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FACULDADE DE TECNOLOGIA DE SO PAULO


TECNOLOGIA EM SECRETARIADO
Profa. Me. Maria do Carmo Ferreira Lima

APOSTILA DE GESTO DE EVENTOS EM SECRETARIADO

TEC SEC II INTEGRAL


TEC SEC IV - NOTURNO

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GESTO DE EVENTOS NA REA SECRETARIAL

Esta apostila tem como principal objetivo apresentar o conceito de eventos, bem como
os aspectos tcnicos do tema sob o ponto de vista da rea Secretarial. O Planejamento e
organizao de eventos uma atividade complexa e rica em detalhes. Por isso, ao aceitar a
tarefa de realizar um evento organizacional, vale a pena considerar quais so as atribuies da
profisso e, principalmente, do cargo na empresa em que o profissional trabalha. Assim, o
primeiro passo a ser dado a observao do Artigo 4 das Leis 7377/85 e 9261/96, ele define
quais so as atribuies do Secretrio Executivo. H que se considerar ainda que hoje as
exigncias profissionais superam aquelas apresentadas na Lei, ampliando e aprofundando a
necessidade de conhecimentos gerais e especficos que conduziro a uma melhor
desempenho comportamental e tcnica tambm.
Desse modo, do ponto de vista desta autora, eventos em secretariado so parte de
um imenso leque atividades, para a qual este profissional ter que desenvolver habilidades
especficas.
Primeiramente, optou-se por conceituar eventos e para isso trabalhou-se com a
definio de Zanella (2010, p. 10), segundo o qual:
Os eventos so reunies realizadas por um grupo de pessoas ou
empresas em locais e datas definidos, tendo como objetivo celebrar
acontecimentos importantes e significativos ou estabelecer contatos
de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa,
cientfica, etc.
Logo, segundo esta definio uma simples reunio de diretoria um evento, da mesma
forma que uma Feira de Negcios, uma Exposio de Arte, Torneios esportivos, Congressos
Acadmicos ou Cientficos, entre tantos outros tipos de eventos. E, cada evento um
acontecimento impar, especial, com significados objetivos e subjetivos diversos para cada
participante.
Empreendendo Esforos em prol de eventos bem sucedidos

Na realizao de um evento, podemos afirmar que o resultado tende a ser proporcional


ao esforo dispensado, aos conhecimentos, as habilidades e as atitudes de seus realizadores.
Assim, quanto maior for o comprometimento de quem realiza, maior ser a chance de atingir as
metas que foram propostas. Importante lembrar que um evento caracteriza-se por ser uma
atividade momentnea, ao ocorrer alguma falha provvel que no haja a possibilidade de
correo. Imagine a ausncia do fotgrafo em um casamento. Ou do animador infantil na
festinha de aniversrio de uma criana. Em ambos os casos o evento ocorrer. Porm, a
programao sofrer grandes mudanas e haver muita frustrao.

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Pr-ativo ou Reativo
Alm disso, alteraes reativas demonstram despreparo, desorganizao. Por outro
lado, ter um plano B demonstra justamente planejamento. Ou seja, ter uma carta na manga
caso ocorra algum imprevisto. Mas provavelmente no existir um plano B para todas as
situaes que podem falhar. Assim, planejar detalhadamente por meio do desenvolvimento e
uso dos instrumentos de eventos e aplicao das tcnicas especficas levar a um resultado
melhor.

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EVENTOS COMO UM PROCESSO

O que um processo de trabalho? No? Ento vamos definir: um conjunto de


etapas, que permitem a evoluo desde o conceito, nesse caso desde a ideia do evento, at a
finalizao, no caso de eventos com prestao de contas, encerramento de contratos,
avaliao, realimentarem checklist, cartas de agradecimento, e outras aes que forem
necessrias.
Para que este processo (evento) seja mais bem executado, ele se divide em trs
grandes etapas, para fins didticos vamos precisar nome-las, ok? Ento, vamos cham-las de
Pr-Evento, Trans-Evento e Ps-Evento. Poderamos chamar de antes do evento, durante o
evento e aps o evento. Mas, outros autores j definiram como Pr, Trans e Ps. Ento,
vamos manter esta linguagem, tudo bem?
Bem, o que importa de fato que perceba que a realizao de um evento um
processo, quanto melhor planejado ele for, mais chance de sucesso. Mas no precisa entrar
em pnico. Com uma boa lista de checagem (checklist) revista e atualizada constantemente e
separada por etapas (Pr, Trans e Ps) tudo fica mais fcil.

TRS ETAPAS DE EVENTOS


Pr-Evento: a etapa que exige maior dedicao, trata-se do planejamento.
Procura responder perguntas como: O que fazer? Para quem ser feito? Como
vamos fazer? Em qual local? Quem vai fazer? Qual data? Deve estabelecer um
cronograma de atividades, utilizar o checklist.
Transevento: a etapa em que o evento est acontecendo, o perodo que ele
ocorre. Neste momento ser realizado o controle: O planejado est sendo
realizado? Em caso negativo, as falhas devem ser corrigidas.

O local est limpo, arejado.

Os horrios foram cumpridos.

Os equipamentos esto em ordem.

As equipes de trabalho assumiram seus postos.

Ps-Evento: Evento encerrado o momento de fazer a prestao de contas,


encerrar contratos, tabular e analisar avaliaes do evento, realimentar
checklist, enviar cartas de agradecimento, e outras aes que forem
necessrias no fechamento do evento.

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FERRAMENTAS DE EVENTOS
O briefing de eventos uma espcie de Roteiro que deve criar, o qual conter
um conjunto de informaes sobre o processo que vai desenvolver. Ou seja,
um conjunto de informaes sobre o evento que ser planejado, organizado,
dirigido e controlado. No briefing pode incluir o histrico do evento, quando ele
ocorre, quem participar (pblico alvo), como e onde ser divulgado, onde
ocorrer, qual a verba disponvel, materiais e equipamentos que sero
necessrios, qual o objetivo.
O checklist uma lista detalhada das aes que deve adotar no evento,
separadas pelas etapas deste. O ideal utilizar um verbo no infinitivo indicando
qual ao ser tomada, pois h itens que se repetem nas trs etapas: pr,
trans e ps-evento.
O Budget o planejamento oramentrio do evento. Ou seja, ele indica a
verba disponvel para realizar o evento.

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EVENTOS MAIORES: USE AS COMISSES

Na organizao de um evento maior provvel que seja lder de uma Comisso, ou


quem sabe Coordenador do evento. Uma confraternizao de natal, ou a comemorao de
uma meta que foi superada, ou um dia de comemorao de uma profisso so eventos que
exigem conhecimento e habilidade tcnica na elaborao, j que as atividades demandam
maior tempo de preparao e conhecimentos especficos. Por isso, importante considerar as
competncias de cada profissional envolvido no planejamento, para constituir as comisses
responsveis pelas atividades.

Tabela1. Comisses e Atividades de um Congresso Mdico


Comisso

Atividades

Servio de manuteno

Checar se os aparelhos esto funcionando.

das

Verificar iluminao, ventilao, som, acesso a internet, etc.

instalaes

equipamentos

Acompanhar a montagem e desmontagem de equipamentos.

Cerimonial e Protocolo

Elaborar a sequencia dos acontecimentos do evento.


Solicitar currculos de todos que apresentaro trabalhos.
Organizar o cerimonial e protocolo do evento, seguindo a ordem
hierrquica.
Providenciar bandeiras.
Verificar como o Hino ser executado.

Secretaria Executiva

Realizar as inscries dos participantes.


Confeccionar ficha de inscrio, convites, certificados, materiais
didticos, contratos, crachs, ficha de avaliao do evento, etc.
Verificar materiais que devem ser entregues aos congressistas.
Montar as pastas que sero entregues.
Distribuir crachs.
Entregar certificados ao final do evento.
Solicitar Alimentos e bebidas.
Acompanhar as atividades que esto acontecendo, verificando
reposio de alimentos e bebidas.
Solicitar e verificar a limpeza, decorao, etc.

Captao de Patrocnio

Fazer a previso oramentria do evento.


Fazer a diviso de cotas;
Elaborar a carta de solicitao de patrocnio;
Elaborar o contrato do patrocnio;
Acompanhar todo o tramite com o(s) patrocinador (es).

Cerimonial e Protocolo

Contratar mestre de cerimnias.


Elaborar o roteiro do evento.
Elaborar o discurso.
Confirmar autoridades que participaro.

Fonte: Adaptado de Zanella, 2010: p.21-31.

Num Congresso, por exemplo, provvel que faa parte de uma comisso que est
organizando e o Coordenador seja algum com especializao em Eventos.
Nesse caso, cada uma das comisses tem uma srie de atribuies que vai demandar
conhecimentos e habilidades especficas, ou seja, num evento ter que contar com recursos
humanos capacitados e competentes.

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PR-EVENTO

Vamos falar agora de algumas atividades que devem ser adotadas no pr-evento.
Observe a tabela com itens que fazer parte do pr-evento. Lembre-se, a lista no acabada,
ela ampliada e revista a cada evento. Perceba tambm que sempre h um verbo de ao
indicando o que ser feito.
Tabela 2: Checklist Pr-Evento

Definir o motivo

Definir pblico alvo

Elaborar

Elaborar

programao

convites.

Levantar

enviar

espaos

Cotar

valores

dos

disponveis

possveis espaos

Verificar se precisa

Cotar

de

Alimentos e Bebidas)

traduo

Buffet

(ou

simultnea.
Elaborar questionrio
de

avaliao

Convidar autoridades

do

Divulgar

Convidar ou contratar

programao

palestrantes.

Redigir contratos.

