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Guidepourl'usaged'unlogiciel
03/10/2013
1 Notions connatre
1.1 Document Nuxeo
Tout est document sur nuxeo. Un simple fichier peut tre un document nuxeo. Mais plusieurs
fichiers peuvent tre regroups dans un seul document nuxeo. Autre exemple, un dossier est aussi
considr comme un document par nuxeo.
Nuxeo offre un certain nombre de documents par dfaut : fichier, note, dossier, espace de travail,
section, etc. (voir paragraphe plus loin pour avoir la liste avec commentaire).
Des types de documents personnaliss peuvent aussi tre crs, ils permettent de qualifier vos
documents et de leur ajouter du sens supplmentaire. Cela permet galement de faciliter les
recherches parmi ces documents.
Par exemple, un type Plan a t cr pour le service du Patrimoine qui permet de stocker les
plans des btiments selon le lieu concern (btiment A3 par exemple), le type de plan (plan tage,
rseau eau, plan de masse, etc) et l'anne du plan.
Si vous tes intress par la cration d'un type personnalis, veuillez vous adresser au ple Web-Ent
du CRI afin que nous tudions cette possibilit ensemble.
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Pour viter de multiplier les domaines, nous avons dcid de restreindre la cration d'un seul
domaine par service/UFR/laboratoire.
Un nouveau domaine ne peut tre cr que par les super -administrateurs de nuxeo. Si vous
souhaitez la cration d'un domaine et aprs avoir pris connaissance de ce guide, la demande doit
tre faite auprs du Ple Web-Ent du CRI.
La visibilit du domaine lui-mme dpend des droits qui y sont affects. Certains espaces
positionns sous le domaine peuvent tre ouverts davantage de personnes que le domaine luimme.
Par exemple, seuls les membres du service SPCET voient le domaine SPCET en se connectant
nuxeo et seuls les membres du service Hygine et Scurit voient le domaine Service H&S. Mais
les membres du CHSCT ont accs un espace nomm CHSCT qui se trouve dans le domaine
Service H&S.
Vue pour un personnel du
service Hygine et Scurit
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Un domaine est lui-mme compos de 3 espaces distincts nomms par dfaut : section =espace
de diffusion, workspace =espace de travail et template = modles :
Ils peuvent tre renomms pour tre plus explicites selon le contexte :
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les publier. Je prcise bien l'intention car le conseil que je peux vous donner, c'est de ne pas les
supprimer totalement ! Je vous conseille de les masquer vos contributeurs et lecteurs car le jour
o vous souhaiteriez les utiliser, il sera toujours possible de les activer par le biais des droits
positionns. Si vous les avez supprims, il pourrait tre trs difficile voire impossible de les
recrer.
Un espace de travail permet galement de spcifier des types de recherche cible. Par exemple, dans
l'espace de travail Plans , la recherche se fera sur les caractristiques des documents de type
Plan : btiment concern, type de plan, anne du plan. Voir les paragraphes sur la recherche dans
les deux guides pour plus de prcisions.
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aprs le domaine, que nous surnommons espace de diffusion racine de ceux qui vont se trouver
dans la hirarchie plus bas.
Vous pouvez crer une hirarchie d'espaces de diffusion partir de l'espace de diffusion racine
autant que vous le souhaitez. Mais vous ne saurez pas crer directement autre chose qu'un espace de
diffusion :
Un espace de diffusion est destin recevoir la dernire version jour de vos documents, en vue de
les communiquer votre public. Il n'est qu'un rceptacle.
Des documents apparatront dans cet espace ds lors que vous les aurez publis depuis l'un de vos
espaces de travail (voir guide du contributeur pour plus de prcisions).
Si vous grez les versions de document, vous pourrez ainsi publier une 1re version d'un document
puis les versions ultrieures, sans avoir changer le lien vers le document diffus, depuis votre site
internet par exemple.
Jour 1 :
Publication de la version 1.0 du document Rgles diffuser :
puis insertion du lien vers le document dans le site web (voir comment rcuprer un lien vers un
document dans le guide du contributeur)
Quelques jours plus tard, publication de la nouvelle version (2.0) du document :
Pas de changement faire sur votre lien vers ce document depuis votre site internet : en cliquant
sur le lien, les personnes auront automatiquement la version 2.0 de votre document, ce qui, avouezle, est super confortable, non ? !...
