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Administrao do Tempo

Mdulo I

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Voc est investindo no seu futuro!
Esperamos que este seja o comeo de
um grande sucesso em sua carreira.

Desejamos boa sorte e bom estudo!

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Equipe Cursos 24 Horas

SUMRIO
Introduo..................................................................................................................... 3
Unidade 1- O Tempo..................................................................................................... 4
1.1 O que o tempo?.............................................................................................. 5
1.2 O que Administrao do Tempo?................................................................... 7
1.3 Por que to importante administrar seu tempo................................................ 9
1.4 De que forma o tempo pode influenciar a sua vida.......................................... 15
1.5 O Princpio de Pareto...................................................................................... 21
1.6 Princpios da administrao do tempo............................................................. 24
Unidade 2 Comportamento pessoal em relao ao tempo ......................................... 28
2.1 Administrao do Tempo e o foco .................................................................. 28
2.2 Assertividade.................................................................................................. 30
2.3 O uso da disciplina para economizar tempo .................................................... 36
2.4 Como definir o que importante e o que urgente ......................................... 42
2.5 Fixando metas e objetivos............................................................................... 49
2.6 Hbitos desmotivadores.................................................................................. 53
Concluso do mdulo I ............................................................................................... 65

Introduo
Administrar o tempo no algo voltado exclusivamente para o trabalho, embora
seja no ambiente de trabalho que mais se exige pacincia e planejamento para que tudo
seja realizado de forma adequada e no tempo certo.
Voc vai aprender que a produtividade depende de voc, inclusive com
motivaes pessoais e capacidade de fixar metas. Alm disso, voc vai observar a partir
de dicas e tcnicas, como elaborar planejamentos para que consiga realizar suas tarefas
corretamente sem que isso atrapalhe sua vida pessoal.
De incio, uma abordagem geral do que tempo e a importncia de administr-lo
te mostrar os caminhos em direo a sua boa administrao. E, a partir de seus
princpios ver como ele pode influenciar positivamente a sua vida. No entanto se no
administrado, obviamente poder prejudicar seu dia a dia.
Logo, voc ir aprender como ter um comportamento pessoal adequado, que por
sua vez um dos mecanismos fundamentais para uma boa administrao do tempo.
Tendo foco e disciplina, por exemplo, voc vai perceber como tudo se torna mais fcil
na concretizao de seus objetivos traados.
Ainda neste curso, voc ver em especial como realizar planejamentos a fim de
utilizar o tempo a seu favor e por fim, voc vai conhecer as atitudes desejveis no
ambiente de trabalho para que o tempo seja bem aproveitado de modo a proporcionar
rendimentos e claro, bem estar sua mente que por sua vez acaba se expondo correria
do dia a dia.
Bom estudo.

Unidade 1- O Tempo
Ol, Seja bem-vindo(a)!
Nesta unidade voc conhecer de forma geral o que significa tempo e o que
realizar sua administrao. Ver como importante administr-lo principalmente para
agir corretamente como profissional, cumprindo dentro dos prazos as tarefas solicitadas
e ainda como a Administrao do Tempo pode resultar em qualidade de vida.
Alm disso, voc vai conhecer o princpio de Pareto, teoria bastante antiga que
pode te ajudar a dispor de certas atitudes que colaboram para a boa administrao do
tempo.
Ainda nesta unidade, voc vai conhecer os princpios da administrao e dicas
consideradas fundamentais para agir diante da correria do dia a dia.
Bom estudo.

1.1 O que o tempo?


O conceito de tempo abrangente e impreciso, h vrios
significados e sentidos que norteiam a definio desta palavra. A
verdade que o tempo percebido e vivido diferentemente por cada
indivduo.
Para algumas pessoas, tempo dinheiro. Outros dizem que
um recurso valioso e que no pode ser desperdiado. Alguns
acreditam que tempo est contido nas horas, minutos e segundos do relgio, e existem
os que lamentam o tempo passado que no volta mais, dizem: Bons tempos aqueles....
O tempo algo muito complicado de discutir, no entanto sempre foi tratado
como um conceito adquirido por vivncia, isto , presente, passado e futuro. Desde a
cultura ocidental at os dias de hoje essa concepo vem sendo discutida.
A definio do tempo um quebra-cabea que desafia os sbios pelos sculos
afora. Para a fsica, o tempo uma grandeza fundamental, sobre a qual no cabe
definio. Ele s pode ser compreendido em relao ao espao e ao movimento.
O conceito de tempo na humanidade
As pessoas em geral podem no conseguir definir a palavra tempo formalmente,
no entanto descrevem-no em um simples dito popular O tempo relativo, ou seja,
cada indivduo pode criar mais espao no seu tempo por meio de uma mudana de
atitude.
O tempo pode lhe favorecer como pode lhe prejudicar, isto vai depender da sua
atitude. Desta forma, concentre-se em suas atividades, pois se voc se concentrar no que
est fazendo, certamente realizar a tarefa em menos tempo. A mente deve estar focada
e, com isso o tempo estar a seu favor.
5

H certas atitudes que explicam o pouco empenho em realizar as tarefas que


havia planejado e a necessidade de fazer tudo novamente desde o incio. So elas:

Falta de perseverana ao implantar mudanas pessoais;

Desconhecimento de um processo organizado que o ajude a alcanar seus


objetivos;

Erro na avaliao de seus reais problemas relativos ao tempo;

Falta de confiana nas medidas que toma, por j terem sido tentadas
anteriormente com resultados abaixo do esperado;

Ausncia de uma viso mais ampla que relacione o tempo com a sua
vida;

Desejo de obter resultados mais rpidos;

Medo de comear tudo de novo e ter de enfrentar derrotas j vividas;

Falta de empenho, perda de rumo durante o caminho, vontade de parar


com tudo e dar um tempo, vontade de deixar como est para ver o que
acontece.

A vontade de boa parte das pessoas acertar e utilizar seu tempo da melhor
maneira possvel de modo que o bom uso do tempo ir coloc-lo mais prximo de seus
objetivos.
Para tornar real tal pretenso preciso aproveitar e criar oportunidades. Alm
disso, preciso ainda viver com qualidade, isto , com a qualidade que cada um
escolher para si prprio.

Nosso objetivo sugerir caminhos para que voc possa aproveitar essas
oportunidades. Seu tempo ser consequncia daquilo que voc estabelecer como
objetivos e da maneira como pretende v-los alcanados.

1.2 O que Administrao do Tempo?


Administrao do Tempo o ato de saber se organizar
em todos os sentidos, seja na vida pessoal ou no trabalho. A
arte de se organizar consiste em controlar seus afazeres para
evitar perdas de tempo.
Essa prtica possibilita identificar o que mais
importante, definir objetivos e estabelecer prioridades. Parece
simples, mas para realizar tais funes necessrio
planejamento e acima de tudo sabedoria para execut-lo.
Para ficar mais claro, uma boa Administrao do Tempo exige organizao
pessoal e uma monitoria contnua das tarefas e do tempo destinado a cada uma delas. A
falta de tempo muitas vezes uma justificativa para ocultar a falta de capacidade em
reagir diante dos acontecimentos ou a indeciso ao realizar certas tarefas.
Para administrar o tempo da melhor maneira necessrio identificar as
prioridades e depois avaliar a lista de tarefas:
 Importante e urgente a realizar imediatamente;
 Importante e menos urgente a realizar nos prximos dias;
 Menos importante, porm urgente a realizar nos prximos dias;
 Menos importante e menos urgente a realizar quando a pessoa achar
melhor;
7

 Sem importncia e sem urgncia se for necessrio faz-las deve-se


delegar ou ento verificar se o assunto no para esquecer.
A Administrao do Tempo justamente isso: definir aquilo que importante, o
que urgente, o que so ambos ou o que coisa nenhuma.
Dicas

O que importante e urgente, ao mesmo tempo, crtico: deve ser resolvido


imediatamente.

O que unicamente importante e gera valor, deve ser resolvido em segundo


lugar.

O que unicamente urgente e no gera valor, comum e, quase sempre, o


melhor descartar no haver prejuzos maiores.

O que no nem importante e nem urgente jogue no lixo.

O tempo rende muito bem quando bem aproveitado. Para tanto, pense em questes
como estas:
 O que merece ser considerado importante, dentre todas as coisas que
voc faz?
 E o que merece ser visto como urgente?
 O que importante deve ser urgente?
 E o que urgente, tambm importante?
 Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que urgente ou o que
importante?
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Veremos com mais detalhes essa questo de urgente e importante em tpico


prprio.

1.3 Por que to importante administrar seu tempo


Para falar das vantagens de administrar o tempo, vamos iniciar com os Mitos
que constantemente rodeiam o pensamento das pessoas:
Quem administra o tempo torna-se escravo do relgio MITO
Quem administra o tempo coloca-o sob controle.
Quem no o administra dominado por ele, pois acaba
fazendo as coisas ao sabor das presses do momento, no na
ordem e no andamento em que desejaria.
Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas
que tentam administrar o tempo acreditam pelo menos no
incio que possvel programar 100% do seu tempo. A verdade que administrar o
tempo no programar a vida nos mnimos detalhes e sim estabelecer controle sobre
ela. necessrio planejar, sem dvida. Mas preciso ser flexvel, saber fazer correes
de curso.
Se voc est fazendo algum trabalho e est inspirado, produzindo bem, no
h razo para parar, simplesmente porque o tempo alocado quela tarefa expirou. Se a
tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores
problemas, no interrompa o que voc vem fazendo bem. Administrar o tempo fazer o
que voc considera importante e prioritrio, no program-lo nos mnimos detalhes e
depois tornar-se escravo dele.

A gente s produz mesmo, ou ento s trabalha melhor, sob presso MITO.


