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Gesto das Informaes Organizacionais

4/5 Adm. de Empresas

GESTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO


1. Introduo
evidente, na atualidade, que nada poderia funcionar sem uma quantidade
significativa de informao como elemento que impulsiona os fenmenos sociais e que
por eles impulsionada. Pessoas e organizaes pblicas ou privadas dependem da
informao em seus processos decisrios. Entretanto, para ser utilizada
estrategicamente, fundamental que a informao seja gerida em favor da sobrevivncia
e competitividade organizacional.
Este processo, a gesto da tecnologia da informao (GTI), responsvel por
gerir tanto os recursos internos quanto os externos organizao. A partir da dcada de
1980 a gesto da TI inicia uma trajetria de crescente importncia na vida das
organizaes; importncia que a coloca no mesmo patamar dos demais trabalhos e
processos, como a gesto de RH, gesto de processos, gesto de negcios.
Assim, a gesto de TI passou a ser considerada mais uma atividade essencial,
como qualquer outro tipo de trabalho desenvolvido nas organizaes. Cada organizao
tem um fluxo de informao que lhe peculiar e este fluxo objeto importante da gesto
da TI que deve mape-lo, identificando pessoas, fontes de informao, tecnologia
utilizada, produtos e servios, compondo esse conjunto estruturado de atividades relativas
forma como informao e conhecimentos so obtidos, distribudos e utilizados. Todas
as etapas e atores do fluxo de informao precisam ser identificados e nomeados a fim de
detectar as influncias que exercem sobre o processo e antever problemas que possam
surgir.
Para que isto se realize, a gesto da TI deve se apoiar em polticas
organizacionais que propiciem a sintonia e o inter-relacionamento entre as unidades ou
setores da instituio. Esta uma condio imprescindvel para que os procedimentos
direcionem os fluxos de informao para a gesto.
Mas, alm desses, quais seriam os outros elementos fundamentais para a
gesto de TI? Estamos falando de um processo que social, portanto, as pessoas e suas
relaes, mais que qualquer outro elemento, so preponderantes para a efetivao da
gesto da TI. No h dvida de que a credibilidade e o sucesso de qualquer projeto de TI
sero responsabilizados s pessoas que o direcionam e o condicionam de acordo com os
objetivos pretendidos.
Alm das pessoas, diferentes recursos de informao so mobilizados para
que a gesto cumpra sua funo. Esses recursos compreendem: tecnologia da
informao, servios e sistemas de informao. Portanto, a gesto da TI adere-se no
apenas aos processos de organizao da informao, mas tambm s necessidades de
informao; centra-se nos fluxos e aes referentes informao, e no somente nos
sistemas de informao.
Infelizmente a organizao da informao ainda um recurso inacessvel para
muitas instituies que no desenvolveram habilidades para capitalizar as informaes
que detm ou tm acesso. Por essa razo a gesto da TI pode ser uma estratgia que
maximiza recursos, em que as pessoas, por meio de suas atividades e produo, possam
melhor compartilhar a informao. Em consequncia sero criados ativos de
conhecimento e informao que produziro ambientes de aprendizagem que tragam
maiores vantagens s organizaes.
Existe um consenso entre especialistas das mais diversas reas de que as
organizaes bem-sucedidas no sculo XXI sero aquelas centradas no conhecimento,
no fluxo intenso de informaes e em pessoas capacitadas participando de decises.
Prof. Leandro de Freitas Martins

