cumpre com os requisitos do seu Sis-

tema de Gestão Ambiental (SGA), em todos os casos? Em outras palavras, a empresa não pode

decidir atender ao SGA quando ela quer e ignorá- -lo quando se tornar conveniente fazer assim.

O

sistema é adequado para atingir os objetivos?

O

SGA está sendo mantido? Existem evidências

de melhoria do desempenho da empresa?

Essencialmente, o auditor está tentando encontrar evidências objetivas de que a empresa está em confor- midade com os requisitos especificados nos critérios de auditoria. Muito embora os auditores internos e externos, essencialmente, façam o mesmo, a situação deles é niti- damente diferente. Com um auditor externo há um certo nível de poder e autoridade. A recomendação do auditor líder teráterá umum im-im- pacto crítico sobre a decisão tomada pela administração da organização que realizou a auditoria. Pode ser uma decisão relativa à manutenção do fornecedor em sua lista, nova concessão de contrato, certificação, etc. Quaisquer desses casos podem significar para as or- ganizações “serem ou não mantidas”. Obviamente, um grande cuidado deve ser tomado para não abusar des- te “poder”. Os auditores devem entender que tais deci- sões importantes têm probabilidade de serem tomadas com base nas recomendações deles e por isso devem se certificar que qualquer que seja a recomendação que façam, que ela seja baseada em informação concreta e firmemente baseada em evidência objetiva obtida durante a auditoria.

O auditor externo, não sendo de forma nenhuma parte

do sistema, goza da perspectiva de “pessoa de fora” da organização do auditado. Isso pode permitir ver o proble- ma que passaria despercebido por membros da organiza- ção, que podem estar simplesmente acostumados a ele. Muitas das vezes é difícil ver a natureza do problema de dentro da organização. Dessa maneira, os auditores externos podem ser de ajuda ao programa de auditoria interna, através da identificação de problemas que não foram notados e, consequentemente, proporcionar opor- tunidades para melhoria. Os auditores internos normalmente não gozam de tan- to poder. A extensão na qual eles serão capazes de fazer com que as coisas sejam feitas depende do nível de apoio da alta administração.

Em organizações onde o comprometimento da ad- ministração executiva não é suficiente, a eficiência do programa de auditoria interna pode ser seriamente pre-

judicada. Por outro lado, o auditor interno, em especial em organizações menores, pode conhecer as pessoas

a quem ele/ela pode necessitar de entrevistar. Isso pode

ajudar no quebrar o gelo e estabelecer um clima adequa- do para a comunicação eficaz. Um papel adicional para um auditor interno pode ser o de atuar como um guia ou acompanhante de um auditor externo. Um guia ou acompanhante é requerido para au- xiliar ao auditor externo a achar seu caminho em toda a organização e apresentar o auditor aos auditados.

A maioria das organizações que realizam auditorias

externas solicita que os auditores internos desempenhem

o papel de acompanhantes, sempre que possível. Isso é

devido a que os auditores internos, tendo já realizado vá-

rias auditorias, tipicamente têm acumulado uma grande quantidade de conhecimento sobre como o sistema fun- ciona e conhecem as instalações. Atuando como guias para os auditores externos expe- rientes, os auditores internos podem aprender e melhorar suas habilidades, o que é uma outra maneira pela qual as auditorias externas auxiliam o sistema interno.

4.3 Qualificação de Auditores

A auditoria é uma habilidade que acontece mais natu-

ralmente para algumas pessoas do que para outras, con-

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tudo, praticamente qualquer pessoa pode se tornar um auditor com treinamento apropriado e com experiência prática no próprio local de trabalho. Como todas as outras pessoas que implementam sis- temas de gestão, os auditores devem ser competentes com base em educação apropriada, treinamento e experi- ência, e esta competência deve ser avaliada durante uma análise formal de necessidade de treinamento. A organização deve estabelecer procedimentos for- mais que definem os requisitos de competência para os seus auditores (ambos, auditor líder e auditores mem- bros) e, quando necessário, os auditores devem receber treinamento e experiência adicionais para assegurar que eles sejam plenamente competentes. Todos os auditores têm probabilidade de necessitar de treinamento e experiência adicionais de auditoria, antes que sejam considerados plenamente competentes. Isso porque a auditoria requer conhecimento de especialista em: normas contra as quais o sistema será auditado; os tipos de temas que estão sendo controlados; legislação; conscientização sobre práticas de gestão boas e ruins re- lativas ao controle operacional; e conscientização do pro- cesso ou atividade sendo auditada. Além do conhecimento técnico, os auditores necessi- tam de uma gama de qualidades pessoais para assegurar que a auditoria seja eficaz. Os auditores devem ser bons para fazer perguntas e para ouvir respostas. A auditoria é como um trabalho de detetive e uma abordagem e habili- dade abrangentes para vislumbrar discrepâncias e proble- mas são essenciais. Os auditores raramente trabalharão sozinhos e quando os auditores individuais não tiverem as habilidades, estas podem ser suplementadas utilizando-se outros membros de equipe para complementar a “falha em habilidades”. As equipes de auditoria normalmente consistirão de um líder de equipe e um auditor de apoio (membro) e serão selecionados de uma lista de auditores aprovados pelo gerente de auditorias. Essa seleção deve levar em consideração vários pontos. Primeiramente e muito importante, os auditores neces- sitam ser qualificados de acordo com os procedimentos de auditoria da empresa. Em segundo lugar, é importante que os auditores sejam, razoavelmente, independentes da área a ser auditada.

