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IDENTIFICAO: UMA NOVA FUNO ARQUIVSTICA?

Ana Clia Rodrigues


Professora Adjunta Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao
Universidade Federal Fluminense (UFF) Brasil
RESUMO
Estudo dos processos de identificao arquivstica, especialmente da identificao de
documentos desenvolvidos nos parmetros da tipologia documental. A identificao uma
tarefa de pesquisa de natureza intelectual, que versa sobre o documento de arquivo e o seu
rgo produtor, fundamentando as anlises para o planejamento do tratamento tcnico
documental. A pesquisa tem por objetivo lanar bases tericas para caracterizar a
identificao como funo independente no mbito da metodologia arquivstica,
sistematizando-a na perspectiva da tradio arquivstica brasileira. Alia uma dimenso
terica a uma aplicada, apresentando os estudos de caso sobre a aplicabilidade da
metodologia no contexto de gesto de documentos e de tratamento de massas acumuladas
em arquivos.
Palavras-Chave: Arquivstica; Metodologia Arquivstica; Identificao Arquivstica; Tipologia
Documental; Diplomtica Contempornea.
ABSTRACT
This study presents the archival identification processes, especially about the identification of
documents developed by documental typology parameters. The identification is a search
procedure on the archival document and its producer entity that uses intelligence to search
and records data with adequate instruments. This technique is developed in the beginning of
the documental treatment to fundament the analysis related to the production, appraisal,
classification and description of the document. The research aims to launch a theoretical
basis for characterizing the identification as an independent function within the archival
methodology, systematizing it in the perspective of the archival tradition in Brazil. Combines
a theoretical dimension to an applied, presenting case studies on the applicability of the
methodology in the context of document management and treatment of mass accumulated in
archives.
Keywords: Archival Science; Archival Methodology; Archival Identification; Typology
Documentary; Diplomatic Contemporary.

1 INTRODUO

introduo

da

gesto

documental

no

campo

da

arquivstica,

especificamente da avaliao, trouxe consigo a necessidade da formulao de


metodologias para resolver os problemas observados nos arquivos.
Revista EDICIC, v.1, n.4, p.109-129, Oct./Dic. 2011. Disponible en: <http://www.edicic.org/revista/>.

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O termo identificao surgiu no mbito da arquivstica, nos anos 80, para


designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas preocupados com a
formulao de metodologias para solucionar ou para solucionar o problema da
acumulao irregular de documentos, que se contrapunha ao emergente desafio de
implantar programas de gesto documental em pases ibero-americanos.
No mbito das experincias desenvolvidas em arquivos de pases iberoamericanos, contexto em que se insere Espanha e Brasil, nosso objeto de estudo,
surgiu o termo identificao e se iniciou a construo de uma tradio arquivstica
para identificar tipologias documentais, contextos de produo e situao material
dos arquivos. As publicaes daqueles resultados e das reflexes decorrentes
desses trabalhos vm contribuindo para a construo terica da arquivstica, no
campo das pesquisas cientficas sobre metodologias.
Nesse momento, assistimos a uma reviso da diplomtica, cujas bases
terico-metodolgicas passaram a ser utilizada para a compreenso dos
documentos contemporneos, aplicadas aos programas de gesto de documentos e
de tratamento de fundos acumulados em arquivos.
um momento de buscas pela cientificidade da rea, que reflete a
preocupao com a formulao de metodologias aplicveis a qualquer sistema
arquivstico. Era preciso dar nfase nas atividades de pesquisa para a elevao do
nvel de qualidade e construo da arquivstica, enquanto cincia.
As pesquisas da rea passaram focalizar o documento arquivstico, em busca
de caractersticas que o identificassem e propiciassem a normalizao necessria
exigida para a gesto documental. Os estudos de identificao de tipologias
documentais vm nutrindo o debate cientfico internacional sobre a formulao de
requisitos para a gesto documental, sobretudo em ambiente eletrnico. Luciana
Duranti introduz no Canad e Estados Unidos, esta nova abordagem do uso da
diplomtica

aplicada

ao

estudo

dos

documentos

eletrnicos,

discutindo

especificamente o momento de sua produo. O conhecimento terico por ela


divulgado como resultados de pesquisas cientficas, projeto cujo escopo era
entender o conceito e o mtodo da diplomtica e suas interaes com os princpios e
conceitos arquivsticos, a tornou um marco referencial na rea. Consolida
definitivamente o dilogo entre as duas reas, como base para o desenvolvimento

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de funes arquivsticas, passando a influenciar significativamente a arquivstica