Si vous voulez communiquer certains de vos documents, ce mcanisme de publication est trs
pratique et trs puissant. Pour autant, vous n'tes pas oblig de l'utiliser et vous pouvez choisir de
donner directement accs aux documents dans vos espaces de travail. Cela vous libre de l'opration
supplmentaire qui est de publier le document. L'inconvnient par rapport la publication est que
vous ne matrisez pas la version publie, dans l'espace de travail, ce sera toujours la dernire version
du document qui sera communique. Or, vous pouvez souhaiter modifier vos documents au fil des
remarques qui vous parviennent, en utilisant liveedit qui vous dispense d'un passage par votre
disque local, mais ne vouloir publier que lorsque vous estimez que votre document a atteint un
niveau de mise jour satisfaisante. Il s'agit d'un choix d'organisation.
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Utilisation du
modle
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Cration
ici de la
structuremodle
Cration des
btiments
s'appuyant
sur la
structuremodle
Structures cres automatiquement
par nuxeo grce au modle
BtimentType
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Utilisateur
Dupont avec
droit criture et
accs tous les
dossiers prsents :
Ici, impossible de
masquer l'un ou l'autre
l'un de ces 2 documents
car ils ne sont pas du type
dossier, espace ou section.
Utilisateur
Durand avec
droit lecture (absence
du bouton
Nouveau
document ) et sans
visualisation du
dossier en accs
restreint :
Tout document nuxeo autorisant la gestion des droits hrite par dfaut des droits de son parent. Il est
possible de bloquer cet hritage.
Il est possible d'attribuer, en plus ou la place de ces droits hrits, des droits locaux.
Liste des droits positionnables : Accorder ou Refuser : Lecture / Ecriture (inclus supprimer) /
Supprimer / Grer les versions / Grer (tous les droits) / Commenter / Modrer
Dans la ralit, vous utiliserez essentiellement les droits Lecture / Ecriture / Grer (tous les droits).
Il peut tre intressant d'utiliser Refuser/Supprimer pour retirer ce droit de suppression tout en
laissant le droit Ecriture.
Attention ! au mme niveau, un Accord de droit est prioritaire un Refus du mme droit.
Exemple : j'accorde le droit local Ecriture Monsieur Dupont et je lui refuse le droit local
Supprimer : Monsieur Dupont gardera le droit de supprimer. Par contre, si par hritage,
Monsieur Dupont a le droit Ecriture et que je lui refuse le droit Supprimer en droit local, il
n'aura pas le droit de supprimer.
Exemple :
Nom espace/dossier
Domaine CRI
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Droits hrits
Bloqus
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Droits locaux
Lecture / Tous les personnels du CRI
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Nom espace/dossier
Documents du Service (=Workspaces)
Droits hrits
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Droits locaux
Hrits
Pas de supplment
Bloqus
Scurit (=Espace)
Bloqus
Web-Ent (=Espace)
Bloqus
Hrits
Pas de supplment
Bloqus
Grouper (=sous-section)
Hrits
Nuxeo (=sous-section)
Hrits
Web-Ent (=sous-section)
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Schma
A-
Avantages
Espace local
Inconvnients
Espace nuxeo
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Si beaucoup de
fichiers, la
publication peut
tre laborieuse
nommage du
document nuxeo
identique celui
du fichier local
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Nuxeo
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Schma
B-
Avantages
Espace local
Espace nuxeo
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Regroupe les
fichiers et leur
donne le mme sens
(par exemple, un
package change de
version globalement
mme si seul un
fichier a chang)
si beaucoup de
fichiers, la vue de
l'espace sera plus
synthtique
lors de l'utilisation
de la fonction
Publier, c'est
beaucoup plus
rapide (1 seul
document publier
plutt qu'une
multitude)
possibilit d'utiliser
des noms de
documents
synthtiques
Inconvnients
Pas de glisserdposer
Pas de gestion de
version
individualise au
niveau du fichier
pas possible
d'attribuer des
droits individuels
un fichier
l'intrieur d'un
document nuxeo
(d'ailleurs,
rappel : pas
possibilit non
plus au niveau
d'un document
nuxeo)
Version 0.0
Nuxeo
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Schma
Avantages
Pas besoin de
naviguer dans une
hirarchie profonde
Organisation plus
habituelle
Possibilit d'allouer
des droits diffrents
selon le dossier
(voir partie sur les
droits)
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Inconvnients
Si beaucoup de
documents,
visualisation
moins pratique, il
faudra alors
utiliser les tris,
les filtres et/ou
les recherches
Si beaucoup de
dossiers, il pourra
tre laborieux de
positionner des
droits, surtout
quand ils doivent
tre diffrents de
ceux hrits (voir
partie sur les
droits)
Version 0.0
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Note
Dossier
Dossier ordonn
Domaine
Usage
caractristiques
Votre document regroupe un ou
Titre description
plusieurs fichiers au sens habituel fichier principal
Fichiers
supplmentaires
Comme son nom l'indique, pour
Titre description
apporter des prcisions visibles
contenu - format
directement lors de la visualisation
de la note
Mme fonction qu'un rpertoire sur Titre - description
votre gestionnaire de fichiers. Ne
peut pas contenir un espace.
