Nota fiscal: uma

obrigatoriedade
com muita histria
Conhea mais sobre a nota fiscal:
a histria, evoluo, diferenas,
digitalizao, suas vantagens e as
punies para quem no cumpre a lei.

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Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita histria

NDICE

Nota fiscal: uma

obrigatoriedade
com muita histria
Conhea mais sobre a nota
fiscal: a histria, evoluo,
diferenas, digitalizao, suas
vantagens e as punies para
quem no cumpre a lei.

ndice

Introduo

Captulo 1 | O surgimento da nota fiscal

12

Captulo 2 | Nem toda nota fiscal igual

16

Captulo 3 | Digital mais rpido, mais econmico

e menos burocrtico

19

Captulo 4 | Penalidades para quem no cumpre a lei

23

Concluso

25

Referncias

Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita histria

INTRODUO

Em maior ou menor medida, a nota fiscal est presente

na vida de todo mundo. Da mesma forma, muita gente
sabe que esse documento extremamente importante.
Quem est mais por dentro das reas financeira e
contbil tem uma viso mais ampla e consegue entender
melhor sobre a funo desse documento.

Mas mesmo as donas de casa sabem que ele comprova

muita coisa. Um exemplo a posse de um bem, na hora
de recorrer garantia do produto, ou solicitar a troca dele
na loja.

Aqui vamos entender melhor sobre a histria da nota

fiscal, o papel dela nos processos de uma empresa, de
que maneira ela atende a necessidades pblicas e como
ela tem evoludo ao longo dos anos. Nessa evoluo, ser
que houve mudana de funes tambm?
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Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita histria

Neste passeio por essa rea do mundo fiscal, vamos esclarecer as diferenas entre a nota
fiscal eletrnica e a tradicional, a de produtos e de servios, as leis que envolvem ambos os
documentos e as penalidades que podem ser aplicadas s empresas que no cumprirem as
obrigatoriedades relacionadas a este assunto.

Ento aproveite o contedo e boa leitura!

NOTA
FISCAL

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NOTA
FISCAL

Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita histria

CAPTULO 01
O surgimento
da nota fiscal

Antes de entendermos como surgiu a nota fiscal

no Brasil, precisamos lembrar por que ela existe: o
documento serve para comprovar aes de compra e
venda de mercadorias e servios, doaes, transferncia
de bens, devolues, enfim... Situaes que exijam
arquivamento documental. Alm dessa funo prtica,
que prova a posse de algo, ela tambm organiza a
apresentao dos valores que envolvem cada uma
dessas operaes, auxiliando na coleta de impostos pelo
governo.

NOTA

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Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita histria

A, ento, a gente comea a entender a necessidade de se regulamentar as vendas, prestaes de

servio, doaes e transferncias. Sem um documento que registrasse tudo isso, no seria possvel
contabilizar os valores envolvidos e, assim, no haveria recolhimento. uma forma de oficializar e
tributar as operaes.

Foi ento que o ministro da Fazenda e os secretrios da Fazenda e das Finanas dos estados e
do Distrito Federal firmaram o que foi chamado de Convnio ICMS s/n de 15 de dezembro de
1970. Esse acordo foi importante porque ele definiu as diretrizes para o recolhimento de impostos
federais (como o IPI Imposto sobre Produtos Industrializados), estaduais (como o que incide
sobre a Circulao de Mercadorias e sobre a Prestao de Servios de Transporte Interestadual,
Intermunicipal e de Comunicaes mais conhecido como ICMS) e municipais (Imposto Sobre
Servios de Qualquer Natureza ISS) no mesmo documento: a nota fiscal.

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Inicialmente esse documento tinha formato de talo. Cada folha era preenchida mo com um
papel carbono sobre outras duas cpias, resultando em quatro vias: uma para o cliente; uma para
quem emitia a nota; uma para a contabilizao; e uma ltima que era mantida no talo. Da a
necessidade de haver pessoas com uma caligrafia bem bonita e legvel, pois alguma incompreenso
ou rasura, dependendo da informao que no tivesse ficado clara, era passvel de punio.

O processo foi evoluindo at que se passou a fazer a emisso por via mecanogrfica, com mquinas
manuais ou eltricas. Nesta fase, a caligrafia no era mais to importante, mas a agilidade na
digitao era crucial, bem como a preciso. Erros ainda eram (e so at hoje) sinnimos de prejuzo.

A partir da dcada de 1990, o computador comeou, aos poucos, a substituir as mquinas de

escrever, processando os dados de forma eletrnica. Ainda assim, tudo continuava sendo impresso.
Para completar, uma exigncia muito conhecida das empresas e contabilidades continuava sendo
obrigatria: a AIDF.

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no significava nada

Depois de muito tempo guardando papel, comeou-se a pensar em uma forma de fiscalizao que
reduzisse os custos que envolvem a Nota Fiscal, mas no diminusse a quantidade de informaes
contidas nela.