internacional.
No mbito da produo cientfica da rea, a diplomtica tem se destacado
como disciplina. A diplomtica revisitada pela arquivstica encontra na identificao
arquivstica novo espao para o debate cientfico em torno do documento de arquivo,
justificando uma extensa produo cientfica sobre os aspectos que as relacionam.
Os artigos publicados revelam uma profunda reflexo sobre sua abordagem terica
e pertinncia na aplicabilidade prtica do mtodo proposto para reconhecer e
denominar o documento, constituindo-se na base sobre a qual se desenvolve o
tratamento tcnico em qualquer fase do seu ciclo de vida documental.
A arquivstica do Brasil recebeu a influncia desta nova corrente terica que
se formou, disseminando entre os arquivistas este novo conceito de documento, cujo
debate em torno de sua natureza sustentado pelo mtodo de anlise da
diplomtica contempornea. Os parmetros conceituais propostos vm fornecendo
aos arquivistas uma possibilidade de desenvolvimento de prticas normalizadas de
planejamento da produo, avaliao, classificao e descrio dos documentos de
arquivo.
Os estudos que desenvolvemos na qualidade de projeto de pesquisa de
doutoradoi tiveram como objetivo analisar e sistematizar os processos de
identificao de documentos, abordando os aspectos tericos e metodolgicos da
tipologia documental e as influncias recebidas da diplomtica como fundamento
para o desenvolvimento da tarefa, contextualizando a tarefa no mbito da
identificao arquivstica. Como continuidade desta pesquisa, verificou-se a
necessidade de aprofundamento do tema, abordando os aspectos tericos e
metodolgicos que envolvem a identificao arquivstica, contribuindo para
sistematizar as praticas desta pesquisa sobre os documentos e seus rgos
produtores, na perspectiva das instituies brasileira.
A

introduo

da

gesto

documental

no

campo

da

arquivstica,

especificamente da avaliao, trouxe consigo a necessidade da formulao de


metodologias para resolver os problemas observados nos arquivos.
Muitas inovaes nos mtodos de trabalho arquivstico apareceram no
perodo como resultado das experincias desenvolvidas. Os processos de
identificao, seu objeto e metodologia foram alvo de debates em reunies
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profissionais e mereceram a ateno de pesquisadores da rea, por praticamente


uma dcada. As experincias realizadas no mbito de sistemas de arquivos na
Espanha geraram estudos tericos e aplicaes prticas que acabaram destacando
o pas no panorama arquivstico internacional.
Na Espanha, as discusses sobre a normalizao dos processos de
identificao de documentos de arquivo, para o controle da acumulao ou
planejamento da gesto, abriram perspectivas que influenciaram a arquivstica iberoamericana e, neste contexto, a do Brasil.
Pedro Lpez Gmez (1998) relata as experincias e resultados obtidos na
aplicabilidade desta metodologia, contextualizando historicamente e referenciando
os modelos de identificao que conduziram a construo do conceito e a
disseminao desta prtica na Espanha.
Merecem destaque os trabalhos desenvolvidos pela Direo de Arquivos
Estatais do Ministrio de Cultura da Espanha, onde se formou os Grupos de
Trabalho de Administrao Institucional de Servios Scio-Profissionais (antiga
Organizao Sindical), Justia, Governos Civis, Fazenda e o Grupo de Arquivos
Administrativos, este ltimo sob a coordenao de Maria Luisa Conde Villaverde ii. O
objetivo destes trabalhos era identificar e avaliar documentos acumulados a partir de
1958, pela Administrao Geral do Estado Espanhol, depositados no Arquivo Geral
da Administrao, em Alcal Henares.
Os resultados destas experincias foram apresentados nas Primeiras
Jornadas de Metodologia para a Identificao e Avaliao de Fundos Documentais
das Administraes Pblicasiii, realizadas em Madri, em 1991, evento que consagrou
a utilizao do termo e do conceito de identificao. A partir destas jornadas a
metodologia da identificao passou a exercer grande influncia na arquivstica
espanhola em geral.
Entretanto, relata Maria Luisa Conde Villaverde (1992, p.15), era preciso ter
uma base emprica suficientemente ampla que permitisse a definio destes
princpios tericos. Tal resultado implicava contrastar as experincias espanholas
com as de outros pases de tradio semelhante. Assim surgiu o Grupo IberoAmericano de Gesto de Documentos Administrativos, do qual participavam
Espanha, Portugal, Brasil e Mxico. Seu objetivo era [...] definir e estabelecer um
modelo de tratamento de fundos, perfeitamente diferenciado do ingls e do francs,
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que at o momento eram os nicos identificados no contexto internacional e os que


determinavam o planejamento e objetivos do Comit de Arquivos Administrativos do
CIA.
As atividades do grupo passaram a ser realizada na dupla vertente espanhola
e ibero-americana, atendendo os seguintes aspectos:

Anlise da realidade administrativa e arquivstica para distinguir as


caractersticas que lhes so prprias.

Definio das bases metodolgicas que devem fundamentar o novo


modelo que se pretende desenhar.

Organizao dos distintos grupos de trabalho para aplicao das bases


metodolgicas estabelecidas sobre fundos previamente definidos para o
estudo.

O problema comum compartilhado pela arquivstica ibero-americana era a


acumulao de fundos. A metodologia proposta visava recuperar a fluidez do
sistema de arquivos, enfocando a questo sob dois pontos de vista: controlar as
sries documentais desde o momento de sua produo e quelas acumuladas nos
arquivos, definindo um limite cronolgico como ponto de partida, denominada
identificao e avaliao de fundos documentais.
O grupo estabelece as bases metodolgicas da identificao e formula o
conceito, caracterizando-a como fase independente no mbito das metodologias
arquivsticas, [...] antecedendo a avaliao e, ambas prvias a descrio no
tratamento de fundos (CONDE VILLAVERDE, 1991, p.17-18).
Em 1991, nas referidas jornadas, o conceito e o mtodo foram consolidados
definitivamente, e a identificao passou a ser entendida como o [...] processo de
investigao e sistematizao de categorias administrativas e arquivsticas nas quais
se sustenta a estrutura de um fundo, sendo um de seus objetivos principais
assegurar atravs de seus resultados a avaliao das sries documentais
(CARMONA MENDO, 2004, p.41).
Produto das experincias desenvolvidas em arquivos dos pases envolvidos,
o conceito de identificao e o mtodo analtico que o sustenta foram construdos no
interior do grupo ibero-americano, durante as reunies profissionais realizadas. A
proposta metodolgica da identificao foi encaminhada e assumida pelo Comit de
Arquivos Administrativos do Conselho Internacional de Arquivos.
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Em 1992, Maria Luisa Conde Villaverde, divulga as bases do conceito,