Esse um mito criado para racionalizar a preguia, a
indeciso. No h evidncia que o justifique, at porque os
que assim agem, poucas vezes tentam trabalhar sem presso
para comparar os resultados sobre si mesmos e sobre os que
os rodeiam. A evidncia, na verdade, justifica o contrrio
daquilo que expressa o mito. Em contextos escolares, por
exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem
presses, geralmente tira notas muito melhores do que quem deixa para estudar nas
vsperas das provas e, por isso, v-se obrigado a passar noites em claro para fazer
aquilo que deveria vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o
que vale no contexto escolar, a esse respeito, no valha em outros contextos.
Administrar o tempo algo que se aplica apenas vida profissional MITO
Certamente, h muitas coisas em sua vida pessoal e
familiar que voc reconhece que deve ou deseja fazer, mas no
faz "por falta de tempo". Voc pode planejar, h anos, reformar
algumas coisas em sua casa, escrever um livro ou um artigo,
aprender uma lngua estrangeira, ou ento a danar, desenvolver
algum hobby, tirar duas semanas sem perturbaes na praia,
curtir os filhos que esto crescendo, tudo isso sem conseguir. A
culpa vai sempre falta de tempo. A administrao correta do
tempo poder permitir que voc realize todos os seus sonhos.
Ter tempo questo de querer ter tempo VERDADE
Voc certamente j ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmao
verdadeira. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que
realmente queremos fazer. Mas a afirmao no diz tudo. No basta simplesmente
querer ter tempo para ter tempo. preciso tambm querer o meio indispensvel de obter
mais tempo e esse meio a administrao do tempo.
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Administrar o tempo saber us-lo para fazer aquelas


coisas que voc considera importantes e prioritrias,
profissional ou pessoalmente. organizar a sua vida de tal
maneira que voc obtenha tempo para fazer as coisas que
realmente gostaria de fazer, e que possivelmente no faz
porque anda to ocupado com tarefas urgentes e de rotina
(muitas delas no to urgentes nem to prioritrias) que no
sobra tempo.
As pessoas que tm tempo livre no so, necessariamente, as desocupadas, mas
sim as que conseguem administrar o tempo que tem. Todos ns conhecemos pessoas
que no fazem nada o dia inteiro e, no entanto, constantemente se dizem sem tempo.
Por outro lado, quem administra o tempo no quem est todo o tempo
ocupadssimo. Pelo contrrio. Se voc vir algum que trabalha o tempo todo, fica at
mais tarde no servio, traz trabalho para casa noite e no fim de semana, pode concluir,
com certeza, que essa pessoa no sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo
geralmente no vive numa corrida perptua contra o tempo, no precisa trabalhar horas
extras e, geralmente, produz muito mais.
A principal vantagem de administrar o tempo ter boa qualidade de vida. No
entanto, nem todos se do conta de que so, em grande parte, responsveis por criar essa
qualidade. Pensando nisso, relacionamos algumas dicas que se bem aplicadas podem
proporcionar uma boa qualidade de vida seguida, obviamente de uma boa administrao
do tempo.

Permita-se ter uma viso daquilo que gostaria que


acontecesse com voc daqui pra frente;

Escreva essas vises sob forma de objetivos a serem


alcanados;

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Ao definir objetivos pessoais, estar ditando para si prprio o que


gostaria que acontecesse em sua vida;

Defina quais passos o levam a esses objetivos, para saber o que deve ser
feito para chegar l;

Desfrute cada um desses passos que est dando, conhea e valorize cada
um deles;

Quando cometer enganos ou tropeos, diga logo Bem vamos superar


isso, em vez de Eu sabia, logo agora...;

Pense em qualidade sempre, pense qual a melhor maneira de fazer cada


coisa, pense como isso contribui para a realizao dos seus objetivos.

Cuidado para no se tornar um workaholic


Workaholic uma expresso de origem americana
destinada a pessoas que tem vcio por trabalho, ou seja,
trabalham em excesso.
Segundo estudos recentes, pessoas com esse perfil
trabalham em mdia 14 horas por dia, e tambm aos fins
de semana. De acordo com especialistas, isto se d cada
vez mais frequente devido ao aumento do desemprego e da necessidade do brasileiro de
dobrar a carga horria para aumentar a renda familiar.
Alguns especialistas acreditam que esse comportamento pode ser considerado
uma doena, afinal isto um vcio. Para eles, esses profissionais que trabalham demais
devem procurar acompanhamento psicolgico para tentar diminuir seu ritmo de trabalho
que por sua vez geram sintomas graves, como depresso, estresse e doenas cardacas,
alm de prejudicar os colegas e a empresa, que passa a ter gastos extras com esse
funcionrio.
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Outros pesquisadores caracterizam os workaholics como pessoas competitivas,


em busca de perfeccionismo e de destaque pessoal, qualidades que muitas empresas
levam em considerao ao contratar um novo empregado.
Tome cuidado para no se tornar um workaholic, embora esse tipo de
funcionrio, muitas vezes seja valorizado, agir dessa forma pode causar uma srie de
problemas de sade, resultando em uma m qualidade de vida.
Faa o teste abaixo, elaborado pelo Empregos.com.br e descubra se voc um
workaholic:

Teste: Voc workaholic?


Voc costuma esquecer e at perder compromissos sociais e
festas de famlia por causa do trabalho? Mesmo dormindo ou comendo,
sua cabea continua no escritrio? Responda as questes a seguir e
descubra se voc ou no um workaholic:
SIM
1. Voc se empolga mais com seu trabalho que com qualquer outra
coisa?
2. Voc trabalha ou l durante as refeies?
3. Voc regularmente deixa de almoar para trabalhar?
4. Seu horrio de trabalho causa estranheza nos seus relacionamentos?
5. Seu trabalho interfere no seu tempo livre?
6. Voc pensa frequentemente sobre trabalho fora do escritrio?
7. Voc subestima o tempo de durao de um projeto e depois corre
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NO

para termin-lo no prazo?


8. Voc geralmente sobrecarrega sua agenda?
9. Voc sente que no pode reduzir sua carga horria sem
comprometer sua carreira?
10. Voc tem dificuldades em delegar tarefas a outras pessoas?
11. Voc cancela frequentemente eventos familiares e sociais para
cumprir prazos determinado por si prprio?
12. Voc pensa em trabalho enquanto dirige, escuta outras pessoas
falando ou quando est indo dormir?
13. Voc competitivo?
14. Voc trabalha mais de 45 horas por semana?
15. Voc desistiu de algum de seus hobbies por causa do trabalho?
16. Voc se preocupa excessivamente com o futuro, mesmo quando as
coisas esto bem?
17. Voc acredita j ter adoecido por causa do trabalho?
18. Voc est infeliz com seus hbitos de trabalho?

Total do sim:
A contagem realizada a partir da soma das respostas assinaladas sim.

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Gabarito
1 a 8 pontos
Zen: voc consegue um bom equilbrio entre a ambio e hbitos
saudveis. Bom para a sua sade e bom para a sua carreira tambm,
afinal, voc reserva um tempo para aprender e viver experincias que
tambm podem contribuir para o seu desenvolvimento profissional.
9 a 14 pontos
Cuidado: No est na hora de tirar aquelas frias vencidas? Seu corpo
pode no ter reclamado ainda, mas certamente seus pensamentos s
vezes fogem e sua produtividade est comprometida. Tente umas
frias, mas, se no for possvel agora, aposte nos exerccios fsicos, nas
atividades culturais e em tudo o que lhe d prazer.
15 a 18 pontos
Perigo: Reduza suas horas de trabalho, pois h mais vida fora do
escritrio. O ideal mesmo que voc se desligue por uns dias e
faa algo para o bem do seu corpo e da sua mente. Voc ficar
mais disposto e conseguir trabalhar bem em menos tempo, porque
sua produtividade aumentar.

1.4 De que forma o tempo pode influenciar a sua vida


O tempo pode influenciar a sua vida tanto de forma positiva quanto de forma
negativa.
No ambiente de trabalho, por exemplo, o tempo pode ser seu aliado quando voc
realiza suas tarefas dentro do prazo estimado. Desta forma, trar vantagens em sua
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vivncia, sendo desnecessrio levar trabalho para casa ou passar horas trabalhando no
final de semana, o que resultar em tempo para realizar outras atividades como passear,
sair com os amigos, passar mais tempo com a famlia, enfim ter uma boa qualidade de
vida.
Por outro lado o tempo pode ser seu inimigo, no sentido de que se voc no
cumprir suas tarefas no prazo proposto, certamente isso te causar certo transtorno uma
vez que no ter tempo para fazer o que deseja, sendo necessrio permanecer
trabalhando em horrios inoportunos.
As desculpas mais comuns para justificar um fracasso dizer: No tive tempo
suficiente. O executivo diz: No tenho tempo para planejar meu trabalho porque estou
muito ocupado com outras coisas. O vendedor diz que no tem tempo suficiente para ir
em busca de novos clientes porque as visitas rotineiras e os relatrios que precisa fazer
tomam-lhe todo o tempo. Ambos se atormentam e agonizam, quando seria to fcil
organizar o tempo de maneira inteligente.
Organizao pea fundamental no processo de
administrao do tempo. Quando se tem organizao possvel
realizar uma srie de coisas e ter resultados satisfatrios, seja na
vida pessoal ou profissional.
Plano para organizar seu tempo:
Defina sua meta Visualize exatamente aquilo que voc quer alcanar. No use
termos vagos ou generalizados.
Seja especfico No escreva simplesmente: Quero ganhar mais dinheiro ou
quero ter sucesso. No! Escreva exatamente aquilo que quer fazer e a quantia de tempo
que ter que empregar para consegui-lo.
Prepare um programa Etapa por etapa. Voc deve determinar qual a sua
meta principal e saber quais as etapas necessrias para alcan-la.
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Aplique o mesmo sistema para determinar o tempo de cada etapa,


