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Gerencia de

Administracin y
Finanzas

Fondo Fijo y Rendicin de Gastos


Procedimiento PR-AF-02

Fondo Fijo y Rendicin


de Gastos
PR-AF-02
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Objetivo

El presente documento tiene por objetivo establecer un marco


normativo que regule las rendiciones y reembolsos de gastos
realizados con fondo fijo entregados a colaboradores.

Alcance

Todas las reas

Distrib.

Gerentes de reas, Jefes de Departamentos, Contabilidad,


Asistentes, Proyectos / Obras.

0
Rev.

09.07.2015 Primera emisin


Fecha

Descripcin

Responsable
Sub. Gte. Adm. Y
Fin.

Firma
Nombre
Fecha

A&FDBS

Aprobacin
Gte. Adm. y Fin.

Aprobacin
Gerente
Construccin

Aprobacin
Gerente
General

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Responsabilidades
En la estructura de MOMENTA, los responsables que participan en el proceso de Fondo
Fijo y Rendicin de Gastos, son los siguientes:
Persona a cargo del fondo: Utilizar de manera responsable y rendir de forma
oportuna, los dineros entregados de acuerdo a lo establecido en este documento.
Jefe Directo Responsable del Fondo: Revisar y aprobar las rendiciones de gastos
relacionadas con su departamento o proyecto.
Asistente Administrativo: Recibe y canaliza la aprobacin de GAF.
Contabilidad: Recibe, revisa, controlar y registra en tiempo y forma, las rendiciones
de gastos.
Gerente de Adm. Y Finanzas: Autoriza las solicitudes de fondos y las rendiciones para
su reembolso.
Finanzas: Recibir y programar pagos en los plazos establecidos.

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Descripcin del Proceso

1. Solicitud de Fondo: El Fondo fijo se solicitar directamente a la Gerencia de


Administracin y Finanzas (Oficina Central), a travs de formulario diseado
para tal efecto (Anexo_3), firmado por el solicitante y su Jefatura Directa.
2. Entrega de Fondo: Finanzas (Oficina Central) coordinar la entrega de los
dineros a ms tardar los dos das siguientes de haber recibido la solicitud
aprobada por la GAF.
3. Administracin de Fondo: La administracin del fondo es responsabilidad
exclusiva de quien recibe los dineros, que estar individualizado en cada
formulario de solicitud, y que en ningn caso podr delegar la responsabilidad.
4. Rendicin de Fondo: La rendicin debe ser preparada en formulario diseado
para tal efecto (Anexo_4), adjuntando todos los respaldos correspondientes y
aprobaciones indicadas.
5. Respaldos: Boletas y facturas que deben ser anexas al formulario de rendicin,
pegadas ordenadamente en hoja distinta a la caratula resumen, indicando
finalidad de la compra en detalle de rendicin.
IMPORTANTE: No se aceptarn documentos distintos a los legales.
6. Plazos: El Fondo Fijo debe ser rendido cada 15 das, no obstante si antes de este
periodo el fondo ha sido utilizado en un 50%, ste deber ser rendido a la
brevedad para mantener la disponibilidad necesaria.
7. Una vez confeccionada la rendicin de gastos, el responsable debe obtener la
aprobacin de su Jefatura Directa, para luego entregar la rendicin con una
copia al Asistente Administrativo en Oficina Central.
8.

El Asistente Administrativo recibir la rendicin y firmar la copia como registro


de recepcin. Luego conseguir la aprobacin del Gerente de A&F.

9. Con las aprobaciones indicadas anteriormente, el Asistente entregar la


rendicin a Contabilidad.
10. Contabilidad recibir dejando evidencia de la fecha de recepcin, luego revisar
adjuntos, controlando totalidad, exactitud y validacin de respaldos de acuerdo
a lo sealado en el punto 5.