afirmando que se entende por identificao a [...] fase do tratamento arquivstico
que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e
arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo (CONDE VILLAVERDE,
1991, p.18) e, um ano depois esta definio incorporada pelo Dicionrio de
Terminologia Arquivstica espanhol (1993, p.37).
No incio a utilizao desta terminologia no implicou numa mudana de
propostas arquivsticas, seno que simplesmente era usada pelos autores como
sinal de modernidade, como ressalta Lpez Gmez (1998).
O tempo foi consolidando esta prtica de trabalho, tornando-a definitiva no
meio arquivstico espanhol. Os critrios passaram a ser incorporado a toda
legislao pertinente sobre sistemas de arquivos implantados no pas, tendo como
exemplo mais expressivo o Sistema de Arquivos da Andaluzia.
No Decreto 97/2000, que estabelece o Regulamento do Sistema Andaluz de
Arquivos, projeto coordenado por Antonia Heredia Herrera, a identificao
reconhecida como a [...] primeira fase do tratamento arquivstico, que consiste na
anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas e das sries documentais que produzem como base para a avaliao
documental e para a organizao e descrio arquivsticas. A identificao
obrigatria para qualquer fundo documental e dever se feita, preferencialmente,
nas reas de produo documental (Art. 27).
Anterior aos trabalhos desenvolvidos pelos grupos de arquivistas da Direo
de Arquivos Estatais encontra-se o trabalho pioneiro do Grupo de Arquivistas
Municipais de Madri, ncleo originrio da Mesa Nacional de Arquivos, que em 1981
criou um modelo de anlise para estudar a tipologia documental dos municpios iv.
Vicenta Corts Alonso, que coordenou as atividades do grupo, refere-se a este
processo de identificao, como anlise documental, cujo foco das reflexes
estava voltado para a formulao de parmetros normalizados para caracterizar,
classificar e avaliar a documentao administrativa municipal. Diante da necessidade
de implantar sistemas de gesto documental automatizados, o que supe
normalizao, [...] era imprescindvel que tivessem perfeitamente identificados, de
maneira prvia, as sries documentais, o que exigia tambm previamente o estudo
do tipo documental (LPEZ GMEZ, 1998).
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Na dimenso desta necessidade de caracterizar os tipos documentais, iniciase o debate das relaes estabelecidas entre a arquivstica e a diplomtica. O
resultado deste debate fica evidente nos vrios projetos que foram surgindo. A
Espanha registra numerosas iniciativas de criao de grupos de trabalho para
identificar e avaliar documentos de arquivo. No mbito municipal outras propostas se
destacam, com forte personalidade, apresentando resultados que somados se
traduzem numa verdadeira teoria da gesto de documentos em mbito local, como
observa Pedro Lpez Gmez (1998). Os manuais de tipologia documental,
elaborados com rigor pelo Grupo de Madri, passaram a servir de modelo para outros
arquivistas e para outros conjuntos de documentos.
O Brasil participou do movimento internacional iniciado na dcada de 80,
contribuindo com suas experincias e reflexes para construo de parmetros
metodolgicos da identificao. Os projetos desenvolvidos pelo Arquivo Nacional, no
perodo, dentro do Programa de Modernizao Institucional-Administrativav,
registram a mesma preocupao com a soluo do problema da acumulao de
fundos e da implantao de programas de gesto documental no mbito da
administrao pblica federal. Por outro lado, a situao de catica de documentos
acumulados nos depsitos do Arquivo Nacional, e nos rgos que compe a
estrutura do governo federal, justificou a criao de grupos de trabalho voltados para
a soluo dos problemas detectados.
Em 1981, criado o Grupo de Identificao de Fundos Internos (GIFI), com a
finalidade de encaminhar uma soluo para identificar os documentos acumulados
na sede do Rio de Janeiro, pois dos dois bilhes de documentos que compunham o
acervo, 50% no estava identificado e nem era conhecido de seus usurios e dos
funcionriosvi, como afirma Celina Moreira Franco, ento Diretora Geral do Arquivo
Nacional (BRASIL, 1985b, p. 5).
O maior problema enfrentado pelo grupo, ao iniciar suas atividades, foi a
ausncia de padres metodolgicos capazes de fazer frente ao desafio.
Os manuais arquivsticos internacionais no apresentavam solues
para o problema colocado o de identificar grandes volumes
documentais em arquivos pblicos -, pois nos pases que os
elaboraram, detentores quase exclusivo da produo de
conhecimento na rea de arquivologia, o desenvolvimento dos
arquivos impediu que tal situao se configurasse (BRASIL, 1985a,
p.5).