separadamente Estipule uma srie de etapas com tempos determinados.
Depois que voc determinar um prazo, dentro do qual seja possvel levar a srio
seu plano, ajuste-se a ele estritamente.
Voc s pode fazer uma coisa de cada vez. Se voc
fizer um trabalho enquanto estiver preocupado com outro,
ambos sero mal feitos e voc se atrasar em seu programa.
Complete seu planejamento pessoal com uma agenda diria que
lhe servir para planejar as atividades de cada dia. Escreva cada
ao detalhadamente e depois a esquea at que chegue o momento.
Quando registramos por escrito as coisas que planejamos e
decidimos execut-las num determinado momento, elas
deixam de ser preocupao e no h razo para voltarmos a
pensar nelas at que chegue o momento de realiz-las.
(autor desconhecido)
Quanto vale seu tempo? Calcule seus ganhos divididos pelo tempo que voc
emprega em cada tarefa. Faa a si mesmo a seguinte pergunta: Tudo o que fao vale a
quantia que ganho? Voc no est desperdiando um tempo valioso, executando um
trabalho que poderia ser feito por uma pessoa cujo tempo seja mais barato? Voc no
executa tarefas rotineiras que no merecem o investimento do seu tempo e esforo? A
incapacidade de delegar muitas vezes um grande obstculo que nos faz tropear em
nossa trajetria para o sucesso.
Lembre-se: No desperdice seu tempo em trabalhos que podem ser executados
por outra pessoa cujo tempo seja menos valioso que o seu.
Quais so as coisas realmente essenciais? Quando fizer um plano, no momento
de calcular o tempo necessrio para cada atividade, lembre-se de colocar em primeiro
lugar, as coisas mais importantes.
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Evite a rotina, muitas vezes executamos o mesmo trabalho da mesma maneira


dia aps dia, unicamente porque esta forma de agir tornou-se um hbito. Ser que este
procedimento no pode ser mudado, para que, com menos trabalho, se obtenha o
mesmo resultado ou melhores resultados?
A Administrao por Objetivos
Os supervisores que utilizam a administrao por objetivos empregam seu tempo
com eficincia porque o tempo e a fixao de objetivos so inseparveis. Um
administrador sem objetivos um barco sem porto. Se os objetivos no so claros, a
direo pela qual o administrador se orienta tampouco ser.
O administrador no saber que direo tomar, no ter uma
base racional para tomar decises e nem poder ser avaliado o
progresso, porque no h maneira de faz-lo.
Independente do ramo de negcio ou cargo que ocupa,
encontra-se uma corrida constante contra o tempo. medida que as
atividades se ampliam, torna-se mais evidente a necessidade da distribuio inteligente
do tempo.
indispensvel a qualquer executivo a distribuio e organizao de seu tempo
se quiser fazer frente s crescentes demandas de trabalho. Os executivos progressistas
utilizam-se de dois mtodos principais para ganhar sua corrida contra o tempo. quase
certo que voc mesmo os use:
O primeiro a seleo: isto , reconhecer aquelas partes do seu trabalho que
sejam antiquadas ou desnecessrias. Os mtodos e procedimentos antiquados e
desatualizados devem ser abandonados, impedindo que seus subordinados os usem.
O segundo a delegao: todas as vezes que voc tiver dominado certo tipo de
trabalho, treine um dos seus subordinados para que possa encarregar-se dele. Desta
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forma voc pode afastar-se das tarefas rotineiras, ganhando tempo para aprimorar-se e
proporcionando aos seus auxiliares uma oportunidade de desenvolvimento.
Infelizmente estes dois mtodos no so suficientes. Voc precisa aumentar a
sua capacidade de trabalho. Mas como?
Vamos ver algumas ideias, conceitos e exemplos sobre a administrao do
tempo:
A Preocupao
Se desejar modificar a distribuio do seu tempo e
aumentar sua capacidade de trabalho, deve se lembrar de
uma coisa muito importante: cada minuto que desperdiar
com preocupaes um momento que est roubando da sua
capacidade de trabalho. Voc j notou que a preocupao
pode dominar completamente as pessoas que se encontram
sob seu efeito? Tais pessoas movem-se como sonmbulos. Enquanto falam, com
aparente coerncia, seus pensamentos esto a mil quilmetros dali. No deixe que isto
se transforme em hbito. Concentre-se naquilo que faz, porque se no vale a pena
concentrar-se, tampouco valer a pena fazer o que est fazendo.
muito fcil dizer: no se preocupe. No entanto muito difcil aplicar tal
conceito a si mesmo. Um dos maiores problemas causados pela preocupao a
estranha capacidade que ela tem de agigantar-se diante dos olhos. Assim como uma
criana assustada v nas sombras das rvores, braos ameaadores de um gigante, voc
poder permitir que, a obscuridade da preocupao, o atormentem com pensamentos
sem fundamentos.
Espere o mximo possvel antes de preocupar-se.
Escreva as preocupaes em sua agenda e preocupe-se com elas somente quando
se tornarem realidade ou surgirem. Esquea as preocupaes inteis ou que podem
algum dia surgir.
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Na realidade, existem apenas dois tipos de preocupaes:


A primeira consiste em preocupar-se com algo inevitvel, algo que voc no
pode mudar. Nada poder mudar o resultado final, nem a angstia de sua preocupao,
de modo que voc est gastando energia inutilmente.
A segunda consiste em preocupar-se por coisas que voc pode mudar. Neste
caso voc deve gastar sua energia e tempo em efetivamente fazer algo que possa mudar
e remover sua preocupao. Evite gastar tempo apenas se preocupando, sem fazer nada
para mudar a situao.
Aprenda a deter-se
A atividade que mais particularmente far economizar
tempo a de aprender a reconhecer o momento em que deve parar.
Deve-se planejar cuidadosamente o tempo necessrio para
determinar um projeto ou atividade e, quando este tempo terminar,
deve-se parar. Se continuar, estar roubando o tempo do projeto
seguinte. Quando incorre neste erro, logo se acha sem tempo para
fazer qualquer coisa. Esta a brecha por onde escapa o tempo da maioria das pessoas.
preciso planejar cuidadosamente no somente o uso dos meses, das semanas e dos dias,
mas tambm o uso das horas e dos minutos.

Os Ladres do Tempo
Evite transferir tarefas j agendadas
comum fazer complicados preparativos para alcanar algo e depois comear a
transferir o assunto de um dia para outro. Tanto o transfere que seu propsito se dilui no
indefinido futuro do amanh, que no chegou e nunca chegar. O antdoto para a
transferncia a deciso. Depois que voc tiver determinado o que fazer e como fazer,
faa a si mesmo esta pergunta: quando? Aplique ento o antdoto, definindo uma data e

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um prazo para a execuo. Voc se surpreender como tudo fica mais fcil quando voc
segue este sistema.
Cuidado com as desculpas
Outro ladro do tempo a desculpa aparentemente lgica que muitas pessoas
usam para justificar a inrcia frente a um problema. Todos tm certa satisfao, quando
da a si prprio ou a quem os escute, explicaes lgicas que justifiquem a transferncia
daquilo que planejou. Na realidade, tudo o que voc faz e procura desculpas que, com
lgica aparente, apenas ressaltam o fato de que no capaz de organizar e distribuir o
tempo adequadamente. Se, ao invs das explicaes lgicas, empregar seu tempo em
agir com deciso, jamais ter a necessidade de usar artifcios tais como a desculpa.
As lamentaes destroem
O mais cruel e impiedoso ladro do tempo a lamentao. Nada faz desperdiar
mais tempo do que as horas que dedica s lamentaes inteis. No viva do passado.
Depois que voc passou por uma determinada experincia em sua vida, pouco poder
fazer para modific-la. Ela j parte do passado. A verdade que se aprende com erros
do passado, mas o fato que no pode voltar atrs para corrigi-los. Se pudesse voltar
atrs, certamente no cometeria erros que comete. Ento lgico presumir que deve sua
posio atual s lies que aprendeu do passado. Por que desperdiar seu tempo
lamentando as experincias que adquiriu no passado, atravs dos seus erros?

1.5 O princpio de Pareto


O princpio 80/20 de Pareto uma teoria bastante antiga criada pelo economista
italiano Vilfredo Pareto. Embora tenha sido criado h mais de cem anos, tal estudo se
adapta realidade atual e pode ajud-lo na conduo do seu dia.
Trata-se de uma anlise que mostra que h um forte desequilbrio entre aes e
objetivos alcanados. Ao analisar a sociedade, o economista concluiu que 80% dos
21

resultados que atingimos se relacionam a 20% dos nossos esforos. Isto significa que
algumas aes especficas e estratgicas do um retorno muito maior do que outras.
Para ficar mais claro, o estudo indica que, muitas vezes h muito esforo e
pouco resultado. A dificuldade est em identificar, no dia a dia, quais as aes que
merecem prioridade e que proporcionam maiores resultados.
Todo empreendedor deve conhecer e principalmente aplicar o princpio de
Pareto. Ao afirmar que apenas 20% daquilo que voc faz responsvel por 80 % dos
seus resultados, o estudo diz que preciso escolher, ou decidir, quais so os 20%
essenciais.
Um exemplo clssico que se 20% dos alunos de uma sala de aula, so
responsveis por 80% da baguna e do caos enfrentado pelos professores, controle os
20% e voc controlar a sala de aula. Se 20% dos clientes de uma empresa so
responsveis por 80% das compras repetidas. Invista nesses 20% e eles traro ainda
mais lucros para sua empresa.
comum no dia a dia, concentrar energia e tempo em aes secundrias que
sobrecarregam sua agenda, projetos que o deixam estressado, mas nem sempre lhe
asseguram bom retorno. O ideal observar esses atos com cautela e, com base nessa
teoria, experimentar redirecionar esforos e procurar fazer o essencial, j que no
possvel fazer tudo. Agindo dessa forma, ter grandes chances de sucesso e felicidade
tanto na sua vida profissional quanto pessoal.
Os Princpios de PARETO (1848-1923)
 Comemore o valor excepcional de produtividade, em vez de aumentar de
imediato o esforo mdio;
 Procure atalhos, em vez de seguir pelo caminho mais longo;
 Controle a sua atividade com um mnimo de esforo possvel;
22

 Seja seletivo e no exaustivo;