A razão para isso é que é mais difícil ser objetivo quan-

do se está auditando a sua própria área de trabalho. Uma falta de independência pode, consciente ou inconscien- temente, fazer com que os auditores sejam demasiada- mente tolerantes (através de um excesso de compensa- ção) ou demasiadamente rigorosos. Pode também levar o auditor a não ver problemas que são tão familiares que simplesmente não são mais notados. Embora a independência dos auditores seja importan- te, um outro fator que não deve ser desprezado é a capa- cidade do auditor de entender as atividades da área a ser auditada. Um auditor do departamento jurídico, certamen- te, seria independente dos departamentos de manufatura, mas poderia não entender plenamente a parte técnica das atividades daquelas áreas ou as questões correlaciona-

das àquelas.

A equipe de auditoria deverá ser alternada para evitar

que os mesmos auditores sempre visitassem os mesmos departamentos – olhos novos podem descobrir novas questões!

4.3.1 Atributos e Perfil

Para desempenhar seu papel um auditor necessita exercitar um grande número de habilidades:

Perspicácia

A capacidade de conseguir compreender o problema

rapidamente, mas sem tirar conclusões apressadas.

Persistência

A capacidade para transpor as dificuldades e manter o

curso das ações planejadas apesar dos percalços.

Perspectiva Flexível

A capacidade para ver as coisas de diferentes pontos

de vista e de se adaptar a circunstâncias em alteração.

Abordagem Disciplinada

A capacidade de fazer uma abordagem a um problema

lógica e sistematicamente, e de definir limites de respon- sabilidade para área de investigação.

Habilidades Sociais

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A capacidade de se comunicar e trabalhar com as ou-

tras pessoas em todos os níveis, desde o nível da fábrica até àà direçãodireçãodireção geral,geral,geral, eee dedede mantermantermanter controlecontrolecontrole atravésatravésatravés dasdasdas nunu-nu-- merosas entrevistas.

Competência nas Apresentações

A capacidade de expressar, claramente, pensamentos

ideias e propostas, tanto verbalmente, quanto por escrito.

Habilidade Técnicas

A capacidade de investigar e determinar o grau de con-

formidade com o sistema e com a norma em todas as áre- as do processo de “produção”.

4.3.2 Características de Personalidade

Há várias características de personalidade que podem ser úteis para se estabelecer um bom relacionamento com os auditados e para coletar e analisar informações, bem como aquelas que tornariam tudo isso difícil. A seguir uma lista não completa dessas características.

POSITIVAS

NEGATIVAS

Educação

Ser crítico

Amizade

Ser controverso

Prestimoso

Ser dogmático

Capacidade de

Apressado para

ser construtivo

conclusões

Capacidade de

Agressivo

ser instrutivo

Perspicaz

Ser desatencioso

Sensibilidade

Inconsistente

Tenaz

Inflexível

Atitude positiva

Preguiçoso

Cabeça aberta

Desonesto

Diplomacia

Suscetível

Honestidade

“Sabe tudo”

Maturidade

Falta de praticidade

Modéstia

Negligente

Tato

Indeciso

Os participantes são estimulados a pensar em outras características de personalidade e analisar como elas po- dem influenciar a capacidade de realizar uma auditoria eficaz e eficientemente. Todos nós temos características positivas e negativas. A questão chave é realizar uma auto avaliação honesta a fim de identificar aquelas que são positivas a fim de incre- mentá-las e confiar nelas, bem como identificar as carac- terísticas negativas a fim de, senão eliminar, pelo menos de contê-las.

4.3.3 Requisitos Normativos para a Qualificação de Auditores

Os cursos que qualificam auditores são oferecidos, em geral, por entidades ligadas às atividades de Normaliza- ção e Qualidade como a Associação Brasileira de Nor- mas Técnicas (ABNT) e a União Brasileira da Qualidade (UBQ), que oferecem cursos de auditor interno, e as Cer- tificadoras de sistemas de gestão, produtos, processos e serviços, acreditadas pelo Inmetro, que oferecem, tanto o curso de auditor interno, quanto o curso de Auditor Líder, que habilita os profissionais para auditorias externas. A NBR ISO 19011, norma internacional que contém di- retrizes para a auditoria de sistemas de gestão da qualida- de e do meio ambiente, fornece orientações, quanto aos níveis de educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência profissional em auditoria, para apoiar a seleção e qualificação de auditores. Confira na tabela abaixo.

Auditoria Ambiental I
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Auditoria Ambiental I Fonte : ABNT NBR 19011 5. MÉTODOS E TÉCNICAS EM AUDITORIA (NBR ISO

Fonte : ABNT NBR 19011

5. MÉTODOS E TÉCNICAS EM AUDITORIA (NBR ISO 19011)

5.1 Princípios de auditoria

A auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios. Eles fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e confiável em apoio a políticas de gestão e controles, fornecendo informações sobre as quais uma organização pode agir para melhorar seu desempenho. A aderência a estes princípios é um pré-requisito para se fornecer con- clusões de auditoria que são relevantes e suficientes, e para permitir que auditores que trabalhem independente- mente entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes.

Os princípios seguintes estão relacionados a auditores.

a) Conduta ética: o fundamento do profissionalismo Confiança, integridade, confidencialidade e dis- crição são essenciais para auditar.

b) Apresentação justa: a obrigação de reportar com veracidade e exatidão. Constatações de auditoria, conclusões de au- ditoria e relatórios de auditoria refletem verda- deiramente e com precisão as atividades da auditoria. Obstáculos significantes encontrados durante a auditoria e opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe de auditoria e o audi- tado são relatados.

c) Devido cuidado profissional: a aplicação de diligência e julgamento na auditoria Auditores pratiquem o cuidado necessário considerando a importância da tarefa que eles executam e a confiança colocada neles pelos clientes de audi- toria e outras partes interessadas. Ter a compe- tência necessária é um fator importante.

d) Independência: a base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões de auditoria. Auditores são independentes da ativi- dade a ser auditada e são livres de tendência e conflito de interesse. Auditores mantêm um es- tado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constatações e

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conclusões de auditoria serão baseadas somen- te nas evidências de auditoria.

e) Abordagem baseada em evidência: o método ra- cional para alcançar conclusões de auditoria confi- áveis e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria. Evidência de auditoria é verificável. É baseada em amostras das informações dispo- níveis, uma vez que uma auditoria é realizada du- rante um período finito de tempo e com recursos finitos. O uso apropriado de amostragem está in- timamente relacionado com a confiança que pode ser colocada nas conclusões de auditoria.