Identificar

evento
Verificar

Definir

equipamentos

que

traje

da

recepo.

meios

de

transporte.

sero necessrios
Elaborar crachs de

Confeccionar

Montar pastas que

Cotar

comprar

identificao

certificados,

sero entregues

brindes

Cotar servio de vdeo,

declaraes, mapas
Preparar e orientar

Solicitar assessoria de

Definir

recepcionistas

para

imprensa

decorao

os

releases,

os

folhetos).

receber
convidados

(pressfotos

cotar

som, luz, fotografia

acompanhantes.
Contatar e contratar

Verificar

se

mestre de cerimnia;

necessrio

Elaborar o cerimonial

estacionamento

em conjunto.

manobrista.

ser

Cotar

reservar

local para o evento.


e/ou

Muitas
atividades

outras

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PBLICO-ALVO:

Assim como aspectos que foram apresentados antes, a definio do pblico-alvo


depender do tipo de evento, do objetivo proposto, se ser cobrada a inscrio ou no, da
regio geogrfica, de qual pblico pretende atingir.
Na identificao do pblico-alvo de um evento deve investigar quem o pblico, o que
ele faz, onde mora, qual seu poder aquisitivo, quanto estaria disposto a gastar por aquele
evento.
Classificao do pblico em:

Convidados e pblico em geral

Convidados Vips

Autoridades

Palestrantes

Expositores (patrocinadores e apoiadores)

Fornecedores

Com esta classificao definir o que cada um deles espera do evento e ter mais
chances de atender as necessidades, uma vez que saber que a expectativa do convidado
geral diferente daquela que o patrocinador tem. Neste sentido, so inversamente
proporcionais os desejos: o patrocinador que atingir o convidado e este quer saber o que h de
novo naquela rea, segmento, setor. O palestrante quer apresentar seu trabalho para um
pblico interessado, talvez at divulgando um livro, uma nova tcnica de trabalho e o
convidado quer ter acesso a estas novidades.
Vamos ver agora dois exemplos de pblico geral, num congresso mdico e numa
empresa que est comemorando o Dia do Administrador.

Congresso Mdico:
O pblico-alvo so os mdicos integrantes daquela Sociedade e os
Residentes daquela especialidade.

Homenagem pelo Dia do Administrador: em uma empresa de grande porte,


nacional ou multinacional, o critrio para definir quem participar poder ser:
Todos os gestores, independente do nvel que ocupam na estrutura da
empresa (Estratgico, Ttico ou Operacional).
Apenas Gestores dos nveis mais altos, ou seja Estratgico e Ttico
(Presidncia, Diretoria, Gerentes).
Todos

que

trabalhem

na

empresa

sejam

formados

em

Administrao.
Cada empresa estabelece seu critrio com base, entre outras coisas, no budget, ou
seja na verba disponvel valor que poder ser gasto neste evento.

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Banco de Dados:

Banco de dados uma ferramenta utilizada para armazenar informaes separadas


por grupo. O banco de dados pode ser feito num software especfico ou at manualmente,
utilizando fichas. No caso de eventos, pode criar, por exemplo, um banco de dados para:
Convidados; Scios; Patrocinadores; Fornecedores; etc..
Objetivo: Apresentar e discutir a captao de patrocnio.

J fez ou participou de vrios eventos ao longo da vida, quer sejam eles pessoais ou
profissionais. Muito provavelmente j sabe que todo evento gera custos. Num evento
corporativo no diferente. Entretanto, alguns geram custos muito altos, o que efetivamente
pode inviabilizar sua realizao. Por isso, vamos discutir agora a importncia da captao de
patrocnio.
O primeiro passo a adotar saber qual o custo do evento. Por isso, uma planilha com
estimativas de custos de mo de obra, equipamentos, salas, alimentos, entre outros, deve ser
realizado. Com isso, ser possvel definir a forma com que cada patrocinador poder participar.

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PATROCNIO DE EVENTOS:

Patrocinar eventos uma das estratgias de marketing que as organizaes utilizam


para divulgar sua marca, produto e/ou servio. As grandes empresas e que tm tradio em
patrocnio incluem na Previso Oramentria Anual um item relacionado ao patrocnio. Por
isso, algumas recebem solicitaes de patrocnio apenas de um ano para o outro. E, tambm,
por isso, a antecedncia se faz necessria e deve ser um dos itens do planejador do evento.

De acordo com Neto (2001:p.92) o patrocnio de eventos um investimento de retorno


garantido para seus investidores: muda as atitudes dos consumidores em relao s suas
marcas.
Segundo Goeldner, Ritchie e Mcintosh (2002) os patrocnios tm se tornado um
ingrediente essencial aos festivais e eventos. A maioria dos eventos, sejam eles locais,
nacionais ou internacionais, teria dificuldade de existir sem eles. O patrocnio acontece quando
algum fornece fundos ou contribuies em espcie aos promotores de eventos. Os
patrocnios se transformaram em grandes negcios e envolvem o direito de utilizar logotipos e
identificar-se com o evento.
Aps a elaborao do briefing, ou seja da idealizao do evento, inicia-se a venda do
patrocnio s empresas interessadas em promover sua marca naquele segmento, por meio de
um evento expressivo. Existem vrias formas de comercializar um evento, tais como: venda
das cotas de patrocnio ou co-patrocnio; venda do direito de uso da marca do evento; venda
do licenciamento; venda de estandes, venda de publicidade no local em que o evento ocorre,
entre outras. Vamos tratar de cotas de patrocnio ou co-patrocnio e da venda de estandes que
so as mais comuns em Congressos.
A venda de cotas feita da seguinte forma: aps o evento ter sido orado, o valor total
dividido em cotas e estas so oferecidas aos potenciais interessados. Usualmente as cotas
so divididas em trs grupos e ao elaborar o instrumento (carta) de captao de patrocnio,
cada uma das cotas deve estabelecer claramente ao que o patrocinador ter direito e quais
sero seus deveres. Deve informar tambm questes relacionadas exclusividade no
patrocnio, ou sobre a permisso de concorrentes patrocinarem o evento.
As cotas podem ser, por exemplo: Ouro, Prata e Bronze. Cada uma delas,
diferenciando-se pela contrapartida que oferecem, sendo a ouro a que oferece maior
visibilidade da marca, produto e/ou servio. E, justamente, por isso, tambm a que ter o
valor mais alto. Por outro lado, a bronze oferecer menos visibilidade e ter o custo menor.
Quanto venda dos estandes, neste caso, o patrocinador compra o direito de expor
sua marca e produtos naquele evento, por meio de um estande.
importante ter em mente que a busca por patrocnio no uma solicitao de favor,
mas sim uma oportunidade de estabelecer uma relao de parceria, que gera uma

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interdependncia entre as partes. Compreendendo que por meio da divulgao do
produto/servio da empresa patrocinadora durante o evento, os consumidores faro
associao necessria no momento da compra de produtos ou servios daquela empresa,
melhorando a imagem junto ao consumidor e conquistando novos consumidores.
Ao abordar um patrocinador em potencial, faa-o com segurana. Tenha um bom
material em mos para apresentar: fotos, briefing, informaes gerais sobre o evento. Desta
forma, a chance de sucesso ser maior.
Em eventos de grande porte, a Comisso responsvel pela captao de patrocnio
poder identificar patrocinadores e parceiros oficiais, o primeiro responsvel pelo apoio
financeiro e o segundo pela gesto do evento, com o fornecimento de produtos ou servios que
sero de grande importncia no evento. H tambm as empresas agregadas, aquelas que por
meio de convnio oferecem servios para os participantes do evento, tais como transporte,
hospedagem, etc.
Por exemplo, na Copa FIFA 2014, h uma srie de patrocinadores oficiais da Copa de
2014 e outra quantidade de apoiadores da FIFA, para saber mais acesse o link:
http://pt.fifa.com/worldcup/index.html.

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VISITA TCNICA AO LOCAL DO EVENTO

Bem, definida a data, local escolhido, pblico alvo definido, instrumento de controle de
reunies elaborado hora de agendar uma visita tcnica ao local em que o evento ocorrer.
O primeiro passo para que a visita tcnica ao auditrio reservado acontea entrar em
contato com a rea responsvel pelo espao.
O coordenador do evento orientar quanto ao que as comisses devem checar. A
sugesto que verifiquem, entre outras coisas: formato das carteiras, iluminao, eletricidade,
sinalizao de rotas de fuga, equipamentos de segurana, espao para expositores que esto
patrocinando ou apoiando o evento, se existe sala VIP, Copa, pontos para decorao, onde ser
montada a secretaria para entrega de materiais. Dimenses do espao em relao ao pblico
alvo, conservao e limpeza. Para que a visita no seja subjetiva, discutam antes quais pontos
so mais relevantes. Definam se h a necessidade de produzir um relatrio com o resultado da
visita tcnica. Em caso positivo, verificar qual a responsabilidade de cada comisso na
elaborao deste.
O objetivo da visita tcnica levar o aluno ao local em que o evento ocorrer, sobre o
qual ele j tem conhecimentos prvios, a fim de fazer o detalhamento por tarefas que cada
comisso realizar, por meio do estudo, anlise e avaliao do espao. O conhecimento e a
pesquisa do local tem incio nas aulas, por meio de informaes e esclarecimentos de dvidas
via frum. A visita esta inserida no plano de aula, pois o aluno participa de todas as etapas que
envolvem a realizao de um evento.

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ALIMENTOS E BEBIDAS

Vamos discutir agora a importncia de alimentos e bebidas em um evento, embora


nem todo evento precise vir acompanhado de alimentos e bebidas. Para que A&B estejam
presentes depender no mnimo da durao, perodo em que ocorre e da verba disponvel.
Vamos considerar ainda que entre diversidade, qualidade e quantidade, na maioria das
vezes ser melhor optar pela qualidade e quantidade. Por qu? Porque em muitos eventos, a
uma grande diversidade de alimentos, mas pequenas quantidades de cada um destes. E,
aqueles que so mais aceitos, acabam esgotando-se rapidamente, passando uma mensagem
de insuficincia e planejamento mal feito.
A definio do que servir e qual nome dar ao evento paralelo que ocorrer, depender
do horrio. Por exemplo, se o encontro iniciar s 9h da manh, pode-se optar por servir um
Caf da Manh de boas vindas, entre 8h30 e 9h.
J no caso de um evento que ocorrer a partir das 14h, voc poder optar por um
coffee-break por volta das 15h30 se ele for encerrar as 17h30. E, no caso de um evento que
durar at s 21h, pode-se optar por um coquetel que poder ocorrer s 19h.