 Procure a excelncia num conjunto restrito de coisas, em vez de um bom
desempenho em muitas;
 Delegue ou subcontrate tanto quanto possvel no dia a dia, de forma a ser
beneficiado e no penalizado pelo sistema fiscal;
 Escolha a carreira e os colaboradores com muito cuidado;
 Faa apenas aquilo em que melhor e de que gosta mais;
 Olhe o que est por trs da textura normal das coisas para descobrir
ironias e particularidades;
 Em todas as esferas realmente importantes, procure a que necessita de
apenas 20% de esforo e conduza a 80% de retorno. (Lei natural do
menor esforo);
 Acalme-se, trabalhe menos e limite o nmero de objetivos valiosos que
tem de atingir e para os quais o princpio 80/20 trabalhar por si, em vez
de se agarrar a todas as oportunidades disponveis.
Mximas de PARETO
 S um pequeno nmero de coisas produz resultados importantes, poucas
vitais e muitas triviais;
 A maioria dos esforos realizados no atinge os resultados pretendidos;
 muito complicado, e por vezes pouco importante, perceber o que est a
acontecer numa determinada situao: preciso saber se algo est ou no
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a funcionar, mudar o que for necessrio e depois manter esse estado de


coisas at que deixe de funcionar;
 A maioria dos acontecimentos bons resulta da ao de um pequeno
nmero de foras muito produtivas, enquanto a maioria das coisas ruins
acontece devido ao de um pequeno nmero de foras destrutivas;
 A maior parte da atividade, individual ou de grupo, uma perda de
tempo, pois no contribui para a obteno dos resultados pretendidos;
 Uma pequena percentagem da sua atividade ser sempre eficaz e
valorizada pelos clientes, mas provavelmente no a que voc pensa.

1.6 Princpios da administrao do tempo




Faa uma lista Nada ser feito at que esteja em uma lista de coisas a
fazer;

Atribua prioridades O que dever ser feito em primeiro lugar? E a


seguir? O que pode esperar? Arrume os itens da sua lista por ordem de
importncia;

Faa primeiro o mais importante A mais alta prioridade mais


importante, por razes que voc mesmo determina;

No tolere interrupes Muitas vezes nem atenda ao telefone;

Mantenha-se no item at que acabe;

Trabalhe no item um at que o tenha terminado. Ento, inicie o item dois,


que agora o seu item um.

24

Os trs princpios clssicos da Administrao do tempo, ao menos antigamente,


eram:
1. Faa uma lista das tarefas que voc precisa executar diariamente e
concentre-se nelas at que todas estejam executadas;
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes;
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
O fato que todo mundo j utilizou estas tcnicas frequentemente com algum
grau de sucesso. No entanto, estudiosos renomados como Peter Drucker, Merrill
Douglass e o prprio Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim
de abrir caminho para mtodos mais eficazes.
Aparentemente, as regras so boas. Cada uma delas, entretanto, contm aspectos
negativos. Analisemos separadamente estas diretrizes para descobrirmos por que elas
precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faa uma lista das tarefas que voc precisa executar diariamente e
concentre-se nelas at que todas estejam executadas.
O que h de errado nisto? Uma poro de coisas. Conforme Drucker aponta,
preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo imutvel, ao passo
que o trabalho flexvel como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado,
reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo
disponvel. Atacar com entusiasmo sua lista diria de itens a fazer no suficiente. O
tempo deve ser rigorosamente programado para que as tarefas certas realmente sejam
feitas.

25

2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.


Se for urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem que
diz que o assunto urgente? voc, seu chefe, sua secretria, um cliente,
um empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de ateno
imediata. Mas quem est exigindo ateno imediata? Como a tarefa em
questo se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade,
existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes.
Esta correlao pode ser simplesmente citada como: Assuntos urgentes
podem ser importantes, mas no necessariamente. So quatro os possveis
relacionamentos. O assunto pode ser:
Tanto importante quanto urgente
Ex.: Voc est quase perdendo seu principal cliente.
Importante mas no urgente
Ex.: Planejamento estratgico para os prximos trs anos.
Urgente mas no importante
Ex.: A maioria dos telefonemas.
Nem urgente nem importante.
Ex.: Conversa fiada ou comentrios excessivos sobre o jogo de futebol da
semana passada.
Conclui-se, portanto, que assuntos importantes os que tm vnculo com os
objetivos devero sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes os que
pressionam pelo tempo.
26

3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.


H quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. Pareto disse que para
qualquer nmero de itens, um pequeno nmero destes itens muito mais importante do
que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente so
responsveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem
representar 80% do inventrio. O Princpio de Pareto uma prescrio de
discriminao. Ele prope dedicar mais ateno aos itens importantes e menos ateno
aos itens de menor importncia.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho
uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, no
atende necessidade do executivo. O esforo concentrado em
poucos assuntos importantes que abre o caminho para a
produtividade gerencial. Desta forma, assim como nos outros
exemplos citados, possvel que 20% das atividades do dia, as mais importantes,
podem merecer 80% do seu tempo.

27

Unidade 2 Comportamento pessoal em relao ao tempo


Ol Aluno(a),
No decorrer desta unidade, voc vai conhecer o que talvez nunca tivesse
imaginado: O quanto o comportamento pessoal influencia na administrao do tempo.
No adianta pensar que administrar o tempo depende somente de planejamento, alm
disso, preciso ter disciplina.
Ver como um simples comportamento pessoal pode facilitar a sua vida em
relao ao tempo. Para cumprir seu planejamento dirio, semanal ou at anual preciso
ter foco, disciplina e ser assertivo. Nesta unidade voc vai descobrir como desenvolver
essas habilidades.
Outra questo a ser tratada nesta unidade a importncia de fixar metas e os
hbitos desmotivadores que impedem que os objetivos sejam alcanados. Voc vai
aprender como lidar com isto.

2.1 Administrao do Tempo e o foco


O foco pea fundamental para a realizao de qualquer atividade, seja na vida
pessoal ou profissional. Para que algo seja realizado com sucesso preciso ter foco
durante seu desenvolvimento a fim de evitar aes desnecessrias que podem dispersar
sua ateno.
A falta de foco implica na falta de tempo e na baixa produtividade do
profissional, sendo um dos maiores problemas para a Administrao do Tempo.
praticamente impossvel administrar o tempo sem estar focado nas atividades a serem
realizadas. Para resolver este problema preciso apresentar uma grande fora de
vontade por parte do prprio indivduo.

28

Pesquisas mostram que um profissional s consegue permanecer focado em uma


tarefa por, no mximo, 11 minutos at que o telefone toque. Uma vez que ele para um
trabalho, custa, em mdia, 25 minutos at que a ateno se volte quela primeira tarefa.
A falta de foco pode gerar desorganizao no trabalho.
Existem pessoas com uma tendncia natural para seguirem processos e serem
organizadas. Por outro lado, h pessoas muito desorganizadas e opostas s regras, o que
resulta em dificuldades para adquirir novos hbitos de produtividade.
Para garantir mais tempo no seu dia, relacionamos algumas estratgias que
podem ser adotadas para combater a falta de foco:
- Priorize suas atividades.
Todos os conceitos de administrao de tempo levam voc a ter um dia mais
focado. Quando voc se organiza, voc define objetivos, se planeja e consegue saber o
que precisa realmente fazer no seu dia. Liste todas as atividades e priorize
numericamente. Siga essa ordem na execuo das tarefas.
- Operao Shutdown
Quando precisar se focar em alguma atividade, desligue completamente seu
celular e telefone, televiso, sites de relacionamento, e-mail, feche a porta e pea para
ningum incomod-lo at terminar. Quanto mais voc se afastar das possveis
interrupes mais sucesso ter na sua concentrao.
- Para focar crie um padro
Voc pode ritualizar a sua concentrao. Escolha uma msica tranquila que voc
goste e o ajude a relaxar. Alguns estudos de superlearning comprovam que a msica
barroca aumenta em trs ou quatro vezes a concentrao e a capacidade de absoro do
crebro. Toda vez que precisar se focar oua sempre a msica que o ajuda a se
29

concentrar. Isso criar uma "ncora auditiva" e o colocar em estado de concentrao


muito mais rpido.
- Respire
Antes de iniciar seu trabalho, relaxe por alguns minutos. Comece a respirar
profundamente algumas vezes. Concentre-se apenas na sua respirao e no seu corpo.
Deixe sua mente fluir naturalmente. A presso diria acaba aumentando nossa
adrenalina e deixando nosso ritmo mais ansioso e agitado, o que propicia a falta de foco.
Quando voc respira e relaxa, voc diminui sua ansiedade e aumenta sua capacidade de
concentrao.
- Desligue seu e-mail.
Deixar o e-mail ligado diretamente um vcio perigoso e
hoje, pode-se afirmar, que um dos maiores causadores da perda
de foco em seu ambiente. Estabelea horrios durante o dia para
essa atividade e no permita que a cada e-mail, sua ateno seja
desligada.

2.2 Assertividade
Outro comportamento importante que pode influenciar na boa
administrao do tempo a assertividade. A presso e a correria do dia a
dia acabam envolvendo as pessoas de tal forma que a grande maioria se
sente esgotada.
A sensao de incapacidade e a falta de tempo so sinais de que necessrio
redefinir a sua organizao. As pessoas que vivem constantemente sem tempo
trabalham at mais tarde para cumprir todos os compromissos e, geralmente, terminam
o dia tensas e estressadas.