5.2 Conceitos Fundamentais

Auditoria: Processo sistemático, documentado e inde- pendente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os cri- térios da auditoria são atendidos. Auditorias internas, algumas vezes chamadas de audi-

torias de primeira parte, são conduzidas pela própria orga- nização, ou em seu nome, para análise crítica pela direção

e outros propósitos internos, e podem formar a base para uma auto declaração de conformidade da organização. Em

muitos casos, particularmente em pequenas organizações,

a independência pode ser demonstrada pela liberdade de

responsabilidades pela atividade sendo auditada. Auditorias externas incluem aquelas auditorias geral- mente chamadas de auditoria de segunda e terceira par- tes. Auditorias de segunda parte são realizadas por partes que têm um interesse na organização, tais como clientes, ou por outras pessoas em seu nome. Auditorias de terceira parte são realizadas por organizações externas de audi- toria independente, tais como organizações que proveem

certificados ou registros de conformidade com os requisitos da NBR ISO 9001 ou NBR ISO 14001. Quando sistemas de gestão da qualidade e ambiental são auditados juntos, isto

e chamado de auditoria combinada. Quando duas ou mais

organizações de auditoria cooperam para auditar um único

auditado, isto e chamado de auditoria conjunta.

Critério de auditoria: Conjunto de políticas, procedimen- tos ou requisitos. Critérios de auditoria são usados como

uma referência contra a qual a evidência de Auditoria é comparada. Evidência de auditoria: Registros, apresentação de fa- tos ou outras informações, pertinentes aos critérios de Auditoria e verificáveis. Evidência de auditoria pode ser qualitativa ou quantitativa. Constatação de auditoria: Resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, comparada com os crité- rios de auditoria. Constatações de auditoria podem indicar tanto conformidade quanto não conformidade com o crité- rio de auditoria ou oportunidades para melhoria. Conclusão de auditoria: Resultado de uma auditoria, apresentado pela equipe de auditoria após levar em con- sideração os objetivos da auditora e todas as constata- ções de auditoria. Cliente da auditoria: Organização ou pessoa que soli- citou uma auditoria. O cliente de auditoria pode ser o au- ditado ou qualquer outra organização que tem o direito regulamentar ou contratual para solicitar uma auditoria. Auditado: Organização que está sendo auditada. Auditor: Pessoa com a competência para realizar uma auditoria. Equipe de auditoria: Um ou mais auditores que realizam uma auditoria, apoiados, se necessário, por especialistas. Um auditor na equipe de auditoria é indicado como o líder da equipe de auditoria. A equipe de auditoria pode incluir auditores em treinamento. Especialista: Pessoa que fornece conhecimento ou ex- periência específico para a equipe de Auditoria. Conheci- mento específico ou experiência é aquele que diz respeito à organização, processo ou atividade a ser auditada, ou idioma, ou cultura. Um especialista não atua como um au- ditor na equipe de auditoria. Programa de auditoria: Conjunto de uma ou mais audi- torias planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico. Um programa de auditoria inclui todas as atividades necessárias para pla- nejar, organizar e realizar as auditorias. Plano de auditoria: Descrição das atividades e arranjos para uma auditoria. Escopo de auditoria: Abrangência e limites de uma audito- ria. O escopo de auditoria geralmente inclui uma descrição das localizações físicas, unidades organizacionais, ativida- des e processos, bem como o período de tempo coberto.

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Competência: Atributos pessoais demonstrados e capa- cidade demonstrada para aplicar conhecimentos e habili- dades.

5.3 O Processo de Auditoria

O processo de planejamento e execução de uma auditoria começa com a designação do líder de equipe e encerra com a entrega do relatório final, as ações de acompanhamento que aparece destacado em linhas pon- tilhadas não integram o processo de auditoria porque são

ações posteriores. O Fluxograma abaixo sintetiza o pro- cesso de planejamento e execução de uma auditoria, con- forme orienta NBR ISO 19011.

5.4 Planejamento de Auditoria

Designando o líder da equipe da auditoria A NBR 19011 recomenda que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de au- ditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica.

para gerenciar o programa de au - ditoria escolham o líder da equipe de auditoria para
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Definindo objetivos, escopo e critério de auditoria

Os objetivos da auditoria definem o que é para ser rea- lizado pela auditoria e podem incluir o seguinte:

a) determinação da extensão da conformidade do sistema de gestão do auditado, ou partes dele, com o critério de auditoria;

b) avaliação da capacidade do sistema de gestão para assegurar a concordância com requisitos estatutários, regulamentares e contratuais;

c) avaliação da eficácia do sistema de gestão em atingir seus objetivos especificados;

d) identificação de áreas do sistema de gestão para potencial melhoria.

O escopo da auditoria descreve a abrangência e os li- mites da auditoria como localizações físicas, unidades or- ganizacionais, atividades e processos a serem auditados, bem como, o período de tempo coberto pela auditoria. O critério de auditoria é usado como uma referência contra a qual a conformidade é determinada e pode in- cluir políticas aplicáveis, procedimentos, normas, leis e regulamentos, requisitos de sistema de gestão, requisitos contratuais ou código de conduta do setor industrial ou do negócio. Os objetivos da auditoria devem ser definidos pelo cliente da auditoria, que o escopo e o critério da auditoria sejam definidos entre o cliente da auditoria e o líder da equipe da auditoria conforme os procedimentos do pro- grama de auditoria e que quaisquer mudanças no objeti- vo, escopo ou critério da auditoria sejam acordadas entre as mesmas partes.