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Ainda no mesmo ano, criado outro grupo de trabalho, o Grupo de


Identificao de Fundos Externos (GIFE), com o objetivo de [...] fornecer ao Arquivo
Nacional m quadro global da documentao para possibilitar a criao de uma
poltica de recolhimento, o planejamento de uma poltica de transferncias, bem
como a implantao de um arquivo intermedirio. A experincia do grupo foi
apresentada no V Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado em 1982, no Rio
de Janeiro. O carter inovador desta metodologia proposta para o levantamento e
identificao dos acervos repercutiu no meio arquivstico brasileiro, servindo
posteriormente como referencial para os trabalhos desenvolvidos pelos arquivos
estaduais e municipais (BRASIL, 1985b, p.7-9).
Atravs da Diviso de Pr-Arquivo, o Arquivo Nacional elaborou o Projeto de
Gesto de Documentosvii, com o objetivo de estabelecer uma organizao sistmica
dos arquivos dos rgos pblicos federais. Entre 1984 e 1986, realizou-se uma
experincia-piloto, no mbito do Ministrio da Agricultura, cujos objetivos especficos
previam as etapas do programa de gesto, ou seja, o [...] controle da produo, a
avaliao e o controle sistmico dos arquivos correntes e intermedirios, e por fim
assegurar as condies adequadas para implantao de recursos automatizados
(BRASIL, 1986, p.7). Usando o termo levantamento da produo documental, os
procedimentos e os instrumentos propostos revelam a importncia estudo prvio
sobre o rgo produtor e seus documentos para efeitos de avaliao, perspectiva
que caracteriza a metodologia da identificao, preconizada pela arquivstica
espanhola.
As propostas metodolgicas decorrentes do trabalho destes grupos
transformaram-se em manuais, denominados publicaes tcnicas: Manual para
identificao de acervos documentais para a transferncia e/ou recolhimento aos
arquivos pblicos (1985b) do GIFE; Identificao de documentos em arquivos
pblicos (1985a) do GIFI e o Manual de levantamento da produo documental
(1986), resultado do projeto de gesto.
Nos objetivos das referidas publicaes, o termo identificao aparece como
fundamento do mtodo de anlise proposto para se iniciar o futuro tratamento dos
fundos acumulados - cujo texto se destina aos arquivos pblicos do Brasil que
desejam dispor de uma metodologia para identificao e registro de acervos
documentais produzidos e acumulados pela administrao publica (MANUAL...,
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1985, p.5). De outro lado, para se enfrentar o desafiante trabalho de controlar os


documentos no momento de sua produo, para efeito de avaliao dos conjuntos auxiliar aqueles que pretendem identificar os mecanismos de produo e trmites
documentais, tarefa essencial aplicao de princpios da gesto documental
(BRASIL, 1986, p.9).
A utilizao do termo, a definio dos mtodos de trabalhos e a elaborao de
instrumentos para se atingir as metas propostas, indicam que no Brasil esta fase de
pesquisa estava sendo tratada como etapa independente e necessria ante as
demais para o desenvolvimento das prticas profissionais.
Quando a documentao no sofreu nenhum tipo de tratamento,
possvel que tambm no estejam fisicamente arranjadas [...] Devese ficar claro, no entanto, que isto no implica nenhuma organizao
documental; na etapa da identificao, os documentos no sofrem
qualquer arranjo fsico. Esta uma etapa importante, pois atravs da
anlise dos seus resultados pode-se retirar subsdios para a
elaborao do modelo de arranjo (BRASIL, 1985a, p.8, grifo nosso).

Ao se referirem especificamente identificao como fase do trabalho


arquivstico, os integrantes do GIFI, no Arquivo Nacional, dizem que uma [...]
etapa necessria organizao de acervos que no tenham recebido tratamento
arquivstico

algum.

Visa

no

estabelecer

maior

controle

sobre

esta

documentao, como fornecer indicadores que possam nortear a elaborao de um


modelo de arranjo. Assim preciso reconhecer a documentao antes de organizla (BRASIL, 1985a, p.7).
As metodologias formuladas somaram-se s discusses internacionais e
foram divulgadas atravs de manuais, que passaram a servir de modelo para as
prticas desenvolvidas nos arquivos brasileiros. Este processo culminou com a
formulao do conceito incorporado pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica (2005), onde a identificao vista como uma fase do processamento
tcnico dos arquivos e definida como [...] processo de reconhecimento,
sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle
fsico e/ou intelectual.
O controle intelectual refere-se s metodologias arquivsticas usadas para
tratar tecnicamente documentos acumulados em arquivos. Trata-se de um
levantamento de dados sobre as caractersticas dos documentos arquivsticos para

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efeitos de classificao e descrio. O controle fsico refere-se a dados matrias


sobre documentos acumulados em depsitos de arquivos.
Belloto (2004, p.127) contribui tambm com a discusso sobre tratamento de
massas acumuladas, formulando requisitos para a identificao de fundos, tarefa
preliminar, realizada [...] antes de qualquer outro processamento tcnico, na
organizao no arquivo permanente. A partir dos textos publicados por Heloisa
Liberalli Bellotto em 1982, e com novas abordagens em 1990viii, so divulgados no
Brasil os estudos de anlise documental desenvolvidos pelo Grupo de Arquivistas
Municipais de Madri e apresentados com originalidade os aspectos tericos que
fundamentam a tipologia documental. Estas perspectivas abertas pela autora,
considerada como referencial terico sobre o assunto, passaram igualmente a
influenciar as prticas desenvolvidas em um segmento dos arquivos brasileiros,
especificamente no que se refere a identificao de documentos na fase de
produo. Reflexo disto so os trabalhos desenvolvidos por Ana Clia Rodrigues
(2003) no Arquivo Pblico de Campo Belo, em MG e do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo, SAESP (2004), os quais se referem ao procedimento como
identificao e anlise dos tipos documentais.
Para Rodrigues (2003, p.8), a tarefa de identificao de documentos
realizada utilizando-se como parmetro a tipologia documental e caracteriza-se
como [...] contribuio substancial para a gesto de documentos correntes e para a
identificao, organizao, eliminao e descrio de documentos acumulados.
A partir dos anos 80 e durante toda a dcada dos 90, enquanto os arquivistas
brasileiros iniciavam suas reflexes tericas e metodolgicas e tambm o processo
de sensibilizao para formulao de polticas de sistemas de arquivos, foi comum o
uso dos diagnsticos de arquivo. No interior destas propostas, constavam tarefas
especificas de identificao de documentos.