30

Pessoas expostas a essas condies precisam administrar melhor o seu tempo,


distribuir a ateno entre os diversos papis como profissional, familiar, educacional e
diverso e, principalmente, serem assertivas.
De um modo geral, ser assertivo ter a capacidade de negociar seus limites
consigo mesmo, ou seja, encarar o problema da falta de tempo para viver e ter
momentos de lazer. A assertividade est intimamente relacionada com a capacidade de
administrar bem o tempo. Mais do que regras e princpios, a administrao do tempo
uma postura, uma atitude de viver o presente sem perder o senso e a perspectiva do
futuro.
A postura assertiva proporciona um bom relacionamento com os demais colegas
de trabalho, afinal essa relao tambm facilita o cumprimento das tarefas e resulta em
resultados satisfatrios, promovendo assim uma boa administrao do tempo.
A postura assertiva ter uma comunicao sincera e objetiva. No ambiente de
trabalho, esse perfil cada vez mais valorizado, pois o mercado exige decises objetivas
e focadas nos resultados esperados. Ser assertivo apostar na mudana de
comportamento para melhorar e se adaptar a todos os tipos de personalidade.
Ter comportamento assertivo ser:
 Ativo;
 Direto;
 Honesto;
 Transparente;
 Transmitir respeito pelos outros.

31

O profissional, quando assertivo, obtm resultados positivos na sua funo por


ter influncia, ateno, cooperao e negociao. Ele estimula a comunicao e no o
conflito e a vingana. Ser assertivo acima de tudo saber dizer sim ou no quando
for necessrio.
Como dissemos, comum gastar tempo em atividades pouco produtivas, isto
acontece, muitas vezes, para aliviar tenses e ansiedades decorrentes das presses do
trabalho. A execuo de atividades sem importncia tambm uma alternativa para
fugir de algo mais importante e que causa tenso.
O indivduo que adota a assertividade e a administrao de tempo como
prioridades consegue:
 Ser claro e conciso em suas relaes, evidenciando conscientemente o seu
posicionamento;
 Dizer sim ou no quando necessrio, defendendo seus direitos quando
apropriado;
 Expressar seus sentimentos;
 Ajudar a si prprio a desenvolver sua autoconfiana, melhorando sua
autoestima;
 Escolher o rumo que deseja dar a uma situao;
 Mudar seu prprio comportamento, quando este for inadequado;
 Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados;
 Assumir a responsabilidade pela prpria vida e seus relacionamentos.

32

Frustrao, tenso e ansiedade so consequncias da tentativa de se esquivar das


grandes responsabilidades, tal ao afasta os objetivos principais. Os efeitos do estresse
tambm podem ser desastrosos para o desempenho tanto pessoal quanto profissional.
Os efeitos da falta de administrao do tempo e consequentemente da falta da
assertividade podem ser combatidos com uma reavaliao consciente dos hbitos,
rotinas e a deciso de fazer o que deve ser feito na hora certa.
Vejamos abaixo as reas atingidas e as consequncias da ausncia dessas
competncias:
Percepo - perda na frequncia, na amplitude e dificuldade para a
tomada de decises;
Viso global - perde a percepo do todo atingindo a atividade
gerencial de planejamento estratgico e administrao do tempo;
Capacidade de autoexpresso - perde no relacionamento humano, na
liderana e na espontaneidade;
Capacidade de concentrao - atrapalha a anlise e tomada de
decises;
Tempo de reao - atinge o processo decisrio porque o raciocnio fica
lento;
Humor/irritabilidade - baixa compreenso emptica atingindo a
habilidade de negociao interpessoal;
Criatividade - fica totalmente comprometida.

33

Para desenvolver a capacidade assertiva preciso:

No perder tempo com lamentaes;

Concentrar-se no problema;

Considerar e avaliar as alternativas;

Pensar antes de agir;

Encarar crises como desafio e administrar sua ansiedade antes que ela
predomine em sua mente e suas emoes.

Para atingir esse nvel de comportamento necessrio tomar conscincia dos


seguintes aspectos:

Reconhea que a ansiedade resultado, muitas vezes, das presses e no


do trabalho;

Identifique e entenda as presses que esto causando a ansiedade;

A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga que levam ao


desperdcio do seu tempo;

Aprenda a controlar a sua ansiedade atravs de uma disciplina de


trabalho, com clara definio de objetivos e concentrao nas
prioridades;

Concilie e balanceie suas necessidades de curto prazo com suas


necessidades de longo prazo, usando os esforos na proporo correta.

34

Observe e pratique algumas dicas importantes que podem ajud-lo a organizar


melhor o seu tempo:
E-mails
Cheque sempre o assunto antes de abrir um e-mail. Coloque os menos urgentes em
pastas separadas. Mantenha dois endereos eletrnicos: um pessoal e outro para
assuntos de trabalho. Procure substituir uma ligao por um e-mail para evitar m
interpretao e ter tudo registrado.
Reunies
Tenha uma pauta definida para reunies e procure levar todo o material necessrio.
Realize encontro com todos os funcionrios s no caso de informaes gerais, do
contrrio, convoque apenas os que tm interesse direto no assunto. Pautas novas devem
ser anotadas para discusso posterior.
Tarefas
Por ordem de prioridade, faa um planejamento dirio das
tarefas que devem ser realizadas no dia. Estipule o tempo
previsto para cada atividade. Em caso de atividades mais
longas, determine uma data-limite para a concluso. O ideal
deixar espaos na agenda para possveis imprevistos.
Postura
Saiba dizer no, quando for preciso, desde que use argumentos. Nunca aceite tarefas que
voc sabe que no ter condies de cumprir no prazo estipulado.

35

Papis e documentos
Elimine os papis desnecessrios sobre a mesa de trabalho e nas gavetas para no deixar
que o acmulo prejudique seu rendimento e faa com que voc perca prazos
importantes.
Secretria eletrnica
Sempre que tiver de deixar recado em uma secretria eletrnica, adiante o assunto.
Quando a pessoa retornar a ligao saber do que se trata e agilizar o trabalho de
ambos.
Telefonemas
Faa uma lista das ligaes que devem ser realizadas no dia e v respondendo aos
telefonemas na medida do possvel, para no acumular ligaes para o outro dia. Nas
conversas telefnicas seja objetivo e conciso.

2.3 O uso da disciplina para economizar tempo

Existe uma srie de formas para economizar tempo nas organizaes. O mais
importante determinar as causas e, a partir destas, estabelecer aes. O uso da
disciplina essencial para conseguir economizar tempo.
Ser disciplinado o mesmo que respeitar e obedecer a regras, mtodos e
autoridades. Trata-se de um conjunto de princpios e mtodos estabelecidos para o
funcionamento adequado de qualquer atividade. Para realizar as tarefas dentro do prazo
preciso ter disciplina, isto , ter disposio e determinao para realizar algo. Alm da
capacidade de ordem e organizao.
Destacamos a seguir algumas prticas simples e disciplinares que podem
contribuir para economizar tempo.
36

1. Evite o envolvimento de pessoas desnecessrias no processo de tomadas de


decises
2. Correspondncia
Respostas rpidas. Rascunhe a resposta no verso da carta ou memorando.
Devolva o original. Considerao imediata. No a coloque de volta na pilha. Respondaa ou coloque-a onde possa ser respondida.
3. Estabelea nveis de prioridade
Procure estabelecer, sempre que inicie o dia ou alguma atividade, quais so as
prioridades. Evite atacar os assuntos pressionados pela caixa de entrada do seu e-mail,
visitantes inesperados ou sua prpria indisciplina.
4. Correspondncia que depende de informao
Se voc aguarda informao antes de responder a uma correspondncia,
convencione um sinal para que num determinado prazo, voc ou algum possa
conseguir a informao para a resposta.
5. Pea secretria que responda a correspondncia
Procure delegar tanta correspondncia quanto ela possa manejar bem. Uma
empresa procura deixar com as secretrias 75 a 80% de toda a correspondncia.
6. Reunies objetivas
Estabelea critrios e prioridades para a realizao de reunies. Considere o
nmero de participantes, instalaes, equipamento, horrio, finalidades e durao.

37

7. Memorandos e Cartas mais breves


Um esforo consciente neste ponto pode produzir resultados surpreendentes.
Aperfeioe a linguagem objetiva. Treine sua redao constantemente e analise os
resultados.
8. Treinamento dos subordinados
Faa com seus subordinados uma reviso peridica (seis meses ou um ano) das
suas atribuies. Examine a relao entre atividades rotineiras e inovadoras. No se
esquea de avaliar os resultados. Estabelea programas de treinamento ou
desenvolvimento para cada um deles.
9. Cesta de papis
Evite acumular papis desnecessrios.
10. Responsabilidade X Autoridade
Torna-se de grande utilidade o claro estabelecimento das responsabilidades com
sua respectiva autoridade. Quando isto no ocorre, as pessoas sentem-se perdidas e
consomem tempo em conflitos.
11. Controle das informaes
Estabelecer mecanismos de controle da informao lhe d tranquilidade e evita
desgaste e desperdcio de tempo. Voc tem uma viso clara das informaes que deve
fornecer e daquelas que espera receber?
12. Planejamento e organizao do tempo
Assume a responsabilidade de que a administrao do tempo um problema seu.
No culpe os outros.
38

13. Aprenda a dizer no


Um elemento essencial para que voc possa administrar melhor seu tempo
aprender a evitar aquilo que no pode fazer. Esta uma forma eficaz de reduzir tenses
ou desperdcio de tempo.
14. Leitura selecionada
No leia tudo que aparece na sua mesa. Procure fazer uma seleo e aperfeioe o
prprio sistema de leitura.
15. Agenda
(Diria, semanal, mensal ou anual).
importante e ajuda tanto a voc como seus subordinados. No perca sua
flexibilidade, agenda meio, no fim.
16. Tempo discricionrio
Ao planejar o tempo considere tambm um perodo fora da rotina sobre o qual
voc pode atuar livremente das imposies organizacionais.
17. Estabelea tempo para isolamento
Ser um gerente lidar efetivamente com pessoas. Especialistas estimam que
cerca de 80% do tempo de um executivo gasto lidando diretamente com outras
pessoas. Fixe tempo para atividades isoladas como pensar, elaborar ideias, ordenar
prioridades, entre outras.