Determinando a viabilidade da auditoria

A viabilidade da auditoria seja determinada, levando em conta fatores tais como a disponibilidade de:

● informações suficientes e apropriadas para pla- nejar a auditoria,

● cooperação adequada do auditado, e

● tempo e recursos adequados.

Onde a auditoria não é viável, convém que seja pro- posta uma alternativa ao cliente da auditoria, em consulta com o auditado.

Selecionando a equipe da auditoria Quando a auditoria for declarada viável, uma equipe da auditoria deve ser selecionada levando em conta a com-

petência necessária para alcançar os objetivos da audito- ria. Se só há um auditor, convém que ele execute todos os deveres aplicáveis a um líder de equipe de auditoria.

O processo para assegurar a competência global da

equipe da auditoria inclua os seguintes passos:

● identificação do conhecimento e das habilidades necessárias para alcançar os objetivos da audi- toria;

● seleção dos membros da equipe da auditoria de modo que todo o conhecimento e as habilidades necessárias estejam presentes na equipe da au- ditoria. Se os auditores da equipe da auditoria não cobrirem completamente o conhecimento e as habilidades neces- sárias, isso pode ser atendido através da inclusão de es- pecialistas. Convém que especialistas atuem sob a orien- tação de um auditor. Auditores em treinamento podem ser incluídos na equipe da auditoria, mas convém que não auditem sem direção ou orientação. O cliente da auditoria e o auditado podem pedir a subs- tituição de determinados membros da equipe da auditoria, por motivos razoáveis, baseados nos princípios de audi- toria. Exemplos de motivos razoáveis incluem situações de conflito de interesse (como um membro da equipe da auditoria ter sido anteriormente um empregado do audi- tado ou ter prestado serviços de consultoria ao auditado) e comportamento prévio pouco ético. Tais motivos sejam comunicados ao líder da equipe da auditoria e àqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o pro- grama de auditoria. Convém que estes solucionem o as- sunto com o cliente da auditoria e o auditado antes que seja tomada qualquer decisão em substituir os membros da equipe da auditoria.

Estabelecendo contato inicial com o auditado

O contato inicial com o auditado para a realização da

auditoria pode ser informal ou formal, mas convém que seja estabelecido pelos designados com a responsabili-

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dade para gerenciar o programa de auditoria ou o líder da equipe da auditoria. O propósito do contato inicial é:

entre o cliente da auditoria, a equipe da auditoria e audita-

a)

estabelecer canais de comunicação com o re- presentante do auditado,

confirmar a autoridade para conduzir a auditoria,

fornecer informações sobre a duração proposta

pedir acesso a documentos pertinentes, inclusi-

definir as regras de segurança aplicáveis ao lo-

fazer arranjos para a auditoria, e

do, relativo à realização da auditoria. Convém que o plano facilite a programação e coordenação das atividades da auditoria.

b)

Convém que a quantidade de detalhes fornecida no

c)

para a auditoria e a composição da equipe da auditoria,

plano de auditoria reflita o escopo e complexidade da auditoria. Por exemplo, os detalhes podem diferir entre auditorias iniciais e subsequentes e também entre audito-

d)

ve registros,

rias internas e externas. Convém que o plano de auditoria seja suficientemente flexível para permitir alterações, tais

e)

cal,

como mudanças no escopo da auditoria, que podem se tornar necessárias na medida em que as atividades da

f)

auditoria no local progridam.

g)

Convém que o plano de auditoria inclua o seguinte:

concordar com a participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe da au-

a)

os objetivos da auditoria;

ditoria.

b)

o critério de auditoria e qualquer documento de referência;

Realizando análise crítica de documentos Antes do início das atividades de auditoria no local, convém que a documentação do auditado seja analisada

c)

o escopo da auditoria, inclusive com identifica- ção das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados;

criticamente para determinar a conformidade do sistema, como documentado, com critério de auditoria. A documen-

d)

as datas e lugares onde as atividades de audito- ria no local serão realizadas;

tação pode incluir documentos e registros pertinentes ao sistema de gestão, e relatórios de auditoria anteriores. Convém que a análise crítica leve em conta o tama- nho, natureza e complexidade da organização, e os obje-

e)

o tempo esperado e duração de atividades de auditoria no local, inclusive reuniões com a di- reção do auditado e reuniões da equipe da au- ditoria;

tivos e escopo da auditoria. Em algumas situações, esta análise crítica pode ser adiada até começar as atividades no local, se isto não for prejudicial à eficácia da realização

f)

as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompa- nhantes;

da auditoria. Em outras situações, uma visita preliminar ao

g)

local pode ser realizada para se adquirir uma adequada visão geral das informações disponíveis. Se a documentação for considerada inadequada, con-

vém que o líder de equipe da auditoria informe ao cliente da auditoria, àqueles designados com a responsabilida-

a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria.