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Diante dessas necessidades, foi realizado em Salvador (BA), em julho de 2004, o primeiro Encontro
Nacional de Administradores Tributrios (ENAT), com a presena dos titulares das administraes
tributrias federal, estaduais e do Distrito Federal, dos municpios e capitais. Alguns meses depois,
em abril de 2005, um segundo encontro ocorreu em So Paulo para colocar em prtica o que havia
sido decidido no encontro anterior.

A realidade da emisso de Notas Fiscais em 2005:

Eram emitidos, pelo menos, 60 milhes de documentos por ms

Digitalizar era a soluo para as seguintes questes:

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Reduo dos custos de armazenagem dos papis

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Reduo dos custos de impresso e envio dos documentos

Para o governo, facilidade de trocar e cruzar informaes para fiscalizao

Possibilidade de auditorias eletrnicas

Aumento da competitividade brasileira

Reduo do Custo Brasil

Padronizao e melhoria da qualidade das informaes

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Em maro de 2006 ocorreu o lanamento do projeto piloto da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e). Em
setembro do mesmo ano foram emitidos os primeiros documentos com validade jurdica neste
formato. Em 2007, a emisso do documento de forma eletrnica ainda era facultativa, mas at 2010
todas as empresas tiveram que se adequar conforme seu respectivo Cdigo Nacional de Atividade
Econmica (CNAE).

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CAPTULO 02
Nem toda
nota fiscal
igual

Se a nota fiscal existe, como uma das finalidades, para

organizar o recolhimento de impostos, elas tambm
precisam ser divididas de acordo com a atividade, para
que o tributo pago por determinada transao seja
prprio dela.

Vamos descomplicar: existe imposto para servio e

imposto para produto. Voc no pode pagar imposto
de servio se est oferecendo um produto. A situao
inversa funciona da mesma maneira. Ento as notas
fiscais tambm precisam seguir essa lgica, com exceo
do Distrito Federal (DF). Por no existir prefeitura, l a
NF-e tambm utilizada para servios, conhecida como
nota conjugada.

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Se a empresa presta servios, ela vai precisar emitir uma Nota Fiscal de Servios (NFS-e). Nela, o
imposto a ser pago o ISS. Este um tributo pago ao municpio. Por conta disso, a empresa emitente
precisa estar inscrita na Prefeitura Municipal.

NFS-e

NF-e
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Agora se a atividade for venda de produtos, ela vai precisar emitir uma
Nota Fiscal (NF-e). Os impostos que incidem sobre esta transao so
o ICMS (estadual) e o IPI (federal). Neste caso, a inscrio da empresa
emitente precisa ser feita na Secretaria de Estado da Fazenda ou
Finanas, ou no rgo correspondente no Distrito Federal.

Com a informatizao dos processos de emisso de nota fiscal, e

por consequncia a gerao desses documentos por via eletrnica
(como explicaremos mais adiante), as prticas mudaram de um
tempo para c. Mas essa forma mais moderna que consideraremos,
j que a legislao tambm orienta para a atualizao, embora a
obrigatoriedade dependa de regulamentaes municipais.

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NOTA

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as operaes de prestao de servios.

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Assim sendo, preciso deixar claro que o processo de emisso dos dois documentos para servios
e para produtos diferente. No caso da nota de servios, gerado um recibo provisrio, enviado
prefeitura, que gera a NFS-e e retorna ao contribuinte o Danfse (Documento Auxiliar de Nota Fiscal
de Servios Eletrnica) em PDF. Tambm preciso esclarecer que existem prefeituras que ainda no
usam a nota fiscal eletrnica. Alm disso, entre as que usam, cada uma possui suas particularidades
quanto emisso.

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NFS

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NF-e

J a Nota Fiscal de Produtos eletrnica (NF-e, que substitui

os antigos modelos 1 e 1-A) enviada diretamente para
a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Para emitir o
documento, preciso ter CNPJ, Inscrio Estadual, ser
credenciado na Sefaz e habilitado como emissor de nota
fiscal eletrnica em ambiente de produo.

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CAPTULO 03
Digital mais rpido,
mais econmico e
menos burocrtico

Agora que a gente j sabe mais sobre a histria da nota

fiscal e a diferena entre dois tipos existentes, vamos
esclarecer um pouco sobre como fazer a emisso desses
documentos de forma eletrnica e o que a empresa
precisa ter para comear a emiti-los.

O primeiro passo fazer a assinatura digital da empresa

por meio da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileiras
(ICP). Isso quer dizer: comprar um Certificado Digital.
Alm de obrigatrio, ele garante a segurana das
transaes pela rede, evitando fraudes que possam
prejudicar a empresa ou o cliente.

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Depois, no caso da Nota Fiscal de Produto eletrnica (NF-e), preciso fazer uma inscrio na
Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa est estabelecida. Ento vem a
hora de instalar um software gerador de notas fiscais eletrnicas. Para a emisso do documento
ficar mais rpida e fcil, o ideal que o sistema de controle fiscal esteja integrado ao controle de
vendas.