39

18. Administrao do tempo


Discuta com seu superior, colegas e subordinados a forma como voc os tem
influenciado no uso do tempo.
19. Fixar horrio para atendimento
Reservar horrios (dirio ou semanal) para atendimentos. Fixar com o pessoal
interno, padres de tempo e resultados nos contatos, tornando-os mais objetivos.
Orient-los na fixao de uma agenda prvia onde sejam tambm estabelecidas as
prioridades. Procure reduzir os atendimentos sem horrio, e trate de evitar interrupes
durante reunies ou entrevistas.
20. Discipline o uso do telefone
Liste os telefonemas do dia e estabelea as prioridades. O telefone o primeiro
colocado na lista dos desperdiadores de tempo. Considere esta pergunta: Voc domina
ou dominado pelo telefone?
21. Evite atendimentos cruzados
Discuta cada assunto com a pessoa certa e no momento adequado. Esta medida
pode diminuir problemas nas comunicaes e desmotivao de pessoal.
22. Concentre os assuntos particulares
Na maioria das vezes, um atendimento desordenado dos assuntos particulares
alm de prejudicar o trabalho, prejudica tambm o encaminhamento dos seus prprios
interesses e sua imagem profissional. Procure destinar momentos mais adequados para
resolver seus assuntos, e voc poder obter melhores resultados.

40

23. Ambiente de trabalho


A proximidade fsica das pessoas, bem como as instalaes e a prpria posio
da mesa de trabalho podem ser fatores de disperso. Caso voc no consiga maior
privacidade fechando a porta (uma opo que nem sempre possvel para a maioria das
pessoas que trabalha em um escritrio), pode-se obter bons resultados mudando a mesa
de trabalho de lugar, de forma a no ficar to prxima do fluxo de pessoas.
A disposio fsica do local de trabalho afeta realmente o uso do tempo e merece
uma anlise cuidadosa. Faa um plano com o qual possa obter privacidade, mas no se
torne inacessvel. Procure tambm dispor seu ambiente de trabalho de modo a poder dar
conta das tarefas que tiver em mos, com mnimo de durao ou cansao.
24. Rotina X Inovao
Equilibre as atividades repetitivas (e que podem ser delegadas) e aquelas que so
inovadoras e, portanto, requerem seu envolvimento ou orientao.
25. Cuidado com o Perfeccionismo
Existe diferena entre buscar qualidade e querer perfeio. O primeiro
atingvel, gratificante e saudvel. O segundo inatingvel, frustrante e neurtico. Pode
ser tambm uma terrvel perda de tempo.
26. Limpe a mesa
Mantenha a mesa limpa para diminuir ou ordenar as presses da papelada.
27. Diluir presses
No aguarde a aproximao do prazo para o trmino de um trabalho. Procure
dividir a atividade em etapas de maneira a diluir a presso e desgaste resultantes da
pressa e tenso provocadas pelos prazos curtos.
41

28. Encurte a interrupo


A interrupo um desperdiador muito comum na realidade organizacional.
Encurte-a utilizando algumas destas medidas:
- Receba o visitante em p;
- Receba-o na antessala;
- Sente-se na ponta da mesa;
- Tenha um relgio em lugar visvel;
- No oferea cafezinho;
- Defina claramente a finalidade do contato.

29. Pea alternativas

Quando o subordinado lhe trouxer um problema no se limite a ouvi-lo


passivamente. Pergunte tambm sobre as alternativas para solucion-lo. Isto pode
apressar as decises e economizar tempo.

2.4 Como definir o que importante e o que urgente

Vimos brevemente em tpicos anteriores que existem duas maneiras de se


estabelecer prioridades: de acordo com a urgncia ou de acordo com a importncia.
Agora, voc vai conhecer de forma detalhada como usar o urgente e o importante para
estabelecer um critrio de uso do tempo.

42

Urgente
Refere-se a aes que parecem requerer atuao imediata, tm
pressa e so visveis. Tais aes se mostram inadiveis, os outros
pressionam para que sejam feitas, mas poucas vezes tm a ver com a realizao de
objetivos considerados maiores.
Importante
Est associado a valores e possui relao com aes que contribuem para a
realizao de uma misso, para obter resultados, para alcanar objetivos e para atingir
metas.
Urgente e importante podem ocorrer simultaneamente ou no. A matriz abaixo
ajuda a visualizar o urgente e o importante, dando alguns exemplos do que acontece
quando urgente e importante ocorrem simultaneamente ou no.

MATRIZ DO USO DO TEMPO


Urgente

Menos urgente

II
Crises

Preveno de problemas

Projetos com prazo

Planejamento

determinado

Prospeco de

Atividades sob presso


Importante

externa

oportunidades
Fortalecimento de

Conflito com clientes


significativos

relacionamentos e
amizades

Situaes de conflito ou

Criatividade na busca de

atrito com familiares ou

novas formas de atuao

amigos

Reflexo e avaliao de

Cobrana de resultados
43

sua forma de proceder

decisivos
IV

III
Interrupo do trabalho
com frequncia para

para parecer que trabalha

atender os outros

duro

Atividades de efeito em
Menos
importante

Apenas manter-se ativo

Reunies e discusses
infindveis e sem motivo

curto prazo
Trabalho levado para
casa que poderia ser feito

Hiperatividade social no
trabalho
Arquivo morto

no dia seguinte
Resposta imediata a
todas as solicitaes
vindas de terceiros

Fofocas com vizinhos


Visitas sociais por
obrigao

A matriz acima mostra que necessrio estar atento para se concentrar nas
atividades importantes e a estar pronto para questionar e resistir s situaes urgentes.
Quadrantes I e II
Situaes como as descritas no quadrante I e II merecem sua ateno, seu
esforo e investimento, pois as aes que permitem que voc atinja seus objetivos esto
quase sempre presentes nesses quadrantes.
Quadrantes III e IV
Investir seu tempo em situaes como as dos quadrantes III e IV faz com que se
pense apenas no aqui e agora, sem resultados imediatos, em geral de pouca durao.
Quadrante II
aquele capaz de produzir os melhores e mais duradouros resultados para quem
utilizar a matriz do tempo. Quem gasta seu tempo com situaes como a do quadrante
II, certamente investe nas coisas que realmente traro os melhores resultados mais tarde.
44

Nota-se que a caracterstica bsica do quadrante II a no urgncia. Portanto,


tome cuidado, pois isso pode impedir o progresso, levar ao adiamento, procrastinao,
ou seja, ao no fazer nada. Ou ainda tentao de pensar em deixar para depois s
porque h bastante tempo. No se esquea de que as atividades deste quadrante
geralmente so extensas e requerem mais tempo para serem realizadas.
Categorias de utilizao do tempo

Importante e Urgente

Importante e No Urgente

Produo comprometida.

Tarefas direcionadas s metas


pessoais

Tarefas delegadas pelo superior.

Projetos novos

Se no forem feitas, podem


comprometer os resultados da

Melhorias no processo

empresa.

Pesquisas
Cursos de aperfeioamento

Urgente e No Importante

Tarefas Complementares

Ajuda a colegas

Material para leitura

Relatrios diversos

Arquivos

Opinio pessoal sobre assuntos

Bate papo

Reunies
A maioria das pessoas estabelece as prioridades de acordo com a urgncia, razo
pela qual passam tanto tempo dominando o entusiasmo e no conseguindo nunca
comear um projeto sem que o prazo j esteja se esgotando. Ao se estabelecer prazos
conforme a urgncia haver provavelmente trs categorias:
01 - Precisa ser feito hoje.
02 - Deveria ser feito hoje.
45

03 - Deveria ser feito algum dia, quando puder eu fao.


Suponhamos que voc esteja pronto para preencher sua declarao de imposto
de renda, utilizando este sistema com dois meses e meio do prazo final. Obviamente a
tarefa no se incluiria na primeira categoria, porque voc ainda tem pela frente dois
meses e meio antes de expirar o prazo. Poderia ser includa na segunda categoria, mas
provavelmente no ser, pois no h urgncia. Muitas vezes ir para a terceira categoria
e voc no dar a partida at que o prazo esteja bem prximo. Nesse ponto j ser difcil
encontrar ajuda especializada e voc ser incapaz de fazer um trabalho cuidadoso como
gostaria. Ento reclama mentalmente de si mesmo e promete comear mais cedo no
prximo ano. Mas no ir porque no ano que vem aplicar o mesmo raciocnio.
Talvez seja mais preciso determinar as prioridades com base na importncia e na
urgncia, atribuindo-se um valor maior importncia para que se enfatize de maneira
institucional o cumprimento dos objetivos, sem desprezar as urgncias e pequenas aes
de curto prazo, que muitas vezes so rpidas e no demandam tanto tempo. Isso implica
em pegar a sua lista e examinar cada item luz da pergunta:
"Esta tarefa contribui na verdade para a conquista das metas da minha vida ou de
meus objetivos em curto prazo?"
Em caso afirmativo marque este item. Depois numere os itens marcados na
ordem em que gostaria de realiz-los, levando em conta dois fatores: A Urgncia e a
relao tempo/benefcio.
A relao tempo/benefcio simplesmente uma forma de reconhecer que, apesar
de certa tarefa poder ser menos importante que outra e carecer de urgncia, pode haver
uma boa razo para execut-la primeiro se o tempo envolvido for pequeno e o benefcio
significativo. preciso ter em mente o objetivo de vida, a misso que voc escolheu
cumprir em sua vida e qual a importncia da tarefa nesse objetivo.
Outra exceo regra geral de se fazer coisas mais importantes primeiro o
46

procedimento discutido no Princpio de Pareto. Ao invs de comear o seu dia pela


coisa mais importante da sua lista, talvez seja melhor programar um perodo de tempo
ininterrupto durante o dia para trabalhar sobre ela.
Um exemplo: Imagine que voc precise desenvolver algum trabalho muito
importante. Voc sabe que com certeza levar entre trs e quatro horas para faz-lo.
Imagine tambm que no seu trabalho seja comum a interrupo por telefonemas no
perodo da manh, fato que no ocorre no perodo da tarde. Ser melhor ento iniciar
este trabalho no perodo da tarde ao invs de realiz-lo no perodo da manh. Este
adiamento possibilitar que voc faa o trabalho em menor tempo e com maior
qualidade.
Importante saber que ao final de cada dia tem que ter bem claro o que realizou e
que o saldo de tarefas no realizadas ter prioridade no dia seguinte, acumulando tarefas
no realizadas e evitando o esquecimento. Uma sugesto interessante fechar o
expediente j com o planejamento do dia seguinte.
A maioria das coisas realmente importantes da nossa vida no urgente.
possvel realiz-las agora ou mais tarde. Em muitos casos podem ser adiadas
indefinidamente e na maioria deles so. Estas so as coisas que nunca chegamos a
comear, como por exemplo:
- Aquele curso especial que voc desejava fazer para seu aperfeioamento
profissional;
- Aquele projeto novo que gostaria de submeter ao chefe aps ter encontrado
tempo para uma verificao preliminar;
- O artigo que vem pretendendo escrever;
- A dieta que pretendia comear na segunda-feira;
47

- Os exames mdicos que vem desejando fazer, entre outros.