Convém que o plano de auditoria também inclua o se- guinte, se apropriado:

h) identificação do representante do auditado na auditoria;

de para gerenciar o programa de auditoria e ao auditado. Convém que seja tomada uma decisão se convém que a auditoria continue, ou seja, suspensa até que as conside- rações sobre a documentação estejam resolvidas.

i) o idioma de trabalho e do relatório da auditoria, se ele for diferente do idioma do auditor e/ou do auditado;

Preparando as atividades da auditoria no local Preparando o plano da auditoria Convém que o líder de equipe da auditoria prepare um plano de auditoria que forneça a base para um acordo

j) os principais pontos do relatório de auditoria;

k) arranjos de logística (viagem, instalações no lo- cal, etc.);

l) assuntos relacionados à confidencialidade;

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m) quaisquer ações de acompanhamento de audi-

toria. Convém que o plano seja analisado criticamente e acei- to pelo cliente da auditoria, e convém que seja apresenta- do ao auditado antes do início das atividades de auditoria no local. Convém que quaisquer objeções do auditado sejam solucionadas entre o líder da equipe de auditoria, o auditado e o cliente da auditoria. Convém que qualquer revisão do plano de auditoria seja acordada entre as par- tes interessadas antes da continuação da auditoria.

5.5 Coletando e verificando informações

Durante a auditoria as informações pertinentes aos objetivos, escopo e critério da auditoria, inclusive infor- mações relativas às interfaces entre funções, atividades e processos, sejam coletadas por amostragem apropriada e sejam verificadas. Somente as informações que são verificáveis podem ser evidência de auditoria. As evidências de auditoria se- jam registradas. A evidência de auditoria é baseada em amostras das informações disponíveis. Desse modo há um elemento de incerteza ao se auditar e, convém que aqueles que atuam baseados nas conclusões da auditoria estejam atentos sobre esta incerteza.

5.5.1 Métodos para coletar informações incluem:

Entrevistas,

● Observação de atividade, e

● Análise crítica de documentos.

5.5.2 Fontes de informações

As fontes de informações escolhidas podem variar de

acordo com o escopo e a complexidade da auditoria e po- dem incluir:

a) entrevista com os empregados e outras pesso- as;

b) observações de atividades e do ambiente e con-

dições de trabalho circunvizinho; c) documentos, como política, objetivos, planos, procedimentos, normas, instruções, licenças e

permissões, especificações, desenhos, contra- tos e ordens;

d)

registros, como registros de inspeção, notas de reuniões, relatórios de auditoria, registros de monitoramento de programas e resultados de medições;

e)

resumos de dados, análises e indicadores de desempenho;

f)

informações sobre os programas de amostra- gem do auditado e sobre procedimentos para o controle de amostragem e processos de medi- ção;

g)

relatórios de outras fontes, como, por exemplo, realimentação de cliente, outras informações pertinentes de partes externas e classificações de fornecedor;

h)

bancos de dados computadorizados e web sites.

5.5.3 Conduzindo Entrevistas

Entrevistas são um dos meios importantes para coletar informações e convém que sejam conduzidas de maneira

adaptada à situação e à pessoa entrevistada. Porém, con- vém que o auditor considere o seguinte:

a)

convém que as entrevistas sejam realizadas com pessoas de níveis e funções apropriadas e que executem atividades ou tarefas dentro do escopo da auditoria;

b)

convém que as entrevistas sejam conduzidas durante o horário normal de trabalho e, onde possível, no local normal de trabalho da pessoa sendo entrevistada;

c)

convém que todo o possível seja feito para co- locar a pessoa sendo entrevistada à vontade, antes e durante a entrevista;

d)

convém que as razões da entrevista e de qual- quer anotação feita sejam explicadas;

e)

entrevistas podem ser iniciadas pedindo para as pessoas que descrevam seu trabalho;

f)

convém que perguntas que influenciam as res- postas (isto é, perguntas direcionadas) sejam evitadas;

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g) convém que os resultados da entrevista sejam resumidos e analisados criticamente com a pes- soa entrevistada;

h) convém que se agradeça às pessoas entrevista- das pela sua participação e cooperação.

5.5.4 Técnicas de Questionamentos

A auditoria deve ser conduzida de uma maneira co- loquial e não através de um questionamento cruzado ou dando início a um exercício de perguntas e respos- tas. Onde possível, as perguntas relativas ao sistema e aos procedimentos relevantes deveriam ser entrelaçadas numa conversação geral. Se isso puder ser realizado, o auditado não se sentirá ameaçado e também responderá de uma maneira aberta

e coloquial. Do contrário, o auditado pode sentir que ele está sendo interrogado ou questionado num tribunal, o que criaria uma outra barreira à comunicação eficaz. O auditor deve pensar a maneira que as perguntas es- tão estruturadas. As perguntas devem:

● Requerer respostas que darão as informações solicitadas;

● Não sugerir a resposta;

● Não conter palavras ou implicações emotivas.

A função mais importante da pergunta é gerar as infor-

mações relevantes. Na prática de auditoria, três catego- rias de perguntas são usadas:

Perguntas abertas

● Perguntas fechadas e diretas

● Perguntas esclarecedoras.

Perguntas Abertas As perguntas abertas têm o objetivo de obter uma res- posta abrangente quer requer várias frases. Estas são tais que as respostas não podem ser “sim” ou “não”, mas mui- to mais na forma de uma explicação. As perguntas abertas devem ser bem construídas para evitar confundir o entrevistado. O valor agregado da per- gunta aberta está em permitir ao entrevistado um grau de controle sobre a conversação, por consequênciaência aumenaumen-aumen-- tar a confiança do entrevistado e melhorar o clima para a comunicação.

As perguntas abertas permitem reunir informações sem criar uma postura defensiva ou sem antagonizar os auditados, permitem aos auditados expressarem seus

pontos de vista e opiniões e criam oportunidades para se expandir a conversação. Os auditores devem se empenhar para maximizar o uso de perguntas abertas. Lembrem-se sempre dos cinco W e um H:

● POR QUE?

● ONDE?

● QUANDO?

● QUEM?

● O QUÊ?

● COMO?