O processo de emisso comea com a empresa, que gera o arquivo eletrnico da NF-e (XML). Esse
arquivo transmitido pela internet Sefaz, onde so feitas as validaes prvias do arquivo para
que a Autorizao de Uso seja posteriormente gerada.

Nas etapas finais, aps autorizada, a Sefaz disponibiliza a consulta na internet dos dados da
operao para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrnico. O mesmo rgo
transmite o documento Receita Federal. Por fim, gerado e impresso o Documento Auxiliar de
Nota Fiscal Eletrnica (Danfe), que acompanha o produto. Esta a nica folha impressa em todo o
processo, para comprovar que a mercadoria est sendo transportada de modo regular.

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Nesse documento constam a chave de acesso e um cdigo de barras que permite a confirmao das
informaes nos postos fiscais.
J para a Nota Fiscal de Servios (NFS-e), alm do cadastro junto prefeitura e o retorno municipal
por meio do Danfse, os demais detalhes variam de acordo com cada municpio, que define por si
mesmo sua legislao tributria. A Receita Federal, como j mencionamos, est trabalhando para
integrar os processos.

NFS-e

ndice

Receita
Federal

NF-e

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CAPTULO 04
Penalidades
para quem no
cumpre a lei

J que falamos bastante e explicamos at a histria

da Nota Fiscal Eletrnica, tambm precisamos alertar
para os cuidados necessrios com a correta emisso do
documento. Isso porque as penalidades podem sondar
uma empresa seja fornecedora ou cliente por at
cinco anos. Isso mesmo! Esse o tempo que o Fisco tem
para multar todas as operaes que foram realizadas
com alguma inconformidade.

MULTA

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Para as empresas que so obrigadas a emitir a NF-e e ainda no esto fazendo suas transaes com
este documento, a multa de 50% do valor da operao. O destinatrio paga 35% do mesmo valor,
tornando-se tambm responsvel pela conduta fiscal do fornecedor.

importante, ainda, seguir a ordem numrica da nota, assim como ocorria com a nota manual. Se
esse nmero for pulado, a empresa precisa comunicar Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz)
at o dcimo dia do ms seguinte operao. No relatar esse pulo rende uma penalidade de R$
246,30.
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A multa por no cancelamento da nota de 10% sobre o valor da operao. E esse cancelamento
precisa ser feito em at 24 horas, com exceo de So Paulo, onde o prazo maior.

Um cuidado indispensvel deve ser tomado com o Danfe. Incompatibilidades nas informaes
contidas neste documento e na NF-e acarretam em uma punio equivalente a 100% do valor da
operao. Divergncias menores so multadas em R$ 328,40 por nota.

extremamente importante que o documento seja enviado ao cliente, pois o no envio rende multa
de 50% do valor da venda. Como no h uma regra especfica sobre a forma que o emissor deve
enviar a NF-e ao destinatrio, ambos precisam entrar em acordo para evitar perder dinheiro com o
pagamento de penalidades.

Por fim, a rea de contabilidade precisa estar atenta ao prazo determinado para apresentao do
SPED Fiscal. Descumprir essa regulamentao rende multa de R$ 5 mil por ms ou por frao, alm
da impossibilidade de participar de licitaes e concorrncias do mbito pblico.

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A falta de Escriturao do Documento Fiscal de entrada de 10% no valor da transao. O atraso na

Escriturao do Livro Fiscal de 1% sobre os valores das operaes do perodo.

MULTA
CUIDADO

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CONCLUSO

Toda mudana exige um perodo de adaptao.

Ter dificuldades na adaptao no significa que as
mudanas no foram boas. Claro, preciso que todas
as partes envolvidas estejam dedicadas em fazer essas
transformaes da forma mais agradvel possvel, para
que todos juntos alcancem os resultados esperados
e encontrem as vantagens que essas mudanas
prometem.

-e

NFS

ndice

NF-e

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Sim, estamos falando da nota fiscal eletrnica. Para os que no esto dentro da obrigatoriedade,
vale pensar mais seriamente no assunto. Para os que tiveram que se adaptar por conta da lei,
visualizar as vantagens desse modelo ajuda a ter uma noo do quanto ela benfica. Nunca
demais repetir: menos emisso de papel, facilidade no controle contbil, organizao das
informaes de forma mais fcil e rpida, reduo de custos especialmente com armazenamento
de documentos e, claro, facilidade para o governo fiscalizar. Isso beneficia todo mundo: fornecedor,
cliente, governo e at a natureza!

O digital uma realidade, ganha cada vez mais espao e se confunde com a vida das pessoas.
natural que esse universo alcance as reas administrativas e contbeis das empresas. preciso,
apenas, escolher os melhores parceiros para que essa caminhada seja de sucesso.

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REFERNCIAS

Receita Federal
Portal do Sistema Pblico de Escriturao Digital
Portal Contbeis
Nota Fiscal
Palcio do Planalto
Ministrio da Fazenda
Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo
Universidade Federal de Santa Catarina
Universidade Federal do Rio Grande do Sul

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