Todas essas tarefas tm alguma coisa em comum a despeito de sua importncia,
pois so relacionadas com sua sade, prosperidade e bem-estar. Tudo isso ser adiado
indefinidamente a menos que voc tome alguma atitude, tendo a iniciativa de faz-las.
Se suas atividades esto ligadas a prioridades alheias ou a um sistema imposto
de prazos que tornam as coisas urgentes, voc nunca ir se mobilizar por suas prprias
prioridades.
Lembre-se de seus prprios objetivos a curto, mdio e longo prazo.
Lista Mestra
Uma lista mestra a sua lista de afazeres. a partir dela que voc monta sua
agenda diria.
Veja como se faz: pegue uma folha de papel pautada ou abra uma planilha e faa
as seguintes colunas:
Atividade
Relatrio
Visita a
clientes

Prazo

Resultado

Facilidade

Prioridade

Completado

10/12

Excelente

Mdio

11/12

Satisfatrio

Fcil

Confira o significado de cada coluna:


Atividade: O que deve ser feito
Prazo: A data de entrega. Se no h data fixa defina uma, mas no deixe para
muito longe;
Resultados: Tente dar um nvel de resultado esperado;
48

Facilidade: Estabelea um nvel de facilidade. Pode ser: fcil, mdio, difcil ou


1, 2, 3, 4, 5;
Prioridade: Com base nas outras colunas voc pode definir a prioridade de cada
ao;
Completado: Nesta coluna voc coloca uma marca em cada atividade
concluda. Ao terminar uma ao voc tambm pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, voc deve coloc-la na lista mestra e
completar as outras colunas.
Lembre-se: no comeo do dia voc examina sua agenda e atualiza sua lista
mestra. No final do dia, repete a ao e planeja o dia seguinte. Consumir bem o seu
tempo permite que voc tenha tempo para realizar aquelas tarefas que so
verdadeiramente importantes e necessrias.
Procure considerar o que importante e o que urgente. Cabe lembrar que
urgncia se refere a algo que tem prazo. Importncia se refere a algo que tem valor.

2.5 Fixando metas e objetivos


Especialistas acreditam que determinar metas e objetivos para a realizao de
certas atividades garantia para obter sucesso na administrao do tempo. Para tanto,
recomendam:
 Listar as metas mais importantes da sua vida, tais como famlia, salrio,
vida conjugal, desenvolvimento pessoal e sucesso nos negcios. Aps
tudo escrito, deve-se refazer a lista em ordem de importncia.
 Estimar o tempo gasto com essas importantes metas. Em seguida, realizar
um acompanhamento e manter um registro das atividades.

49

 Pensar: O tempo gasto proporcional prioridade de cada meta.


Aqueles com metas bem definidas certamente tero maior probabilidade de
deixar legados permanentes.
muito comum, encontrar desconexo entre a importncia da meta e a
orientao do seu tempo. A maioria das pessoas gasta menos de 15% do seu tempo em
itens prioritrios. Se dobrar esse percentual, voc estar bem frente. Vale a pena
trabalhar para estabelecer as metas. Embora o resultado possa demorar, ele pode ser
muito satisfatrio.
Destacamos algumas dicas que podem te auxiliar a definir metas a favor do
tempo:


Corte as atividades que pouco contribuem para as metas de sua vida;

Quando identificar uma atividade sem prioridade, elimine-a;

Se uma rea necessria toma muito tempo, corte o tempo alocado pela
metade;

No poupe tempo em uma atividade para gast-lo em outra tarefa


igualmente desperdiadora;

Ao perguntar a si mesmo: Esse um projeto prioritrio?, logo estar


eliminando atividades de baixo valor com pouco esforo consciente;

Aloque uma hora por dia para o planejamento. Isso pode poupar trs
horas de execuo. Isso poder;

Evite as tarefas incompletas. Cada vez que retoma um trabalho no


terminado, voc desperdia tempo reiniciando, relembrando, terminando
o que estava iniciado;
50

A memria til, mas libere sua energia para atividades mais produtivas;

Delegue as tarefas de rotina. Quanto mais produtivo voc for, mais o seu
chefe desejar liber-lo de detalhes para conseguir mais tempo para o que
somente voc pode fazer.

Objetivos e Prioridades


Estabelea e escreva suas metas e objetivos;

O planejamento deve ser feito diariamente e deve ser includa nele a


definio de prioridades;

Mantenha uma lista das coisas especficas a ser preparada a cada dia.
Arrume-as em ordem de prioridade e, em seguida, esforce-se por realizar
as coisas mais importantes em primeiro lugar;

Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo e relacione as prioridades a


uma programao de eventos;

Saiba distinguir entre o urgente e o importante;

Sempre h tempo suficiente para as coisas realmente importantes;

Lembre-se da regra de 80/20. 20% dos itens so responsveis por 80% do


valor, enquanto que 80% dos itens so responsveis por apenas 20% do
valor. Aprenda a se concentrar nos seus 20% de atividades de grande
valor;

Coloque avisos em seu escritrio para lembrar-se de suas metas.

51

Planejamento


Controle o incio dos eventos atravs de planejamento;

Reconhea que planejar toma tempo, mas que o resultado final ser de
economia;

Enfatize os resultados e no a atividade;

Reconhea que em algumas vezes o sucesso no alcanado em virtude


de mtodos utilizados;

Planejamento das atividades dirias deve estar finalizado antes de voc


chegar ao escritrio. De outra forma, voc corre mesmo o risco de ser
tomado pelos eventos do dia antes que tenha tempo de pensar a esse
respeito;

Combine todos os registros de programao em um dirio.

Para O Superocupado


Aprenda a dizer no;

Coloque em primeiro lugar as primeiras coisas;

Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo;

Relacione as prioridades a uma programao de eventos;

Cancele as atividades no produtivas to logo seja possvel;

Voc s pode ser bem sucedido trabalhando em uma coisa por vez.
52

Alm disso, para conseguir cumprir metas preciso ter perseverana.


Perseverana a firmeza ou constncia num sentimento, numa resoluo, num
trabalho, apesar das dificuldades e dos incmodos. a virtude que contribui para o
xito na vida humana. Para a Teologia catlica, a perseverana fortifica a vontade
contra o temor de males iminentes e as dificuldades que provm de um longo exerccio
da virtude.
Obstculos perseverana


Rotina;

Desnimo Preguia, comodidade e a instabilidade do humor so outros


tantos fatores do desnimo;

Medo da mudana Ideia de incapacidade de avanar.

Construo da perseverana


preciso autodeterminao;

Deve haver concentrao;

preciso focalizar a ateno sobre um nico ponto;

Mantenha a ateno voltada para os prprios objetivos da vida.

2.6 Hbitos desmotivadores


A falta de motivao causa desestmulo nos indivduos
que acabam no realizando suas atividades corretamente. Isto
se d devido ao uso inadequado ou insatisfatrio do tempo na
perspectiva do indivduo ou da empresa.
53

As causas que provocam esse desperdcio do tempo podem ser, basicamente, de


cinco origens:
- Estruturais
- Ambientais
- Culturais
- Individuais
- Gerenciais
Estruturais
Relacionado estrutura organizacional, tais como:
- Indefinio dos nveis de responsabilidade/autoridade;
- Ausncia, insuficincia, excesso ou mau uso das normas internas;
- Nveis hierrquicos no definidos claramente;
- Entre outros.
Ambientais
Referem-se aos fatores ambientais que podem facilitar o desperdcio de tempo.
Como:
- Divisrias inadequadas;
- Alto grau de rudos;
54

- Divises com vidro transparente;


- Distribuio inadequada das reas;
- Entre outros.
Culturais

Trata-se dos traos da cultura e hbitos organizacionais, so eles:


- Poltica de portas abertas;
- Informalidade;
- Excesso de formalismo;
- Centralizao;
- Entre outros.
Individuais
Dizem respeito ao carter pessoal que se manifesta por meio de estilos
individuais como:
- Falta de autodisciplina;
- Falta ou excesso de delegao;
- Forte envolvimento com detalhes;
- Entre outros.
55

Gerenciais
Referem-se a fatores ligados s habilidades gerenciais, tais como:
- Comunicao;
- Delegao;
- Liderana;
- Motivao;
- Entre outros.
Observe abaixo os hbitos mais comuns que provocam a desmotivao e
contribuem para o desperdcio do tempo no ambiente de trabalho:

Gastar tempo excessivo com problemas que lhe so trazidos por


subordinados;

Supervisionar subordinados em excesso (mais do que o necessrio);

Supervisionar subordinados de forma insuficiente com consequentes


crises de relacionamento;

Programar trabalho menos importante antes do mais importante;

Comear a fazer algo sem antes pensar cuidadosamente sobre o mesmo;

Abandonar um trabalho antes de termin-lo (para pegar outro);

Realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa;


56

Fazer coisas que poderiam ser feitas por um equipamento;

Fazer coisas que na verdade no parte do seu trabalho;

Gastar tempo excessivo em reas de trabalho que eram de sua


especialidade em cargos que ocupava anteriormente;