IMPORTANTE:
Hoje comum que o servio seja disposto em mesas maiores, separados por
alimentos doces e salgados, bebidas quentes e frias. Neste caso, o melhor que as mesas
(ilhas) estejam a uma razovel distncia umas das outras, permitindo a circulao e evitando
que os participantes aglomerem-se em frente a qualquer uma delas.
Distribua os pratos e tigelas no incio da mesa. Procure colocar alimentos j fatiados,
com o talher de servir e identificados. Se for servir torradas ou mini-pezinhos coloque os
acompanhamentos prximos, por exemplo, requeijo, margarina ou manteiga, pats, geleias.
No outro lado da mesa, coloque os guardanapos.
Com relao s bebidas quentes, inicie pelas xcaras. Em seguida coloque as garrafas
trmicas identificando cada uma delas. Lembre-se de colocar saches de adoante e acar, e
pequenas pazinhas para misturar. Faa algo semelhante com as bebidas frias, colocando
primeiro os copos e depois as garrafas com suco.
O ideal seria contar com mesas e cadeiras para todos se acomodarem e, num evento
formal, isso uma exigncia. Porm, por exemplo, num Congresso com a participao de um
grande contingente de participantes, talvez isso no seja possvel. Neste caso, sugere-se
distribuir algumas mesas um pouco mais altas que possam servir de apoio em alguns
momentos e, alimentos que possam ser consumidos facilmente, sem auxlio de talher, uma vez
que o participante estar segurando tambm a bebida.
Com relao s bebidas quentes, tome cuidado para a temperatura no estar muito
elevada, ao ponto de queimar se um participante esbarrar no outro. Pode no ser muito
agradvel tomar um caf no to quente, mas com certeza queimar-se com ele ser pior.

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Quanto quantidade depender do perodo. Pela manh a maioria das pessoas no
tem o hbito de se alimentar, o faro pela disponibilidade do alimento. Porm, tarde,
costumam beliscar. Alm disso, a quantidade ser influenciada pela durao do evento. Um
caf da manh que dure 30 minutos, para 30 pessoas, poder contar com: seis unidades de
alimento (exemplo: po de queijo, mini-croissant, mini misto frio, muffins, carolinas, bolos) por
pessoa. E aproximadamente 8 litros de leite e 4 litros de caf. E entre 10 e 12 litros de suco.
A apresentao do alimento deve ser bem planejada, uma mesa bonita destacar o
que ser servido, independente da quantidade.Vamos verificar os possveis horrios para Caf
da Manh, Coffee break da manh e tambm o da tarde.

Atividade

Horrio

Caf da manh

Entre 7h e 8h ou 8h e 9h

Coffee break

Entre 10h e 11h / 15h e 17h

Observe que o Caf da Manh pode iniciar bem cedo ou num horrio intermedirio,
mais adequado para que o pblico no necessite acordar to cedo. O objetivo do Caf da
Manh de Boas Vindas, como est implcito no nome, justamente saudar, receber aos
convidados.
Trata-se de uma forma gentil de dizer: Reconhecemos seu esforo para estar conosco
a esta hora da manh. Alm disso, sabemos que a maioria das pessoas no tem por hbito
tomar o caf da manh, sobretudo durante a semana. Porm, por volta das 10h comum que
a fome se manifeste e o individuo fique um pouco menos concentrado.
Assim, ao oferecer o Caf da manh por volta das 8h30, considerando o espao entre
a residncia do convidado e o local do evento provvel que o estomago j tenha acordado.
E, como na h o hbito de comer muito nesta refeio, o Coffee break pela manh, por volta
das 10h30 adequado para complementar o primeiro Caf. O Coffee break proporciona uma
pausa nos trabalhos e um novo despertar, sobretudo se for seguido por uma dinmica que
tenha esta finalidade.
Com estes cuidados, seu evento tender a ser bem sucedido. Mas uma preocupao
pode ser o que servir em ambos, sobretudo por serem to prximos um do outro? Na
realidade, pode-se optar por servir os mesmos itens, ou o primeiro ser um pouco mais
reforado e o segundo apenas com bolachinhas doces ou salgadas, ou bolos e tortas fatiados,
ou ainda bolos fatiados e pes de queijo. O suco bem vindo em ambos os momentos. E,
caf, leite, chocolate e ch no devem faltar. O ideal servi-los sem acar e deixar ao lado
saches para que cada convidado se sirva de acordo com seu gosto pessoal.
Alm dos alimentos e bebidas, uma bonita decorao deve complementar ambos os
servios (Caf da Manh e Coffee Break), assim arranjos florais da estao, toalhas de mesa

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alegres em tons leves, guardanapos bonitos, loua caprichada enriquecero o momento. Com
relao quantidade depender do tempo de durao.
Sugesto: Calcule 400 ml de bebida por convidado e entre 8 e 10 itens entre doces e
salgados, se a durao do evento for entre 20 e 30 minutos. Quanto ao sanduche de metro,
duas pores o suficiente por convidado. Oferecer muita variedade pode levar ao
desperdcio. Na nsia de experimentar de tudo, muita coisa vai sendo deixada pela metade
sobre as mesas.

Tabela 1. Opo de Alimentos para um evento de um dia.


Caf da manh

Coffee break

Almoo

Coffee break

8h30

10h30

13h

16h30

Caf, leite, suco,

Caf, ch, leite, gua

1 tipo de massa,

Caf, ch, leite, gua

chocolate quente,

mineral, petit fours e

2 ou 3 tipos de

mineral, petit fours e

mini bolinhos

carnes.

mini bolinhos, mini

Alguns tipos de

Saladas variadas

tortas salgadas.

Pes, torradas e

Arroz.

bolachas salgadas.

Frutas

Queijos, frios,

Doce

manteigas e

Caf

ch, gua.

geleias.
Petit-fours
Bolos e tortas
doces
Frutas.

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A ARTE DE CONVIDAR

A maioria das pessoas j participou de eventos, quer seja no mbito pessoal,


acadmico ou profissional. Neste caso, j recebemos vrios convites. Tambm provvel que
j tenhamos enviado vrios convites, pois tambm maioria de ns j organizou festas,
comemoraes, reunies.
O convite pode marcar tanto pela beleza e qualidade, quanto pela falta de qualidade e
ausncia de beleza. Outro aspecto que devemos considerar a antecedncia para formalizar
um convite. Mas como avaliar o prazo?
Imagine que foi convidado para uma formatura, ou para um casamento, ou para um
evento de confraternizao na empresa ou para uma festa junina da empresa, ou para um
congresso acadmico. Tente verificar com qual roupa est vestido. Pense agora: Voc tem
esta roupa? E os acessrios, sapatos? Na imagem formulada estavam mais ou menos
elaborados?
Estes so os aspectos que nos fazem refletir sobre o tempo de antecedncia com que
devemos formular um convite. H dois riscos que corremos:
Quando convidamos com muita antecedncia e no reformulamos o convite
periodicamente, corremos o risco de que o convite caia no esquecimento. Por outro lado,
quando convidamos muito prximo a data deixamos o convidado numa saia justa para
conseguir o traje adequado, a menos que o evento seja muito informal.
Assim, os aspectos que deve considerar no convite so o prazo e os aspectos visuais
deste.

No vai se preocupar com data, hora, local, porque isso no definido na hora de

preparar o convite, ao contrrio, a deciso destes itens tomada na concepo do evento, cm


bastante antecedncia.
Se o evento estiver ocorrendo na empresa, saiba que o aval sobre a lista de
convidados deve ser do principal lder da rea que est promovendo o evento.
Quando houver autoridades presente ao evento, considerar que isso aumentar o
nmero de convidados. Caso deseje divulgao, convide alguns jornalistas.
Quanto parte fsica do convite, o nome do convidado constar apenas no envelope,
uma vez que o convite tem o texto padronizado para todos os participantes.
H papis que so mais adequados para a impresso de um convite, assim como
fontes, cores, gravuras. Faa testes antes de definir qual utilizar. Neste tpico vale a pena se
estender um pouco mais discutindo com a equipe, fazendo um brainstorming ou solicitando
opinio sobre os modelos sugeridos.
Na maioria dos casos, talvez no seja o profissional de secretariado o responsvel por
elaborar o convite, mas provvel que tenha que opinar, dar sua contribuio ou decidir entre
os modelos sugeridos. Fique atento (a), para que este aspecto tambm seja bem planejado.

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v RSVP
Para ter mais segurana sobre o nmero de participantes de um evento, pode adotar o
servio de confirmao de presena como o RSVP ( a abreviatura de Rpondez S'il Vous Plat,
expresso francesa que significa "Responda por favor") pode ser ativo, ou seja, os organizadores
ligam para os convidados, ou passivo, quando os convidados entram em contato com quem convida.
Para isso preciso disponibilizar linha telefnica para as confirmaes e estipular uma data limite
para o retorno.
v Mini cards
So pequenos convites, com um tamanho aproximado de 3x4 ou 4x6 e podem indicar
onde ser servido o Buffet, por exemplo.
v Servio de terceiros
Caso precise utilizar uma grfica, solicite provas antes da impresso final. E para a
impresso conte com um prazo de entrega entre 14 e 20 dias.

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AVALIAO.

Toda avaliao serve para medir aspectos positivos e negativos de alguma coisa e
propor melhorias, possibilitando a correo do rumo. Com eventos no diferente. O objetivo
da avaliao no apontar os erros de forma a causar incomodo, mas fornecer mais uma
forma de opinio.
A avaliao de um evento serve mais como uma pesquisa de opinio, procurando
verificar itens tais como: Escolha do tema, apresentao de trabalhos, debates, secretaria,
recepo, coffee break, pontualidade, material de apoio, limpeza, segurana, entre outros
aspectos.
Na escala podemos utilizar palavras como: timo, bom, regular, ruim e pssimo. Ou
podemos utilizar uma escala de nmeros, indicando o que significa cada nmero. Por exemplo,
6 seria pssimo, 7 seria ruim, 8 seria regular, 9 corresponde a bom e 10 corresponde a timo.
O mais importante que a escala permita uma boa tabulao dos dados, pois a partir dela ser
possvel realizao da anlise.
Faa uma avaliao que no se torne cansativa, por isso no encha de itens.
Se possvel, solicite a avaliao tambm das comisses que participaram, dos
palestrantes, dos fornecedores, e de todos os outros agentes de um evento e no apenas dos
convidados.
Importante estar preparado para o retorno. H situaes em que o pblico tende a ser
muito honesto, beirando a agressividade.
A avaliao serve ainda como instrumento de captao de patrocnio em eventos
futuros, uma vez que pode apontar os pontos positivos atraindo o interesse dos potenciais
patrocinadores e apoiadores.
Alm das questes objetivas, nas quais ser apenas assinalada a opo, faa tambm
algumas questes abertas, tais como:
Qual tema sugere para um prximo evento?
O que considerou melhor neste evento?
O que considerou pior neste evento?
Observaes gerais:

A quantidade e o assunto da pergunta vai variar de acordo com o porte do evento. Por
exemplo, h situaes que ser necessria incluso de aspectos como: hospedagem,
transporte, lazer, entre outros. A avaliao fornece informaes para a melhoria dos prximos
eventos. Leve esta etapa a srio e ter uma boa opinio (retorno) quanto ao que foi bom e o
que deve ser melhorado.

