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obrigatoriedade
com muita histria
Conhea mais sobre a nota fiscal:
a histria, evoluo, diferenas,
digitalizao, suas vantagens e as
punies para quem no cumpre a lei.
ndice
NDICE
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Introduo
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23
Concluso
25
Referncias
INTRODUO
Neste passeio por essa rea do mundo fiscal, vamos esclarecer as diferenas entre a nota
fiscal eletrnica e a tradicional, a de produtos e de servios, as leis que envolvem ambos os
documentos e as penalidades que podem ser aplicadas s empresas que no cumprirem as
obrigatoriedades relacionadas a este assunto.
NOTA
FISCAL
ndice
NOTA
FISCAL
CAPTULO 01
O surgimento
da nota fiscal
NOTA
ndice
Foi ento que o ministro da Fazenda e os secretrios da Fazenda e das Finanas dos estados e
do Distrito Federal firmaram o que foi chamado de Convnio ICMS s/n de 15 de dezembro de
1970. Esse acordo foi importante porque ele definiu as diretrizes para o recolhimento de impostos
federais (como o IPI Imposto sobre Produtos Industrializados), estaduais (como o que incide
sobre a Circulao de Mercadorias e sobre a Prestao de Servios de Transporte Interestadual,
Intermunicipal e de Comunicaes mais conhecido como ICMS) e municipais (Imposto Sobre
Servios de Qualquer Natureza ISS) no mesmo documento: a nota fiscal.
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Inicialmente esse documento tinha formato de talo. Cada folha era preenchida mo com um
papel carbono sobre outras duas cpias, resultando em quatro vias: uma para o cliente; uma para
quem emitia a nota; uma para a contabilizao; e uma ltima que era mantida no talo. Da a
necessidade de haver pessoas com uma caligrafia bem bonita e legvel, pois alguma incompreenso
ou rasura, dependendo da informao que no tivesse ficado clara, era passvel de punio.
O processo foi evoluindo at que se passou a fazer a emisso por via mecanogrfica, com mquinas
manuais ou eltricas. Nesta fase, a caligrafia no era mais to importante, mas a agilidade na
digitao era crucial, bem como a preciso. Erros ainda eram (e so at hoje) sinnimos de prejuzo.
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NOTA
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Depois de muito tempo guardando papel, comeou-se a pensar em uma forma de fiscalizao que
reduzisse os custos que envolvem a Nota Fiscal, mas no diminusse a quantidade de informaes
contidas nela.
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Diante dessas necessidades, foi realizado em Salvador (BA), em julho de 2004, o primeiro Encontro
Nacional de Administradores Tributrios (ENAT), com a presena dos titulares das administraes
tributrias federal, estaduais e do Distrito Federal, dos municpios e capitais. Alguns meses depois,
em abril de 2005, um segundo encontro ocorreu em So Paulo para colocar em prtica o que havia
sido decidido no encontro anterior.
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Em maro de 2006 ocorreu o lanamento do projeto piloto da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e). Em
setembro do mesmo ano foram emitidos os primeiros documentos com validade jurdica neste
formato. Em 2007, a emisso do documento de forma eletrnica ainda era facultativa, mas at 2010
todas as empresas tiveram que se adequar conforme seu respectivo Cdigo Nacional de Atividade
Econmica (CNAE).
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CAPTULO 02
Nem toda
nota fiscal
igual
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Se a empresa presta servios, ela vai precisar emitir uma Nota Fiscal de Servios (NFS-e). Nela, o
imposto a ser pago o ISS. Este um tributo pago ao municpio. Por conta disso, a empresa emitente
precisa estar inscrita na Prefeitura Municipal.
NFS-e
NF-e
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Agora se a atividade for venda de produtos, ela vai precisar emitir uma
Nota Fiscal (NF-e). Os impostos que incidem sobre esta transao so
o ICMS (estadual) e o IPI (federal). Neste caso, a inscrio da empresa
emitente precisa ser feita na Secretaria de Estado da Fazenda ou
Finanas, ou no rgo correspondente no Distrito Federal.
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NOTA
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Assim sendo, preciso deixar claro que o processo de emisso dos dois documentos para servios
e para produtos diferente. No caso da nota de servios, gerado um recibo provisrio, enviado
prefeitura, que gera a NFS-e e retorna ao contribuinte o Danfse (Documento Auxiliar de Nota Fiscal
de Servios Eletrnica) em PDF. Tambm preciso esclarecer que existem prefeituras que ainda no
usam a nota fiscal eletrnica. Alm disso, entre as que usam, cada uma possui suas particularidades
quanto emisso.