Fazer coisas improdutivas por puro hbito;

Manter quantidade excessiva de registros, complicados e repetitivos;

Dedicar-se a projetos que provavelmente no vai poder realizar;

Dar ateno

a projetos de baixo rendimento

(resultados no

significativos);

Deixar de planejar e ser apanhado de surpresa por problemas no


departamento;

Lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo;

Evitar deixar trabalhos pouco conhecidos para depois ou fazer de


qualquer jeito;

Deixar campo livre para interrupes durante a realizao de trabalhos


que exigem concentrao;

Permitir divagaes em reunies;

Permitir divagaes em contatos de trabalho;

Pessoal no treinado;
57

Pessoal insuficiente;

Instalaes inadequadas;

Convocar ou participar de reunies desnecessrias;

Procurar obter dados no importantes depois de j ter obtido os


principais;

Dedicar-se em excesso a afazeres ou conversas pessoais;

Ler revistas profissionais, jornais, documentos e relatrios sem


importncia direta para o seu trabalho;

Incapacidade para dizer no;

Excesso de interrupes pelo telefone;

Falta de objetivos, prioridades e prazos nos trabalhos;

Desorganizao pessoal;

Indeciso/protelar decises;

Ausncia de controles, padres e relatrios de resultados;

Com exceo de alguns poucos que se dizem defensores da liberdade irrestrita e


assim se posicionam contrrios a todo tipo de administrao, inclusive do tempo, a
maior parte das pessoas reconhece que no sabe administrar seu tempo, gostaria de fazlo, mas se v diante de uma srie de empecilhos que dificultam e parecem mesmo
impossibilitar o bom uso do tempo.

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Como vimos no incio deste tpico, tais empecilhos so de vrias naturezas. Os


principais so de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal.
Vamos discutir primeiro os empecilhos de natureza institucional que engloba excesso de
tarefas, de papis, de interrupes, de telefonemas, de reunies.
Ao final discutiremos alguns empecilhos de natureza pessoal: a tendncia ao
adiamento, indeciso, a tentativa de esconder a verdade de ns mesmos. Estes so os
empecilhos mais difceis de vencer.
Mesmo que os obstculos institucionais sejam removidos, nossas habilidades em
administrar o tempo sero poucas se os empecilhos pessoais no forem trabalhados.
1. Excesso de Tarefas
Um empecilho famoso o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas, e
certamente a maioria daqueles que estaro lendo este trabalho, tm coisas demais para
fazer. O excesso de tarefas frequentemente paralisa e o indivduo no sabe por onde
comear e acaba ficando imobilizado.
2. Excesso de Papis
Junto ao excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, h o excesso de
papis.
O excesso de papis, porm, tem causas independentes do excesso de tarefas.
Muitas pessoas e instituies mandam papis no solicitados que nada tm a ver com as
tarefas. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acmulo
de correspondncia que nada significa, mas que frequentemente olhada antes de ser
jogada fora ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade.
Alm disso, alguns colegas e muitos superiores te mandam papis que no lhes
interessam e com os quais no sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas custa da
sua.
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A consequncia disso que sua mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma
montanha de papis. Quando precisa de algo importante, no sabe exatamente onde
encontrar, gasta tempo procurando, custa achar, encontra outras coisas que te interessam
e que desviam e consomem sua ateno, e assim por diante. Por causa do excesso de
papis, acaba gastando minutos preciosos, algumas vezes, horas.
3. Excesso de Interrupes
A maior parte das pessoas no consegue trabalhar por um perodo razovel de
tempo sem interrupes de colegas ou de estranhos - exceto talvez, aquelas pessoas que,
pela sua posio e estilo de trabalho, ou por terem uma secretria ciente de seus deveres,
conseguem controlar o acesso sua sala.
Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da
porta aberta frequentemente se veem forados a dar do seu tempo a todos aqueles que se
julgam no direito de colocar a cabea para dentro da sala e dizer: "Voc tem um
minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "D para voc me dar uma ajudazinha
aqui?" etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impresso de que sero breves. Nem
sempre o so. Uma coisa leva a outra, e quando o interrompido se d conta a
"perguntinha", a "ajudazinha", o "minutinho" acabou levando meia hora (quando no
mais).
Como a manuteno de boas relaes pessoais no trabalho algo que a maior
parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema
sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando at mais
tarde, ou levar trabalho para casa, ou no fazendo com a qualidade desejada o que
tinham para fazer.
Nem todas as interrupes, obviamente so ruins. Na verdade, existem algumas
interrupes boas, aquelas onde se discutem boas ideias.
Para cortar interrupes indesejveis:
60

- Elimine os assuntos atrasados para no ter de enfrentar as consequncias;


- Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de
correes.
- D instrues claras e completas para os seus subordinados a fim de reduzir os
pedidos de esclarecimento e as suas frustraes quando as coisas no forem
feitas da maneira certa na primeira vez.
- Caso voc ocupe algum cargo de chefia, lembre-se de que a sua funo
educar os seus funcionrios quanto forma de executar tanto as tarefas de rotina
quanto os trabalhos maiores.
Quando deixar recados, deixe informaes completas;
Pea que anotem os recados completos quando os outros lhe ligarem;
Lide com as interrupes expondo as suas limitaes de tempo. "Temos
apenas 20 minutos para esse assunto";
Apoie uma cultura com menos interrupes;
Comece a dividir a sua comunicao em lotes. Evite, a cada assunto que
surgir, discutir imediatamente com o responsvel por isso. Em vez disso
discuta vrios problemas no mesmo momento.

4. Excesso de Telefonemas
Algo semelhante acontece com telefonemas, principalmente para quem tem que
atender seu prprio telefone, sem o filtro de uma secretria eficiente. Na verdade,
telefonemas uma das principais formas de interrupo e desvios de tempo.
61

Muitas empresas no possuem rotinas e procedimentos bem estabelecidos para


responder a perguntas ou a pedidos de informao, de forma que vrios tipos de
telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais
bem empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente em um momento
inconveniente pode estragar um dia.
5. Excesso de Reunies
O problema do excesso no nmero e na durao das reunies
no Brasil dos mais srios. H muito mais reunies do que seriam
necessrias, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente
participa delas do que seria preciso. No Brasil h essa noo de que a importncia de
uma pessoa de certa forma se mede pelo nmero de reunies para as quais ela
convocada.
Alm disso, as reunies so convocadas sem a devida antecedncia, causando
misria nas agendas das pessoas. Seus objetivos no so anunciados com clareza e
antecedncia, nem a pauta com a lista de participantes distribuda previamente. As
pessoas convocadas no sabem por que esto sendo convocadas nem o que se espera
delas, no podendo, portanto, se preparar.
As reunies nunca comeam na hora, frequentemente por atraso de quem as
convoca ou de participantes indispensveis para a sua realizao. Nunca se fixa um
limite para a durao da reunio. Uma vez iniciada a reunio, todo mundo parece sentir
que tem a obrigao de dizer alguma coisa para justificar sua presena.
A durao e o contedo das intervenes no so controlados. Gasta-se um
tempo enorme discutindo questes paralelas. Depois das reunies nenhum dos
participantes tem ideia clara do que ficou resolvido, se que alguma coisa foi resolvida,
nem informado do andamento das coisas que foram decididas.

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6. Tendncia ao Adiamento
A tendncia procrastinao ou adiamento parece ser uma caracterstica comum
dos seres humanos. Poucas so as pessoas que tomam uma deciso de imediato, assim
que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma
deciso leva muitas pessoas a protelar, na esperana de que o problema se resolva por si
s e a deciso se torne desnecessria.
preciso distinguir a tendncia procrastinao do bom senso que recomenda
no tomar uma deciso no calor de uma discusso, ou quando no h informaes
suficientes, ou coisa equivalente.
A tendncia procrastinao aparece principalmente quando a tarefa a ser
realizada muito difcil, complexa, longa, ou desagradvel. Parece que temos esperana
de que as coisas se faro ou se resolvero por si prprias, se as deixarmos ss.
O adiamento provavelmente consumir mais tempo no seu local de trabalho do
que em qualquer outro lugar. Se voc for uma pessoa que costuma adiar, a mudana de
atitude para o Faa Agora ser um elemento chave para ajud-lo a identificar onde
existe adiamento nos seus hbitos profissionais e a super-lo.
A maioria das pessoas muito inteligente, at mesmo engenhosa, no que diz
respeito a adiar as coisas. "Eu no tenho muito tempo" uma desculpa comum. "Eu
acho que eles disseram que no estariam aqui hoje, ento eu no liguei." "No to
importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa no pode ser concluda so
interminveis.
Seja to esperto para concluir as coisas quanto o para adi-las. Insista at
encontrar a soluo para cada problema sem adi-lo. a que voc deve concentrar o
poder de sua mente, e no em desculpas inteligentes.

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As oito maneiras de superar o adiamento:


1. Faa agora e far uma vez somente No fique lendo e relendo para fazer uma
ao. Leia e aja.
2. No postergue nada. Programe o que voc vai fazer e realmente faa.
3. Resolva os problemas enquanto eles so pequenos Caso contrrio seus
problemas crescero e consumiro ainda mais tempo.
4. Diminua as interrupes desnecessrias Isso o ajudar a ser mais produtivo.
5. Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu prprio trabalho
extra.
6. Comece a operar visando o futuro e no o passado Trabalhe sempre de forma
preventiva, antecipando-se.
7. Pare de se preocupar O grande dano do adiamento o cansao mental e
psquico que isso causa.
8. Agora se sinta melhor em relao a si mesmo A concluso de tarefas evita o
estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiana e autorrespeito.

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Concluso do mdulo I
Chegamos ao fim do Mdulo I, espero que tenha gostado dessa nossa primeira
jornada e que se sinta animado(a) para continuar.
Lembre-se que o curso composto por dois mdulos e que para ter acesso ao
segundo necessria a realizao da avaliao. Sinta-se a vontade para fazer a prova
assim que estiver preparado(a).
At mais!

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