2 PESQUISA EM ARQUIVSTICA: A TIPOLOGIA DOCUMENTAL COMO


FUNDAMENTO DA IDENTIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
A identificao um tipo de investigao cientfica particular que constitui
uma ferramenta de trabalho para o arquivista. Uma metodologia de pesquisa que se
desenvolve, nos parmetros do rigor cientfico, como tarefa preliminar e necessria
s funes da classificao, avaliao, descrio e planejamento da produo
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documental. uma fase de levantamento de dados que consiste em estudar


analiticamente o documento de arquivo e os vnculos que mantm com o rgo que
o produziu, seja em fase de produo ou de acumulao. Neste sentido, um
trabalho de pesquisa e de crtica sobre a gnese documental.
A metodologia versa sobre os estudos institucionais, somados anlise
documental, fundamentados na aplicao direta do princpio da provenincia e da
ordem original. Este conhecimento sobre o rgo produtor combinado a um
processo analtico dos documentos produzidos, a partir do conhecimento das suas
caractersticas internas e externas, permite chegar identificao das sries
documentais (LPEZ GMEZ, 1998, p.39).
Esta pesquisa pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo de vida
dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produo, para
efeito de implantao de programas de gesto de documentos, ou no momento de
sua acumulao, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos.
Este tipo de pesquisa aplicada ao ensino do fazer arquivstico permite que o
estudante aprenda a investigar sobre a gnese documental, revelando os elementos
que caracterizam os documentos e registrando estas informaes em instrumentos
especficos, como condio e fundamento para o desenvolvimento das funes
arquivsticas de planejamento do tratamento tcnico documental.
No contexto da identificao, a etapa da identificao de tipologias
documentais encontra na abordagem da diplomtica contempornea seus
fundamentos tericos e metodolgicos, demonstrando a efetiva contribuio desta
disciplina para a construo terica da arquivstica e para o ensino da arquivologia,
permitindo que o arquivista se revele um produtor de conhecimento cientfico.
As tipologias, entretanto, no so reconhecveis se no se conhecer o
funcionamento da entidade produtora dos arquivos o que possibilitar o
estabelecimento do vnculo arquivstico e se no se conhecer os elementos
externos, internos e a estrutura dos documentos que os compem.
A Diplomtica uma metodologia analtica de investigao que no se fixa
preliminarmente no conhecimento dos rgos produtores, mas nos procedimentos
administrativos de criao dos documentos, sem desconsiderar, entretanto, as
estruturas organizacionais e a competncias a elas atribudas. O estudo do
documento tomado como referencia, porque ele fala por si mesmo, refletindo as
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relaes expressas entre a forma documental e o contexto administrativo de sua


produo,

conhecimento

que fundamenta

desenvolvimento

das funes

arquivsticas em qualquer momento do ciclo de vida documental.


A tipologia documental (ou diplomtica contempornea) tem como tem como
parmetro conceitual a identificao do tipo, cuja fixao depende primeiramente do
reconhecimento da espcie, conceito proposto por Helosa Liberalli BELLOTTO (2000).
A espcie documental o modelo juridicamente vlido, redigido a
partir de uma mesma construo semntica e formatado de maneira
que torne vlido e credvel seu contedo [...] A lgica da organicidade
se revela na utilizao da mesma espcie diplomtica para o
cumprimento de uma determinada funo, produzindo o tipo
documental.

A correta delimitao da tipologia documental, considerada em funo do seu


contexto de produo, de fundamental importncia para definir sua classificao,
avaliao, descrio e padres de produo, seja em suporte convencional ou
eletrnico.
Esta perspectiva aberta pela diplomtica, nesta nova abordagem denominada
tipologia documental, fundamental para a realizao de tarefas arquivsticas.
Quando se tem que analisar documentos produzidos em sistemas eletrnicos ou
para identificar tipologias dispersas entre massas de documentos acumulados, pois
a finalidade desta critica [...] compreender a ao da qual participa o documento e
o documento em si mesmo (DURANTI, 1995, p.179).
Quando no encontramos regras definidas para a gesto dos documentos o
estudo dos princpios e mtodos propostos pela tipologia documental, aponta com
clareza os elementos mais significativos e que devem ser desenvolvidos. Nesta
medida, fornecem subsdios importantes para o planejamento da produo de
documentos em outros suportes, como os eletrnicos.
Portanto, se o conhecimento das estruturas administrativas, os
procedimentos burocrticos, dos processos documentais e das
formas permite aos arquivistas realizar uma anlise comparativa das
sries arquivsticas para a seleo e aquisio, este mesmo
conhecimento os possibilita participar com competncia na produo,
mantendo o uso dos documentos correntes, iluminado-os quando se
trata de determinar o perfil do documento, a simplificao de
procedimentos burocrticos e a adoo de sistemas de classificao
e recuperao (DURANTI, 1995, p.5).