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11. Contabilidad efectuar el registro de la rendicin de gastos en sistema contable,


luego entregar a Finanzas la rendicin y su comprobante de contabilizacin a
ms tardar al da siguiente de haberla recibido.
12. Finanzas recibe la rendicin de gastos y programar su pago incluyndola en
nmina de la semana para pago da viernes.
13. Una vez efectuado el pago o reembolso, finanzas confirmar al beneficiario que
el reembolso ha sido procesado.

Anexos

Anexo 1: Definiciones.

Anexo 2: Flujograma rendicin de fondo.

Anexo 3: Solicitud de fondo fijo.

Anexo 4: Formulario rendicin de gastos.

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Anexo 1:
Definiciones
Para un mejor entendimiento, se definen los principales conceptos:
Fondo Fijo: Es dinero entregado a una persona de forma permanente, para cubrir
gastos menores de la empresa y de necesidad inmediata. Luego de rendido el fondo es
restituido (reembolsado) para mantener la disponibilidad total.
Rendicin de Gastos: Entrega y detalle de gastos menores efectuados y financiados a
travs de fondo fijo.
Respaldos: Boletas, boletas de honorarios, facturas, comprobantes de patentes
municipales, permisos, comprobantes de tesorera general de la repblica,
certificados de registro civil, comprobantes de ministerios, comprobantes de
embajadas u otros organismo estatal.

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Anexo 2:
Flujograma rendicin de fondo - gastos
Flujograma aprobacin, registro y pago rendiciones de gastos (Fondo Fijo)
Responsable de Fondo

Jefe Directo

Gerente Adm. Y
Finanzas (Oficina Central)

Contabilidad
(Oficina Central)

Finanzas
(Oficina Central)

Verifica
Documentaciny
respaldos

Rendicionde
Gastoscontodos
susrespaldos

NO
IMPORTANTE
Debe adjuntar Respaldos
aceptados por SII.
Por ejemplo:
Boletas
Facturas
Comprobantes estatales
(municipales, tesoreria, etc)

Asistente Administrativo
(Oficina Central)

Aprueba
Reembolso
?

SI
PoneVBy
enviaaoficina
central

Recibeyfirma
copiade
recepcin.saca
aprobacionesde
GerenteA&F.

Verifica
Documentacin

NO
Aprueba
Pago?

SI

PoneVBy
devuelvea
Asistente

Devuelvepara
corregir
observaciones

Reciberendiciones
yentregaa
contabilidad

Recibe
rendiciones,
verificacon
detalleenviadoy
firmaconforme

Controlaque
tenga todaslas
aprobaciones,
quelosrespaldos
seanaceptados

NO
Estan
correctas
las
aprobacion
esylos
respaldos?

SI

Registray
contabiliza en
sistema,emite
comprobante

Enviaafinanzas
paraemisionde
pago

Recibe
confirmacion de
pago

Finproceso

A&FDBS

Recibe
rendiciones
contabilizadasy
programa pagoa
travesdecheque
otransferencia
electronica

Solicitafirma
apoderados
bancarios

Finalizada la
transaccionenvia
confirmacinal
beneficiario

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Anexo 3:
Formulario de Solicitud de Fondo Fijo

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Anexo 3:
Formulario de Rendicin de Gastos

RESPONSABLE RENDICIN:
RUT:
FECHA:
OBRA:
Nro. Rendicin
Cantidad Dctos. Adjuntos

RENDICION DE GASTOS
DETALLE DE RENDICIN

N correlativo

Fecha del
docto.

N Doc.

Razon social

Descripcin del gasto

Gastos de
Transporte
taxis / peajes
estacionam.
combustible

Gastos de
Alimentacion y
Alojamiento

Librera

Servicios

Varios

Luz / Agua Gas Articulos de Aseo


- Ferreteria
/ Telef.

Art. Oficina

Otros

Centro de
Costo

I.V.A.

Total

VALORES NETOS
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
SUB TOTALES

CUENTA CONTABLE

TOTAL

Fecha

Responsable Rendicin

A&FDBS

Jefe Directo

Gerente A&F

Contabilidad- Recepcin

Finanzas - PAGO

ANTICIPO

NETO A PAGAR

MONEDA

Pesos CLP