As perguntas abertas não são sem limites. Os audi- tores devem tomar muito cuidado para não permitir que a conversação se desvie ou se sobrecarregue com mais informações do que são requeridas. Uma maneira de se evitar a diluição da informação em “jargão técnico” é utilizar o: “MOSTRE-ME”, que talvez seja uma das perguntas mais poderosas usadas na au- ditoria.

Perguntas Fechadas e Diretas As perguntas fechadas podem ser respondidas “sim” ou “não”. As perguntas diretas podem ser respondidas com umas poucas palavras. Elas podem ser úteis para vencer as desvantagens de se usar pergunta aberta. Elas podem ser usadas para coletar informações específicas, para focalizar a conversação em um tópico ou problema e para eliminar algum mal entendimento. As perguntas fechadas e diretas devem ser usadas com muito cuidado, porque elas não extraem muita infor- mação. Uma outra desvantagem é que se usadas muito frequentemente elas podem criar uma impressão de inter- rogatório. Exemplos de Perguntas Fechadas:

Pergunta/Resposta Você sempre assina este documento?/ Sim / Não Você sempre envia todas as cópias das notas de entrega para o setor de contas a pagar? Sim / Não

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Exemplos de Perguntas Diretas:

Perguntas/Resposta:

Que procedimento se aplica a esta atividade?/ P 14.05 Onde podem ser encontradas as tolerâncias?/ Plano de tolerâncias

Perguntas Esclarecedoras As perguntas esclarecedoras são usadas para recu- perar informações completas, ajudar a prevenir o mal en- tendimento, esclarecer os pontos colocados e as palavras usadas. As perguntas esclarecedoras são extremamente úteis na auditoria, na medida em que elas possibilitam ao auditor compreender todo o processo. Muitos auditores se esquecem ou perdem a oportunidade de fazer estas per- guntas. Há uma variedade de maneiras úteis de se fazer perguntas esclarecedoras conhecidas de todos:

Ajude-me a entender como as solicitações são processadas…

● Você pode, por favor, explicar o que significa GRV…?

O pedido interno é usado para transmitir as al- terações de contrato para o departamento de produção?

● Podemos retornar agora à inspeção de recebi- mento, por favor?

● Como o pessoal do almoxarifado sabe que o material pode ser movimentado para os locais designados?

Úteis como são, as perguntas esclarecedoras também têm seus limites. Se usada muito frequentemente e sem o devido cuidado, elas podem criar a impressão de que você não está prestando atenção. Elas também demandam tempo e, a menos que você esteja preparado para gastar este tempo para ouvir as ex- plicações adicionais, não as faça. E tenha cuidado para não criar uma barreira, pois o auditado pode começar a acreditar que todo o exercício da auditoria não faz sentido. Perguntas que devem ser evitadas As perguntas não devem levar o auditado a crer que o auditor deseja uma resposta em particular ou à pressupo- sição de que existe uma resposta “certa” a ser dada. As perguntas indutivas podem prejudicar a informação obti- da. As perguntas indutivas podem também ter uma agen-

da oculta, o que poderá fazer o auditado se sentir acuado num canto e, dessa forma, desconfortável.

Perguntas que nunca devem ser feitas Os auditores não devem fazer perguntas que possam antagonizar os auditados. Quaisquer perguntas que pos- sam gerar um sentimento de culpa ou conter quaisquer acusações causarão reações defensivas e obstruirão o andamento da auditoria. Evite usar palavras emotivas tais como fracasso, violação, ferir, etc.

Dicas Práticas Vamos assumir que estamos tentando descobrir se um documento específico é sempre assinado pelo auditado ou por um membro da equipe. Poderíamos estruturar a questão perguntando “Você assina este documento toda vez, não assina?”. A resposta a isso será invariavelmente “Sim. Por ou- tro lado, poderíamos dizer “O procedimento me diz que este documento deveria ser assinado toda vez. Isto é feito sempre ou há casos para os quais você pensa que não é necessário assinar o documento?”. A resposta a isso poderia bem ser “Não, eu sempre assino” ou “Penso que seja uma perda de tempo assiná-lo e não me diz, de fato, nada”. Essa abordagem leva você automaticamente para uma discussão relativa ao documento que pode levar a uma alteração no Procedimento, removendo a necessidade do documento ser assinado ou a um acordo pelo auditado de que ele deveria ser assinado toda vez. Esse é, naturalmente, somente um exemplo e todos nós adotamos nossas técnicas para questionamento, mas ele (o questionamento) em realidade indica a diferença entre uma abordagem que diz ao auditado “Você é mes- mo bom no seu trabalho?” e a abordagem que diz “Ex- plique para mim como o trabalho é feito e qual é a sua abordagem”.

Sumário A abordagem de questionamento pelo auditor, durante uma auditoria, terá que ser variada de acordo com a ati- tude e filosofia específicas do auditado. Alguns auditados serão prestativos e positivos e estes são os fáceis de li- dar. Eles são pessoas que entendem o que é o sistema e

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sabem que o sistema é para o bem da empresa e, conse- quentemente, de si próprios. Por outro lado, o auditor encontrará aqueles indivíduos que não acreditam no sistema, pensam que é uma perda de tempo e, consequentemente, pensam que a auditoria é uma perda de tempo. Estas pessoas requerem muita habilidade da parte do auditor que, se possível, não deve somente atingir um resultado positivo com a auditoria, mas também conseguir vencer e persuadir o auditado re- ferente ao valor do sistema. Neste sentido, o auditor pode ser visto como um mis- sionário convertendo o rebanho à nova fé. Se for a abor- dagem certa, um convertido pode ser conseguido, mas se a abordagem errada for utilizada, o auditor pode acabar sendo colocado vivo no caldeirão e devorado! Para resumir, durante uma auditoria, o auditor deve tentar se lembrar das seguintes coisas:

● Estabelecer um clima para uma comunicação bem sucedida;

● Colocar o auditado à vontade;

● Estabelecer um bom relacionamento com o au- ditado;

● Usar a técnica correta de questionamento;

● Utilizar perguntas abertas e, com moderação, utilizar as perguntas fechadas ou diretas;

● Evitar as perguntas indutivas e não fazer per- guntas antagônicas;

● Usar a linguagem corporal;

● Ser amigável e diplomático.