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NFS
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NF-e
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CAPTULO 03
Digital mais rpido,
mais econmico e
menos burocrtico
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Depois, no caso da Nota Fiscal de Produto eletrnica (NF-e), preciso fazer uma inscrio na
Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa est estabelecida. Ento vem a
hora de instalar um software gerador de notas fiscais eletrnicas. Para a emisso do documento
ficar mais rpida e fcil, o ideal que o sistema de controle fiscal esteja integrado ao controle de
vendas.
O processo de emisso comea com a empresa, que gera o arquivo eletrnico da NF-e (XML). Esse
arquivo transmitido pela internet Sefaz, onde so feitas as validaes prvias do arquivo para
que a Autorizao de Uso seja posteriormente gerada.
Nas etapas finais, aps autorizada, a Sefaz disponibiliza a consulta na internet dos dados da
operao para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrnico. O mesmo rgo
transmite o documento Receita Federal. Por fim, gerado e impresso o Documento Auxiliar de
Nota Fiscal Eletrnica (Danfe), que acompanha o produto. Esta a nica folha impressa em todo o
processo, para comprovar que a mercadoria est sendo transportada de modo regular.
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Nesse documento constam a chave de acesso e um cdigo de barras que permite a confirmao das
informaes nos postos fiscais.
J para a Nota Fiscal de Servios (NFS-e), alm do cadastro junto prefeitura e o retorno municipal
por meio do Danfse, os demais detalhes variam de acordo com cada municpio, que define por si
mesmo sua legislao tributria. A Receita Federal, como j mencionamos, est trabalhando para
integrar os processos.
NFS-e
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Receita
Federal
NF-e
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CAPTULO 04
Penalidades
para quem no
cumpre a lei
MULTA
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NOTA
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Para as empresas que so obrigadas a emitir a NF-e e ainda no esto fazendo suas transaes com
este documento, a multa de 50% do valor da operao. O destinatrio paga 35% do mesmo valor,
tornando-se tambm responsvel pela conduta fiscal do fornecedor.
importante, ainda, seguir a ordem numrica da nota, assim como ocorria com a nota manual. Se
esse nmero for pulado, a empresa precisa comunicar Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz)
at o dcimo dia do ms seguinte operao. No relatar esse pulo rende uma penalidade de R$
246,30.
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A multa por no cancelamento da nota de 10% sobre o valor da operao. E esse cancelamento
precisa ser feito em at 24 horas, com exceo de So Paulo, onde o prazo maior.
Um cuidado indispensvel deve ser tomado com o Danfe. Incompatibilidades nas informaes
contidas neste documento e na NF-e acarretam em uma punio equivalente a 100% do valor da
operao. Divergncias menores so multadas em R$ 328,40 por nota.
extremamente importante que o documento seja enviado ao cliente, pois o no envio rende multa
de 50% do valor da venda. Como no h uma regra especfica sobre a forma que o emissor deve
enviar a NF-e ao destinatrio, ambos precisam entrar em acordo para evitar perder dinheiro com o
pagamento de penalidades.
Por fim, a rea de contabilidade precisa estar atenta ao prazo determinado para apresentao do
SPED Fiscal. Descumprir essa regulamentao rende multa de R$ 5 mil por ms ou por frao, alm
da impossibilidade de participar de licitaes e concorrncias do mbito pblico.
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MULTA
CUIDADO
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CONCLUSO
-e
NFS
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NF-e
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Sim, estamos falando da nota fiscal eletrnica. Para os que no esto dentro da obrigatoriedade,
vale pensar mais seriamente no assunto. Para os que tiveram que se adaptar por conta da lei,
visualizar as vantagens desse modelo ajuda a ter uma noo do quanto ela benfica. Nunca
demais repetir: menos emisso de papel, facilidade no controle contbil, organizao das
informaes de forma mais fcil e rpida, reduo de custos especialmente com armazenamento
de documentos e, claro, facilidade para o governo fiscalizar. Isso beneficia todo mundo: fornecedor,
cliente, governo e at a natureza!
O digital uma realidade, ganha cada vez mais espao e se confunde com a vida das pessoas.
natural que esse universo alcance as reas administrativas e contbeis das empresas. preciso,
apenas, escolher os melhores parceiros para que essa caminhada seja de sucesso.
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REFERNCIAS
Receita Federal
Portal do Sistema Pblico de Escriturao Digital
Portal Contbeis
Nota Fiscal
Palcio do Planalto
Ministrio da Fazenda
Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo
Universidade Federal de Santa Catarina
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
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