20
RECEPO

Voc j deve ter ouvido a frase: A recepo o carto de visitas de uma empresa. Do
mesmo modo, a recepo a primeira imagem que um convidado ter de um evento. Quando
falamos da recepo no estamos nos referindo aos aspectos fsicos, embora eles tambm
devam ser considerados. Ns vamos discutir agora a preparao dos recepcionistas de um
evento.
No dia a dia do trabalho j existe uma preocupao quanto ao traje que deve ser
utilizado. Algumas pessoas costumam s vezes esquecem que o ambiente de trabalho deve
ser respeitado e que o traje usado influencia muito na imagem que os outros funcionrios,
fornecedores e clientes formaro a respeito do individuo e, tambm da empresa.
Se esta preocupao j existe no ambiente empresarial, o que dir num evento, onde a
empresa estar mais exposta? Assim, se a imagem que se pretende passar de honestidade,
seriedade, comprometimento, cuide para que a aparncia dos recepcionistas corresponda a
esta realidade.
Desse modo, no caso das mulheres: Adotar o terninho, tanto pode ser com cala,
quanto com saia. Ou ainda o vestido na altura dos joelhos, sem decotes. Acessrios discretos,
podendo ser o tradicional colar e brinco de prola ou uma bonita echarpe. Unhas limpas e, de
preferncia, com esmalte discreto. Mas tambm pode se optar por um esmalte que combine
com a cor da roupa escolhida. Por exemplo, se a opo foi por um vestido tubinho vermelho e
o terninho preto, pode-se optar por unhas com esmalte vermelho.
Para os homens, sugerimos o terno completo quando o evento for mais formal, ou a
camisa social acompanhada de gravata quando for menos formal. As meias tanto podem
acompanhar a cor dos sapatos, quanto da cala. Barba e bigodes feitos, cabelos limpos e bem
penteados, sapatos escovados.
Importante destacar que a recepo deve ser uniforme, ou seja, no pode haver
diferena de trajes entre os membros. Se a deciso for por uma cor e modelo, todos devem
usar o que foi definido. Ainda que um ou outro no goste muito da escolha feita, deve ter em
mente que apenas para aquela situao, que logo vai passar e aceitar da melhor forma,
evitando cara feia durante o evento.
Quanto ao comportamento e postura, sugere-se: falar em tom de voz baixo, ser sempre
Cortez, gentil, mesmo quando no concorda com o que est ouvindo. Postura corporal correta,
um leve sorriso.
Ateno durante a recepo equipe no pode pousar para fotos, reunir-se em
grupinhos para discutir assuntos quer sejam eles profissionais ou no. Se de fato for
necessrio discutir algum assunto, dirigir-se a uma sala reservada para esta finalidade.
Sugiro ainda que a equipe chegue com antecedncia para conhecer melhor o local do
evento, de forma que possa esclarecer dvidas de localizao aos convidados/participantes.
O vocabulrio deve ser limpo, ou seja, no pode conter grias. Mas, no precisa ser
formal demais, ou rebuscado.

21
CERIMONIAL E PROTOCOLO
Vivemos numa sociedade regida pela hierarquia, seja no mbito pessoal ou
profissional. Um exemplo de hierarquia na famlia seria a figura do pai no topo da hierarquia,
em seguida a me e abaixo os filhos. Numa organizao formal, como uma empresa, a
hierarquia se divide em trs grandes nveis j comentados nas aulas anteriores: No topo da
hierarquia est o Estratgico, no meio o Ttico e na base o Operacional.
Se voc j foi a um casamento ou batizado j teve chance de ver a hierarquia num
evento religioso. Se j foi a uma formatura, viu a hierarquia num evento acadmico. Se
participou da abertura de um Congresso tambm. Se esteve num evento solene de uma
empresa, j viu a hierarquia num evento de negcios. Enfim, a hierarquia faz parte das nossas
vidas. Estamos de certa forma acostumados com ela. importante entender este conceito,
porque ele est diretamente relacionado com a definio de Protocolo.
Voc observou que nestas ocasies havia espcies de rituais, de roteiros a serem
seguidos, de ordem dos acontecimentos. Neste momento estamos relacionando esses fatos
com o Cerimonial. Assim, temos que:

Cerimonial considerado um conjunto de formalidades que norteiam


atos pblicos e solenes.

Protocolo a regra estabelecida por decreto pela qual a cerimnia


organizada.

Decreto Lei 70.274 de maro de 1972.


Voc sabia que no Brasil existe um Decreto que estabelece o protocolo em eventos
oficiais? Estamos falando do Decreto Lei 70.274 de maro de 1972. Pois , ele tem 40 anos de
existncia e continua valendo at hoje. Neste decreto constam informaes sobre o cerimonial
e o protocolo que deve ser utilizado pelos Chefes de Estado nos eventos oficiais (consulte o
Decreto, o link consta nas referncias).
Quando no protocolo a precedncia muito importante, ter que aplicar os princpios
de precedncia que constam no Decreto 70.274/72. Precedncia significa preeminncia ou
antecedncia em uma ordem determinada, est relacionada com o lugar mais importante, um
lugar de destaque.
Numa composio de Mesa Solene, a precedncia seria dada a quem vai presidir os
trabalhos. Neste caso, a pessoa de maior hierarquia do rgo ou empresa. H situaes
difceis de solucionar, uma delas seria quando uma autoridade se faz representar. Neste caso,
o representante ocupar o lugar reservado a autoridade que representa?
Numa situao semelhante a esta ter que consultar o Decreto 70274, de 9 de maro
de 1972 (art. 18) que diz que o representante do Presidente da Repblica e por paridade dos
poderes, o Governador do Estado tambm, quando representado em solenidades, ter assento
direita da autoridade que a presidir. Mas, ainda nos pargrafos 1 e 2, deste mesmo artigo,
observa-se que os representantes dos poderes Legislativo e Judicirio s tero a colocao
que compete aos respectivos presidentes se membros forem destes poderes. Logo, neste

22
caso, tero a precedncia os ocupantes dos respectivos cargos em detrimento dos
representantes. Sempre que for organizar um evento deste tipo, o ideal que esteja com o
Decreto em mos e consulte-o.
Precedncia :

Como j mencionamos num evento de rgo pblico

seguir exatamente o que

consta no Decreto. O que vamos discutir aqui se aplica as empresas privadas, como uma
Instituio de Ensino Superior, por exemplo.
O Cerimonial em empresas privadas no tem regras rgidas ou fixas sobre o que
certo ou errado. Na maioria dos casos, as empresas se baseiam no cerimonial oficial (no
decreto) e elaboram seu roteiro considerando a hierarquia da empresa.
Desconsiderar detalhes, usar tratamentos no adequados a uma pessoa que
autoridade na empresa, ou desorganizao da cerimnia causaro uma impresso muito
negativa. Por isso, atente aos detalhes.
S para relembrar:

Cerimonial considerado um conjunto de formalidades que norteiam


atos pblicos ou privados formais e solenes.

Protocolo o conjunto de normas ou regras estabelecidas


relacionadas Diplomacia, por decreto e que norteia a organizao e
conduo da cerimnia.

O Cerimonial Pblico regula o trato nas relaes pblicas, entre autoridades em


seu prprio territrio e tambm com outras naes. Alguns autores classificam o cerimonial em
estrangeiro, diplomtico e chancelaria. Para utiliz-los

ter que estudar um pouco mais este

assunto. Assim, verifique o vale a pena saber mais. E para elaborao e conduo da
cerimnia atribuies devem ser divididas entre os participantes da comisso de cerimonial e
protocolo, alm da contratao do mestre de cerimnias. Vamos ver um pouco do que feito
em Cerimonial e Protocolo.

Chefe do Cerimonial
O Chefe do Cerimonial a pessoa que planeja, organiza, dirige e controla o
evento, nas trs etapas que comentamos, ou seja, no pr, trans e ps evento. Deve ser uma
pessoa com formao especfica em eventos, bons conhecimentos do cerimonial e protocolo e
com esprito de liderana para conduzir a equipe. Em parceria com o Mestre de Cerimnias,
elabora o Roteiro e o discurso. Os detalhes com o cerimonial iniciam antes da cerimnia, no
convite a autoridades e definio de lugares na mesa solene, por exemplo.
Mestre de Cerimnias