Tudo depende da adoção da abordagem adequada para a auditoria e é importante que estas coisas sejam consideradas em detalhe e trabalhadas, a fim de se al- cançar os melhores resultados possíveis. Um auditor não pode esperar ser perfeito imediatamente, mas melhorará com a prática.

5.6 Gerando constatações da auditoria

As evidências de auditoria devem ser avaliadas de acordo com o critério de auditoria para gerar as constata- ções da auditoria. Constatações da auditoria podem indi-

car tanto conformidade quando não conformidade com o critério de auditoria. Quando especificado pelos objetivos da auditoria, constatações da auditoria podem identificar oportunida- des para melhoria. A equipe da auditoria deve reuni, quando necessário, para analisar criticamente as constatações da auditoria em fases apropriadas durante a auditoria.

5.7 Relatório de Auditoria

5.7.1 Preparando o relatório da auditoria

O líder de equipe da auditoria é o responsável pela

preparação e conteúdo do relatório da auditoria. Esse relatório deve fornecer um registro completo, pre-

ciso, conciso e claro da auditoria, e convém que inclua ou se refira ao seguinte:

a)

os objetivos da auditoria;

b)

o escopo da auditora, particularmente a identi- ficação das unidades organizacionais e funcio- nais ou os processos auditados e o período de tempo coberto;

c)

identificação do cliente da auditoria;

d)

identificação do líder da equipe da auditoria e seus membros;

e)

as datas e lugares onde as atividades da audito- ria no local foram realizadas;

f)

o critério da auditoria;

g)

as constatações da auditoria;

h)

as conclusões da auditoria;

O relatório da auditoria também pode incluir ou poder

ser referir ao seguinte, se apropriado:

i) o plano de auditoria;

j) uma lista de representantes do auditado;

k) um resumo do processo de auditoria incluindo obstáculos e/ou incertezas encontrados que po- deriam diminuir a confiabilidade das conclusões da auditoria;

l) a confirmação de que os objetivos da auditoria foram atendidos dentro do escopo da auditoria e em conformidade com o plano de auditoria;

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m) quaisquer áreas não cobertas, embora dentro do escopo da auditoria;

que determinarão sua capacidade de atender esta função. Essas podem estar relacionadas aos seguintes aspectos:

n) quaisquer opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da auditoria e o auditado;

 

Conteúdo

Forma

o) as recomendações para melhoria, se especifica- do nos objetivos da auditoria;

Informativo

Concisão

Baseado em fatos

Legibilidade

p) o plano de ação de acompanhamento negocia- do, se existir;

Completo

Transparência

Exato e preciso

Clareza e compreensibilidade

q) uma declaração da natureza confidencial dos conteúdos;

 

r) a lista de distribuição do relatório da auditoria.

5.7.2 Qualidade do Relatório

As observações da auditoria e os relatórios são confi- denciais, e como tal não podem ser divulgados a terceiros (com exceção dos órgãos acreditadores). Muito embora

os relatórios de auditoria, escritos ou orais, sejam apre- sentados para várias pessoas em ambas as organizações. As constatações da auditoria serão apresentadas ver- balmente a:

● Auditados, que representam todos os níveis na organização;

● Representante da Direção e membros da gerên- cia da Organização auditada durante as reuni- ões de apresentação (feedback);

● Direção da Organização auditada, incluindo os altos gerentes, durante a reunião de encerra- mento.

Os relatórios escritos serão apresentados a:

● Auditados que participaram do processo;

● Alta direção da organização auditada;

● Auditores internos da organização auditada;

● Administração do cliente da auditoria;

Auditores se preparando para as auditorias sub- sequentes na mesma organização;

● Auditores de órgãos de credenciamento (no caso de auditorias de certificação credenciadas).

Todas essas pessoas têm que receber informações reais sobre o resultado da auditoria. Há várias caracte- rísticas do relatório de auditoria, quer seja escrito ou oral,

a) Conteúdo Importantes decisões de gestão serão tomadas com base nos relatórios de auditoria. A alta dire- ção da organização auditada decidirá se o sis- tema de gestão deles está desempenhando-se satisfatoriamente, e se não, que mudanças são requeridas. Nas auditorias de segunda e terceira partes, a administração do cliente da auditoria, com base no relatório e recomendações do líder de equipe, tomará uma decisão relativa à con- cessão do contrato, manutenção da aprovação

do fornecedor ou à certificação do sistema. Para

possibilitar que a administração tome decisões informadas, os relatórios de auditoria devem ser:

Informativos Os relatórios devem claramente comunicar o resultado da auditoria ao pessoal envolvido nos vários níveis e fornecer informações sobre quão bem os requisitos dos critérios de auditoria fo- ram atendidos.

Baseados em fatos É, portanto, criticamente importante que o relatório do auditor seja firmemente baseado em fatos e em evidências objetivas. Somente os fa-

tos, não a opinião do auditor, criarão uma base para tomar decisões bem informadas. Completos

O relatório deve completamente delinear o re-

sultado da auditoria para fornecer à administra- ção interessada todas as informações requeri- das para se tomar decisão. Isso inclui tanto os

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levantamentos e observações positivas quanto as negativas.