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Nesse contexto, as tecnologias da informao adquirem uma importncia sem


precedentes, invadindo todo o processo produtivo, incluindo distribuio, transporte,
comunicao, comrcio e finanas.
Embora seja relativamente fcil (ainda que caro) adquirir a tecnologia da
informao, quase nunca simples incorpor-la com sucesso, pois extremamente
complicado mudar a estrutura, a cultura, os processos e os hbitos de uma empresa, e
muito difcil encontrar lderes capazes de levar esse processo adiante.
Entender os usos e impactos que a tecnologia da informao pode ter para o
negcio passou a ser uma competncia essencial para o sucesso profissional em
qualquer rea de atuao.
2. O que Tecnologia da Informao?
O termo Tecnologia da Informao serve para designar o conjunto de
recursos tecnolgicos e computacionais para a gerao e uso da informao. A TI est
fundamentada nos seguintes componentes (Rezende, 2000):
- hardware e seus dispositivos e perifricos;
- software e seus recursos;
- sistemas de telecomunicaes (redes);
- gesto de dados e informaes;
- pessoas.
3. Por que usar Tecnologia da Informao?
Algumas das razes que levaram disseminao do uso da TI:
- nica maneira de fazer determinado trabalho;
- melhorar processos internos;
- aplicar controles melhores;
- reduzir custos;
- melhorar a qualidade e disponibilidade das informaes importantes interna e
externamente organizao;
- agregar valor aos servios e produtos ofertados por uma organizao.
O principal benefcio que a tecnologia da informao traz para as organizaes
a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informaes e
conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas
de informao mais modernos oferecem s empresas oportunidades sem precedentes
para a melhoria dos processos internos e dos servios prestados ao consumidor final.
Na era em que vivemos, o sucesso das empresas passou a depender de sua
capacidade de inovar das reas de produtos, servios, canais e processos. Nesse
contexto, a tecnologia da informao assume um papel crtico, permitindo s
organizaes modificar-se rapidamente e levar essas inovaes at o mercado.
A necessidade de operar num ambiente dinmico faz com que as empresas
precisem concentrar-se em adquirir excelncia operacional, o que exige, entre outros
requisitos, a disponibilidade de sistemas de informao integrados, confiveis e de alta
velocidade, alm de outras tecnologias, a fim de obter maior eficincia e controle
operacional. Por exemplo, os funcionrios tm sua disposio sofisticados
computadores portteis que lhes permitem inserir e extrair informaes crticas, reduzindo
significativamente o tempo necessrio para tomar decises e fechar negcios.
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4. Como funciona um Departamento de Tecnologia da Informao?


Dentro de uma organizao, a unidade, departamento ou setor de Tecnologia
da Informao responsvel por todas as suas funes de informtica. A unidade de TI
precisa ter uma estrutura organizacional bem definida, com as responsabilidades de suas
unidades organizacionais claramente estabelecidas, documentadas e divulgadas, e
polticas de pessoal adequadas, quanto seleo, segregao de funes, treinamento e
avaliao de desempenho. Esta estrutura necessria para que se gerencie
racionalmente os recursos computacionais da organizao, de modo a suprir as
necessidades corporativas de informao de forma eficiente e econmica. Um
departamento de TI de uma empresa de grande porte apresenta, tipicamente, as
seguintes divises:
a) Administrao
A administrao do departamento de TI j no mais vista como uma
subfuno do Departamento de Pessoal ou de Administrao, mas sim como uma diviso
corporativa separada, com seu prprio Diretor Executivo.
b) Desenvolvimento e Suporte de Aplicao
Diviso dedicada ao projeto, desenvolvimento e manuteno de softwares
aplicativos. Pode englobar muitas equipes de desenvolvimento, formadas por analistas de
sistemas, projetistas de sistemas e programadores.
c) Operaes
Responsvel pela organizao e operao rotineira do hardware de
computador e dos sistemas operacionais. Eles prestam servios para as equipes de
desenvolvimento de aplicativos e para os usurios de sistemas em operao.
d) Suporte de Produo
Faz a interligao entre o usurio, a Diviso de Operaes e a Diviso de
Comunicao de Dados, prestando servios na determinao de problemas e registro de
defeitos. Este grupo tambm pode prover servios de administrao de banco de dados
para aplicaes.
e) Software de Sistemas
Diviso responsvel pela instalao e manuteno do software de sistemas, e
pelos servios de suporte de natureza tcnica para o resto do pessoal de TI e usurios
finais. Esto encarregados de providenciar para que o hardware e o software de sistema
operem com um desempenho timo.
f) Redes
A Diviso de Redes ou de Comunicao de Dados oferece servios para os
usurios do sistema que estejam experimentando problemas de comunicao ou desejam
comunicar-se com dispositivos ou usurios remotos. Eles so responsveis pelo
desenvolvimento e manuteno da rede de comunicao da organizao.
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5. O que Planejamento da Informao?


