COMO PLANIFICA UN EVENTO

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento

y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente
hay que tener en cuenta muchos aspectos de la ms
diversa ndole; para tener un mayor control sobre el
desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y
tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo
componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.
Planificacin.
Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos
conseguir, con que medios contamos, audiencia
prevista (asistentes, publico en general, etc.) y que
objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario,
asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el
acto y definir con claridad todos los objetivos.
Produccin.
Son, lo que podramos llamar actividades previas al
evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo,
se asignan tareas, se establecen vas de comunicacin
entre los equipos y con personas y equipos del
exterior, se define la imagen al completo del acto.
Explotacin.
Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente
dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos
planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2).
Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha
planificado, ajustndose al calendario y planing
previsto, as como a su correspondiente checklist.
Tambin es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general,
para que todo discurra con normalidad llegado el da. Sera un paso intermedio
entre la fase de produccin y la de explotacin.
Conclusiones.
Es la fase posterior a la celebracin del evento; en ella se evalan todas las
actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan
y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores
organizaciones de actos. Es una "evaluacin de calidad" de todo el trabajo
desarrollado.

Introduccin
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el
protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo
reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo
las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito
afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional.
Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y
los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es
como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin,
la direccin y el control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco
fundamental de un arbol imponente, del que crecen las ramas de la
organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es
facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la
naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones
planificadas.
La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en
torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una
estrategia para la organizacin.
Aspectos generales e importancia de la planificacin
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y
acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o
lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los
procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Adems los planes son la gua para que (1) la organizacin obtenga y aplique los
recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organizacin
desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y
procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los
objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos
organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en
las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el
entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificacin: los
eventos inesperados, la resistencia psicolgica al cambio ya que sta acelera el
cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente informacin, la falta de
habilidad en la utilizacin de los mtodos de planificacin, los elevados gastos
que implica, entre otros.
Planificacin. Definicin.
Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas"
(Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la
organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros

probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk,
s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el
logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998).
"La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la accin" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que
hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el
punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para
alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar
al estado final deseado" (Corts, 1998).
"Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin
para lograr el objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la
situacin considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la
mejor.
"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos
que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales" (Terry,1987).
En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos
elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la
eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin
(anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de
predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).
Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro, segundo,
debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u
organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son
elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no
de adivinarlo.
Clases de planificacin y Caractersticas.
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificacin. Segn Stoner, los
gerentes usan dos tipos bsicos de planificacin. La planificacin estratgica y la
planificacin operativa. La planificacin estratgica est diseada para
satisfacer las metas generales de la organizacin, mientras la planificacin
operativa muestra cmo se pueden aplicar los planes estratgicos en el quehacer
diario. Los planes estratgicos y los planes operativos estn vinculados a la
definicin de la misin de una organizacin, la meta general que justifica la
existencia de una organizacin. Los planes estratgicos difieren de los planes
operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificacin estratgica es planificacin a largo plazo que enfoca a la
organizacin como un todo. Muy vinculados al concepto de planificacin
estratgica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b)
administracin estratgica, c) cmo formular una estrategia.

Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las

ventajas estratgicas de una firma con los desafos del ambiente y se le disea
para alcanzar los objetivos de la organizacin a largo plazo; es la respuesta de
la organizacin a su entorno en el transcurso del tiempo, adems es el
resultado final de la planificacin estratgica. Asimismo, para que una
estrategia sea til debe ser consistente con los objetivos organizacionales.
Administracin estratgica: es el proceso que se sigue para que una
organizacin realice la planificacin estratgica y despus acte de acuerdo
con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de
administracin estratgica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a)
formulacin de la estrategia; b) implantacin de la estrategia; c) medicin de
los resultados de la estrategia y d) evaluacin de la estrategia.
Cmo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder
cuatro preguntas bsicas. Estas preguntas son las siguientes: Cules son el
propsito y los objetivos de la organizacin?, A dnde se dirige actualmente
la organizacin?, En que tipo de ambiente est la organizacin?, Qu puede
hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el
futuro?
La planificacin operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan
de relieve las diversas partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que
las diversas partes de la organizacin deben hacer para que la empresa tenga
xito a corto plazo. Segn Wilburg Jimnez Castro la planificacin puede
clasificarse, segn sus propsitos en tres tipos fundamentales no excluyentes,
que son: a) Planificacin Operativa, b) Planificacin Econmica y Social, c)
Planificacin Fsica o Territorial. Segn el perodo que abarque puede ser: a) de
corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.
Planificacin Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseo de un
estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo
(R. Ackoff, 1970).
"Planificacin Econmica y Social: puede definirse como el inventario de
recursos y necesidades y la determinacin de metas y de programas que han de
ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo
econmico y al mejoramiento social del pas.
Planificacin Fsica o Territorial: podra ser definida como la adopcin de
programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales,
dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energa
elctrica, etc., y adems para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o
desarrollo regional rural.
Planificacin de corto plazo: el perodo que cubre es de un ao.
Planificacin de mediano plazo: el perodo que cubre es ms de un ao y menos
de cinco.
Planificacin de largo plazo: el perodo que cubre es de ms de cinco aos" (W.
Jimnez C., 1982).
Segn Corts, los planes se pueden clasificar tambin de acuerdo al rea
funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Produccin, Plan de
Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
Segn el alcance, los planes se pueden clasificar como:

1.

Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de

mantenimiento mecnico.
2.
Interdepartamentales, si afectan a ms de un departamento, ejemplos:
plan de seguridad industrial.
3.
Para toda la organizacin. Ejemplo: Presupuesto.
4.
Tambien pueden ser considerados como planes las polticas, los
procedimientos, las normas y los mtodos de trabajo. Las polticas son lneas
generales o directivas amplias que establecen orientacin para la toma de
decisiones. Ejemplo: promocin interna del personal.
Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de
organizar actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio
comercial.
Los mtodos son formas sistemticas y estructuradas para realizar actividades
en forma eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y
acciones para realizar actividades repetitivas.
Pasos del proceso de planificacin.
El proceso de planeacin incluye cinco pasos principales (Corts, 1998): 1)
definicin de los objetivos organizacionales; 2) determinar donde se est en
relacin a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones
futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de accin; 5) puesta en
marcha de los planes y evaluar los resultados.
Planificacin y niveles gerenciales.
Los administradores de nivel superior generalmente invierten ms tiempo en la
planificacin que los administradores de nivel bajo. Los administradores de
nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de
la organizacin y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la
planificacin que la alta direccin. Los administradores de nivel medio
usualmente invierten ms tiempo en la planeacin que los administradores de
nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.
El tipo de planificacin realizada por los administradores tambin cambia a
medida que stos ascienden en la organizacin. Tpicamente, los
administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de
nivel medio planean a un plazo un tanto ms prolongado; y los administradores
de nivel superior planean a un plazo ms prolongado.
La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones
cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe
hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los
administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visin de la
situacin organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor
dotados para planificar a largo plazo.
Relacin entre la Planificacin y el Control.
La planificacin proporciona estndares (indicadores) de control contra los
cuales puede medirse el desempeo. Si existe una desviacin significativa entre
el desempeo real y el planeado, puede tomarse una accin correctiva. Un

ejemplo claro de los planes empleados como estndares de control se pueden

encontrar en los presupuestos.
Estos presupuestos proporcionan la base para estndares continuos de control
durante todo el ao de operaciones. Si el desempeo real no corresponde
estrictamente al desempeo planeado y presupuestado, hace que se aplique una
accin correctiva.
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto
tiene tres grandes etapas:

Fase de planificacin. Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo

deber satisfacer las restricciones de prestaciones, planificacin temporal y
coste. Una planificacin detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas
que nunca son bien recibidas.
Fase de ejecucin. Representa el conjunto de tareas y actividades que
suponen la realizacin propiamente dicha del proyecto, la ejecucin de la obra
de que se trate. Responde, ante todo, a las caractersticas tcnicas especficas
de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la
forma adecuada para desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto
responde en este punto a su tecnologa propia, que es generalmente bien
conocida por los tcnicos en la materia.
Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo
proyecto est destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando
en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema
desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las
especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es tambin muy
importante no slo por representar la culminacin de la operacin sino por las
dificultades que suele presentar en la prctica, alargndose excesivamente y
provocando retrasos y costes imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente aadir otras dos que, si bien pueden
incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma
independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan bsicas
para el desarrollo del proyecto:

Fase de iniciacin. Definicin de los objetivos del proyecto y de los

recursos necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto
implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparacin
del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del
proyecto y que deber ser especialmente cuidada. Una gran parte del xito o el
fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que,
junto con una buena etapa de planificacin, algunas personas tienden a
menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
Fase de control. Monitorizacin del trabajo realizado analizando cmo
el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que
sean necesarias. Incluye tambin el liderazgo, proporcionando directrices a
los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan
su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Los periodos generales de duracin los podemos ver a continuacin:

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, caractersticas bastante diferentes

segn se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales
diferencias aparecen en la etapa de planificacin. En el proyecto externo existen
un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una
oferta al cliente y lograr la adjudicacin del contrato en competencia con otras
empresas o personas.
Si, por la razn que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado
antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cmo debe ser
gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carcter prioritario para las
empresas, siendo la consecucin del contrato paso imprescindible para poder
acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva ms amplia, condicin
esencial para la supervivencia de la empresa.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos
ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:

Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecucin del

resultado final depende de la realizacin armnica del conjunto de las etapas
pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada
momento. La concepcin de las fases que han de ejecutarse, el orden de
encadenamiento lgico de las mismas y la estimacin de la naturaleza y

cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento

profundo de las tecnologas que concurren en el proyecto y de una experiencia
que permita prever y superar las dificultades que en la prctica suelen aparecer.
A continuacin se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una
Planificacin:
ETAPA 1 El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el
problema por medios informticos. Se crea un primer documento breve que
recoge el anteproyecto y es aprobado por la direccin o el comit
correspondiente.
ETAPA 2 El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a
aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear.
ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los tcnicos
de su equipo, el contenido del proyecto, su anlisis funcional, las cargas de
trabajo previstas y la metodologa a desarrollar.
ETAPA 4 A partir del anlisis funcional se determinan en forma definitiva los
volmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al
contrato formal entre cliente, usuarios e informticos, frecuentemente conocido
con el nombre de cuaderno de cargas o, ms concretamente, "pliego de
especificaciones".
ETAPA 5 Los tcnicos realizan el anlisis orgnico y las especificaciones para
programacin.
ETAPA 6 Se realiza la programacin de la aplicacin y las pruebas para
programacin.
ETAPA 7 Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepcin
provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotacin.
ETAPA 8 La puesta en marcha de la aplicacin es una fase delicada que
requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A
continuacin se realiza un balance de los resultados del proyecto.
ETAPA 9 Despus de varios meses de funcionamiento de la aplicacin se debe
realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha
producido a la empresa.
ETAPA 10 Transcurridos uno o dos aos, debe efectuarse una auditoria de la
aplicacin que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario
introducir modificaciones.
Desde el punto de vista de la metodologa de gestin de proyectos,
tambin pueden identificarse varias fases que generalmente debern darse en
todo tipo de proyectos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Decisin de acometer el proyecto.

Nombramiento del jefe de proyecto.
Negociacin de objetivos.
Preparacin.
Ejecucin.
Informacin.
Control.
Por qu es importante.

Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto

favorecidas por el desarrollo de la informtica (software y hard), que ha
optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar
informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola no es suficiente: quienes
integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los Directores de
Comunicacin, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular las
innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la
tecnologa y el torrente de informacin.
En la Venezuela de hoy parece ms que necesario instrumentar este tipo de
metodologas. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se
dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales
fines. Pero como dice el dicho "una imagen vale ms que mil disculpas" por lo
tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino
tambin para los negocios.
Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a
la organizacin saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes,
posicionar, lanzar y/o retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los
cambios del mercado y de la sociedad.
Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin
no se mide por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el
cuestionamiento de los modelos mentales y la transformacin de las personas
implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinacin y la
concertacin de estrategias, y el estmulo a la instruccin y los procesos
cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una accin eficaz, en
beneficio de los hombres del maana.
Conclusin
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de la
organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la
planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un
esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados.
Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una organizacin;
debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de acuerdo con los
resultados internos, y externos y los eventos.