23
O mestre de cerimnias deve ser uma pessoa com boa dico, aparncia bem
cuidada, sem traje chamativo. A figura do Mestre de Cerimnias histrica, desde a
antiguidade anunciavam os grandes torneios, as festas, entre outros eventos que ocorriam. O
Mestre de Cerimnias inicia, conduz e conclui a cerimnia. Deve ser comunicativo e ter a
capacidade de solucionar problemas no previstos, de sair de situaes embaraosas. Algum
que tenha traquejo e jogo de cintura.
Sequencia de Cerimonial
Aps a recepo dos convidados, em muitos casos por meio de um coquetel ou
Wellcome Coffee, o Mestre de Cerimnias convida a todos os participantes para ocuparem
seus assentos. Ele se apresenta de forma breve, sem chamar a ateno para si. Apresenta o
objetivo do Evento. Em seguida, saudar aos convidados. Na sequencia, poder nominalmente
agradecer patrocinadores, apoiadores, etc.. Aps este prembulo, ele convidar as autoridades
presentes para comporem a mesa Solene, seguindo a ordem de precedncia estabelecida.
Aps a composio da mesa realizada pelo Mestre de Cerimnias, este convidar
o pblico a ficar de p para execuo do Hino Nacional. Todos os presentes voltam-se para o
local onde est bandeira nacional e em posio de respeito acompanhar a execuo do Hino.
Aps o Hino, o Diretor far a abertura oficial do evento.
Dado por aberto os trabalhos, o mestre de cerimnias solicitar que os membros
da Mesa ocupem seus lugares no palco. Assim, que estes retornarem, o Mestre de Cerimnias
convidar ao primeiro palestrante do dia, apresentando primeiramente este por meio de um
breve currculo. E assim, segue a cerimnia at o encerramento dos trabalhos.
conveniente que o mestre de cerimnias solicite que os presentes desliguem os
celulares, assim que inicia o evento. deselegante chamar a ateno de algum da plateia
que esteja fazendo barulho. Entretanto, h situaes em que isso absolutamente necessrio.
Neste caso, algum recepcionista, discretamente, dirige-se com todo respeito ao individuo e,
gentilmente, solicita ateno ao que est sendo exposto.
Ordem de Precedncia
A precedncia num evento tem uma utilidade e

baseia-se na aceitao e

reconhecimento daquela hierarquia, o que a valida ou no. Assim, para estabelecer a


precedncia

podemos nos basear no organograma da empresa. Para determinar a

precedncia num mesmo nvel (nvel horizontal) voc pode considerar o tempo de casa.
Vamos utilizar o exemplo da IES que est organizando um evento em Comemorao
ao Dia do Profissional de Secretariado. Este evento organizado pelos alunos do curso, sob a
coordenao de um professor.
Cabe ao Chefe do Cerimonial fazer as recomendaes de precedncia e conduo das
cerimnias universitrias. A figura do Chefe do Cerimonial no a mesma que a do mestre de
cerimnias. O primeiro algum com conhecimentos especficos sobre a elaborao e

24
conduo do cerimonial e protocolo. O segundo algum com desenvoltura para conduzir os
trabalhos a partir do plpito.
Num evento como este a figura mais importante a do Reitor da Instituio de Ensino
Superior que est organizando o evento. Ele tem precedncia sobre todas as demais
autoridades presentes a um ato oficial da instituio. A nica exceo no caso do evento
contar com a presena do Presidente ou do Vice-Presidente da Repblica. Em nenhum outro
caso ele cede precedncia. Isso significa que ele presidir todos os atos e solenidades aos
quais estiver presente.
Bandeiras

No artigo 31 do Decreto 70.274/72 encontramos algumas normas para hastear a


Bandeira Nacional, veja a transcrio do artigo:
Art 31. A Bandeira Nacional em todas as apresentaes no territrio
nacional ocupa lugar de honra, compreendido como uma posio: I Central ou a mais prxima do centro e direita deste, quando com
outras bandeiras pavilhes ou estandartes, em linha de mastros,
panplias, escudos ou peas semelhantes; II - Destacada frente de
outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles; III -
direita de tribunais, plpitos, mesas de reunio ou de trabalho.
Pargrafo nico. Considera-se direita de um dispositivo de bandeira a
direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para
a platia ou de modo geral, para o pblico que observa o dispositivo.
(Fonte: Decreto 70.274/72)
O posicionamento das Bandeiras neste evento acadmico tambm seguir uma
sequencia por importncia. Neste caso, se

contar com a Bandeira do Brasil, a Bandeira do

Estado e a Bandeira da IES, dever colocar a primeira ao centro, a do estado direita e a da


IES esquerda, considerando que est de frente para a platia. As bandeiras ficam direita
do plpito. Assim, quem estiver na platia olhando para o Auditrio, ver as bandeiras
esquerda.
Se o nmero for par, a bandeira do Brasil ficar imediatamente direita da que estiver
mais prxima do centro. Assim, entre quatro ela ser a terceira, entre seis ser a bandeira do
Brasil ser a quarta. A definio sobre o nmero de bandeiras hasteadas

depender de

quantas bandeiras a empresa dispem e de quais so os convidados ou homenageados. Por


exemplo, se a empresa for uma multinacional de origem estrangeira,

pode-se optar por

hastear a Bandeira Nacional, a do pas de origem, a do estado e a da empresa. Ou apenas a


dos dois pases e a da empresa. Neste caso, mesmo a empresa matriz sendo de outro pas, a
bandeira que deve ter a soberania no territrio brasileiro a bandeira nacional. Neste caso, a
bandeira do Brasil ocupar o lugar central.
Hino

25
O Hino Nacional tem a precedncia mesmo em eventos que contem com mais de um
Estado (pas) presente. Porm, de acordo com o Artigo 20, do Decreto 70.274 de maro de
1972, pelo principio de cortesia precedncia ser dada ao pas homenageado ou visitante.

26
TRANSEVENTO

Vamos falar um pouco mais sobre o Transevento. Ou seja, evento planejado, agora ele
vai acontecer. Tudo que

fez contribuiu para chegar at aqui. Para que ele se mantenha em

ordem deve acompanhar de perto as providncias do transevento. Por isso, na aula de

ver

um modelo de checklist para esta etapa.


Cada uma das comisses ter uma srie de itens a verificar. provvel que todos
estejam bastante ocupados . A Secretaria do evento estar realizado novas inscries,
distribuindo pastas do evento, prestando informaes, entregando certificados, checando
materiais que sero entregues aos palestrantes.
A recepo uniformizada e identificada estar recebendo a todos os convidados,
orientando-os no que for preciso. Talvez estejam auxiliando tambm na sala VIP (recepo
autoridades, homenageados). Os recepcionistas devem ter as listas de convidados

para

checagem.
O pessoal de infraestrutura verificar todos os equipamentos com antecedncia, mas
tambm alguns minutos antes do incio.
A equipe de alimentos e bebidas deve verificar a pontualidade do servio que est
sendo prestado, confirmar se os alimentos que esto sendo dispostos no local reservado para
esta finalidade conferem com o solicitado.
A equipe de decorao deve ter concludo a pouco suas atividades, quando colocou
toalhas, arranjos florais, e tudo o mais que estava sob sua responsabilidade.
O coordenador do evento estar supervisionado e dando suporte a todas as comisses.
Tambm estar em contato direto com o mestre de cerimnias, resolvendo dvidas e eventuais
problemas de ltima hora. Tem um importante papel como anfitrio, recebendo as autoridades
e convidados mais importantes do evento.
O evento terminou. A sensao de que podemos relaxar, descansar agora Mas na
verdade, esta hora de tabular e analisar avaliaes, de encerrar contratos comerciais, de
dar e receber opinio de patrocinadores e apoiadores, de fazer pagamentos finais.
Nesta etapa, as avaliaes que podero ser tanto dos participantes (convidados),
quanto dos organizadores, patrocinadores, fornecedores, serviro de apoio aos prximos
eventos.
Em muitas empresas so realizados relatrios das atividades, relatrios de receita e
despesas. Nestes relatrios constam informaes que serviro de base para a elaborao de
eventos futuros, inclusive na captao de patrocnios.
Em Congressos Cientficos aps o evento so elaborados e enviados os anais gerados
pelos trabalhos apresentados. Muitas notcias so divulgadas aps o evento, apresentando
resultados do evento.
As instalaes tambm devem ser entregues de acordo com o que foi acordado, se o
contrato previa a limpeza do local esta deve ser providenciada. O transporte de materiais e
eventos deve ser acompanhado desde a sada do local do evento, at o respectivo destino.

27
Desse modo, sugiro que :

Realize reunies para avaliao do desempenho de cada comisso,


tanto da equipe, quanto individual quando possvel.

Acompanhe

desmontagem

das

instalaes,

devoluo

de

equipamentos e materiais.

Desenvolva um levantamento estatstico com informaes como


nmero de participantes, alimentos e bebidas servidos, recursos
humanos que foram empregados;

Faa o relatrio de divergncias entre o programando e o realizado;

Realize a avaliao estatstica em relao ao ano anterior, enviar


cartas de agradecimento.

Verificar os critrios para seleo de participantes internos, diviso de


tarefas, formao de comisses.

28

MODELOS:
BRIEFING:
Ttulo

INTERSEC ENCONTRO DE SECRETARIADO

Tipo

Evento Acadmico

Comisses
organizadoras
Do pr-evento
Pblico alvo
Tema
Data:
Local:
Temas secundrios

Secretaria, Infraestrutura e apoio, Decorao, Alimentos e bebidas,


Programao e cronograma, Comunicao e Marketing.

Atividades
complementares
Alimentos e Bebidas
(A & B)
Autoridades
convidadas
Mesa Solene
Comunicao
e
Marketing
Equipamentos
e
acessrios
Tabela 1. Briefing

Alunos do curso de Tecnologia em Secretariado e afins.


Gesto do Conhecimento
Dias e ms
Auditrio
Sistemas de informao como ferramentas da Gesto do Conhecimento
Perfil do lder que promove e facilita a Gesto do Conhecimento
Como desenvolver uma cultura organizacional favorvel Gesto do
Conhecimento
Exposio cultural
Sorteio de brindes
Coquetel de abertura do evento
Reitoria, Diretoria, Coordenao, Professores.
Maior autoridade presente ao centro e far a abertura dos trabalhos.
Alternar direita e a esquerda as demais autoridades presentes
Institucional. Entrar em contato com o Departamento de Marketing.
Data show, telo, computador, aparelho de som, caixas de som,
bandeiras, microfones.