Idem que dossier avec la possibilit Titre - description
de trier les documents selon un
ordre choisi.
Regroupe l'ensemble des documents Titre - description
pour un service/ufr/laboratoire
Sections
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Utilis lille1
oui
Sur demande
oui
Sur demande
Par
l'administrateur
gnral
oui
oui
oui
Sur demande
Sur demande
Sur demande
Sur demande
Sur demande
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Nuxeo
Nom
Dossier courriel
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Usage
caractristiques Utilis lille1
Ce n'est pas un webmail, suivre une Titre Courriel
Sur demande
discussion via des courriels afin
Mot de passe
d'annoter/commenter
Protocole Port
dfinir avec
l'administrateur
principal
2 Les manipulations
2.1 Renommer les espaces crs par dfaut dans un domaine
Lors de la cration de votre domaine par l'administrateur gnral, des espaces par dfaut ont t
automatiquement crs : Sections Templates Workspaces (voir paragraphe 1.2 sur les
domaines). S'ils n'ont pas t renomms par l'administrateur gnral aprs discussion, voici
comment les renommer :
1. se positionner sur l'espace
2. cliquer sur modifier :
3. Ici, modifier le titre par dfaut Sections par la valeur de votre choix : Documents
publis, Documents partags, Espace public de tlchargement ou toute autre valeur.
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Pour accorder ou
refuser un droit aux
utilisateurs/groupes
slectionns ci-contre
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Pour bloquer l'hritage, il suffit de cocher la case Bloquer l'hritage des droits
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et/ou Modification pour un espace de travail et Publication pour une espace de publication.
N'oubliez pas que chacun de vos interlocuteurs a la possibilit de s'abonner par eux-mmes l'un de
vos espaces pour en suivre l'activit (voir guide du contributeur).
(*) : si cet onglet n'est pas prsent, c'est que l'espace sur lequel vous tes ne peut tre suivi, c'est le
cas des espaces dit racines situs directement sous le domaine.
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4 Futures fonctionnalits
4.1.1
Un modle de document permet de prparer des courriers, compte-rendus-types (entte avec logo et
pieds de pages par exemple) qu'il n'y a plus qu' complter. C'est pratique pour mettre en cohrence
la prsentation des documents produits par un service et/ou viter d'oublier des mentions.
C'est une fonctionnalit qui est en cours de test au CRI, certaines limites ayant t releves
(utilisation avec un type personnalis de document pose problme par exemple).
Si vous souhaitez exprimenter cette fonction, veuillez vous faire connatre auprs du service WebEnt du CRI.
4.1.2
Si vous tes amen utiliser plusieurs postes de travail et/ou que vous vous dplacez frquemment
et souhaitez travailler sur vos documents en dconnect, cette fonctionnalit peut vous intresser.
NuxeoDrive permet que les fichiers contenus dans un rpertoire en local soient recopis
automatiquement dans un espace sur nuxeo et inversement.
Par contre, cette fonctionnalit ne permet pas d'utiliser les fonctionnalits de ged (ajout de
mtadonnes, recherches types, etc) mais reproduit l'utilisation d'un serveur distant.
Attention au risque de synchronisations intempestifs : synchronisation l'envers, risque de perte de
donnes...
Cette fonctionnalit est en cours de test au CRI, elle n'est donc pas encore disponible actuellement
(novembre 2013).
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