Para o tratamento de massas documentais acumuladas, a pesquisa da


gnese documental iniciada pelo estudo do documento permite reconstruir os
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vnculos de provenincia e organicidade que possam ter sido rompidos em


processos inadequados de acumulao.
Quando est diante de um documento, o arquivista trata de identificar
os elementos externos e internos da forma e de sua provenincia,
seu processo de criao e o procedimento superior em que
participaram. Quando est frente a um conjunto de documentos, a
pesquisa do arquivista deve dirigir-se primeiro para a identificao
daqueles documentos que participaram da mesma transao e, a
partir disto, do estabelecimento das relaes dos procedimentos
existentes entre eles e das relaes anlogas entre eles e os
documentos do mesmo grupo que participaram em outras
transaes. Depois disto o arquivista pesquisa como o grupo de
documentos que examina forma parte dos procedimentos e os
classifica em termos absolutos e dentro do contexto (DURANTI,
1995, p.178).

No campo da arquivologia, estas reflexes permeiam o debate em torno do


perfil profissional desejado e o modelo de ensino oferecido para form-lo.
Convm hoje que os arquivistas se aproximem dos estudos da
gnese documental. Os estudos da diplomtica e tipologia levam a
entender o documento desde o seu nascedouro, a compreender o
porqu e o como ele estruturado no momento de sua produo
(BELLOTTO, 2004, p.45).

Nesta dimenso, o conhecimento cientfico produzido sobre o documento de


arquivo na fase de identificao, constitui a base sobre a qual deve se fundamentar
toda proposta de tratamento tcnico arquivstico. Todo o processo tem inicio nesta
fase da identificao, momento do trabalho arquivstico que permite ao pesquisador
um dialogo com seu objeto de estudo, interagindo com ele, buscando respostas para
os problemas diagnosticados. Nesta dimenso, o trabalho arquivstico reveste-se de
cientificidade, contribuindo para a construo de um conhecimento terico que tenha
utilidade prtica de aplicao.

3 IDENTIFICAO: UMA NOVA FUNO NO CAMPO DA METODOLOGIA


ARQUIVSTICA?
Identificao o [...] ato ou efeito de identificar; portanto de determinar a
identidade, que o conjunto de caracteres prprios e exclusivos de uma pessoa
(algo); uma relao de igualdade vlida para todos os valores das variveis
envolvidas. Caracterizar por em evidencia o carter, assinalar, distinguir,
descrever

com

propriedade

assinalando

os

caracteres

(elementos

individualizadores) (DICIONRIO..., 1988, p.349; 127).


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Deslocando-se esta conceituao para o campo da arquivstica, identificao


seria o ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar os
caracteres prprios e exclusivos que conferem essa identidade. Significa determinar
os elementos que o individualizam e o distinguem em seu conjunto. O processo de
produo deste conhecimento implica em reunir informaes sobre o documento em
seu contexto de produo e descrever estes elementos que formam sua identidade.
O vnculo arquivstico, to bem discutido por Luciana Duranti (1997), o
componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira
natureza, que determina sua identidade, pois definido pela sua ligao com o
rgo produtor. Este conhecimento gerado no processo de identificao a base de
todo o tratamento tcnico, desenvolvido ao longo do ciclo de vida dos documentos.
Os instrumentos produzidos, que registram as informaes geradas, conferem uma
atuao segura para o arquivista planejar as demais funes arquivsticas.
No campo terico das metodologias arquivsticas, a necessidade desta
pesquisa como premissa para a realizao das prticas profissionais sempre foi
objeto de ateno dos autores. Schellenberg, comparando a atuao do arquivista
com a do historiador, chamava a ateno para a natureza desta pesquisa, prpria da
arquivstica.
O trabalho do arquivista de natureza menos analtica do que o do
historiador. Enquanto ordena e descreve os documentos, o arquivista
deve executar uma soma aprecivel de trabalho analtico, mas este
diz respeito principalmente averiguao de como foram criados os
documentos. Pertence isto natureza do trabalho historiogrfico,
mas a investigao histrica dirigida para a descoberta da origem
dos documentos, no para seu significado [...] O arquivista se
certifica da origem dos documentos para arranj-los e descrev-los.
A metodologia da arquivstica suscetvel de ser mais claramente
definida do que a da histria (SCHELLENBERG, 1980, p.81).

Luciana Duranti (1995, p.2) reitera a necessidade de o profissional conhecer


bem o elo que une o documento ao rgo que o produziu, afirmando que se o
arquivo um todo constitudo por partes e impossvel entender e controlar o todo
sem compreender e controlar suas partes ainda que as mais elementares.
Discutindo a tarefa da identificao na abordagem da diplomtica enfatiza que
essencial reconhecer como o contedo informativo do fundo
arquivstico determinado pelas funes de seu criador, como a
forma (a organizao de conjuntos de documentos dentro do fundo)
determinada pela estrutura organizacional dentro da qual se
produzem e como a forma e inter-relaes de seus documentos
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(dentro de cada conjunto) so determinadas pelas atividades e


procedimentos que as geraram (DURANTI, 1995, p.202).