A tecnologia da informao tem um custo elevadssimo, e os computadores
no possuem poderes mgicos de resolver problemas de gesto, racionalizar processos
ou aumentar a produtividade. Mquinas e softwares idnticos executaro maravilhas em
organismos bem-estruturados e organizados, mas sero apenas uma fonte de gastos
naqueles que no planejarem adequadamente suas necessidades de informao.
O bom aproveitamento das facilidades trazidas pela tecnologia da informao
depende de um processo peridico e estruturado de planejamento da informao. Para
isso, os administradores precisam se preocupar em adquirir uma viso estratgica de
como os sistemas de informao da organizao devero ser implementados ou
alterados, de forma a atender as necessidades de informao da organizao por um
perodo considerado adequado.
O planejamento da informao deve resultar em um documento - um plano
estratgico que defina a direo futura dos recursos de TI, refletindo as polticas, padres
e procedimentos de recursos de informao como um todo, e oferecendo orientao para
todos os setores da organizao.
O plano estratgico ou estratgia de TI o ponto de partida para qualquer
investimento em tecnologia, identificando as mudanas futuras que devero constar dos
planos e oramentos do departamento de tecnologia da informao.
6. Gesto Estratgica de TI
A complexidade do contexto atual obriga que as organizaes deixem de tratar
a TI como um problema tecnolgico que precisa de solues tecnolgicas, e passem a
administr-la como uma oportunidade para responder aos constantes desafios impostos
pelo mercado. O impacto das novas tendncias em TI est no domnio de negcio - perda
de posio competitiva, surgimento de produtos ou servios substitutos, e assim por
diante. Dessa forma, o domnio da TI est rapidamente adquirindo um status de agente de
desenvolvimento e definio de estratgias em diferentes nveis - corporativo, de negcio
e funcional. O sucesso vai ser alcanado por aqueles que conseguirem utilizar com
criatividade o poder da TI para resolver problemas de negcio.
Por um lado, os recursos tecnolgicos esto se tornando cada vez mais
sofisticados e menos onerosos; por outro lado, a maior parte dos gerentes e executivos
ainda no se deram conta do potencial da TI, e tampouco iniciaram o necessrio
movimento em direo do reconhecimento do seu papel fundamental para a gesto em
nvel estratgico. medida em que os gerentes fizerem as mudanas necessrias a fim
de permitir a explorao das possibilidades abertas pela TI, as organizaes iro
testemunhar um aumento significativo dos benefcios por ela gerados.
Diferentes organizaes apresentam estruturas, culturas internas e
necessidades de informao extremamente variadas. Por esse motivo, no existem
frmulas prontas sobre como administrar os recursos de tecnologia da informao de
forma estratgica e lucrativa. Cabe a cada organizao encontrar uma abordagem
adequada s suas necessidades especficas em gesto da informao e dos recursos de
TI.
7. Gesto de Dados
Uma das fontes mais importantes para qualquer organizao a sua coleo
de dados. Sem os dados e a capacidade de process-los, uma empresa no teria
condies de completar com sucesso a maioria das atividades.
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A razo da busca de processamento dos dados se d pela prpria definio