Exatidão e precisão

Todas as observações devem ser relatadas exa-

ta e precisamente.

b) Forma Os aspectos formais do relatório determinarão se o destinatário do relatório entender o con- teúdo dos relatórios. Não discutiremos aqui o formato que normalmente estará definido nos procedimentos da organização em cujo interes- se a auditoria é realizada. Sem dúvida que as seguintes características serão críticas:

Concisão Os relatórios devem ser tão breves quanto pos- sível, mas ao mesmo tempo, eles têm que ser abrangentes. Relatórios longos não serão lidos nem ouvidos com atenção.

Legibilidade Quando os relatórios forem manuscritos, certifi- que-se de que eles possam ser lidos. Você pode

precisar usar letras de forma, caso sua letra não seja muito fácil de ler. No caso de relatórios impressos, utilize um ta- manho adequado de fonte. Qualquer coisa abai-

xo de 11 pode ser difícil de ler. Use suficiente es-

paçamento entre linhas. Espaçamento simples não ajuda a legibilidade; é melhor usar 1,25 ou 1,5 de espaçamento de linha. Em caso de relato oral, certifique-se de que as palavras sejam pronunciadas completamente e claramente. Não “coma” os sufixos. Deixe um espaço de tempo entre palavras, de tal sorte que elas não se encavalem. Deixe um espaço um pouco mais longo entre sentenças e mais longo

ainda entre dois parágrafos ou temas.

Clareza

A apresentação de um relatório é importante;

textos escritos ou falados necessitam ser cla-

ramente dividido em parágrafos ou cláusulas. A uniformidade de uma apresentação pode ser conseguida através do uso de um formato pa- drão e alguns marcadores de processadores de texto podem rapidamente ser inseridos e podem ajudar bastante. Os relatórios devem ser compreensíveis e os pensamentos têm que ser expressos claramen-

te. Se o leitor tiver dificuldades em interpretar as afirmações, decisões erradas podem ser toma- das.

O uso de palavras pouco utilizadas e de sen-

tenças longas aumenta a dificuldade do entendi- mento. Há muitas maneiras de se medir o quan-

to claro é compreensível o texto e uma das mais

simples é o chamado “índice de clareza”.

O método é o seguinte:

Tome uma amostra de texto contendo aproxi- madamente 200 palavras. A amostra deve co- meçar e terminar com uma sentença completa. Desconsidere os títulos e cabeçalhos. Conte o número de palavras na amostra. Conte o número de pontuações (pontos finais, pontos de interrogação e pontos de exclamação). Divida o número de palavras pelo número de pontuações. Isso vai lhe dar o comprimento mé- dio de sentença. Registre este número. Conte o número de palavras de três sílabas ou mais. Desconsidere nomes próprios e palavras de duas sílabas que se tornem de três sílabas pelo acréscimo de sufixos ou prefixos, tais como desunir, desatar, etc. Determine a percentagem de palavras longas na amostra. Registre essa percentagem. Para obter o índice de clareza, acrescente o compri- mento médio de sentença à percentagem de pa- lavras longas no texto. Um Índice que exceda de 40 indica que o texto pode ser difícil de entender e pode haver difi- culdades de interpretação. Se o resultado esti- ver abaixo de 20, o texto é provavelmente muito brusco e, talvez, agressivo e deseducado.

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Durante uma conversação informal as pessoas inconscientemente usam um índice de cerca de 30; o índice médio dos artigos de jornal em qualquer dia da semana é também de cerca de

30. Isso indicaria que se o texto fosse escrito de uma maneira que você normalmente falaria com

o leitor, o índice seria provavelmente de cerca

de 30. Há limitações quanto ao uso desse índice. Para começar, ele somente funciona na língua in- glesa e não necessariamente irá funcionar igualmente bem em outras línguas. Contudo,

ele fornece um método rápido e útil de se julgar

a clareza de textos em Inglês.

Outro método simples e prático de verificar a clareza de um relatório é pedir a uma pessoa que não esteja envolvida com a atividade espe- cífica para ler o relatório e, então, explicar para você quais foram as constatações. Nas auditorias do dia a dia, normalmente pedi- mos aos nossos auditados para lerem e reconfir- marem nossos relatórios de não conformidades. Um dos objetivos aqui é assegurar que o relató- rio possa ser entendido. Se o auditado não pu- der entender o relatório, ninguém mais poderá.

5.7.2 Aprovando e distribuindo o relatório da auditoria

O relatório da auditoria deve ser emitido dentro do pe- ríodo de tempo acordado. Se isso não for possível, con- vém que as razões para a demora sejam comunicadas ao cliente da auditoria e convém que uma nova data seja acordada. Eles devem, ainda, ser datados, analisados critica- mente e aprovados de acordo com os procedimentos do programa de auditoria. Convém que o relatório da auditoria aprovado seja então distribuído aos receptores designados pelo cliente da auditoria. O relatório da auditoria é de propriedade do cliente da auditoria. Convém que os membros da equipe da auditoria e todos os receptores do relatório respeitem e mantenham a confidencialidade do relatório.

5.8 Concluindo a auditoria

A auditoria está concluída quando todas as atividades descritas no plano da auditoria foram realizadas e o rela- tório da auditoria aprovado foi distribuído. Convém que os documentos pertencentes à auditoria sejam retidos ou destruídos conforme acordo entre as partes participantes e em conformidade com os procedi- mentos do programa de auditoria e requisitos estatutários, regulamentares e contratuais aplicáveis. A menos que requerido por lei, convém que a equipe da auditoria e aquele responsável por gerenciar o progra- ma de auditoria não revelem para qualquer outra parte o conteúdo de documentos, quaisquer outras informações obtidas durante a auditoria, ou o relatório da auditoria, sem a aprovação explícita do cliente da auditoria e, onde apropriado, a aprovação do auditado. Se a revelação do conteúdo de um documento de auditoria for solicitada, convém que o cliente da auditoria e o auditado sejam in- formados o mais cedo possível.

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