A literatura registra o uso do termo identificao, com suas variveis, para


designar processos de trabalho realizados sobre os documentos, os rgos
produtores e sobre arquivos.
Na Espanha, o tema da identificao foi objeto de amplo debate nacional,
ocupando as reflexes em mesas de debates profissionais, nas quais se discutiam
formulao de princpios e padronizao dos procedimentos metodolgicos
propostos.
Para uma corrente terica de autoresix, esta fase do tratamento arquivstico
denominada identificao, vista como a primeira fase da metodologia arquivstica,
do tipo intelectual, definida como um processo de investigao e sistematizao das
categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um
fundo. No modelo de identificao desenhado por Maria Luisa Conde Villaverde
(1992, p. 42) para o Arquivo Geral da Administrao, o seu objeto o [...] elemento
orgnico (sujeito produtor) e o elemento funcional (tipo documental). Segundo o
Dicionrio de Terminologia Arquivstica espanhol (1993, p.37), o foco da
identificao so as categorias administrativas e categorias arquivsticas.
A identificao consiste na pesquisa sobre os elementos implicados na
gnese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido. Entendendo por sujeito
produtor, a pessoa fsica, famlia ou organismo que produziu e/ou acumulou o fundo
e por objeto produzido, a totalidade do fundo e cada uma dos agrupamentos
documentais que o integram (CARMONA MENDO, 2004, p.42).
A base metodolgica da identificao a aplicao de maneira direta dos
princpios da provenincia e o da ordem originalx, sua melhor ferramenta, pois
estes princpios [...] dirigem o tratamento dos documentos ao longo de toda sua
vida, estabelecendo as operaes arquivsticas que so prprias de cada fase (LA
TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p.40-41).
Permanecem, entretanto, algumas questes inditas no mbito destas
discusses tericas, que merecem aprofundamento em suas anlises: possvel
reconhecer a identificao como funo independente no contexto das metodologias
arquivsticas e neste sentido utilizar os padres estabelecidos no ensino da
arquivologia? Podemos falar de uma metodologia de identificao, especificamente

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brasileira, que merea uma sistematizao dos mtodos e instrumentos elaborados,


a exemplo do que vem fazendo a Espanha?
Nesta perspectiva, essa pesquisa tem por objetivo lanar bases tericas para
caracterizar a identificao como funo independente no mbito da metodologia
arquivstica, sistematizando-a na perspectiva da tradio arquivstica brasileira. Para
seu desenvolvimento, aliar uma dimenso terica a uma dimenso aplicada. Do
ponto de vista terico, busca-se especificamente analisar a dimenso conceitual da
identificao no contexto das metodologias arquivsticas e sistematizar os
procedimentos tpicos destas fases, servindo como referencial metodolgico para a
realizao de prticas arquivsticas desenvolvidas no Brasil. Na dimenso aplicada,
tem por objetivo desenvolver estudos de caso de identificao arquivstica no mbito
de programas de gesto de documentos e tratamento de massas documentais
acumuladas em arquivos, verificando a aplicabilidade dos princpios tericos e
metodolgicos da identificao.
A disciplina tambm oferecida pelo Programa de Ps-Graduao em
Cincia da Informao (PPGCI) da UFF, no mbito da linha Fluxos e Mediaes
Scio-Tcnicas da Informao e como tema de pesquisa vinculado a mesma linha.
O Grupo de Pesquisa Gnese Documental Arquivstica desenvolve estudos
tericos e aplicados sobre a origem e a estrutura do documento de arquivo
(convencional ou eletrnico), usando procedimentos do Direito, da Administrao e
da Diplomtica; as funes e atividades administrativas refletidas nos tipos
documentais dos arquivos de entidades de natureza pblica e privada e as relaes
dos conceitos estudados pela Diplomtica e pela Tipologia Documental com as
funes arquivsticas: identificao, produo, avaliao, classificao e descrio.
Os pesquisados envolvidos preocupam-se ainda, com a identificao e anlise dos
tipos documentais como fundamento para a construo de instrumentos de gesto
documental (tabela de temporalidade, plano de classificao e bancos de dados de
identificao) e de descrio (instrumentos de pesquisa, convencionais ou
informatizados). Na dimenso aplicada, so realizados estudos de caso de
identificao arquivstica no mbito de programas de gesto de documentos e de
tratamento de massas documentais acumuladas em arquivos de instituies pblicas
e/ou privadas, verificando a aplicabilidade dos princpios tericos e metodolgicos
obtidos como resultado desta pesquisa.
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Integram o grupo, pesquisadores e alunos do Programa de Ps Graduao


em Cincia da Informao (Mestrado) e do Curso de Graduao em Arquivologia da
UFF, que desenvolvem pesquisa de TTC e Iniciao Cientfica (PIBIC), alm de
tcnicos da rea de Gesto de Documentos do Arquivo Pblico do Estado do Rio de
Janeiro e da Casa Civil do Governo do Rio de Janeiro.
Como estudo de caso vem sendo desenvolvido o projeto de pesquisa
Identificao arquivstica: utilizando a diplomtica contempornea como fundamento
metodolgico no Programa de Gesto de Documentos do Governo do Rio de
Janeiro, projeto financiado pelo Programa Jovem Pesquisador UFF 2009. Neste
estudo, so aplicados os parmetros da diplomtica contempornea para a
identificao da tipologia documental, objetivando a normalizao de procedimentos
para classificar e avaliar os documentos das Secretarias de Fazenda e de
Planejamento do Governo do Estado do Rio de Janeiro no mbito do Projeto de
Gesto de Documentos, atravs de parceria institucional estabelecida entre o
Arquivo Pblico do Estado / Casa Civil do Governo do Estado do Rio de Janeiro e a
Universidade Federal Fluminense.