29
CHECKLIST COM ATRIBUIES DAS COMISSES

Etapas do Evento
Atividade

Responsvel

Pr

Definir tema do Evento

Coordenador do Evento

Formar comisses

Coordenador do Evento

Definir Pblico alvo

Coordenador do Evento

Elaborar o convite

Secretaria

Enviar Convite

Secretaria

Confirmar presenas

Secretaria

Levantar os custos (budget)

Comisso de budget

Verificar custos reais do evento

Comisso de budget

Conferir notas fiscais no momento de

Comisso de budget

Comisso de budget

custos
Elaborar certificados

Secretaria

Entregar certificados

Recepcionistas da Secretaria

Elaborar Avaliao do Evento

Secretaria

Distribuir Avaliaes

Recepcionistas da Secretaria

Recolher Avaliaes

Recepcionistas da Secretaria

Tabular dados das avaliaes

Secretaria

Realimentar

sistema

com

as

Ps

entrega dos produtos/servios


Fazer pagamentos e planilhas de

Trans

X
X
X

Secretaria

informaes obtidas das avaliaes

Definir cardpio A & B

Comisso de A & B

Cotar preos de A & B

Comisso de A & B

Contratar empresa de A & B

Comisso de A & B

Verificar se o contrato com A & B est

Comisso de A & B

sendo cumprido
Encerrar contrato de A & B

Comisso de A & B

Convidar autoridades

Secretaria

Confirmar presena de autoridades

Secretaria

Recepcionar Autoridades

Recepo VIP da Secretaria

Fazer pronunciamentos

Mestre de Cerimnias

Verificar limpeza do local

Comisso de infraestrutura

Reservar equipamentos

Comisso de infraestrutura

Testar equipamentos

Comisso de infraestrutura

Captar Patrocnio e apoio

Comisso de Captao de Patrocnio


e apoio

30
Tabela 2. Checklist

BUDGET
BUDGET
Local
Aluguel de sales
Equipe do local
Equipamentos
Total
Decorao
Flores
Outros
Total
Publicidade
Grfica
Fotocpias/Impresses
Total
Alimentos e Bebidas
Comida
Bebidas
Toalhas de Mesa
Total
Valor Total Estimado
$2.700,00

Valor Estimado

Valor Real

$0,00
$0,00
$0,00
$0,00

$0,00

$350,00
$150,00
$500,00

$0,00

$150,00
$150,00
$300,00

$0,00

$1.500,00
$300,00
$100,00
$1.900,00

$0,00
Valor Real
$0,00

31
CHECKLIST DE PR-EVENTO

EVENTO: INTERSEC
DATA: 08/11/2012

PERODO: NOTURNO LOCAL: AUDITRIO FATEC

Pr-Evento

Responsvel

Data

Definir tema do Evento

Coordenador do Evento

03/09/12

Formar comisses

Coordenador do Evento

03/09/12

Definir Pblico alvo

Coordenador do Evento

03/09/12

Elaborar o cronograma

Coordenador do Evento

04/09/12

Apresentar o cronograma s Comisses

Coordenador do Evento

10/09/12

Elaborar o convite

Comisso de Secretaria

16/09/12

Apresentar o convite pronto

Comisso de Secretaria

17/09/12

Save the date

Comisso de Secretaria

21/09/1205/10/12
19/10/12

Entregar Convites

Comisso de Secretaria

22/10/12

Confirmar presenas

Comisso de Secretaria

26/10/12

Levantar o budget

Comisso de budget

04/09/12

Apresentar o budget

Comisso de budget

10/09/12

Elaborar certificados

Comisso de Secretaria

22/10/12

Elaborar Avaliao do Evento

Comisso de Secretaria

22/10/12

Definir cardpio A & B

Comisso de A & B

04/09/12

Apresentar Cotao de preos de A & B

Comisso de A & B

10/09/12

Contratar empresa de A & B

Comisso de A & B

25/09/12

Elaborar Script da Cerimnia

Comisso

de Protocolo

22/10/12

Comisso de Captao de

11/09/12

Cerimonial
Captar Patrocnio e apoio

Patrocnio e apoio
Apresentar patrocinadores

Comisso de Captao de

22/10/12

Patrocnio e apoio
Cotar flores e toalhas de mesa

Comisso de Decorao

04/09/12

Fechar contrato com floricultura

Comisso de Decorao

08/09/12

(obs.: A data apresentada se refere concluso da atividade)


Outra observao que o budget para ser feito depende de informaes das
comisses de A & B, e de Decorao. E captar patrocnio e apoio, depende da informao de
budget.

32
CHECKLIST TRANSEVENTO

EVENTO: INTERSEC
DATA: 08/11/2012

PERODO: NOTURNO LOCAL: AUDITRIO FATEC

Transevento

Responsvel

Acionar plano B sempre que for necessrio

Coordenador do Evento

Atender aos Patrocinadores e

Comisso

Apoiadores

Patrocnio e apoio

Checar equipamentos

Comisso de infraestrutura

Conferir notas fiscais no momento de entrega dos

Comisso de budget

de

Captao

produtos/servios
Conferir se os membros da secretaria e recepcionistas
esto com maquiagem e acessrios discretos.

Coordenador do Evento

Conferir

esto

Coordenador do Evento

Confirmar a ordem dos trabalhos com o mestre de

Coordenador do Evento

se os membros das

comisses

presentes

cerimnias.
Confirmar se as listas de convidados esto distribudas

Comisso de Recepo

nas mesas
Distribuir Avaliaes

Comisso de Recepo

Efetuar credenciamento

Comisso de Secretaria

Entregar certificados

Comisso de Secretaria

Entregar pastas

Comisso de Secretaria

Fazer pronunciamentos

Mestre de Cerimnias

Fornecer o apoio de palco

Comisso de Recepo

Realizar sorteio de brindes

Comisso de Recepo

Recepcionar Autoridades

Recepo VIP da Secretaria

Recepcionar

os

participantes,

convidados

Comisso de Recepo

autoridades
Recolher Avaliaes

Comisso de Recepo

Supervisionar todas as Comisses

Coordenador do Evento

Testar iluminao e som

Comisso de infraestrutura

Verificar limpeza do local

Comisso de infraestrutura

Verificar necessidades dos palestrantes

Comisso de Recepo

Verificar se o contratado de A & B est sendo cumprido

Comisso de A & B

Verificar se os membros da secretaria e recepcionistas


esto todos uniformizados;

Coordenador do Evento

Verificar se todos tm o crach de identificao;

Coordenador do Evento

de

33
CHECKLIST TRANSEVENTO
EVENTO: INTERSEC
DATA: 08/11/2012

PERODO: NOTURNO LOCAL: AUDITRIO FATEC

ATRIBUIES

DO

COORDENADOR:
Conferir se os membros das comisses esto presentes
Supervisionar todas as Comisses
Acionar plano B sempre que for necessrio
Confirmar a ordem dos trabalhos com o mestre de cerimnias.
Verificar se os membros da secretaria e recepcionistas esto todos uniformizados;
Verificar se todos tm o crach de identificao;
Conferir se os membros da secretaria e recepcionistas esto com maquiagem e acessrios
discretos.
ATRIBUIES DA
COMISSO DE SECRETARIA
Efetuar credenciamento
Prestar informaes aos convidados
Entregar pastas
Entregar materiais solicitados pelos palestrantes
Checar a limpeza do local da secretaria
Solicitar limpeza em caso de necessidade
Entregar certificados
ATRIBUIES DA COMISSO DE
RECEPO
Verificar se as placas sinalizadoras esto dispostas nos devidos locais.
Recepcionar os participantes, convidados e autoridades
Verificar necessidades dos palestrantes
Fornecer o apoio de palco
Realizar sorteio de brindes
Distribuir Avaliaes
Recolher Avaliaes
Checar a limpeza do local da recepo
Solicitar limpeza em caso de necessidade
ATRIBUIES DA COMISSO DE
A&B
Verificar se o contratado de A & B est sendo cumprido
Verificar se h necessidade de repor alimentos ou bebidas
Separar itens de A & B para convidados Vips

34
Checar a limpeza do local onde sero servidos A & B
Solicitar limpeza em caso de necessidade
Cuidar manuteno da limpeza da rea de A & B
ATRIBUIES DE INFRA-ESTRUTURA
Verificar limpeza da recepo
Testar iluminao e som
Instalar equipamentos
Fornecer apoio logstico
Checar ar condicionado
Instalar cadeiras da mesa solene
Checar equipamentos em geral

35

CARTA DE SOLICITAO DE PATROCNIO

So Paulo, data, ano


Ref.: Solicitao de Patrocnio para Encontro de Secretariado: INTERSEC

Prezado(a)s Senhores,
O INTERSEC um evento que ocorre anualmente em comemorao ao Dia do
Profissional de Secretariado um evento tradicional do curso de Automao de Escritrios e
Secretariado da FATEC_SP, realizado pelos alunos.
A programao composta por palestrantes especialistas na rea de Secretariado e
afins, o que torna possvel a interao entre mercado de trabalho e mundo acadmico. Nas
palestras o enfoque sobre os temas de interesse dessa rea, e tende a apresentar tanto a
realidade quanto as perspectivas e tendncias.
Elaboramos o programa de patrocnio de forma a oferecer uma oportunidade especial
de mdia dirigida e marketing de relacionamento, em face sua importncia e ao seleto pblico
participante junto rea de Secretariado.
Desta forma, os patrocinadores podero desfrutar de um bom programa de benefcios
que valoriza e agrega valor aos seus negcios, por meio da exposio da empresa junto ao
pblico alvo, com oportunidade de apresentao e divulgao de produtos e servios a um
pblico especializado e formador de opinio. Desenvolvemos trs modalidades de patrocnio
sendo: bronze, prata e ouro e temos certeza que uma delas se adequar a sua disponibilidade,
conforme segue:
Bronze: so patrocinadores com menor vinculao de marca, restrita a exposio do logo no
banner do evento e no Power point de abertura do evento. Valor da cota: R$xxx,00 00 (em
espcie ou produtos);
Prata: so patrocinadores que alm da exposio do logo no banner do evento e no Power
point de abertura do evento, podero distribuir filipetas para preenchimento do pblico alvo,
compondo sua mala direta. Valor da cota: R$xxx,00 (em espcie ou produtos);
Ouro: so patrocinadores cuja presena institucional abranger exposio do logo no banner
do evento e no Power Point de abertura do evento, distribuio de filipetas para preenchimento
do pblico alvo, compondo sua mala direta e colocao de seu banner institucional (*) em local
de circulao do pblico alvo. Valor da cota: R$xxx,00 (em espcie ou produtos);
Agradecemos sua ateno.
Comisso Organizadora

36
AVALIAO DO LOCAL DE EVENTO

Item

Observao

Pontuao de
1a5

Facilidade de acesso

Distncia

de

aeroportos

terminais

rodovirios ou estaes de trem e metr.


Facilidade

de

diferentes

hospedagem
classes

para

sociais

Custos de hospedagem. Distncia entre o


local do evento e o local de hospedagem.

participantes
Outros eventos na regio no mesmo

Quais

eventos

perodo

concomitantemente?

Qual a concentrao de pblico alvo

A maior parte do pblico alvo est prxima

na regio

quela regio?

Espao para expositor

espao

esto

atende

ocorrendo

necessidade

dos

expositores em funo da quantidade e de


pontos de energia? (entre outros aspectos)
possvel acomodar o equipamento

Deve

ser

possvel

instalar

operar

de traduo simultnea

equipamento.