do que seja dado e informao.
DADO - pode-se entender o dado como um elemento da informao (um
conjunto de letras ou dgitos), que, isoladamente, no transmite nenhum conhecimento.
INFORMAO - o tratamento e a estruturao dos dados geram uma
informao.
Para que se cheguem informao desejada os dados so geralmente
organizados em uma hierarquia, que comea com o menor dado usado pelos
computadores (bit) e vai progredindo na hierarquia at o banco de dados.
Vantagens de usar banco de dados:
- diminui a redundncia de dados;
- eliminao de inconsistncias;
- compartilhamento dos dados;
- padronizao dos dados;
- restries de segurana;
- modificao e atualizao mais fceis;
- maior padronizao do desenvolvimento de programas.
Desvantagens de usar banco de dados:
- custo relativamente alto;
- equipe especializada;
- vulnerabilidade aumentada.
A estrutura das relaes do banco de dados pode ser demonstrada atravs de
vrios modelos que representa a estrutura fsica no qual o armazenamento dos dados
dever ser projetado. O modelo de banco de dados selecionado deve ser projetado
para armazenar todos os dados relevantes para a empresa e fornecer acesso rpido
e modificaes fceis. Esse projeto deve ser feito pelo administrador de banco de dados
com o apoio da alta administrao e possveis usurios. O projeto deve responder as
seguintes questes:
- contedo: que dados devem ser armazenados?
- acesso: que dados devem ser fornecidos a qual (ais) usurio (s)?
- estrutura lgica: como devem ser organizados?
- organizao fsica: onde os dados devem estar fisicamente localizados?
Os sistemas de informao so projetados para ser parte integrante dos
processos empresarias e darem apoio s metas da corporao. Os dados servem como
entradas para um sistema de informao global da empresa; os bancos de dados so
usados para organizar os dados para uso eficiente. Assim, o projeto e uso de um
banco de dados tm um papel crucial no apoio aos negcios e no pode ser
subestimado.
Contudo, apesar dos benefcios causados pela tecnologia de banco dados, ela
tambm possibilita que as organizaes mantenham dados que podem ameaar a
privacidade individual. Essa ameaa aumenta quando as organizaes permitem que os
bancos de dados e os armazns de dados internos contendo informaes pessoais sejam
acessados por pessoas ou entidades externas utilizando a internet.
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Concluses da Gesto da Tecnologia da Informao


Gerir hoje envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de
atividades do que no passado. Consequentemente o gestor de hoje precisa estar apto a
perceber, refletir, decidir e agir em condies totalmente diferentes do que antes.
A maioria das decises sobre tecnologia da informao na empresa inclui-se
em uma destas quatro reas: infra-estrutura de hardware e comunicaes que inclui a
quantidade e os tipos de computadores que a organizao utiliza, o software operacional
que neles rodam e as redes de comunicaes que permitem que os indivduos e os
computadores consigam falar uns com os outros; os aplicativos que so os programas
de computadores com processos e funes especficas que a organizao utiliza e
tambm o processo atravs do qual esses aplicativos so criados, mantidos e
gerenciados; os dados, claro, so todas as informaes da empresa; e a organizao
que o suporte humano.
A nfase na gesto vem da necessidade de aperfeioar continuamente os
processos de negcio, pelo aprendizado e inovao permanentes. Novos mtodos de
gesto, novas ferramentas de apoio, novos sistemas de informao, tudo isso representa
o esforo por aperfeioar a gesto e a TI um elemento bsico nesse aperfeioamento,
pois responsvel pelo alto processamento de dados a um custo menor, fornecendo
informaes que reduzam sua margem de erro no processo decisrio.
A tecnologia da informao pode:
a) melhorar significativamente alguma coisa que j feita;
b) mudar drasticamente a forma pela qual alguma coisa feita;
c) satisfazer uma necessidade reconhecida;
d) criar a possibilidade de uma nova necessidade.
e) permite coletar, analisar e compartilhar informaes no disponveis
anteriormente s empresas.
Diante desse contexto e dos componentes da TI apresentados, importante
que o administrador tenha conhecimento de como gerir a tecnologia, pois negcios
puxam tecnologia e tecnologia gera negcios.

Referncias
BEAL, Adriana (2000). Manual de Gesto de Tecnologia da Informao. Vydia
Tecnologia.
GAO (1998). Information Technology Issues. Washington-DC, EUA.
INTOSAI (1996). IT Audit Training for INTOSAI. Barbados.
REZENDE, Denis A., ABREU, Aline F. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas
de Informao Empresariais. So Paulo: Atlas, 2000.

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