4 CONSIDERAES FINAIS

O ensino e a pesquisa em diplomtica, dentro desta nova abordagem da


tipologia documental, um recurso pedaggico que permite ao aluno apresentar
resultados acadmicos, tanto tericos como prticos, que se traduzem em
contribuio cientfica para a arquivstica, no campo do desenvolvimento de
metodologias para o tratamento de arquivos.
A identificao, enquanto pesquisa realizada sobre os documentos de arquivo
efetuada com metodologia preconizada pela diplomtica contempornea, que
confere ao trabalho arquivstico a dimenso da qualidade cientfica. O arquivista
deve ser formado atravs da pesquisa, como maneira de estimul-lo a pensar e
intervir na realidade que se apresenta em seu ambiente profissional.
Do ponto de vista do ensino, confere ao estudante a segurana para a
tomada de decises durante o seu processo de formao, que dispe de um
referencial terico-metodolgico que lhe permite olhar para o documento em seu

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conjunto a partir de critrios cientficos, atingindo assim a normalizao necessria


para o desenvolvimento de suas prticas profissionais.
na diplomtica que a arquivstica encontra os elementos que contribuem
para a formao de profissionais com mais segurana no desenvolvimento das
prticas arquivsticas, com nova imagem, aptos para responderem a estes desafios
impostos pelas necessidades da sociedade moderna. Nessa proposta de formao,
o objetivo que o aluno assimile o mecanismo de produo do conhecimento
cientfico e o papel da metodologia como instrumento de enriquecimento da prtica
arquivstica, mediante a aplicao dos princpios tericos. O aluno desenvolve sua
capacidade de anlise e sntese, utilizando esta ferramenta como referencial para
suas prticas profissionais. Isto permite otimizar a proximidade entre teoria e prtica,
colocando o profissional em contato com programas concretos de trabalho que lhes
possibilitam dispor de critrios para reconhecer e tratar documentos de arquivo.
Estes estudos possibilitam o delineamento de um perfil profissional analtico,
que fundamenta sua atuao na reflexo critica sobre a natureza e caractersticas
do documento. No atua mais repetindo modelos e tcnicas consagrados pela
literatura tradicional, cuja aplicabilidade nem sempre adequada realidade em que
se encontra o objeto a ser tratado.
Espera-se que os resultados obtidos como produto destas reflexes possam
trazer novos elementos para sistematizao das tarefas arquivsticas realizadas nos
parmetros do rigor cientfico, contribuindo para a construo do conhecimento da
rea.

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de Janeiro: Ed. FGV, 1980.

NOTAS
i

RODRIGUES, A. C. Diplomtica contempornea como fundamento metodolgico da


identificao de tipologia documental em arquivos. So Paulo: USP, 2008. Tese (Doutorado)
Programa de Ps-Graduao em Histria Social - Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias
Humanas - Universidade de So Paulo, So Paulo. Disponvel em:
<www.teses.usp.br/teses/.../8/.../TESE_ANA_CELIA_RODRIGUES.pdf>. Acesso em: 26 set. 2010.

ii

Cf. La Torre Merino; Martin-Palomino y Benito (2000, p.11) e Carmona Mendo (2004, p.41).

iii

Cf. Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos
Documentales de las Administraciones Publicas, 1991. Madrid: Direccin de Archivos Estatales,
1992.

iv

Cf. CORTS ALONSO (1989; 2005).

Este programa teve inicio em 1980, durante a gesto de Celina Moreira Franco, frente a direo do
Arquivo Nacional e foi objeto de convenio firmado entre o arquivo e a Fundao Getlio Vargas
(ARQUIVO NACIONAL, 1985b, p.7).

vi

O trabalho realizado pelo grupo teve durao de um ano e meio e como resultado, o
reconhecimento de 1.500 metros lineares de documentos, provenientes da Seo do Poder
Executivo, que integram o acervo da Diviso de Documentos Escritos do Arquivo Nacional. O
projeto coordenado por Regina Celie Simes Marques e Vera Moreira Figueira foi idealizado por
Maria Amlia Porto Miguez e Clia Camargo.

vii

O projeto era coordenado por Jos Maria Jardim, ento Diretor da Diviso de Pr-Arquivo do
Arquivo Nacional, integrado pela seguinte equipe do arquivo: Norma de Ges Monteiro, supervisora
geral na fase de implantao, e Eliana Furtado de Mendona e Ana Maria Varela Cascardo
Campos, superviso tcnica.

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129

viii

BELLOTTO (1982; 1990).

ix

Cf. Conde Villaverde (1992, p. 72); Diccionario de Terminologa Archivstica (1993, p. 37); La Torre
Merino e Martin-Palomino y Benito (2000, p.14) e Alberch i Fugueras (2004, p.108).

Principio de provenincia quer dizer, no misturar os documentos gerados por diferentes rgos
produtores e, conseqentemente o da ordem original, que significa no romper com a ordem
natural de produo dos tipos documentais oriundos dos procedimentos administrativos que o
determinaram (HEREDIA HERRERA, 2003, p.5-6).

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