Espao Alimentos e Bebidas

O espao para alimentos e bebidas conta com


margem para circulao? Existe local para
montar uma copa?
H pontos de energia para ligar micro-ondas,
frigobar, freezer e fornos eltricos?
Eles podem ser utilizados?

Espao para Secretaria

espao

para

montar

secretaria

adequado, com pontos de energia e facilidade


de acesso aos participantes?
Sanitrios

Qual o nmero de sanitrios existentes? O


acesso

fcil?

sanitrios

para

cadeirantes?
Sinalizao

sinalizao

dos

itens

de

segurana,

sanitrios so suficientes
Segurana

As rotas de fuga atendem ao exigido em lei?


H portas corta-fogo? A largura das portas
suficiente para sada em caso de emergncia.
H brigada de incndio no local?

Estacionamento

Existe

estacionamento

prprio?

estacionamento conveniado? No existe


estacionamento prximo?
Comrcio

H pontos comerciais nas redondezas? So

37
comercializadas roupas, sapatos, artigos de
papelaria, floricultura, souvenires?
Imagem

De uma maneira geral a imagem do local


adequada para o evento?

Demais equipamentos e servios

Telefone, gua, coleta de lixo atendem ao


necessrio?

Custos

Preos da regio so competitivos e atrativos?

H servios tursticos

Caso o visitante queira estender a viagem h


locais tursticos para visitao?

Salas

As salas existentes atendem ao nmero de


palestras,

mesas

redonda,

fruns

ocorrero?
Outros pontos relevantes

Quais diferenciais o local oferece?

que

38
AVALIAO DO LOCAL DE EVENTO
Checklist de itens para avaliao do espao de eventos Data:
Comisso Responsvel: Infraestrutura - Participantes: Todas as comisses
ITEM

TICAR SE

OBSERVAO

OK
Formato das carteiras

Formato auditrio

(exemplo de
conferncia)

Iluminao
Pontos de eletricidade
Sinalizao de rotas de fuga
Equipamentos de segurana
Espao para expositores
Sala vip
Copa
Espao para decorao
Local da secretaria
Local para recepo
Dimenses do espao em relao ao
pblico alvo,
Estado de conservao e limpeza.

39
ROTEIRO PARA O INTERSEC

INTERSEC
19h Recepo dos convidados com um coquetel de boas vindas
Durante a recepo, executar msica suave de fundo. Se possvel o telo no saguo
do Auditrio deve estar projetando imagens relacionadas ao evento, tanto de patrocinadores e
apoiadores, como o making of (cenas de bastidores) do evento.
19h30 Incio dos Trabalhos:
Saudao de boas vindas e agradecimentos
Composio da mesa solene
Execuo do Hino Nacional (apenas na abertura e encerramento
do evento)
Abertura do evento
20h

Primeira palestra

20h55 Sorteio de brindes


21h05 Coquetel com Mostra cultural
21h30 Segunda palestra
22h20 Sorteio de brindes
22h40 Encerramento do Evento

40

SCRITP
Agora vamos ver um SCRIPT. No modelo que vamos ver agora, h espao para
incluso de nome e adaptao de gnero masculino/feminino. Este modelo foi feito para ser
apresentado por dois oradores. Esta prtica til quando os cerimonialistas so alunos,
proporcionando mais segurana e conforto por saber que est amparado por um colega. Este
modelo est bem detalhado, incluindo inclusive espao para palmas.
================================================================
Cerimonial do INTERSEC
Mestre de Cerimnias 1:
Senhoras e Senhores em nome da Comisso Organizadora do INTERSEC desejamos a todos
uma boa noite e informamos que daremos incio aos trabalhos. Eu sou a Mestre de Cerimnias
1: e meu colega o Mestre de Cerimnias 2. Juntos, ns conduziremos o Cerimonial nesta
noite. Primeiramente, agradecemos presena de todos e pedimos a gentileza de desligarem
os celulares e equipamentos eletrnicos.
Mestre de Cerimnias 2:
Agradecemos especialmente aos nossos patrocinadores: falar todos os nomes dos
patrocinadores. Iniciamos informando que O INTERSEC um evento acadmico planejado,
organizado e realizado pelos alunos do 3 semestre do curso de Tecnologia em Secretariado
da FATEC. Acontece semestralmente e estamos realizando a XXX. Edio, sob a coordenao
do prof. XXXX.
Mestre de Cerimnias 1:
O INTERSEC pretende proporcionar o inter-relacionamento entre discentes, docentes e
profissionais atuantes na rea de secretariado e especialistas de mercado, cumprindo o
objetivo de fornecer aos discentes deste curso uma viso mais realista do mercado de trabalho,
conciliando teoria e prtica. Ou seja, o aluno aprende fazendo. Na atualidade, o profissional
de Secretariado um profissional polivalente, que assume diversas funes e atua como brao
direito dos gestores em todos os nveis organizacionais. Para isso, necessrio atualizao
continua e profissionalismo.
Mestre de Cerimnias 2:
Assim, vamos iniciar a abertura oficial do INTERSEC. Convidamos para compor a Mesa, o
Prof..........................., nosso(a) ilustrssimo(a) Diretor(a).
(aguardar palmas)
Mestre de Cerimnias 2:
Convidamos o (a) Prof. XXXXXXXX Coordenador(a) do Curso de Tecnologia em
Secretariado.
Mestre de Cerimnias 1:
Convidamos o (a) Prof. XXXXXXXX Orientador(a) do INTERSEC
Mestre de Cerimnias 2:
Convidamos o (a) Prof. XXXXXXXX Representante do corpo docente.
Mestre de Cerimnias 1:
Convidamos o (a) acadmico (a) XXXXXXXX Representante do corpo discente.
Mestre de Cerimnias 2:
Pedimos a todos os presentes que se levantem para execuo do Hino Nacional (APENAS NA
ABERTURA E ENCERRAMENTO).

41
Aps o Hino a abertura feita pelo Presidente da Mesa. E apenas ele(a) deve se pronunciar.
Por isso, informe aos demais membros que esta a sequencia a ser seguida.
Mestre de Cerimnias 1:
Neste momento, convidamos profa.
evento.

, para oficializar a abertura deste

(Aguardar do Diretor, aproximadamente 5 Minutos)


Mestre de Cerimnias 2:
Ilustrssimo (a) Prof. XXXXXXXX agradecemos a sua presena e palavras de incentivo. Muito
obrigado(a).
(aguardar palmas)
Mestre de Cerimnias 1:
Solicitamos aos membros da Mesa que ocupem seus lugares reservados na primeira fileira
deste auditrio.
Mestre de Cerimnias 2:
Abrindo os trabalhos deste evento, convidamos o (a) Sr. (a) . XXXXXXXX: (ler currculo)..
(Aguardar palmas). Aguardar o discorrer da palestra.
Mestre de Cerimnias 1:
Senhor (a) XXXXXXXX:, agradecemos sua contribuio em compartilhar conosco seus
conhecimentos e convidamos o (a) aluno(a) XXXXXXXX: para entregar uma lembrana do
INTERSEC.
(aguardar palmas)
Mestre de Cerimnias 2:
Dando continuidade aos trabalhos, faremos o sorteio de alguns brindes. E aps o sorteio,
faremos uma pausa e retornaremos nossas atividades s 21h20 (adaptar caso ocorram
atrasos).
Mestre de Cerimnias 1:
Boa noite. Dando continuidade aos trabalhos do INTERSEC convidamos Senhor (a)
XXXXXXXX (ler currculo).
(Aguardar palmas). Aguardar o discorrer da palestra. (informar com placa 15 minutos e 5
cinco minutos)
Mestre de Cerimnias 2:
Senhor (a) XXXXXXXX, agradecemos sua contribuio em compartilhar conosco seus
conhecimentos. E convidamos o (a) aluno(a) XXXXXXXX, para entregar uma lembrana do
INTERSEC.
Mestre de Cerimnias 1:
Agradecemos a todos os presentes: patrocinadores, convidados, alunos, professores,
Coordenadores, Diretores, em especial ao () nosso (a) professor (a) orientador (a):
XXXXXXXX. Temos a certeza de que o INTERSEC foi bastante enriquecedor e nos motivou a
investir na Profisso de Secretariado.
Mestre de Cerimnias 2:
Muito obrigado(a) em nos prestigiar e boa noite a todos.

42
LISTA DE POSSVEIS CONTRATOS QUE SERO REALIZADOS

SERVIO

SER UTILIZADO?

Artistas
Brigada de incndio
Buffet
Comunicao visual
Decoradores
Divulgadores
Equipamentos
Equipe de limpeza
Garons
Jornalista
Mestre de cerimnias
Patrocinadores
Programadores visuais
Seguranas
Servio de decorao
Servio de recepo
Servio de txi
Servios grficos
Tradutor
Assistncia mdica
Banco
Seguro

Como estabelece direitos e deveres nos contratos? Primeiramente, preciso definir


o que espera do fornecedor, quer seja pessoa fsica ou jurdica. Neste caso, se

pretende

contratar o servio de recepcionistas, quais critrios estabelecer? Avalie o que mais


importante em funo do evento. Pode ser que a pontualidade, ou a capacitao, ou a
aparncia, ou um mix disso e muito mais. Talvez a idade conte, talvez o sexo, talvez o porte
fsico. Enfim, os critrios podem variar de evento para evento. Por exemplo, se estiver
contratando uma equipe de recepcionistas, ter que estabelecer como critrios: pontualidade,
nvel de capacitao, cordialidade, simpatia, aparncia, postura, higiene e limpeza, entre outros
aspectos.

43
MODELO DE CONTRATO PARA PRESTAO DE SERVIOS:

CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS

NOME

DO

CONTRATANTE:

Sr(a).

_________________________________________

nacionalidade, residncia e domiclio ______________________, n________, Cidade de


_________________,

Estado

__________________e

___________________,

do

CONTRATADO

CPF

ou

(Prestador(a)

______________________,

CNPJ:
de

_________________________________________
n________,

do

Servios):

de

RG:

_____________________.

nacionalidade,

Cidade

___________________, portador do RG:

portador

Sr(a).

residncia

_________________,

domicilio
Estado

__________________e do CPF ou CNPJ:

_____________________._____________________.
Contrato de prestao de Servios do tipo: Buffet para servir coffee break e coquetel, no dia
XX/XX/XXXX s XX h. Alm dos alimentos constantes na ficha anexa, rubricada por ambas as
partes, dever fornecer o servio de mo de obra para servir, limpeza, organizao e
manuteno do ambiente onde os servios sero prestados, especificamente no que tange aos
alimentos e bebidas e resduos oriundos destes.
O

pagamento

ser

de

R$

________,____,

(_________________________________________)(valor por extenso), a ser depositado na


conta corrente do contratado no dia XX, XX, XXXX.
O contratado fornecer ainda: as ferramentas, materiais e equipe de pessoal suficiente para
atender ao pblico composto de XXX pessoas, considerando o tempo de 30 minutos para cada
um dos servios contratados.

A multa por no atender a qualquer um dos itens constantes

neste contrato ser de 30% do valor acordado. Em caso de atraso, ser cobrado 10% do valor
acordado. O contratado responder ainda por danos que resultem da impercia ou negligncia
sua ou de seus empregados, segundo os princpios gerais de responsabilidade. As partes
elegem o foro de _____________, ____ para dirimirem quaisquer dvidas decorrentes do
presente contrato.
Testemunha

1:

_______________________________________________

Testemunha 2: _______________________________________________
Contratante e contratado concordam e esto ajustados com todas as normas e clausulas
estipuladas neste contrato e assim assinam o presente termo em 2 (duas) vias de igual teor, os
quais

passam

ter

fora

legal

entre

as

partes.

Local e Data: _____________________,____ de ________________ de 20___.


___________________________________
Assinatura do CONTRATANTE

Lembre-se, este um modelo. Pode adapt-lo livremente, seguindo as orientaes do


professor e as observaes da aula de Cerimonial e Organizao de Eventos.

44
CONVITE AO PALESTRANTE:
LOCAL, DATA

Ilmo(a) Sr(a).
NOME PALESTRANTE
Especialista em ..............................
Assunto: Convite para apresentao no INTERSEC ENCONTRO DE SECRETARIADO

Prezado(a)(a) Sr(a)
com grande satisfao que convidamos V. Sa para participar do INTERSEC na qualidade de
palestrante. Caso gentilmente aceite nosso convide, gostaramos de consult-lo(a) sobre a possibilidade
de apresentar a palestra sobre o tema ______________________________________________, ou outro
tema de vossa sugesto.
O INTERSEC um evento tradicional realizado pelos alunos de Tecnologia em Automao de
Escritrios e Secretariado, e objetiva realizar a interface entre Mundo Acadmico e Mundo do Trabalho,
por meio de palestras realizadas por profissionais renomados. O evento no tem fins lucrativos.

Data: XX de XXXXX de XXXX.

Local: XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pblico alvo: Alunos de Tecnologia em Secretariado.

Sugerimos o horrio de 19h45 as 20h30 para sua palestra.

Certos de contar com a ateno de V. Sa colocamo-nos a disposio para esclarecimentos que forem
necessrios.

Comisso Organizadora

45

Na

vimos um modelo de convite ao palestrante. Agora vamos ver um modelo para o

pblico. Inclua figuras, use cores leves, discretas, mas que contrastem com as letras e, em
conjunto, destaquem o convite.

CONVITE

Os alunos do 3 Semestre do Curso de Tecnologia em Secretariado da FATEC Universidade Nove de Julho tm a honra de convid-lo (a) para o evento que ocorrer no
dia............., ms, ano, horas , no Campus .......................................
PROGRAMAO
v

19:00 Recepo

19h25 Composio da Mesa Solene

19h45 Palestra ...........................

20h35 Sorteio de Brindes

20h50 Intervalo

21h20 Palestra: ...............................

22h10 Sorteio de Brindes e Agradecimentos

22h30 Encerramento

Prestigie o curso de Tecnologia em Secretariado. Venha trocar experincias com


profissionais da rea.
Participe!

46
Save the date
O save the date foi criado nos Estados Unidos onde os filhos costumam mudar-se para
estudar ou trabalhar e distanciam-se da famlia, indo para outras cidades ou estados. Assim,
os noivos encontraram uma forma de antecipadamente informarem aos familiares a data do
casamento. Eles usam o pr-convite. Se

tiver oportunidade assista ao filme: Noivas em

Guerra, neste filme eles falam do pr-convite com frequncia.


Aqui no to comum em eventos sociais, porm nos corporativos tem se tornado uma
constante. Neste caso, o objetivo atrair a ateno por meio de pequenas chamadas que aos
poucos vo esclarecendo do que tratar o evento. uma forma das pessoas no esquecerem
a data. Inicie com cerca de 50 dias antes do evento e v semanalmente ou quinzenalmente
reforando o convite. Em cada um que enviar, faa pequenas alteraes, enriquea a
informao.

Modelos:

SAVE THE DATE 1 (45 Dias antes)


Fique atento(a), em breve ocorrer o INTERSEC Encontro de Secretariado. Reserve
esta data em sua agenda: XX, XX. XXXX.
Comisso Organizadora.

==============
SAVE THE DATE 2 (30 dias antes)

Quer trocar ideias, esclarecer dvidas, debater temas de interesse da rea de


secretariado? Ento, no pode perder o INTERSEC Encontro de Secretariado. Reserve esta
data em sua agenda: XX, XX. XXXX.
Comisso Organizadora.

=================
SAVE THE DATE 3 (20 dias antes)

Est chegando. No perca a oportunidade de assistir a uma palestra com


........................................................................, profissional da rea .................................

Ter

a oportunidade de aprender mais sobre ...................................... Contamos com sua presena.


Local, data, horrio.
Comisso Organizadora.

47
AVALIAO DE EVENTOS:

Prezado(a) congressista (adapte para evento)


Com o intuito de aperfeioarmos os trabalhos, oferecendo um evento cada vez melhor,
solicitamos sua especial gentileza no preenchimento deste questionrio.
Gratos.

Escolha do

timo

Local
Data
Espao fsico
Alimentos
Bebidas
Brindes
Recepo
Cerimonial

Protocolo
Mestre

de

Cerimnias
Palestra 1
Palestrante 1
Palestra 2
Palestrante 2
Limpeza
Limpeza
banheiros
Decorao
Divulgao
O

Evento

em

geral foi
1.

Sugestes, crticas:

(reservar algumas linhas para esta questo).

Bom

Regular

Ruim

48
CARTA DE AGRADECIMENTO

Carta de Agradecimento: Convidados


Local, data, ano.

Ficamos honrados em contar com sua presena em nosso evento, pois o objetivo foi
oferecer

uma

programao

que

pudesse

ampliar

seus

conhecimentos

sobre

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
No prximo ano, no perodo de XXXXXXXXXXXXXX no local xxxxxxxxxxxxxxxxxx,
desejamos contar novamente com sua presena.

Cordialmente,

Comisso organizadora.

=======================================================================
Carta de Agradecimento: palestrante
Local, data, ano.
Ficamos honrados em contar com sua contribuio como palestrante em nosso evento.
Graas a iniciativas como a sua, tornasse possvel oferecermos um contedo de
qualidade aos nossos convidados.
Desejamos contar novamente com sua participao em eventos futuros.

Cordialmente,
Comisso organizadora.

=======================================================================

49
Em algumas situaes elegante enviar uma carta de agradecimento pela presena do
visitante, ou ao palestrante, ou ao patrocinador, ou aos colaboradores. As normas gramaticais,
ortografia, pontuao e esttica

aprendeu em outras disciplinas. Agora vamos apresentar

modelos que podem ser utilizados para convidados, palestrantes, autoridades, colaboradores,
patrocinadores. Iniciaremos nesta aula e aremos continuidade na prxima.
========================================================================
Agradecimento ao Patrocinador
Local, data, ano.

A Comisso Organizadora do INTERSEC agradece sua contribuio como


patrocinador do evento. Graas a iniciativas como esta, tornasse possvel a elaborao de um
evento com mais qualidade e o desenvolvimento discente.
Desejamos contar novamente com sua participao em eventos futuros.

Cordialmente,

Comisso organizadora.
========================================================================

50

Agradecimento ao Colaborador (Professor Orientador)


Local, data, ano.

Prezado(a)(a) Colaborador(a) (Professor orientador),


Conclumos mais um evento. Voc nos acompanhou desde o incio da idealizao
deste evento. Percebeu nossas dificuldades, esclareceu dvidas, participou de cada uma das
decises que foram sendo tomadas. Com dedicao nos ajudou a concretizar este evento,
compartilhando conosco seus conhecimentos. Por isso, o corpo discente que compem a
Comisso Organizadora do INTERSEC agradece sua contribuio como orientador deste
evento.
Obrigado(a) professor(a)!
Cordialmente,

Discentes da Comisso Organizadora do INTERSEC.

========================================================================

51
Quando conclumos um evento a sensao que temos de dever cumprido, no
mesmo? Mas para garantir o sucesso de eventos futuros essencial fazer a tabulao e
anlise dos resultados do evento. Com isso, a chance de sucesso em eventos futuros bem
maior.
Por isso, para cada pergunta faa o grfico e verifique se a resposta corresponde ao
objetivo pretendido. Com as respostas,

alimentar o checklist de outro evento. Isso fazer a

Gesto do Conhecimento em eventos. Ou seja, dados transformados em informao que


serviro de aprendizado para outros eventos.
Caso tenha dificuldades na anlise estatstica, procure ajuda com professores e/ou
colegas que dominem o assunto.

52
BIBLIOGRAFIA

LEO, Clia Pereira de Souza. Boas Maneiras de A a Z Algumas dicas bsicas para
um comportamento social adequado.14 Ed . So Paulo: STS, 1997.
OLIVEIRA, J.B. Como Promover Eventos Cerimonial e Protocolo na Prtica . So
Paulo: Madras, 2001.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao de Eventos Planejamento e
Operacionalizao. 4 Ed. So Paulo: Atlas, 2010.
GOELDNER, Charles R., RITCHIE, Brente, MCINTOSH, Robert W; trad. Roberto
Cataldo Costa. Turismo: princpios, prticas e filosofias. 8.ed. Porto Alegre: Bookman,
2002.
NETO, Franscisco Paulo de Melo. Marketing de Eventos. Rio de Janeiro: 2001.

http://pt.fifa.com/worldcup/index.html.
http://veja.abril.com.br/noticia/esporte/fifa-confirma-novo-patrocinador-para-copa-2014